NOTITIE. NCD Mediaprotocol (voor intern gebruik) September 2017

Transcriptie

1 NCD Mediaprotocol (voor intern gebruik) September 2017 Wat is een mediaprotocol Een mediaprotocol is een beschrijving van het proces waarin wordt geregeld wie in welke situatie de media te woord staat over welke onderwerpen. Een mediaprotocol is daarmee in feite een instructie/ richtlijn over het onderhouden van contacten met de media. Waarom een mediaprotocol Om ervoor te zorgen dat NCD op eenduidige wijze en met consistente boodschappen in de media komt, is een mediaprotocol onmisbaar. Het schept duidelijkheid en geeft sturing, waarmee problemen/vragen voorkomen kunnen worden. Met de juiste boodschappen (communicatie)werken we actief aan ons merk en imago waardoor we de community op de gewenste wijze profileren. Media In de dagelijkse praktijk verstaan we onder externe media: radio, televisie en geschreven pers zoals o.a. dag-, week-, maand- en vakbladen, magazines en (bijbehorende) websites. Daarnaast zijn er nog onafhankelijke websites, fora, blogs en kennisbanken die over bepaalde thema s publiceren of een mening hebben. Verder zijn er social media als LinkedIn, Twitter, Facebook en Google (zie bijlage 1). NCD maakt zelf ook gebruik van (interne) media als de NCD website, NCDay app, GovernanceTV, Councilwise, online Leadership magazine, nieuwsbrieven en brochures. Deze worden ingezet voor informatie- en kennisoverdracht, als marketingtool en het verkrijgen van meningsvorming op thema s. De diversiteit aan in- en externe media vraagt om consistente communicatie. Woordvoering De directeur* is de woordvoerder van NCD, zet per item de woordvoeringslijn uit en zorgt hierbij voor verbinding met de juiste in-en/of externe stakeholders. Bij ontstentenis van de directeur, neemt de voorzitter** het woordvoerderschap over, tenzij anders wordt besloten. Voor generieke onderwerpen geldt dat de directeur het woord voert binnen de bestuurlijke kaders en vigerend NCD beleid. Voor specifieke onderwerpen geldt dat de directeur het woord voert na overleg met de betreffende portefeuillehouder en/of voorzitter Bestuur. Passieve & actieve mediabenadering en crisis/issuecommunicatie We onderscheiden twee vormen van mediabenadering: actieve en passieve mediabenadering. Bij actieve mediabenadering gaat het initiatief tot het contact uit van NCD. Bij passieve mediabenadering gaat het initiatief tot het contact uit van de media. Een mengvorm van actief en passief is crisis/issuecommunicatie, waarvoor aparte regels gelden. Passieve mediabenadering Indien de media contact leggen met NCD gelden de volgende regels: o De bureaumedewerker die de vraag krijgt stelt een aantal informatieve vragen aan de journalist (zie de tips in de bijlage 2) en informeert de directeur van het bureau over het geheel. o De directeur kan bij vragen over feitelijke gegevens, vigirend beleid en reacties op NCD persberichten/publicaties de pers zelfstandig te woord staan en rapporteert over het perscontact met (de portefeuillehouder in) het bestuur. In geval van twijfel stemt de directeur voorafgaand aan beantwoording af met de betreffende portefeuillehouder in het bestuur. 1

2 o Indien er vragen zijn over nog niet vastgesteld toekomstig beleid, visie, (politiek) richtinggevende discussies of reactie op actuele onderwerpen, stemt de directeur altijd eerst af met de portefeuillehouder en/of voorzitter Bestuur. o NCD leden die door de media worden benaderd stemmen dit af met de directeur die de juiste handelswijze volgens het protocol zal inzetten. Actieve mediabenadering Indien NCD zelf het contact met de media zoekt gelden de volgende regels: o (Media)strategie en boodschap worden in overleg tussen directeur en voorzitter Bestuur bepaald. o Het Bureau wordt gebriefd zodat snel kan worden geschakeld indien de media naar aanleiding van het contact reageren (aanvullende vragen of andere media die op het nieuws reageren, zie passieve mediabenadering). o NCD bestuurders en medewerkers benaderen de media niet actief zonder te voldoen aan het hierboven gestelde. o NCD leden dienen geen actieve mediabenadering na te streven. Indien daar wel behoefte aan is dient dit vooraf te worden afgestemd met en gecoördineerd door de directeur. Crisis/issuecommunicatie Meestal begint een zaak in de media als een issue en kan bij onzorgvuldige communicatie snel uitgroeien tot een crisis. In het geval dat NCD betrokken raakt bij een issue of een crisis gaan er aparte regels gelden. Denk hierbij aan de volgende zaken: o als gevolg van NCD informatie ontstaat er ongerustheid, onrust, verontwaardiging, verwarring die terugslaat op NCD; o politieke-, branche- of publieksacties in het NCD domein; o beschuldigingen, klokkenluiders, chantage, afpersing, diefstal; o fraude, corruptie, (financiële) malversaties, criminaliteit, belangenverstrengelingen; o ledenopstand, muiterij, bestuurscoupe. In geval van een issue dat NCD niet rechtstreeks raakt maar dat zich wel bevindt in het NCD domein, wordt het issue dagelijks gevolgd in de media (on- en offline) door het bureau. De directeur wijst daartoe een medewerker aan om het issue te monitoren. Indien het issue betrokkenheid vraagt van NCD overlegt de directeur met de portefeuillehouder en/of voorzitter Bestuur en de voorzitter van de ledenraad (of bij diens afwezigheid de vice-voorzitter). De woordvoering loopt via de normale lijnen zoals beschreven. In geval van een crisis (voortvloeiend uit een issue of vanwege rechtstreekse betrokkenheid met NCD) wordt direct een crisisteam (onder voorzitterschap van de voorzitter Bestuur) geformeerd bestaande uit vertegenwoordigers uit de Ledenraad, Bestuur en Bureau, eventueel aangevuld met externe specialisten. De woordvoering en mediabenadering ligt dan volledig in handen van het crisisteam. Richtlijnen Voor NCD gelden de volgende communicatierichtlijnen: Statuten en het Huishoudelijk Reglement zijn de grondslag voor gedrag, denken & doen. Handel volgens de NCD Code of Conduct en het NCD Mediaprotocol. Doe geen uitlatingen die het beleid en imago van NCD kunnen aantasten. 2

3 Breng geen vertrouwelijke informatie naar buiten en onthoud je van uitspraken die als beledigend, discriminerend en/of disrespectvol kunnen worden opgevat. Wees je ervan bewust dat je ook als privépersoon als vertegenwoordiger van NCD kan worden gezien. Sancties Bij vermeende overtreding van het protocol zal het NCD lid en/of medewerker Bureau worden aangesproken door de directeur om betrokkene in de gelegenheid te stellen een toelichting te geven. Indien de vermeende overtreding door de directeur zelf is begaan zal de directeur hierop worden aangesproken door de voorzitter. Bij een vastgestelde overtreding kan dit in het uiterste geval schorsing, ontheffing uit (bestuurs)functie, ontslag, royement of uitsluiting van dienstverlening betekenen. Noot voor deze notitie: *) Met directeur wordt degene bedoeld die in het directieteam woordvoering in portefeuille heeft. **) Met voorzitter wordt ook bedoeld vice-voorzitter en in voorkomende gevallen de portefeuillehouder. 3

4 NCD Mediaprotocol Bijlage 1 Richtlijnen voor gebruik (social) media LeadershipNL Dit digitale magazine draagt bij aan meningsvorming over leiderschap en toezicht en informeert de community en iedereen die te maken heeft met leiderschap en toezicht. Ervaringen van (community) leden staan daarbij centraal. Er zijn 2 permanente edities die maandelijks worden bijgewerkt, naast minimaal 4 speciale uitgaven. NCDay app Deze app wordt ingezet als informatietool binnen het NCD netwerk, faciliteert verbinding tussen NCD leden en kan worden aangewend voor meningsvorming op thema s. Alle actuele zaken en bijbehorende verwijzingen/koppelingen zijn in de app terug te vinden, evenals de ledenprofielen. NCDay heeft aansluiting met en is een aanvulling op de NCD website(s). Twitter (@NCDtwit) NCD twittert bewust, opiniërend, positief en in correct Nederlands. Belangrijke onderwerpen van het NCDtwit account zijn: leiderschap & toezicht, NCD events en actuele ontwikkelingen op diverse gebieden zoals corporate governance, innovatie, directeuren en commissarissen. LinkedIn De NCD LinkedIn groep wordt gebruikt om events aan te kondigen en wordt in beperkte mate gebruikt om interactie te bevorderen op bepaalde issues. Facebook Wordt niet gebruikt. Google Inzet van Google Alerts met keywords. 4

5 NCD Mediaprotocol Bijlage 2 Tips voor contact met de media Persgesprek voeren Onder de noemer persgesprek valt elk gesprek dat met een journalist wordt gevoerd. Meestal is het eerste contact telefonisch. In dit gesprek dien je over een aantal zaken te informeren: Voor welk medium werkt de journalist? Waar gaat het artikel over? Welke vragen wil de journalist stellen? Is het een krant? Welke? Wanneer wil de journalist het stuk in de krant hebben? Wat is het onderwerp? Wat is het voor een artikel? N.B.: Vraag altijd of je het artikel voor plaatsing mag inzien. Zorg ervoor dat je weet voor welk tijdstip je dient te reageren. Is het een radiostation of televisiezender? Welke? Wanneer moet het interview worden uitgezonden? In welk programma? Wat is dat voor een programma? Wat voor kijkers/luisteraars? Hoeveel tijd is er uiteindelijk beschikbaar voor het interview? Is het een website? Welke? Waar, hoe en wanneer wordt het online gezet? Overige aandachtspunten persgesprek: Formuleer voor jezelf de kernboodschap en houd hieraan vast. Zorg dat je weet hoe je de organisatie kort en eenvoudig beschrijft. Benadruk de goede aspecten van de organisatie; wees positief en trots. Keep It Short and Simple! Houd er rekening mee dat de gemiddelde kijker / luisteraar / lezer mavoniveau heeft. Maak korte zinnen met weinig bijzinnen. Overvalt het je dat een journalist belt, informeer dan welke vragen hij wil gaan stellen en vraag enige voorbereidingstijd. Spreek je een tijd af waarop je terugbelt, houd je hier dan altijd aan. Nieuwswaarde Of een bericht voldoende nieuwswaarde heeft, wordt bepaald met de ABABA-formule: Actualiteit; nieuws wat zojuist gebeurd is of bijna gaat gebeuren Belangrijkheid Afwijking van het normale Belangstelling van de ontvanger Autoriteit van de organisatie Persbericht Een persbericht bevat (van boven naar onder) minimaal de volgende elementen: Plaats en datum Melding: PERSBERICHT De kop: de inhoud kernachtig samengevat De eerste alinea vetgedrukt met antwoord op vragen: Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom en Hoe In de volgende alinea s uitwerking en toelichting op het nieuwsfeit Aan het einde: naam en telefoonnummer perswoordvoerder 5

6 Overige aandachtspunten persbericht: Zorg dat al het nieuws in de eerste alinea staat. Journalisten die een bericht in willen korten gaan niet samenvatten maar knippen er aan de onderkant een stuk af. Gebruik actieve taal, dus geen lijdende vorm. Voldoende witregels tussen de verschillende alinea s oogt verzorgd. Altijd een kopie van het persbericht naar de perswoordvoerder van de school (en eventuele communicatie medewerker). Lessen uit mediatraining In contact met een journalist moet je niet alleen zorgen dat je zelf voorbereid bent, maar ook hem voorbereiden. Stuur hem informatie en help hem zo een goed verhaal te schrijven. Blijf bij je kernboodschap en herhaal die; als er geknipt wordt moet dat overblijven. Denk aan het publiek: de lezer, de luisteraar, de kijker. KISS: Keep It Short and Simple en ook begrijpelijk voor de man van de straat. Geef handen en voeten aan je boodschap, gebruik concrete voorbeelden. Leg altijd de context van een bepaalde gebeurtenis uit. Als argument om de tekst ter inzage te krijgen: we zijn er beide bij gebaat dat de feiten kloppen. Als er uiteindelijk toch iets mis is gegaan bij de publicatie: bel de journalist. Bespreek hoe het kon gebeuren, miste hij informatie? En bied je hulp aan om het de volgende keer te voorkomen. De individuele contacten met journalisten kunnen heel nuttig zijn: als ze je kennen, weten ze waar je voor staat, kunnen ze gebeurtenissen beter plaatsen. Dit kan grote gevolgen hebben voor de toon van een artikel. Als je op een vraag geen antwoord kunt of wilt geven, leg uit waarom niet (reden). Je hoeft niet alles te vertellen, maar wat je vertelt moet waar zijn. Vraag je bij elk perscontact af: Ben ik de juiste persoon? Weet ik er voldoende van? Heb ik mezelf voorbereid? Heb ik de journalist voorbereid? Wat is het meest kritische vraag die ze kunnen stellen? Wat weten de luisteraars/lezers al en wat nog niet? Wees positief! Benadruk de goede kanten van en wees trots op de organisatie. 6