Samenwerkingsovereenkomst VTH-taken West-Friesland

Transcriptie

1 Samenwerkingsovereenkomst VTH-taken West-Friesland Partijen, a) Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Drechterland, te dezen b) Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Enkhuizen, te dezen c) Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoorn, te dezen d) Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Koggenland, te dezen e) Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Medemblik, te dezen f) Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Opmeer, te dezen g) Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Stede Broec, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door. Overwegende dat: a) partijen de ambitie hebben om de VTH-taken met een zo hoog mogelijke kwaliteit uit te voeren tegen maatschappelijk aanvaardbare kosten; b) partijen de ambitie hebben om aan de kwaliteitscriteria 2.1 te voldoen; c) partijen de noodzaak en urgentie van intergemeentelijke samenwerking onderschrijven; d) in de regio West-Friesland de RUD Noord-Holland Noord actief is, welke is belast met de uitvoering van de basistaken en voor enkele gemeenten de overige milieutaken en met welke intensief samengewerkt zal blijven worden; e) partijen uitdrukkelijk zelf de beleidskaders vast zullen stellen; f) partijen zelf de loketfunctie voor burgers en bedrijven zullen blijven vervullen; g) partijen met elkaar een samenwerkingsovereenkomst willen aangaan; h) partijen de gemeentelijke autonomie volledig behouden; i) deze overeenkomst ertoe strekt de werking van het samenwerkingsmodel - zowel bestuurlijk als ambtelijk - nader te preciseren en vast te leggen; j) de overeenkomst de samenwerking met de bestuursorganen borgt en effectueert; k) de voorgaande colleges van de deelnemende partijen toestemming hebben gegeven voor een West-Friese samenwerking samenwerking op het gebied van VTH-taken; l) de raden van de deelnemende partijen geïnformeerd zijn over de samenwerking op het gebied van VTH-taken. Zijn overeengekomen als volgt:

2 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen a) VTH-taken: taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving op basis van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht voor zover deze betrekking hebben op bouwen en ruimtelijke ordening; b) landelijk basistakenpakket: de lijst van activiteiten waarvoor uitvoering op regionaal niveau geboden is; c) medewerker: een medewerker van één van de samenwerkende gemeenten die betrokken is bij de uitvoering van VTH-taken. d) maatlat: de definitie die op elk te onderscheiden deskundigheidsgebied bepaalt of de uitvoering van de taak bij het niet voldoen aan de kwaliteitscriteria op basis van deze overeenkomst moet verlopen; e) takenpakket onder de maatlat: het takenpakket waarvoor de inzet van medewerkers niet via de samenwerking hoeft te verlopen; f) takenpakket boven de maatlat: het takenpakket waarvoor de inzet van medewerkers wel via de samenwerking moet verlopen; g) partner: een aan deze overeenkomst deelnemende partij; h) externe partner: een niet aan deze overeenkomst deelnemende partij; i) leverende partner: de partner die verantwoordelijk is voor de levering van een dienst of product; j) afnemende partner: de partner die de dienst of het product afneemt van de leverende partner; k) samenwerkingskosten: kosten die ten behoeve van het functioneren van de samenwerking door de partners als collectief gedragen worden. Artikel 2 Doel samenwerking VTH-taken West-Friesland Het doel van de samenwerking VTH-taken West-Friesland is het door samenwerking: a) leveren van goede adviezen aan de partners ten behoeve van vergunningverlening, toezicht en handhaving en daardoor een goede kwaliteit, veiligheid en gezondheid van de leefomgeving te bevorderen; b) breed inzetten van kennis en kunde (kwaliteiten van medewerkers van deelnemende partners) ten behoeve van de partners, door middel van een netwerkorganisatie; c) bieden van een structuur waarin de partners voldoen aan de wettelijke eisen van kwaliteit, effectiviteit en robuustheid voor de uitvoering van hun VTH-taken met betrekking tot de kritieke massa; d) realiseren van efficiencywinst, waarbij deze in de eerste plaats wordt ingezet voor (kostenneutrale) kwaliteitsverbetering. Artikel 3 Reikwijdte van de overeenkomst 1. Deze overeenkomst heeft betrekking op de samenwerking ter zake van vergunningverlening, toezicht en handhaving op het gebied van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, specifiek op de terreinen bouwen en ruimtelijke ordening Partners kunnen tijdens de looptijd van de samenwerking deze overeenkomst wijzigen of aanvullen, mits alle partners het daarmee eens zijn. 1 In de toelichting is een tabel opgenomen met deskundigheidsgebieden en de wijze waarop daar in de samenwerking mee om wordt gegaan.

3 Hoofdstuk 2: De samenwerking 2.1 Inrichting Artikel 4 Onderdelen De samenwerking kent naast de uitvoerende eenheden van de partners de volgende onderdelen: a) kwaliteitsmanager; b) stuurgroep VTH; c) kwaliteitskring VTH; d) kwaliteitsoverleggen VTH. 2.2 Samenstelling Artikel 5 De kwaliteitsmanager 1. Op basis van een voordracht door een van de partners of de stuurgroep als geheel is door alle gemeenten besloten een kwaliteitsmanager aan te stellen. De kwaliteitsmanager zal in dienst zijn van een van de partners (Gemeente Hoorn), maar werkzaamheden verrichten voor de samenwerking als geheel. De kosten voor de kwaliteitsmanager worden gedragen door alle partners: financiering vindt plaats via de Kwaliteitskring West-Friesland. 2. De kwaliteitsmanager wordt telkens aangesteld voor de periode van 1 jaar. 3. De kwaliteitsmanager zal ten minste voor 18 uur in de week werkzaamheden verrichten voor de samenwerking. Artikel 6 De stuurgroep VTH 1. De stuurgroep VTH bestaat uit de ambtelijke eindverantwoordelijken op het gebied van de VTH-taken. 2. Elke partner levert ten minste 1 afgevaardigde aan de stuurgroepvergaderingen. 3. Jaarlijks kiest de stuurgroep uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. Iedere partner kan een kandidaat voordragen. Artikel 7 De kwaliteitskring VTH 1. De kwaliteitskring VTH bestaat uit afgevaardigden van elke partner op het werk- en denkniveau van coördinator of leidinggevende. 2. Elke partner levert ten minste 1 afgevaardigde aan de kwaliteitskringvergaderingen. 3. Jaarlijks kiest de kwaliteitskring uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. Iedere partner kan een kandidaat voordragen. Artikel 8 De Kwaliteitsoverleggen 1. Elk cluster van deskundigheidsgebieden kent een kwaliteitsoverleg. 2. De kwaliteitsoverleggen bestaan uit medewerkers van de partners op het gebied van de VTHtaken. 3. De bezetting van de kwaliteitsoverleggen kan per zitting verschillen. 4. Elke partner levert bij elk van de kwaliteitsoverleggen ten minste 1 afgevaardigde. 5. Jaarlijks kiest elk kwaliteitsoverleg uit haar midden een vast aanspreekpunt, die verantwoordelijk is voor de coördinatie van het betreffende kwaliteitsoverleg.

4 Hoofdstuk 3: Taken 3.1 Kwaliteitsmanager Artikel 9 Taken en bevoegdheden kwaliteitsmanager 1. De kwaliteitsmanager heeft de volgende taken en bevoegdheden: a) het implementeren en onderhouden van het digitale platform waarop medewerkers informatie uitwisselen en kennis delen; b) de jaarlijkse zelfevaluatie in welke mate de medewerkers binnen West-Friesland aan de kwaliteitscriteria voldoen; c) de uitvoering van een plan voor permanente educatie van de medewerkers in West- Friesland; d) de begeleiding van eventueel te volgen ErVaringsProfiel-trajecten (EVP-trajecten) om aan de kwaliteitscriteria voor kritieke massa te voldoen; e) de continue monitoring van de mate waarin gemeenten aan de procescriteria voldoen en de advisering aan gemeenten hoe te voldoen aan deze criteria; f) de jaarlijkse evaluatie voor het eind van het jaar; g) het opstellen van een voorstel voor de jaarlijkse financiële afrekening tussen de partners onderling; h) de tweejaarlijkse audit op het kwaliteitssysteem; i) de (tussentijdse) verantwoording van de kwaliteitsoverleggen naar de kwaliteitskring VTH en de stuurgroep VTH; j) de jaarlijkse verantwoording aan de verschillende gemeenten; k) de algehele administratie van het kwaliteitssysteem. 3.2 De stuurgroep VTH Artikel 10 Taken en bevoegdheden stuurgroep VTH 1. De stuurgroep VTH heeft de volgende taken en bevoegdheden: a) het bewaken van het functioneren van de samenwerking en het sturen hierop; b) het beoordelen en aansturen van de kwaliteitsmanager; c) het stellen van kaders over de werking van de samenwerking; d) het functioneren als aanspreekpunt voor externe partners; e) het afstemmen met de kring van gemeentesecretarissen; f) het oplossen van geschillen conform hoofdstuk 6 van deze overeenkomst. 3.3 Kwaliteitskring VTH Artikel 11 Taken en bevoegdheden kwaliteitskring VTH 1. De kwaliteitskring VTH heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden: a) in samenwerking met de kwaliteitsmanager, het stimuleren, motiveren en aansturen van de kwaliteitsoverleggen; b) het afstemmen van de praktische zaken die meerdere kwaliteitsoverleggen aangaan; c) het adviseren van de stuurgroep VTH.

5 3.4 Kwaliteitsoverleggen Artikel 12 Taken kwaliteitsoverleggen 1. De kwaliteitsoverleggen hebben de volgende taken: a) het bewaken van de kwaliteit van de producten en/of diensten die binnen een deskundigheidsgebied worden geleverd; b) het op peil houden van kennis op het deskundigheidsgebied en dit met elkaar delen; c) het coördineren en bewaken van de uitvoering van taken op het betreffende deskundigheidsgebied; d) het plannen, coördineren, uitvoeren en rapporteren op het betreffende deskundigheidsgebied; e) het informeren van de kwaliteitsmanager over de voortgang en de resultaten ten einde deze in staat te stellen de voortgang te bewaken en te ondersteunen. Artikel 13 Samenwerking met externe partners Waar nodig wordt samenwerking gezocht met externe partners om aan de kwaliteitscriteria te voldoen. Hoofdstuk 4: Werking van de samenwerking Artikel 14 De maatlat 1. De partners blijven verantwoordelijk voor de eigen werkvoorraad. 2. Voor alle VTH-taken, zoals omschreven in artikel 1a, toetsen de medewerkers of deze boven of onder de maatlat vallen. 3. Indien een taak onder de maatlat valt, kan elke gemeente deze taak volledig zelfstandig uitvoeren. 4. Indien een taak boven de maatlat valt en de partner niet ten minste 1 medewerker heeft die kan voldoen aan het landelijk vereiste kwaliteitsniveau, voor taken binnen het betreffende deskundigheidsgebied, kan deze hieraan voldoen met gebruikmaking van de deskundigheid van een of meerdere partners volgens de gemaakte afspraken per deskundigheidsgebied. 5. De samenwerkingsvorm tussen de partners kan per deskundigheidsgebied verschillen, maar bestaat in ieder geval uit één van onderstaande vormen: a) de uitvoering van de taken gebeurt volledig door de leverende partner; b) de uitvoering van de taken wordt ter hand genomen door de leverende en afnemende partner in samenwerking; c) de taak wordt niet in samenwerking uitgevoerd, maar opgedragen aan een externe partner, daar waar de wet die mogelijkheid biedt. 6. Het staat elke medewerker vrij om ongeacht de uitkomst van de maatlattoets de hulp in te schakelen van een andere partner. Artikel 15 Samenwerking door detachering De partners werken waar mogelijk mee aan een onderling verzoek voor een tijdelijke detachering om capaciteitsproblemen op te lossen.

6 Artikel 16 Uitvoeringsprogramma's/beleid 1. Iedere partner stelt zijn eigen uitvoeringsprogramma/beleid vast. 2. De uitvoeringsprogramma s en het beleid van de afnemende partner zijn leidend bij de uitvoering van de taken door en/of in samenwerking met de leverende partner. Artikel 17 Informatie-uitwisseling 1. Voor de hoofdzakelijke uitwisseling van informatie is een digitaal systeem geïmplementeerd: Basecamp. Daarnaast geschiedt informatie-uitwisseling via de nu al beschikbare kanalen (telefoon, mail, post, fysiek). 2. Partners blijven zoeken naar effectievere en efficiëntere vormen van informatie-uitwisseling, waarbij ingespeeld wordt op relevante technische, wettelijke of andere ontwikkelingen. Artikel 18 Kwaliteitsborging boven en onder de maatlat 1. Teneinde voor het volledige takenpakket te voldoen aan de gestelde kwaliteitscriteria, wordt voor de taken onder en boven de maatlat de zogenoemde systeemcontrole toegepast. Deze systeemcontrole bestaat uit een kwaliteitssysteem, opgebouwd uit ten minste de volgende elementen: a) procesbeschrijvingen; b) permanente educatie; c) kwaliteitsoverleggen; d) digitaal systeem informatie-uitwisseling; e) audits; f) delen van beleidsstukken; g) toetsings- en toezichtprotocol vaststellen (minimaal landelijk niveau); h) kwaliteitsmanager. Hoofdstuk 5: Financiën Artikel 19 Kostenoverzicht De kwaliteitsmanager stelt voor 1 oktober van het lopende jaar een overzicht op van de te verwachten kosten voor de samenwerking in het daaropvolgende kalenderjaar. Dit overzicht wordt uiterlijk 1 november van het lopende jaar vastgesteld door de stuurgroep VTH. Artikel 20 Verrekening van de samenwerkingskosten De samenwerkingskosten worden door elke partner gelijkelijk gedragen. Artikel 21 Financiële verantwoordelijkheid van partners Iedere partner is verantwoordelijk voor betaling van de benodigde middelen voor: a) uitvoering van de VTH-taken conform het uitvoeringsprogramma met de kwaliteitscriteria; b) haar bijdrage aan de samenwerkingskosten, conform artikel 20.

7 Artikel 22 Verrekening van de geleverde en afgenomen diensten 1. Elke partner registreert welke diensten hij levert aan een andere partner en hoeveel uren daarmee gemoeid zijn. 2. De kwaliteitsmanager brengt jaarlijks voor 1 maart na afloop van het betreffende jaar in kaart hoeveel uren aan diensten de partners elkaar hebben geleverd. 3. Onder de 40 uur aan geleverde diensten hebben partners geen recht op verevening in welke vorm dan ook. 4. Indien een partner meer dan 40 uur heeft afgenomen aan diensten dan dat zij geleverd heeft, wordt in de stuurgroep besloten hoe deze uren verevend kunnen worden. Hierbij geldt dat verevening is eerste instantie zal worden gezocht in het leveren van diensten of uren (onder de maatlat). 5. Indien verevening in diensten of uren niet mogelijk blijkt, zal de stuurgroep afspraken maken over financiële verrekening. 6. Naar aanleiding van de evaluatie uit artikel 30 kan de stuurgroep nadere afspraken maken over verevening. 7. Voor het deskundigheidsgebied Constructieve Veiligheid gelden de uitgangspunten in lid 1 t/m 6 van dit artikel niet en zullen er tussen partners nadere afspraken worden gemaakt. Artikel 23 Verantwoording 1. De kwaliteitsmanager stelt jaarlijks voor 1 maart een financiële verantwoording op van de besteding van de ter beschikking gestelde middelen voor de samenwerkingskosten in het voorgaande jaar. Deze verantwoording wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de stuurgroep VTH. 2. De kwaliteitsmanager verzorgt jaarlijks voor 1 maart een overzicht met de onderling tussen partners te verevenen uren voor de gerealiseerde uitvoering van de VTH-taken die door partners zijn afgenomen dan wel geleverd in het voorgaande jaar. Artikel 24 Financiën detachering Partners maken onderling afspraken over de voorwaarden waartegen medewerkers worden gedetacheerd. Hoofdstuk 6: Geschillenregeling Artikel 25 Geschillenregeling 1. Eventuele geschillen, die ontstaan rondom de uitvoering van de afspraken in deze overeenkomst worden besproken en opgelost in de stuurgroep VTH. 2. Indien in het geval van het eerste lid geen oplossing wordt gevonden, of indien een conflict tussen één of meerdere van de partners met de stuurgroep VTH is ontstaan, wijst iedere partner een deskundige aan. Deze deskundigen brengen gezamenlijk een advies uit.

8 Hoofdstuk 7: Overige bepalingen Artikel 26 Verplichtingen partners De partners verplichten zich om: a) het toetsings- en toezichtprotocol vast te stellen op ten minste het landelijke niveau of deze naar beneden bij te stellen op basis van een risicoanalyse; b) hun organisatie zodanig in te richten en de medewerkers zodanig te faciliteren en te instrueren dat de medewerkers hun taken in het kader van de samenwerking VTH-taken West-Friesland correct en tijdig kunnen uitvoeren; c) alle gegevens te registreren die nodig zijn om de werking en de doelstellingen van de samenwerking VTH-taken West-Friesland te monitoren en te sturen; d) partners die zich niet houden aan de afspraken hierop aan te spreken; e) wijzigingen in personele bezetting die samenhangen met de uitvoering van VTH-taken door te geven aan de kwaliteitsmanager. Artikel 27 Toetreding Toetreding tot deze samenwerkingsovereenkomst is mogelijk op schriftelijk verzoek van de aspirant partner en met unanieme instemming van de partners. Artikel 28 Opzegging De overeenkomst kan door elk van de partners worden beëindigd, waarbij een opzegtermijn geldt van 1 kalenderjaar. Artikel 29 Looptijd samenwerkingsovereenkomst 1. Deze samenwerkingsovereenkomst treedt in werking op 1 januari De overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd. Artikel 30 Evaluatie overeenkomst 1. Een jaar na inwerkingtreding wordt een totale evaluatie van de samenwerkingsovereenkomst uitgevoerd en daarna jaarlijks voor 1 maart. 2. Als gevolg van de in het eerste lid genoemde evaluatie wordt door de partners besloten welke financiële - en werkafspraken moeten worden aangepast en hoe de samenwerkingsovereenkomst wordt voortgezet. 3. Uitkomsten van de in lid 1 genoemde evaluatie zullen aan het college worden aangeboden. Aldus overeengekomen te Hoorn op 18 september 2014, Gemeenten: a. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Drechterland, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder G. Besseling,

9 b. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Enkhuizen, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder K. Kok, handtekening c. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoorn, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder B. Tap, d. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Koggenland, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder K. Knijn, e. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Medemblik, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder J. Tigges, f. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Opmeer, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder H. Stoker, g. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Stede Broec, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder B.S. Nootebos,