Verslag werkgroep toeleiding 25/06/15

Transcriptie

1 Verslag werkgroep toeleiding 25/06/15 Aanwezig: Sanne Loncke (Dienst Cultuur Wevelgem), Joke Lannoo (OCMW Deerlijk), Carine Goemaere (Dienst Sociaal Welzijn Anzegem), Sofie Delaere (OCMW Wevelgem), Ann Schellaert (diensthoofd sociale dienstverlening Avelgem), Riet De Loof (maatschappelijk werker OCMW Avelgem), Anja Toye (maatschappelijk werker OCMW Avelgem), Roos Coppens (Diensthoofd Vrije Tijd Deerlijk), Regine Rooryck (Schepen voor Cultuurbeleid Deerlijk), Maarten Francois (OCMW Kortrijk), Inge Van de Walle (Demos), Daphny Six (Wervik), Ans Hoeben (A kzie vzw), Ingrid Jacob (A'kzie vzw), Romain Coussement (A kzie vzw), Delphine Decock (Jeugddienst Deerlijk), Brecht Brecht Dutillieux (Cultuurbeleidscoördinator Avelgem), Els Debaere (OCMW Harelbeke), Karel Deruddere (CultuurNet Vlaanderen), Marnix Theys (zuidwest), Marie Desimpelaere (zuidwest), Verontschuldigd: Arvid Waelkens (zuidwest), Caroline Patyn (Netwerk tegen Armoede), Els Vanhalewyn (OCMW Zwevegem), Darline Dhaene (OCMW Waregem) 1. Stand van zaken Marnix schetst een bondige stand van zaken voor wat de uitrol UiTrol van de UiTPAS betreft. De operationele deadline werd in regionaal verband vastgelegd op maandag 14 september. Op dat ogenblik moet de UiTPAS verkoopbaar zijn in alle participerende gemeenten en kunnen er bij participatie aan vrijetijdsactitiviteiten punten gespaard worden, omgeruild tegen voordelen, De hardware werd besteld (zuilen, NFClezers, combilezers). De lezers werden ondertussen al geleverd. Ook de zuilen volgen in de volgende weken. Kaarten zijn eveneens in bestelling en worden verwacht nog voor het verlof. Opleidingsmomenten voor baliepersoneel werden afgesproken, Hoofdagendapunt van deze vergadering is de communicatieve vertaling van het project richting MiA s in de regio. 2. Communicatieplan en lanceringscampagne Marnix licht toe aan de hand van presentatie: 2.1. Regionale teaserflyer Vraag Sanne (Wevelgem) en Maarten (Kortrijk): is de teaserflyer een algemene flyer of worden per gemeente flyers opgemaakt in functie van de verkooppunten van die gemeente? Wat we vanuit zuidwest produceren is de algemene regionale communicatie. Het is de bedoeling om dit tijdens deze vergadering richting MiA s te vertalen. Carine (Anzegem): Het zou een meerwaarde zijn als we de algemene lay-out kunnen gebruiken ifv de herkenbaarheid, maar dat de gemeenten zelf de voorwaarden voor de MIA definiëring en de verkooppunten invullen. Marnix: Binnen de werkgroep communicatie werd afgesproken dat de lokale communicatiekanalen worden ingezet voor UiTPAS in het algemeen en MiA in het bijzonder. Wij kunnen vanuit het secretariaat instaan voor de tekst die dan in de lokale vormgeving wordt gegoten en gepubliceerd bvb. in de lokale infokrant. Sophie (Wevelgem): Hoe kunnen we de doelgroep best aanspreken? Via een algemene flyer of meteen concreet per gemeente? Maarten suggereert om in de regionale MiAflyer toch een extra flap te voorzien voor lokale info. Op die wijze krijg je dan toch een lokale flyer waarbij de algemene info dezelfde is. Karel (CultuurNet): In alle deelnemende gemeenten is het algemene verhaal hetzelfde, behalve de contactgegevens, wie MIA is en waar de UiTPAS verkrijgbaar is. Als je dit allemaal apart aanmaakt heb je 13 verschillende flyers, bij mogelijks 13 drukkerijen, 13 aparte rekeningen, Je doet er dus beter aan om een regionale flyer centraal aan te maken en deze lokaal te personaliseren.

2 Vanuit A'kzie wordt gevraagd naar een voorbeeld van zo n specifieke flyer. Een goed voorbeeld i.f.v. lancering UiTPAS op intergemeentelijk niveau. We zijn op vandaag het enige project van die omvang. In andere steden en gemeenten was een aparte lokale invulling geen thema. A'kzie verwijst naar het voorbeeld van Gent met heldere teksten, gemakkelijk leesbaar en duidelijk voor de doelgroep. Er wordt gevraagd om de teksten zo vlug als mogelijk beschikbaar te hebben i.f.v. een extra lokale bijlage. Inge (Demos) geeft mee dat je de communicatie naar de doelgroep in samenhang moet bekijken met alles wat je met de doelgroep wil doen. Er moet meer gebeuren dan enkel een flyer verspreiden. Best om hier effectief ook activiteiten aan te koppelen. De flyer is maar een stap in een heel proces van toeleiding. A'kzie verwijst naar Gent waar de flyer meeging in een grote mailing. Je zou er ook voor kunnen kiezen om een eenvoudige tekst te verspreiden per brief. VOORSTEL ter overweging binnen zuidwest: Regionale flyer met lokale invulling - 11 versies van zelfde flyer Er wordt 1 flyer regionaal opgemaakt door zuidwest met ruimte voor invulling van lokale info. Iedere gemeente wordt verwacht de specificaties door te geven aan het secretariaat die de flyer opmaakt in 11 lokale versies. Deadline wordt vastgelegd op 3 juli! Wat moet doorgegeven worden? 1. Criterium MiA 2. Locaties verkooppunten UiTPAS MiA 3. Contactgegevens met telefoonnumer en contactpersoon 4. Oplage MiAflyers voor jouw gemeente 2.2. Andere Merijn vraagt naar de mogelijkheid om een filmpje te maken? Visuele communicatie werkt steeds goed. Potentiële gebruiker UiTPAS zien op die wijze gemakkelijker wat UiTPAS is, wat je ermee kan doen en waar je terecht kan. Marnix duidt de idee UiTtv maar dit zal niet operationeel zijn in het najaar. De idee wordt wel meegenomen. De lanceringscampagne start half augustus met hoogtepunt tijdens het laatste weekend van augustus (Waregem Koerse Feesten). Iedereen dient operationeel te zijn tegen maandag 14 september. Op het moment van lancering moeten flyers eveneens beschikbaar zijn. De idee leeft om direct mailing mail via de post te doen. Karel verwijst naar Gent waar de respons 6 à 7% was op de mailing (samenwerkingsverband met kruispuntdatabank, vrij duur). In Kortrijk werd eerder samengewerkt met de mutualiteit in het kader van een kamp. De mutualiteit contacteerde mensen met een verhoogde tegemoetkoming. Oplijsting voor direct mailings richting MiA: GEMEENTE Wervik Deerlijk Wevelgem Kortrijk Avelgem Anzegem Waregem WAT EN HOE? Is gepland Ja op basis van een lijst vanuit het OCMW Nog geen plannen, wordt volgende week besproken Nog te bekijken Bijeenkomst gepland met maatschappelijk werkers o.a. hierover, verhoogde tegemoetkoming, is wel de bedoeling om persoonlijk aan te schrijven Verspreiding flyer op bepaalde momenten zoals bvb op lanceringsmoment van senioren. Op die wijze proberen het juiste publiek te bereiken. Per brief via gegevens OCMW Oplijsting te betrekken organisaties in communicatie doelgroep: Anzegem suggereert Het Lokaal Steunpunt Thuiszorg (LST). Verder ook nog de mutualiteiten, zelfstandige vpk s en uiteraard ocmw s Verslag werkgroep toeleiding 25/06/15 2/5

3 kunnen de info over UiTPAS verder verspreiden. LST komt 4 à 5 keer per jaar samen in regionaal verband. Het volgende overleg is oktober-november. Carine informeert verder naar mogelijkheid om UiTPAS te agenderen. To do: overzicht aanleggen van organisaties, verenigingen, socale welzijnsparners, met kanalen voor benaderen doelgroep. Op vandaag beschikken we in het secretariaat niet over een goed overzicht. Oproep aan iedereen om contactgegevens door te geven. Marie: Sowieso komt er een nieuwsbrief, maar voor participanten/pashouders heeft dit een andere inhoud (aanbod) dan voor de aanbieders. Dit bekijken we nog verder. Karel stelt voor om in twee aparte nieuwsbrieven te voorzien: één voor pashouders en ook één voor organisaties, welzijnsdiensten, aanbieders, gemeentes... om hen op de hoogte houden. Dit kan ook enkel voordelen opleveren op vlak van betrokkenheid. Zo kan je toffe toeleidingsacties en leuke voorbeelden meenemen. Zo creëer je een soort van mini-uitpas community in de regio waar iedereen op kan intekenen. (B2B - B2C). Voor de B2B is het verrijkend als er één nieuwsbrief is voor zowel aanbieders als welzijnsdiensten. Hier hoeft niet verder in gesegmenteerd te worden. Merijn: We hebben samen gezeten met enkele lokale welzijnsdiensten en zij stelden zich vragen over de voordelen en de financiële impact hiervan, omdat zij al heel goedkoop activiteiten aanbieden. Er zouden enkel voordelen voorzien worden dan vanaf een bepaalde kost, bijvoorbeeld als een activiteit meer dan 10 kost. Deze activiteiten zijn bovendien niet standaard in de UiTkalender opgenomen, terwijl dit wel de reflex zou moeten worden. Veelal gaat het ook over activiteiten van organisaties die al lang op die wijze werken. Het is dan ook niet de bedoeling dat zij hun activiteiten duurder maken om uiteindelijk een voordeeltarief te kunnen hanteren voor UiTPAShouders. Karel: Hiervoor kunnen inderdaad uitzonderingen gemaakt worden. In Gent heb je bijvoorbeeld vzw Jong. Zij organiseren uitstappen die heel goedkoop zijn voor MIA's. Extra voordelen hiervoor aanbieden is niet haalbaar. Best regionaal op stuurgroepniveau hierover een akkoord maken en dit aftoetsen met de sector. Voorstel: oplijsten per gemeente over welke organisaties het gaat. Op die wijze kan er dan naar vergelijking worden gezocht. Graag die oplijsting voor 9 juli in het secretariaat. Maarten: al nieuws over groepskaarten? Karel: er wordt eind september in Brussel een groepskaart ontwikkeld. Pas in een latere fase wordt dit in de andere UiTPAS steden en gemeenten gelanceerd. Dan wordt het mogelijk om een kaart op naam van de vereniging te maken voor een vast aantal personen en deze te gebruiken om te voorzien in kansentarief. Merijn: De gemeenten die werken met verhoogde tegemoetkoming werken soms met 2 verschillende potten: OCMW en surplus. Hoe zie je die facturatie in je gemeente? Karel: De eigen gemeentelijke werkingsmiddelen zijn heel breed in te zetten. De OCMW middelen zijn heel erg strikt. De overheid ziet daar ook op toe. Niet-OCMW cliënten kunnen niet gefinancierd worden met OCMW middelen. Niet iedereen blijft evenwel OCMW cliënt. Maarten: je kan geen tussenkomsten meer genereren vanuit het OCMW budget voor iemand die in januari een UiTPAS koopt als OCMW cliënt, maar de maand daarna dit niet meer is. Karel: Je kan ook kijken naar het percentage van het OCMW lidmaatschap. Dan kan je dit percentage toepassen voor tussenkomst vanuit het OCMW budget. Maarten: kunnen wij een rijksregisternummer opvragen bij de registratie? Karel: we kunnen het niet verplichten, maar dit wordt wel geregistreerd. Vanaf september kan dit gecodeerd opgeslagen worden. Hoe dan ook. Het gaat hier om louter administratieve aangelegenheden die best geregeld worden. Voor MiA s maakt het niet uit. De korting blijft hetzelfde op elke plek. Op termijn is de W13 wellicht een interessante partner in de UiTPAS. Verslag werkgroep toeleiding 25/06/15 3/5

4 Er wordt gevraagd naar een moment om samen te zitten rond het toeleidingsverhaal met beleidsmakers, verenigingen, operationele werkers, bij voorkeur nog voor de lancering. Sanne: moeten op de locaties waar MIA kaarten verkocht worden ook niet-mia kaarten voorzien zijn? Karel: Ja, als de UiTPAS vervallen is, kan de (voormalige) MIA een nieuwe kaart kopen in het OCMW bijvoorbeeld. Het is handig om ook andere kaarten daar ter beschikking te hebben. Te meer om alle stigmatisering tegen te gaan. Dit is ook belangrijk bij het vervallen van de MIA UiTPAS. In Gent wordt gewerkt met een vaste geldigheidsdatum: alle passen werden september '14 aangekocht en waren geldig tot en met december '15. Het is communicatief makkelijker, maar de workload is wel groter. In Brussel bekijken ze per maand bij wie de kaart vervalt en allen worden gecontacteerd per mail of brief. Best dit soort dingen ook regionaal afspreken. Is er een advies dat we kunnen formuleren naar de stuurgroep toe qua geldigheid? Idee om bij startdatum in september 15 een einddatum te hanteren van 31/12/16. De pashouder krijgt een bericht vanuit het systeem dat de kaart vervalt. Ook elders wordt met kalenderjaren gewerkt met een overloop van 1 maand. 31/01/16 wordt de kaart definitief geblokkeerd en dan dient de MiA zich naar een verkooppunt te begeven om zijn kaart terug te activeren. Ook baliemedewerkers zien tot hoelang de geldigheid loopt en of de kaart al dan niet verlopen is. December wordt dus een drukke maand. 3. Varia Inge - koppeling communicatie MIA & UiTPASactiviteiten Communicatie naar mia s is best gekoppeld aan activiteiten, zodat ze de voorwaarden meteen zien. Dat moet eigenlijk automatisch gebeuren. Karel - UiTtips Om mensen goed te kunnen informeren werd binnen CultuurNet een nieuw instrument gebouwd en er worden nog testpartners gezocht.. Een vereniging/aanbieder kan tips genereren via een website om die uiteindelijk geprint te raadplegen. Mensen die de UiTdatabank niet (makkelijk) online kunnen raadplegen, krijgen op deze manier toch gerichte informatie. Via de UiTdatabank kan je op zoek naar activiteiten voor je gemeente of met het label UiTPAS. Je kan alle filters en criteria gebruiken om de activiteiten te genereren die jou interesseren. Je zoekopdracht kan je ook bewaren in "bestaande filters". Je kan dan de activiteiten aanklikken die je interesseren. Die selectie aan UiTtips kan je labelen als bijvoorbeeld tip van X, en met dit label kan je je persoonlijke selectie verder verspreiden. De tips kan je ook exporteren naar een pdf en die kan dan uitgeprint worden. Op dit document staat dan alle info over de activiteit zoals het ingegeven is in de UiTdatabank door de aanbieder. Cultuurnet heeft een samenwerking met het Huis van het Nederlands. Zij stellen taaliconen ter beschikking die aan de activiteiten gehangen kunnen worden. Deze iconen geven het niveau van het Nederlands weer dat nodig is om optimaal aan de activiteit te kunnen deelnemen. Het is aan de aanbieder van de activiteit om dit mee in te geven in de UiTdatabank. Het is nu al beschikbaar en voor diegene die het willen testen is er een invulformulier. Zie Informatie over het gebruik van de UiTPAS bij MIA's: Delphine - omschakeling UiTPAS kansentarief naar UiTPAS Wat als iemand die MIA is een gewone UiTPAS koopt en pas daarna te weten komt dat hij/zij in aanmerking komt voor de extra voordelen en de goedkopere kaart? Karel: Dan kan die persoon naar het sociaal huis gaan en daar wordt een nieuwe kaart (voor MIA s) aangemaakt. Het systeem zal automatisch zien dat deze persoon al geregistreerd is. De Verslag werkgroep toeleiding 25/06/15 4/5

5 baliemedewerker kan aanduiden waarom er een nieuwe kaart aangemaakt moet worden. In dit geval is dit heeft recht op kansentarief. De oude kaart wordt automatisch geblokkeerd eens de nieuwe UiTPAS aangemaakt is. De oude kaart wordt weggegooid en is niet meer herbruikbaar. Alle punten en gegevens worden automatisch op de nieuwe kaart over gezet. Verslag werkgroep toeleiding 25/06/15 5/5