Rapport van bevindingen

Transcriptie

1 Inzake het onderzoek naar de totstandkoming van de rapportage grote ICTprojecten 2016 van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Versie 1.0 Datum Status Definitief Aan: - de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties cc.: - de CIO van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Pagina 1 van 18

2

3 Colofon Titel Inzake het onderzoek naar de totstandkoming van de rapportage grote ICT-projecten 2016 van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (ADR/2017/ ) Bijlage 2 Inlichtingen Auditdienst Rijk ADR/2017/ definitief d.d Pagina 3 van 18

4

5 Inhoud 1 Bevindingen en verbeterpunten Het identificatie-, registratie- en selectieproces verdient aandacht De inventarisatie van projecten kan verbeterd worden BZK in beweging in De uitvraag naar gegevens over de in het Rijks ICT-dashboard op te nemen grote ICT-projecten is op orde echter de reactie vertraagd Het opnemen van de aangeleverde gegevens in het Rijks ICT-dashboard kan verbeterd worden Voorschotten aan Logius worden als gerealiseerde kosten beschouwd In de rapportage op het dashboard invulling rubriek uitvoerende partijen onduidelijk Een groot ICT Project wijzigt van status afgerond naar status in uitvoering en krijgt een andere naam Noodzaak over uitvoeren ICT haalbaarheidstoets onduidelijk bij een herijking van meer dat 20 miljoen Uitgevoerde toets door CIO-staf op rapportage niet zichtbaar Afwezigheid van PIA niet gemotiveerd Financiële baten bekend maar niet op het ICT-Dashboard verantwoord Toelichting op systematiek van kostenberekening niet conform Handboek PPM 12 2 Ondertekening 13 Managementreactie 14 Bijlagen 15 Bijlage 1 Overzicht van projecten met een ICT-component van ten minste 5 miljoen Bijlage 2 Onderzoeksverantwoording ADR/2017/ definitief d.d Pagina 5 van 18

6

7 Samenvatting Sinds 2008 rapporteert de minister van BZK jaarlijks over de grote en hoogrisico ICT-projecten van het Rijk aan de Tweede Kamer. Met ingang van 2011 wordt deze rapportage ondersteund door de publicatie van alle projecten op het Rijks ICTdashboard ( Het verzoek tot rapportage, het actualiseren van de gegevens op het ICTdashboard, is aan u gedaan door DG OO op 9 december 2016 door middel van brief Jaarrapportage projecten met een ICT-component van ten minste 5 miljoen. Het onderzoek naar de ordelijke, controleerbare en deugdelijke totstandkoming van de rapportage grote ICT-projecten 2016 (actualisering Rijks ICT-dashboard) van uw departement (BZK) is uitgevoerd in uw opdracht, verstrekt door de gedelegeerd opdrachtgever op 7 april Op basis van de drie geformuleerde deelvragen (uit de onderzoeksaanpak, komen wij tot de volgende bevindingen en verbeterpunten. Ten aanzien van het proces van identificatie-, registratie en selectieproces van alle projecten met een ICT-component van ten minste 5 miljoen: Wij hebben geconstateerd dat het identificatie-, registratie en selectieproces niet geheel op orde is. Het is lang onduidelijk geweest welke projecten gerapporteerd zouden worden op het ICT-dashboard maar ook nieuwe projecten moeten gedurende het jaar worden onderkend, zodat ze tijdig met peildatum worden meegenomen in de rapportage. Wij adviseren CIO-staf het proces aan te scherpen en naast overleg met de I-controllers ook overleg te voeren met FEZ en/of de beleidsdirecties. Vanuit de begrotingsvoorbereiding en -uitvoering kan inzicht worden gegeven over de omvang van budgetten en uitputting op project en/of programmaniveau. Ten aanzien van de uitvraag naar de in het Rijks ICT-dashboard op te nemen projecten met een ICT-component van ten minste 5 miljoen: CIO-staf heeft aan alle I-controllers en belanghebbenden gevraagd binnen een maand de benodigde informatie aan te leveren. De aanleverende partijen hebben niet allemaal adequaat gehandeld wat de aanlevering betreft. Sommige projectrapportages zijn te laat aangeleverd waardoor CIOstaf de (interne)planning niet heeft kunnen halen. Wij adviseren CIO-staf het proces strakker te sturen en te monitoren en daar waar nodig tijdig op te schalen. Eventueel wordt een escalatieprocedure toegevoegd aan de procesbeschrijving uitvraag Grote ICT-projecten. Ten aanzien van het ordelijk, controleerbaar en deugdelijk opnemen van de aangeleverde gegevens in het Rijks ICT-dashboard: CIO-staf geeft in stap 6 van haar procesbeschrijving aan de formulieren en het aangeleverde materiaal op inhoud te toetsen. Zo nodig wordt ondersteunend projectmateriaal opgevraagd en wordt indien nodig een ADR/2017/ definitief d.d Pagina 7 van 18

8 aanpassing van de rapportage gevraagd. In de rapportages die geplaatst worden op het ICT-dashboard zijn soms de benodigde rubrieken niet volledig ingevuld of sluit de informatie niet aan op de documentatie. Wij hebben niet kunnen vaststellen of CIO-staf stap 6 heeft uitgevoerd en tot dezelfde constatering is gekomen. Wij adviseren CIO-staf de bij stap 6 inhoudelijke toets zichtbaar vast te leggen en indien nodig te documenteren. Het beeld dat wij hebben van de rapportages is dat deze niet altijd de daadwerkelijk transparantie biedt die wordt verwacht van de projectinformatie op het ICT-dashboard. Dit naar aanleiding van de volgende belangrijkste bevindingen: - Het beschikbaar stellen van begrotingsgelden aan een batenlastenagentschap van BZK wordt opgevoerd als gerealiseerde kosten waarbij geen onderscheid in kosten wordt gemaakt. - De rubriek marktpartijen wordt gevuld met o.a. diverse mantels of n.v.t.. - Project dat de status afgerond heeft, wordt heropend met een verveelvoudiging van het budget en een andere projectnaam. - Bij 2 projecten heeft begin 2017 een belangrijke beslissing in de projectuitvoering en publicatie op het ICT-dashboard plaatsgevonden. Deze in 2017 genomen beslissing is al verwerkt in de rapportage met peildatum Bij 2 projecten heeft de geactualiseerde Business case betrekking op de kosten en baten van het project, terwijl in de rapportage op het ICT-dashboard geen financiële baten zijn opgevoerd. - Het gebruiken van vakjargon in de toelichting bij de kostentoerekening. Wij adviseren bij het opstellen van de rapportage het Handboek PPM nauwkeurig te volgen en in overweging te nemen of hetgeen dat gerapporteerd gaat worden bijdraagt aan de transparantie op het ICT-dashboard. Pagina 8 van 18

9 1 Bevindingen en verbeterpunten 1.1 Het identificatie-, registratie- en selectieproces verdient aandacht Onderzoeksvraag 1: Welke bevindingen en verbeterpunten signaleren wij in het proces van identificatie, registratie en selectie van alle projecten met een ICTcomponent van ten minste 5 miljoen? De inventarisatie van projecten kan verbeterd worden. Tijdens ons onderzoek was tot aan het moment van rapporteren onduidelijkheid over het al dan niet rapporteren van twee grote ICT-projecten. Op hoofdlijnen lagen hieraan de volgende redenen ten grondslag: Een over het hoofd gezien project. Van een project was niet eerder onderkend dat hierover gerapporteerd moest worden (DWR Next); Projecten die meerdere jaren in de planning bij de beleidsdirectie staan maar waarvoor onduidelijk is of hiervoor een budget akkoord is gegeven (o.a. in beheernemen BRP stelsel v1.0 en in beheernemen BRP ICT v1.0) BZK in beweging in 2016 In april 2016 heeft er binnen geheel BZK een reorganisatie plaatsgevonden. Afdelingsnamen veranderden en in sommige gevallen kregen medewerkers een andere rol en positionering. Daarnaast zijn nieuwe medewerkers aangetrokken zo ook bij CIO-staf. Mede hierdoor heeft het uitvraagproces PPM alleen in januari en in oktober en niet in april plaatsgevonden. De reorganisatie heeft ertoe geleid dat belangrijke rollen in het proces uitvraag grote ICT-projecten vervuld worden door andere (soms nieuwe) medewerkers. Ons beeld is dat het proces minder vanzelfsprekend is verlopen dan andere jaren. Tevens is bij een tweetal projecten aangegeven dat er vanwege de reorganisatie de interne personeelskosten niet zijn berekend voor de periode voor (Impuls eid en Publiek Middel Pilot DigiD substantieel en Hoog). 1.2 De uitvraag naar gegevens over de in het Rijks ICT-dashboard op te nemen grote ICT-projecten is op orde echter de reactie vertraagd Onderzoeksvraag2: Welke bevindingen en verbeterpunten signaleren wij in het proces van uitvraag naar de in het Rijks ICT-dashboard op te nemen projecten met een ICT-component van ten minste 5 miljoen? Op 11 januari 2017 heeft CIO-staf aan alle I-controllers van BZK en belanghebbende een gestuurd met daarin het verzoek om een opgave te doen van de grote ICT-projecten ten behoeve van de rapportage op het dashboard. In deze mail werd gevraagd uiterlijk 15 februari 2017 te reageren. De reacties op deze mail kwamen niet allemaal op tijd binnen. De (interne) planning die CIO staf had voorgesteld ten behoeve van het inventariseren van de onderliggende bronnen t.a.v. de rapportage is daardoor niet gehaald. Hierdoor moest de ADR ook haar planning aanpassen. Zie ook paragraaf ADR/2017/ definitief d.d Pagina 9 van 18

10 1.3 Het opnemen van de aangeleverde gegevens in het Rijks ICT-dashboard kan verbeterd worden Onderzoeksvraag 3: Welke bevindingen en verbeterpunten signaleren wij ten aanzien van het ordelijk, controleerbaar en deugdelijk opnemen van de aangeleverde gegevens in het Rijks ICT-dashboard? Voorschotten aan Logius worden als gerealiseerde kosten beschouwd Een aantal projecten wordt binnen Binnenlandse Zaken door beleidsdirecties inbesteed bij o.a. Logius. De begrotingsgelden die door de beleidsdirecties beschikbaar gesteld zijn aan Logius, worden beschouwd als gerealiseerde meerjarige kosten voor het project. De gerealiseerde kosten die in de stuurgroep van het project worden gecommuniceerd wijken hiervan af. Omdat Logius binnen hetzelfde departement ressorteert als de beleidsdirectie bevelen wij aan na te gaan welke cijfers volgens de definitie van het Handboek PPM de actuele kosten het best representeren. De CIO heeft aangegeven dat voor de kosten gekeken wordt vanuit opdrachtgever. In het geval dit een beleidsdirectie betreft, wordt het uitgangspunt van de beleidsdirectie gehanteerd. Voorschotten / opdrachtbrieven worden dan als gerealiseerde meerjarige projectkosten beschouwd. Zie de groene arcering in het plaatje. Er wordt daarbij geen onderscheid in kosten categorieën gemaakt. De gelden, die het departement via Logius hebben verlaten kunnen hiervan afwijken (zie rode arcering), maar die worden niet gerapporteerd op het Rijks ICT-dashboard. Beleidsdirectie Logius Leveranciers BZK uit mantel Logius In de rapportage op het dashboard invulling rubriek uitvoerende partijen onduidelijk Op het ICT-dashboard wordt gerapporteerd over uitvoerende partijen. Wij zien bij uitvoerende partijen diverse mantels of n.v.t. vermeld staan. Wij bevelen aan om na te gaan of de definitie van het Handboek PPM op deze wijze moet worden toegepast Een groot ICT Project wijzigt van status afgerond naar status in uitvoering en krijgt een andere naam Pagina 10 van 18

11 De rapportage op het ICT-dashboard van de projecten Impuls eid (oud Idensys) en Publiek middel, pilots zijn per aangepast. Reden hiervan is dat op aan de Tweede Kamer kenbaar is gemaakt dat het oordeel van de commissie Kuipers, het advies van het BIT en de uitkomsten van interdepartementaal en interbestuurlijk overleg grondslag bieden voor een verantwoord besluit om door te zetten naar een volgende fase binnen het programma. Deze stap van verkenningsfase naar de uitrolfase is beoogd te starten per Als gevolg hiervan zijn met peildatum bij Publiek middel, pilots de geschatte meerjarige projectkosten verhoogd naar 8,6 mln. en is de status van het project gewijzigd in afgerond. Bij Impuls eid zijn de geschatte meerjarige projectkosten project per verhoogd naar 47,6 mln. Dit is de situatie per In januari 2017 is besloten dat op grond van bovenstaande melding en op basis van de Gateway review tot splitsing/herverdeling van het gehele programma eid over te gaan. Het project Publiek middel, pilots zal worden heropend en de projectstatus in uitvoering krijgen en verder gaan als project DigiD Substantieel en Hoog met de nodige herverdeling en verhoging van de geschatte meerjarige projectkosten tot 29 mln. Het project Impuls eid wordt verlaagd van 47,6 mln. naar 28,5 mln. Ten aanzien van het bovenstaande merken wij op dat voor de rapportage (ook van de financiële cijfers) van beide projecten o.a. de opvolging van een BIT-advies en een Gateway review uit 2017 worden geregistreerd terwijl het ICT-dashboard peildatum heeft. Tevens adviseren wij om op het Rijks ICT-dashboard een nieuw project voor DigiD Substantieel en Hoog aan te maken in plaats van een oude te heropenen. Registratie van een nieuw project heeft de volgende voordelen: Informatie vanaf 2013 die niet meer relevant is voor het nieuwe project wordt niet meer meegenomen. Een nieuw project is geschoond van onnodige oude informatie / documentatie. De informatie blijft overigens wel op het dashboard beschikbaar, maar dan onder afgeronde projecten en onder de oude projectnaam; Meer duidelijkheid: De Tweede Kamer is reeds in oktober 2016 geïnformeerd over de afronding van het project. Ook op het Rijks ICT-dashboard heeft het project toen de status afgerond gekregen; Het project gaat een nieuwe fase in en dat is een legitieme reden om een nieuw project te starten; Indien het oude project wordt aangehouden en de naam wordt gewijzigd, is het project onder de oude naam niet gemakkelijk vindbaar op het Rijks ICT- Dashboard Noodzaak over uitvoeren ICT haalbaarheidstoets onduidelijk bij een herijking van meer dat 20 miljoen In het Handboek PPM staat dat voor projecten vanaf 20 miljoen euro een ICThaalbaarheidstoets moet worden uitgevoerd. Van een tweetal projecten (Impuls eid en Publiek Middel, Pilots c.q. DigiD Substantieel en Hoog ) hebben wij gesignaleerd dat deze gedurende de looptijd zijn herijkt en de grens van 20 miljoen euro zijn gepasseerd. Wij hebben geen haalbaarheidstoets aangetroffen. Op dit moment geeft het Handboek PPM geen duidelijkheid of deze haalbaarheidstoets verplicht is bij overschrijding van de grens van 20 miljoen gedurende de uitvoeringsfase van het project. Wij bevelen aan om na te gaan of het handboek kan worden aangepast opdat duidelijkheid wordt gegeven voor dergelijke situaties. ADR/2017/ definitief d.d Pagina 11 van 18

12 1.3.5 Uitgevoerde toets door CIO-staf op rapportage niet zichtbaar Stap 6 van het proces uitvraag grote ICT-projecten BZK 2017 beschrijft dat CIO-staf de formulieren en het aangeleverde materiaal op inhoud toetst en vraagt zo nodig ondersteunende informatie op. Bevindingen worden teruggekoppeld aan de projectverantwoordelijken en zo nodig wordt een aanpassing van de rapportage gevraagd. In de rapportages die geplaatst worden op het ICT-dashboard zijn soms de benodigde rubrieken niet volledig ingevuld. Daarnaast zijn niet altijd alle relevante documenten vermeld of sluit de informatie niet aan op de documentatie. Op basis van de opgenomen informatie in de uitvraag dossiers kunnen wij niet vaststellen hoe CIO-staf stap 6 heeft uitgevoerd en tot dezelfde constatering is gekomen Afwezigheid van PIA niet gemotiveerd Tijdens ons onderzoek hebben wij zeer beperkt Privacy Impact Analyses (PIA) aangetroffen. Bij het projecten van GEB naar Globe hadden wij een PIA verwacht, danwel een motivatie waarom deze afwezig is Financiële baten bekend maar niet op het ICT-Dashboard verantwoord In november 2016 is de geactualiseerde Busines case inloggen in het BSN domein, de kosten en baten van het eid-stelsel uitgebracht. In deze Business case wordt ingegaan op o.a. de kwalitatieve en kwantitatieve baten. In de rapportage op het Rijks ICT-dashboard van de twee projecten waarop deze Business case betrekking heeft zijn alleen de kwalitatieve baten vermeld en ontbreken de financiële baten Toelichting op systematiek van kostenberekening niet conform Handboek PPM Bij één project is in de rubriek toelichting algemene systematiek van kostentoerekening aan projecten een beschrijving opgenomen waarbij veelvuldig gebruik is gemaakt van zogenaamd vakjargon. Deze toelichting is niet in overeenstemming met het Handboek PPM. Pagina 12 van 18

13 2 Ondertekening Den Haag, 11 april 2017 De Auditdienst Rijk, Auditmanager Auditdienst Rijk Postbus EE Den Haag ADR/2017/ definitief d.d Pagina 13 van 18

14 Managementreactie Op 11 april 2017 zond u mij de door u opgestelde Inzake het onderzoek naar de totstandkoming van de rapportage grote ICTprojecten 2016 van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, versie Ik hecht eraan u op de hoogte te stellen van de laatste stand van zaken met betrekking tot uw aanbevelingen. Net als vorig jaar heeft de ADR voor de toets op de totstandkoming van de rapportage gebruik gemaakt van het toetsingskader dat rijksbreed is geharmoniseerd. Daarbij heeft u gekeken naar de wijze waarop de rapportage Grote ICT-projecten is opgesteld en of dit op een ordelijke, controleerbare en deugdelijke wijze heeft plaatsgevonden. Naar aanleiding van het onderzoek heeft u enkele bevindingen en aandachtspunten gerapporteerd. De belangrijkste van deze aandachtspunten zijn hieronder opgenomen, met daarbij een reactie mijnerzijds. nr. aandachtspunt 1. De inventarisatie van projecten kan verbeterd worden. 2. De reactie van de organisatie op de uitvraag naar gegevens over de in het Rijks ICT-dashboard op te nemen grote ICTprojecten is vertraagd 3. Het opnemen van de aangeleverde gegevens (zoals leveranciers, naam, status van projecten, toetsen) in het Rijks ICTdashboard kan verbeterd worden Reactie CIO-staf BZK Aandachtspunten 1 en 2 worden door ons opgepakt in het kader van de verbetering van het PPM proces. Wij gaan een overlegstructuur inrichten met de I-controllers, FEZ en de beleidsdirecties om een betere inzicht in de lopende en de op te starten projecten. Het zal ons ook helpen om het PPM proces strakker te sturen en te monitoren. Dit aandachtspunt wordt samen met de CIO Rijk office opgepakt, omdat het de rijksbrede afspraken betreft en eventueel de aanpassing van het handboek PPM vereist. De controle van de opgeleverde gegevens over de ICTprojecten zullen wij transparanter maken (stap 6 van het proces uitvraag grote ICT projecten) Tot slot wil ik graag mijn dank uitspreken voor de prettige samenwerking. Met vriendelijke groet, Chief Information Officer BZK Pagina 14 van 18

15 Bijlagen Bijlage 1 Overzicht van projecten met een ICT-component van ten minste 5 miljoen waarover uiteindelijk is gerapporteerd op het Rijks ICT-dashboard: - operatie BRP, - impuls eid, - DigiD Substantieel en Hoog, voorheen publiek eid-middel/pilots, - van GEB naar GLOBE, - HARP, - inbesteding ICT-dienstverlening RVB (SSC-ICT), - programma PMI, - project DWR Next. ADR/2017/ definitief d.d Pagina 15 van 18

16 Bijlage 2 Onderzoeksverantwoording Aanleiding opdracht Binnen de Rijksdienst is meer aandacht en betere informatievoorziening gevraagd voor sturing en beheersing van grote ICT projecten. Sinds 2008 rapporteert de minister van BZK jaarlijks over grote ICT-projecten aan de Tweede Kamer. Dit vindt plaats op basis van door de vakministers aan de minister van BZK aangeleverde rapportages (via het zogeheten "Rijks ICT-dashboard") over deze ICT-projecten. Het verzoek tot rapportage, het actualiseren van de gegevens op het Rijks ICTdashboard, is aan u gedaan door DG OO op 9 december 2016 door middel van brief, Jaarrapportage projecten met een ICT-component van ten minste 5 miljoen. De Auditdienst Rijk is belast met het onderzoek naar het proces van het tot stand komen van de rapportage grote ICT-projecten bij de ministeries. Het gaat hierbij om projecten die voldoen aan de volgende voorwaarden: ICT vormt een essentiële factor om het vereiste projectresultaat te kunnen verwezenlijken; de meerjarige kosten van de ICT-component bedragen ten minste 5 miljoen; het Rijk draagt alleen of grotendeels de verantwoordelijkheid voor het project en de kosten komen ten laste van de Rijksbegroting. Projecten bij publiekrechtelijke zbo s, die voldoen aan de eerste twee selectiecriteria zijn eveneens onderdeel van de rapportage aan de Tweede Kamer. Doelstelling Deze opdracht voeren wij uit in opdracht van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, vertegenwoordigd door de Chief Information Officer (CIO) van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De doelstelling van deze opdracht is het onderzoeken van het ordelijk, controleerbaar en deugdelijk totstandkomen van de rapportage grote ICT-projecten (stand Rijks ICT-dashboard per ) en het rapporteren van daarbij geconstateerde bevindingen en verbeterpunten. De kwaliteit van een permanent ingericht proces van identificeren, registreren en selecteren van alle projecten met een ICT-component van ten minste 5 miljoen is hierbij een belangrijke randvoorwaarde en is marginaal in dit onderzoek betrokken. Deze doelstelling vertaalt zich naar de volgende onderzoeksvragen: Ten aanzien van het identificatie-, registratie- en selectieproces: 1. Welke bevindingen en verbeterpunten signaleren wij in het proces van identificatie, registratie en selectie van alle projecten met een ICTcomponent van ten minste 5 miljoen? Ten aanzien van het rapportageproces: Pagina 16 van 18

17 2. Welke bevindingen en verbeterpunten signaleren wij in het proces van uitvraag naar de in het Rijks ICT-dashboard op te nemen projecten met een ICT-component van ten minste 5 miljoen? 3. Welke bevindingen en verbeterpunten signaleren wij ten aanzien van het ordelijk, controleerbaar en deugdelijk opnemen van de aangeleverde gegevens in het Rijks ICT-dashboard? De functionaliteit en het beheer van het Rijks ICT-dashboard vallen buiten de scope. Randvoorwaarden voor het onderzoek Deze opdracht is een onderzoeksopdracht waarmee wij geen zekerheid verschaffen. Dat betekent dat wij geen controle- of beoordelingsopdracht uitvoeren en geen samenvattend oordeel geven. We beschrijven de feitelijke bevindingen en vermelden de relevante verbeterpunten. Aanpak Dit onderzoek is uitgevoerd op basis van de beheersmaatregelen bij de departementale CIO. In principe is geen uitgebreid onderzoek verricht op individueel projectniveau. Er is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van door de Auditdienst Rijk (ADR) uit andere hoofde reeds onderzochte relevante beheersmaatregelen en verkregen uitkomsten. De volgende activiteiten hebben wij uitgevoerd: inventariseren van de relevante risico s van het gehele totstandkomingsproces (selectie en rapportage); in beeld brengen in hoeverre er een permanent proces binnen het ministerie is ingericht om de volledigheid en juistheid van de identificatie, registratie en selectie van alle projecten met een ICT-component van ten minste 5 miljoen te waarborgen; in beeld brengen in hoeverre er een proces binnen het ministerie is ingericht om de volledige uitvraag (inclusief zbo s) ten behoeve van de rapportage grote ICT-projecten te waarborgen; onderzoek naar de opzet, het bestaan (en de werking) van het gehele proces van totstandkoming van de rapportage (stand Rijks ICT-dashboard per en tussentijds); in beeld brengen van de aansluiting van de stand in het Rijks ICTdashboard per met onderliggende systemen/documentatie; marginale beoordeling van de aannemelijkheid van de gegeven toelichtingen; marginale toets van de consistentie met de eerder verstrekte (financiële) gegevens aan de Tweede Kamer. Op basis van de onderliggende (CIO-)dossiers is per onderzocht project met een ICT-component van ten minste 5 miljoen nagegaan in hoeverre: de gegevens aansluiten met de individuele projectadministraties; een marginale toets is uitgevoerd op de inhoud van de rapportage; de rapportage aansluit op die van vorig jaar en eventueel eerder uitgevoerde werkzaamheden; tussentijdse rapportages via het dashboard zijn gerealiseerd (n.a.v. kamerbrief). Voor ons onderzoek zijn interviews gehouden met functionarissen (i.c. CIO-staf) die bij het opstellen en intern toetsen van de informatie in de rapportage zijn betrokken. ADR/2017/ definitief d.d Pagina 17 van 18

18 Verder is de beschikbare documentatie doorgenomen en is, voor zover mogelijk, een relatie gelegd met de beschikbare gegevens uit onze controlewerkzaamheden ten behoeve van de financiële jaarverantwoording van het Ministerie. Op de uitvoering van deze opdracht zijn onze algemene voorwaarden zoals opgenomen in ons audit charter 1 van toepassing. Verspreidingskring rapport van bevindingen Het onderzoek sluiten wij af met een rapport van bevindingen aan de minister van BZK (vertegenwoordigd door de departementale CIO). De CIO zal deze rapportage aan de minister van BZK (vertegenwoordigd door de CIO-Rijk) doorsturen. Dit rapport wordt voor het opstellen van een samenvattende rapportage door de opsteller tevens uiterlijk 1 april 2017 verstrekt aan de coördinator ADR-onderzoek rapportage grote ICT-projecten. De opdrachtgever, de minister van BZK, is eigenaar van dit rapport. De ADR is de interne auditdienst van het Rijk. Dit rapport is primair bestemd voor de opdrachtgever met wie de ADR deze opdracht is overeengekomen. In de ministerraad is besloten dat het opdrachtgevende ministerie waarvoor de ADR een rapport heeft geschreven, het rapport binnen zes weken op de website van de rijksoverheid plaatst, tenzij daarvoor een uitzondering geldt. De minister van Financiën stuurt elk halfjaar een overzicht naar de Tweede Kamer met de titels van door de ADR uitgebrachte rapporten en plaatst dit overzicht op de website. 1 Audit charter is op te vragen bij de Auditdienst Rijk (versie 13 april 2016) Pagina 18 van 18