2 Administratieve verplichtingen

Transcriptie

1 2 Administratieve verplichtingen voor de BTW In verband met het belang voor de heffing van de BTW worden aan de administratie strenge eisen gesteld. De Algemene wet inzake Rijksbelastingen (AWR) kent voor ondernemers een algemene administratieplicht. Daarnaast zijn er voor de BTW bijzondere administratieve eisen gesteld. Vooral op de administratieve verplichtingen van de BTW zal hieronder worden ingegaan. Het niet voldoen aan de administratieve verplichting kan tot gevolg hebben dat de belastingdienst de administratie verwerpt met alle nare gevolgen van dien. 2.1 Wie is administratieplichtig? Degenen die aan de administratieve verplichtingen voor de BTW moeten voldoen, kunnen in twee groepen worden verdeeld: 1. ondernemers; 2. rechtspersonen niet-btw-ondernemers ondernemers Iedere ondernemer heeft een algemene plicht tot het voeren van een administratie. Het is daarom van belang eerst vast te stellen wanneer u ondernemer bent. Het ondernemersbegrip is heel ruim. Ondernemer is een ieder die een bedrijf zelfstandig uitoefent. Onder een bedrijf wordt in dit geval ook verstaan een beroep en 13

2 btw belasting met te veel werk? de exploitatie van een vermogensbestanddeel om er duurzaam opbrengst uit te verkrijgen. Het begrip ieder omvat zowel lichamen als natuurlijke personen. Maar onder het begrip ieder kan ook een samenwerkingsverband vallen van natuurlijke personen. Beginnende ondernemers moeten zich zelf melden bij de belastingdienst door het vragenformulier Opgaaf startende onderneming in te vullen. Dit formulier kan worden gedownload op de website van de belastingdienst ( Personen die samen een fiscale eenheid BTW vormen, worden voor de BTW aangemerkt als één ondernemer. Uitgezonderd voor de Wet op de omzetbelasting heeft deze fiscale eenheid BTW geen enkele betekenis. Daarom is goedgekeurd dat de alle afzonderlijke onderdelen van een fiscale eenheid BTW een aparte administratie bijhouden. Voorwaarde is wel dat die administraties samen voldoen aan de hierna nader uitgewerkte wettelijke eisen. Ook moet de administratie zodanig zijn opgezet dat de onderlinge samenhang zo is dat de controleerbaarheid voor de belastingdienst van de fiscale eenheid BTW als geheel niet wordt belemmerd. Ontheffing administratieve verplichtingen BTW De volgende ondernemers moeten wel aan de algemene administratieplicht voldoen maar hoeven in principe niet aan de voor de BTW bijzondere administratieve vereisten te voldoen: ondernemers die vrijgestelde prestaties verrichten; landbouwers, veehouders, tuinbouwers en bosbouwers, voor zover hun prestaties onder de landbouwregeling vallen; ondernemers die op grond van de kleineondernemersregeling (KOR) geen BTW hoeven te betalen en een 14

3 administratieve verplichtingen voor de btw verzoek om ontheffing van administratieve verplichtingen hebben gedaan. Ondernemers die vrijgestelde prestaties verrichten of onder de landbouwregeling vallen, worden wel door de belastingdienst opgenomen als ondernemer en krijgen een BTWnummer, maar zij worden niet verzocht periodieke BTWaangifte te doen. Als zij toch BTW verschuldigd zijn omdat zij belaste intracommunautaire verwervingen verrichten, moeten zij met betrekking tot die verwervingen wel aan daarvoor gestelde bijzondere administratieve verplichtingen voldoen. Dit betekent dat ze dan aangifte BTW moeten doen. Een intracommunautaire verwerving doet zich voor als goederen worden gekocht in een ander EU-land en die goederen naar Nederland worden vervoerd. De koper is dan Nederlandse BTW verschuldigd en moet deze in de aangifte BTW aangeven als intracommunautaire verwerving. Deze BTW kan hij als hij belaste prestaties verricht vervolgens op dezelfde aangifte BTW weer als voorbelasting in aftrek brengen, zodat per saldo nul wordt betaald aan de belastingdienst. Maar de hiervoor genoemde ondernemer die vrijgestelde prestaties verricht of de ondernemer die onder de landbouwregeling valt heeft geen recht op aftrek van voorbelasting, zodat de BTW daadwerkelijk aan de belastingdienst moet worden betaald rechtspersonen niet-btw-ondernemers Rechtspersonen zijn volgens de Nederlandse wet: lichamen die volgens de Grondwet bevoegdheid is verleend en personen die volgens de wet rechtspersoonlijkheid bezitten. Verder zijn vereni- 15

4 btw belasting met te veel werk? gingen, coöperaties, stichtingen, naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid rechtspersonen. Deze rechtspersonen zijn BTW-ondernemer als ze duurzaam deelnemen aan het economisch verkeer. Als een zodanige rechtspersoon (bijvoorbeeld) uitsluitend gratis prestaties verricht, is deze rechtspersoon geen BTW-ondernemer. In dat geval wordt in dit boek gesproken over rechtspersonen niet-btw-ondernemer. Rechtspersonen die geen BTW-ondernemer zijn, kunnen wel BTW verschuldigd zijn als zij in Nederland een intracommunautaire verwerving van goederen verrichten. Hiervan is, zoals in de vorige paragraaf aangegeven, sprake als zij goederen kopen van een ondernemer die vanuit een ander EU-land naar Nederland worden verzonden of vervoerd. Als een ondernemer goederen koopt in een ander EU-land, wordt daarover in Nederland BTW geheven in verband met de intracommunautaire verwerving van goederen. Deze heffing komt niet alleen aan de orde als goederen worden verworven door ondernemers, maar ook als rechtspersonen niet- BTW-ondernemers goederen verwerven vanuit een ander EU-land en de verwervingen een bepaald drempelbedrag overschrijden. Daarom moeten ook rechtspersonen niet-btwondernemers met betrekking tot de intracommunautaire verwervingen die zij verrichten, aan een aantal administratieve verplichtingen voldoen. 2.2 Eisen aan de administratie Na afloop van een belastingtijdvak moet een ondernemer en in sommige gevallen een rechtspersoon niet-btw-onderne- 16

5 administratieve verplichtingen voor de btw mer aangeven hoeveel BTW hij in dat tijdvak verschuldigd is en hoeveel BTW hij in dat tijdvak als voorbelasting kan aftrekken. Het belastingtijdvak (aangiftetijdvak) is in principe het kalenderkwartaal. De inspecteur kan het aangiftetijdvak op een ander tijdvak vaststellen (bijvoorbeeld een kalendermaand of een kalenderjaar). De inspecteur stelt het aangiftetijdvak vast op een maand als een ondernemer doorgaans meer dan per kwartaal moet betalen aan BTW. Voor ondernemers die per jaar niet meer dan aan BTW betalen geldt meestal een aangiftetijdvak van een jaar. Ook ondernemers die recht hebben op vermindering in verband met de kleineondernemersregeling kunnen vaak volstaan met jaaraangifte. Let op: een van de crisismaatregelen is dat iedere ondernemer vanaf 1 juli 2009 per kwartaal aangifte kan gaan doen en zijn BTW kan betalen. Als een ondernemer kwartaalaangifte wil gaan doen, kan hij een aanvraag indienen bij de belastingdienst. Met de kwartaalaangifte stelt het kabinet ondernemers in staat om het betalen van BTW uit te stellen. Het aangiftetijdvak kan altijd teruggewijzigd worden. Daarvoor wordt een schriftelijk verzoek bij de belastingdienst ingediend. Bij ondernemers die toestemming hebben om maandaangifte te doen naar geschatte bedragen vervalt deze toestemming als ze gebruikmaken van de mogelijkheid om per kwartaal aangifte te doen. In de meeste gevallen is het gunstig om te kiezen voor kwartaalaangiften. Maar als u meestal een maandelijkse BTW-teruggaaf ontvangt (bijvoorbeeld omdat u een exporterende ondernemer bent), is het niet voordeliger om te kiezen voor kwartaalaangiften. Maandaangifte zal in dit geval leiden tot een financieringsvoordeel. 17

6 btw belasting met te veel werk? Elke ondernemer moet zijn administratie zo voeren dat aan de hand daarvan de verschuldigde BTW binnen zijn aangiftetijdvak kan worden vastgesteld,. De administratie moet op duidelijke en overzichtelijke wijze worden bijgehouden, en met vermelding van de nodige bijzonderheden, zodat daaruit altijd duidelijk de gegevens van de te heffen BTW blijken. Ondernemers die hun administratie per vier of vijf weken afsluiten, moeten toch aangifte per maand doen. Als zij niet in staat zijn de BTW nauwkeurig per maand te berekenen kunnen zij de belastingdienst verzoeken de over een maand aan te geven BTW (gedeeltelijk) te mogen schatten. De belastingdienst controleert pas achteraf de gedane aangiften BTW. In verband met het belang voor de heffing van BTW worden aan administratie strenge eisen gesteld administratieve verplichtingen ondernemers Een ondernemer moet om een juiste BTW-aangifte te kunnen doen regelmatig aantekeningen bijhouden in de boekhouding over: de door hem verrichte leveringen van goederen en verleende diensten en de ontvangsten hiervoor; de aan hem verrichte leveringen van goederen en verleende diensten en de uitgaven hiervoor; de door hem verrichte intracommunautaire verwervingen en de uitgaven hiervoor; het betrekken van voor hem bestemde ingevoerde goederen; het verzenden of afleveren van de door hem voor uitvoer uit de EU of opslag in entrepot bestemde goederen; de inkomende en uitgaande facturen; 18

7 administratieve verplichtingen voor de btw andere gegevens die van belang zijn met betrekking tot de heffing van belasting in Nederland en in andere landen van de EU. Verder moet de ondernemer een register bijhouden van bepaalde goederen die hij tijdelijk naar een ander EU-land overbrengt of die hij van een ondernemer uit een ander EUland heeft ontvangen, met het oog op een oplevering van een nieuw goed aan die ondernemer. Voor de levering van gebruikte goederen, kunstvoorwerpen, voorwerpen voor verzamelingen en antiquiteiten bestaat een bijzondere regeling (de zogenaamde margeregeling). Als een ondernemer deze regeling toepast gelden enkele bijkomende administratieve verplichtingen. Ook voor de levering, de intracommunautaire verwerving en de invoer van beleggingsgoud bestaat een bijzondere regeling. Daarbij gelden enkele bijkomende administratieve verplichtingen. Deze specifieke situaties vallen buiten het kader van dit boek administratieve verplichtingen rechtspersonen niet-btw-ondernemers Een rechtspersoon die geen BTW-ondernemer is, moet voor de BTW-aangifte alleen voor zijn intracommunautaire verwervingen regelmatig aantekeningen bijhouden in de boekhouding. Hij moet twee zaken registreren: 1. de aan hem uitgereikte facturen; 2. de uitgaven van die verwervingen. 19

8 btw belasting met te veel werk? De ontvangen facturen moeten in de administratie van de rechtspersoon niet-btw-ondernemer doorlopend genummerd zijn en moeten het volgende omvatten: dagtekening en nummer; naam, adres en BTW-identificatienummer van degene door wie de levering wordt verricht; een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen; de vergoeding onderscheiden naar: 1. nieuwe vervoermiddelen; 2. accijnsgoederen; 3. overige goederen; het bedrag van de verschuldigde BTW. Rechtspersonen niet-btw-ondernemers moeten verder aantekeningen bijhouden van de uitgaven ter voldoening van de facturen die zij hebben ontvangen voor de intracommunautaire leveringen die aan hen zijn verricht. Dit zal vaak gebeuren in het kas-, bank- en/of giroboek. In sommige gevallen waarin een rechtspersoon niet-btwondernemer goederen of diensten betrekt van een buitenlandse ondernemer, wordt de verschuldigde BTW geheven van de afnemer (de rechtspersoon). De rechtspersoon moet zijn administratie dan zo inrichten dat de verschuldigde BTW kan worden vastgesteld. 2.3 Hoe te voldoen aan administratieve verplichtingen? In deze paragraaf wordt nader beschreven hoe een ondernemer en een rechtspersoon niet-btw-ondernemer aan zijn administratieve verplichtingen kan voldoen. Ook wordt stilgestaan bij een aantal bijzondere situaties, zoals de administratieve verplichtingen bij invoer van goederen, het bijhou- 20

9 administratieve verplichtingen voor de btw den van een register in verband met de overbrenging van goederen naar een andere EU-lidstaat en de administratieve verplichtingen van een ondernemer die (gedeeltelijk) vrijgestelde prestaties verricht regelmatig boekhouding houden De aantekeningen in de administratie moet de ondernemer of rechtspersoon niet-btw-ondernemer regelmatig bijhouden. Het vereiste van regelmatig de boekhouding bijhouden heeft betrekking op de tijd en de datum; hoewel de ondernemer op dit punt niet aan een strak regime is gebonden, dienen de aantekeningen toch zodanig te geschieden, dat zij de ondernemer in staat stellen om op tijd de vereiste aangiften BTW te doen. Zo bieden zij de belastingdienst voldoende mogelijkheden om de juistheid van de aangiften te controleren. Er gelden geen verplichtingen voor de wijze waarop de administratie wordt ingedeeld. Een ondernemer moet wel regelmatig aantekening houden maar hoeft niet van dag tot dag aantekening te houden. Als u de kasontvangsten in één bedrag per week boekt, is het wel verstandig de dagelijkse kladaantekeningen of kassastroken te bewaren. Verder betekent het regelmatig aantekening houden dat de administratie in chronologische volgorde wordt gevoerd en dat elke verandering afzonderlijk wordt vastgelegd. Gebeurtenissen die niet tot verschuldigdheid van BTW leiden (bijvoorbeeld bederf of diefstal van goederen), hoeven in beginsel niet te worden geboekt. Een uitzondering hierop vormen de gevallen waarin een ondernemer tijdelijk goederen naar een ander EU-land overbrengt. Let op: ook moet regelmatig aantekening gehouden worden van het privégebruik van goederen die een ondernemer uit zijn bedrijf haalt. 21

10 btw belasting met te veel werk? wanneer is btw verschuldigd en wanneer aftrek voorbelasting? Voor het berekenen van de af te dragen en terug te vragen BTW is het van belang op welk tijdstip de factuur door de ondernemer of aan de ondernemer is uitgereikt of wanneer hij de vergoeding heeft ontvangen. Hieronder wordt kort aangeven wanneer de BTW is verschuldigd en wanneer het recht op aftrek van BTW (voorbelasting) ontstaat. Wanneer is BTW verschuldigd? De ondernemer moet de verschuldigde BTW op aangifte voldoen. Op welke aangifte hij de BTW moet aangeven, wordt bepaald door het tijdstip waarop de BTW verschuldigd is. De ondernemer is volgens het zogenoemde factuurstelsel de BTW verschuldigd: 1. in het geval hij verplicht is een factuur uit te reiken: op het tijdstip waarop hij de factuur uitreikt of uiterlijk had moeten reiken; 2. in het geval hij niet verplicht is een factuur uit te reiken: op het tijdstip waarop hij de levering of de dienst verricht; 3. in het geval hij de vergoeding (gedeeltelijk) eerder ontvangt dan op de onder 1 of 2 bedoelde tijdstippen: op het tijdstip waarop en voor zover hij de vergoeding ontvangt. Kasstelsel Op het hiervoor besproken factuurstelsel bestaat een uitzondering, het zogenoemde kasstelsel. Als een ondernemer het kasstelsel toepast, is hij pas BTW verschuldigd op het moment dat de vergoeding wordt ontvangen. Met andere woorden: de BTW wordt voldaan naar de ontvangsten. De toepassing van het kasstelsel is voordelig met het oog op de betalingsmiddelen. Het kasstelsel wordt vaak toegepast door winkeliers, 22

11 administratieve verplichtingen voor de btw marktkooplieden, kappers, glazenwassers en autorijscholen. Ook andere ondernemers die minstens voor 80% leveren aan particulieren, kunnen de belastingdienst toestemming vragen voor toepassing van het kasstelsel. Ondernemers die het kasstelsel toepassen, hoeven de facturen die zij uitreiken voor de berekening van BTW niet afzonderlijk te boeken in een verkoopboek. Zij kunnen volstaan met het overzichtelijk bewaren van een kopie van deze facturen. Op het moment dat een debiteur betaalt boekt de ondernemer de factuur in het kas-, bank- of giroboek. Dus ondernemers die het kasstelsel toepassen dienen tenminste de dagontvangsten in hun administratie op te nemen. Wanneer voor de bepaling van de dagontvangsten gebruik wordt gemaakt van registratiehulpmiddelen, zoals een kassa(systeem) of kladkasboek, dan behoren deze primaire vastleggingen, zoals het elektronisch journaal of de controlerol, eveneens tot de administratie. Indien hun prestaties aan verschillende tarieven zijn onderworpen, moeten zij wel de voor de berekening van de verschuldigde BTW noodzakelijke splitsingen maken. Wanneer aftrek voorbelasting? De BTW die aan een ondernemer op factuur in rekening wordt gebracht, wordt volgens het factuurstelsel als voorbelasting afgetrokken in het aangiftetijdvak waarin deze BTW in rekening is gebracht. Dit is het aangiftetijdvak waarin de factuur is ontvangen. In het algemeen zal er slechts enkele dagen verschil zitten tussen de dagtekening van de factuur (de datum van uitreiking of verzending) en de datum van ontvangst van de factuur. Voor het tijdvak van aftrek kan dan worden uitgegaan van de dagtekening van de factuur. Kasstelsel Zoals hiervoor beschreven, houden sommige, veelal kleinere ondernemers die het kasstelsel toepassen, geen afzonderlijke in- en verkoopadministratie bij, maar volstaan met het voeren 23

12 btw belasting met te veel werk? van een zogenaamde geldadministratie (kas/bank/giroboek). Zij mogen de BTW die hen op factuur in rekening wordt gebracht, in afwijking van het vorenstaande, in aftrek brengen in het (latere) aangiftetijdvak waarin zij de factuur hebben betaald. Voorwaarde is dat zij een vaste gedragslijn volgen. Gebruikmaking van deze goedkeuring zal financieel nadelig zijn omdat de voorbelasting pas op een latere aangifte in aftrek wordt gebracht. Daarom wordt in de praktijk vaak voor de inkoopfacturen het factuurstelsel toegepast en alleen voor de verkoopfacturen het kasstelsel inkomende facturen/crediteurenadministratie De ondernemer moet de aan hem en door hem uitgereikte facturen doorlopend nummeren en hij moet de volgende factuurgegevens vermelden: dagtekening en nummer; naam en adres en, in voorkomende gevallen, het BTWidentificatienummer van de ondernemer door wie of aan wie de levering of de dienst wordt verricht. Deze gegevens mogen ook door middel van een code of dergelijke aanduiding worden vermeld, mits dit niet tot verwarring leidt en de betekenis van de aanduiding eenvoudig te achterhalen is; een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of van de dienst. Deze omschrijving kan achterwege blijven als door een duidelijke verwijzing naar de factuur (bijvoorbeeld het nummer) op eenvoudige wijze kan worden vastgesteld welke prestatie is verricht; de vergoeding; het bedrag van de BTW. 24