Onderzoeksrapport. Auditdienst Rijk. Ministerie van Financiën. Inzake de totstandkoming van de rapportage grote ICT-projecten 2017 van het. cc.

Transcriptie

1 Pagina 1 van 21 - de cc.: do van het Ministerie van Werkgelegenheid - de plv. Secretaris Generaal van het Ministerie van Sociale Zaken en - de Minister van Aan: Status Definitief Datum 28 maart 2018 Versie 1.1 Ministerie van Inzake de totstandkoming van de rapportage grote ICT-projecten 2017 van het Onderzoeksrapport Ministerie van Financiën Auditdienst Rijk

2

3 rapportage grote ICT-projecten 2017 van het Ministerie van Titel Onderzoekrapport inzake de totstandkoming van de Colofon definitief d.d Pagina 3 van 21 Inlichtingen Auditdienst Rijk Bijlagen 3 Auteur(s) Kenmerk Onderzoeksrapport Inzake de totstandkoming van de rapportage grote ICT-projecten 2017 van het Ministerie van

4

5 1.2 De uitvraag naar gegevens over de in het Rijks la-dashboard op te nemen grote het Handboek Poftfoliomanagement 1O 1.1 Het identificatie-, registratie- en selectieproces is ingericht conform de vereisten van Inhoud definitief d.d Pagina 5 van 21 Managementreactie Bijlage 3 Onderzoeksvera ntwoord ing Bijlage 2 5 miljoen waarover wordt gerapporteerd op het la-dashboard Overzicht van projecten en programma s met een ICT-component van ten minste Bijlage 1 2 Ondertekening 15 opgenomen; de validering van de gegevens en de tijdige opname in het ICT dashboard zijn aandachtspunten De aangeleverde gegevens zijn ordelijk en controleerbaar in het ICT-dashboard la-projecten is volledig uitgevoerd il Onderzoeksrapport inzake de totstandkoming van de rapportage grote ICT-projecten 2017 van het Ministerie van

6

7 dashboard fwww.rijksictdashboard.nl). rapportage ondersteund door de publicatie van alle projecten op het Rijks ICT ICT-projecten van het Rijk aan de Tweede Kamer. Met ingang van 2011 wordt deze Sinds 2008 rapporteert de minister van BZK jaarlijks over de grote en hoogrisico Samenvatting definitief d.d Pagina 7 van 21 december van de CIO Rijk een herinnering om per van het jaar het Departementale CIO s ontvangen eenmaal per jaar eind november/begin Bevinding nemen projecten met een ICT-component van ten minste C 5 miljoen: 2. Ten aanzien van de uitvraag naar de in het Rijks ICT-dashboard op te is, de directie SV akkoord gaat met de inhoud van de projectrapportage(s). Bij projecten waarvan het opdrachtgeverschap bij het kerndepartement Bij projecten waarvan het opdrachtgeverschap bij een van de ZBO s belegd gegevens; belegd Is, de DG-controller akkoord gaat met de aangeleverde financiële worden beschreven dat de do Office bewaakt dat: zijn de controles vastgelegd die de do office uitvoert. Hierin moet aanvullend In de procesbeschrijving Periodieke rapportage grote en risicovolle 1crprojecten aan de Tweede Kamer en in de Checklist Grote ICT-projecten 1.0, Verbeterpunt voldoet. Elk nieuw projectvoorstel wordt met behulp van het Handboek en een checklist management is uitgewerkt. grote en risicovolle ICT projecten aan Tweede Kamer, waarin het portfolio Gedurende het jaar heeft do Office zicht op de levenscyclus van de projecten door het projectportfolio en de voortgangrapportages. Investeringsvoorstellen geven vroegtijdig inzicht In nieuwe potentiële projecten inclusief de kosteninschatting. Samen met de opdrachtgever bekijkt do Office of het projectplan aan alle eisen Het Ministerie van SZW heeft een Procesbeschrijving periodieke rapportage Bevinding getoetst of het in aanmerking komt voor rapportage aan de Tweede Kamer. minste 5 miljoen: selectieproces van alle projecten met een ICT-component van ten 1. Ten aanzien van het proces van identificatie-, registratie en hieronder) komen wij tot de volgende bevindingen en verbeterpunten. Op basis van de drie geformuleerde deelvragen (uit de onderzoeksaanpak, zie uw opdracht, verstrekt door de gedelegeerd opdrachtgever op 28 februari departement, het Ministerie van, is uitgevoerd in de rapportage grote ICT-projecten 2017 (actualisering Rijks ICT-dashboard) van uw Het onderzoek naar de ordelijke, controleerbare en deugdelijke totstandkoming van brief )aarrapportage grote ICT-projecten. dashboard, is aan u gedaan door DGOO op 10 november 2017 door middel van de Het verzoek tot rapportage, het actualiseren van de gegevens op het ICT Onderzoeksrapport inzake de totstandkoming van de rapportage grote ICT-projecten 2017 van het Ministerie van

8 Tweede Kamerstukken aangaande WTL zijn niet direct op het ICT-dashboard opgenomen. Verbeterpunten Zorg voor tijdige publicatie en bijwerking van het dashboard zowel na de informatieverstrekking aan de Tweede Kamer en als bij actualisatle/ herijking van het project. Wij adviseren de beleidsdîrectie zicht te houden op het overkoepelend project door de voortgang van de projecten bij UWV en belastingdienst te Pagina 8 van 21 Onderzoeksrapport inzake de totstandkoming van de rapportage grote ICT-projecten 2017 van het Ministerie van Rijks ICr-dashboard te actualiseren. do Oftice verspreidt dit verzoek binnen SZW en de SZW-directie Stelsel & Volksverzekeringen(SV) stuurt dit verzoek aan de publiekrechtelijke ZBO s, De SZW-dlrecties en ZBO s wordt gevraagd per peildatum : o alle lopende en in 2017 afgeronde projecten die op het Rijks ICT-dashboard staan te actualiseren; O de nieuw gestarte projecten met een ICT component> 4 miljoen te melden bij de do office, met de status per peildatum ; o de projecten met een ICT component > 4 miljoen die in 2018 zullen starten, te melden bij de do office. In de rapportage 2017 hanteert SZW de oude definitie ICT-Kosten. De ZBO s hebben op 13 en 14 maart 2018 hun onderzoeksrapporten 2017 bij SZW/SV aangeleverd. 3. Ten aanzien van het ordelïjk, controleerbaar en deugdelijk opnemen van de aangeleverde gegevens in het Rijks ICT-dashboard: Bevinding Het project Continue Screening Kinderopvang Fase 2 (CSKO II) heeft een vastgestelde PID, gedateerd 24 november Er is een Privacy Impact Assessment (PIA) vastgesteld in mei De PIA hoeft conform Handboek PFM 2017 niet op het ICT-dashboard te worden gepubliceerd. De financiële cijfers op het ICT-dashboard zijn aan te sluiten op de kosten- en uitgavenadministratie die de projectmanager heeft bijgehouden. De cijfers zijn echter niet door de DG-controller gevalideerd en geaccordeerd. Het project Wet Tegemoetkoming Loondomein fwtl) is volgens het de voorgenomen rapportage voor het ICT-dashboard gestart op 30 maart dashboard gepubliceerd. Het project is niet direct na het Bif-advies in november 2017 op het ICT Het project wordt voor het eerst op 1 april 2018 op het dashboard gepubliceerd. Er is geen overkoepelend projectplan (PlO) dat aan de eisen van het handboek PPM 2017 voldoet. Voor de berekende kosten van de uitvoerende diensten (UWV en Belastingdienst) gaat de opdrachtgever uit van de opgave van de opdrachtnemers en worden onderliggende projectadministraties niet in beschouwing genomen. De gehanteerde projectmanagementmethodiek Prince2 gaat uit van uitzonderingsrapportages, Bij een project spreken opdrachtgever en opdrachtnemer af welke producten opdrachtnemer oplevert tegen welke kosten, dat opdrachtnemer hierover verantwoordt en enige bandbreedte heeft in tijd en kosten (bijv 10 Jo) voor enige handelingsvrijheid. Zolang opdrachtnemer binnen die ruimte blijft, kan een opdrachtgever uitgaan van de opgave van de o pd ra ch tneme r.

9 onderliggende projectadministratie en de financiële administratie. controllers wordt uitgevoerd. toezien bij de periodieke uitvragen. validering van de projectgegevens voor het ICT-dashboard door de DG do Office dient er op toe te zien dat de in de Controlfase voorziene Zorg dat de bij de herijking te publiceren cijrers te herleiden zijn naar de projectdocumenten van UWV kan daarbij wellicht helpen. do kan daarop monitoren. De overkoepelende governancestructuur die genoemd staat in de definitief dd Pagina 9 van 21 Onderzoeksrapport Inzake de totstandkoming van de rapportage grote tct-projecter, 2017 van het Ministerie van

10 Pagina 10 van 21 0nderoeksrapport Inzake de totstandkoming van de rapportage grote ICT-projecten 2017 van het Ministene van 1. Bevindingen en verbeterpunten 1.1 Het identificatie-, registratie- en selectieproces is ingericht conform de vereisten van het Handboek Portfoliomanagement Onderzoeksvraag 1: Welke bevindingen en verbeterpunten signaleren wij in het proces van identificatie, registratie en selectie van alle projecten met een 1crcomponent van ten minste 5 miljoen? 11.1 Bevindïng Het Ministerie van SZW heeft een Procesbeschrijving periodieke rapportage grote en risicovolle 1CT projecten aan Tweede Kamer per 4 januari Deze procesbeschrijving kent een Verzoek-, Informatie-, Control- en een Accorderingfase waarna een Rapportage en Publicatiefase volgt. In juni ontvangen alle directeuren van SZW het verzoek om hun la-projecten aan te melden bij de CIO SZW. Door de uitvraag met investeringsvoorstellen heeft do Office vroegtijdig inzicht in nieuwe - potentiële projecten inclusief de inltlële kosteninschatting. Bij een inschatting bij benadering van 5 mln, volgt do Office het project intensief. Hiervoor heeft CIO Office momenteel twee adviseurs die de grote la-projecten op de voet volgen (monitorfunctie). do Office heeft door de ICT-projectportfolio en de voortgangsrapportages per mei, september en januari een Vrij goed beeld van alle ict projecten binnen het departement. De formats die SZW (en de ZBO s) hanteren voor investeringsvoorstellen en PID s bevatten de aspecten uit het Handboek Portfollomanagement Rijk (PPM). Drie maal per jaar wordt een financiële toetsing (plausibiliteitscontrole) door do Office uitgevoerd aan de hand van de ICT Rapportage en de voortgangsrapportages. De twee door de ADR onderzochte grote la-projecten worden niet bekostigd uit het centrale la-budget. De directies zijn zelf verantwoordelijk voor de deugdelijkheid van de verstrekte cijfers. Elk nieuw projectvoorstel wordt met behulp van het Handboek PPM getoetst of het mogelijk in aanmerking komt voor rapportage aan de Tweede Kamer. Samen met de opdrachtgever bekijkt do Office of het projectplan aan alle eisen voldoet. Verbeterpunt In de procesbeschrijving Periodieke rapportage grote en risicovolle la-projecten aan de Tweede Kamer en in de checklist Grote la-projecten 1.0, zijn de controles vastgelegd die de CIO Office uitvoert. Hierin moet aanvullend worden beschreven dat de do Office bewaakt dat: Bij projecten waarvan het opdrachtgeverschap bij het kerndepaftement belegd is, de DG-controller akkoord gaat met de aangeleverde financiële gegevens; Bij projecten waarvan het opdrachtgeverschap bij een van de ZBO s belegd is, de directie SV akkoord gaat met de inhoud van de projectrapportage(s).

11 1.2 De uitvraag naar gegevens over de in het Rijks ICT-dashboard op te nemen Bevinding Onderzoeksvraag 2: Welke bevindingen en verbeterpunten signaleren wij in het proces van uitvraag van de in het Rijks ICT-dashboard op te nemen projecten met een ICT-component van ten minste 5 miljoen? grote ICT-projecten is volledig uitgevoerd definitief d.d PagIna 11 van 21 de do SZW verspreidt do Office dit verzoek binnen SZW via een memo in een en 14 maart 2018 ontvangen door SVISZW. Het verzoek bevat de volgende elementen: Het verslag van bevindingen van de auditdiensten van de ZBO s over 2017 is op 13 de do office, met de status per peildatum ; nieuwe definitie toepassen op nieuwe projecten. SZW hanteert voor de rapportage over 2017 de oude definitie en zal vanaf 2018 de staan te actualiseren; Interdepartementaal Is gewerkt aan een nieuwe definitie van ICT-kosten. Het Bij de uitvraag in 2017 is extra aandacht gevraagd voor Wijzigingen in de rappor alle lopende en in 2017 afgeronde projecten die op het Rijks ICT-dashboard de nieuw gestarte projecten met een ICT component> 4 miljoen te melden bij de projecten met een ICT component> 4 miljoen die in 2018 zutlen starten, ringen (SV) stuurt dit verzoek aan de publiekrechtelijke ZBO s: UWV en SVB. Management en Bedrijfsvoeringbericht (M&5). De directie Stelsel & Volksverzeke BZK CIO Rijk een herinnering om het Rijks ICT-dashboard te actualiseren. Namens Departementale CIO s ontvangen eenmaal per jaar - te melden bij de CIO office. meestal eind december - van rapportageformat ondersteunt zowel de oude definitie als de nieuwe werkdefinitie. tage ten opzichte van 2016 in verband met de in het Handboek PPM 2017 uitgewerkte afspraken. Onderzoeksrapport Inzake de totstandkoming van da rapportage grote ICT-projecten 2017 van het Ministerie van

12 1.3.2 Bevindingen WTL Het project Wet Tegemoetkoming Loondomein (WTL) Is ontstaan vanuit een door de Tweede Kamer aangenomen wetsvoorstel in Project later op dashboard gepubliceerd dan Handboek PPM 2017 voorschrijft Het WTL-project wordt voor het eerst in april 2018 gepubliceerd op het ICT dashboard. Het project was reeds eerder bekend. In februari 2017 Is al de PRE-BTt toets uitgevoerd. De Tweede Kamer is op 7 november 2017 door middel van het BIT-advies geïnformeerd over dit project. In januari 2018 volgde een reactie van de minister. Pagina 12 van 21 Onderzoeksrapport inzake de totstandkoming van de rapportage grote ICT-projecten 201? van het Ministerie van De aangeleverde gegevens zijn ordelijk en controleerbaar in het ICT dashboard opgenomen; de vahdering van de gegevens en de tijdige opname in het ICT-dashboard zijn aandachtspunten Onderzoeksvraag 3: Welke bevindingen en verbeterpunten signaleren wij ten aanzien van het ordelijk, controleerbaar en deugdelijk opnemen van de aangeleverde gegevens in het Rijks ICT-Uashboard? Bevindingen CSKO Fase II Thema s niet volledig ingevuld In de te publiceren versie van het ptoject Continue Screening Kinderopvang per pelidatum 31 december 2017 blijkt bij de gevraagde thema s het volgende: Geschatte Levensduur : deze is niet gecalculeerd, wel is er een korte toelichting opgenomen; Projectplan conform eisen : dit item was in de download van de Principal Toolbox niet ingevuld. De oorzaak is een technisch probleem: op het ICT dashboard zelf is dit wel goed weergegeven. Privacy Impact Assessment (PIA) niet verwerkt in projectplan Handboek PPM 2017 (pg. 18) vermeldt: Indien er sprake is van gebruik van persoonsgegevens moet het model gegevensbeschermingseffectbeoordeling (PIA) vanaf 29 september 2017 worden toegepast... De uitkomsten hiervan moeten in het projectplan zijn beschreven. Het projedplan, neergelegd in het PID van 24 november 2016, is eerder verschenen dan de publicatie van de resultaten van de PIA (per 12 december 2016), Dit betekent dat de resultaten van de PIA niet meer in het projectplan zijn verwerkt. Volgens mededeling is op de resultaten van de PIA wel gestuurd (als actiepunten), maar heeft het niet geleid tot een aangepast projectplan. Financiële cijfers aan te sluiten, maar niet door de DG-controller geaccordeerd De financiële cijfers op het ICT-dashboard zijn aan te sluiten op de kosten- en uitgavenadministratie die de projectmanager heeft bijgehouden. De cijfers zijn echter niet, conform de procesbeschrijving door de DG-controller gevalideerd en geaccordeerd. Verbeterpunten Blijvende aandacht voor de volledigheid van de in te vullen thema s bij de publicatie per 1 april. Zorg voor accordering van de f9nanciële cijfers door de DG-controllers.

13 project is gestart. do office geeft aan dat bewust gekozen is om niet in november reeds geplande update van het la-dashboard per peildatum Spoedige actualisering van het ICT-dashboard is voor WTL geboden mogelijk plaats te vinden nadat het Brr-advies aan de Kamer is aangeboden en het te publiceren vanwege de extra administratieve belasting voor de uitvoerder en de Volgens het Handboek PPM 2017 dient de publicatie op het la-dashboard zo snel definitief d.d Pagina 13 van 21 volgens mededeling Prince2 methode wordt gehanteerd zijn er voor de BD vaststellen dat daadwerkelijk Prince2 methodiek wordt gehanteerd. Ondanks dat Omdat overkoepelende project documentatie ontbreekt, hebben wij niet kunnen uitvoerende diensten (UWV en Belastingdienst) gaat de opdrachtgever uit van de inschatting is niet bijgesteld voor de nog te ontvangen claim. De gerealiseerde kosten van BD hoger dan afgesproken Uit komt doordat de actuele blijft, kan een opdrachtgever uitgaan van de opgave van de opdrachtnemer. (bijv. 10%) voor enige handelingsvrijheid. Zolang opdrachtnemer binnen die ruimte conform opgave BD overgenomen voor de berekening van de gerealiseerde gaat uit van uitzonderingsrapportages: Bij een project spreken opdrachtgever en opdrachtnemer hierover verantwoordt en enige bandbreedte heeft in tijd en kosten opdrachtnemer af welke producten opdrachtnemer oplevert tegen welke kosten, dat in beschouwing genomen. De gehanteerde projectmanagementmethodiek Prince2 opgave van de opdrachtnemers. De onderliggende projectadministraties worden niet kosten op het dashboard. Voor de berekening van de gerealiseerde kosten van de De gerealiseerde kosten van UWV en Belastingdienst zijn conform opgave UWV en Kosten sluiten aan op opgave van uitvoerders cijfers. De cijfers zijn ook niet conform de procesbeschrijving SZW door de DG één van de uitvoerende partijen is niet beschikbaar, wel zijn de U-toetsen en Belastingdienst) en de interne kosten van SZW zijn aangegeven. Het plan van projectdocumentatie ontbreekt. De kosten van de twee uitvoerende diensten (UWV van het Handboek PPM 2017 (hoofdstuk S) voldoet, is niet beschikbaar. Overall Een overkoepelend Project Initiatie Document (PID) of projectp?an dat aan de eisen Overkoepelend projectplan en overall projectdocumentatie ontbreken opgeleverd. Hierdoor ontbreekt ten dele de onderbouwing van de gerapporteerde controller gevalideerd en geaccordeerd. dashboard hoeft de peildatum niet te worden aangepast. mogelijk op te nemen op het la-dashboard (dit betreft het BIT-advies zelf:, communicatie met de Kamer, die al in 2018 heeft plaatsgevonden zo spoedig Kamervragen en de reactie op de Kamervragen). Voor deze bijwerking van het Los van de reeds voorziene actualisatie van het dashboard, adviseren wij alle PID 3.0, zal in het tweede kwartaal van 2018 als herijking op het dashboard verwacht op korte termijn nog een bijstelling. Deze bijstelling, o.a. op basis van het gepubliceerd worden. Het CID Office heeft aangegeven de handreiking niet te volgen. Het CIO Office regels op het dashboard, met elk een eigen peildatum, het dashboard gepubliceerd moeten worden. In dat laatste geval leidt dat tot twee 4-201x+1, hier al aan toegevoegd moeten worden en t ook) uiterlijk x+1 op In de handreiking staat dat waanpassingen en herijkingen met een peildatum tot 1- gerapporteerd op basis van PID 2.0. definitief:, Echter op peildatum was dat nog niet het geval en is Voor een deelproject dat door het UWV wordt uitgevoerd is op dit moment PID 3.0 Onderzoeksrapport inzake de totstandkoming van de rapportage grote tct-projecten 2017 van het Ministerie van

14 Pagina 14 van 21 Onder2oaksrapport inzake de totstandkoming van de rapportage grote ICT-projectan 2017 van het Ministerie van verschillen. Wij adviseren projectdocumentatie actueel te houden, zodat gerealiseerde kosten niet buiten de bandbreedte komen. De te verwachten beheerkosten op het dashboard hebben wij niet kunnen aansluiten. Verbeterpunten Zorg voor tijdige publicatie en bijwerking van het dashboard zowel na de informatieverstrekking aan de Tweede Kamer en als bij actualisatie/herijking van het project. Wij adviseren de beleidsdirectie om Zicht te houden op het overkoepelend project door de voortgang van de projecten bij UWV en Belastingdienst te monitoren. De overkoepelende governancestructuur die genoemd staat In de toezien bij de periodieke uitvragen. projectdocumenten van UWV kan daarbij wellicht helpen. do kan daarop Zorg dat de bij de herijking te publiceren cijfers te herleiden zijn naar de onderliggende projectadministratie en de financiële administratie. do Office dient er op toe te zien dat de In de Controlfase voorziene validering van de projectgegevens voor het ICT-dashboard door de DG-controllers wordt uitgevoerd.

15 Onderzoek apport inzake de totstandkoming van de rapportage grote ICTprojecten 2017 van het Socale Ministerie Zaken en van Vlerkgelegenheid 2 Ondertekening Den Haag, 28 maart 2018 De Auditdienst RI]k, Auditdienst RUk Postbus EE Den Haag definitief d.d Pagina 15 van 2

16 Pagina 1 van 21 Onderzoeksrapport inzake de totstandkoming van de rapportage grote ICT-projecten 2017 van het Ministerie van Bîjlagen

17 In uitvoering: De projecten van SZW inclusief ZBO s: waarover wordt gerapporteerd op het ICr-dashboard Overzicht van projecten met een ICT-component van ten minste 5 miljoen Bijlage definitief U.d, Pagina 17 van 21 Project 1: Continue Screening Kinderopvang (CSKO) Fase 2 Project 2: Wet Tegemoetkoming Loondomein (WTL) uitgevoerd: Het ADR-onderzoeksteam heeft een deetwaarneming van twee ICr-projecten 13. Digitate Werkplek f Vernieuwing intranet), UWV. 12. Veilige Digitale Communicatie, UWV uwv 11. Programma Participatiewet, UWV Afgerond: 10. Verwerving datacenter uwv 6. 1-UBO-AW 5. vakwerk 7. Basis Registratie Voorziening (BRAVO) 6. Basis Registratie Personen (BRP) 9. Digitafisering Werkprocessen Bezwaar& Beroep SVB 4. Inleenadministratie en Quotumhefflng (IQ) 2. Directe financiering Kinderopvang (DFKO) 3. Wet Tegemoetkomingen Loondomeinen (WTL) 1. Continue Screening Kinderopvang fase 2 Kerndepartement SZW Onderzoeksrapport inzake de totstandkoming van de rapportage grote ICT-projecten 2017 van het Minsterle van

18 Ten aanzien van het rapportageoroces: 2. Welke bevindingen en verbeterpunten signaleren wij in het proces van uitvraag naar de in het Rijks ICT-dashboard op te nemen projecten met een ICT-component van ten minste 5 miljoen? 3. Welke bevindingen en verbeterpunten signaleren wij ten aanzien van het ordelijk, controleerbaar en deugdelijk opnemen van de aangeleverde gegevens in het Rijks ICT-dashboard? De hinctionalitelt en het beheer van het Rijks ICT-dashboard vallen buiten de scope. Pagina 18 van 21 Onderzoeksrapport inzake de totstandkoming van de rapportage grote la-projecten 2017 van het Ministerie van Bijlage 2 Onderzoeksvera ntwoord Ing Aanleiding opdracht Binnen de Rijksdienst is meet aandacht en betere informatievoorziening gevraagd voor sturing en beheersing van grote ICT projecten. Sinds 2008 rappofteert de minister van BZK jaarlijks over grote ICT- aan de Tweede Kamer. Dit vindt plaats op basis van door de vakministers aan de minister van BZK aangeleverde rapportages (via het zogeheten Rijks ICr-dashboard ) over deze ICr-projecten. Het verzoek tot rapportage, het actualiseren van de gegevens op het Rijks ICF dashboard, is aan u gedaan door DGOO op 10 november 2017 door middel van de brief iaarrapportage grote ICT-projecten. De Auditdienst Rijk is belast met het onderzoek naar het proces van het tot stand komen van de rapportage grote ICT-projecten bij de ministeries. Het gaat hierbij om projecten die voldoen aan de volgende voorwaarden: ICT vormt een essentiële factor om het vereiste project- of programmaresultaat te kunnen verwezenlijken; de meerjarige kosten van de ICT-component bedragen ten minste 5 miljoen; het Rijk draagt alleen of grotendeels de verantwoordelijkheid voor het project en de kosten komen ten laste van de Rijksbegroting. Projecten bij publiekrechtelijke zbo s, dle voldoen aan de eerste twee selectiecriteria zijn eveneens onderdeel van de rapportage aan de Tweede Kamer. Doelstelling Deze opdracht voeren wij uit in opdracht van de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, vertegenwoordigd door de Chief Information Officer (CIO) van het Ministerie van De doelstelling van deze opdracht is het onderzoeken van het ordelijk, controleerbaar en deugdelijk tot stand komen van de rapportage grote 1crprojecten (stand Rijks ICT-dashboard per ) en het rapporteren van daarbij geconstateerde bevindingen en verbeterpunten. De kwaliteit van een permanent ingericht proces van identificeren, registreren en selecteren van alle projecten met een ICT-component van ten minste 5 miljoen is hierbij een belangrijke randvoorwaarde en is marginaal in dit onderzoek betrokken. Deze doelstelling vertaalt zich naar de volgende onderzoeksvragen: Ten aanzien van het identificatie-, registratie- en selectieproces: 1. Welke bevindingen en verbeterpunten signaleren wij In het proces van identificatie, registratie en selectie van alle projecten met een ICT component van ten minste 5 miljoen?

19 Aanpak vermelden de relevante verbeterpunten. samenvattend oordeel geven. We beschrijven de feitelijke bevindingen en Dat betekent dat wij geen controle- of beoordelingsopdracht uitvoeren en geen Deze opdracht is een onderzoeksopdracht waarmee wij geen zekerheid verschaffen. Randvoorwaarden voor het onderzoek definitief d.d Pagina 19 van 21 1 Audit charter is op te vragen bi] de Auditdienst Rijk (versie 13 april 2016) opgenomen in ons audit charter1 van toepassing. Op de uitvoering van deze opdracht zijn onze algemene voorwaarden zoals behoeve van de financiële jaarverantwoording van het Ministerie. opstellen en intern toetsen van de informatie in de rapportage zijn betrokken. relatie gelegd met de beschikbare gegevens uit onze controlewerkzaamheden ten Verder is de beschikbare documentatie doorgenomen en is, voor zover mogelijk, een Voor ons onderzoek zijn interviews gehouden met functionarissen die bij het werkzaamheden; naar aanleiding van informatie aan de Tweede Kamer (n.a,v. Kamerbrief) de gegevens aansluiten met de individuele projectadministraties; een marginale toets is uitgevoerd op de inhoud van de rapportage; de rapportage aansluit op die van vorig jaar en eventueel eerder uitgevoerde aanpassingen van de Informatie op het Rijks ICr-dashboard zijn gerealiseerd ICT-component van ten minste 5 miljoen nagegaan in hoeverre: Op basis van de onderliggende (CIO-)dossiers is per onderzocht project met een en tussentijds); volledige uitvraag (inclusief zbo s) ten behoeve van de rapportage grote ICT ingericht om de volledigheid en juistheid van de identificatie, registratie en inventariseren van de relevante risico s van het gehele totstandkomingsproces vaststellen in hoeverre er een proces binnen het ministerie is ingericht om de onderzoek naar de opzet, het bestaan (en de werking) van het proces van De volgende activiteiten hebben wij uitgevoerd: verkregen uitkomsten. totstandkoming van de rapportage (stand Rijks ICT-dashboard per (ADR) uit andere hoofde reeds onderzochte relevante beheersmaatregelen en vaststellen in hoeverre er een permanent proces binnen het ministerie is vaststellen van de aansluiting van de stand in het Rijks ICT-dashboard per 31- marginale beoordeling van de aannemelijkheid van de gegeven toelichtingen; marginale toets van de consistentie met de eerder verstrekte (financiële) projectniveau. Er is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van door de Auditdienst Rijk (selectie en rapportage); selectie van alle projecten met een ICT-component van ten minste 5 miljoen te waarborgen; projecten te waarborgen; met onderliggende systemen/documentatie; departementale do. In principe is geen uitgebreid onderzoek verricht op individueel gegevens aan de Tweede Kamer. Dit onderzoek is uitgevoerd op basis van de beheersmaatregelen bij de Onderzoeksrapport Inzake de totstandkoming van de rapportage grote ICT-projecten 2017 van het Ministerie van

20 Pagloe 20 van 21 Onderzoeksrapport Inzake de totstandkoming van de rapportage grote ICT-projecten 2017 van het Ministerie van Gehanteerde standaard Deze opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met de Internationale Standaarden voor de Beroepsuitoefening van Internai Auditing. In dit rapport wordt geen zekerheid verschaft, omdat er geen assurance-opdracht is uitgevoerd. Verspreidingskring onderzoeksrapport Het onderzoek sluiten wij af met dit onderzoeksrapport aan de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (vertegenwoordigd door de departementale CIO). De CIO Zal deze rapportage aan de minister van BZK (vertegenwoordigd door de do Rijk) doorsturen. Dit rapport wordt voor het opstellen van een samenvattende rapportage door de opsteller tevens uiterlijk 1 april 2018 verstrekt aan de coördinator ADR-onderzoek rapportage grote ICT-projecten. De ADR is de interne auditdienst van het Rijk. Dit rapport is primair bestemd voor de opdrachtgever met wie wij deze opdracht zijn overeengekomen. In de ministerraad is besloten dat het opdrachtgevende ministerie waarvoor de ADR een rapport heeft geschreven, het rapport binnen zes weken op de website van de rijksoverheid plaatst, tenzij daarvoor een uitzondering geldt. De minister van Financiën stuurt elk halfjaar een overzicht naar de Tweede Kamer met de titels van door de ADR uitgebrachte rapporten en plaatst dit overzicht op de website.

21 dat u in het eerste kwartaal van 2018 heeft Managementreactie totstandkoming van de rapportage grote ICT-projecten 2017 van het Ministerie van Met belangstelling heb Ik kennis genomen van het Onderzoeksrapport inzake de Bijlage definitief dcl, Pagina 21 van 21 --tdo SZW opvolging van de verbeterpunten. kosteninschatting. In dat beeld kan ik mij vinden. De genoemde verbeterpunten zijn hebben op de CIOf-office), informeer ik de verantwoordelijken en bewaak ik de herkenbaar en zal ik doorvoeren. Waar de verbeterpunten niet direct betrekking vroegtijdig inzicht heeft in nieuwe potentiële projecten Inclusief de U geeft aan dat de CtO-office zicht heeft op de levenscyclus van de projecten en uitgevoerd. Bijgaand maak ik van de gelegenheid gebruik om daarop te reageren. 0nIerzoeksrapport inzake de totstandkoming van de rapportage grote ICT-projecten 2017 van het Ministerie van

22