Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Meppel over 2017

Transcriptie

1 Nr / Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Meppel over 2017 Versie d.d. 31 mei 2018 Vastgesteld door B&W d.d. 12 juni 2018 Ter kennisname in de Raad d.d. 21 juni

2 Inhoud Blz. Hoofdstuk 1 Algemeen Inleiding Terugblik Verantwoording uitvoeren projecten Vooruitblik Tot slot... 6 Hoofdstuk 2 Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Meppel over Hoofdstuk 3 Eindbeoordeling Hoofdstuk 4 Uitwerking KPI-vragenlijst Bijlage 1 Beoordeling Archieftoezicht Bijlage 2 Meetgegevens temperatuur en relatieve vochtigheid in de archiefbewaarplaats Bijlage 3 Vervangingsbesluit Bijlage 4 Handboek Vervanging 2017 Gemeente Meppel (separaat)

3 Hoofdstuk 1 Algemeen 1.1 Inleiding De Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wrgt) is per 1 oktober 2012 in werking getreden. Deze wet regelt de herziening van het interbestuurlijk toezicht (IBT). Interbestuurlijk Toezicht betreft het toezicht van de ene overheid op de andere. Het nieuwe toezicht moet soberder, selectiever en risicogerichter worden en gaat uit van vertrouwen van de toezichthouder in de onder toezicht staande. Het is in eerste instantie niet aan de toezichthouder, maar aan vertegenwoordigende organen als de Gemeenteraad en Provinciale Staten om toezicht te houden op de uitoefening van medebewindstaken door de colleges. De Gemeenteraad heeft hierdoor, naast het toezicht op de zorg voor archieven, ook verantwoordelijkheid voor het toezicht op het (informatie)beheer. In hun brief van 6 juni 2014, kenmerk 22/3.2/ , beschrijft het college van Gedeputeerde Staten van Drenthe het beoordelingskader voor het interbestuurlijk toezicht. In dit beoordelingskader zijn zowel de toetsingscriteria als de benodigde informatiearrangementen vastgelegd. Dit betreft de domeinen Monumentenwet, Huisvesting Statushouders, Ruimtelijke Ordening, Archiefzorg, Financiën en Wabo. Het informatiearrangement voor het domein Archiefzorg is als volgt: Interne verantwoording en beoordeling (in de reguliere jaarlijkse beleidscyclus) op de vier afgesproken, risicogerichte cruciale thema's: 1. Het beheer van zowel analoge als digitale overheidsinformatie voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem. 2. Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht. 3. Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt tijdig vernietigd dan wel overgebracht, openbaar gemaakt en beschikbaar gesteld. 4. Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt duurzaam beheerd en is geplaatst in daartoe geëigende omgevingen. De informatiehuishouding van de gemeente Meppel is door het team Bedrijfsvoering DIV (Documentaire Informatievoorziening) getoetst aan het model-archiefkader van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) door middel van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s). Deze KPI s zijn afgeleid van de voor de gemeenten geldende artikelen in de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling. De beantwoording van deze KPI s is de leidraad voor het opstellen van het arverslag 2017 dat het college van Burgemeester en Wethouders als archiefzorgdrager volgens art. 8 van de Archiefverordening aan de gemeenteraad dient te overleggen. Uit de toetsing van de KPI vragenlijst zijn een aantal verbeterpunten naar voren gekomen waarop actie nodig is. Deze zijn in het arverslag opgenomen. Een overzicht met de uit te voeren actiepunten is te vinden na het verslag en voor de uitwerking van de KPI-vragenlijst op pagina 20. 3

4 1.2 Terugblik Op 12 juni 2017 is het Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer over 2016 naar de Provincie Drenthe toegestuurd. Van de toezichthouder is op 4 augustus 2017 de definitieve beoordeling ontvangen. Deze beoordeling is als bijlage aan dit Verslag toegevoegd. Wij verwijzen u graag naar de inhoud hiervan. Zoals u kunt lezen wordt het archiefbeheer van de gemeente Meppel gekwalificeerd als matig. Wat betekent matig in dit geval? Landelijk is afgesproken dat de beoordeling Goed, voldoende/matig of slecht is. De betekenis hiervan is als volgt: Beoordeling Goed Voldoende/matig Onvoldoende Criteria Er wordt voldaan aan de wettelijke vereisten, zoals samengevat in de vier cruciale thema s. 1. Er wordt niet voldaan aan alle wettelijke vereisten, zoals samengevat in de vier cruciale thema s. 2. Er is een passend verbeterplan en/of er is voldoende aannemelijk gemaakt dat het te lopen risico aanvaardbaar is. 1. Er wordt niet voldaan aan alle wettelijke vereisten, zoals samengevat in de vier cruciale thema s. 2. Er is geen passend verbeterplan geformuleerd of voorzien en/of er worden duidelijk onaanvaardbare risico s gelopen. Bron: Provincie Drenthe Op basis van de beoordeling matig is de conclusie dat nog verschillende projecten op het gebied van archiefbeheer moeten worden uitgevoerd bij de gemeente Meppel ter verbetering van de kwaliteit van het archiefbeheer. 1.3 Verantwoording uitvoeren projecten In het Verslag over 2016 is een overzicht met diverse projecten opgenomen die op stapel staan voor de komende jaren. De ambitie om uitvoering te geven aan deze projecten is zeker aanwezig. Alleen zorgen bepaalde omstandigheden ervoor, zoals een kwetsbare personeelsbezetting en het niet continueren van de samenwerking met Gemeente Westerveld, dat het niet is gelukt om een groot deel van de geplande projecten uit te voeren. Deze staan nu in de planning voor 2018 en verder. Deze projecten zijn een onderdeel van het Werkplan DIV Meppel voor de periode

5 Nr. Uiterlijke datum Onderwerp december 2017 Handboek Vervanging is op vastgesteld door het College van B&W. In dit Handboek is het metagegevensschema op basis van het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) opgenomen en is het Referentiekader vastgesteld voor het digitaal archiefbeheer (RODIN). Uitgevoerd september 2017 Is een generieke verklaring van overbrenging voor alle openbare gemeentelijke archieven vastgesteld door het College van B&W. Wordt in 2018 uitgevoerd december 2017 Is het Kwaliteitszorgsysteem archiefbeheer ingericht en vastgesteld dat voldoet aan de eisen van het Kwaliteitshandboek dat is opgesteld door de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). Deels uitgevoerd. In 2018 vindt verdere uitwerking plaats oktober 2017 Zijn de werkzaamheden geïnventariseerd van de archiefbestanden, die zich in de archiefbewaarplaats en deels in de archiefruimte bevinden, die nog niet allemaal (goed) zijn bewerkt en omgepakt naar duurzame materialen en is een Plan van Aanpak opgesteld. Wordt in 2018 uitgevoerd oktober 2017 Checklist Serverruimte ingevuld. Uitgevoerd november 2017 Is de vernietiging uitgevoerd van de digitale zaken met een vernietigingstermijn tot 1 januari Wordt in 2018 uitgevoerd november 2017 Het volledige DSP-overzicht, inclusief Verwerkingsregister AVG, is op- en vastgesteld. Wordt in 2018 uitgevoerd juli 2017 Is in overleg met de calamiteitencoördinator het huidige calamiteiten- en ontruimingsplan aangepast met hierin informatie opgenomen over de instelling en de locatie (de verzamelplaats) waarheen bij een ernstige calamiteit de te ontruimen archieven en collecties dienen te worden gebracht. Plan is vastgesteld door het College van B&W. Wordt in 2018 uitgevoerd augustus 2017 Is de definitieve keuze gemaakt over deelname aan een gemeenschappelijke provinciale e-depotvoorziening of een eigen e-depot inrichten. Niet uitgevoerd. De ontwikkelingen op dit gebied worden afgewacht december 2017 Inventarisatie diverse archiefdelen (zie voor schema blz. 21) Niet uitgevoerd. Zie punt 4. 5

6 1.4 Vooruitblik In het Verslag over 2017 wordt de verbinding gelegd met het Verslag over 2016 en de bijbehorende beoordeling. Op- en aanmerkingen, adviezen, genoemd in de beoordeling zijn verwerkt in het Verslag over Tot slot Het jaarlijks opstellen van het Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer brengt ook met zich mee, naast de verantwoording, dat een dynamisch overzicht wordt gecreëerd van de nog uit te voeren werkzaamheden, voor nu en in de toekomst. 6

7 Hoofdstuk 2 Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Meppel over Lokale regelgeving. Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De archiefvorming van overheidsorganisaties, zoals de gemeente Meppel, valt onder de Archiefwet Ondanks dat het begrip archief meestal wordt geassocieerd met informatie van oudere datum gaat de wet over het geheel van informatie. De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn de basis voor de wijze waarop de gemeente Meppel uitvoering geeft aan de Archiefwet. Archiefverordening Hierin is de zorg geregeld die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven die door de gemeentelijke organen worden gevormd, het beheer, de mensen en middelen en het toezicht van de gemeentesecretaris op het beheer. In de Archiefverordening is ook de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats vastgelegd. De huidige Archiefverordening van de gemeente Meppel is op 27 oktober 2016 vastgesteld door de gemeenteraad. Gedeputeerde Staten heeft kennisgenomen van de Archiefverordening. Besluit Informatiebeheer Hierin zijn de voorwaarden beschreven waaraan het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen. Het huidige Besluit Informatiebeheer is op 13 december 2016 vastgesteld. In de beoordeling van de toezichthouder staat onder kopje 1. Kwaliteitssysteem het volgende: Uit het opgestelde Besluit Informatiebeheer gemeente Meppel 2016 komt echter niet naar voren wie er intern verantwoordelijk is voor het toezicht op de beschreven verantwoordelijkheden en wie als beheerder van de archiefbewaarplaats, of het digitale equivalent daarvan, moet worden beschouwd. Dat zijn echter belangrijke onderdelen voor een functionerend kwaliteitssysteem. Deze opmerking zal in 2018 worden verwerkt in een nieuw Besluit Informatiebeheer. Reglement voor bezoekers van het archief Hierin zijn de huishoudelijke regels beschreven voor het raadplegen van onze archieven. Het huidige reglement is vastgesteld op 13 december Wijziging Overheidstaken Op 1 januari 2014 is de RUD Drenthe (Regionale Uitvoeringsdienst) van start gegaan. De RUD Drenthe is een uitvoeringsorganisatie op het gebied van de milieuwetgeving, - regelgeving en handhaving. Haar klanten zijn de gemeenten en de provincie Drenthe. Doordat de RUD Drenthe een beperkte gemeenschappelijke regeling is, blijven de gemeenten zelf verantwoordelijk voor het vormen en ontsluiten van de milieuarchieven. Gemeenschappelijke regelingen Door de gemeente Meppel wordt het inschrijfregister Wet gemeenschappelijke regelingen bijgehouden. 7

8 Mandaatregeling archiefzorg Het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit van de gemeente Meppel is vastgesteld op 16 augustus Op 20 januari 2015 is het Mandaatregister 2015 door het college vastgesteld. Het register is toen aangepast aan wetswijzigingen en ontwikkelingen in de organisatie. Tevens zijn aanpassingen in de mandatering die sinds 2012 zijn vastgesteld verwerkt in het nieuwe register. Hierbij zijn ook de ontwikkelingen in het Sociaal Domein meegenomen. Conclusie: In 2016 heeft de gemeente Meppel de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer aangepast aan de huidige wet- en regelgeving zoals bijvoorbeeld de nieuwe wet Revitalisering Generiek Toezicht met ingang van 1 oktober Op basis van de beoordeling van de toezichthouder zal het Besluit Informatiebeheer in 2018 opnieuw ter vaststelling aan het College worden aangeboden. Beoordeling: Voldoende. Actiepunt: 1 oktober 2018 is het Besluit Informatiebeheer gewijzigd vastgesteld. 2 Interne Kwaliteitszorg en Toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Kwaliteitssysteem archiefbeheer Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van B&W ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden (digitaal en fysiek) voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden en procedures die nodig zijn voor de kwaliteitszorg en controle. Een kwaliteitssysteem geeft weer hoe een correcte uitvoering van vastgestelde procedures en protocollen plaatsvindt. Zonder een kwaliteitssysteem wordt onvoldoende gestuurd op kwaliteit, bewaking en de juiste uitvoering van de procedures. In 2018 wordt een werkbaar kwaliteitszorgsysteem ingericht en geïmplementeerd. Hiervoor is eind 2017 door de beleidsmedewerker DIV een korte training (KIDO) gevolgd. Als referentiekader voor het digitaal archiefbeheer is gekozen voor RODIN 2. Een onderdeel van het Kwaliteitssysteem waar in 2018 op wordt getoetst zijn de vastgestelde procedures in het Handboek Vervanging Gemeente Meppel 2017 met betrekking tot het scannen, registeren, vernietiging en archivering van analoge documenten. Inclusief het hanteren van een Referentiemodel voor vervanging van archiefbescheiden in afgebakende werkprocessen Verder zijn door de gemeente ook een beperkt aantal regelingen en/of protocollen vastgesteld die onderdeel kunnen zijn van het op te stellen kwaliteitssysteem. Vaak wordt gehandeld op basis van gewoonten en informele afspraken. Deze ongeschreven regels dienen formeel te worden vastgesteld en bijeen te worden gebracht in een handboek DIV (Documentaire Informatievoorziening). Dit vindt in 2018 plaats. 8

9 Gekwalificeerde gemeentearchivaris Van oudsher heeft de gemeente Meppel geen gemeentearchivaris aangesteld zoals die wordt genoemd in de Archiefwet. Op basis van de Archiefwet, art. 32, lid 1. is hiervoor in de plaats de gemeentesecretaris aangewezen. Verslag toezicht archiefbeheer Op grond van artikel 10 van de Archiefverordening dient de gemeentesecretaris jaarlijks verslag te doen aan het college betreffende de uitoefening van het toezicht op het beheer van niet overgedragen archiefbescheiden. Op grond van artikel 11 van de Archiefverordening dient het college jaarlijks verslag aan de raad te doen over wat zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. Het jaarverslag Archiefbeheer over 2016 is door het college van B&W vastgesteld op 30 mei 2017 en ter kennisname doorgestuurd naar de gemeenteraad op 22 juni Conclusie: De gemeente Meppel heeft niet een kwaliteitszorgsysteem ingericht volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 op grond waarvan door middel van geregelde audits de analoge en digitale beheeromgeving kan worden getoetst. Bij de gemeente Meppel is de gemeentesecretaris aangewezen als gemeentearchivaris. Het verslag met betrekking tot het toezicht op het archiefbeheer en het beheer van de archiefbewaarplaats over 2016 is op 30 mei 2017 aan het College uitgebracht en op 22 juni 2017 ter kennisname aan de gemeenteraad. Beoordeling: Matig/Voldoende Actiepunt(en): 1. Uiterlijk 31 december 2018 is een Kwaliteitszorgsysteem archiefbeheer ingericht, vastgesteld en geïmplementeerd dat voldoet aan de eisen van het Kwaliteitshandboek dat is opgesteld door de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). 2. Met ingang van 1 januari 2019 wordt gewerkt volgens het Kwaliteitssysteem archiefbeheer. 3. Uiterlijk 31 december 2018 is het Handboek DIV vastgesteld 9

10 3 ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Documentair structuurplan Op grond van artikel 18 van de Archiefregeling 2010 dient de gemeente te beschikken over een Documentair Structuurplan (DSP). Een DSP is een actueel-, compleet- en logisch samenhangend overzicht van de bij de gemeente berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Met een DSP-overzicht wordt vastgesteld of documenten c.q. data die voor bewaring in aanmerking komen op andere locaties worden bewaard dan in het centrale archief. Zonder zo n overzicht bestaat de kans dat informatie ten onrechte wordt vernietigd of door niet tijdige conversie op termijn niet meer te raadplegen is. De gemeente Meppel werkt op basis van een model DSP/I-navigator. Hierin zijn alle processen opgenomen die door de gemeente Meppel worden uitgevoerd. De I-navigator is geïmporteerd in Verseon. Hierdoor worden de juiste zaaktypes/(werk)processen aan de zaken gekoppeld. Een volledig DSP-overzicht, inclusief het AVG Verwerkingsregister, is wel ingericht, maar nog niet vastgesteld. Dit betreft een actiepunt voor medio 2018 in overleg met de Functionaris gegevensbescherming. Verder zijn in de gemeentelijke organisatie tal van applicaties aanwezig die niet zijn gekoppeld aan het DocumentManagementSysteem (DMS) Verseon. Een volledig geordend overzicht van alle gemeentelijke archiefbescheiden is er niet. Sinds de invoering van het DMS in 2011 bestaat de intentie om zogenaamde koningskoppelingen tot stand te brengen met bedrijfswaardevolle applicaties. Het is onbekend wanneer en/of deze koningskoppelingen tot stand komen. De gemeente Meppel maakt sinds oktober 2011 gebruik van het volgens (bij aanschaf) NEN 2082 gecertificeerde document management systeem (DMS) Verseon van Circle BV te Sittard. Het betreft hier de versie van 2015 (2.3). Na de inrichting van het DMS Verseon is de applicatie niet opnieuw gecertificeerd. Dit is een aandachtspunt en zal worden meegenomen in het Kwaliteitssysteem. Het systeem kent koppelingen met Office 2010 (Microsoft), inavigator (SDU), Key2Datadistributie (Centric) ten behoeve van de Basisregistratie Personen (BRP) en het Nieuw Handelsregister (NHR), Xential (Interaction Next), GBA-V via handmatige koppeling, Ibabs en Kofax (BMConsultants). De documenten worden gescand op een resolutie van 300DPI. Hiervoor zijn 2 scanners in gebruik van het type Canon DR 5010 met software van Kofax BMC, Kofax Capture Systeem voor toegankelijkheid De analoge (fysieke) archieven zijn in goede- geordende- en toegankelijke staat. De archieven van de rechtsvoorgangers van de gemeente Meppel zijn geplaatst in de gemeentelijke archiefbewaarplaats. De authenticiteit en context zijn goed te herleiden uit de fysieke dossiers. De archieven zijn toegankelijk door middel van archiefinventarissen. Deze zijn zowel in fysieke als in digitale vorm aanwezig. Daarnaast zijn de inventarissen te raadplegen op 10

11 Het (analoog) dynamisch archief is rechtstreeks toegankelijk. De dossiers zijn geordend op basis van de Basis Archiefcode (BAC). Zowel de analoge als de digitale archiefbescheiden zijn eenvoudig terug te vinden in het DMS Verseon via diverse zoekingangen. In 2014 is het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale overheden (TMLO) als landelijke standaard metadatering vastgesteld. Met behulp van het TMLO kunnen alle decentrale overheden hun informatie straks op dezelfde manier metadateren. Dat is een belangrijk hulpmiddel om informatieprocessen en systemen op elkaar te laten aansluiten. In 2017 is metagegevensschema van Meppel daarop aangepast en vastgesteld. Duurzame materialen en gegevensdragers De gemeente Meppel maakt voor de bewaring van fysieke archiefbescheiden gebruik van duurzame verpakkingsmaterialen volgens de Archiefregeling De materialen worden besteld bij Lyreco. Het gebruikte papier, Black Label Office van Canon, voldoet aan de NEN-norm De archiefbestanden, die zich in de archiefbewaarplaats en deels in de archiefruimte bevinden, zijn nog niet allemaal (goed) bewerkt en omgepakt naar duurzame materialen. Dit betreffen voornamelijk de archieven tot Van deze werkzaamheden wordt in 2018 een inventarisatie gemaakt. Bij de gemeente Meppel worden de digitaal te bewaren archiefbescheiden op duurzame gegevensdragers gevirtualiseerd bewaard. Conclusie: De gemeente Meppel beschikt over een document management systeem (DMS) voor het registreren en beheren van gemeentelijke archiefbescheiden dat bij aanschaf NEN 2082 gecertificeerd was. Na de inrichting is het DMS niet opnieuw gecertificeerd. De gemeente Meppel werkt op basis van een model DSP/I-navigator. Hierin zijn alle processen opgenomen die door de gemeente Meppel worden uitgevoerd. Een volledig document structuur plan (DSP) inclusief het AVG Verwerkingsregister, is wel ingericht, maar nog niet vastgesteld. Dit betreft een actiepunt voor medio 2018 in overleg met de Functionaris gegevensbescherming. In 2017 is het metagegevensschema van Meppel aangepast aan het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO). De gemeente gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen en gegevensdragers voor het beheer van blijvend te bewaren archiefbescheiden, zoals omschreven in de Archiefregeling Beoordeling: Matig. Actiepunten: 1. Op 31 december 2018 zijn de werkzaamheden geïnventariseerd van de archiefbestanden, die zich in de archiefbewaarplaats en deels in de archiefruimte bevinden, die nog niet allemaal (goed) zijn bewerkt en omgepakt naar duurzame materialen en is een Plan van Aanpak opgesteld. 2. December 2018 is het volledige DSP-overzicht, inclusief het AVG Verwerkingsregister, op- en vastgesteld. 11

12 4 DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN in het bijzonder Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? De gemeente Meppel kiest voor RODIN 2 als referentiekader voor het digitaal informatiebeheer. Met dit referentiekader kunnen de audits/inspecties worden uitgevoerd op het gemeentelijk informatiebeheer c.q. de digitale beheeromgeving. Er is sprake van om deze audits/inspecties in een groter geheel mee te nemen binnen de gemeente Meppel. In 2018 is hier meer over bekend. Daarnaast is het is belangrijk om een handboek te hanteren, om zo van tijd tot tijd te controleren en te evalueren. Voldoet het gemeentelijk archiefbeheer nog aan de wettelijke vereisten en normen/standaarden? Verseon accepteert alle bestandsformaten die vermeld staan in de Archiefregeling Standaard worden de gescande documenten in het digitale archief opgeslagen in het PDFA-1a formaat. Grootformaat documenten worden gescand in TIFF- of PDF-formaat. Naast externe documenten wordt Verseon ook gebruikt voor de opslag van interne documenten. De te bewaren documenten worden handmatig of automatisch geconverteerd naar PDFA-1a. De gemeente Meppel maakt ook gebruik van opslagformaten die niet aan een open standaard voldoen, omdat er functionaliteitsverlies optreedt bij het opslaan naar Open Document Format (ODF) bijvoorbeeld bij Excel. In de beoordeling van de toezichthouder staat onder kopje 2. Goede, geordende en toegankelijke staat, de aanbeveling om vast te leggen welke formaten voor welke praktijk worden gebruikt, afhankelijk van de daarbij gewenste functionaliteit In het Handboek Vervanging Gemeente Meppel 2017 staat in paragraaf 3.6 op blz. 13 onder andere beschreven wanneer gebruik wordt gemaakt van het formaat PDFA-1a. Vanuit de procesapplicatie (Verseon) wordt geen gebruik gemaakt van compressie- of encryptietechnieken. Op netwerk-opslag niveau (de manier waarop bestanden opgeslagen worden op het SAN onder het netwerk operating system) is wel degelijk sprake van encryptie, compressie en de-duplicatie. Dit is van toepassing op alle bestanden en applicaties over het hele netwerk en volkomen transparant voor de gebruikers. Bij conversie naar een andere procesapplicatie (DMS) wordt uitvoerig getest of bestaande bestandsformaten te ontsluiten zijn zodat gegarandeerd geen gegevens verloren gaan. Deze digitale duurzaamheid is een eis voorafgaand aan een geplande conversie of migratie. Conclusie: De gemeente Meppel kiest voor RODIN 2 als referentiekader voor het digitaal informatiebeheer. Daarnaast is het belangrijk om een leidraad/handboek te hanteren, om zo het gemeentelijk informatiebeheer c.q. de digitale beheeromgeving van tijd tot tijd te controleren en te evalueren. Verseon accepteert alle bestandsformaten die vermeld staan in de Archiefregeling Standaard worden de gescande documenten in het digitale archief opgeslagen in het PDF/A-1a formaat. Er wordt geen gebruik gemaakt van compressie- of encryptietechnieken. In een Informatiebeveiligingsplan dient een toekomstige conversie/migratie goed te worden beschreven. Voorkomen moet worden dat bij langjarig duurzaam beheer van informatie gegevensverlies optreedt. Beoordeling: Voldoende 12

13 5 VERNIETIGEN EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Vernietiging archiefbescheiden Door de gemeente Meppel wordt jaarlijks de voor vernietiging in aanmerking komende fysieke archiefbescheiden vernietigd. De vernietiging vindt plaats op basis van de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeenten en intergemeentelijke organen sinds 1 januari 1996 (en actualisaties daarvan) voor de documenten tot 1 januari Voor de documenten vanaf 1 januari 2017 geldt de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeenten en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari Voordat de vernietiging daadwerkelijk plaatsvindt, wordt de lijst met de te vernietigen archiefbescheiden ter beoordeling aan de organisatie voorgelegd. Hiervan wordt een verslag opgesteld. Na de daadwerkelijke vernietiging wordt een Verklaring van vernietiging, inclusief een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden, opgemaakt en gearchiveerd. Sinds de invoering van het digitaal- en zaakgericht werken in oktober 2011 worden digitale documenten in het zaaksysteem Verseon opgenomen. Er heeft nog geen vernietiging in Verseon plaatsgevonden van daarvoor in aanmerking komende zaken. Medio 2018 vindt de vernietiging plaats van zaken met een vernietigingstermijn tot 1 januari Vervanging archiefbescheiden Sinds augustus 2013 werkt de gemeente Meppel in principe volledig digitaal. Het volledig digitaal werken is op 19 december 2017 geformaliseerd. Tijdens deze vergadering is door het College van B&W het Handboek Vervanging en het Besluit tot vervanging archiefbescheiden Gemeente Meppel 2017 vastgesteld. Op 9 januari 2018 zijn deze documenten naar de toezichthouder verzonden en op 18 januari 2018 zijn het Besluit en Handboek gepubliceerd. Het Handboek Vervanging en het bijbehorende Besluit treden met terugwerkende kracht in werking vanaf 1 augustus In 2018 wordt het Handboek geïmplementeerd en uitgevoerd. Het Vervangingsbesluit is als bijlage 3 toegevoegd aan dit Verslag. Het Handboek Vervanging is als losse bijlage 4 toegevoegd aan dit Verslag. Vervreemding van archiefbescheiden Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of niet-overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk. Vervreemding van archiefbescheiden heeft op 18 september 2014 plaatsgevonden met de bescheiden Registratie Niet Ingezetenen (RNI) aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving. 13

14 Conclusie: De gemeente Meppel weegt zorgvuldig af wanneer de aanwezigheid van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie. De vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden vindt plaats volgens de gebruikelijke archief wettelijke procedure. Dit is nog niet toegepast op de digitale bestanden met vernietigingstermijn 1 januari De gemeente Meppel heeft het Handboek Vervanging en het Besluit tot vervanging archiefbescheiden Gemeente Meppel 2017 vastgesteld. Hierdoor wordt voldaan aan het besluit om papieren archiefbescheiden te mogen vervangen door digitale reproducties (Substitutie of Vervanging). Op 18 september 2014 heeft Vervreemding van archiefbescheiden plaatsgevonden. Beoordeling: Voldoende. Actiepunt: Uiterlijk oktober 2018 is de vernietiging uitgevoerd van de digitale zaken met een vernietigingstermijn tot 1 januari

15 6 OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? Het (archief)wettelijk onderscheid tussen overgebracht en niet-overgebracht wordt in de gemeente Meppel niet toegepast. Praktische redenen van bedrijfsvoering zorgen ervoor dat dossiers jonger dan 20 jaar al snel in de archiefbewaarplaats worden opgeslagen. Formeel zijn ze dan niet overgebracht, aangezien ze nog grotendeels in de dynamische werkprocessen worden gebruikt. Daarnaast lag de prioriteit bij het optimaliseren van het DMS en concept Handboek Vervanging. Er zijn geen Verklaringen van Overbrenging opgesteld voor de archieven tot 1998 die aanwezig zijn in de archiefbewaarplaats. Hierdoor zijn er ook geen besluiten genomen voor de eventuele beperking van de openbaarheid van eventuele archiefbestanddelen. De reden waarom deze Verklaringen niet zijn afgegeven is helaas niet meer te achterhalen. De voor de hand liggende reden kan zijn dat men gedacht heeft dit in een later stadium uit te voeren. Een actiepunt hierbij is het opstellen van een generieke Verklaring van Overbrenging voor de overheidsarchieven tot 1998, zodat hierbij ook het openbaarheidsregime achteraf wordt geformaliseerd. Het is in 2017 niet gelukt, ondanks inspanning van de beleidsmedewerker DIV, om dit onderwerp te formaliseren. De bedoeling is nu dit in 2018 uit te voeren, mede in het licht van Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarnaast is bij het college van Gedeputeerde Staten van Drenthe niet een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd, om redenen van bedrijfsvoering dat archieven niet na 20 jaar kunnen worden overgebracht. Conclusie: De gemeente heeft de overdracht van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats conform de (archief) wettelijke procedure van overbrenging niet officieel geregeld. Verbeteringen in deze procedure zijn daarom noodzakelijk. Beoordeling: Matig. Actiepunt: 1. Uiterlijk 1 november 2018 is een generieke Verklaring van Overbrenging voor de archieven tot 1998 opgesteld en vastgesteld door het College van B&W; 2. Uiterlijk 1 november 2018 zijn eventuele besluiten genomen door het College van B&W betreffende de beperking van de openbaarheid van sommige archiefbestanddelen. 15

16 7 ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De gemeente beschikt over een eigen archiefbewaarplaats met archiefruimte in het Stadhuis. Deze archiefbewaarplaats/archiefruimte is op 16 december 2008 door Gedeputeerde Staten van Drenthe goedgekeurd met besluitnummer 6.2/ De gemeente beschikt ook over een archiefruimte. Deze is gelegen in dezelfde ruimte als de Archiefbewaarplaats. In de beoordeling van de toezichthouder over 2016 werd de aanbeveling gedaan om in een volgend verslag meer inzage te geven in de actuele situatie in de bewaarplaats. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door meetgegevens van temperatuur en relatieve vochtigheid als bijlage toe te voegen. Zie hiervoor bijlage 2. De Archiefregeling 2010 geeft geen specifieke eisen voor de bouw en inrichting van een serverruimte of datacentrum. Door Het Expertise Centrum is een checklist voor de bouw en inrichting van een serverruimte ontwikkeld. Al eerder had ook het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (Lopai) een toetsingskader voor de digitale Beheersomgeving van permanent te bewaren archiefbescheiden opgesteld, te weten ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot (2008). De laatste versie dateert van december 2012 en is te vinden op de website Door de gemeente Meppel is voor de serverruimte een Checklist 2017 ingevuld. E-depot De gemeente beschikt niet over een E-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden. De huidige stand van zaken is dat het Drents Archief als onderdeel van het netwerk van Regionaal Historische Centra (RHC s) in Nederland, het E-depot implementeren zoals dat momenteel door het Nationaal Archief wordt uitgerold. Het Nationaal Archief fungeert daarbij als Shared Service Center en de RHC s als afnemers. Het Drents Archief biedt het E-depot vervolgens weer aan als dienst aan de lagere overheden binnen hun werkingsgebied. Dit houdt niet in, dat niet wordt gekeken naar een definitieve digitale beheeromgeving. Er wordt zeker gekeken naar de invulling van de metagegevens. Door aan te sluiten bij een werkgroep TMLO vanuit de Drentse Kring Archiefbeheerders verwachten wij een goede stap in de richting te zetten voor een toekomstige overgang naar een E-depot. Conclusie: De gemeente Meppel beschikt over een door Gedeputeerde Staten van Drenthe goedgekeurde openbare archiefbewaarplaats, die aan (archief) wettelijke vereisten voldoet. Het verdient aanbeveling om bij toekomstige aanpassingen van of uitbreiding van de gemeentelijke serverruimte met de Checklist en de ED3 richtlijnen rekening te houden. De definitieve keuze over deelname aan een gemeenschappelijke provinciale e-depotvoorziening of een eigen e-depot inrichten is nog niet gemaakt. Voor de gemeente een besluit neemt inzake deelname aan een gemeenschappelijke provinciale e-depotvoorziening moet er een duidelijk beeld zijn van de kosten die verbonden zijn aan uitplaatsing van digitale archiefbestanden en de toegankelijkheid van die bestanden na opname. Beoordeling: Matig. 16

17 8. TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN. Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn voor een ieder te raadplegen. Openingstijden, bezoek- en correspondentieadres zijn eveneens aangegeven. Een overzicht van tarieven is op de website van de gemeente te vinden. De kosten voor onderzoek en kopieën/scans van archiefbescheiden staan vermeld in de op 18 december 2014 door de gemeenteraad vastgestelde legesverordening van de gemeente Meppel. In de archiefbewaarplaats die tevens als archiefruimte wordt gebruikt staan twee soorten bestanden, te weten de openbaar toegankelijke bestanden (zo worden deze behandeld) en de geplaatste bestanden. Geplaatste bestanden betreffen geen overgebrachte archieven. Er zijn geen Verklaringen van Overbrenging opgesteld voor de archieven tot 1998 die aanwezig zijn in de archiefbewaarplaats. Hierdoor zijn er ook geen besluiten genomen voor de eventuele beperking van de openbaarheid van eventuele archiefbestanddelen. Zie hiervoor ook punt 6 van dit Verslag en de bijbehorende actiepunten. Onder punt 5 van het gehanteerde bezoekersreglement staan aanwijzingen voor het behoud en gebruik van archiefbescheiden. Hieruit kan worden afgeleid dat de archiefzorgdrager i.c. de beheerder van de archiefbewaarplaats een eventuele afwijzing van het gebruik van archiefbescheiden afdoende kan motiveren. De gemeente Meppel beschikt sinds 13 december 2016 over een door het College vastgesteld bezoekersreglement voor het gebruik van de archieven en collecties van het gemeentelijk archief. Conclusie: De beschikbaarstelling van archiefbescheiden en de omgang met archiefbescheiden en bezoekers is grotendeels gebaseerd op de gebruikelijke praktijk bij andere archiefdiensten. Er zijn geen Verklaringen van Overbrenging opgesteld voor de archieven tot Hierdoor wordt met de beperking van de openbaarheid van sommige archiefbestanddelen na 20 jaar geen rekening gehouden (zie ook punt 6). Het bezoekersreglement is formeel door het College vastgesteld (zie ook punt 1). Beoordeling: Matig. Actiepunt(en): Zie hiervoor punt 6 van dit Verslag. 9 RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Hoofdvraag: Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? De gemeente Meppel beschikt over een calamiteiten- en ontruimingsplan dat op 4 september 2007 door het College van B&W is vastgesteld. De gemeente Meppel beschikt niet over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een 17

18 cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen. Hiermee wordt bedoeld, dat in het calamiteiten- c.q. ontruimingsplan geen informatie is opgenomen over de instelling en de locatie (de verzamelplaats) waarheen bij een ernstige calamiteit de te ontruimen archieven en collecties dienen te worden gebracht Wel is op 26 juli 2005 is een overeenkomst voor calamiteitenservice afgesloten met Documentenwacht te Beekbergen. Deze organisatie zorgt bij een calamiteit voor het totale logistieke proces; verpakking, vervoer, registratie, vakkundige verzorging en opslag. Conclusie: De gemeente Meppel beschikt over een plan om bij calamiteiten schade te voorkomen. Met de calamiteitencoördinator van de gemeente Meppel is besproken dat bij de eerstvolgende vaststelling een hoofdstuk wordt opgenomen over het waarborgen van het behoud van te bewaren archiefbescheiden van cultuurhistorische waarde. Daarnaast wordt informatie opgenomen over de instelling en de evacuatielocatie waarheen bij een ernstige calamiteit de beschadigde archieven of collecties worden ondergebracht. Beoordeling: Matig. Actiepunt: Uiterlijk 31 december 2018 is in overleg met de calamiteitencoördinator het huidige calamiteiten- en ontruimingsplan aangepast en vastgesteld door het College van B&W. 10 MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? De afdeling Bedrijfsvoering, team DIV, is bij de gemeente Meppel verantwoordelijk voor alle voorkomende werkzaamheden op het terrein van de documentaire informatievoorziening. Het team bestaat uit vijf medewerkers. Vier van hen werken ieder 36 uur per week en één medewerker werkt 32 uur per week. Sinds 1 oktober 2017 is het DIV team van de gemeente Meppel, in het kader van de ontvlechting, niet meer samengevoegd met het DIV team van de gemeente Westerveld. De huidige teamleider is de heer H. Veldman. Bij de gemeente Meppel zijn mogelijkheden tot bij- en nascholing zijn aanwezig. Het opleidingsniveau van de medewerkers is voldoende, toegespitst op het vakgebied van DIV er gericht op de analoge en digitale archieven. Door de invoering van het digitaal werken, de aanschaf en aanpassingen van het DMS, de veranderende manier van werken en langdurige ziekteperiodes van medewerkers heeft het team DIV keuzes gemaakt in de uitvoering van haar werkzaamheden. Hierdoor zijn sinds 2011 werkvoorraden ontstaan, zowel analoog als digitaal. Alle zeilen worden bijgezet om deze werkvoorraden te reduceren. Het maken van bovenstaande keuzes hebben ook gevolg voor de goede, geordende en toegankelijke staat van het oude archief. 18

19 Van oudsher heeft de gemeente Meppel geen gemeentearchivaris aangesteld zoals die wordt genoemd in de Archiefwet. Op basis van de Archiefwet, art. 32, lid 1. is hiervoor in de plaats de gemeentesecretaris aangewezen. Daarnaast is geen gemeentelijke archiefinspecteur aangesteld. Conclusie: Voor de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden, zoals postregistratie en archiefvorming, stelt de gemeente Meppel voldoende middelen en mensen beschikbaar. Deze middelen en mensen zijn echter niet voldoende om de ontstane achterstanden uit te voeren. Dit zal in 2018 worden meegenomen in het Werkplan DIV. Door het maken van keuzes als gevolg van diverse omstandigheden zijn er sinds 2011 werkvoorraden ontstaan. Deze werkvoorraden hebben de aandacht van het team DIV. Dit geldt ook voor het in een goede, geordende en toegankelijke staat brengen van het oude archief. Bij de gemeente Meppel zijn niet een gemeentearchivaris en een gemeentelijke archiefinspecteur aangesteld. Beoordeling: Matig. Actiepunt: Op basis van het Werkplan DIV worden in 2018 keuzes gemaakt ten aanzien van welke werkzaamheden in eigen beheer worden uitgevoerd en welke worden uitbesteed aan externen. 19

20 Overzicht uit te voeren actiepunten in volgorde van prioriteit Nr. Uiterlijke datum Onderwerp Verwachte uren 1. 1 oktober 2018 Is het Kwaliteitszorgsysteem archiefbeheer 100 opgestart, ingericht, vastgesteld en geïmplementeerd dat voldoet aan de eisen van het Kwaliteitshandboek dat is opgesteld door de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN) oktober 2018 Is de vernietiging uitgevoerd van de digitale 80 zaken met een vernietigingstermijn tot 1 januari oktober 2019 Is het Besluit Informatiebeheer vastgesteld 16 door het College van B&W november 2018 Is een generieke verklaring van over- 75 brenging voor alle openbare gemeentelijke archieven vastgesteld door het College van B&W inclusief de besluiten voor eventuele beperking van openbaarheid december 2018 Is in overleg met de calamiteitencoördinator 25 het huidige calamiteiten- en ontruimingsplan aangepast en vastgesteld door het College van B&W. In dit plan is informatie opgenomen over de instelling en de locatie (de verzamelplaats) waarheen bij een ernstige calamiteit de te ontruimen archieven en collecties dienen te worden gebracht december 2018 Zijn de werkzaamheden geïnventariseerd 50 van de archiefbestanden, die zich in de archiefbewaarplaats en deels in de archiefruimte bevinden, die nog niet allemaal (goed) zijn bewerkt en omgepakt naar duurzame materialen en is een Plan van Aanpak opgesteld. * Zie ook het overzicht op blz december 2018 Is het Handboek DIV vastgesteld december 2018 Het volledige DSP-overzicht is op- en 100 vastgesteld december 2018 Vaststellen welke werkzaamheden in eigen beheer worden uitgevoerd en welke worden uitbesteed aan externen

21 * Aanvulling op punt 6 van het Overzicht uit te voeren actiepunten in volgorde van prioriteit Om de voortgang van de inventarisaties in de komende jaren te waarborgen, is hieronder een overzicht weergegeven van de nog te inventariseren archieven/archiefdelen. Daarbij is aangegeven of de inventarisatie een hoge, gemiddelde of lage prioriteit kent. De grootschalige inventarisaties zullen in afzonderlijke projectplannen beschreven worden, inclusief de daarvoor benodigde gelden/begroting (voor inhuur van externen). Archiefdeel Periode Prioriteit Prioriteit Dossiers Sociale Zaken (Wvg/Abw) Tot 2004 Hoog Losse bouwtekeningen Hoog Sonderingen en berekeningen Meppel Hoog Verordeningen/modellen/jaarverslagen/ Hoog instructies/wetgeving Kleuterschool Gemiddeld Keuringsdienst Gemiddeld Commissie Handel + Industrie Gemiddeld Brandweer Gemiddeld Lyceum/Gymnasium ongeveer Gemiddeld N.V. Parkzwembad ongeveer Gemiddeld Vleeskeuringsdienst ongeveer Gemiddeld Kleuterleidsteronderwijs ongeveer Gemiddeld Prijzenbureau voor onroerende zaken Laag afdeling vervreemding Vereniging Veiligverkeer Meppel e.o. ongeveer Laag Noodopvang stichting Laag Stichting Markttentoonstelling Meppel 1954 Laag Welzijnsraad Laag Afstudeeropdrachten Laag Schoolraad ongeveer Laag Onderafdeling kanton Meppel AVPB Laag kasboeken Groene Kruis Laag Kadasterboeken - Laag Kadastrale leggers - Laag Legger Wegen en huurcontracten Laag Diverse losse stukken/rapporten - Laag Verkoopakten en diverse overeenkomsten Laag

22 Hoofdstuk 3 Eindbeoordeling Cruciale thema s archiefbeheer 1. Kwaliteitssysteem De gemeente beschikt sinds oktober en december 2016 over recente versies van de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer. De frequentie van verslaglegging is bepaald op jaarlijkse verantwoording. In de beoordeling van de toezichthouder staat onder kopje 1. Kwaliteitssysteem, dat uit het opgestelde Besluit Informatiebeheer gemeente Meppel 2016 niet naar voren komt wie er intern verantwoordelijk is voor het toezicht op de beschreven verantwoordelijkheden en wie als beheerder van de archiefbewaarplaats, of het digitale equivalent daarvan, moet worden beschouwd. Dat zijn echter belangrijke onderdelen voor een functionerend kwaliteitssysteem. Het Besluit Informatiebeheer zal in 2018 hierop worden aangepast. Het Kwaliteitssysteem zelf is nog niet volledig ingericht en vastgesteld. Dit krijgt in 2018 zijn beslag. Een onderdeel van het Kwaliteitssysteem waar in 2018 wel op wordt getoetst zijn de vastgestelde procedures in het Handboek Vervanging Gemeente Meppel 2017 met betrekking tot het scannen, registeren, vernietiging en archivering van analoge documenten. Inclusief het hanteren van een Referentiemodel voor vervanging van archiefbescheiden in afgebakende werkprocessen. Het Handboek Vervanging Gemeente Meppel 2017 en het bijbehorende Vervangingsbesluit zijn op 19 december 2017 door het College van B&W vastgesteld. Sinds 1 oktober 2017 is het DIV team van de gemeente Meppel, in het kader van de ontvlechting, niet meer samengevoegd met het DIV team van de gemeente Westerveld. Oordeel: matig. 2. Goede, geordende en toegankelijk staat De situatie ten opzichte van 2016 is niet gewijzigd. De opmerkingen geplaatst in de beoordeling bij dit onderdeel zijn verwerkt in het Verslag over Oordeel: matig. 3. Selectie, vernietiging en openbaarmaking De situatie ten opzichte van 2016 is niet gewijzigd. De opmerkingen geplaatst in de beoordeling bij dit onderdeel zijn verwerkt in het Verslag over Oordeel: matig. 4. Bewaaromgevingen De situatie ten opzichte van 2016 is niet gewijzigd. De opmerkingen geplaatst in de beoordeling bij dit onderdeel zijn verwerkt in het Verslag over Wel zij opgemerkt dat de ontwikkelingen van een E-depot in de provincie Drenthe bij worden gehouden. Uiteraard is bij de gemeente Meppel bekend, dat veelal voorafgaand aan een aansluiting in de dagelijkse beheeromgeving, de kwaliteit al moet worden gerealiseerd. Oordeel: matig. 22

23 Eindoordeel archiefbeheer gemeente Meppel Op basis van bovenstaande beoordeling is de conclusie dat het archiefbeheer van de gemeente Meppel wordt gekwalificeerd als matig. Gemeente Meppel voldoet namelijk niet aan alle wettelijke vereisten, zoals samengevat in de vier cruciale thema s. Wel is een passend verbeterplan en/of er is voldoende aannemelijk gemaakt dat het te lopen risico aanvaardbaar is. 23

24 Hoofdstuk 4 Uitwerking KPI-vragenlijst 1 Lokale regelgeving. Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1.a Aw art Modelverordening LOPAI, nu BRAIN 1.1 Verordening archiefzorg Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? 1.1.b Aw art Modelverordening LOPAI, nu BRAIN 1.1 Verordening archiefzorg Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? 1.2.a Aw art Modelverordening LOPAI, nu BRAIN 1.2 Verordening toezicht archiefbeheer Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake het toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? 1.2.b Aw art Modelverordening LOPAI, nu BRAIN 1.2 Verordening toezicht archiefbeheer 1.3.b 1.3 Besluit informatiebeheer 1.4.a AW art Wijziging overheidstaken 1.5.a AW art Gemeenschappelijke regelingen Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgesteld Besluit informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? 24

25 1.5.b Awb Titel 10.1 Wgr art Gemeenschappelijke regelingen 1.6.a Awb Titel Mandaatregeling archiefzorg 1.7.a Toelichting bij hoofdvraag Uitbesteden Archiefbeheer(staken) Houdt de zorgdrager een register bij van gemeenschappelijke regelingen? Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? Worden er archiefbeheertaken uitbesteed 1.1. en 1.2. De gemeente Meppel beschikt over een Archiefverordening inzake de archiefzorg. Deze verordening werd vastgesteld bij raadsbesluit van 27 oktober De gemeente Meppel beschikt over een Besluit Informatiebeheer inzake de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van documenten voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Dit Besluit Informatiebeheer werd door het College van B&W vastgesteld op 13 december In dit Besluit komt niet naar voren wie er intern verantwoordelijk is voor het toezicht op de beschreven verantwoordelijkheden en wie als beheerder van de archiefbewaarplaats, of het digitale equivalent daarvan, moet worden beschouwd Bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan houdt de gemeente Meppel rekening met het treffen van voorzieningen inzake de archiefbescheiden De gemeente Meppel beschikt over een Inschrijfregister Wet Gemeenschappelijke Regelingen. De milieutaken van de gemeente Meppel zijn overgebracht naar de gemeenschappelijke regeling van de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) 1.6. Het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit van de gemeente Meppel is vastgesteld op 16 augustus 2011 en gewijzigd op 20 november 2012 (art. 1, 2, 5, 7, 8 en bijlagen) Momenteel wordt een tijdelijke medewerker ingehuurd voor 36 uur per week. 25