Evenementenbeleid December Evenementenbeleid Westvoorne

Transcriptie

1 Evenementenbeleid December 2013

2 Inhoudsopgave Voorwoord 3 5. Gemeentelijke ondersteuning 30 Leeswijzer Beheer openbare ruimte Schoonmaken Beleidskeuzes ten aanzien van Stroomvoorziening 30 evenementen 5.4 Financiële ondersteuning Inleiding Inzet van materiaal en personeel Openbare Orde en Veiligheid Evenemententerreinen 5 6. Toezicht en handhaving Hoeveelheid evenementen Toezicht Evenemententijden Handhaving en gevolgen Collectieve festiviteiten Evaluatie Incidentele festiviteiten Ontheffing sluitingsuur 9 Samenvatting Categorieën evenementen 10 Bijlagen Definitie 10 Begrippenlijst Meldingplichtige evenementen Vergunningplichtige evenementen Categorisering evenementen Evenementen en horeca Procedure vergunningsplichtige evenementen Inleiding Procedure aanmelden evenement Procedure evenementenvergunning Overzicht termijnen Publicatie Onvoorziene omstandigheden, uitzondering op de regels Eisen aan een evenement Beveiliging Geneeskundig hulpverlening Geluidseisen Calamiteitendraaiboek Aansprakelijkheid Klachtenprocedure Verkeersmaatregelen Verkeersregelaars Verstrekken alcoholische dranken Tijdelijke gebruiksmelding Precario Leges 29 2

3 Voorwoord Deze Nota is met dank aan de enthousiaste medewerking van de organisatoren van evenementen, horecaondernemers en de diverse partners zoals brandweer en politie tot stand gekomen. In de gemeente Westvoorne worden veel leuke evenementen georganiseerd. Evenementen leveren een bijdrage aan het culturele, sociaal-maatschappelijke leven in de gemeente en zijn een belangrijk onderdeel van het toeristisch recreatieve product van de gemeente Westvoorne. De verscheidenheid aan evenementen vormt een aantrekkelijke voorziening voor de gasten en inwoners van de gemeente. Naast de hierboven genoemde positieve kanten hebben evenementen ook negatieve kanten. Zo kunnen evenementen overlast veroorzaken voor mensen die dicht bij de evenementenlocaties wonen en werken. De overlast heeft niet alleen met geluid te maken. Ook de bereikbaarheid van de woningen of de bedrijven, het tijdelijk verdwijnen van parkeerplaatsen, verkeersopstoppingen en vervuiling van de openbare ruimte spelen daarbij een rol en vragen aandacht om een evenement voor een ieder zo goed mogelijk te laten verlopen. Met een duidelijk evenementenbeleid wil de gemeente Westvoorne de evenementen in goede banen leiden voor de omgeving en zorgen voor een optimale dienstverlening naar organisatoren. Enerzijds wil de gemeente met haar beleid het organiseren van evenementen stimuleren en het organiseren van een evenement vereenvoudigen, anderzijds wil zij duidelijkheid en een goede regulering. Een ieder is er immers bij gebaat bij een schoon, heel en veilig evenement. In Westvoorne is in 2009 voor het laatst evenementenbeleid vastgesteld. Dit beleid vormt een goede basis voor de vergunningverlening, de organisatie en de eventuele handhaving. Actualisatie van het evenementenbeleid vindt plaats omdat er de laatste jaren diverse beleidsstukken lokaal en regionaal ontwikkeld zijn die van invloed zijn op het Westvoornse evenementenbeleid. Daarnaast is geconstateerd dat binnen de horeca steeds vaker feesten georganiseerd worden waarvoor de bestaande regelgeving ontoereikend is om de openbare orde en openbare veiligheid te garanderen. De gemeente neemt, naast de rol van vergunningverstrekker, steeds nadrukkelijker de rol van regisseur op zich, met name ten aanzien van openbare orde, brand- en verkeersveiligheid en volksgezondheid en behandelt met de nodige zorgvuldigheid de evenementenaanvragen, waarbij de openbare orde en leefbaarheid voorop staat. Burgemeester Peter de Jong 3

4 Leeswijzer Voor u ligt het evenementenbeleid. Een beleidsnota die tot stand is gekomen na een uitvoerig participatietraject met evenementenorganisatoren, horeca-ondernemers, politie en de VRR. De gemeente wil alle deelnemers hiervoor danken. In hoofdstuk 1 wordt ingegaan op de beleidskeuzes ten aanzien van evenementen. Wetgeving rond evenementen wordt uitgewerkt en er wordt ingegaan op de evenemententerreinen van de gemeente. Hoofdstuk 2 omvat kaders waarbinnen een evenement plaats moet vinden. Omschreven wordt wanneer welke categorie op een evenement van toepassing is en wat als een evenement wordt gezien. Wanneer duidelijk is wat de kaders zijn per categorie, wordt in hoofdstuk 3 ingegaan op welke procedure de gemeente hiervoor volgt. Hoe wordt tot een evenementenvergunning gekomen en wie denken hierin mee? Hoofdstuk 4 geeft aan welke eisen de gemeente stelt aan organisatoren van evenementen. Waar moet een evenement aan voldoen en waar dient de organisator voor te zorgen? De gemeente wil organisatoren ondersteunen in het laten plaatsvinden van evenementen. In hoofdstuk 5 wordt omschreven op welke wijze dit wordt ingevuld en waar de gemeente de organisator mee van dienst kan zijn. Naast de in de inleiding genoemde positieve kanten van een evenement zijn er ook negatieve elementen. Getracht worden deze elementen zoveel als mogelijk te beperken. In hoofdstuk 6 wordt aangegeven hoe hier mee om wordt gegaan. Indien van toepassing, wordt het hoofdstuk afgesloten met een actielijst. 4

5 HOOFDSTUK 1. Beleidskeuzes ten aanzien van evenementen 1.1 Inleiding Evenementen worden in verschillende soorten en maten en met een verscheidenheid aan functies georganiseerd. Rockanje, Oostvoorne en Tinte hebben naast incidentele festiviteiten, alle drie hun eigen jaarlijks terugkerende evenementen op het gebied van sport, cultuur en vermaak. Deze vinden zowel binnen als buiten plaats. Voor het maken van beleidskeuzes ten aanzien van evenementen zijn een aantal factoren van belang. Zo zijn er bepalingen in de Algemene Plaatselijke Verordening (hierna APV genoemd) van de gemeente Westvoorne opgenomen die het juridische kader vormen voor het organiseren van evenementen. In de Handreiking Publieksveiligheid evenementen Rotterdam Rijnmond zijn regionale beleidscriteria opgesteld, die in onderlinge samenhang bepalend zijn of een evenement aangemerkt kan worden als een nul-, A-, B- of C- evenement. Door deze differentiatie kan een inschatting van de mate van overlast gegeven worden. Dit hoofdstuk gaat nader in op het evenementenbeleid dat de spelregels geeft, die nodig zijn om een evenement goed te laten verlopen. 1.2 Openbare Orde en Veiligheid Bij het plaatsvinden van evenementen kan er in meer of mindere mate overlast ontstaan. Vooral voor bewoners, die wonen rondom een evenemententerrein of locatie waar deze worden georganiseerd, is deze overlast merkbaar. Gezien het aantal evenementen dat jaarlijks wordt georganiseerd, in combinatie met de opgedane ervaring, de geconstateerde knelpunten en de grotere landelijke aandacht ten aanzien van veiligheid en handhaving, is het maken van beleidskeuzes van belang. In hoofdstuk 6 Toezicht en Handhaving wordt verder ingegaan op dit onderwerp. Er worden, zonder de mogelijkheden voor evenementen onevenredig zwaar te beperken, regels gesteld om deze overlast zoveel mogelijk te voorkomen en te beperken. 1.3 Evenemententerreinen Op dit moment zijn er twee aangewezen evenemententerreinen binnen de gemeente Westvoorne: de Hofwei te Oostvoorne en de Drenkeling te Rockanje. In Tinte is geen evenemententerrein aangewezen. Kleinschalige evenementen vinden daar in de regel plaats op het veldje bij de Weidehof. Beide aangewezen locaties hebben te maken met directe omwonenden. Hierdoor is de afgelopen jaren zorgvuldig gekeken naar klachten van omwonenden. Gekeken wordt naar de balans tussen woongenot en de georganiseerde evenementen op deze terreinen. Uit onderzoek blijkt dat er nauwelijks klachten zijn over evenementen die plaatsvinden op de bestaande evenemententerreinen. De locatie is vaak bepalend voor het slagen van een evenement. Schatgraven kan niet op een evenemententerrein en straattekenen kan niet op het strand. In het overzicht gemeentelijke evenemententerreinen is vooraf duidelijk wat er mag en kan op deze terreinen. De vrijheid om evenementen op andere locaties te organiseren blijft. Evenemententerreinen, anders dan de aangewezen evenemententerreinen, zullen vooraf door de gemeente worden beoordeeld. 5

6 Locatieprofiel de Drenkeling Locatie Grootte Ondergrond Watervoorziening Stroomvoorziening Bereikbaarheid Parkeergelegenheden Bijzonderheden Korteweg, Rockanje (terrein bij v.v. Rockanje) 2400 m2 Asfalt Ja Nee Goed bereikbaar voor nood- en hulpdiensten 2 e slag, de Duinrand (grasveld) Gelegen langs de rand van Rockanje 6

7 Locatieprofiel de Hofwei Locatie Grootte Ondergrond Watervoorziening Stroomvoorziening Bereikbaarheid Parkeergelegenheden Bijzonderheden Hoflaan, Oostvoorne (terrein naast het oude gemeentehuis); centraal gelegen in Oostvoorne 3000 m2 gras Ja Ja Goed bereikbaar voor nood- en hulpdiensten Terrein OVV, de Ruy. Gelegen naast de Burcht en het Mildenburgbos 7

8 1.4 Hoeveelheid evenementen Per jaar vinden er ongeveer 70 evenementen plaats in de gemeente Westvoorne. Opvallend is het feit dat deze evenementen verspreid plaatsvinden. Er zijn geen locaties waar een zware druk op ligt als het gaat om evenementen. Op de aangewezen evenemententerreinen vinden gemiddeld zes evenementen plaats. Voor de Hofwei kan gesteld worden, dat met zorg op deze locatie is gezocht naar de balans tussen prettig wonen en het houden van evenementen en deze balans door de aard van de evenementen als goed wordt ervaren. Op de Hofwei vindt de jaarlijkse kermis plaats, de Serenade, Jacoba van Beierendag, de Bos en Burchtfair en de Burchtfeesten. Er is ruimte voor een evenement gelijk aan het Hofwei festival. Terugkerende evenementen op de Drenkeling in de afgelopen tijd zijn Rockanje Live, het Octoberfest en het circus. Het Octoberfest is in 2013 voor het laatst gegeven. De gemeente Westvoorne reguleert jaarlijks de spreiding van de verschillende evenementen om ervoor te zorgen dat er geen te zware druk komt te liggen op de verschillende locaties en aangewezen evenemententerreinen. Vanwege deze spreiding is er geen noodzaak om een maximum te stellen aan de hoeveelheid evenementen per locatie. Bij de evaluatie van dit beleid (medio 2016) zal opnieuw worden gekeken naar de balans tussen woongenot en de georganiseerde evenementen op de verschillende locaties. 1.5 Evenemententijden gemeente Westvoorne Het geven van prioriteit aan een rustig woonklimaat in een toeristische badplaats staat bijna haaks op het bieden van een aantrekkelijk evenementenaanbod. Dit geldt met name voor de kernen, waarin in het hoogseizoen veel evenementen worden georganiseerd. Om een evenwicht te creëren tussen het woongenot en de eerder genoemde belangen van evenementen zijn in 2009 eindtijden voor evenementen vastgesteld. Uit onderzoek onder evenementenorganisatoren en horeca-ondernemers blijkt dat de huidige eindtijden toereikend zijn voor het organiseren van een geslaagd evenement. Daarnaast ontvangt de gemeente Westvoorne geen klachten van burgers over de eindtijden van evenementen. De bestaande eindtijden voor evenementen worden in dit nieuwe beleid gehandhaafd. De eindtijden voor evenementen vind u in bijlage I. 1.6 Collectieve festiviteiten Aan het begin van een nieuw kalenderjaar wijzen burgemeester en wethouders per woonkern (Tinte, Oostvoorne en Rockanje) de collectieve festiviteiten aan voor het nieuwe kalenderjaar. Dit gebeurt naar aanleiding van de ingediende evenementen. De collectieve festiviteiten worden in overleg met de politie bepaald. Collectieve festiviteiten en horeca Wanneer een evenement aangewezen wordt als collectieve festiviteit, mogen de locale horecaondermers ook activiteiten in hun ondernemingen ontplooien. Deze activiteiten moeten kleinschalig zijn, passen binnen hun normale activiteiten en niet (evenementen)vergunningsplichtig zijn. Normaal gesproken moet voor dit soort activiteiten een ontheffing 12- dagenregeling worden aangevraagd, echter bij een collectieve festiviteit mag een ondernemer zonder gebruik te hoeven maken van een ontheffing 12- dagenregeling iets organiseren en kost het de ondernemer geen ontheffing volgens de 12- dagenregeling. Meldingsplicht Bij het organiseren van een activiteit tijdens een collectieve festiviteit dient door de horecaondernemer wel melding te worden gedaan bij de gemeente Westvoorne. Door deze 8

9 melding zijn de nood- en hulpdiensten vooraf op de hoogte gesteld van de verschillende georganiseerde activiteiten binnen de horeca. Hierdoor kunnen deze diensten beter in schatten wat zij kunnen verwachten bij een calamiteit. 1.7 Incidentele festiviteiten (ontheffing 12- dagenregeling) Het is een inrichting toegestaan om maximaal 12 incidentele festiviteiten per kalenderjaar te houden waarbij de normale geluids- en lichtnormen in de inrichting niet gelden. Hieronder valt bijvoorbeeld een live band met versterkte muziek, een optreden van een dj, een vertoning van een voetbalwedstrijd op een groot scherm of een lasershow. In de APV zijn aan de ontheffing 12- dagenregeling eisen gesteld die het geluidsniveau beperken om overlast te voorkomen. Meldingsplicht De gemeente Westvoorne dient in kennis te worden gesteld door de ondernemer wanneer hij gebruik wil maken van de ontheffing 12- dagenregeling. De melding wordt afgetrokken van het nog beschikbare aantal dagen. De aangewezen collectieve festiviteiten worden, zoals eerder al aangegeven, niet in mindering gebracht op deze ontheffing 12- dagenregeling. De ontheffing 12- dagenregeling is tevens van toepassing op lichtnormen. Hierbij kan gedacht worden aan verlichting bij sportbeoefening in de buitenlucht, laserstralen en andere vormen van lichtbundels. Hiervoor kan tevens een ontheffing 12- dagenregeling gegeven worden. De bevoegdheid om te bepalen dat de normale normen niet gelden komt voort uit artikel 2.21 van het Activiteitenbesluit (Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer). Door deze ontheffing 12- dagenregeling wordt de overlast, veroorzaakt door inrichtingen, beperkt tot 12 maal per jaar. 1.8 Ontheffing sluitingsuur Ontheffing sluitingsuur is collectief geregeld in de nu geldende APV (zie bijlage I onder uitzonderingen ten aanzien van de genoemde traditionele evenementen). Verder kan een horeca-exploitant individueel een ontheffing sluitingsuur aanvragen. De individuele ontheffing sluitingsuur tijdens evenementen kan van zondag tot en met donderdag voor maximaal 1 uur worden verleend. Voor vrijdag en zaterdag wordt er geen individuele ontheffing sluitingsuur verleend. Dit houdt in: a. Op zondag tot en met donderdag tot uur, levende muziek tot uur; b. Op vrijdag en zaterdag tot uur, levende muziek tot 01:30 uur. 9

10 Indien er een individuele ontheffing sluitingsuur verleend wordt (zondag tot en met donderdag) is de eindtijd van de reguliere horeca dus later dan de eindtijden voor binnenevenementen. De eindtijd voor levende muziek blijft echter gelijk aan de vastgestelde tijd voor binnenevenementen. 10

11 HOOFDSTUK 2. Categorieën evenementen 2.1 Definitie Onder een evenement wordt verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: a. bioscoopvoorstellingen; b. markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet en artikel 5:22 van de Algemeen Plaatselijke Verordening (APV) Westvoorne 2012; c. kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; d. het in een inrichting in de zin van de Drank en Horecawet gelegenheid geven tot dansen; e. betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties; f. activiteiten als bedoeld in artikel 2:9 en 2:39 van de APV Onder evenement wordt mede verstaan: a. een herdenkingsplechtigheid; b. een braderie, jaarmarkt; c. een optocht, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3 van de APV 2012, op de weg; d. een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg; e. een klein evenement. In praktische en beleidsmatige zin is het maken van onderscheid in soorten evenementen van belang, omdat grootschalige en regio-overstijgende evenementen een aanzienlijk grotere belasting van het woon- en leefklimaat inhouden dan kleinschalige evenementen. Dit onderscheid in soorten leest u in de paragrafen 2.2 en 2.3. Relevante APV-artikelen In de Algemene Plaatselijke Verordening Westvoorne staan diverse artikelen die betrekking hebben op evenementen. Deze artikelen hebben betrekking op: De begripsomschrijving van een evenement; Het organiseren van een evenement; Het gedrag tijdens een evenement; Ordeverstoring tijdens een evenement; Het sluitingsuur; Geluid- en lichthinder tijdens een evenement; Aanwijzing collectieve festiviteiten; Kennisgeving incidentele festiviteiten; Verboden incidentele festiviteiten; Geluidhinder; Standplaatsen. Voor de juiste artikelen wordt verwezen naar de geldige APV van de gemeente Westvoorne. Deze APV wordt met enige regelmaat geactualiseerd, derhalve wordt er slechts verwezen naar de APV en worden de artikelen uit de APV niet opgenomen in het evenementenbeleid. 11

12 Functies van evenementen Naast de indeling in het soort evenement is er ook sprake van een bepaalde maatschappelijke functie die het evenement heeft. Door een bepaalde functie te benoemen, wordt inzicht verkregen in de diversiteit van het aanbod, om te voorkomen dat er een toename ontstaat in georganiseerde evenementen met een zelfde functie. De evenementen kunnen in de volgende functies worden onderverdeeld: De sociaal-maatschappelijke functie Voor de bewoners van een gemeente kan een evenement de leefbaarheid onderstrepen. De ontmoetingsmogelijkheid en de gezamenlijke ervaring dragen bij aan het gemeenschapsgevoel van het individu en aan de betrokkenheid bij de gemeente. De toeristisch-recreatieve functie Een evenement biedt de bezoekers de mogelijkheid om de vrije tijd aangenaam door te brengen. Er is gelegenheid om op informele wijze anderen te ontmoeten en gezamenlijk te genieten van georganiseerde gebeurtenissen met amusementswaarde. Die recreatieve functie heeft het evenement voor alle bezoekers, zowel voor de bewoners als voor de gasten. In het verlengde hiervan ligt de toeristische functie: het vermogen om bezoekers van buiten aan te trekken. De culturele functie Veel evenementen zijn een vorm van cultuur. Het deelnemen aan dit soort evenementen leidt tot cultuurbeleving. Evenementen zijn voor een gemeente een middel om cultuurparticipatie te stimuleren. De economische functie De economische betekenis van een evenement wordt bepaald door de bestedingseffecten die het oproept, zowel voor de organisatie zelf als door de bezoekers. Bestedingen hebben een gunstige werking voor de plaatselijke middenstand. De promotionele functie Evenementen kunnen van betekenis zijn voor de promotie van een gemeente. Het evenement kan publiciteit voortbrengen in de media, wat positief kan werken op de naamsbekendheid van de gemeente. Aandacht van de pers voor festiviteiten levert een bijdrage aan het imago, de uitstraling van de gemeente bij brede publieksgroepen. Anderzijds zullen bezoekers door hun directe ervaringen tijdens het evenement zich ook een beeld vormen van de gemeente en wat de gemeente te bieden. 2.2 Meldingplichtige evenementen (Nul-evenementen) Er bestaat een onderscheid tussen meldingplichtige evenementen en vergunningplichtige evenementen. In deze paragraaf wordt ingegaan op meldingplichtige evenementen. Een evenement is meldingsplichtig indien het voldoet aan de volgende voorwaarden: a. Het aantal aanwezigen bedraagt niet meer dan 100 personen; b. Het evenement vindt plaats tussen 09:00 en 01:00 uur plaats; c. Er wordt geen muziek ten gehore gebracht voor 09:00 of na 23:00 uur; d. Er worden slechts kleine objecten geplaatst met een oppervlakte van minder dan 25 m2 per object; e. Er is een organisator. Een zogenaamd nul-evenement dient minimaal 10 werkdagen voorafgaand aan het evenement aangemeld te zijn. 12

13 2.3 Vergunningplichtige evenementen Wanneer niet aan één van de in paragraaf 2.2 genoemde voorwaarden wordt voldaan, dan is een evenement vergunningplichtig. Deze vergunningsplicht geeft de burgemeester de mogelijkheid om aan het evenement voorschriften te verbinden in het belang van de openbare orde, het voorkomen of beperken van overlast, de verkeersveiligheid, de veiligheid van personen of goederen, de zedelijkheid of de gezondheid. Vergunningplichtige evenementen bestaan uit A-, B- en C-evenementen. Om de mate van risico en complexiteit aan te geven wordt in de regio Rotterdam-Rijnmond gewerkt met een systeem van evenementencategorisering. Dit systeem zal in de volgende paragraaf worden toegelicht. Binnen de gemeente Westvoorne worden tot op dit moment alleen nul-, A- en B- evenementen georganiseerd. Gebleken is dat C-evenementen niet toegestaan kunnen worden op het strand, en in de directe omgeving van het strand. Dit heeft in eerste instantie te maken met de nauwe toegangswegen naar het strand en de ondergrond, waardoor bij een calamiteit het evenemententerrein voor hulpdiensten moeilijk bereikbaar is. Daarnaast zijn er onvoldoende bluswatervoorzieningen voor een zodanig grote activiteit en zijn er geen opstel mogelijkheden voor hulpdiensten in de nabijheid van het evenement. Natura 2000 Bij evenementen op het strand en duingebied moet er tevens een vrijstelling van de Natuurbeschermingswet 1998 worden aangevraagd bij de provincie Zuid-Holland. Dit i.v.m. mogelijke effecten op de Natura 2000-gebieden Voordelta en Voornes Duin. In 2009 heeft Arcadis een voortoets gedaan voor de toen bekende grote evenementen (zie bijlage III). Deze evenementen zijn vergunningvrij voor de Natuurbeschermingswet. Andere en nieuwe grote evenementen moeten getoetst worden. Hierover kunnen organisatoren contact opnemen met Omgevingsdienst Haaglanden (zie Categorisering evenementen De evenementenorganisator vult een aanvraagformulier voor evenementen in en levert dit formulier in bij de gemeente waar het betreffende evenement zal plaatsvinden. Op basis van de informatie uit het aanvraagformulier wordt door de gemeente een eerste risicoscan gemaakt. De risicoscan is een geautomatiseerd invulmodel waarbij de invulvelden corresponderen met de vragen uit het aanvraagformulier. De risicoscan bestaat uit een drietal indicatoren: ruimte, publiek en de activiteit. Per indicator wordt het profiel van het betreffende evenement samengesteld. In de onderstaande figuur 13

14 valt te zien dat er als eerste wordt gekeken naar het soort evenement. Bij elke vraag is er een keuzemogelijkheid. Bij het soort evenement wordt er bv. onderscheid gemaakt tussen een muziekevenement, een hardloopwedstrijd, een autosportevenement of een rommelmarkt. Afhankelijk van het antwoord wordt er een score aan dit antwoord meegegeven. Het potentiële risico wordt hierbij beoordeeld aan de hand van een puntenaantal. Hoe hoger het aantal punten hoe hoger het risico wordt ingeschat. Zo worden alle onderdelen ingeschaald op een aantal punten. Een evenement waarbij alcohol wordt geschonken brengt bv. een hogere beoordeling met zich mee dan een evenement waar dit niet het geval is. Zo wordt door de gemeente de risicoscan ingevuld. Afhankelijk van het totale aantal punten wordt bepaald of een evenement valt binnen de A-,B- of C-categorie. Afhankelijk van de categorie van het betreffende evenement wordt een procedure opgestart. Per categorie wordt namelijk een andere procedure gevolgd. De verschillende procedures worden beschreven in hoofdstuk 3. Om als organisator inzichtelijk te krijgen in welke categorie zijn evenement valt, bestaat er de mogelijkheid om zelf de risicoscan in te vullen. Deze wordt beschikbaar gesteld via De gemeente bepaalt uiteindelijk de score die uit de risicoscan voortkomt. In bijlage II worden Rockanje Live en de Zomermarkt in Rockanje als voorbeelden behandeld. 2.5 Evenementen en horeca In deze paragraaf wordt omschreven waar bij festiviteiten binnen inrichtingen aan voldaan moet worden. Onderscheid wordt gemaakt in de locatie en omvang van de festiviteit, en of er wel/ niet muziek wordt afgespeeld. Wanneer valt een festiviteit binnen de exploitatie en wanneer niet? Een exploitant kan festiviteiten organiseren op zijn exploitatievergunning mits hij dit binnen zijn inrichting houdt en het aantal personen uit de gebruiksmelding niet overschrijd. Het terras behoort voor de Wet Milieubeheer en de Drank- en Horecawet bij de inrichting. Bij de gebruiksmelding (brandveiligheid) vormt het terras voor de brandweer geen onderdeel van de inrichting en wordt alleen het bebouwde gedeelte van de inrichting bedoeld. Dit geldt ook voor de in de APV gestelde geluidsnorm in artikel 4.3 lid zes. Op het moment dat het evenement plaatsvindt buiten de inrichting, bijvoorbeeld een podium op de openbare weg, stand of dergelijke, dan is een evenementenvergunning nodig. Dit is ook het geval wanneer er meer personen aanwezig zijn in de inrichting, dan het aantal personen wat in de gebruiksmelding staat vermeld. Op het terras mag tijdens een festiviteit geen glaswerk worden gebruikt en geldende andere geluidsvoorschriften (zie volgende pagina). 14

15 Binnen de inrichting Buiten de inrichting Binnen het aantal personen van gebruiksmelding Karakter terras verandert Evenementenvergunning 12 dagenregeling Evenementenvergunning Over wanneer een festiviteit binnen de horeca onder een evenementvergunningaanvraag valt is de afgelopen maanden discussie ontstaan. Vanuit de politie wordt aangegeven dat er onvoldoende capaciteit beschikbaar is wanneer een festiviteit binnen de exploitatie van een inrichting valt, (zowel inpandig als op het terras) maar door de activiteit zoveel bezoekers trekt dat het maximum aantal toegestane personen al snel wordt bereikt. Conform de regelgeving mag dit worden afgedaan met een ontheffing 12-dagenregeling (dus binnen exploitatie). De ontheffing 12- dagenregeling mag tot 5 werkdagen voor de festiviteit aangevraagd worden. Deze termijn van 5 werkdagen is te kort om voldoende politiecapaciteit te regelen. Bij een evenementenvergunning kan de politie (en overige diensten) zich ruim van te voren (lees minimaal 2 maanden) voorbereiden op een dergelijke festiviteit. Voor de ondernemer / organisator is bovenstaande nadelig i.v.m. extra inzet voor het doen van de aanvraag en extra kosten voor een evenementenvergunning. Ook het vroegtijdig moeten aanmelden van een festiviteit is nadelig. De ondernemer/ organisator kan hierdoor niet meer tijdig inspelen op actuele situaties of concrete weersvoorspellingen. Om het spanningsveld te verkleinen tussen het hebben van voldoende politiecapaciteit bij een festiviteit die aangevraagd wordt met een 12-dagenregeling en het moment van de melding van de festiviteit door de horecaondernemer zijn een vijftal situaties uitgewerkt die als handvat dienen hoe omgegaan wordt bij een te houden festiviteit in een horeca-inrichting, waardoor een termijn van 5 werkdagen geen problemen oplevert voor de politie om inzicht te hebben in de festiviteit en de daarmee gemoeide politiecapaciteit. Anderzijds geeft het de horecaondernemers inzicht wanneer zij een melding 12-dagenregeling kunnen doen of wanneer zij een evenementenvergunning moeten aanvragen. Situatie I Binnen in de horeca-inrichting wordt een festiviteit georganiseerd. In de horeca-inrichting is slechts het aantal bezoekers toegestaan die de gebruiksmelding toestaat. Dit is met uitzondering van het terras. Op het terras is geen muziek. Het terras mag door deze bezoekers gebruikt worden, maar moet herkenbaar blijven als terras. Dus voorzien van de normale look met tafels en stoelen. Het principe van een 12 dagenregeling en de geluidseisen uit de 12 dagenregeling blijft hierbij in stand inclusief de termijn van 5 dagen waarop een melding voorafgaand aan de festiviteit kan worden gedaan. Een evenementenvergunning is niet nodig. De openingstijden van het terras blijven conform exploitatievergunning of er moet een ontheffing voor de sluitingstijden verleend worden. 15

16 Situatie II Het terras wordt bij de horeca-inrichting betrokken ten behoeve van de festiviteit al dan niet door het terras af te schermen. In de gebruiksmelding wordt naast het maximaal aantal personen voor in de inrichting een maximaal aantal personen opgenomen voor op het terras (nu staat er in de gebruiksmelding slechts een aantal personen genoemd die inpandig mogen verblijven). Het terras mag gebruikt worden, maar moet herkenbaar blijven als terras. Dus voorzien van de normale look met tafels en stoelen en zonder podium. Het maximale aantal personen dat aanwezig mag zijn op het terras en de daarbij behorende nooduitgangen wordt vooraf door de brandweer bepaald. De ondernemer moet voor aanpassing van de gebruiksvergunning een melding doen bij de brandweer. Het principe van een 12 dagenregeling en de geluidseisen uit de 12 dagenregeling voor binnen in de inrichting blijven hierbij in stand inclusief de termijn van 5 dagen waarop een melding voorafgaand aan de festiviteit kan worden gedaan. Voor muziek op het terras gelden maatwerk -geluidsvoorschriften. Een evenementenvergunning is niet nodig. Een ondernemer / organisator kan hierdoor een festiviteit organiseren waarbij exact bekend is hoeveel personen hij binnen zijn inrichting (inpandig en het terras) mag hebben. Handhaving is hierop tevens mogelijk. De openingstijden van het terras blijven conform exploitatievergunning of er moet een ontheffing voor de sluitingstijden verleend worden. Situatie III In de gebruiksmelding wordt naast het maximaal aantal personen voor in de inrichting een maximaal aantal personen opgenomen voor het terras (nu staat er in de gebruiksmelding slechts een aantal personen genoemd die inpandig mogen verblijven). Het terras wordt ten behoeve van de festiviteit leeg gehaald en al dan niet voorzien van een podium en buitentap. De functie van het terras verandert hierdoor naar een feestlocatie. Een evenementenvergunning dient te worden aangevraagd. Het maximale aantal personen dat aanwezig mag zijn op het terras en de daarbij behorende nooduitgangen wordt vooraf door de brandweer bepaald. De ondernemer moet voor aanpassing van de gebruiksvergunning een melding doen bij de brandweer. Wanneer er sprake is van een evenement met versterkt geluid, georganiseerd door een horecaondernemer vanuit en rond zijn inrichting wordt hieraan als vergunningvoorwaarde apart geluidseisen gesteld en wordt deze afgetrokken van de hoeveelheid festiviteiten (12) die in een inrichting zijn toegestaan. Een horecaondernemer kan dus in principe 12 maal per jaar vanuit en rond zijn inrichting een evenement of een kleinere festiviteit waarvoor geen evenementenvergunning nodig is met geluid organiseren. Daarnaast mag hij een (geluids)activiteit organiseren tijdens collectief aangewezen festiviteiten. Deze wordt niet afgetrokken van de beschikbare 12 dagen. Situatie IV De festiviteit wordt binnen de inrichting gehouden, op het bijbehorende terras en op de openbare weg/ruimte. Het aantal bezoekers blijft beperkt tot het aantal toegestane bezoekers. Een evenementenvergunning dient te worden aangevraagd. Hieraan wordt als vergunningvoorwaarde apart geluidseisen gesteld. Situatie V De festiviteit wordt binnen de inrichting gehouden, op het bijbehorende terras en op de openbare weg/ruimte en het aantal maximaal toegestane aantal bezoekers wordt overschreden. Een evenementenvergunning dient te worden aangevraagd. Hieraan wordt als vergunningvoorwaarde apart geluidseisen gesteld. 16

17 Geluidseisen terras Wanneer een exploitant versterkte muziek wil afspelen dan is een ontheffing 12- dagenregeling (incidentele festiviteit) noodzakelijk (zie ook paragraaf 1.7). Hiervoor gelden maximale geluidseisen. In de APV is in artikel 4:3 een geluidsgrens vastgelegd. De geluidsnormen in de onderstaande tabel gelden voor binnen de inrichting, niet voor het terras of buiten de inrichting. Een exploitant wacht bij het aanvragen van een ontheffing 12- dagenregeling regelmatig op de concrete weersvoorspellingen. Vanwege deze situatie is het voor exploitanten mogelijk om tot 5 werkdagen voor het evenement een ontheffing 12- dagenregeling aan te vragen uur uur uur L Ar.LT op de gevel van gevoelige gebouwen 65 db(a) 60 db(a) 55 db(a) L Ar.LT op een afstand van 50 m indien er geen gevoelige gebouwen aanwezig zijn. 65 db(a) 60 db(a) 55 db(a) Dit betreft een voorbeeld uit 2013, de geldende geluidsvoorschriften vindt u in de Algemeen Plaatselijke Verordening Wanneer er op het terras versterkte muziek wordt afgespeeld geeft dit een hogere geluidsbelasting voor de omgeving. De afgelopen jaren zijn hier klachten over binnengekomen. Anderzijds kan het afspelen van versterkte muziek op het terras een extra dimensie geven aan een festiviteit. Gelet op artikel 4:3 APV legt de gemeente maatwerk - geluidsvoorschriften op voor het geluid dat wordt afgespeeld op het terras. Ten aanzien van de strandpaviljoens wordt het organiseren van evenementen en festiviteiten op het terras meegenomen in de toekomstige visie badstrand en getoetst aan de Natura Schema: Vergunningen geluid in de horeca Binnen de inrichting Terras Buiten de inrichting ontheffing 12- dagenregeling Geluids voorschriften Voorschriften in evenementenvergunning Bij versterkte muziek buiten een bestaande inrichting worden voorschriften opgelegd in een evenementenvergunning. De festiviteit vindt dan plaats buiten de inrichting. Hier is een evenementenvergunning voor nodig. 17

18 Eindtijden Verder kan een horeca-exploitant individueel een ontheffing sluitingsuur aanvragen. De individuele ontheffing sluitingsuur tijdens festiviteiten kan van zondag tot en met donderdag voor maximaal 1 uur worden verleend. Voor vrijdag en zaterdag wordt er geen individuele ontheffing sluitingsuur verleend. Dit houdt in: a. Op zondag tot en met donderdag tot uur, levende muziek tot uur; b. Op vrijdag en zaterdag tot uur, levende muziek tot 01:30 uur. Ontheffing sluitingsuur is mogelijk voor zowel binnen de inrichting als het terras. Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag Sluitingstijd Ontheffing Dit betreft een voorbeeld uit 2013, de geldende eindtijden vindt u in de Algemeen Plaatselijke Verordening Actiepunten hoofdstuk 2 Wat willen we bereiken? Welk actiepunt? Wanneer? Maatwerk - geluidsvoorschriften voor het terras van inrichtingen - Maatwerk - geluidsvoorschriften opstellen in samenwerking met exploitanten, burgers en de DCMR - Wijziging artikel 4.3 APV en de bijbehorende toelichting

19 HOOFDSTUK 3. Procedure vergunningsplichtige evenementen 3.1 Inleiding Een organisator van een evenement dient één of meerdere vergunning(en) aan te vragen voor het houden van een evenement. Dit kan gaan om een evenementenvergunning, verklaring van geen bezwaar, vergunning standplaats, ontheffing 12- dagenregeling en een ontheffing art. 35 Drank- en Horecawet. Vanaf 1 juli 2013 hebben gemeenten tevens de mogelijkheid om vergunningen te toetsen in het kader van de wet BIBOB. Aan de vergunning/ontheffing zijn voorschriften verbonden waaraan de organisator moet voldoen. Dit kunnen bijvoorbeeld voorschriften zijn met betrekking tot de openbare orde en veiligheid, geneeskundige hulpverlening en geluid. De vergunning/ontheffing kan worden ingetrokken of gewijzigd indien de voorschriften niet zijn of worden nagekomen. Van bestaande jaarlijks terugkerende kleine evenementen, zoals straattekenen en fietstochten, die niet zijn gewijzigd ten opzicht van voorgaande jaren, kan door middel van een beknopt formulier een evenementenvergunning aan worden gevraagd. Hier wordt later in dit hoofdstuk verder op ingegaan. De aanvraag voor een vergunning voor kleine buurtevenementen, zoals een buurtfeest (A-evenementen) worden binnen 4 weken afgehandeld. De aanvraag voor een vergunning voor een groot evenement wordt (B- en C- evenementen), conform het kwaliteitshandvest van de gemeente Westvoorne binnen de daartoe gestelde termijn van 8 weken verleend. Dit onderscheid is reeds in hoofdstuk 2.4 nader uitgewerkt. Aanvraag Evenementenvergunning A- evenement B- of C- evenement Complete aanvraag 8 weken voorafgaande aan het evenement indienen Complete aanvraag 12 weken voorafgaande aan het evenement indienen Binnen 4 weken wordt de aanvraag afgehandeld Binnen 8 weken wordt de aanvraag afgehandeld Publicatie Bezwaartermijn 19

20 3.2 Procedure aanmelden evenement In het hoogseizoen, dat vooral de zomermaanden beslaat, vinden verreweg de meeste evenementen plaats. Aangezien het hoogseizoen een korte periode is, is de concentratie van evenementen in deze periode hoog. Om te voorkomen dat er te veel evenementen op dezelfde dag of in hetzelfde weekend plaatsvinden, is enige spreiding gewenst. Om te komen tot een spreiding van evenementen wordt een evenementenkalender gebruikt en zijn er regels opgesteld voor het aanmelden van evenementen. Organisatoren worden jaarlijks verzocht hun evenement voor 1 oktober aan te melden voor de evenementenkalender van het jaar daarop. Bij de aanmelding dient de aard en de omvang van het te organiseren evenement aangegeven te zijn. Organisatoren die hun evenement tijdig aanmelden, mogen er niet zonder meer van uitgaan dat hun evenement ook daadwerkelijk kan doorgaan op de door hun gewenste datum. Een plaats op de evenementenkalender is overigens geen garantie dat een vergunning daadwerkelijk verleend gaat worden. Wel zullen evenementen die op de kalender zijn opgenomen bij risicovolle samenloop voorrang krijgen op later ingediende aanvragen. Hoewel het niet verplicht is, is het met name voor organisatoren van B- en C-evenementen aan te raden om tijdig hun evenementen aan te melden voor plaatsing op de kalender. Getracht wordt tot afstemming te komen met overige gemeenten op Voorne-Putten. Mogelijke overlapping van evenementen kan zo voorkomen worden. Tevens kan zo vroegtijdig inzet van de politie gepland worden. Daarnaast kan het evenement bij aanmelding voor 1 oktober worden opgenomen in de evenementengids. De kalender wordt gepubliceerd op de website van de gemeente en er wordt jaarlijks een evenementengids verspreid onder de inwoners. Tevens is de evenementengids verkrijgbaar bij de VVV kantoren en de gemeentebalie. Organisatoren hebben ook de mogelijkheid hun evenement na 1 oktober aan te melden. Per aanvraag zal dan gekeken worden of het evenement nog op de kalender kan worden opgenomen. De organisatoren lopen een groter risico dat hun evenement naar een andere datum verzet moet worden of in het geheel niet gehouden kan worden daar er al een ander evenement plaatsvindt of er geen politie beschikbaar is. Hier geldt dat evenementen minimaal drie maanden van tevoren moeten worden aangemeld om vergunningverlening mogelijk te maken. Aanmelden evenementenkalender Voor 1 oktober aanmelden voor de evenementenkalender van het jaar daarna Plaatsing evenementenkalender Het aanmeldingsformulier voor de evenementenkalender staat op de website Het formulier kan vervolgens ingevuld worden doorgestuurd naar vergunningen@westvoorne.nl. Gebleken is dat organisatoren via diverse contactpersonen de gemeente benaderen. Dit levert onduidelijkheid op. Met ingang van het evenementenseizoen 2014 verloopt alle communicatie m.b.t. evenementen via vergunningen@westvoorne.nl. Vanaf deze plaats wordt alles uitgezet in de organisatie. Daarnaast concentreert de gemeente alle formulieren m.b.t. evenementen op één webpagina. Dit ook op verzoek van de organisatoren. 20

21 3.3 Procedure evenementenvergunning Naast de aanmelding voor de evenementenkalender dient de organisator voor het verkrijgen van de daadwerkelijke evenementenvergunning een aanvraag te doen voor een evenementenvergunning waarbij verschillende bescheiden worden gevraagd. A-evenement Het inleveren van alle bescheiden, zoals de aanvraag met bijbehorende tekeningen, dient uiterlijk 8 weken voor het evenement plaats te vinden. Indien men zich niet aan deze termijn houdt zal geen vergunning verleend worden. De termijn van minimaal 8 weken is benodigd om adviezen van Politie, GHOR (Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen), DCMR (Milieubeheer) en de VRR (Brandweer) te verkrijgen. Daarnaast dient deze termijn gehanteerd te worden vanwege de mogelijkheid tot bezwaar. De aanvraag wordt alleen in behandeling genomen, indien deze volledig is ingevuld en alle bescheiden bijgevoegd zijn. De termijn voor behandeling (4 weken) van een aanvraag gaat pas in nadat de complete aanvraag ingediend is. Op basis van de verschillende adviezen worden de vergunningvoorwaarden vastgesteld en wordt de vergunning wel/ niet verleend. De daadwerkelijke vergunningverlening is een autonome bevoegdheid van de burgemeester. Vergunningen voor bestaande A-evenementen worden vanaf 2014 jaarlijks verleend door middel van een wijzigingsformulier. Dit betekent dat er geen complete aanvraag ingediend hoeft te worden. Aangegeven dient te worden wat er in het komende jaar wel/ niet verandert aan het evenement t.o.v. het voorafgaande jaar. Om hier een duidelijk onderscheid in te maken zijn er twee formulier voor A-evenementen: a. Melding gewijzigd evenement; aangegeven wordt wat er in het komende jaar veranderd aan het evenement t.o.v. het voorafgaande jaar. Wanneer bv. de locatie van het evenement veranderd, er muziek wordt gespeeld terwijl dit het jaar ervoor niet was, dan dient dit formulier te worden ingevuld. Op de wijzigingen wordt bij de hulpdiensten advies gevraagd. b. Melding ongewijzigd evenement; aangegeven wordt dat er in het komende jaar niets verandert aan het evenement t.o.v. het voorafgaande jaar. De nieuwe datum, de naam van de organisatie en de contactgegevens dienen wel te worden vermeld. Voor het afgeven van de evenementenvergunning worden in principe de eerder gegeven adviezen van de hulpdiensten gehanteerd. Bij grote wijzigingen t.o.v. het voorafgaande jaar bepaalt de gemeente of er voor het komende evenement wellicht een nieuwe aanvraag moet worden gedaan voor een evenementenvergunning. Een melding gewijzigd formulier is dan niet meer toereikend. Bij nieuwe evenementen dient altijd een complete aanvraag te worden ingediend. Vergunning A- Wijzigingsformulier Ongewijzigd formulier Veranderingen aan het evenement, t.o.v. het voorafgaande jaar, worden op het wijzigingsformulier aangegeven. Het komende jaar verandert er niets aan het evenement t.o.v. het voorafgaande jaar. Beide formulieren zijn te vinden op de website Het formulier kan vervolgens ingevuld worden doorgestuurd naar vergunningen@westvoorne.nl. 21

22 B-evenement Het inleveren van alle bescheiden, zoals de aanvraag met bijbehorende tekeningen, dient uiterlijk 12 weken voor het evenement plaats te vinden. Indien men zich niet aan deze termijn houdt zal geen vergunning verleend worden. De termijn van minimaal 12 weken is benodigd om adviezen van Politie, GHOR (Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen), DCMR (Milieubeheer) en de VRR (Brandweer) te verkrijgen. Daarnaast dient deze termijn gehanteerd te worden vanwege de mogelijkheid tot bezwaar. De aanvraag wordt alleen in behandeling genomen, indien deze volledig is ingevuld en alle bescheiden bijgevoegd zijn. De termijn voor behandeling (8 weken) van een aanvraag gaat pas in nadat de complete aanvraag ingediend is. Op basis van de verschillende adviezen worden de vergunningvoorwaarden vastgesteld en wordt de vergunning wel/ niet verleend. De daadwerkelijke vergunningverlening is een autonome bevoegdheid van de burgemeester. B-evenementen worden jaarlijks vergund. Hierdoor dient ook jaarlijks een aanvraag te worden gedaan voor een evenementenvergunning. Bij jaarlijks terugkerende evenementen kan volstaan worden met het digitaal wijzigen van de vorige aanvraag. Wat leidt tot lastenverlichting voor de B-evenementen. In tegenstelling tot de A-evenementen wordt bij een aantal risicovolle B-evenementen voorafgaand aan de vergunningaanvraag én uiterlijk 10 werkdagen voor het evenement een vooroverleg georganiseerd. De volgende instanties / personen sluiten hierbij aan: a. Gemeente Westvoorne (Openbare Orde en Veiligheid en Vergunningen, Toezicht en Handhaving); b. Organisatie evenement; c. Politie (lokaal wijkteam, evenementenbureau); d. VRR (GHOR); e. VRR (brandweer); f. Overige derden indien nodig (bv. Groenservice Zuid-Holland). 22

23 Vergunning B- evenement Jaarlijks opnieuw aanvragen Vooroverleg 10 werkdagen voor het evenement Schouw voor de start van het evenement Evenement Evaluatie 4 weken na het evenement 23

24 Naast het vooroverleg wordt het evenement voor de start, zonodig, geschouwd door alle hierboven genoemde instanties / personen. Eventuele op- en aanmerkingen kunnen hierdoor nog worden uitgevoerd waardoor het evenement zo veilig als mogelijk kan verlopen. Indien het gaat om een evenemententerrein wat in bezit is van de gemeente Westvoorne zal er voorafgaand aan de opbouw van het evenement een schouw van het terrein worden georganiseerd. Indien het evenement plaatsvindt buiten de bebouwde kom zal deze schouw plaatsvinden met de betreffende wegbeheerder. Met deze schouw wordt de staat van het terrein vastgesteld. Na afloop van het evenement wordt aan de hand van deze schouw de staat van het terrein opnieuw beoordeeld. Eventuele gebreken dienen door de organisatie van het evenement te worden hersteld. Daarnaast vindt er een controle plaats op het naleven van de vergunningsvoorwaarden. Uiterlijk 4 weken na het evenement wordt het evenement geëvalueerd. Deze evaluatie wordt georganiseerd met dezelfde instanties / personen (a t/m f). Bij de beoordeling van de vergunningverlening voor het daaropvolgende jaar wordt rekening gehouden met de uitkomst van de evaluatie. Daarnaast worden er eventuele verbeteringen aangedragen voor de volgende editie van het evenement. Bovenstaande geldt ook voor een B-evenement wat wordt georganiseerd in of door een bestaande horecalokaliteit. C-evenement Het inleveren van alle bescheiden, zoals de aanvraag met bijbehorende tekeningen, dient uiterlijk 12 weken voor het evenement plaats te vinden. Indien men zich niet aan deze termijn houdt zal geen vergunning verleend worden. De termijn van minimaal 12 weken is benodigd om adviezen van Politie, GHOR (Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen), DCMR (Milieubeheer) en de VRR (Brandweer) te verkrijgen. Daarnaast dient deze termijn gehanteerd te worden vanwege de mogelijkheid tot bezwaar. De aanvraag wordt alleen in behandeling genomen, indien deze volledig is ingevuld en alle bescheiden bijgevoegd zijn. De termijn voor behandeling (8 weken) van een aanvraag gaat pas in nadat de complete aanvraag ingediend is. Op basis van de verschillende adviezen worden de vergunningvoorwaarden vastgesteld en wordt de vergunning wel/ niet verleend. De daadwerkelijke vergunningverlening is een autonome bevoegdheid van de burgemeester. C-evenementen worden jaarlijks vergund. Hierdoor dient ook jaarlijks een aanvraag te worden gedaan voor een evenementenvergunning. In tegenstelling tot de A-evenementen wordt bij de C-evenementen voorafgaand aan de vergunningaanvraag én uiterlijk 20 werkdagen voor het evenement een vooroverleg georganiseerd. De volgende instanties / personen sluiten hierbij aan: a. Gemeente Westvoorne (Openbare Orde en Veiligheid en Vergunningen, Toezicht en Handhaving); b. Organisatie evenement; c. Politie (lokaal wijkteam, evenementenbureau); d. VRR (GHOR); e. VRR (brandweer); f. Overige derden indien nodig (bv. Groenservice Zuid-Holland). Naast het vooroverleg wordt het evenement voor de start, zonodig, geschouwd door alle hierboven genoemde instanties / personen. Eventuele op- en aanmerkingen kunnen hierdoor nog worden uitgevoerd waardoor het evenement zo veilig als mogelijk kan verlopen. Indien het gaat om een evenemententerrein wat in bezit is van de gemeente Westvoorne zal er voorafgaand aan de opbouw van het evenement een schouw van het terrein worden georganiseerd. Indien het evenement plaatsvindt buiten de bebouwde kom zal deze schouw plaatsvinden met de betreffende wegbeheerder. Met deze schouw wordt de staat van het 24

25 terrein vastgesteld. Na afloop van het evenement wordt aan de hand van deze schouw de staat van het terrein opnieuw beoordeeld. Eventuele gebreken dienen door de organisatie van het evenement te worden hersteld. Daarnaast vindt er een controle plaats op het naleven van de vergunningsvoorwaarden. Uiterlijk 4 weken na het evenement wordt het evenement geëvalueerd. Deze evaluatie wordt georganiseerd met dezelfde instanties / personen (a t/m f). Bij de beoordeling van de vergunningverlening voor het daaropvolgende jaar wordt rekening gehouden met de uitkomst van de evaluatie. Daarnaast worden er eventuele verbeteringen aangedragen voor de volgende editie van het evenement. Bovenstaande geldt ook voor een C-evenement wat wordt georganiseerd in of door een bestaande horecalokaliteit. Binnen de gemeente Westvoorne worden tot op dit moment alleen nul-, A- en B- evenementen georganiseerd. Gebleken is dat C-evenementen niet toegestaan kunnen worden op het strand, en in de directe omgeving van het strand. Dit heeft in eerste instantie te maken met de nauwe toegangswegen naar het strand en de ondergrond, waardoor bij een calamiteit het evenemententerrein voor hulpdiensten moeilijk bereikbaar is. Daarnaast zijn er onvoldoende bluswatervoorzieningen voor een zodanig grote activiteit en zijn er geen opstel mogelijkheden voor hulpdiensten in de nabijheid van het evenement. Bij evenementen op het strand en duingebied moet er tevens een vrijstelling van de Natuurbeschermingswet 1998 worden aangevraagd bij de provincie Zuid-Holland. Dit i.v.m. mogelijke effecten op de Natura 2000-gebieden Voordelta en Voornes Duin. In 2009 heeft Arcadis een voortoets gedaan voor de toen bekende grote evenementen (zie bijlage III). Deze evenementen zijn vergunningvrij voor de Natuurbeschermingswet. Andere en nieuwe grote evenementen moeten getoetst worden. Hierover kunnen organisatoren contact opnemen met Omgevingsdienst Haaglanden (zie Vergunning C- evenement Jaarlijks opnieuw aanvragen Vooroverleg 10 werkdagen voor het evenement Schouw voor de start van het evenement Evenement Evaluatie 4 weken na het evenement 25

26 Advisering Aanvragen voor evenementenvergunningen (A-, B- en C-evenementen) worden voor advisering verzonden naar: a. Gemeente Westvoorne (1. Openbare Orde en Veiligheid, 2. Vergunningen, Toezicht en Handhaving, 3. Wegen & Riolering); b. Politie (lokaal wijkteam, evenementenbureau); c. VRR (GHOR); d. VRR (brandweer); e. Overige derden indien nodig (bv. Groenservice Zuid-Holland). Bij daarvoor in aanmerkingen komende evenementen: a. DCMR (indien het een geluidsevenement betreft); b. Reddingsbrigade; c. Groenservice Zuid-Holland (GZH); d. Provincie Zuid-Holland. 3.4 Overzicht termijnen Aanmelding evenementenkalender Evenement, categorie B en C, bekend en geplaatst op evenementenkalender Evenement, niet bekend en/of geplaatst op evenementenkalender Evenement, categorie A Vergunningsvrij evenement, categorie nul Ontheffing 12- dagenregeling Ontheffing D&H-wet art 35 Publicatie Bezwaar Uiterste aanvraagdatum Voor 1 oktober 12 weken voor datum evenement 16 weken voor datum evenement 8 weken voor datum evenement 10 werkdagen voorafgaand aan evenement 5 werkdagen voorafgaand aan evenement 8 weken voor datum evenement Behandeltermijn Half januari vindt vaststelling kalender plaats 8 weken 12 weken 4 weken 5 werkdagen 3 werkdagen 6 weken Binnen 7 werkdagen na de verleende vergunning 6 weken na de dag van publicatie 3.5 Publicatie van evenementenvergunning(en) Wanneer er vergunning wordt verleend voor een B- of C-evenement, dan wordt deze per vergunning gepubliceerd. Daarnaast worden de aangewezen collectieve festiviteiten gepubliceerd. In de publicatie wordt de naam van de organisatie vermeld en de datum waarop het evenement plaatsvindt. Tevens worden alle evenementen gepubliceerd op de internetpagina van de gemeente Westvoorne. Na de publicatie gaat de bezwaartermijn van 6 weken in. Tijdig aanvragen van een evenementenvergunning is van belang om te kunnen voldoen aan de bezwaartermijn van 6 weken voor het evenement plaatsvindt. Het is de organisator niet toegestaan reclameborden in de gemeente te plaatsen zonder vergunning van het college. Wel kan op verzoek van de organisatie het evenement op beide 26

27 evenementenborden (Pinnepot te Oostvoorne en Middeldijk te Rockanje) geplaatst worden. Dit kan door een te sturen naar 3.6 Onvoorziene omstandigheden: uitzondering op de regels Niet alles valt te voorzien. Er kunnen feiten en/of omstandigheden zijn waardoor een evenement dat op de evenementenkalender is geplaatst geen doorgang kan vinden of slechts in aangepaste vorm of met extra vergunningvoorschriften. Ook kan er ruimte op de kalender gevraagd worden voor een onverwacht en niet planbare festiviteit, zoals de huldiging van een sporter. Een en ander betekent niet dat plaatsing op de evenementenkalender een vrijblijvend karakter heeft. In beide gevallen is sprake van afwijkingen van het beleid, die voldoende gemotiveerd moeten zijn. De burgemeester De burgemeester heeft altijd het recht om- als daartoe aanleiding bestaat- de vergunning alsnog niet te verlenen of, als deze al is verleend, alsnog in te trekken of te voorzien van beperkingen of extra vergunningvoorschriften. Het spreekt voor zich dat dit slechts bij uitzondering zal gebeuren, als er sprake is van gewijzigde omstandigheden die niet voorzienbaar zijn. Ook bij de beoordeling of onverwachte en niet planbare festiviteiten doorgang moeten vinden, moet sprake zijn van bijzondere omstandigheden. Daarbij wordt zo veel mogelijk overleg gevoerd met alle belanghebbenden, voordat de burgemeester, in overleg met het College van B&W, de politie en indien noodzakelijk de districtsofficier, vergunning verleent voor het betreffende evenement. Voor deze onvoorziene omstandigheden zijn met de politie en VRR afspraken gemaakt, zodat met de nodige flexibiliteit op actuele situaties kan worden ingespeeld, zowel in uitbreidende als beperkte zin. Actiepunten hoofdstuk 3 Wat willen we bereiken? Welk actiepunt? Wanneer? Lastenverlichting - Eenvoudiger aanvragen vergunning A-evenement - Digitalisering Vanaf het evenementenseizoen 2014 Vanaf het evenementenseizoen

28 HOOFDSTUK 4. Eisen aan de organisator van een evenement 4.1 Beveiligers De organisatie van een evenement is hoofdverantwoordelijk voor het evenement en ook aansprakelijk voor schade die daaruit voortvloeit. Hij/zij neemt maatregelen ter beperking van de risico s. Het gaat dan vooral om de categorie grote of overige evenementen. Voorspelbare risico s zijn van tevoren af te dekken. De organisatie dient, indien noodzakelijk, personeel in te zetten voor het houden van toezicht gedurende de festiviteiten. Deze ordebewakers dienen gecertificeerd te zijn en duidelijk herkenbaar. De politie adviseert de gemeente, in de procedure van behandeling van de aanvraag, over de noodzaak en het aantal beveiligingsmedewerkers dat een organisator dient aan te stellen. Het aantal benodigde beveiligingsmedewerkers wordt als vergunningsvoorwaarde opgenomen in de voor het evenement afgegeven evenementenvergunning. 4.2 Geneeskundige hulpverlening Indien een evenement daar aanleiding toe geeft, zal advies gevraagd worden aan de GHOR. De GHOR adviseert de gemeente over de noodzaak en het aantal geneeskundige hulpverleners dat tijdens het evenement ingezet moet worden. Het aantal benodigde hulpverleners wordt als vergunningsvoorwaarde opgenomen in de voor het evenement afgegeven vergunning. 4.3 Geluidseisen Indien een evenement daar aanleiding toe geeft, zal advies gevraagd worden aan de DCMR. De DCMR adviseert de gemeente over de hoeveelheid decibellen dat tijdens een evenement geproduceerd mag worden. In 2009 is beleid ontwikkeld met betrekking tot geluid bij evenementen. De huidige evenementenvergunningen (A-evenementen) worden conform dit beleid verleend. Voor B- en C-evenementen worden maatwerk -geluidsvoorschriften gemaakt door een specialist. Geluidsvoorschriften worden (indien van toepassing) vermeld in de evenementenvergunning. Het equivalente geluidsniveau gedurende 1 minuut (LAeq, 1 min) 28

29 Voor incidentele festiviteiten (zie paragraaf 1.7) is een ontheffing 12- dagenregeling noodzakelijk. Tijdens een evenement op één van de evenemententerreinen dient zo veel mogelijk gebruik gemaakt te worden van de daar aanwezige stroomvoorziening. Indien gebruik gemaakt wordt van een aggregaat, dienen deze gekeurd te zijn volgens de NEN 3140 norm. Daarnaast dient deze geluidsarm te zijn, en te zijn voorzien van een milieutank. Begin en eindtijd geluidsproductie De eindtijd van de geluidsproductie is gesteld op een uur voor de eindtijd van buitenevenementen en binnenevenementen op vrijdag en zaterdag en op een half uur voor de eindtijd van binnenevenementen op zondag tot en met donderdag. De begintijd van buitenevenementen is gesteld op uur voor evenementen op maandag tot en met zaterdag en op uur voor evenementen op zon- en feestdagen. 4.4 Calamiteitendraaiboek De organisator dient gelijktijdig met de vergunningaanvraag een concept draaiboek in, met daarin onder andere een calamiteitenplan (ontruimingsplan). Minstens twee weken voor het evenement dient het volledige draaiboek bij de gemeente aangeleverd te worden, hierin moeten minimaal de volgende gegevens in vermeld staan: a. Mobiele telefoonnummers van alle bij dit evenement betrokken personen met een leidinggevende functie worden vermeld; b. Een goed weer - en een slecht weer -scenario dient beschreven te worden. Hier wordt respectievelijk extreme hitte, en zware regenval, onweer of kou bedoeld; c. Indeling van het terrein; d. Het aantal beveiligers en de rolverdeling van deze beveiligers; e. Het aantal vrijwilligers en de rolverdeling van deze vrijwilligers. Een concept calamiteitenplan is voor organisatoren beschikbaar op Aansprakelijkheid De organisator van een grootschalig en een regio-overstijgend evenement is verplicht daarvoor een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Ten aanzien van de aansprakelijkheid bij kleinschalige evenementen geldt, dat de schadeveroorzaker aansprakelijk is voor de schade die hij of zij toebrengt. De vrijwilligers van verenigingen en stichtingen die zich bij de gemeente hebben aangemeld zijn via de vrijwilligersverzekering van de gemeente verzekert. Deze mogelijkheid is door de VNG landelijk aan gemeenten aangeboden. 4.6 Klachtenprocedure Na elk evenement zal de gemeente eventuele klachten inventariseren en terugkoppelen naar de organisatie. Voorop gesteld wordt dat de organisatie deze klacht in behandeling neemt en hier op een juiste wijze mee omgaat. 4.7 Verkeersmaatregelen/ wegafzettingen De afsluiting van wegen start vaak voorafgaand aan een evenement, om zo parkeren van voertuigen tegen te gaan en met de opbouw van een evenement te kunnen beginnen. Het is wenselijk de tijden dat wegen afgesloten worden zoveel mogelijk te beperken. In sommige gevallen is afsluiting niet nodig. Ook kan het zo zijn dat afsluiting van een andere straat voor veel minder overlast zorgt. In dat geval zal in overleg met de organisator een alternatief gekeken worden. De organisatie maakt een verkeersplan, waarin de betreffende 29

30 wegafzettingen zijn opgenomen. Dit verkeersplan dient als bijlage bij de aanvraag van een evenementenvergunning te zitten. De politie toetst dit verkeersplan. Bij evenementen die meer in het belang zijn van de deelnemers dan van de gemeenschap en/ of bezoekers kan de locatie een punt van afweging zijn. Parkeren Indien een evenement daartoe aanleiding geeft, dient de organisatie ervoor te zorgen dat er voldoende parkeergelegenheid voor bezoekers is. Indien de parkeerruimte in de directe omgeving van het evenement onvoldoende is, zal verwezen moeten worden naar verder weg gelegen parkeergelegenheid. Wanneer hierbij georganiseerd vervoer (bv. een bus of een treintje) plaatsvindt van de parkeergelegenheid naar het evenemententerrein, dient de gemeente bij de aanvraag voor evenementenvergunning hiervan in kennis te worden gesteld. De organisatie van het evenement is verantwoordelijk voor dit vervoer. Bij de parkeergelegenheid dienen in overleg met de gemeente verkeersregelaars aanwezig te zijn om het parkeren in goede banen te leiden en toezicht te houden. Tevens dient de organisator te zorgen voor het aanbrengen van voldoende bewegwijzering naar een parkeerterrein. Zie voor meer informatie hoofdstuk 5.1 op pagina 30. Tot slot ondervinden ondernemers incidenteel overlast van bezoekers van evenementen die hun voertuig parkeren op parkeerplaatsen nabij en voor winkels. Organisatoren van evenementen dienen de overlast voor ondernemers zo veel als mogelijk te beperken. Omwonenden mogen gedurende de evenementen geen overmatige overlast ondervinden van geparkeerde auto s van bezoekers. De gemeente zal wegafzettingen (indien van toepassing) publiceren bij de evenementenvergunning. Omwonenden kunnen hierbij gebruik maken van de bezwaartermijn (6 weken). Bereikbaarheid hulpverleningsdiensten De hulpverleningsdiensten en het openbaar vervoer dienen te allen tijde vrije doorgang te hebben, eventueel via een alternatieve route. Indien noodzakelijk zal de organisatie de weg vrij moeten geven voor hulpverleningsdiensten zodat zij toegang krijgen tot het evenement. 4.8 Verkeersregelaars Bij iedere activiteit op de openbare weg, waarbij het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en weggebruikers geregeld moet worden, zijn verkeersregelaars vereist. Of er verkeersregelaars moeten worden ingezet, wordt aangegeven in de evenementenvergunning. Deze vergunningsvoorwaarde wordt in overleg met de politie opgesteld. Wanneer er bij het evenement verkeersregelaars ingezet moeten worden treft de organisatie bij de evenementenvergunning een instructie aan hoe verkeersregelaars aangemeld moeten worden bij de gemeente. De verkeersregelaar (vrijwilliger) dient vooraf een toets te behalen via e-learning bij de stichting Verkeersregelaars Nederland. Hier worden de basisbeginselen van het functioneren als verkeersregelaar getoetst. Het werven van verkeersregelaars is een eigen verantwoordelijkheid van de organisatie. De gemeente kan bij eventuele problemen wel ondersteuning bieden bij het werven. Verkeersregelaars dienen uiterlijk 1 week voor het evenement plaatsvindt officieel aangesteld te zijn door de burgemeester. De verkeersregelaar mag uitsluitend optreden in een hes of jas conform de gestelde eisen in bijlage 2 op basis van artikel 14 van de Regeling Verkeersregelaars

31 De verkeersregelaar bij evenementen kan alleen optreden onder direct toezicht van de politie. NB: Er is een duidelijk onderscheid tussen professioneel ingehuurde verkeersregelaars en parking-watchers die voorheen werden ingezet. De meerwaarde van professionele verkeersregelaars is van toepassing. De uitvoering van de verkeersregulerende taak vindt daarom altijd plaats onder verantwoordelijkheid van de politie. Tevens dient de verkeersregelaar verzekerd te worden tegen aansprakelijkheid. Dit kan via de vrijwilligersverzekering van de gemeente Westvoorne. Zie voor meer informatie hoofdstuk 4.5. De gemeente steunt op dit moment organisatoren van evenementen (B-evenementen en A- evenementen waar de verkeersdruk een verstoring van de openbare orde vormt) voor wat betreft de kosten van het inzetten van verkeersregelaars. Dit betreft de inhuur van professionele verkeersregelaars. De organisaties en de politie zijn van mening dat de inzet van professionals als verkeersregelaar een duidelijke meerwaarde heeft als het gaat om veiligheid en waarborging van kwaliteit. Deze inzet heeft door het overbrengen van ervaring tevens een positief effect op de via de evenementenorganisatie ingezette verkeersregelaars met alleen een E-learning cursus. 4.9 Verstrekken van alcoholische dranken Indien gebruik gemaakt wordt van een afgesloten evenemententerrein waar alcohol wordt geschonken, dient de organisatie de bezoekers middels het tonen van een legitimatiebewijs te controleren op leeftijd. Bezoekers die tussen 18 jaar en 21 jaar oud zijn, krijgen van de organisatie een merkteken (bv. een bandje) zodat zij voor de verkopers van alcohol herkenbaar zijn als 18 plusser. Aan de organisatoren van evenementen op afgesloten evenemententerreinen wordt in overweging gegeven om tijdens het evenement gebruik te maken van laag alcoholisch bier. Het aanbevelen van het gebruik van laagalcoholisch bier past binnen het landelijke alcohol matigingsbeleid en heeft in het bijzonder een positieve uitwerking op de openbare orde. ` 31

32 Bij een te houden evenement dient elke deelnemende exploitant, die zwakalcoholhoudende dranken buiten de inrichting verstrekt, afzonderlijk ontheffing voor artikel 35 van de Drank- en horecawet aan te vragen. De ontheffing dient ter plaatse aanwezig te zijn ten behoeve van de daartoe bevoegde controlerende instanties. Deze ontheffing dient uiterlijk 8 weken voor het evenement aangevraagd te worden. De verkoop kan alleen gebeuren onder directe verantwoordelijkheid van de in de Drank en Horeca Wet bedoelde leidinggevende. Het formulier voor de ontheffing artikel 35 Drank- en horecawet is te vinden op Bij het verlenen van een evenementenvergunning wordt, bij de ontheffing artikel 35 van de Drank- en horecawet, het voorschrift verbonden dat bij gebruik van een buitentap zowel binnen als buiten de inrichting geen glaswerk gebruikt mag worden. Uitzondering hiervoor wordt gemaakt voor het gebruik van glaswerk binnen de inrichting ten behoeve van de restaurantfunctie. Een snackwagen voldoet niet aan de inrichtingseisen van de Drank- en Horecawet en is dus geen inrichting als bedoeld in de Drank- en Horecawet. Voor een snackwagen kan geen reguliere Drank- en Horecawet vergunning worden verleend. Het is echter wel toegestaan blikjes bier of andere zwakalcoholhoudende drank uit snackwagens te verkopen wanneer de exploitant een ontheffing artikel 35 Drank en Horecawet heeft. Iedere ondernemer dient afzonderlijk een ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet bij de gemeente aan te vragen Tijdelijke Gebruiksmelding, aanvullende brandveiligheidsvoorschriften Indien een evenement (gedeeltelijk) in een gebouw, evenals in een tent en andere (tijdelijke) bouwsels, plaatsvindt moet in het kader van de brandveiligheid een tijdelijke gebruiksmelding worden verleend of aanvullende brandveiligheidsvoorschriften op het besluit brandveiliggebruik bouwwerken (gebruiksmelding) worden gegeven. Aan de VRR (brandweer) zal advies worden gevraagd of er voor het evenement aanvullende brandveiligheidsvoorschriften of een tijdelijke gebruiksmelding kan worden afgegeven. Indien, na toetsing van de aanvraag door de VRR, blijkt dat het advies negatief is, zal de VRR de gemeente adviseren geen vergunning voor het evenement te verlenen. Noodzakelijk is om bij de aanvraag van een tijdelijke gebruiksmelding de volgende gegevens te vermelden: a. Tekening van het terrein (minimaal schaal 1:1000); b. Tekening van de tent etc. (minimaal schaal 1:100); c. Tekening van de plaats van de tent op het terrein; d. Certificaat van brandveiligheid. 32

33 4.11 Precario Op basis van de huidige precarioverordening is het binnen de gemeente Westvoorne alleen mogelijk om pacht te innen op kermissen en circussen Leges Onder de naam leges worden rechten geheven ter zake van het genot van door of vanwege het gemeentebestuur verstrekte diensten en/of het gebruik van overeenkomstig de bestemming van voor de openbare dienst bestemde gemeentebezittingen of van voor de openbare dienst bestemde werken of inrichtingen die bij de gemeente in beheer of onderhoud zijn. Voor het in behandeling nemen van een vergunningaanvraag betalen organisatoren van evenementen leges. Jaarlijks wordt binnen de gemeente Westvoorne de legesverordening vastgesteld. Hierin wordt onderscheidt gemaakt tussen leges voor kleine en grote evenementen. De leges voor evenementenvergunningen zijn jaarlijks terug te vinden in de legesverordening. 33

34 34

35 HOOFDSTUK 5. Gemeentelijke ondersteuning 5.1 Beheer openbare ruimte Het organiseren van een evenement in een woonkern heeft invloed op het beheer van de buitenruimte, dat gericht is op schoon, heel en veilig. Het beheren van de buitenruimte brengt kosten met zich mee. De zorg voor het beheer is primair de taak van de gemeente. Bij evenementen die plaatsvinden buiten de bebouwde kom is dit van toepassing op het Waterschap Hollandse-Delta. Vanuit de beheersrol levert de gemeente, voor zover beschikbaar, een aantal faciliteiten aan organisatoren van evenementen, waarvan de kosten niet in rekening worden gebracht. Hierbij moet gedacht worden aan: afsluitmateriaal, dranghekken, (verkeers-)borden en containers. Bij het beschikbaar stellen van materialen maakt de gemeente geen onderscheid naar verschillende evenementen, qua doelstelling en soort. 5.2 Schoonmaken De gemeente levert, bij aanvraag, maximaal 15 afvalbakken bij alle evenementen. In overleg met de organisator wordt bepaald hoeveel afvalbakken nodig zijn. De gemeente betaalt de kosten van deze 15 afvalbakken. Bij een aanvraag van meerdere bakken zullen de kosten ten lasten worden gebracht van de organisatoren. Schoonmaken van het evenemententerrein is primair de verantwoordelijkheid van de organisator. Indien de organisator van een evenement hieraan niet voldoet, zal het schoonmaken plaatsvinden door de gemeente, voor rekening van de organisatoren. De organisatie heeft 24 uur om het evenemententerrein schoon op te leveren. 5.3 Stroomvoorziening Op een aantal plaatsen in de woonkernen Oostvoorne en Rockanje zijn stroomkasten voor het houden van evenementen geplaatst. In Oostvoorne zijn deze gezamenlijk met de middenstand neergezet. Er vindt geen verrekening van deze stroomkosten plaats. Op het evenemententerrein aan de Drenkeling te Rockanje is momenteel geen stroomvoorziening. In het kader van een toekomstige ontwikkeling van bouwplan Drenkeling is deze voorziening niet geplaatst. Inmiddels is er een besluit genomen om de Drenkeling vooralsnog niet tot ontwikkeling te brengen, waardoor het plaatsen van een stroomvoorziening ten behoeve van de evenementen realistisch wordt. De mogelijkheid en de kosten voor het aanleggen van een stroomvoorziening worden in 2014 onderzocht. De kosten voor aanleg zijn niet opgenomen in de begroting waardoor aan de raadsvoorstel nodig is om krediet beschikbaar te stellen voor het realiseren van de stroomvoorziening. 35

36 5.4 Financiële ondersteuning van evenementen Sponsoring De gemeente tracht door middel van subsidies en garanties het mogelijk te maken dat, vooral gedurende het zomerseizoen, de toerist en eigen bevolking actief en passief wordt onderhouden en wordt geïnformeerd. De organisatoren van evenementen met een bovenlokale uitstraling kunnen tevens een verzoek voor sponsoring indienen. Dit verzoek dient uiterlijk voor 1 oktober van het voorafgaande jaar ingediend te worden via vergunningen@westvoorne.nl. Sponsorbijdragen worden getoetst aan deze criteria: a. Sponsoring richt zich in principe op lokale evenementen met een niet-commercieel karakter; b. Het evenement dient eenmalig (in ieder geval eenmalig in het jaar) te zijn; c. Het evenement dient een bovenlokale c.q. regionale uitstraling en bovenlokaal c.q. regionaal bereik te hebben; en heeft een bijzonder en kwalitatief karakter; d. Het evenement dient een onmiskenbare affiniteit met de gemeente Westvoorne te hebben; e. Aan de sponsorbijdrage kan de gemeente voorwaarden verbinden. Daarbij kan gedacht worden aan naamsvermelding (borden, omroep e.d.), aan gratis toegangskaarten voor genodigden of aan een representatieve ruimte waar (uitgenodigde) relaties ontvangen kunnen worden; f. Er dient sprake te zijn van een evenement waarbij sprake is van een substantiële bijdrage door het bedrijfsleven; g. Het evenement dient een positieve bijdrage te leveren aan de economie en het welzijn in Westvoorne. Wanneer een verzoek om sponsoring binnenkomt zal bezien worden of dit verzoek voldoet aan de regels a t/m g. Wanneer de aanvraag voldoet aan deze regels zal er een overleg plaatsvinden met de aanvrager. De afspraken die daaruit volgen zullen schriftelijk worden vastgelegd. Daarin zal worden vastgelegd hoe hoog de sponsorbijdrage zal zijn en wat de gesponsorde als meetbare tegenprestatie zal leveren aan de sponsor. Sponsoring kan voor bepaalde of onbepaalde tijd worden aangegaan. Leges De leges die voor het verlenen van een evenementenvergunning geheven worden zijn niet kostendekkend. Om kostendekkend te werken dienen de tarieven verhoogd te worden. Het beleid met betrekking tot de ontwikkeling van leges wordt vastgesteld in de nota lokale heffingen. Het verhogen van tarieven zal wellicht leiden tot verhoogde subsidieaanvragen en/of vermindering van activiteiten en evenementen. Gelet op de verlaging van sponsoring voor evenementen vanuit de gemeente, worden de leges voor evenementen in 2014 niet verhoogd (wel worden de leges geïndexeerd). Bezuinigingen voor gemeenten zijn ten tijde van het opstellen van deze nota een feit en zullen ook voor komende jaren aan de orde zijn. Jaarlijks zal bij het opstellen van de begroting en de legesverordening worden beoordeeld in hoeverre het mogelijk is, de leges niet verder dan trendmatig te laten stijgen per jaar. Verkeersregelaars De gemeente steunt op dit moment organisatoren van evenementen (B-evenementen en A- evenementen waar de verkeersdruk een verstoring van de openbare orde vormt) voor wat betreft de kosten van het inzetten van verkeersregelaars. Gelet op de verlaging van de sponsoring, het steeds minder eenvoudig verkrijgen van overige sponsoring door organisator, blijft deze financiële ondersteuning bestaan. De inzet van professionele verkeersregelaars is van groot belang voor de verkeersveiligheid en de doorstroming van de nood- en hulpdiensten. In verband met bezuinigingen zal jaarlijks bij het opstellen van de begroting worden beoordeeld in hoeverre de gemeente deze kosten kan blijven dragen. 36

37 5.5 Inzet van materiaal en personeel Evenementenorganisatoren kunnen gebruik maken van materialen van de gemeente. De gemeente levert hiermee een bijdrage aan evenementen. Het gaat hierbij om het volgende: a. Dranghekken; b. Afzettingen; c. Afvalbakken, met een maximum van 15 stuks. Organisatoren kunnen bij het aanvragen van de evenementenvergunning op het formulier aangeven welke diensten ze gebruik van willen maken. Uitgangspunt is dat de gemeente in principe de materialen gegroepeerd ter plaatse aanlevert. De organisator draagt zorg voor de plaatsing van de materialen, na instructie door de gemeente en zetten de materialen gegroepeerd volgens de instructie terug na afloop van het evenement. De gemeente verwijdert de materialen op de eerst volgende werkdag na het gehouden evenement. Door de genoemde ondersteuning kunnen evenementen verantwoord en dus veilig plaatsvinden. De gemeente vraagt voor leveren van de materialen en de daarvoor benodigde capaciteit van gemeentepersoneel geen bijdrage aan de evenementorganisator. De voornoemde levering geldt voor zover de voorraad van de gemeente strekt. De organisator is voor de geleverde materialen verantwoordelijk. Actiepunten hoofdstuk 5 Wat willen we bereiken? Welk actiepunt? Wanneer? Stroomvoorziening Drenkeling Raadsvoorstel en besluit voor aanleg stroomvoorziening Drenkeling 1 e kwartaal

38 HOOFDSTUK 6. Toezicht en handhaving 6.1 Toezicht Per evenement wordt bekeken of de risico s zodanig zijn dat er toezicht tijdens opbouw van podia e.d., gedurende het evenement of bij afbouw nodig is. Dit toezicht wordt vanuit de gemeente in samenspraak met de politie, brandweer, GHOR en DCMR georganiseerd. Elke toezichthouder houdt toezicht op naleving van de regels op zijn eigen terrein. De toezichthouders spreken onderling af wie wanneer, waarop toezicht gaat houden. De organisator wijst een contactpersoon aan die aanwezig of bereikbaar is voor de toezichthouders. De volgende instanties/personen verzorgen het toezicht: a. Evenement; door de organisatie aangestelde toezichthouders; b. Gemeente; medewerker team Openbare Orde, Welzijn en Onderwijs (veiligheid); gemeentelijk toezichthouder; medewerker team Vergunningen, Toezicht en Handhaving (bouwkunde); toezichthouder Drank- Horecawet; c. VRR (brandweer); d. GHOR (Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen); e. DCMR; (handhaving geluidsvoorschriften). Jaarlijks wordt door de gemeente in overleg met de DCMR besloten welke evenementen gecontroleerd worden op handhaving van de gestelde geluidsvoorschriften. 6.2 Handhaving en gevolgen van overtreding Voor een goede handhaving is medewerking van alle betrokkenen nodig. Daarbij wordt vooral een beroep gedaan op de eigen verantwoordelijkheid van organisatoren. Waar nodig zullen bevoegde instanties en/of gemeentefunctionarissen actief optreden. Bij constatering van overtreding van één of meer vergunningvoorschriften wordt de organisator gewaarschuwd of wordt er direct een proces-verbaal (Wetboek van Strafrecht), bestuurlijke waarschuwing (APV, Gemeentewet art. 177, Algemene Wet Bestuursrecht afdeling ) of een boeterapport (Drank- en Horecawet) opgemaakt. Afhankelijk van de overtreding kan het evenement worden stilgelegd. Constatering van overtreding van de vergunningvoorschriften kan bovendien gevolgen hebben voor de verlening van vergunningen voor andere of toekomstige evenementen van de betreffende organisator. Evaluatie Van evenementen waarbij overtredingen worden geconstateerd, vindt er door de gemeente, altijd een evaluatiegesprek plaats met de organisator. Hiervan wordt een schriftelijk verslag gemaakt. De uitkomst van deze evaluatie kan de volgende gevolgen hebben bij een volgende aanvraag: a. Er worden voor de volgende keer strengere eisen verbonden aan de vergunning; b. In de toekomst worden voor het desbetreffende evenement geen vergunningen meer verleend; c. Er is geen beletsel voor een volgende vergunning verlening. entenbeleid Westvoorne 38

39 6.3 Evaluatie Jaarlijks worden de evenementen geëvalueerd. Eventuele klachten die de gemeente heeft ontvangen worden hierbij met de organisatie besproken. Vanuit privacyoverwegingen worden hierbij geen persoonlijke gegevens genoemd. Bij beoordeling van de vergunningverlening voor het daaropvolgende seizoen wordt rekening gehouden met de uitkomst van de evaluatie. 39

40 SAMENVATTING Hoofdstuk 1. Beleidskeuzes ten aanzien van evenementen Op dit moment zijn er twee aangewezen evenemententerreinen binnen de gemeente Westvoorne: de Hofwei te Oostvoorne en de Drenkeling te Rockanje. In Tinte is geen evenemententerrein aangewezen. Kleinschalige evenementen vinden daar in de regel plaats op het veldje bij de Weidehof. Per jaar vinden er ongeveer 70 evenementen plaats in de gemeente Westvoorne. Opvallend is het feit dat deze evenementen verspreid plaatsvinden. Er zijn geen locaties waar een zware druk op ligt als het gaat om evenementen. Vanwege deze spreiding is er geen noodzaak om een maximum te stellen aan de hoeveelheid evenementen per locatie. Voor de Hofwei kan gesteld worden, dat met zorg op deze locatie is gezocht naar de balans tussen prettig wonen en het houden van evenementen en deze balans door de aard van de evenementen als goed wordt ervaren. De bestaande eindtijden voor evenementen worden in dit nieuwe beleid gehandhaafd. Aan het begin van een nieuw kalenderjaar wijzen burgemeester en wethouders per woonkern (Tinte, Oostvoorne en Rockanje) de collectieve festiviteiten aan voor het nieuwe kalenderjaar. Het is een inrichting toegestaan om maximaal 12 incidentele festiviteiten per kalenderjaar te houden waarbij de normale geluids- en lichtnormen in de inrichting niet gelden. De gemeente Westvoorne dient in kennis te worden gesteld door de ondernemer wanneer hij gebruik wil maken van de ontheffing 12- dagenregeling. Ontheffing sluitingsuur is collectief geregeld in de reeds eerder genoemde en vastgestelde evenemententijden onder uitzonderingen ten aanzien van de traditionele evenementen. Hoofdstuk 2. Categorieën evenementen Er bestaat een onderscheid tussen meldingplichtige evenementen en vergunningplichtige evenementen. Meldingplichtige evenementen zijn klein van aard. Vergunningplichtige evenementen bestaan uit A-, B-, en C-evenementen. Om de mate van risico en complexiteit aan te geven wordt in de regio Rotterdam-Rijnmond gewerkt met een systeem van evenementencategorisering. Afhankelijk van de categorie wordt een procedure gestart. Gebleken is dat C-evenementen niet toegestaan kunnen worden op het strand, en in de directe omgeving van het strand. Dit heeft in eerste instantie te maken met de nauwe toegangswegen naar het strand en de ondergrond, waardoor bij een calamiteit het evenemententerrein voor hulpdiensten moeilijk bereikbaar is. Daarnaast zijn er onvoldoende bluswatervoorzieningen voor een zodanig grote activiteit en zijn er geen opstel mogelijkheden voor hulpdiensten in de nabijheid van het evenement. Een exploitant kan festiviteiten organiseren op zijn exploitatievergunning mits hij dit binnen zijn inrichting houdt en het aantal personen uit de gebruiksmelding niet overschrijd. Een exploitant wacht bij het aanvragen van een ontheffing 12- dagenregeling regelmatig op de concrete weersvoorspellingen. Vanwege deze situatie is het voor exploitanten mogelijk om tot 5 werkdagen voor het evenement een ontheffing 12- dagenregeling aan te vragen. Wanneer er op het terras versterkte muziek wordt afgespeeld geeft dit een hogere geluidsbelasting voor de omgeving. De afgelopen jaren zijn hier klachten over binnengekomen. Anderzijds kan het afspelen van versterkte muziek op het terras een extra dimensie geven aan een feest. Gelet op artikel 4:3 APV legt de gemeente maatwerk - geluidsvoorschriften op voor het geluid dat wordt afgespeeld op het terras. Dit wordt meegenomen in de toekomstige visie badstrand. 40

41 Hoofdstuk 3. Procedure Organisatoren worden jaarlijks verzocht hun evenement voor 1 oktober aan te melden voor de evenementenkalender van het jaar daarop. Bij aanmelding na 1 oktober wordt gekeken of het evenement nog op de kalender opgenomen kan worden. De aanvrager krijgt binnen een redelijke termijn (uiterlijk tot 1 februari) antwoord op zijn verzoek. Het inleveren van alle bescheiden, zoals de aanvraag met bijbehorende tekeningen, dient uiterlijk 8 weken voor het evenement plaats te vinden bij een A-evenement. Bij een B- of C- evenement is dit 12 weken. Vergunningen voor A-evenementen worden binnen 4 weken afgehandeld. Voor B- en C- evenementen is dit 8 weken. Vergunningen voor bestaande A-evenementen worden vanaf 2014 jaarlijks verleend door middel van een wijzigingsformulier. Dit betekent dat er geen complete aanvraag ingediend hoeft te worden. B-evenementen worden jaarlijks vergund. Hierdoor dient ook jaarlijks een aanvraag te worden gedaan voor een evenementenvergunning. Bij jaarlijks terugkerende evenementen kan volstaan worden met het digitaal wijzigen van de vorige aanvraag. In tegenstelling tot bij A-evenementen wordt bij B- en C-evenementen een vooroverleg en een evaluatie van het evenement georganiseerd. Indien het gaat om een evenemententerrein wat in bezit is van de gemeente Westvoorne zal er voorafgaand aan de opbouw van het evenement een schouw van het terrein worden georganiseerd, en na afloop. Wanneer het evenement plaatsvindt buiten de bebouwde kom zal deze schouw plaatsvinden met de bijbehorende wegbeheerder. Wanneer er vergunning wordt verleend voor een B- of C-evenement, dan wordt deze per vergunning gepubliceerd. Daarnaast worden de aangewezen collectieve festiviteiten gepubliceerd. Gebleken is dat organisatoren via diverse contactpersonen de gemeente benaderen. Dit levert onduidelijkheid op. Met ingang van het evenementenseizoen 2014 verloopt alle communicatie m.b.t. evenementen via vergunningen@westvoorne.nl. Vanaf deze plaats wordt alles uitgezet in de organisatie. Daarnaast concentreert de gemeente alle formulieren m.b.t. evenementen op één webpagina. Dit ook op verzoek van de organisatoren. Bij evenementen op het strand en duingebied moet er tevens een vrijstelling van de Natuurbeschermingswet 1998 worden aangevraagd bij de provincie Zuid-Holland. Dit i.v.m. mogelijke effecten op de Natura 2000-gebieden Voordelta en Voornes Duin. 41

42 Hoofdstuk 4. Eisen aan de organisator van een evenement De organisatie dient, indien noodzakelijk, personeel in te zetten voor het houden van toezicht gedurende de festiviteiten. Deze ordebewakers dienen gecertificeerd te zijn en duidelijk herkenbaar. De politie adviseert de gemeente, in de procedure van behandeling van de aanvraag, over de noodzaak en het aantal beveiligingsmedewerkers dat een organisator dient aan te stellen. De GHOR adviseert de gemeente over de noodzaak en het aantal geneeskundige hulpverleners dat tijdens het evenement ingezet moet worden. De DCMR adviseert de gemeente over de hoeveelheid decibellen dat tijdens een evenement geproduceerd mag worden. De organisator dient gelijktijdig met de vergunningaanvraag een concept draaiboek in, met daarin onder andere een calamiteitenplan (ontruimingsplan). De organisator van een grootschalig en een regio-overstijgend evenement is verplicht daarvoor een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Na elk evenement zal de gemeente eventuele klachten inventariseren en terugkoppelen naar de organisatie. Voorop gesteld wordt dat de organisatie deze klacht in behandeling neemt en hier op een juiste wijze mee omgaat. De organisatie maakt een verkeersplan, waarin de betreffende wegafzettingen zijn opgenomen. Dit verkeersplan dient als bijlage bij de aanvraag van een evenementenvergunning te zitten. De politie toetst dit verkeersplan. Omwonenden mogen gedurende de evenementen geen overmatige overlast ondervinden van geparkeerde auto s van bezoekers. De gemeente zal wegafzettingen (indien van toepassing) publiceren bij de evenementenvergunning. Omwonenden kunnen hierbij gebruik maken van de bezwaartermijn (6 weken). Bij iedere activiteit op de openbare weg, waarbij het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en weggebruikers geregeld moet worden, zijn verkeersregelaars vereist. Of er verkeersregelaars moeten worden ingezet, wordt aangegeven in de evenementenvergunning. 42

43 Bij een te houden evenement dient elke deelnemende exploitant, die zwakalcoholhoudende dranken buiten de inrichting verstrekt, afzonderlijk ontheffing voor artikel 35 van de Drank- en horecawet aan te vragen. Indien een evenement (gedeeltelijk) in een gebouw, evenals in een tent en andere (tijdelijke) bouwsels, plaatsvindt moet in het kader van de brandveiligheid een tijdelijke gebruiksmelding worden verleend of aanvullende brandveiligheidsvoorschriften op het besluit brandveiliggebruik bouwwerken (gebruiksmelding) worden gegeven. Voor het in behandeling nemen van een vergunningaanvraag betalen organisatoren van evenementen leges. Jaarlijks wordt binnen de gemeente Westvoorne de legesverordening vastgesteld. Hierin wordt onderscheidt gemaakt tussen leges voor kleine en grote evenementen. De leges voor evenementenvergunningen zijn jaarlijks terug te vinden in de legesverordening. Hoofdstuk 5. Gemeentelijke ondersteuning Vanuit de beheersrol levert de gemeente, voor zover beschikbaar, een aantal faciliteiten aan organisatoren van evenementen, waarvan de kosten niet in rekening worden gebracht. Hierbij moet gedacht worden aan: afsluitmateriaal, dranghekken, (verkeers-)borden en containers. De gemeente levert, bij aanvraag, maximaal 15 afvalbakken bij alle evenementen. In overleg met de organisator wordt bepaald hoeveel afvalbakken nodig zijn. De gemeente betaalt de kosten van deze 15 afvalbakken. De organisatie is verantwoordelijk voor het schoon achterlaten van het evenemententerrein. De gemeente tracht door middel van subsidies en garanties het mogelijk te maken dat, vooral gedurende het zomerseizoen, de toerist en eigen bevolking actief en passief wordt onderhouden en wordt geïnformeerd. De organisatoren van evenementen met een bovenlokale uitstraling kunnen tevens een verzoek voor sponsoring indienen. De leges die voor het verlenen van een evenementenvergunning geheven worden zijn niet kostendekkend. Om kostendekkend te werken dienen de tarieven verhoogd te worden. Het beleid met betrekking tot de ontwikkeling van leges wordt vastgesteld in de nota lokale heffingen. Het verhogen van tarieven zal wellicht leiden tot verhoogde subsidieaanvragen en/of vermindering van activiteiten en evenementen. Gelet op de verlaging van sponsoring voor evenementen vanuit de gemeente, worden de leges voor evenementen in 2014 niet verhoogd (wel worden de leges geïndexeerd). Bezuinigingen voor gemeenten zijn ten tijde van het opstellen van deze nota een feit en zullen ook voor komende jaren aan de orde zijn. Jaarlijks zal bij het opstellen van de begroting en de legesverordening worden beoordeeld in hoeverre het mogelijk is, de leges niet verder dan trendmatig te laten stijgen per jaar. De gemeente steunt op dit moment organisatoren van evenementen (B-evenementen en A-evenementen waar de verkeersdruk een verstoring van de openbare orde vormt) voor wat betreft de kosten van het inzetten van verkeersregelaars. Gelet op de verlaging van de sponsoring, het steeds minder eenvoudig verkrijgen van overige sponsoring door organisator, blijft deze financiële ondersteuning bestaan. De inzet van professionele verkeersregelaars is van groot belang voor de verkeersveiligheid en de doorstroming van de nood- en hulpdiensten. In verband met bezuinigingen zal jaarlijks bij het opstellen van de begroting worden beoordeeld in hoeverre de gemeente deze kosten kan blijven dragen. Evenementenorganisatoren kunnen gebruik maken van materialen van de gemeente. De gemeente levert hiermee een bijdrage aan evenementen. Het gaat hierbij om het volgende: a. Dranghekken; b. Afzettingen; c. Afvalbakken, met een maximum van 15 stuks. 43

44 Hoofdstuk 6. Toezicht en handhaving Per evenement wordt bekeken of de risico s zodanig zijn dat er toezicht tijdens opbouw van podia e.d., gedurende het evenement of bij afbouw nodig is. Dit toezicht wordt vanuit de gemeente in samenspraak met de politie, brandweer, GHOR en DCMR georganiseerd. Van evenementen waarbij overtredingen worden geconstateerd, vindt er door de gemeente, altijd een evaluatiegesprek plaats met de organisator. Hiervan wordt een schriftelijk verslag gemaakt. De uitkomst van deze evaluatie kan de volgende gevolgen hebben bij een volgende aanvraag: a. Er worden voor de volgende keer strengere eisen verbonden aan de vergunning; b. In de toekomst worden voor het desbetreffende evenement geen vergunningen meer verleend; c. Er is geen beletsel voor een volgende vergunning verlening. Jaarlijks worden de evenementen geëvalueerd. Eventuele klachten die de gemeente heeft ontvangen worden hierbij met de organisatie besproken. 44

45 BIJLAGE I (Eindtijden) Om een geleidelijk vertrek van de bezoekers mogelijk te maken wordt er onderscheid gemaakt in de eindtijd van het geluid, de eindtijd met betrekking tot gebruik van de buitentaps, een terras en de eindtijd van het evenement. Indien het evenement plaatsvindt in een bestaand gebouw, niet zijnde een tent of een ander tijdelijk bouwsel, gelden de eindtijden bedoeld voor binnenevenementen. Voor alle overige evenementen gelden de tijden bedoeld voor de buitenevenementen. Evenementen op vrijdag en zaterdag: De reguliere horeca sluit op vrijdag en zaterdag om uur. Ten aanzien van de buitenevenementen gelden de volgende eindtijden: - Buitenmuziek/geluidsproductie tot uur; - Buitentap tot uur; - Evenement/Terrasvergunning tot uur; Ten aanzien van de binnenevenementen gelden de volgende eindtijden: - Muziek/geluidsproductie tot uur; - Evenement tot uur; - Horeca geopend tot uur. Evenementen op zondag tot en met donderdag: De reguliere horeca sluit op zondag tot en met donderdag om uur. Ten aanzien van de buitenevenementen gelden de volgende eindtijden: - Buitenmuziek/geluidsproductie tot uur; - Buitentap tot uur; - Evenement/Terrasvergunning tot uur; Ten aanzien van de binnenevenementen gelden de volgende eindtijden: - Muziek/geluidsproductie tot uur; - Evenement tot uur; - Horeca geopend tot uur. Uitzonderingen Ten aanzien van de traditionele evenementen worden de volgende eindtijden aangehouden: Wielerronde Oostvoorne - Buitenmuziek/geluidsproductie tot uur; - Buitentap tot uur; - Evenement/Terrasvergunning tot uur; - Locale horeca geopend tot uur. Tinte 400, - Buitenmuziek/geluidsproductie tot uur; - Buitentap tot uur; - Evenement/Terrasvergunning tot uur; - Locale Horeca geopend tot uur. 45

46 Rockanje Live, Music Night, Octoberfest en Schuurfeest/Tentfeest Plattelands Jongeren Voorne-Putten - Buitenmuziek/geluidsproductie tot uur; - Buitentap tot uur; - Evenement/Terrasvergunning tot uur; - Locale Horeca geopend tot uur. De traditionele evenementen, zoals de historische motorraces, worden geacht te voldoen aan de normale vast te stellen tijden. Jaarwisseling De openingstijden voor de horeca zijn gedurende de jaarwisseling vrij. 46

47 BIJLAGE II (Categorisering) Onderaan de figuur wordt zichtbaar in welke categorie het evenement wordt ingeschaald. Dit evenement komt totaal uit op 19 punten en wordt hierdoor ingeschaald als B-evenement. 47

48 Dit evenement komt totaal uit op 10 punten en wordt hierdoor ingeschaald als A-evenement. 48