gemeentebestuur Maatschappelijk Domein De gemeenteraad van Purmerend Geachte leden van de raad,

Transcriptie

1 gemeentebestuur PURMEREN "+ Postbus't AA Purmerend telefoon telefax Maatschappelijk Domein De gemeenteraad van Purmerend uw brief van uw kenmerk ons kenmerk datum 9 april 2018 onderwerp Toezichtsarrangement Wmo en Jaarplan Wmo Toezicht 2018 Geachte leden van de raad, Op 10 mei 2017 bent u in de klankbordgroep geïnformeerd over Toezicht Wmo en ons voornemen om deze taak bij de GGD Zaanstreek-Waterland onder te brengen. ln september 2017 hebben zeven gemeenten, waaronder Purmerend, de projectopdracht aan de GGD verleend. Tijdens de presentatie in de klankbordgroep is aangegeven dat het toezichtsarrangement en het Jaarplan Wmo Toezicht 2018, na vaststelling door ons College, ter kennisname aan de gemeenteraad zouden worden gestuurd. lnmiddels zijn beide stukken op 27 maart 2018 door ons College vastgesteld. Bij deze ontvangt u het Collegebesluit en het Toezichtsarrangement Wmo en het Jaarplan Wmo Toezicht lk vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geinformeerd Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Purmerend, namens dezen, bijlage(n): 3 behandeld door: C.Meinen telefoonnummer bezoekadres: rekeningnummer: Stadhuis Purmersteenweg 42 NL35 BNGH Werkplein Purmerend Waterlandlaan 22-36

2 Toezichtsarrangement Wmo Beemster, Edam-Volendam, Landsmeer, Oostzaan, Purmerend, Waterland en Wormerland Versie 1, 16 februari 2018

3 Toezichtsarrangement Inhoudsopgave 1 Vormen van kwaliteitstoezicht Toezicht na melding Calamiteit/geweldsvoorval Regulier toezicht Signaal gestuurd Nieuwe aanbieders Risicoanalyse Thematisch gestuurd toezicht Uitvoering regulier toezicht Jaarplan Proces kwaliteitsonderzoek Handhaving Afspraken kader Afspraken College B&W Afspraken portefeuillehouders Afspraken beleidsmedewerkers Afspraken contractmanagers Afspraken Wmo-consulenten Afspraken dataverkeer/communicatie Afspraken toezichthouder Zaanstad Afspraken contractmanagement Zaanstad Afspraken Rijksinspecties Governance afspraken Bronnen Bijlage 1 Wettelijke basis Bijlage 2 Toetsingskader Bijlage 3 Definities... 21

4 1 Vormen van kwaliteitstoezicht Wmo toezicht kent twee vormen van kwaliteitsonderzoek, namelijk: toezicht na een melding en regulier toezicht. In dit toezichtsarrangement wordt het reguliere toezicht verder uitgewerkt en worden de verschillende processen beschreven. Het toezicht na melding wordt hieronder kort beschreven. De gehele werkwijze en de processen staan beschreven in het protocol calamiteiten Wmo¹. In alle gevallen geldt dat het onderzoek in het kader van Wmo toezicht als doel heeft om de kwaliteit in kaart te brengen en waar nodig te verbeteren. Goede dienstverlening voor de cliënt is het belangrijkste uitgangspunt. 1.1 Toezicht na melding Toezichthouders ontvangen meldingen over de kwaliteit van de geleverde zorg, die aanleiding kunnen zijn voor het toetsen van een specifieke Wmo-voorziening Calamiteit/geweldsvoorval Een calamiteit of geweldsvoorval moet in het kader van de Wmo2015² door de aanbieder worden gemeld bij de toezichthouder(s) Wmo. Dit doet de aanbieder door het invullen van het meldformulier op de website van GGD Zaanstreek-Waterland. De melding vormt een directe aanleiding tot het uitvoeren van een kwaliteitsonderzoek. De werkwijze van calamiteiten gestuurd onderzoek is uitgewerkt en terug te vinden in het protocol calamiteiten 2. Een melding van een calamiteit of geweldsvoorval wordt gedaan bij de toezichthoudende instantie die toezicht uitvoert voor de gemeente waar de betrokken cliënt zijn/haar Wmo indicatie heeft ontvangen. Dit betekent dat de postcode van de burger en niet het adres van de Wmo-voorziening bepaalt welke toezichthoudende instantie aangewezen wordt om het calamiteitenonderzoek uit te voeren of te begeleiden. 3

5 Schematisch overzicht van te nemen stappen na melding van een calamiteit of geweldsvoorval 4

6 1.2 Regulier toezicht Regulier toezicht heeft voornamelijk een preventief karakter. Het vindt plaats vanuit het maatschappelijk belang voor veilige en verantwoorde dienstverlening bij de door de gemeente gecontracteerde dienstverlener die gefinancierd wordt uit Wmo-gelden. Deze vorm van toezicht geeft een beeld van de kwaliteit van de voorzieningen waarvan de burger van de gemeente gebruikt maakt. Reguliere onderzoeken kunnen aangekondigd of onaangekondigd plaatsvinden, bij het hoofdkantoor (eventueel buiten gemeentegrenzen) en bij de locaties waar de daadwerkelijke dienst wordt geleverd aan burgers uit één van de gemeenten waarvoor de toezichthouder is aangesteld. Voor het opstellen van het toetsingskader dat wordt gebruikt bij het uitvoeren van het reguliere toezicht, is het werkdocument van GGD GHOR Nederland ³ als leidraad gebruikt. Het toezicht zal plaatsvinden bij die voorzieningen die de burger van de gemeente bezoekt. Indien dit buiten de regio plaatsvindt, zal overleg plaatsvinden met de toezichthouder van de gemeente waar de locatie zich bevindt Signaal gestuurd Signalen over een geleverde dienst, gefinancierd vanuit de Wmo, kunnen aanleiding zijn om nader in kaart te brengen hoe het met de kwaliteit van de desbetreffende Wmo-voorziening is gesteld. Via verschillende wegen kunnen signalen over de kwaliteit van een Wmo-voorziening terecht komen bij toezichthouders Wmo. Deze signalen kunnen gemeld worden door diverse betrokkenen, zoals cliënten, vertegenwoordigers van cliënten, burgers, Wmo-consulenten en Wmo-aanbieders. Ook het toezicht op de kwaliteit van dienstverlening, gefinancierd vanuit het PGB (persoonsgebonden budget), is in ontwikkeling op zowel landelijk als lokaal niveau. Na overleg met de gemeenten kunnen deze signalen, voor zover de Wmo2015 hiervoor ruimte biedt, worden onderzocht. Binnen de deelnemende gemeenten en landelijk is bekend dat veel signalen bestaan over dienstverlening in de vorm van het persoonsgebonden budget (PGB). Aangezien de houder van het PGB zelf verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de genoten dienstverlening, en de dienstverleners niet gecontracteerd zijn door de gemeente, zal in overleg met de deelnemende gemeenten een toetsingskader worden ontwikkeld. Na het binnenkomen van een signaal worden, om tot een passend vervolg te komen, de stappen gevolgd van het afwegingsmodel dat staat op de volgende pagina. 5

7 Stap Wat Toelichting 1 Juistheid signaal Nagaan welke feiten er kunnen worden vastgesteld naar aanleiding van het signaal. 2 Ernst signaal en eerdere signalen Onderzoeken hoe urgent het ontvangen signaal is en nagaan of er al eerder een signaal over deze Wmovoorziening is gemeld. Hiervoor worden interne en externe bronnen geraadpleegd. 3 Beslismoment Op basis van de verzamelde informatie wordt besloten welk vervolg op het signaal passend is. De drie mogelijke vervolgstappen zijn: A. Het signaal geeft geen directe aanleiding tot het doen van een kwaliteitsonderzoek. Het signaal wordt geregistreerd, zodat er zicht blijft op binnengekomen signalen. B. Het signaal geeft aanleiding om een kwaliteitsonderzoek op te nemen in de planning van regulier toezicht. C. Het signaal is urgent en vormt een directe aanleiding voor het starten van een kwaliteitsonderzoek. Afwegingsmodel signaal Nieuwe aanbieders Bij aanbestedingsrondes voor Wmo dienstverlening kan een aanbieder, die niet eerder gecontracteerd is geweest bij een gemeente, toetreden. Deze nieuwe aanbieders kunnen zes maanden na de start van de eerste Wmo dienstverlening, en na overleg met de gemeente, onderzocht worden door middel van een kwaliteitsonderzoek. Er wordt daarnaast vooraf bekeken of de aanbieder in één van de andere zes gemeenten gecontracteerd is waardoor er al een beeld is van de kwaliteit van de dienstverlening van deze aanbieder Risicoanalyse Aan de hand van een jaarlijkse analyse van soorten aanbieders, vormen van dienstverlening, groepen cliënten en de resultaten van het eerder uitgevoerde toezicht wordt een analyse gemaakt van de risico s die bestaan. Deze analyse geeft inzicht in waar het toezicht zich op moet richten, aangezien het gehele werkveld te groot is om alle locaties en organisaties te onderzoeken. Deze analyse bepaalt mede de keuze van het thematisch gestuurd toezicht Thematisch gestuurd toezicht Om het reguliere toezicht jaarlijks in te richten worden er keuzes gemaakt op basis van de uitgevoerde risicoanalyse, landelijke onderzoeken en/of maatschappelijke trends en ontwikkelingen. Aan de hand van deze input wordt bijvoorbeeld bepaald welk type voorziening of welke doelgroep wordt opgenomen in de planning van het reguliere toezicht. 6

8 2 Uitvoering regulier toezicht 2.1 Jaarplan De keuze voor een thema maakt het uitvoeren van regulier toezicht beheersbaar en overzichtelijk. Daarnaast is het op deze manier mogelijk om in te spelen op maatschappelijke actualiteiten en trends. Deze keuze wordt vastgelegd in het jaarplan. Na evaluatie van gekozen werkwijze wordt deze in het volgende jaar bijgesteld. 2.2 Proces kwaliteitsonderzoek Stap Wat Toelichting 1 Start onderzoek Voorwerk uitvoeren om met het onderzoek te starten. Bijvoorbeeld nagaan van eerdere meldingen en onderzoeken van een locatie of de nodige afspraken plannen. 2 Bepalen kwaliteitseisen Op basis van informatie over de desbetreffende Wmo-voorziening wordt bepaald welke kwaliteitseisen in het onderzoek worden getoetst. 3 Locatiebezoek bij Wmo-voorziening (On)aangekondigd bezoek. Observeren en noteren. Interviews met cliënten(en/of vertegenwoordigers van de cliënt), medewerkers, management, overige betrokkenen. 4 Beoordelen vastgelegde kwaliteit Inzien van aanwezige documentatie (protocollen, zorgplannen), beleid, overzicht cliëntenraad. 5 Opstellen rapportage met verbetervoorstel Samenvoegen van alle vergaarde informatie tot een rapport met verbetervoorstel voor de Wmo voorziening 6 Vervolg Overgaan tot een verbeterronde (stap 7) of het afronden van het onderzoek (stap 10) Optioneel - Verbeterronde 7 Vaststellen termijn Op basis van maatwerk wordt een termijn vastgesteld waarbinnen de aanbieder het verbetervoorstel moet naleven. 8 Monitoring verbetervoorstel Kort 2 e onderzoek om te beoordelen of de voorziening de verbeteringen heeft doorgevoerd. 9 Opstellen tweede rapportage Kort tweede rapport met beoordeling na de verbeterronde. 10 Afronden onderzoek Bij het afronden van een onderzoek wordt vastgesteld of er wordt voldaan aan de kwaliteitseisen uit de Wmo Deze conclusie wordt beschreven in het rapport. Op basis van de conclusies worden er aanbevelingen gedaan zowel aan de aanbieder als aan de gemeente. stappen van het kwaliteitsonderzoek 7

9 3 Handhaving De regiogemeenten hebben de wens uitgesproken dat de GGD (een deel van) de handhaving in het kader van de Wmo op zich neemt. Het toezicht van de GGD behelst een kwaliteitsonderzoek en eventueel een verbeterronde, met bijbehorende rapporten. Als na de verbeterronde geen of onvoldoende verbetering in kwaliteit wordt geconstateerd is handhaving vereist. Immers, de toezichthouder heeft dan met overreding onvoldoende effect bereikt. Ook kan handhaving als de situatie dusdanig ernstig is, dat een verbeterronde niet meer aan de orde is, direct plaatsvinden. In 2018 zal in overleg met de gemeenten (regionaal) handhavingsbeleid ontwikkeld worden. 8

10 4 Afspraken kader Toezichthouders Wmo werken in een groot netwerk met onder andere wethouders, beleidsmedewerkers, contractmanagers en rijksinspecties. Voor de uitvoer van hun taken is het van belang dat er samenwerkingsafspraken worden overeengekomen en vastgelegd. In dit hoofdstuk worden afspraken geformuleerd die toezichthouders Wmo hebben gemaakt met andere partijen. 4.1 Afspraken College B&W Jaarplan o De toezichthouders Wmo leveren elk najaar aan het college B&W een jaarplan voor komend kalenderjaar met daarin opgenomen: Op basis waarvan keuzes zijn gemaakt ten aanzien van regulier toezicht Een schatting van het aantal meldingen en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden Totaaloverzicht van geplande reguliere onderzoeken De plannen voor de communicatie en samenwerking met zorgaanbieders o Het college B&W stelt het jaarplan vast Jaarverslag o De toezichthouders Wmo leveren elk voorjaar een jaarverslag van voorgaand kalenderjaar op met daarin opgenomen: Het aantal binnengekomen meldingen en signalen en de afhandeling hiervan hoeveel onderzoeken er zijn uitgevoerd welke aanbieders bezocht zijn welk type onderzoek het betrof hoeveel tijd het in beslag heeft genomen welke handhaving of vervolgstappen zijn afgesproken welke trends zichtbaar zijn die van belang zijn voor de inrichting van de toezicht op de Wmo Hoe de communicatie en samenwerking met de zorgaanbieders is verlopen Hoe de communicatie met gemeenten die het toezicht hebben toegekend aan GGD Zaanstreek-Waterland is verlopen Hoe de communicatie met overige samenwerkende gemeenten is verlopen o Het college B&W stelt het jaarverslag vast 4.2 Afspraken portefeuillehouders Portefeuillehouders houden minimaal twee keer per jaar een Wmo toezicht overleg over het jaarplan en het jaarverslag. Beleidsmedewerkers kunnen hiervoor door de wethouder worden uitgenodigd. 9

11 4.3 Afspraken beleidsmedewerkers Beleidsmedewerkers houden de portefeuillehouders door het jaar heen op de hoogte van ontwikkelingen en voortgang. Toezichthouders Wmo en beleidsmedewerkers houden indien nodig maandelijks een ambtelijk Wmo toezicht overleg. Tijdens dit overleg worden onder andere afspraken vastgelegd, afspraken bijgesteld en casuïstiek besproken. Doel is transparantie over de stand van zaken en het gezamenlijk zoveel mogelijk op één lijn zitten waar het gaat om het vaststellen en uitvoeren van de toezichtstaak. Indien signalen binnenkomen bij beleidsmedewerkers, worden deze direct doorgegeven aan de toezichthouders in verband met het registreren van signalen. De toezichthouders brengen beleidsmedewerkers tussentijds op de hoogte van afgehandelde signalen. Indien gewenst wordt de termijn van de verbeterronde voor de aanbieder in overleg met de beleidsmedewerkers vastgelegd. Wanneer een toezichthouder vaststelt dat de inhoud van interne audits de kwaliteitseisen Wmo 2015 overlappen wordt in overleg met de beleidsmedewerker besloten of een aanvullend onderzoek nodig en zinvol is. Onderzoeken waarbij (ook) sprake is van (vermoedelijke) fraude worden door de toezichthouders gedeeld en besproken met een beleidsmedewerker. Per casus wordt verdere samenwerking of overdracht afgesproken. De toezichthouder deelt de eindrapportage met de beleidsmedewerker van de betreffende gemeente. Beleidsmedewerkers bepalen vervolgens met wie deze rapportage gedeeld wordt, zowel intern als extern met bijvoorbeeld gemeenten met wie deze onderzochte aanbieder ook een contract heeft afgesloten. 4.4 Afspraken contractmanagers Wanneer de lijst van gecontracteerde aanbieders wijzigt, brengt de contractmanager de toezichthouder hiervan op de hoogte. Wanneer een signaal als urgent wordt ervaren nemen partijen direct contact met elkaar op. Voor gemeenten Beemster en Purmerend: De toezichthouder ziet naast het toetsingskader toe op de kwaliteitsaspecten opgenomen in de overeenkomsten met Wmo aanbieders. 4.5 Afspraken Wmo-consulenten Wmo-consulenten geven binnenkomende signalen door aan toezichthouders Wmo. Het kan gaan om grote en kleine signalen over Wmo dienstverlening. Wmo-consulenten bespreken en overleggen actuele casuïstiek met toezichthouders, zodat allen geïnformeerd blijven over de ontwikkelingen in de regio. 10

12 4.6 Afspraken dataverkeer/communicatie Betrokken partijen maken gebruik van hun interne beveiligde systeem voor het verzenden van documenten met privacy gevoelige gegevens. Indien nodig wijkt men af naar het verzenden van een mail met gesloten document. De sleutel om het document te openen wordt apart verstuurd per mail, sms of telefonisch. In het kader van transparantie over het uitgevoerde toezicht en om burgers inzicht te geven in de kwaliteit van de Wmo dienstverlening is het streven om alle rapporten te publiceren op de website van GGD Zaanstreek-Waterland. Hierbij zal telkens afgewogen worden of de privacy van de betrokken door publicatie niet in het geding is. Wat voor het publiceren van rapporten ingeregeld moet worden zal onderzocht worden. Het bestuur van de GGD zal over publicatie op de website besluiten. 4.7 Afspraken toezichthouder Zaanstad In geval dat een aanbieder zowel door de gemeente Zaanstad als door één van de overige 7 gemeenten is gecontracteerd wordt samengewerkt of afgestemd met de toezichthouder van deze gemeente. Er is in ieder geval elk kwartaal overleg tussen de toezichthouders Wmo van de GGD Zaanstreek-Waterland en de toezichthouder van gemeente Zaanstad. Hierbij worden onder andere signalen, trends en bijzonderheden van voorzieningen besproken die in beider werkgebied opereren. Wanneer een signaal een hoge prioriteit kent, zal de toezichthouder het periodieke overleg niet afwachten maar direct contact opnemen met de toezichthouder van Zaanstreek-Waterland en vice versa. In aanloop naar het opzetten van het toezicht voor het nieuwe inspectiejaar wordt gedeeld met de toezichthouder Zaanstad wat de insteek voor dat kalenderjaar zal zijn. 4.8 Afspraken contractmanagement Zaanstad Het contractmanagement van gemeente Zaanstad verzorgt tevens de contracten voor de gemeente Waterland, Oostzaan, Landsmeer en Wormerland. De toezichthouder heeft contact met het contractmanagement over nieuwe contracten, beëindigen van contracten en wijzigen van contracten. 4.9 Afspraken Rijksinspecties Toezicht Sociaal Domein /Samenwerkend Toezicht Jeugd (TSD/STJ) en de Wmotoezichthouders maken in het eerste kwartaal van het nieuwe werkjaar een overzicht van hun voorgenomen en lopende toezicht en delen die informatie met elkaar via het Inspectieloket Sociaal Domein en Jeugd. Voor de meerjarenprogrammering van TSD/STJ vraagt zij actief input van Wmotoezichthouders om trends, risico s en signalen over de werking van het stelsel van het sociaal domein in te brengen. TSD/STJ en de Wmo-toezichthouders kunnen wanneer ze dat nodig achten naar eigen inzicht signalen aan elkaar doorgeven. TSD/STJ en Wmo-toezichthouders kunnen deze signalen gebruiken bij het maken van hun planning voor te bezoeken aanbieders en bij het bepalen van onderwerpen voor hun toezicht. Wmo-toezichthouders kunnen signalen aan TSD/STJ doorgeven via inspectieloket Sociaal Domein en Jeugd. TSD/STJ neemt bij eventuele signalen contact op met de Wmo-toezichthouder waaronder de organisatie valt waarop het signaal betrekking heeft. 11

13 Alle afspraken over de samenwerking tussen lokale toezichthouders en landelijke inspecties zijn terug te vinden in het document Afsprakenkader en draaiboeken ⁵ Governance afspraken Om het toezicht binnen GGD Zaanstreek-Waterland goed en betrouwbaar uit te voeren worden een aantal afspraken gemaakt die dit waarborgen: Toezichthouders hebben geen nevenfuncties in het werkveld. Toezichthouders hebben geen dubbelfunctie binnen de GGD waardoor zij met uitvoering van of indicering of toeleiding naar Wmo dienstverlening te maken hebben. In gevallen waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling tussen het Wmo-toezicht en overige taken van GGD Zaanstreek-Waterland wordt beoordeeld of een onderzoek uitbesteed moet worden aan een andere toezichthoudende partij. Toezichthouders volgen de afspraken zoals opgesteld door GGD GHOR Nederland in het kader van governance. Toezichthouders werken in teamverband bij het uitvoeren en uitwerken van kwaliteitsonderzoek. Er worden geen gegevens verstrekt door toezichthouders aan collega s van GGD Zaanstreek-Waterland, tenzij nodig voor het inwinnen van informatie over betrokkenheid van de GGD bij een casus. 12

14 Bronnen 1 Protocol calamiteiten Wmo. Beemster, Edam-Volendam, Landsmeer, Oostzaan, Purmerend, Waterland en Wormerland. 29 augustus 2017 GGD Zaanstreek-Waterland 2 Wet maatschappelijke ondersteuning 2015, geldend van t/m heden. 3 Werkdocument model toetsingskader kwaliteitstoezicht Wmo. Augustus 2015 GGDGHOR Nederland in samenwerking met Verwey Jonker Instituut 4 Jaarplan Wmo toezicht Afsprakenkader en draaiboeken. Vereniging van Nederlandse Gemeenten en Rijksoverheid 13

15 Bijlage 1 Wettelijke basis Artikel Het gemeentebestuur draagt zorg voor de kwaliteit en de continuïteit van de voorzieningen. Artikel De aanbieder draagt er zorg voor dat de voorziening van goede kwaliteit is. Artikel Een voorziening wordt in elk geval; 1. doeltreffend, doelmatig en cliëntgericht verstrekt, 2. veilig verstrekt, 3. afgestemd op de reële behoefte van de cliënt en op andere vormen van zorg of hulp die de cliënt ontvangt, 4. verstrekt in overeenstemming met de op de beroepskracht rustende verantwoordelijkheid, voortvloeiende uit de professionele standaard, 5. verstrekt met respect voor en inachtneming van de rechten van de cliënt. 14

16 Bijlage 2 Toetsingskader Toetsingskader Toezicht Wmo Verwey-Jonker Instituut en GGD GHOR Nederland Het onderstaande toetsingskader van het Verwey-Jonker Instituut en GGD GHOR wordt als leidraad gebruikt bij het bezoeken van de Wmo voorzieningen. Bij het kwaliteitsonderzoek ligt de nadruk er op om een zo helder en compleet mogelijk beeld te krijgen van de kwaliteit van dienstverlening aan de cliënt. Hiertoe worden gesprekken gehouden met cliënten zelf, maar bijvoorbeeld ook met begeleiders, vrijwilligers en leidinggevenden. Naast deze gesprekken worden beleidsstukken, aanvullende documenten en cliëntdossiers ingezien. Deze informatie wordt beoordeeld en werkt ondersteunend op de input uit de interviews. Ook bij het inzien van documenten wordt gekeken welke bijdrage deze levert aan kwaliteit van dienstverlening aan de cliënt. Na het onderzoek worden de gegevens geanalyseerd en verwerkt in een rapportage. Deze rapportage heeft een beschrijvend karakter en leidt tot aanbevelingen voor de aanbieder en een advies aan de gemeente. Wettelijke kwaliteitseis 1. De voorziening is doelmatig, doeltreffend en cliëntgericht (art. 3.1, tweede lid sub a, W mo) Uitwerking 1.1 Er is een plan waaruit blijkt wat de kansen/mogelijkheden en ondersteuningsbehoeften zijn van de cliënt en welke voorziening wordt geboden. 1.2 De cliënt heeft zijn/haar ondersteuningsvraag kunnen formuleren, is betrokken bij het opstellen van het plan, wat zijn/haar instemming heeft. Het sociale netwerk van cliënt is eveneens betrokken bij het opstellen van het plan. 1.3 De op basis van het plan verleende ondersteuning wordt regelmatig besproken en zo nodig bijgesteld. 1.4 De op basis van de voorziening geboden ondersteuning sluit aan op de reële behoefte en mogelijkheden van de cliënt en zijn/haar sociale netwerk (waaronder eventueel mantelzorgers). Wettelijke kwaliteitseis 2. De voorziening is veilig (art. 3.1, tweede lid sub a, Wmo) Uitwerking 2.1 In het kader van de geboden voorziening wordt de veiligheid van de cliënt gewaarborgd. Wettelijke kwaliteitseis 3. De voorziening is afgestemd op de reële behoefte van de cliënt Uitwerking 3.1 De aangeboden voorziening is voldoende afgestemd op andere vormen van geboden hulp en zorg (voor afstemming op reële behoefte cliënt zie 1.) 15

17 en andere vormen van zorg of hulp (art. 3.1, tweede lid sub b, Wmo) 3.2 In geval van meervoudige, complexe problematiek is één regisseur of coördinator aangewezen die de nodige samenhang en continuïteit bewaakt. Wettelijke kwaliteitseis 4. De voorziening wordt verstrekt in overstemming met de op de beroepskracht rustende verantwoordelijkheid o.b.v. de professionele standaard (art. 3.1, tweede lid sub c, Wmo) Uitwerking 4.1 De door de aanbieder in het kader van de geboden voorziening aangewezen beroepskracht is vakbekwaam. 4.2 De aanbieder biedt de in het kader van de geboden voorziening aangewezen beroepskracht passende scholing. 4.3 De aanbieder heeft passend beleid ontwikkeld op het punt van: - kwaliteitszorg (ten aanzien van de te leveren ondersteuning); - personeelsbeleid, waaronder een verantwoorde inzet van vrijwilligers; - opleiding en scholing; - de melding van calamiteiten en geweldsincidenten en het daaruit trekken van lessen; - de melding van huiselijk geweld en kindermishandeling; - de omgang met en de uitwisseling van (gevoelige) persoonsgegevens; - de afhandeling van klachten (obv een klachtregeling); - cliëntparticipatie (obv een regeling voor medezeggenschap). De aanbieder reflecteert op dit beleid, evalueert dit en stelt het zo nodig bij. Wettelijke kwaliteitseis 5. De voorziening wordt verstrekt met respect en in achtneming van de rechten van de cliënt (art. 3.1, tweede lid sub d, Wmo) Uitwerking 5.1 De bejegening door de beroepskracht van de cliënt is passend en correct. 5.2 De aanbieder houdt zich in het kader van de leveren ondersteuning aan de toepasselijke wettelijke voorschriften (w.o. bescherming persoonlijke levenssfeer). 5.3 De aanbieder neemt eventuele klachten in behandeling en handelt die tijdig en passend af. 16

18 Uitwerking toetsingskader GGD Zaanstreek-Waterland Onderstaande opsomming geeft de toezichthouder houvast in de open gesprekken die gevoerd worden, hierdoor komen alle onderwerpen die getoetst moeten worden ook daadwerkelijk aan bod. Hieronder is per categorie aangegeven waar naar wordt gevraagd. In de kolom eis wordt gerefereerd aan de wettelijke kwaliteitseis (Wmo 2015) waar de vraag uit voort vloeit. Deze opsomming staat in bovenstaand kader van het Verwey-Jonker Instituut en GGD GHOR. Categorieën: - Vragen aan cliënt en/of vertegenwoordiger (wanneer die hierbij aanwezig is) - Zorgplan/ leef-plan/persoonlijk plan/ondersteuningsplan d.m.v. steekproef, indien een aanbieder hiermee werkt (wanneer er geen zorgplannen zijn worden onderstaande vragen zoveel mogelijk meegenomen in de interviews met de beroepskrachten en cliënten) - Vragen aan de beroepskracht/stagiaires/vrijwilligers/mantelzorgers - Organisatie/locatie niveau; vragen aan leiding en/of management - Nagaan beleid op organisatie/locatie niveau (opvragen documenten) Uitgangspunt is dat er een open gesprek ontstaat over de kwaliteit van werken bij de aanbieder waar het onderzoek uitgevoerd wordt. De toezichthouders die aangesteld zijn bij GGD Zaanstreek-Waterland beschikken over competenties zodat zij op basis van dit open gesprek en eventuele observaties een oordeel kunnen vormen over de kwaliteit. Toezichthouders zijn ervaren in het analyseren van problemen en het vormen van een oordeel en voeren een onderzoek procesmatig uit. Zij stellen zich flexibel op, zijn sociaal en communicatief vaardig en sensitief op politiek bestuurlijk gebied. Zij leggen de ambtseed af en handelen hiernaar waardoor de integriteit is gewaarborgd. Vragen aan cliënt (en/of vertegenwoordiger wanneer die hierbij aanwezig is). Hoe is het verblijf op deze locatie? Wat gaat er goed met u en wat kan er beter? Hebt u een eigen coördinator. (is er iemand die extra op u let / die er speciaal voor u is / die met u op stap gaat etc.) Wat bespreekt de coördinator met u? Op welke manier bent u betrokken bij het vaststellen van uw zorgvraag? Heeft u hiermee schriftelijk ingestemd, zo ja, waar is dit vastgelegd? Op welke manier is uw sociale netwerk betrokken geweest bij opstellen van de zorgvraag of het zorgplan? Welke personen uit uw sociale omgeving waren hierbij betrokken? Welke vragen werden er zoal aan deze personen gesteld? Op welke momenten wordt het zorgplan of de zorgvraag opnieuw met u of uw sociale netwerk besproken en bijgesteld? Wanneer is dit voor het laatst gedaan? Wat brengt de geleverde zorg of dienst u? (wat levert het u op om deze zorg en of dienst te ontvangen?) Hoe tevreden bent op een schaal van 1 tot 10 over de geleverde zorg of dienst? Hoe tevreden bent op een schaal van 1 tot 10 over de manier waarop de zorg of dienstverlener met u omgaat? Hoe spreken de mensen uit uw sociale omgeving zich uit over de geleverde zorg die u krijgt? Wat kunt in het dagelijks leven nu doen wat u zonder hulp niet meer zou kunnen? Welke werkzaamheden kunt u zelfstandig uitvoeren en waar hebt u Eis

19 hulp bij nodig? Wat hebt u zelf kunnen doen om uw zelfstandigheid te vergroten? Welke activiteiten hoopt u in de toekomst opnieuw zelfstandig uit te gaan voeren? Welke risico s ten aan zien van uw gezondheid ziet u zelf en bespreekt u deze met de organisatie? Waar is dit vastgelegd? (risico s) Als er iets verandert in uw mogelijkheden of beperkingen, op welke manier en met wie bespreekt u dit? Hoe ervaart u deze gesprekken? Hoe tevreden bent u over het aantal gesprekken wat hierover wordt gevoerd? Als afspraken veranderen, hoe wordt dit met u of uw netwerk besproken? Hoe ervaart u de communicatie hierover? Wat voor afspraken zijn er met u gemaakt over het uitwisselen van gegevens over u met andere partijen? Bijvoorbeeld met de gemeente/ huisarts/ specialist/ of andere zorgorganisaties? Hoe staat u tegenover deze afspraken? & 5 Inzien zorgplannen [steekproef] indien deze aanwezig zijn. (Wanneer er geen zorgplannen zijn worden onderstaande vragen zoveel mogelijk meegenomen in de interviews van de beroepskrachten.) Hoe wordt in het zorgplan omgeschreven: - de vraag van de cliënt - de problematiek, kansen en mogelijkheden van de cliënt (eigen kracht/sociale netwerk) - het afgestemde ondersteuningsaanbod van de aanbieder - het bevorderen/behouden van de zelfredzaamheid Op welke manier is de fysieke en sociale veiligheid van cliënt in kaart gebracht? Waaruit blijkt dat hier rekening mee wordt gehouden? Op welke manier worden veiligheidsrisico s en eigen verantwoordelijkheid van de cliënt beschreven? Hoe komt er terug dat dit met de cliënt en zijn/haar sociale netwerk is besproken? Wat is er opgenomen in het zorgplan over evaluaties? Hoe wordt de cliënt hierbij betrokken? Welke professional is aangewezen als regisseur of coördinator van de cliënt? Op welke manier is de regisseur bekend gemaakt aan de cliënt en zijn/haar sociale netwerk? Hoe verloopt (eventueel) de overdracht van gegevens van de regisseur naar een andere partij? Eis

20 Vragen aan de beroepskracht/stagiaires/vrijwilligers/mantelzorgers Op welke manier wordt de zelfredzaamheid van cliënten bevorderd? Op welke manier wordt de cliënt begeleid in het kunnen deelnemen aan de maatschappij (dorp/buurt). Hoe helpt u hierbij? Kunt u een voorbeeld geven? Op welke manier wordt het sociale netwerk van de cliënt betrokken? Op welke manier worden risico s van cliënten in kaart gebracht? (fysiek/ emotioneel/ sociaal/ medicatie)? Op welke manier speelt u hier bij het uitvoeren van uw werkzaamheden op in? Hoe gaat u om met deze risico s? Op welke manier wordt de zorgvraag besproken en geëvalueerd met de cliënt en/of het sociale netwerk van de cliënt? Bijvoorbeeld als er iets verandert of andere keuzes worden gemaakt. Wat is uw ervaring hiermee? Hoe bevalt het contact met de cliënt hierover? Wanneer cliënten gebruik maken van meerdere voorzieningen bij verschillende organisaties: Hoe vindt de informatieoverdracht tussen deze organisaties plaats? Welke afspraken zijn hierover gemaakt met andere organisaties? Op welke manier wordt de cliënt betrokken? Hoe is dit vastgelegd? Wat is uw ervaring met deze samenwerking en overdracht? Op welke manier wordt de gegevensuitwisseling met andere hulp- en zorgverleners geëvalueerd (bv. als een cliënt overgaat naar een andere zorgaanbieder)? Hoe ervaart u de samenwerking hierin? Wat wordt er bij aanmelden van een nieuwe cliënt vastgelegd over zijn of haar persoonlijke omstandigheden en levensgeschiedenis? Hoe tevreden bent u over de mate waarop u kunt inspelen op de omstandigheden, mogelijkheden en wensen van de cliënt op basis van de opgevraagde informatie? Op welke wijze wordt u op de hoogte gebracht van de komst van nieuwe cliënten? Hoe verloopt een periodieke zorgplan/werkplan bespreking en wanneer vindt deze plaats? Wat weet u over beroepscodes? (bijv. meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling, privacy) Wat weet u over de interne gedragscode (indien van toepassing)? Hoe gaat u met beide om binnen uw werkzaamheden? Kunt u hier een voorbeeld van geven? Eis

21 Organisatie/locatie niveau/vragen aan leiding en/of management Hoe verloopt de gegevensuitwisseling tussen hulp- en zorgverleners (onderlinge afstemming)? Kunt u een voorbeeld geven? Wie is er binnen uw organisatie verantwoordelijk voor een goed verloop van gegevensuitwisseling? Op welke wijze wordt gegevensuitwisseling geëvalueerd? Wanneer vindt dit plaats? Hoe wordt dit gecommuniceerd met cliënten? Wie is er verantwoordelijk voor deze communicatie? Welke eisen stelt u aan de opleiding van uw beroepskrachten? Op welke wijze zijn deze eisen passend bij de te verrichten werkzaamheden? Welke bijdrage of scholing levert u als organisatie aan de bevoegdheid en bekwaamheid van uw personeel? Hoe wordt dit gemonitord? Hoe is de verhouding vast en flex- personeel? Waarom wordt/is er voor deze verhouding gekozen? Wat is er intern afgesproken over het al dan niet hebben van een recente en passende VOG? Hoe verloopt de implementatie van beleid? (bijv. meldcode, afspraken betrokkenheid) Kunt u een voorbeeld geven? Hoe wordt beleid getoetst en bijgesteld (lerende organisatie)? Hoe worden klachten behandeld en afgehandeld? Kunt u hiervan een voorbeeld geven? Welke mogelijkheden zijn er voor een cliënt om te participeren in een cliëntenraad? hoe wordt dit kenbaar gemaakt aan de cliënten en/of zijn/haar sociale omgeving? Hoe gaat uw organisatie om met input van de cliëntenraad? Inzien beleid op organisatie/locatie niveau (opvragen documenten) Welke afspraken zijn er over: - inhoud zorgplannen - omgang met veiligheidsrisico s (risicoanalyse) - bejegening (gedragscode) - betrokkenheid van cliënt en zijn/haar sociale netwerk - omgang met kwaliteit (kwaliteitsmanagementsysteem) - afstemming met andere organisaties - gegevensuitwisseling - calamiteitenplan (protocol) Eis Eis 4 20

22 Bijlage 3 Definities Aanbieder Begeleid wonen Beschermd wonen Calamiteit Cliënt Geweldsvoorval Kwaliteit Maatwerkvoorzieningen Natuurlijke persoon of rechtspersoon die jegens het college gehouden is een algemene voorziening of een maatwerkvoorziening in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning te leveren. Ambulante begeleiding en ondersteuning door de zorgaanbieder in de woning van de cliënt. Wonen in een accommodatie van een instelling met daarbij behorende toezicht en begeleiding, bestemd voor personen met psychische of psychosociale problemen, die niet in staat zijn zich op eigen kracht te handhaven in de samenleving. Een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van een Wmo-voorziening, die heeft plaatsgevonden gedurende de betrokkenheid van een aanbieder en die tot een ernstig schadelijk gevolg voor of de dood van een cliënt kan leiden of heeft geleid. Persoon die gebruik maakt van een algemene voorziening of aan wie een maatwerkvoorziening is verstrekt of door of namens wie een maatwerkvoorziening is verstrekt of door of namens wie een melding is gedaan als bedoeld in artikel eerste lid van de Wmo Seksueel binnendringen van het lichaam van of ontucht met een cliënt, alsmede lichamelijk en geestelijk geweld jegens een cliënt, door een beroepskracht dan wel door een andere cliënt met wie de cliënt gedurende het etmaal of een dagdeel in een accommodatie van een aanbieder verblijft. 1 De aanbieder draagt er zorg voor dat de voorziening van goede kwaliteit is. 2 Een voorziening wordt in elk geval: a. veilig, doeltreffend, doelmatig en cliëntgericht verstrekt, b. afgestemd op de reële behoefte van de cliënt en op andere vormen van zorg of hulp die de cliënt ontvangt, c. verstrekt in overeenstemming met de op de beroepskracht rustende verantwoordelijkheid, voortvloeiende uit de professionele standaard; d. verstrekt met respect voor en inachtneming van de rechten van de cliënt. Onder maatwerkvoorzieningen als toezicht object wordt verstaan: op de Wmo gerichte dienstverlening, te weten: a. Begeleiding (waaronder ook ADL persoonlijke verzorging) b. Dagbesteding c. Vervoer van en naar dagbesteding/collectief vervoer/aanvullende openbaar vervoer d. Hulp bij het huishouden e. Logeervoorziening / kortdurend verblijf 21

23 f. Hulpmiddelen g. Woningaanpassing h. Beschermd Wonen i. GGZ-inloop Melding Een bericht van een aanbieder, cliënt, burger en /of ambtenaar aan de toezichthouder over een calamiteit bij de verstrekking van een voorziening. Portefeuillehouder Wmo De wethouder van een gemeente die door het college is belast met de portefeuille Wmo en verantwoordelijk is voor toezicht op de aanbieders die werkzaamheden uitvoeren in opdracht van de gemeente onder het regime van de Wmo. Prisma Light In te zetten methode tijdens het onderzoek na een calamiteit of geweldsvoorval. Een systematische analyse die inzicht geeft in de oorzaken en sub-oorzaken van (bijna-)incidenten. Hierbij worden mogelijke oorzaken van het incident aangewezen met behulp van een analyseschema. Toezicht Het verzamelen van informatie over de vraag of een handeling of zaak voldoet aan de daaraan gestelde kwaliteitseisen, het zich daarna vormen van een oordeel hierover (o.a. aan de hand van een normatief kader) en het naar aanleiding daarvan op adviseren aan het college van B&W over te nemen vervolgstappen. Toezichthouder Door college aangewezen toezichthoudende medewerker GGD Zaanstreek-Waterland ambtenaar Wmo, als bedoeld in artikel 6.1. van de wet. Voorziening Zorg in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning die geboden wordt door een aanbieder. Wmo2015 Wet maatschappelijk ondersteuning 2015 Zorgplan (leefplan, persoonlijk plan of ondersteuningsplan) In een zorgplan staat welke zorg en ondersteuning de cliënt krijgt; de wensen en behoeften; de mogelijkheden en beperkingen; doelen van de zorg voor de komende periode; afspraken over zorg en welzijn zoals: begeleiding, verzorging, verpleging, dagbesteding, hulp van familie en privacy. 22

24 23

25 Jaarplan Wmo toezicht 2018 Beemster, Edam-Volendam, Landsmeer, Oostzaan, Purmerend, Waterland en Wormerland Versie 2, 25 januari 2018

26 Inhoudsopgave 1 Inleiding Inrichting calamiteiten toezicht Inrichting regulier toezicht... 3 Signaal gestuurd... 3 Thematisch gestuurd Aantal geplande onderzoeken Overige activiteiten Aanvullende afspraken... 4

27 1 Inleiding Sinds 1 januari 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor het toezicht op de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo 2015). Het toezicht op de Wmo bestaat uit toezicht uitgevoerd bij een aanbieder nadat zich daar een calamiteit of geweldsvoorval heeft voorgedaan en regulier toezicht. In dit jaarplan zijn de keuzes opgenomen die binnen het regulier toezicht voor het jaar 2018 zijn gemaakt en de activiteiten die naast het daadwerkelijk toezicht uitoefenen worden ontplooid. De financiële effecten van de gemaakte keuzes zijn vastgelegd in een daartoe opgesteld document. 2 Inrichting calamiteiten toezicht Een melding van een calamiteit of geweldsvoorval vormt een directe aanleiding tot het uitvoeren van een onderzoek. De werkwijze van calamiteiten gestuurd onderzoek is uitgewerkt en terug te vinden in het protocol calamiteiten ¹. 3 Inrichting regulier toezicht Bij de uitvoering van regulier toezicht wordt signaal gestuurd werken gecombineerd met geselecteerde thema s. In het Toezichtarrangement² is dit beschreven. Het reguliere toezicht heeft een preventief karakter. Deze onderzoeken worden in een kalenderjaar gepland en vinden bij voorkeur aangekondigd plaats. Signaal gestuurd Voor dit eerste jaar van regulier toezicht is besloten om op de plank liggende signalen van de afgelopen jaren te verzamelen bij Wmo-consulenten, contractmanagers en overige betrokkenen uit de opdracht gevende gemeenten. Toezichthouders hebben contacten gelegd met Wmo consulenten en contractmanagers en vervolgens afspraken gemaakt over de overdracht van signalen. De verzamelde signalen worden door de toezichthouders geregistreerd per aanbieder, waardoor signalen uit alle opdracht gevende gemeenten zijn geclusterd. Met de geclusterde informatie wordt gekeken bij welke aanbieders een onderzoek naar de kwaliteit van dienstverlening prioriteit heeft. Omdat deze analyse nog niet volledig is en er gedurende het jaar ook signalen zullen binnenkomen, is het inschatten van het aantal onderzoeken dat hieruit voortvloeit lastig. Thematisch gestuurd Uit landelijke onderzoeken en ervaringen van andere toezichthouders is gebleken dat bij beschermd wonen de meeste risico s bestaan ten opzicht van de kwaliteit van dienstverlening. Dit heeft onder andere te maken met de doelgroep die gebruik maakt van deze voorziening. Ook de gemeenten hebben aangegeven de kwaliteit van deze vorm van ondersteuning in beeld te willen krijgen. In 2018 zullen locaties die beschermd wonen aanbieden worden onderzocht. Op dit moment wordt ingeschat dat het gaat om een vijftiental locaties. ¹ Protocol calamiteiten Wmo. Beemster, Edam-Volendam, Landsmeer, Oostzaan, Purmerend, Waterland en Wormerland Versie 1, 29 augustus 2017 ² Zie Toezichtsarrangement Wmo. Beemster, Edam-Volendam, Landsmeer, Oostzaan, Purmerend, Waterland en Wormerland. Versie 1, 25 januari

28 4 Aantal geplande onderzoeken Nu duidelijk is welke keuzes zijn gemaakt voor het reguliere toezicht kan een overzicht worden gegeven van het totaal te verrichten onderzoeken. Uitgaande van een tijdsinvestering van 50 uur per regulier onderzoek en 100 uur per calamiteitenonderzoek is gezien de capaciteit van 2fte aan toezichthouders de planning voor 2018 als volgt: 15 onderzoeken bij locaties waar beschermd wonen wordt geboden 10 calamiteiten onderzoeken (gebaseerd op cijfers van GGD Gelderland Zuid, een regio van vergelijkbare grootte) 15 onderzoeken naar aanleiding van signalen De genoemde aantallen onderzoeken naar aanleiding van calamiteiten en signalen staan niet vast. In de loop van het jaar zal blijken of de inschatting juist is of dat er meer ruimte vrijkomt voor reguliere onderzoeken. In september 2018 zal door het toezichtteam aangegeven worden of de inschatting leidt tot het uitvoeren van extra onderzoeken. De portefeuillehouders van de gemeenten zullen hierover geïnformeerd worden. De tijdsinvestering per onderzoek is een schatting, hierover zijn geen landelijke cijfers bekend. Daarom zal in 2018 per onderzoek worden gemonitord welke tijdsinvestering daadwerkelijk nodig is. Mocht dit erg afwijken van de hierboven gegeven inschatting, wordt dit in het ambtelijk overleg besproken. Indien er in de loop van 2018 meer meldingen binnenkomen dan verwacht wordt dit ook besproken in het ambtelijk overleg. 5 Overige activiteiten In 2018 zijn een aantal activiteiten gepland, die naast cyclische vergaderingen en onderzoeken plaatsvinden. Symposium over kwaliteitstoezicht gepland op 11 januari Wanneer gaandeweg het jaar blijkt dat bekendheid over het toezicht Wmo bij aanbieders nogmaals aandacht behoeft, zal een tweede bijeenkomst in het najaar van 2018 plaatsvinden. Gedurende het eerste half jaar van 2018 organiseren toezichthouders Wmo om de maand een regionaal overleg om casuïstiek en signalen te verzamelen en bespreken (CaSi-overleg). Genodigden zijn Wmo-consulenten en de toezichthouder van Zaanstad. Na het eerste halfjaar wordt de opzet geëvalueerd en eventueel aangepast. Tweemaandelijks deelname landelijke overleggen GGD GHOR NL Maandelijks overleg met de toezichthouder van de gemeente Zaanstad waarin er signalen gedeeld worden, samenwerking besproken wordt (bij gedeelde organisaties), afstemming besproken wordt om zo uniformiteit mogelijk uitvoering te geven aan het toezicht houden in het belang van de aanbieders. 6 Aanvullende afspraken Voor de registratie van de locaties, onderzoeken en signalen wordt binnen de huidige begroting een systeem aangeschaft en ingericht. 4

29 Afgeronde rapporten van onderzoeken zullen openbaar gemaakt worden. De GGD neemt het initiatief om te onderzoeken op welke manier dit vormgegeven kan worden en legt dit voor aan het Algemeen Bestuur van de GGD. Het Jaarverslag van het toezicht uitgevoerd in 2017 zal in maart 2018 gereed zijn. Het voorstel voor het jaarplan toezicht Wmo 2019 zal in november 2018 aan de portefeuillehouders voorgelegd worden. Het toezicht op de kwaliteit van dienstverlening in het kader het persoonsgebonden budget wordt in 2018 verder besproken en vormgegeven door toezichthouders Wmo in samenwerking met de beleidsmedewerkers. 5