Verslag werkgroep UiTPAS 30/05/16

Transcriptie

1 Verslag werkgroep UiTPAS 30/05/16 Aanwezig: Peter Mortier (Bib Zwevegem), Merijn D hondt (UiTPASmanager Kortrijk), Johanna Wybo (stagiair Dienst Evenementen Kortrijk), Griet Goossens (Dienst Pers & Com Kortrijk), Chantal Demeulemeester (Cultuurbeleidscoördinator Anzegem), Sanne Loncke (CC Guldenberg Wevelgem), Riet Gaillaert (Cultuurbeleidscoördinator Waregem), Wim D haeyer (CultuurNet Vlaanderen), Saraï Sabbe (Cultuurbeleidscoördinator Kuurne), Robbe Bleuzé (Jeugddienst Harelbeke), Kristl Lambert (GC Spikkerelle Avelgem), Arvid Waelkens (zuidwest), Marie Desimpelaere (zuidwest), Marnix Theys (zuidwest) Verontschuldigd: Maarten Francois (OCMW Kortrijk), Darline Dhaene (OCMW Waregem), Ronny Titeca (Cultuurbeleidscoördinator Menen) 1. Goedkeuring verslag vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Opvolging verslag ste UiTPASSER Eind april geregistreerd in Wervik. Arvid en Daphny waren er op bezoek voor een interview. Dit wordt in een persbericht verspreid. Riet: n.a.v. de Ballonhappening is er een persconferentie. Ook hierin wordt dit meegenomen. Op de ballonhappening zelf gaat een camera mee en volgt nog wat communicatie, gefocust op de ste UiTPAShouder en niet op de ballonhappening Gebruik groepspas Merijn: 12 tal zorginstellingen werden aangesproken ifv groepspas (beperkt aantal beurten). Sanne: 1 organisatie vanuit het buurtwerk in Wevelgem. Groepspas zal hierbij gebruikt worden voor vormingsactiviteiten. Robbe: ook Harelbeke 1 organisatie (welzijnschakels) Aansluiten nieuwe partners Merijn: aansluiting van 11 sportclubs. 2 spellenclubs, Perplx, balies zijn aangemaakt. Sport- en spellenclubs worden opgestart in september. Het enthousiasme is groot. Volgende week is er een bijeenkomst rond het stappenplan met KvK. Arvid: infoavond voor verenigingen in Deerlijk was een succes. Ook hier enthousiasme. De verwachting is dat die avond ook wel een aantal nieuwe partners zal opleveren. Hoe tot een samenwerkingsovereenkomst komen? Als trekker best alle stappen met de organisatie doorlopen i.f.v. het komen tot een overeenkomst. Zodra de samenwerking definitief, overgaan tot ondertekening en een ondertekende overeenkomst doorsturen naar Marie en Arvid die dan de balies aanmaken. Eenzelfde werkwijze hanteren we voor aansluiten van andere stedelijke partners (bvb. academie Waregem). Merijn vraagt om rekeningnummer meteen op te nemen in de samenwerkingsovereenkomst Beachflags Deze zijn geleverd. Graag ophalen na de vergadering. 3. De cijfertjes Arvid licht toe.

2 Totaal aantal UiTPASSEN op dit moment: Menen blijft sterk scoren op het vlak van MiA s door de omschakeling van vrijetijdscheques naar UiTPAS. UiTPAS wordt ook meer gebruikt, check-ins stijgen steeds meer. Welkomstvoordelen: museumbezoek is gestegen van 3 naar 8. Dus nogmaals de oproep om hier aandacht voor te hebben. Affichage ter plaatse kan helpen. Texture zit, ondanks de afspraken, toch niet in het pakket van welkomstvoordelen. Best samen rond de tafel gaan zitten (in aanwezigheid van de schepen). Er is op dit moment geen forum in regionaal verband voor de musea. Misschien is er wel enige aansluiting bij de regionale werkgroep erfgoed (To do: aan te kaarten bij Tijs en Lieze van erfgoed zuidwest). Ook de 2,5 korting bij aankoop van een ticket in een CC naar keuze zit in stijgende lijn. Dit heeft vooral te maken met de start van de aboverkoop, gekoppeld aan UiTPAS (Wevelgem). Ook Avelgem maakte die koppeling en lanceert volgende week. Ook de toekenning van kansentarieven verhoogt steeds meer. Merijn: het blijkt moeilijk te zijn een check-in rapport te downloaden. Logisch ook, het gaat over een massa gegevens. CultuurNet neemt dit probleem mee. Misschien filter opplaatsen (bvb. voor de duurtijd van een maand). 4. Financiële afrekeningen Arvid volgt verder op vanuit de noodzaak om richting organisaties (en ook de gemeenten) transparant te werken. Vandaar het gebruik van het mailadres kansentarief@degemeente.be. Dit wordt gecommuniceerd naar alle organisaties. Bedoeling is dat elke organisatie hun eigen kostennota trekt en rechtstreeks naar de gemeente(n) stuurt. Uiteraard heeft de organisatie zelf het recht te beslissen of zij terugbetaling wil al dan niet gezien de soms kleine bedragen waarover het gaat. Per organisatie kunnen maximaal 11 kostennota s doorgestuurd worden (11 gemeenten). Arvid demonstreert hoe de kostennota s uit de admin gehaald kunnen worden. Degene die de mailbox beheert in de gemeente dient ervoor te zorgen dat ontvangen kostennota s ook betaald worden. In Kortrijk verloopt dit via CBSbeslissing. Het gebruik van bestelbonnen in andere gemeenten (cfr. Wevelgem) is niet uit te sluiten maar het ligt in de bedoeling dit zo veel als mogelijk te vermijden. Zuidwest lijst alle actieve organisaties op en bezorgt hen per kwartaal een standaardmail met een reminder voor facturatie. Er wordt tevens een kleine handleiding meegestuurt. Aan alle trekkerst stuurt zuidwest twee overzichten: een financieel overzicht van de participaties per organisatie + een lijst van de gemeenten zelf. Zuidwest prefereert om dit te doen omdat er op die wijze steeds voor iedereen gelijke data wordt gehanteerd. Trekkers kunnen dit ook zelf doen maar met het risico op andere data. Een eerste facturatiegolf gebeurt vanaf de start tot en met 31 mei Een 2 de ronde volgt dan per 1 september en vanaf dan loopt dit 3maandelijks. Periodiciteit zetten we dus vast per kwartaal. Lokale uitzonderingen zijn evenwel mogelijk via de lokale trekkers (bvb. jeugdvereniging Deerlijk met groot deel van de kosten in de kampperiode vraagt maandelijks omwille van het voorschieten van grote bedragen). 5. Oplijsting hardware/uitpassen 15 zuilen werden besteld en verwachten we begin juni. Hiervan zijn er 5 voor Kuurne en 3 voor Waregem. We zorgen ervoor dat we steeds een kleine stock op het secretariaat hebben. Wie wil aankopen stuurt een mailtje naar Arvid of Marie. Kostprijs zuil zonder voet: 341,74 excl. BTW. Voeten zijn extra te bestellen zo nodig. Verslag vergadering Werkgroep UiTPAS 30/05/2016 2/5

3 Bijbestelling worden ook geplaatst voor kaarten. Ondertussen beslisten 2 gemeenten om het stickerverhaal af te bouwen (Kortrijk, Avelgem). Het systeem verandert niet. Identificeren kan verder met de eid. Bij nieuwe registraties via eid krijgen geregistreerden straks een UiTPAS. Op het secretariaat is er momenteel geen voorraad meer. Vanuit Wevelgem worden we gedepanneerd met 600 passen in afwachting van een bestelling. Er wordt gevraagd gemeentelijk de oplijsting te maken tegen eind deze week. De kostprijs hangt af van het aantal te bestellen kaarten. Lezers zijn gemakkelijker verhaal. Deze zijn in voorraad en kunnen constant bijbesteld worden (kostprijs ca. 41 per stuk). Ook de booqi s zijn uitgeput. Kostprijs lag hiervan vrij hoog. Een alternatief met dezelfde info is in de maak maar wordt iets foldergewijs. We houden de oplage kleiner teneinde de info zo uptodate als mogelijk te maken. Wellicht zal dit een standaardflyer A6-flyer zijn te gebruiken bij nieuwe registraties met de nieuwe kaarten (september). Ook de oplage flyers die momenteel circuleren is bijna uitgeput. Een update wordt gemaakt en een bijbestelling geplaatst. Sanne vraagt om via uitpaszuidwest.be foto s bruikbaar te maken (bvb. de zomercampagne fotoshoot, ) en te delen. Ook foto s van Zomersluiter zullen op die wijze gedeeld worden. 6. Zomercampagne De zomercampagne is gestart met SINKSEN en Kokopelli. Elke shift duurt 4 uur en wordt ingevuld door 2 jobstudenten (registratie + info geven). Op Kokopelli werden ondanks het mindere weer toch 50 UiTPASSEN geregistreerd. Op SINKSEN waren dit er ca. 25. Er werd ook in een omruilvoordeel voorzien. De festivalgids met redactionele uitlichtingen geven we mee. Benodigdheden voor de caravan: elektriciteit! Voor wat internet betreft zijn we selfsupporting. Ook alle Zomerpicknicks doen we aan (11). Hiervoor is er een brooddoos als gadget (beperkt, 100) in ruil voor 4 punten (wellicht). We voorzien geen ruiloperaties van passen zoals initieel gevraagd. De 50 van Kortrijk worden teruggegeven. We zorgen er voor dat we kaarten beschikbaar hebben in de caravan en doen geen beroep op de gemeenten. De festivalgids ligt verspreid op 175 punten in de regio en een oplage reist mee met de caravan. 7. Varia Merijn: de testfase voor de beacons is gestart met ca. 50 personen. Een online formulier voor de bevindingen wordt bijgehouden. In september volgt een evaluatie. Merijn ivm recreatex: online module inschrijvingen met koppeling kanstentarief is actief in Kortrijk (Syx). In het najaar komt ook de sportkaart te vervallen en wordt deze ingeruild voor UiTPAS (via recreatex). UiTpas wordt dan de registratiekaart. Geen kaart meer met magneetstrip dus maar er zal gewerkt worden met barcode of NFC. Griet vraagt naar betere communicatie en refereert naar een musical in De Schakel in Waregem georganiseerd van een externe partner. Dit is geen UiTPASactiviteit maar gaat door in een UiTPASlocatie. Dit moet beter aangegeven worden. Op termijn kan de verplichting ingebouwd worden via het gebruikersreglement. Parkies: het is windstil op dit moment. Wim volgt verder op. Ruilvoorstel moet nog komen. Riet: wat met Ideekids. Dit is een organisatie aangesloten bij UiTPAS Gent. Zij organiseren o.a. activiteiten in Waregem communiceren via hun eigen kanalen. Zij zijn geen UiTPASpartner van zuidwest en kunnen bij gevolg in onze regio geen kansentarief toekennen. Oplossing: Ideekids ook partnerschap met zuidwest laten afsluiten. Wij pikken dit verder op. Verslag vergadering Werkgroep UiTPAS 30/05/2016 3/5

4 Wim: Er zijn 2 interessante studiemomenten gepland: - Netwerkdag Demos op 10 juni in Antwerpen met als thema lokale netwerken vrijetijdsparticipatie - Infomoment UiTPAS voor speelpleinwerkingen op 14 juni in het kasteel van Tillegem (Brugge). Organisatie: VDS, CultuurNet en Provincie West-Vlaanderen. Start om 12u30 met een broodjeslunch. Volledige uitnodiging: zie laatste pagina. 8. Volgende vergadering Dinsdag 6 september 9u30 Verslag vergadering Werkgroep UiTPAS 30/05/2016 4/5

5 Beste, De VDS & Cultuurnet Vlaanderen nodigen je graag uit op het infomoment 'UiTPAS op het speelplein'. We merken dat UitPAS reeds bij heel wat West Vlaamse gemeenten zijn intrede gedaan heeft of dat men bezig is met de opstart hiervan. In dit infomoment willen we specifiek focussen op hoe speelpleinwerkingen aan de slag kunnen gaan met UitPAS. Volgende vragen komen zeker aan bod: Wat is de meerwaarde van UitPAS voor het speelplein en de deelnemers Hoe werkt het reductiesysteem voor deelnemers die leven in kansarmoede Met welke zaken moet een speelpleinwerking zeker rekening houden bij de invoering hiervan Het infomoment zal begeleid worden door Cultuurnet Vlaanderen. Waar: kasteel Tillegem >> routebeschrijving: asteeltillegem/paginas/default.aspx Wanneer: Dinsdag 14 juni 2016 Programma: 12u30: Broodjeslunch aangeboden door de provincie West-Vlaanderen 13u30: Algemene voorstelling UiTPAS 14u30: Hoe gebruiken speelpleinen in UiTPASregio's UiTPAS? -> praktijkvoorbeelden 15u: Ronde tafel op basis van onderwerp 16u: Einde Voor de ronde tafel gesprekken willen we graag op maat werken en deze aanpassen op basis van vragen of onderwerpen die vanuit de deelnemers komen. Geef bij bevestiging van je komst 1 of 2 onderwerpen mee waarover je graag wat uitleg zou krijgen. (bv: koppeling met ticketsysteem of inschrijvingssystemen, hoe UiTPAS gebruiken voor toeleiding van mensen in kansarmoede naar je werking,...) Graag je komst voor 8 juni bevestigen via mail naar nele@speelplein.net Verslag vergadering Werkgroep UiTPAS 30/05/2016 5/5