Handleiding Vlimpers Talent PLOEG Beheerder

Transcriptie

1 Handleiding Vlimpers Talent PLOEG Beheerder

2 Inhoud Versiebeheer... 4 Inleiding: Vlimpers Talent: een stap vooruit in leiding geven en ontwikkeling Algemene informatie Vlimpers Talent Ploeg Inloggen Algemene navigatieprincipes Afmelden Lay-out Hoofdpagina Hoofdmenu Werken met het menulint en de intropagina Favorieten toevoegen Werkbalkknoppen Gegevens opslaan Verschillende gebruikersrollen en hun verantwoordelijkheden Geëvalueerde Eerste evaluator Tweede evaluator Derde Beheerder Beheerder QC Standaard documentsoorten/sjablonen Evaluatie proeftijd Jaarlijkse evaluatie Documentsoorten/sjablonen bij escalatieprocedures Evaluatie proeftijd_te Jaarlijkse evaluatie_te Integratie Vlimpers, Profielbeheer en Vlimpers Talent LEREN Initiëren ploegcyclus Beschrijving rol beheerder Aanmaken document voor individuele medewerker Aanmaken documenten voor een groep (door het GVDC) Administratieve taken Documenten overdragen... 30

3 4.2 Documenten annuleren Documenten opnieuw openen Extra rol/toegang voor de beheerder QC Documenten bekijken Wat als? Wijzigen van een planningsdocument Eén volledig nieuw ploegdocument maken (dezelfde periode) Twee ploegdocumenten maken (aaneensluitende periodes) Doorstroom van een personeelslid naar een andere entiteit Doorstroom PL naar entiteit met Ploeg EN functiegegevens niet aangepast Eerste evaluator van herkomst rondt dossier af (indien 3 maand prestaties) Beheerder van herkomst annuleert het oorspronkelijk ploegdocument indien geen evaluatie nodig is (< 3 maand prestaties) Doorstroom PL naar entiteit met Ploeg EN functiegegevens aangepast Eerste evaluator van herkomst rondt dossier af (indien 3 maand prestaties) Beheerder van herkomst annuleert het oorspronkelijk ploegdocument indien geen evaluatie nodig is (< 3 maand prestaties) Doorstroom PL naar entiteit zonder Ploeg EN functiegegevens niet aangepast Eerste evaluator van herkomst rondt dossier af (indien 3 maand prestaties) Beheerder van herkomst annuleert het oorspronkelijk ploegdocument indien geen evaluatie nodig is (< 3 maand prestaties) Doorstroom PL naar entiteit zonder Ploeg EN functiegegevens aangepast Eerste evaluator van herkomst rondt dossier af (indien 3 maand prestaties) Document annuleren (door GVDC) Geen consensus tussen eerste en tweede evaluator De tweede evaluator wijzigt na aanmaak van het ploegdocument Fiattering werd reeds ingediend bij de tweede evaluator Fiattering werd nog niet ingediend bij de tweede evaluator Lijst deelnemende entiteiten Rapporten Algemene info Rapport Lijst evaluatoren Rapport Overzichtsgegevens maken Rapport Statusoverzicht bekijken Rapport Ontbrekende documenten

4 7.6 Rapport Verlate documenten Versiebeheer Versie Datum Auteur Reden van aanpassing 1 26/11/12 Dieter Viaene Eerste versie 2 24/01/13 Dieter Viaene Vervanging alle printscreens + update tekst 3 24/07/13 Ilse Vanderweyen Update teksten info niet bestemd voor beheerder werd verwijderd +lijst deelnememde entiteiten toegevoegd + beschrijving rapporten en procedures toegevoegd 4

5 Inleiding: Vlimpers Talent: een stap vooruit in leiding geven en ontwikkeling Vlimpers Talent biedt organisaties een groot potentieel om een stap vooruit te zetten in kwalitatief leidinggeven en de ontwikkeling van medewerkers. Met deze handleiding willen we je helpen om dat potentieel voor jouw organisatie waar te maken. Feedback over deze handleiding kan je sturen aan: We wensen je veel succes met je Vlimpers Talent! Vlimpers Talent bestaat uit vier onderling verbonden - componenten die met elkaar communiceren: - Arbeidsplaatsbeheer: beheer van gegevens voor opvolging van het personeelsplan - Profielbeheer: persoonlijk profiel en functiebeschrijving van het personeelslid conform de functiefamilies van de Vlaamse overheid - Vlimpers Talent Ploeg: opvolging van de evaluatiecyclus conform het VPS - Vlimpers Talent Leren: opvolging van vorming, training en ontwikkeling Vlimpers Talent is uiteraard ook geïntegreerd met het Vlimpers personeelssysteem. Gegevens uit al deze bronnen stromen door en hoeven geen tweemaal ingevoerd te worden. Ze staan ter beschikking van leidinggevenden en personeelsleden, van HR-verantwoordelijken en beleidsvoerders, elk op maat van de eigen verantwoordelijkheden. De belangrijkste voordelen van Vlimpers Talent zijn Minder administratieve rompslomp. De processen verlopen elektronisch. Papier is overbodig en archivering eveneens. Het papierloos proces is duurzaam, tijd- en plaats besparend. De informatiestroom verloopt veiliger en sneller, en het gevoel van rompslomp vermindert. Stimulans tot kwaliteitsvol leidinggeven. Leidinggevenden verliezen minder tijd met administratieve taken. Dit maakt tijd vrij voor het echte werk : medewerkers beter sturen en opvolgen, hun competenties inschatten en beter coachen. Efficiëntere backoffice opvolging. De administratieve opvolging van zowel Ploeg als Vorming kan door deze modules nagenoeg volledig geautomatiseerd worden. Op die manier komt bij P&O-functies meer tijd vrij voor inhoudelijke ondersteuning. Meer rapporteringsmogelijkheden en betere opvolging. Leidinggevenden en P&O professionals kunnen op elk moment de stand van zaken in het proces volgen, analyseren en erover rapporteren. Dit maakt een betere opvolging mogelijk en biedt de mogelijkheid kort op de bal te spelen. Entiteit overschrijdende informatiedeling en benchmarks binnen de Vlaamse overheid worden haalbaar. Eenvoudige uitvoering HR strategie. Vlimpers Talent helpt bij de realisatie van een beter HR-beleid. Een aantal HR-processen verloopt vlotter en is beter op te volgen waardoor medewerkers beter begeleid kunnen worden en beter presteren. Geen geïsoleerde werking. Standaardisatie van de manier van werken over de Vlaamse overheid. Op deze manier kan kennis beter uitgewisseld worden. Goede basis voor competentiemanagement. Vlimpers Talent Ploeg zorgt voor een uniforme aanpak conform het VPS en uniforme beoordeling van competenties. De 5

6 module Leren brengt in kaart welke medewerker aan welke competenties gewerkt heeft. Het is bovendien mogelijk om een globaal overzicht te krijgen van de aanwezige competenties in de organisatie. Koppeling van evalueren en leren. Evalueren en leren zijn intrinsiek aan elkaar gekoppeld. Door Vlimpers Talent Ploeg en Leren in Vlimpers te koppelen is deze link een feit waardoor tweerichtingsverkeer mogelijk wordt. Ploeg-gesprekken kunnen meteen vertaald worden in opleidingen of andere ontwikkelinitiatieven. De resultaten van de ontwikkelinspanningen kunnen dan weer opgevolgd worden in het Ploegproces. Meer transparantie voor vorming. Vlimpers Talent Leren biedt medewerkers een duidelijk en transparant beeld over de mogelijkheden qua vorming, training en ontwikkeling binnen de organisatie. Bovendien kan dit gekaderd worden binnen de loopbaanperspectieven van de individuele medewerker. 6

7 1. Algemene informatie Vlimpers Talent Ploeg 1.1 Inloggen Om in te loggen in Vlimpers voer je de volgende stappen uit: 1. Open Internet Explorer en surf naar ( via internet) 2. In de rechterkolom, klik op de knop. Het Vlimpers inlogscherm verschijnt. 3. Voer je gebruikers-id en wachtwoord in. Deze gegevens worden je bij indiensttreding verstrekt door je IT verantwoordelijke. 4. Klik op Aanmelden. Het Vlimpers portaal verschijnt. 5. Klik op de link naar Vlimpers Talent Ploeg. Vlimpers Talent Ploeg start op. Opmerking De gebruiker-id en wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig! 1.2 Algemene navigatieprincipes 7

8 Vergeet de Internet Explorer menubalk om van de ene pagina naar de andere te navigeren of om terug te keren naar de vorige pagina. Maak uitsluitend gebruik van de Vlimpersspecifieke navigatieknoppen. Navigeer dus nooit binnen je browser maar altijd binnen de toepassing zelf! 1.3 Afmelden Om uit te loggen, klik je rechts boven op de koppeling Afmelden. Pas daarna mag het browserscherm gesloten worden. Zo niet bestaat de mogelijkheid dat niet-opgeslagen gegevens verloren gaan. Opmerking Na 20 minuten zonder gemeten activiteit wordt de verbinding automatisch afgebroken. Net voor de verbinding verloopt, krijgt men een waarschuwingsbericht. Als je niet binnen de twee minuten reageert, wordt de sessie beëindigd en gaan niet-opgeslagen gegevens eveneens verloren. 8

9 1.4 Lay-out Hoofdpagina Hoofdmenu Na het invoeren van gebruiker-id en wachtwoord, kom je automatisch terecht op de Intropagina. Terugkeren naar dit scherm kan steeds door bovenaan het scherm te klikken op de hyperlink Introp Werken met het menulint en de intropagina Navigeren kan eenvoudig door te klikken op de verschillende niveaus binnen het Hoofdmenu en de onderliggende subniveaus, die overeenstemmen met specifieke functionaliteiten. Naast het menulint bovenaan, kan men ook gebruik maken van de pagelets op de intropagina. De pagelets bevatten veel gebruikte functionaliteiten binnen Vlimpers Talent Ploeg. 9

10 Navigeren kan dan eenvoudigweg gebeuren door te klikken op de hyperlinks, waardoor men eveneens de benodigde functionaliteiten kan openen. Op de intropagina wordt in de pagelets vaak een klein woordje uitleg gegeven over de functionaliteiten die achter de koppelingen zitten Favorieten toevoegen Het is mogelijk en bovendien ook heel handig om gepersonaliseerde snelkoppelingen te creëren en te beheren, door deze toe te voegen aan jouw favorieten in het menu Favorieten. Op deze manier kan je een rechtstreekse link creëren naar pagina s die je vaak gebruikt. 1. Navigeer naar de gewenste pagina. Vb. document overdragen 2. Klik op de hyperlink Toevoegen aan favorieten, onder het menu Favorieten of op Toev. aan favorieten rechtsboven in de taakbalk. 10

11 3. Geef een unieke omschrijving op voor jouw favoriet. Vb. document overdragen 4. Klik op OK. De favoriet is opgeslagen. Zodra het corresponderende submenu gecreëerd is onder Favorieten, kan je de lijst met favorieten aanvullen, sorteren, wijzigen of verwijderen door gebruik te maken van de link Favorieten bewerken Werkbalkknoppen Onderaan de meeste pagina's bevindt zich de werkbalk. Deze kan knoppen bevatten voor het terugkeren of doorzoeken van zoekresultaten, het navigeren naar de verschillende tabbladen andere pagina-acties. Hieronder een overzicht van enkele vaak voorkomende werkbalkknoppen: Gegevens opslaan Als je wijzigingen hebt aangebracht op een pagina, moet je op de knop Opslaan klikken om de wijzigingen te bewaren. Als je een pagina sluit zonder de gegevens op te slaan, verschijnt er een waarschuwing. Klik op OK om terug te gaan naar de pagina en de wijzigingen op te slaan. Klik op Annuleren om de pagina af te sluiten zonder de wijzigingen op te slaan. Pas wanneer de indicatie Opgeslagen verschijnt in de rechterbovenhoek van het scherm, zijn de gegevens correct opgeslagen. 11

12 1.5 Verschillende gebruikersrollen en hun verantwoordelijkheden Welke pagina s en acties je kan ondernemen als eindgebruiker wordt bepaald door je gebruikersrol. De applicatie zorgt er vervolgens via routebesturing (werkstromen) voor dat de juiste persoon in actie kan komen wanneer zijn/haar interventie vereist is. We onderscheiden volgende rollen: geëvalueerde, eerste evaluator, tweede evaluator, derde, beheerder en de beheerder QC Geëvalueerde Het personeelslid dat geëvalueerd wordt, is de geëvalueerde in Vlimpers Talent Ploeg. De geëvalueerde heeft toegang tot zijn PLOEG-dossier (inclusief historiek indien de entiteit waartoe hij/zij behoort met Vlimpers Talent werkt) Eerste evaluator De eerste evaluator van het te evalueren personeelslid is de eerste evaluator in Vlimpers Talent Ploeg. Hij/zij is de spilfiguur in de ganse ploegcyclus. De eerste evaluator heeft toegang (schrijfrechten) tot alle documenten van de medewerkers die aan hem rapporteren, beperkt tot de periode waarin de medewerker aan hem rapporteer(t)(de). De evaluator kan documenten overdragen naar een andere/nieuwe evaluator (bv. als de werknemer overgaat naar een andere entiteit of in de loop van het jaar wijzigt). De eerste evaluator kan tevens hiërarchisch alle documenten lezen Tweede evaluator De tweede evaluator van het te evalueren personeelslid is de tweede evaluator in Vlimpers Talent Ploeg. De tweede evaluator heeft alleen-lezen toegang tot alle documenten van de medewerkers waarvan hij/zij de goedkeurder is. De tweede evaluator kan tevens hiërarchisch alle documenten lezen Derde De derde kan de geëvalueerde evalueren in het kader van 360 feedback en heeft een zicht op de door hem of haar ingevulde historische documenten. Dit op voorwaarde dat de derde behoort tot een entiteit die met Vlimpers Talent Ploeg werkt Beheerder De beheerder Vlimpers Talent Ploeg is verantwoordelijk voor het aanmaken van documenten en kan daarnaast ook documenten annuleren, documenten overdragen en documenten opnieuw openen. De rol van beheerder Vlimpers Talent Ploeg kan elke entiteit naar eigen keuze toewijzen. Deze rol kan binnen de MOD, door een P&O er of door een administratief ondersteuner binnen de entiteit opgenomen worden Beheerder QC De beheerder Vlimpers Talent PLOEG QC is een aparte rol die opgezet wordt voor het bekijken van de inhoud van prestatiedocumenten. Deze rol zal slechts tijdelijk en voor een bepaald project aan een beheerder toegekend worden. Deze rol kan alleen op vraag van een leidend ambtenaar door het GVDC toegekend worden. 12

13 1.6 Standaard documentsoorten/sjablonen In Vlimpers Talent Ploeg zijn 2 standaard documentsoorten opgezet. Afhankelijk van het doel van het document kies je voor een bepaald document. Voor de documentsoort jaarlijkse evaluatie bestaan er telkens twee sjabloon-id s namelijk een scorend en beschrijvend sjabloon of een beschrijvend sjabloon. Document Evaluatie proeftijd Jaarlijkse evaluatie Sjabloon-ID Evaluatie proeftijd Jaarlev_beschrijv Jaarlev_scorend_beschrijv Evaluatie proeftijd Met de documentsoort evaluatie proeftijd kan je de proeftijd van een personeelslid kwalitatief opvolgen en evalueren. Het sjabloon is quasi identiek aan de documentsoort jaarlijkse evaluatie. De hoofding en de einduitspraak zijn anders. Verder is er ook een extra sectie werkelijke einddatum proeftijd voorzien Jaarlijkse evaluatie Met de documentsoort jaarlijkse evaluatie kan je de jaarlijkse ploegcyclus kwalitatief of kwantitatief opvolgen en/of kan je ook de tussentijdse opvolging van een personeelslid doen. De betrokken entiteit/agentschap/afdeling kiest welk sjabloon ze voor een bepaalde afdeling (laagst mogelijke niveau) wensen te gebruiken. 1.7 Documentsoorten/sjablonen bij escalatieprocedures In Vlimpers Talent Ploeg zijn 2 documentsoorten voor escalatieprocedures opgezet. Afhankelijk van het doel van het document kies je voor een bepaald document. Voor de documentsoort jaarlijkse evaluatie TE bestaan er telkens twee sjabloon-id s namelijk een scorend en beschrijvend sjabloon of een beschrijvend sjabloon. Document Evaluatie proeftijd_te Jaarlijkse evalatie_te Sjabloon-ID Evaluatie proeftijd_te Jaarl ev_beschrijv_te Jaarl ev_scorend_beschrijv_te 13

14 1.7.1 Evaluatie proeftijd_te Met de documentsoort evaluatie proeftijd kan de tweede evaluator de proeftijd van een personeelslid kwalitatief opvolgen en evalueren. Het sjabloon is identiek als de documentsoort evaluatie proeftijd. Deze documentsoort wordt alleen gebruikt indien de eerste en tweede evaluator geen consensus kunnen bereiken over de einduitspraak. Een mogelijke werkwijze bij geen consensus tussen eerste en tweede evaluator vind je verder in de handleiding in hoofdstuk Jaarlijkse evaluatie_te Met de documentsoort jaarlijkse evaluatie_te kan de tweede evaluator de jaarlijkse ploegcyclus kwalitatief of kwantitatief opvolgen en/of kan je ook de tussentijdse opvolging van een personeelslid doen. De betrokken entiteit/agentschap/afdeling kiest welk sjabloon ze voor een bepaalde afdeling (laagst mogelijke niveau) wensen te gebruiken. Het sjabloon is identiek als de documentsoort jaarlijkse evaluatie. Deze documentsoort wordt alleen gebruikt indien de eerste en tweede evaluator geen consensus kunnen bereiken over de einduitspraak. Een mogelijke werkwijze bij geen consensus tussen eerste en tweede evaluator vind je verder in de handleiding in hoofdstuk

15 2. Integratie Vlimpers, Profielbeheer en Vlimpers Talent LEREN In Vlimpers Talent Ploeg worden bij de aanmaak van nieuwe documenten en bij procesflows gegevens vanuit Profielbeheer niet persoonsprofielen/vlimpers opgeladen van alle actieve medewerkers. Uit Vlimpers of via de module arbeidsplaatsbeheer worden de evaluatielijnen bepaald. Uit Vlimpers worden de persoonsgegevens opgehaald. Uit Profielbeheer wordt de functiebeschrijving (doel - resultaatgebieden competenties vaktechnische competenties) opgeladen. De benaming van het arbeidsplaatsprofiel wordt getoond op het Ploeg-sjabloon. In het prestatiedocument van Vlimpers Talent PLOEG wordt een sectie Vorming, training en opleiding opgenomen. Deze sectie bevat alle activiteiten en programma s waarvoor de medewerker de status gepland, ingeschreven, gestart of voltooid in Vlimpers Talent Leren heeft verworven binnen de periode van het prestatiedocument. In deze sectie worden ook hyperlinks voorzien naar de detailpagina van de activiteit of het programma en wordt tevens een hyperlink getoond die de medewerker toelaat om de catalogus van Vlimpers Talent Leren te openen in een nieuw venster. 15

16 3. Initiëren ploegcyclus 3.1 Beschrijving rol beheerder Als beheerder ondersteun je het lijnmanagement. Deze rol kan zich zowel binnen een MOD als binnen een entiteit bevinden. Je kunt nieuwe PLOEG-documenten aanmaken, zowel voor groepen als voor individuele medewerkers. Deze mogelijkheden verlopen via een achterliggend oplaadproces. Daarnaast heb je toegang tot: Administratieve taken: o documenten overdragen (zie 4.1.1) o documenten annuleren (zie 4.1.2) o documenten opnieuw openen. (zie 4.1.3) Rapporten (zie hoofdstuk 5 in deze handleiding): o Lijst evaluatoren o Overzichtsgegevens maken o Statusoverzicht bekijken o Ontbrekende documenten o Verlate documenten De rol wordt via de security manager (MOD, helpdesk Vlimpers) toegekend aan bevoegde personen op vraag van het lijnmanagement. De rol krijgt dan toegang tot de toepassing voor een cel, afdeling, entiteit of geheel van entiteiten. In principe kunnen alleen documenten op basis van vooraf geprogrammeerde sjablonen gemaakt worden. Wat inhoudelijk ingevuld wordt door andere rollen in het proces (geëvalueerde, evaluator, tweede evaluator, hiërarchie) is niet zichtbaar voor jou als beheerder. Deze manier van werken komt tegemoet aan de regels betreffende privacy en toegang tot gevoelige gegevens. Alle documenten worden in het Nederlands aangemaakt. Documenten in andere talen in tegenstelling tot de keuzemogelijkheden suggereren- werken niet in de huidige versie. 16

17 3.2 Aanmaken document voor individuele medewerker Om naar de component Documenten maken te gaan, voer je onderstaande stappen uit: 1. In het hoofdmenu kies je Personeelsmanagement Prestatiebeheer Prestatiedocumenten Documenten maken 2. Klik op de link Documenten maken. Volgend scherm verschijnt: Er zijn twee mogelijkheden: Nieuwe waarde toevoegen o Klik op de tabwaarde Nieuwe waarde toevoegen. o Typ de gewenste informatie in het veld Run-ID. Typ een waarde in (bijvoorbeeld 2013indiv ). Dit nieuwe item hoef je maar één keer aan te maken (tijdens één cyclus), nadien kan je het voor elk individueel document dat je aanmaakt, hergebruiken. Opmerking Gebruik geen spaties, indien je dit wel doet krijg je een foutboodschap. 3. Klik op de knop Toevoegen. Volgend scherm verschijnt: 17

18 Bestaande waarde kiezen o Klik op de tabwaarde Bestaande waarde zoeken o o Daarna zoek je de bestaande waarde (Run-ID) op via Zoeken Klik op de gewenste Run-ID. Volgend scherm verschijnt: 18

19 4. Kies de Begindatum periode. 5. Kies de Einddatum periode. Opgelet! In het kader van de statutaire stage of afhankelijk van de interne afspraken (bijv. opvolging proefperiode contractuelen), verkrijg je de info m.b.t. de einddatum bij de lijnmanager en/of MOD. 6. Kies het Soort document: o Evaluatie proeftijd (Standaard keuze) o Evaluatie proeftijd_te (escalatieprocedure) o Jaarlijkse evaluatie (Standaard keuze) o Jaarlijkse evaluatie_te (escalatieprocedure) 7. Kies het Sjabloon-ID: Document Evaluatie proeftijd Evaluatie proeftijd_te Jaarlijkse evaluatie Jaarlijkse evalatie_te Sjabloon-ID Evaluatie proeftijd Evaluatie proeftijd_te Jaarl ev_beschrijv Jaarl ev_scorend_beschrijv Jaarl ev_beschrijv_te Jaarl ev_scorend_beschrijv_te Het te gebruiken sjabloon-id wordt achter de schermen automatisch opgevuld door het functieprofiel uit Profielbeheer (niet-persoonsprofiel). 19

20 8. Klik op de lijst Managerselectiemethode Deze stap is nodig om het document door de juiste eerste en tweede evaluator te laten bewerken en afhandelen. Opgelet! De eerste evaluator-rol wordt eerst gedefinieerd via het veld rapporteert aan uit de DIN gegevens (de functiegegevens) van een personeelslid. Indien deze blanco is, wordt er gekeken naar het veld rapporteert aan in de module arbeidsplaatsbeheer en indien deze ook blanco is, haalt het systeem de eerste evaluator op via de Supervisor-ID uit de DIN gegevens in Vlimpers. De tweede evaluator is standaard de leidinggevende (o.b.v. dezelfde selectiemethode zoals hierboven beschreven) van de eerste evaluator. Dit kan je manueel gaan overschrijven via het veld Tweede Evaluator. Je vindt dit veld terug in Vlimpers bij Functiegegevens, Arbeidsovereenkomst, rubriek Diverse. Daar kan je tevens aanduiden of deze persoon al dan niet de opleiding Leidinggeven heeft gevolgd (onderrichting gekregen). Er wordt aangeraden om de verlofstromen en evaluatielijnen gelijk te laten lopen. Dit houdt databeheer eenvoudig en overzichtelijk 9. Klik altijd op Supervisor gedeelt.arbpl.beheer. 10. Klik het bolletje Werknemer-ID aan. 11. Geef het Werknemer-ID in of klik op het vergrootglas om de werknemer te zoeken. 12. Voer een waarde in bij bijvoorbeeld voornaam, naam, achternaam en klik op zoeken, vervolgens kies je de medewerker door op de juiste link te klikken. 20

21 13. Klik op Werkn rec. om de juiste, actieve arbeidsrelatie te kiezen 14. Vul de peildatum in. Dit is de datum waarnaar gekeken wordt om de functiegegevens (evaluatielijnen) van het personeelslid te bepalen. 15. Klik op het vergrootglas bij Taalcode, kies Ned.(DUT). 16. Het is mogelijk om meerdere rijen (meerdere personeelsleden) hier toe te voegen die dan een PLOEG dossier krijgen volgens het eerder gekozen sjabloon 17. Klik op Opslaan om de zoekopdracht te bewaren. 18. Na het invoeren van alle gegevens, klik je op Uitv. om het document aan te maken. 19. Klik vervolgens op Ok om te bevestigen. 20. Klik op Procesbewaking om de status van het proces op te volgen. 21

22 21. Klik op Vernieuwen. Pas wanneer de runstatus op Voltooid komt te staan, is het proces afgerond. Je kunt de resultaten van de documentaanmaak raadplegen via de component Resultaten documentenaanmaak. Navigatie voor deze component: Hoofdmenu Personeelsmanagement Prestatiebeheer Resultaten documentenaanmaak 22. Klik op Zoeken en selecteer de Run-ID waarmee je de documenten hebt aangemaakt. Je ziet in het overzicht de status van het aangemaakte document, Document is met succes gemaakt. 22

23 Overzicht van aan te maken documenten door beheerder (afhankelijk afspraken binnen eigen entiteit) Gebeurtenis Jaarlijkse evaluatie Externe aanwerving Start statutaire stage Functie wijzigt / eerste evaluator niet Functie wijzigt / eerste evaluator wijzigt Functie wijzigt niet / eerste evaluator wijzigt Document Jaarlijkse evaluatie (documenten die niet automatisch aangemaakt werden door GVDC of document die niet aangemaakt werden door eerste evaluator) Evaluatie proeftijd Evaluatie proeftijd Nieuw document Jaarlijkse evaluatie of huidig document behouden Nieuw document jaarlijkse evaluatie bij nieuwe eerste evaluator OF document Jaarlijkse evaluatie behouden en overdragen aan nieuwe eerste evaluator Document overdragen naar nieuwe eerste evaluator 23

24 3.3 Aanmaken documenten voor een groep (door het GVDC) Technisch gezien kan de beheerder documenten aanmaken voor een groep. Dit verloopt via een proces dat meerdere documenten in één beweging aanmaakt. Om de performantie van Vlimpers Talent Ploeg tijdens de kantooruren niet in het gedrang te brengen, zal het GVDC dit proces na de kantooruren laten lopen. Je kan je vraag om dit proces te laten lopen, loggen via Flamingo. Je contacteert hiervoor best je Vlimpershelpdesk. Randvoorwaarde Er moet een geldige groep gecreëerd zijn. Het GVDC maakt de voor gedefinieerde groepen aan op basis van het loggen van een vraag via Flamingo. Je contacteert hiervoor best de Vlimpershelpdesk. Om naar de component Documenten maken te gaan, voer je onderstaande stappen uit: 1. In het hoofdmenu kies je Personeelsmanagement Prestatiebeheer Prestatiedocumenten Documenten maken 2. Klik op de link Documenten maken. Volgend scherm verschijnt: 3. Klik op de tabwaarde Nieuwe waarde toevoegen of Bestaande waarde zoeken. 4. Typ de gewenste informatie in het veld Run-ID. Typ een waarde in (bijvoorbeeld Groep ) of zoek de gewenste Run-ID op. 5. Klik op de knop Toevoegen. Dit scherm verschijnt: 6. Kies de Begindatum periode. 7. Kies de Einddatum periode. 24

25 8. Kies het Soort document o Evaluatie proeftijd (Standaard keuze) o Evaluatie proeftijd_te (escalatieprocedure) o Jaarlijkse evaluatie (Standaard keuze) o Jaarlijkse evaluatie_te (escalatieprocedure) 9. Kies het Sjabloon-ID Document Evaluatie proeftijd Evaluatie proeftijd_te Jaarlijkse evaluatie Jaarlijkse evalatie_te Sjabloon-ID Evaluatie proeftijd Evaluatie proeftijd_te Jaarl ev_beschrijv Jaarl ev_scorend_beschrijv Jaarl ev_beschrijv_te Jaarl ev_scorend_beschrijv_te Het te gebruiken sjabloon-id wordt achter de schermen automatisch opgevuld door het functieprofiel uit profielbeheer (niet-persoonsprofiel). 10. Klik op de lijst Managerselectiemethode Deze stap is nodig om het document door de juiste eerste en tweede evaluator te laten bewerken en afhandelen. Opgelet! De eerste evaluator-rol wordt eerst gedefinieerd via het veld rapporteert aan uit de DIN gegevens (de functiegegevens) van een personeelslid. Indien deze blanco is, wordt er gekeken naar het veld rapporteert aan in de module arbeidsplaatsbeheer en indien deze ook blanco is, haalt het systeem de eerste evaluator op via de Supervisor-ID uit de DIN gegevens in Vlimpers. De tweede evaluator is standaard de leidinggevende (o.b.v. dezelfde selectiemethode zoals hierboven beschreven) van de eerste evaluator. Dit kan je manueel gaan overschrijven via het veld Tweede Evaluator. Je vindt dit veld terug in Vlimpers bij Functiegegevens, Arbeidsovereenkomst, rubriek Diverse. Daar kan je tevens aanduiden of deze persoon al dan niet de opleiding Leidinggeven heeft gevolgd (onderrichting gekregen). 11. Klik het bolletje Groep-ID aan. 25

26 12. Klik op het vergrootglas onder Groep-ID om de juiste eruit te kiezen. 13. Klik op het vergrootglas bij Taalcode, kies Ned.(DUT). 14. Vul de peildatum in. Dit is de datum waarnaar gekeken wordt om de functiegegevens (evaluatielijnen) van de personeelsleden in de groep-id te bepalen. 15. Klik op Opslaan om de zoekopdracht te bewaren. 16. Na het invoeren van alle gegevens, klik je op de knop Uitv. om het document aan te maken. 26

27 17. Klik vervolgens onderaan op de knop Ok om te bevestigen. 18. Klik op de link Procesbewaking om de status van het proces op te volgen. 27

28 19. Klik op Vernieuwen. Pas wanneer de runstatus op Voltooid komt te staan, is het proces afgerond. Je kunt de resultaten van de documentaanmaak raadplegen via de component Resultaten documentenaanmaak. Navigatie: Hoofdmenu Personeelsmanagement Prestatiebeheer Resultaten documentenaanmaak 20. Klik op Zoeken en selecteer de Run-ID waarmee je de documenten hebt aangemaakt. Je ziet in het overzicht de status van het aangemaakte document, Document is met succes gemaakt. 28

29 29

30 4. Administratieve taken De beheerder (QC) kan een beperkt aantal administratieve taken uitvoeren, zoals documenten overdragen naar andere managers, documenten annuleren en documenten heropenen. 4.1 Documenten overdragen De beheerder kan documenten overdragen aan andere managers. Om naar de component Documenten overdragen te gaan, voer je onderstaande stappen uit: 1. In het hoofdmenu kies je Personeelsmanagement Prestatiebeheer Prestatiedocumenten Administratieve taken Document overdragen 2. Klik op de link Document overdragen. Volgend scherm verschijnt: 3. Zoek het prestatiedocument om over te dragen (via een van de mogelijke invulvelden) 4. Selecteer het document dat je wil overdragen 5. Klik op de knop Doorgaan 6. Klik op de koppeling Selecteer een manager. 30

31 7. Typ de gewenste informatie in het veld voornaam/naam/achternaam. 8. Klik op de knop Zoeken. 9. Vink de gewenste eerste evaluator aan. 10. Klik op de knop OK. 31

32 11. Klik op de knop Opslaan. Hiermee activeert u de overdraging. 32

33 4.2 Documenten annuleren De beheerder kan documenten in zijn geheel annuleren. Om naar de component Document annuleren te gaan, voer je onderstaande stappen uit: 1. In het hoofdmenu kies je Personeelsmanagement Prestatiebeheer Prestatiedocumenten Administratieve taken Document annuleren 2. Klik op de link Document annuleren. Volgend scherm verschijnt: 3. Zoek het prestatiedocument om te annuleren (via een van de mogelijke invulvelden) 4. Vink het prestatiedocument aan dat geannuleerd moet worden. 5. Klik op de knop Doorgaan. 33

34 Opgelet! Er kunnen meerdere documenten voor één personeelslid in omloop zijn, kies het juiste! Je krijgt alleen documenten in de lijst met de status In behandeling, Beoordeeld, Geaccepteerd, en Beschikb. voor beoord. aangeboden. Voltooide documenten die de volledige cyclus doorlopen hebben, kunnen niet geannuleerd worden. 6. Klik op de knop Opslaan. 7. Klik op de knop OK. Hiermee activeer je de annulering. 4.3 Documenten opnieuw openen De beheerder kan de huidige status van documenten heropenen Om naar de component Document opnieuw openen te gaan, voer je onderstaande stappen uit: 8. In het hoofdmenu kies je Personeelsmanagement Prestatiebeheer Prestatiedocumenten Administratieve taken Document opnieuw openen 9. Klik op de link Document opnieuw openen. Volgend scherm verschijnt: 34

35 10. Zoek het prestatiedocument om opnieuw te openen (via een van de mogelijke invulvelden) 11. Klik op Zoeken. Je krijgt alleen documenten in de lijst met de status In behandeling, Beoordeeld en Beschikb. voor beoord. aangeboden. Voltooide, geaccepteerde en geannuleerde documenten kunnen niet opnieuw geopend worden. 12. Vink het juiste document aan. 13. Klik op de knop Doorgaan. 14. Klik op de knop Opslaan. 15. Klik op de knop OK. Hiermee zal het document terug de status In behandeling krijgen. 35

36 4.4 Extra rol/toegang voor de beheerder QC De beheerder QC is een aparte rol die opgezet zal worden voor het bekijken van prestatiedocumenten in het kader van kwaliteitscontrole. De toegang wordt tijdelijk toegekend op vraag van de lijnmanager (zie procedure aanvraag toegang) Documenten bekijken Om naar de component Document bekijken te gaan, voer je onderstaande stappen uit: 1. In het hoofdmenu kies je Personeelsmanagement Prestatiebeheer Prestatiedocumenten Document bekijken 2. Klik op de link Document bekijken. 3. Zoek het prestatiedocument om te bekijken. 4. Vul de zoekcriteria in. 5. Klik op Zoeken. Volgend document verschijnt: 6. Klik op de koppeling Jaarlijkse evaluatie. Volgend scherm verschijnt: 36

37 Opmerking Nu kan je alle stappen bekijken behalve Deelnemers nomineren en Nominaties bijhouden. Enkel de stappen die verwijzen naar een prestatiedocument kan je gaan bekijken. Indien een bepaalde stap de status In behandeling heeft, is het mogelijk dat je nog zaken kunt wijzigen in het prestatiedocument. Dit is echter niet de bedoeling. Vergeet niet dat alles gelogd wordt. 37

38 5. Wat als? In dit hoofdstuk worden enkele mogelijke procedures voor verschillende situatieschetsen weergegeven. Het is mogelijk dat er nog alternatieve methodes zijn maar we raden aan om in de mate van het mogelijke - deze procedures toe te passen. 5.1 Wijzigen van een planningsdocument Indien de planning voltooid wordt, kan de eerste evaluator achteraf nog een bijlage toevoegen (zie handleiding leidinggevende). Nieuwe of gewijzigde doelstellingen kunnen zo als bijlage toegevoegd worden OF kunnen in het veld algemene opmerkingen weergegeven en geëvalueerd worden. Om in de loop van het jaar de planning op een snelle manier aan te passen, kan je ervoor opteren om het planningsdocument niet te voltooien. Het voordeel om reeds tijdens het lopende jaar een (zelf)evaluatie voor te bereiden vervalt. De effectieve functiebeschrijving (doel, resultaatgebieden, competenties) zal je op deze manier ook niet kunnen wijzigen daar deze informatie uit Profielbeheer komt. Indien bovenstaande oplossingen niet voldoen, kan je de twee volgende alternatieven aanwenden Eén volledig nieuw ploegdocument maken (dezelfde periode) Indien blijkt dat na voltooiing van het planningsdocument en na de start van de (zelf)evaluatie (of een derde heeft nominatieverzoek geaccepteerd) het planningsdocument voor de ganse periode dient gewijzigd te worden, kan de leidinggevende volgende richtlijnen volgen: 1. De leidinggevende contacteert jou als beheerder met de vraag om het originele ploegdocument te annuleren 2. Indien de functiebeschrijving gewijzigd werd, zorg dan ervoor dat het arbeidsplaatsprofiel in Profielbeheer aangepast wordt. 3. De eerste evaluator maakt zelf een nieuw planningsdocument of vraagt aan jou als beheerder om dit opnieuw aan te maken. Let op De input (zelf)evaluatie wordt in het nieuw planningsdocument niet overgenomen, deze is voor de betrokkenen nog wel zichtbaar in de component historische documenten. 4. Het ploegdocument kan vervolgens volgens de normale procedure verder verwerkt worden (planningscriteria vastleggen tot voltooien van het evaluatiedocument). 38

39 5.1.2 Twee ploegdocumenten maken (aaneensluitende periodes) Indien blijkt dat na voltooiing van het planningsdocument en na de start van de (zelf)evaluatie (derde nominatieverzoek geaccepteerd) het planningsdocument voor een deel van evaluatieperiode dient gewijzigd te worden kan de leidinggevende volgende richtlijnen volgen: 1. De eerste evaluator kloont (zie handleiding leidinggevende) het oorspronkelijk ploegdocument maar past de evaluatieperiode aan. Volledige inhoud van het oorspronkelijke planningsdocument wordt overgenomen. 2. Indien de functiebeschrijving gewijzigd werd, zorg dan ervoor dat het arbeidsplaatsprofiel in Profielbeheer aangepast wordt. 3. De eerste evaluator contacteert jou als beheerder en vraagt je om het originele ploegdocument te annuleren 4. De eerste evaluator maakt zelf een nieuw planningsdocument voor de resterende periode (zie handleiding leidinggevende) of vraagt aan jou als beheerder om dit opnieuw aan te maken. 5. Beide documenten kunnen volgens de normale procedure verder verwerkt worden (planningscriteria vastleggen tot voltooien van het evaluatiedocument). 39

40 5.2 Doorstroom van een personeelslid naar een andere entiteit Indien een personeelslid doorstroomt van de ene entiteit naar de andere wordt er ten zeerste aangeraden om, voor het aanpassen van de functiegegevens in DIN, de niet voltooide documenten door de eerste evaluator van herkomst te laten afronden of om deze documenten te laten annuleren door jou als beheerder indien geen evaluatie vereist is! In dit hoofdstuk worden vier mogelijke scenario s verder toegelicht Doorstroom PL naar entiteit met Ploeg EN functiegegevens niet aangepast Afhankelijk van de situatie kan je één van onderstaande werkwijze(n) toepassen Eerste evaluator van herkomst rondt dossier af (indien 3 maand prestaties) 1. De eerste evaluator voltooit het origineel ploegdocument volgens de normale procedure. OF om een ploegdocument met de correcte evaluatieperiode weer te geven: 1. De eerste evaluator kloont het oorspronkelijk ploegdocument en past de evaluatieperiode aan. Volledige inhoud van het oorspronkelijke planningsdocument wordt overgenomen. 2. De eerste evaluator contacteert jou als beheerder en vraagt om het originele ploegdocument te annuleren. 3. De eerste evaluator doorloopt vervolgens het hele proces in het nieuwe ploegdocument volgens de normale procedure. De nieuwe entiteit start een nieuwe ploegcyclus vanaf de datum dat het personeelslid in dienst komt Beheerder van herkomst annuleert het oorspronkelijk ploegdocument indien geen evaluatie nodig is (< 3 maand prestaties) 1 De eerste evaluator contacteert jou als beheerder en vraagt om het originele ploegdocument te annuleren. De nieuwe entiteit start een nieuwe ploegcyclus vanaf de datum dat het personeelslid in dienst komt. 40

41 5.2.2 Doorstroom PL naar entiteit met Ploeg EN functiegegevens aangepast Afhankelijk van de situatie kan je één van onderstaande werkwijze(n) toepassen Eerste evaluator van herkomst rondt dossier af (indien 3 maand prestaties) 1. De eerste evaluator voltooit het origineel ploegdocument volgens de normale procedure. OF om een ploegdocument met de correcte evaluatieperiode weer te geven: 1. De eerste evaluator kloont het oorspronkelijk ploegdocument en past de evaluatieperiode aan. Volledige inhoud van het oorspronkelijke planningsdocument wordt overgenomen. 2. De eerste evaluator contacteert u als beheerder en vraagt om het originele ploegdocument te annuleren 3. De eerste evaluator doorloopt vervolgens het hele proces in het nieuwe ploegdocument volgens de normale procedure De nieuwe entiteit start een nieuwe ploegcyclus vanaf de datum dat het personeelslid in dienst komt. Opgelet! Indien het veld afwijkende tweede evaluator door de nieuwe entiteit reeds aangepast werd EN de arbeidsrelatie is dezelfde als bij entiteit van herkomst dan zal de fiattering bij nieuwe tweede evaluator terechtkomen. Om de fiattering in dit geval correct te doen verlopen, dient de eerste evaluator of jij als beheerder contact op te nemen met de Vlimpershelpdesk zodat deze een case in Flamingo kunnen loggen (tussenkomst GVDC) Beheerder van herkomst annuleert het oorspronkelijk ploegdocument indien geen evaluatie nodig is (< 3 maand prestaties) 1 De eerste evaluator contacteert jou als beheerder en vraagt om het originele ploegdocument te annuleren. De nieuwe entiteit start een nieuwe ploegcyclus vanaf de datum dat het personeelslid in dienst komt. 41

42 5.2.3 Doorstroom PL naar entiteit zonder Ploeg EN functiegegevens niet aangepast Afhankelijk van de situatie kan je één van onderstaande werkwijze(n) toepassen Eerste evaluator van herkomst rondt dossier af (indien 3 maand prestaties) Hetzelfde als bij maar de geëvalueerde drukt zijn/haar historische en/of huidige documenten bijkomend af (bijvoorbeeld in pdf) want de geëvalueerde heeft in zijn nieuwe entiteit geen toegang meer tot Vlimpers Talent Ploeg. Nieuwe entiteit start buiten VPT Ploeg nieuwe cyclus vanaf indiensttredingsdatum Beheerder van herkomst annuleert het oorspronkelijk ploegdocument indien geen evaluatie nodig is (< 3 maand prestaties) Hetzelfde als bij maar de geëvalueerde drukt zijn/haar historische en/of huidige documenten bijkomend af (bijvoorbeeld in pdf) want de geëvalueerde heeft in zijn nieuwe entiteit geen toegang meer tot Vlimpers Talent Ploeg. Nieuwe entiteit start buiten VPT Ploeg nieuwe cyclus vanaf indiensttredingsdatum Doorstroom PL naar entiteit zonder Ploeg EN functiegegevens aangepast Afhankelijk van de situatie kan je één van onderstaande werkwijze(n) toepassen Eerste evaluator van herkomst rondt dossier af (indien 3 maand prestaties) 1. De eerste evaluator voltooit het origineel ploegdocument door gebruik te maken van de mogelijkheid om in de plaats van de geëvalueerde documenten voor kennisneming en ontvangst te aanvaarden (zie handleiding leidinggevende). Deze geeft hierbij ook de reden van het in ontvangst nemen mee. 2. De eerste evaluator drukt historische en huidige ploegdocumenten af (bijvoorbeeld in pdf) want de geëvalueerde heeft geen toegang meer tot Vlimpers Talent Ploeg. Nieuwe entiteit start buiten VPT Ploeg nieuwe cyclus vanaf indiensttredingsdatum Document annuleren (door GVDC) Aangezien de beheerder van herkomst geen toegang meer heeft tot het dossier van de geëvalueerde dient er door de Vlimpershelpdesk een case in Flamingo gelogd te worden. De eerste evaluator neemt hiervoor best contact op met jou als beheerder. Het GVDC zal het oorspronkelijke document vervolgens annuleren. De eerste evaluator drukt de historische en/of huidige documenten van de geëvalueerde bijkomend af (bijvoorbeeld in pdf) want de geëvalueerde heeft in zijn nieuwe entiteit geen toegang meer tot Vlimpers Talent Ploeg. 42

43 Nieuwe entiteit start buiten VPT Ploeg nieuwe cyclus vanaf indiensttredingsdatum 5.3 Geen consensus tussen eerste en tweede evaluator Wanneer de tweede evaluator fundamenteel niet akkoord gaat met het evaluatieverslag dat door de eerste evaluator opgesteld werd, dient de tweede evaluator een eigen evaluatieverslag te maken. De eindbeoordeling van dit verslag primeert boven dat van de eerste evaluator. Te ondernemen acties: 1. De tweede evaluator vermeldt in het opmerkingenveld (in het scherm fiatteringsketen beoordelen) dat de procedure van geen consensus wordt opgestart en keurt het document af. (Zie handleiding leidinggevende) 2. De tweede evaluator neemt contact op met jou als beheerder. 3. Je annuleert het bestaande document. 4. Je past (laat) manueel het maatwerkveld afwijkende tweede evaluator in de DIN aan(passen). Het is namelijk de bedoeling dat de huidige tweede evaluator eerste en tweede evaluator wordt. Indien men dit veld niet zou invullen, komt fiattering bij de eerste evaluator van de tweede evaluator terecht. 5. Je laadt een nieuwe PLOEG- cyclus over eenzelfde periode, maar nu met het document Jaarlijkse evaluatie_te en selecteert het gewenste sjabloon. 6. Je draagt het document over naar de 2 e evaluator (wordt op dit moment ook eerste evaluator). 7. De tweede evaluator (= eerste evaluator) maakt opnieuw een planning op en voltooit deze ook onmiddellijk. 8. De tweede evaluator (= eerste evaluator) maakt een eigen evaluatieverslag (gebruikt eventueel info uit geannuleerd ploegdocument via knippen en plakken). 9. De tweede evaluator (= eerste evaluator) dient fiattering in bij zichzelf. 10. De tweede evaluator (= eerste evaluator) keurt zelf het verslag goed en stuurt het door naar de geëvalueerde. Het reguliere proces wordt opnieuw opgestart. 11. Na het voltooien van het ploegdocument verwittigd de tweede evaluator jou als beheerder/vlimpershelpdesk dat het veld afwijkende tweede evaluator naar de initiële toestand mag aangepast worden. 43

44 5.4 De tweede evaluator wijzigt na aanmaak van het ploegdocument Fiattering werd reeds ingediend bij de tweede evaluator Indien de tweede evaluator na het indienen van de fiattering wijzigt (bijvoorbeeld hij/zij wordt ziek of is langdurig afwezig, tweede evaluator wijzigt van functie, ) zal de eerste evaluator met jou als beheerder contact opnemen. Jij zorgt ervoor dat er een case in Flamingo gelogd wordt en dat de aanvraag tot fiattering onmiddellijk bij de correcte tweede evaluator terecht komt (tussenkomst GVDC) Fiattering werd nog niet ingediend bij de tweede evaluator Indien de tweede evaluator voor een bestaand dossier wijzigt maar nog niet ingediend werd ter fiattering bij de tweede evaluator volstaat het dat de eerste evaluator met jou als beheerder of rechtstreeks met de Vlimpershelpdesk contact opneemt zodat de evaluatielijnen (o.b.v. selectiemethode beschreven in deze handleiding in hoofdstuk 3.2.1) aangepast worden. Vervolgens dient de eerste evaluator het dossier in bij de nieuwe tweede evaluator. Indien de rol van evaluator de eerste maal wordt toegekend, zal deze pas gedurende de nacht actief worden. Opgelet! Evaluatielijnen en PLOEG dossiers zijn arbeidsrelatie-afhankelijk: Indien de geëvalueerde nog steeds op dezelfde arbeidsrelatie als bij aanmaak van het ploegdossier zit -> evaluatielijnen correct Indien de geëvalueerde op een andere arbeidsrelatie als bij aanmaak van het ploegdossier zit evaluatielijnen van oorspronkelijke AR worden gevolgd en evaluatielijnen worden niet correct bepaald. In dit geval neemt de eerste evaluator contact op met jou als beheerder of rechtstreeks met de Vlimpershelpdesk die een case zal loggen in Flamingo (tussenkomst GVDC). 44

45 6. Lijst deelnemende entiteiten Implementatie_Vlimp ers_talent_aangepas Versie juli

46 7. Rapporten 7.1 Algemene info Het GVDC maakt groep-ids aan die gekoppeld worden aan een beheerder PLOEG. Deze zijn nodig om rapporten te produceren in de PLOEG omgeving. De groep-ids worden enkel aangemaakt op niveau van een business unit (agentschap/departement/raden) en op afdelingsniveau. De aanvraag tot aanmaak van groep-ids dient via Flamingo te gebeuren. De criteria die in de groep ID s zijn opgenomen, bepalen de uitkomst van het rapport. Dit betekent dat je enkel kan rapporteren o.b.v. de mensen die in de groep-id zitten. De criteria, waarop de groep-id gemaakt wordt, moeten dus goed gekozen worden (bijv. contractueel op proef, ambtenaar, ambtenaar op proef, contractueel). 7.2 Rapport Lijst evaluatoren Het rapport Lijst evaluatoren geeft alle eerste en tweede evaluatoren van de geëvalueerden weer. Per arbeidsrelatie wordt er een rij weergegeven. Om naar het rapport lijst evaluatoren te gaan, voer je onderstaande stappen uit: 1 In het hoofdmenu kies je Personeelsmanagement vervolgens Prestatiebeheer, aansluitend rapporten en ten slotte Lijst evaluatoren. Het scherm VO_REPORT2 verschijnt. 46

47 2 Klik op de knop zoeken. Het scherm Lijst evaluatoren per geëvalueerde verschijnt. 3 Vul de gewenste Statusdatum in. Dit is de ingangsdatum voor het bepalen van de evaluatielijnen (ingangsdatum functiegegevens). 4 Selecteer via het vergrootglas de gewenste business unit, afdeling en/of groep-id Verschillende mogelijkheden om je selectie te bepalen: 47

48 Alleen GROUP-ID invullen of Alleen Business unit invullen of Combinatie van Business unit en Afdeling invullen Indien je zowel de velden Business unit, Afdeling als Groep-ID invult, zal de groep-id (voor het bepalen van de op te halen personeelsleden) primeren. Onderliggende afdelingen worden niet getoond indien je alleen het veld Business unit invult. Er wordt aangeraden om met Groep-ID te werken. 5 Selecteer via het veld formaat, de gewenste lay-out (Excel, PDF of HTML-pagina) van het rapport. 6 Druk op de knop Uitvoeren Het scherm aanvraag procesplanner verschijnt. 7 Druk op de knop OK 8 Druk in het scherm Lijst evaluatoren per geëvalueerde op de knop Procesbewaking Het onderstaande scherm verschijnt. 48

49 9 Om de vooruitgang van het proces op te volgen, druk op de knop Vernieuwen Het resultaat van deze actie resulteert in het voltooid/verzonden worden van de runen distributiestatus. Het is mogelijk dat er meermaals op de knop Vernieuwen gedrukt moet worden (het verwerken van het proces duurt enkele seconden). 10 Bij run- en distributiestatus voltooid/verzonden, druk op details (kolom achteraan) Het scherm Procesdetails verschijnt. 11 In het scherm Procesdetails druk je op knop Logbk/trac. bekijken Het scherm Logbk/trac. bekijken verschijnt. 49

50 50

51 12 In het scherm Logbk/trac. bekijken, druk op de knop VO_REPORT2.htm (of respectievelijk VO_REPORT2.pdf, VO_REPORT2.xls Afhankelijk van de gekozen lay-out verschijnt ofwel het resultaat van het rapport onmiddellijk op het scherm (PDF en HTML) OF volg je onderstaande bijkomende stappen (Excel): 13 Om het rapport te openen in Excel, druk op de knop Ja Het rapport Lijst evaluatoren per geëvalueerde verschijnt op het scherm. 7.3 Rapport Overzichtsgegevens maken Dit rapport geeft geen onmiddellijke output als resultaat. Onderstaande stappen dienen uitgevoerd te worden opdat het rapport Statusoverzicht bekijken zoals beschreven in hoofdstuk 1.4- kan gedraaid worden. Om naar het rapport Overzichtsgegevens maken te gaan, voer je onderstaande stappen uit: 1 In het hoofdmenu kies je Personeelsmanagement vervolgens Prestatiebeheer, aansluitend rapporten en ten slotte Overzichtsgegevens maken. Het scherm overzichtsgegevens maken verschijnt. 51

52 2 In het scherm Overzichtsgegevens maken, druk je op de knop zoeken Het scherm Overzichtsgegevens maken verschijnt. 52

53 3 Vul in het tabblad Aanvraagparameter(s) rapport de gewenste parameters in. Vul een Peildatum groep in steeds de huidige datum invullen (dit is voor het bepalen van de geldigheid van de groep-id). Deze datum zal getoond worden in het veld laatst bijgewerkt bij het rapport Statusoverzicht bekijken (zie hoofdstuk 1.4). Vul een Begindatum en einddatum in er wordt gezocht naar evaluatiedocumenten met een begin- en einddatum tussen de opgegeven data. Selecteer begin- of einddatum periode afhankelijk van waarop je effectief wil zoeken (ofwel peil je naar startdatum ofwel peil je naar einddatum document voor dat type document). Selecteer via het vergrootglas bij Soort document, het gewenste soort document. Dit rapport dien je per documentsoort apart te draaien. Vul bij ingangsdatum steeds de huidige datum in = peildatum naar ingangsdatum van soort document. 53

54 Om meerdere groep-id s te selecteren, druk je op het + teken (om groep-id te verwijderen, druk je op minteken. Om de bijkomende groep-id s te selecteren druk op het vergrootglas. Het zoekscherm met de voor u beschikbare groep-id s verschijnt. Selecteer de gewenste groep-id 4 Druk op de knop Uitv. 54

55 Het scherm Aanvraag Procesplanner verschijnt. 5 Druk op de knop OK. Het scherm Overzichtsgegevens maken verschijnt. 55

56 6 Om na te gaan of de run- en processtatus voltooid/verzonden is, druk op de knop Procesbewaking De voortgang van het proces kan je volgen door op de knop vernieuwen drukken. 7 Als het rapport succesvol gedraaid werd, zal de run- en distributiestatus op voltooid/verzonden staan. 7.4 Rapport Statusoverzicht bekijken Het rapport Statusoverzicht bekijken geeft een taartdiagram weer waarin de statussen van alle documenten getoond worden voor een bepaalde groep, periode en documentsoort. Ook in dit rapport kan je, door te klikken op een segment, een overzicht verkrijgen over welke geëvalueerden het gaat, met volgende details: Naam EmplID Arbeidsrelatienummer Begin- en einddatum periode Status fiattering Opgelet Het rapport Overzichtsgegevens maken zoals beschreven in hoofdstuk 1.3 dient eerst gedraaid te worden vooraleer dit rapport kan uitgevoerd worden. Om naar het rapport Statusoverzicht bekijken te gaan, voer je onderstaande stappen uit: 1 In het hoofdmenu kies je Personeelsmanagement vervolgens Prestatiebeheer, aansluitend rapporten en ten slotte Statusoverzicht bekijken. 56

57 Het scherm Statusoverzicht bekijken verschijnt. 2 Om een overzicht van de verschillende groep-id s en documentsoorten te bekomen, druk je op de knop zoeken. 57

58 3 Selecteer het gewenste zoekresultaat (bijv. VO_RAP_DBZ met soort document VOANNUAL) Het rapport dient steeds gedraaid te worden voor een combinatie van een groep-id met een documentsoort. Deze combinatie (selectie) werd in het rapport Overzichtsgegevens maken gecreëerd. Het scherm Statusoverzicht prestatie verschijnt. 58

59 Hier worden de selectiecriteria informatief getoond. = het aantal prestatiedocumenten die in taartdiagram opgenomen zijn. Het veld bijgewerkt geeft weer op welke datum het rapport Statusoverzicht maken het laatst geactualiseerd werd. Dit is een segment. Dit veld geeft de mogelijke statussen van een document weer: In behandeling Beschikbaar voor beoordeling (geëvalueerde kan evaluatieverslag inkijken) Beoordeeld (geëvalueerde heeft 15 kalenderdagen om opmerkingen te geven) Geaccepteerd (door geëvalueerde) Voltooid (evaluatieverslag afgesloten historische documenten) 4 Om een overzicht van de werknemers in een bepaald segment te bekomen, druk op dat segment in het taartdiagram, Het scherm Details documentstatus verschijnt. 59

60 De mogelijke statussen van de fiattering: APRV: document werd goedgekeurd door tweede evaluator DENY: document werd afgekeurd door tweede evaluator ERRO: Fout bij fiattering (-> bv geen goedkeurder gevonden,...) OPEN: Document werd nog niet ingediend voor goedkeuring bij tweede evaluator SUBM: Ingediend (= document ingediend voor goedkeuring bij tweede evaluator) 5 Om terug in scherm Statusoverzicht Prestatie te komen, druk je in het scherm Details documentstatus op de knop terug 60

61 6 In het scherm Statusoverzicht prestatie kan je via de knoppen vorige in lijst en volgende in lijst onmiddellijk het statusoverzicht van de overige groep-id s raadplegen. 7.5 Rapport Ontbrekende documenten Het rapport Ontbrekende documenten is een lijst van geëvalueerden waarvoor geen document werd aangemaakt. Het rapport is een weergave van een bepaalde geselecteerde groep, evaluatieperiode en documentsoort. Om naar het rapport Ontbrekende documenten te gaan, voer je onderstaande stappen uit: 1 In het hoofdmenu kies je Personeelsmanagement vervolgens Prestatiebeheer, aansluitend rapporten en ten slotte Ontbrekende documenten. Het scherm Ontbrekende documenten verschijnt. 61

62 2 In het scherm Ontbrekende documenten, druk je op de knop zoeken. 62

63 3 Vul in het tabblad aanvraagparameter(s) rapport de gewenste parameters in. Vul een Peildatum groep in steeds de huidige datum invullen (dit is voor het bepalen van de geldigheid van de groep-id). Vul een Begindatum en einddatum in er wordt gezocht naar evaluatiedocumenten met een begin- en einddatum tussen de opgegeven data. Selecteer begin-, eind- of vervaldatum periode afhankelijk van waarop je effectief wil zoeken (ofwel peil je naar startdatum ofwel peil je naar einddatum document ofwel peil je naar het overschrijden van de vervaldatum van dat type document. Vervaldatum bij: Jaarlijkse evaluatie: 3 maand na einddatum periode Proeftijd: 1 maand na einddatum periode Selecteer het gewenste soort document. Dit rapport dien je per documentsoort apart te draaien. 4 Druk op de knop Uitv. Het scherm Aanvraag Procesplanner verschijnt. 63

64 5 Druk op de knop OK. Het scherm Ontbrekende documenten verschijnt. 6 Druk op de knop Procesbewaking. Het scherm met tabblad Proceslijst en Serverlijst verschijnt. 64

65 5 Druk op de knop vernieuwen, tot de kolommen run- en distributiestatus van procesnaam HEPJOB01 voltooid/verzonden is. 6 In de kolom Procesnaam druk je op HEBJOB01 Het scherm Procesdetails verschijnt. 7 In het scherm Procesdetails druk je op procesnaam HEB001 Voltooid. 65

66 Het scherm Procesdetails verschijnt. 8 Om het scherm Logbk/trac bekijken te bekomen, druk je in het scherm Procesdetails op de knop Logbk/trac. bekijken. 66

67 9 Om het resultaat van het rapport te bekijken, druk je in het scherm Logbk/trac bekijken in de kolom naam op de benaming hep001_jobnummer.pdf (bijv. hep001_3163.pdf Het rapport verschijnt onmiddellijk. 67

68 7.6 Rapport Verlate documenten Het rapport Verlate documenten is een lijst van geëvalueerden waarvoor de vervaldatum van het document overschreden werd (o.b.v. huidige systeemdatum) en het document nog niet de status voltooid meegekregen heeft. Om naar het rapport Verlate documenten te gaan, voer je onderstaande stappen uit: 1 In het hoofdmenu kies je Personeelsmanagement vervolgens Prestatiebeheer, aansluitend rapporten en ten slotte Verlate documenten. Het scherm Verlate documenten verschijnt. 2 In het scherm Verlate documenten druk je op de knop zoeken. 68

69 3 Vul in het tabblad Aanvraagparameter(s) rapport de gewenste parameters in. Vul een Peildatum groep in steeds de huidige datum invullen (dit is voor het bepalen van de geldigheid van de groep-id). Selecteer via het vergrootglas de gewenste groep-id Selecteer het gewenste soort document. Dit rapport dien je per documentsoort apart te draaien. 4 Druk op de knop Uitv. Het scherm Aanvraag Procesplanner verschijnt. 5 In het scherm Aanvraag procesplanner druk je op de knop OK. Het scherm Verlate documenten verschijnt. 69

70 6 In het scherm Verlate documenten druk je op de knop Procesbewaking. Het scherm met tabblad Proceslijst en Serverlijst verschijnt. 7 Druk op de knop vernieuwen tot de run- en distributiestatus van de procesnaam HEPJOB02 (in kolom Procesnaam) voltooid/verzonden is. 8 In de kolom Procesnaam druk op HEBJOB02. Het scherm Procesdetails verschijnt. 70

71 9 In het scherm Procesdetails druk je op het proces HEB002 Voltooid. Het scherm Procesdetails verschijnt. 71

72 10 Om het scherm Logbk/trac bekijken te bekomen, druk je in het hierboven getoonde scherm op de knop Logbk/trac. bekijken. 72

73 11 Om het resultaat van het rapport te bekijken, druk je in de kolom naam op de benaming hep002_jobnummer.pdf (bijv. hep002_3166.pdf Het rapport Verlate documenten verschijnt onmiddellijk. 73