Informatiepakket. Evenementen in Zandvoort

Transcriptie

1 Informatiepakket Evenementen in Zandvoort

2 Inhoudsopgave Inleiding blz. 3 Checklist voor organisatoren blz. 4 Evenementenbeleid blz. 5 Melding evenement blz. 5 Aanvraag evenementenvergunning blz. 5 Procedure evenementenvergunning blz. 6 Drank- en horecawet blz. 6 Flyeren blz. 7 Gebruiksvergunning brandweer blz. 7 Meer informatie blz. 7 Materialen blz. 8 Subsidie aanvragen blz. 9 Veiligheid blz. 10 Beveiliging tijdens het evenement blz. 10 Evenementenkalender blz. 11 Promotie via VVV blz. 11 Evenementen op het strand blz. 12 Bijlagen: Aanvraagformulier evenementenvergunning Meldingformulier evenementenkalender 2

3 Inleiding Jaarlijks worden er in Zandvoort veel grote en kleine evenementen georganiseerd. Zo worden er onder andere activiteiten georganiseerd op het gebied van sport, muziek, cultuur, op het strand en het Circuit Park Zandvoort. Het gemeente bestuur staat positief tegenover het houden van evenementen die een bijdrage leveren aan het imago en de economie van Zandvoort en waarbij het publiek en de bewoners breed betrokken zijn, maar ze kunnen ook overlast veroorzaken. De nota Evenementenbeleid 2006, een gezonde balans gaat in op de wet- en regelgeving. In de volgende hoofdstukken wordt hier dieper op ingegaan. Dit informatiepakket is ontwikkeld voor de organisatoren en heeft als doel het bieden van de helpende hand aan organisatoren en toekomstige organisatoren bij het organiseren van een evenement, vanaf de ontwikkeling van het idee tot de realisatie en evaluatie. 3

4 Checklist voor organisatoren Werkgroep opstarten Bepalen data, locatie van het evenement Belangrijk: check de evenementenkalender van de gemeente Zandvoort ( via het kopje vrije tijd, kunt u klikken op de voorlopige evenementenkalender) U kunt voor de afstemming contact opnemen met de bedrijfscontactfunctionaris (telefoonnummer: ) Het evenement wordt namelijk aan de regionale evenementenkalender getoetst, i.v.m. de haalbaarheid. Bij grote evenementen is er veel inzet nodig van hulpdiensten. Deze moeten daarom voor 1 november voorafgaand aan het kalenderjaar worden aangemeld (via evenementenkalender meldingsformulier) bij de afdeling Vergunningen van de Gemeente Zandvoort. Melden van een evenement via het evenementenkalender meldingformulier voor 1 november voorafgaand aan het kalenderjaar. Maken van een concreet plan voor het evenement met tijdsplanning Maken van de begroting Draaiboek met actielijst (wie doet wat en wanneer?) Financiën: sponsorwerving en/of subsidieaanvraag Aanvraag evenementenvergunning en andere benodigde papieren zoals: ontheffing drank- en horecawet. Communicatie en promotie: intern en extern informeren pers, gemeente, sponsoren, website, bewoners brieven, posteractie. Verkeersregelaars Beveiliging en EHBO Verzekering Dranghekken en andere materialen Verzorgen eten en drinken (ontheffing drank- en horecawet) Herkenbaarheid organisatoren tijdens het evenement Evaluatie en dank aan alle deelnemende partijen 4

5 Evenementenbeleid In dit eerste hoofdstuk wordt ingegaan op het evenementenbeleid. Het huidige evenementenbeleid is ontwikkeld in 2006 en gaat in op de evenementenvergunning en de aanvraag van deze vergunning. Het Evenementenbeleid 2006 een gezonde balans kunt u downloaden op de website s, plannen en rapporten. Het evenementenbeleid 2006 is hier ook te vinden. Melding evenement voor evenementenkalender De organisatie moet een evenement voor 1 november voorafgaand aan het kalenderjaar aanmelden. Dit kan door het invullen van een meldingsformulier. Er zijn twee meldingsformulieren: 1. Voor reguliere en kleinere evenementen is er het Zandvoortse Meldingsformulier evenementenkalender. 2. Voor nieuwe en grotere evenementen waarbij de inzet van hulpverleningsdiensten en politiecapaciteit nodig is - denk aan evenementen als grote muziekfestivals, DJ parties en grote sportevenementen is er het formulier: Aanmelding ten behoeve van de regionale evenementenkalender Kennemerland Het evenement komt vervolgens op de lokale en regionale kalender. Het is belangrijk evenementen voor 1 november aan te melden. Te laat aanmelden kan gevolgen hebben voor de doorgang. Het kan dan mogelijk niet binnen de vastgestelde regionale en lokale evenementkalender ingepast worden, waardoor bij grote evenementen inzet van hulpverleningdiensten en politie niet gegarandeerd kan worden. Kort samengevat betekent dit dat: - De melding van het evenement wordt niet als een aanvraag gezien. Tenminste acht weken voor de datum dat het evenement plaatsvindt, moet u de evenementenaanvraag indienen. - De melding geeft niet automatisch recht tot het houden van het evenement, alleen de datum van het voorgenomen evenement wordt hiermee vastgelegd. - Het meldingsformulier is te vinden op: /loket/formulieren/evenementenkalender meldingsformulier. Aanvraag evenementenvergunning Nadat de melding van een evenement is gedaan, kan de vergunning aangevraagd worden. Dit aanvraagformulier is te downloaden op evenement. De deadline voor de aanvraag is tenminste 8 weken voor het evenement. Melding klein evenement Sinds de vaststelling van de nieuwe APV in het voorjaar van 2010, is het mogelijk om voor kleine evenementen een melding te doen. Hier zijn geen kosten aan verbonden. Wel moet de organisator zich aan bepaalde voorschriften houden, zoals: de openbare weg mag niet worden afgezet en het verwachtte aantal bezoekers mag niet meer dan 750 personen bedragen. De melding is gratis en kan snel worden geregeld. Kijk voor meer informatie op de / loket/ formulieren/melding klein evenement 5

6 Het APV artikel Melding klein evenement Geen vergunning is vereist voor een klein evenement, indien: a. het aantal (verwachte) aanwezigen niet meer bedraagt dan 750 personen; b. het evenement tussen 7.00 en uur plaats vindt; c. geen muziek ten gehore wordt gebracht voor uur of na uur; d. plaats of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten; worden e. slechts kleine objecten geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 m2 per object f. er een organisator is; g. - de organisator binnen 15 werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan een kennisgeving heeft gedaan aan de burgemeester; - of indien het evenement plaats heeft op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten binnen 20 werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan een kennisgeving heeft gedaan aan de burgemeester. 3. De burgemeester kan binnen 5 werkdagen na ontvangst van de kennisgeving besluiten het organiseren van een evenement als bedoeld in het tweede lid te 16 verbieden, indien daardoor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu in gevaar komt. 6

7 Procedure evenementenvergunning Nadat de gemeente de aanvraag heeft ontvangen wordt deze door de evenementenwerkgroep besproken. Deze bestaat uit een aantal afgevaardigden van de Gemeente Zandvoort, Politie, Brandweer en GHOR (Geneeskunde Hulpdienst bij Ongevallen en Rampen). Nadat het evenement door de werkgroep is besproken, kan de organisator uitgenodigd worden voor een vergadering van de evenementenwerkgroep. In dit overleg kan er een toelichting gegeven worden. De mogelijkheden en knelpunten worden gezamenlijk besproken worden. Er vindt een laatste afstemming met gemeente en hulpdiensten plaats waar de aanvrager niet bij is. Vervolgens wordt er een besluit genomen. Dit besluit wordt in de vorm van een vergunning of weigering aan de aanvrager gestuurd. Drank- en horecawet Als er tijdens het evenement drank verkocht wordt, moet er naast de aanvraag voor vergunning ook een aanvraag gedaan worden voor een ontheffing op basis van art. 35 drank en horecawet. Via dit artikel wordt het mogelijk gemaakt dat er op een bepaalde locatie, tijdens een bepaalde periode zwak alcoholische dranken, zoals wijn en bier, geschonken kunnen worden. Voorbeelden van locaties die in aanmerking komen zijn openlucht feesten, kermissen en evenementen. Bijzonder is dat iedereen in aanmerking kan komen voor een ontheffing. Men hoeft dus geen horecaondernemer te zijn. Voor het verkrijgen van de juiste papieren kunt u contact opnemen met een van de medewerkers van de afdeling vergunningverlening 7

8 Flyeren tijdens het evenement De badplaats is een gewilde locatie voor bedrijven en personen die promotiemateriaal willen uitdelen, het zogeheten flyeren. Dat kan variëren van het aanbieden van een modieuze tester tot een foldertje. Het flyeren is toegestaan, zie onderstaand APV artikel. Het APV artikel 2:6 1. Het is na het doen van een kennisgeving toegestaan gedrukte of geschreven stukken dan wel afbeeldingen zowel voor promotionele doeleinden als voor nietpromotionele doeleinden onder publiek te verspreiden dan wel openlijk aan te bieden. 2. Het college kan openbare plaatsen aanwijzen waar de activiteiten als genoemd in lid 1 verboden zijn. 3. Het college kan de werking van het verbod beperken tot bepaalde dagen en uren. 4. Het verbod geldt niet voor het huis-aan-huis verspreiden of het aan huis bezorgen van gedrukte of geschreven stukken en afbeeldingen. 5. Het college kan ontheffing verlenen van het in het tweede lid gestelde verbod. Gebruiksvergunning brandweer Als er een tent of overkapping geplaatst wordt waar meer dan 50 personen gelijktijdig aanwezig zullen zijn,is het belangrijk dat er een gebruiksvergunning inrichtingen aangevraagd wordt. De aanvraag gebruiksvergunning inrichtingen is te downloaden via formulieren/aanvraag gebruiksvergunning inrichtingen. 1. Men dient de aanvraagformulieren volledig in te vullen en te ondertekenen. 2. Voor de aanvraag heeft de organisatie tekeningen nodig ( een situatietekening op een schaal van 1:1000 en een plattegrondtekening van de inrichting op een schaal van 1: Men moet de aanvraagformulieren en tekeningen ten minste vier weken voor het evenement in drievoud op te sturen naar de Gemeente Zandvoort, Postbus 2, 2040 AA Zandvoort. 4. De organisatie krijgt bericht van de brandweer of de indiening compleet is. 5. Vervolgens worden de documenten door de brandweer getoetst op brandveiligheid. 6. Op het moment dat alles in orde is, wordt de gebruiksvergunning opgemaakt en verstuurd naar de aanvrager. 7. Voor of tijdens het evenement kan er worden gecontroleerd op de voorwaarden die zijn gesteld in de vergunning. Meer informatie Voor meer informatie over het huidige evenementenbeleid of de aanvraag van een evenementenvergunning kan men contact opnemen met de afdeling vergunningverlening via het telefoonnummer:

9 Materialen Het kan het zijn dat de organisatie bijvoorbeeld dranghekken, NP-borden of vlaggenmasten nodig heeft. Om de organisator tegemoet te komen kan deze gebruik maken van een aantal faciliteiten van de gemeente Zandvoort. Hierbij kan gedacht worden aan het gebruiken van materialen, zoals dranghekken, die beschikbaar zijn bij de Remise van de Gemeente Zandvoort. De uit te lenen materialen zijn maximaal: - 10 houten vlaggenmasten - 6 kooien dranghekken met losse voet (20 dranghekken per kooi) - 40 hekken met rood/wit planken en reflecterend bord, met de tekst doorgaand verkeer gestremd hekken zonder borden en planken borden met niet parkeren op een steun waar een tekstbord op kan worden gemonteerd. Als de organisator gebruik wil maken van eerder genoemde materialen, kan deze contact opnemen met de afdeling Reiniging en Groen. Het adres is: Adres: Kamerling Onnesstraat 20, Zandvoort Telefoonnummer: Openingstijden: Maandag t/m donderdag: uur en uur. Vrijdag: uur Zodra de vergunning is verleend kan de organisator bij de afdeling Reiniging en Groen de datum van het evenement doorgeven en informeren welke materialen er beschikbaar zijn. Als er niet genoeg materialen beschikbaar zijn, wordt dit direct gemeld, zodat er op tijd bij een andere leverancier besteld kan worden. Het krijgen van een vergunning houdt niet automatisch in, dat men al het gewenste materiaal in bruikleen krijgt. Het kan zijn dat het evenement samenvalt met een andere activiteit waarvoor ook materialen aangevraagd zijn. Als de magazijnbeheerder de bestelling genoteerd heeft, kan er een afspraak gemaakt worden om het materiaal op te halen. Bij het afhalen wordt een borg betaald. Deze is afhankelijk van de hoeveelheid materialen. De organisator ontvangt dit bedrag terug na afleveren van de materialen, tenzij er beschadigingen zijn of het aantal incompleet is. 9

10 Subsidie aanvragen In bepaalde gevallen verleent de Gemeente Zandvoort subsidie voor evenementen of activiteiten die in het belang zijn van Zandvoort. Uitgangspunt hierbij is, dat het gaat om een evenement of activiteit zonder winstoogmerk. Voordat de subsidie aanvraag wordt ingediend, kan er contact worden opgenomen met een van de medewerkers van de afdeling Welzijn, Onderwijs en Cultuur (culturele evenementen) of de afdeling Toerisme en economie (toeristische evenementen) via het telefoonnummer: Zij kunnen meer informatie geven over de voorwaarden voor het verkrijgen van een subsidie. Een subsidie moet schriftelijk worden aangevraagd Adres: Gemeente Zandvoort College van burgemeester en wethouders Postbus AA De aanvraag moet tenminste bevatten: - Het gevraagde subsidiebedrag - Begroting met inkomsten en uitgaven - Doel en opzet van de activiteit - Aantal deelnemers/bezoekers - Overige gegevens die nodig zijn voor het berekenen van de subsidie De regels voor het aanvragen van een subsidie zijn opgenomen in de subsidieverordening. Deze is te vinden op de website en beleid/ verordeningen. 10

11 Veiligheid Het is zeer belangrijk dat de gemeente Zandvoort leefbaar, netjes en veilig is en blijft, ook tijdens evenementen. In dit hoofdstuk zal worden ingegaan op het veiligheidsplan, beveiligers, EHBO en verkeersregelaars. Organisatoren zijn zelf als eerste verantwoordelijk voor de veiligheid tijdens het evenement. Daarom is het voor ieder evenement aan te bevelen goed na te denken over de veiligheidsaspecten. Door verschillende trends worden er steeds meer en steeds grotere evenementen georganiseerd. Dit heeft ten gevolg dat de druk op de hulpdiensten ook steeds groter wordt. Voor grootschalige evenementen is het opstellen van een veiligheidsplan zeer belangrijk en de burgemeester kan een veiligheidsplan verplichten. Om een handvat te geven bij het schrijven van een veiligheidsplan, kan men uitgaan van een document met de volgende onderwerpen: - Concrete beschrijving en draaiboek - Verkeersmaatregelen - Veiligheidsmaatregelen - Contactpersonen Beveiliging tijdens het evenement Uitgangspunt is dat de organisator als eerste verantwoordelijk is voor het houden van toezicht Dit betekent dat een organisatie zelf, in overleg met de gemeente en hulpdiensten, toezichthouders of beveiligers moet inzetten tijdens een evenement. Hoeveel beveiligers nodig zijn hangt af van de aard en de grootte van het evenement. om te bepalen of het evenement beveiliging vereist zijn de volgende normen van toepassing: - kans op verstoring is nihil: geen beveiliging - kans op verstoring is klein: 1 beveiliger per 1000 bezoekers - kans op verstoring is gemiddeld: 1 beveiliger per 500 bezoekers - kans op verstoring is groot: 1 beveiliger per 250 bezoekers. Afhankelijk van de grootte en de aard van het evenement, wordt de beveiliging aangevuld met gemeentelijke handhavers en/of politie. Als er iets gebeurt, grijpen deze pas in als de organisatie zelf niet langer de rust kan bewaren. Uitzondering muziekfestivals Bij muziekfestivals in Zandvoort geldt een uitzondering. Bij elke podium dienen in ieder geval 2 beveiligers aanwezig te zijn. Als het muziekfestival op het strand plaatsvindt, wordt uitgegaan van minimaal 2 beveiligers per strandpaviljoen. EHBO Bij evenementen is het zeer belangrijk dat er ook EHBO aanwezig is. Een organisatie bepaalt in overleg met de Gemeente en het GHOR (Geneeskunde Hulpdienst Ongevallen en Rampen) of en hoeveel hulpdiensten er nodig zijn. Verkeersbegeleiding Evenementen kunnen veel invloed hebben op het verkeer. Het is van belang dat vooraf wordt nagedacht over de aan- en afvoer van bezoekers, maar ook van hulpdiensten. Het is noodzakelijk dat de hulpdiensten Zandvoort vrij kunnen bereiken en kunnen verlaten. Dit heeft ten gevolg dat er soms verkeersregelaars moeten worden ingezet. 11

12 Evenementenkalender Elk jaar stelt de Gemeente Zandvoort de concept evenementenkalender op. Deze kalender wordt opgesteld om structuur aan te brengen in het aantal evenementen in Zandvoort. De kalender wordt aan het begin van het jaar geplaatst op de website /vrije tijd/evenementenkalender. Deze website wordt niet alleen door bewoners bezocht, ook de lokale en regionale pers nemen regelmatig activiteiten over. Het is daarom belangrijk dat het evenement correct geplaatst is op de kalender. Een tijdige melding of afmelding is daarom noodzakelijk. Promotie Door een goede promotie wordt het evenement onder de aandacht gebracht. Het is daarom een belangrijk onderdeel van de voorbereiding. Hierbij kan gedacht worden aan: Nieuwe media. Technische snufjes hebben vaak een toegevoegde waarde. Het gaat hier vooral om het voortraject van het evenement. Via een speciale website, facebook, mailbestanden, sms e.d. kan informatie worden verstrekt. De mogelijkheden op een rijtje: - Concept evenementenkalender gemeente Zandvoort - Lokale, regionale en nationale pers - Ontwikkelen eigen website - Postercampagne langs de Zandvoortse wegen - Promotie via VVV Promotie via VVV Zandvoort De directie van VVV/Marketing Zandvoort kan een promotiepakket aanbieden. De VVV zal daarbij de helft van de kosten voor promotie uit eigen middelen voldoen, zodat er voor een gunstig bedrag meegedaan kan worden met de regionale promotiecampagne. Voor meer informatie: VVV Zandvoort Bakkerstraat 2b 2042 HK Zandvoort website: info@vvvzandvoort.nl Evenementen op het strand Voor een evenement, bijv. een muziekfestival of een grote sportwedstrijd met afzettingen op het openbare strand, moet een vergunning worden aangevraagd. Als er extra geluid wordt gemaakt, moet dit vallen onder de zogenaamde regeling: Geluidsdagen voor het strand. 12

13 Algemene richtlijnen: 50 decibel tussen uur 45 decibel tussen uur 40 decibel tussen uur De gemeente mag een aantal keren per jaar toestaan dat van de geluidsnormen wordt afgeweken. Daarbij is gekozen voor de zgn. driedagenregeling voor het strand. Over het aanvragen van de drie geluidsdagen per deelgebied op strand zijn afspraken gemaakt met de Gemeente Zandvoort en de voorzitter van de strandpachtersvereniging. Het strand is verdeeld in 5 deelgebieden Deelgebied 1: Strandpaviljoen 1c, 1b en 1a Deelgebied 2: Strandpaviljoen 1, 2a 2, 3, 4a en 5 Deelgebied 3: Strandpaviljoen 4, 6, 7, 8, 9, 10, 11 en 12 Deelgebied 4: Strandpaviljoen 13, 14, 15, 16, 17, 18 en 19 Deelgebied 5: Strandpaviljoen 20, 20a 21, 23, 24, 25 en 26 Op de aangegeven dagen mag er meer geluid worden geproduceerd tot uur Het gaat om het geluid op de gevel van een nabijgelegen woning. Zie verder: - loket ondernemen horeca en geluid Daarnaast is er sprake van collectieve dagen. Deze dagen worden aangewezen door het College van B&W. Het heeft een algemeen doel. Dat houdt in dat als er grote evenementen in het centrum worden georganiseerd, dat het strand daarin kan meedoen. Echter, het strand mag op die dagen tot uur meer geluid maken. Collectieve dagen zijn bijvoorbeeld: Oud- en nieuwjaarsdagen, Koninginnedag en muziekfestivaldagen in het dorp. Wettelijke regeling: APV, hoofdstuk 4 afd. art en Disclaimer: Dit document is een handreiking voor het organiseren van evenementen. Hoewel de grootst mogelijke nauwkeurigheid is betracht, kan het voorkomen dat er onjuistheden of onvolledigheden zijn ingeslopen. Geadviseerd wordt daarom vermelde informatie te verifiëren met de huidige regelgeving 13