Auditdienst Rijk Minisrerie van Financiën. Onderzoeksrapport Onderzoek Forfaitair tarief immo

Transcriptie

1 Auditdienst Rijk Minisrerie van Financiën Onderzoeksrapport Onderzoek Forfaitair tarief immo

2 Colofon Titel Uitgebracht aan Onderzoek Forfaitair tarief immo de heer R.H. Visser, Directeur Asiel en Bescherming van de IND Datum 06 juli 2017 Kenmerk liiliehliiigen Auditdienst Rijk

3 Inhoud Aanleiding opdracht 4 1 Opbouw forfaitair tarief Componenten van het forfaitair tarief zijn benoemd Component bedrijfskosten is reproduceerbaar, maar beperkt navoigbaar Stelpost 10% onzekerheidsmarge is niet reconstrueerbaar Stelpost middelenverwerving is reconstrueerbaar Fondsenverwerving niet meegenomen in bepaling forfaitair bedrag 8 2 Verantwoording onderzoek Doelstelling en onderzoeksvragen Object van onderzoek, afbakening en definities Referentiekader Gehanteerde standaard Uitgevoerde werkzaamheden Verspreiding rapport 10 3 Ondertekening 11 Bijlage 1: Toetsingskader 12

4 Aanleiding opdracht Volgens internationaal geldende richtlijnen hebben asielzoekers ten behoeve van hun asielprocedure het recht op een forensisch-medisch onderzoek. Een vermoed slachtoffer van geweld en foltering wordt zodoende de mogelijkheid geboden tot objectivering van zijn relaas middels forensisch medisch steunbewijs. Indien de IND niet de opdracht tot onderzoek geeft, kan de asielzoeker op eigen kosten een medisch onderzoek laten verrichten. Het instituut voor Mensenrechten en Medisch Onderzoek (immo) kan op verzoek van de asielzoeker dergelijke onderzoeken uitvoeren. De IND is echter slechts gehouden om tot vergoeding van de gemaakte kosten over te gaan indien er sprake is van een herziening van haar besluit omtrent de asielzoeker. Het IMMO hanteerde tot en met 2015 voor het verrichten van een medisch onderzoek een forfaitair tarief van 2.359,50 (mci. BTW). Met ingang van 2016 heeft het immo dit tarief verhoogd tot 4.446,76 (mcl. BTW). Het is voor de IND niet duidelijk waarom tot een tariefsverhoging is besloten en welke kosten hieraan ten grondslag liggen. Alle partijen hebben belang bij een herkenbare en controleerbare totstandkoming van het forfaitair tarief dat het immo hanteert. Hiertoe was er behoefte aan een onafhankelijk onderzoek naar de opbouw van het forfaitair tarief. De IND heeft daarom aan de ADR gevraagd onderzoek te doen naar de opbouw van het forfaitair tarief. 4 van 13 1 Onderzoek Forfaitair tarief MMD

5 Opbouw forfaitair tarief Het immo is in 2014, toen de bekostiging van medisch onderzoek ten behoeve van de asielprocedure nog volledig door fondsen en faunding partners plaatsvond, gestart met een forfaitair tarief van 2.395,50 (mcl. BTW). Dit tarief had volgens het MMC geen relatie tot de werkelijke kosten van een dergelijk onderzoek. Het MMD was dan ook van mening dat voor medisch onderzoek (in alle zaken na 20 juli 2015) een nieuw tarief moest worden berekend. Het uitgangspunt hierbij was om de organisatiekosten van het MMC te laten dekken door het totaal aan uitgevoerde onderzoeken. Het bestuur van het immo heeft in 2015 besloten om het forfaitair tarief te verhogen naar een onderbouwd tarief van 4.446,76 (mcl. BTW). De doelstelling van dit onderzoek is inzicht te verschaffen in de opbouw van het forfaitair tarief van de door het immo uitgevoerde medische onderzoeken. Wij hebben daarbij de totstandkoming van het forfaitaire tarief onderzocht en of de berekeningswijze van het forfaitair tarief herkenbaar en controleerbaar is en ondersteund wordt door bewijsstukken. 1.1 Componenten van het forfaitair tarief zijn benoemd Op de bestuursvergadering van 17 mei 2015 is besloten om (uit meerdere voorstellen) het forfaitair tarief van 2.359,50 te verhogen naar 4.446,76. Wij hebben dit bestuursbesluit van 17 september 2015 ingezien. Hierin staat vermeld dat het nieuwe tarief, met terugwerkende kracht, per 20 juli 2015 geldt. Het MMD geeft ter onderbouwing van het forfaitair tarief het volgende aan: De grondslag van het forfaitair tarief wordt gevormd door: De bedrijfskosten gedeeld door het totaal aantal uitgevoerde onderzoeken per jaar. Het MMD geeft aan dat de bedrijfskosten circa ,- per jaar bedragen waartegen een productie van 100 onderzoeken wordt geleverd. Per onderzoek betekent dat 3.200,- (= /100) aan bedrijfskosten verdisconteerd zijn. Het MMD heeft naast de doorberekende bedrijfskosten een tweetal stelposten in het tarief opgenomen, te weten: Een onzekerheidsmarge van 10% ( 320,-) voor mogelijk toekomstig honorering van noodzakelijk onbezoldigd overuren van bureaumedewerkers en Een stelpost van 155,- voor middelenverwerving (gebaseerd op een jaarlijks budget van ongeveer voor fondsenwerving). Het MMD draagt als reden voor deze stelpost aan dat het immo structurele fondsen moet werven om überhaupt te kunnen bestaan. C ,00 Bedrijfskosten pij (100 onderzoeken) 3.200,00 Bedrijfskosten per onderzoek 320,00 Stelpost 10% onzekerheidsmarge Stelpost middelenverwerving 3.675,00 excl. BTW C 4.446,75 mcl. BTW Volledig heidshalve merken wij op dat in het forfaitaire tarief geen kosten danwel stelposten zijn opgenomen voor de (vrijwillig werkende) rapporteurs. 5 van 13 Onderzoek Forfaitair tarief immo

6 Gelet op de bovenstaande kunnen we stellen dat het MMC de componenten ter opbouw van het forfaitaire tarief benoemd en financieel bepaald heeft. 1.2 Component bedrijfskosten is reproduceerbaar, maar beperkt navoigbaar Het MMC geeft aan dat de bedrijfskosten doorberekend worden in het forfaitair tarief per onderzoek. Hierbij gaat het MMD uit van circa ,- per jaar aan bedrijfskosten. Wij hebben de gemiddelde bedrijfskosten, aan de hand van de door PWC gecontroleerde jaarrekeningen 2014 ( ,-) en 2013 ( ,-), berekend en komen uit op een gemiddelde van ,- aan bedrijfskosten. Het MMC geeft echter aan dat zij niet is uitgegaan van de gemiddelde bedrijfskosten, maar dat bij de bepaling van het component bedrijfskosten het jaar 2013 een bepalende rol heeft gespeeld. Toen bedroegen de bedrijfskosten zogezegd ,-. De keuze om in de berekening van het forfaitair tarief ,- aan bedrijfskosten als basis te nemen, kwam volgens het MMD hier beter aan tegemoet dan de gemiddelde bedrijfskosten. Wij kunnen dat volgen met daarbij de kanttekening dat bij eventuele lagere bedrijfskosten in een bepaald jaar het forfaitair tarief te ruim bepaald is. De bedrijfskosten in 2013 bestaan uit personeelkosten ( ), en overige bedrijfskosten ( ,-). Deze posten zijn allemaal beoordeeld door de externe accountant en goed bevonden. Wij hebben daarbij kennis genomen van de beoordelingsverklaring van de accountant. Als extra controle hebben wij bij de overige bedrijfskosten de overeenkomst tussen stichting Arq en het MMC met betrekking tot gezamenlijke kosten ingezien en het bestaan kunnen vaststellen. Het MMD geeft aan dat zij per jaar circa 100 medische onderzoeken uitvoert. Het MMD berekent derhalve per onderzoek C (= C /100) aan bedrijfskosten in het forfaitair tarief door. Uit de rapportage van het MMD, met betrekking tot de jaren 2013 en 2014, blijkt dat 125 respectievelijk 100 medische onderzoeken zijn uitgevoerd. Het door het MMC gehanteerde aantal van 100 medische onderzoeken per jaar is derhalve lager bepaald dan het gemiddelde. Hierbij is het jaar 2013 niet als referentie gebruikt in de bepaling van de keuze voor het aantal medische onderzoeken, zoals dit gebruikt is voor de bepaling van de bedrijfskosten. C Bedrijfskosten PIi(100 onderzoeken) 3.200,00 Bedrijfskosten per onderzoek 320,00 Stelpost 10% onzekerheidsmarge Stelpost middelenverwerving 3.675,00 excl. BTW C 4.446,75 mci. BTW Gelet op de bevindingen van de externe accountant en de daartoe behorende administraties kunnen wij stellen dat de bedrijfskosten in een bepaald jaar juist en controleerbaar zijn. De keuze van het MMC om in de berekening van het forfaitair tarief zich te richten op het jaar 2013, en daarbij ,- aan bedrijfskosten als basis te nemen en niet de gemiddelde jaarlijkse bedrijfskosten, is beperkt navolgbaar. Deze keuze stelt het immd in staat om hogere bedrijfskosten in een bepaald jaar beter te dekken. Bij lagere bedrijfskosten in een bepaald jaar zal blijken dat deze keuze ruimer is. Het immo heeft bij de bepaling van het totaal aantal medische onderzoeken niet het jaar 2013 (met 125 medische onderzoeken) als referentie (zoals bij de bepaling van de bedrijfskosten) genomen. Een eventuele keuze daarvoor zou de toe te rekenen bedrijfskosten per onderzoek doen verminderen. 6 van 13 1 Onderzoek Forfaitair tarief IMMO

7 1.3 Stelpost 100/0 onzekerheidsmarge is niet reconstrueerbaar Het immo geeft aan dat zij bovenop de bedrijfslasten een opslag hanteert van 10% aan onzekerheidsmarge. Aangegeven is dat dit de noodzakelijk onbezoldigd overuren van bureaumedewerkers (de arts, de psycholoog en de directeur) betreft. Het MMC stelt dat de vaste bureaumedewerkers structureel overwerken. Volgens het MMC is dit naar schatting ongeveer 4 dagen in totaal. Het MMC heeft gelet op de onzekerheden omtrent de hoogte van het forfaitair tarief ervoor gekozen om niet meer dan 4.000,- (excl. BTW),- per onderzoek in rekening te brengen. Er is daarom gekozen om per onderzoek een opslag voor mogelijk toekomstige uitbetaling van overuren toe te passen van 10% van de bedrijfskosten, te weten 320,- (=10% van /100 onderzoeken). Een feitelijke doorberekening van deze personele kosten zou (volgens de COA GGZ) de bedrijfskosten doen stijgen met, zoals het 1MMO aangeeft, ,- Het zou daarmee ook het forfaitair tarief substantieel doen stijgen. Er is daar zogezegd bewust niet voor gekozen. C BedriifskostenJ!IUIOO onderzoekenj 3.200,00 Bedrijfskosten per onderzoek 320,00 Stelpost 10% onzekerheidsmarge Stelpost middelenverwerving 3.675,00 excl. BTW c mcl. BTW Het IMMO stelt dat een doorberekening van de overuren van de bureaumedewerkers de bedrijfskosten zou doen stijgen. Daarmee zou het forfaitair tarief boven het door het bestuur gehanteerde maximum van 4.000,- (excl. BTW) uitkomen. Volgens het bestuur zou vanwege de onzekerheden rond de hoogte van het tarief een tarief meer dan 4.000,- per onderzoek onrealistisch zijn. Wij kunnen dit uitgangspunt niet beoordelen. Echter, de bepaling om 10% van de bedrijfskosten in het forfaitair bedrag te verdisconteren is voor ons niet geheel navolgbaar. Wij kunnen de berekeningswijze om tot onder de gewenste tarief van 4.000,- (excl. BTW) te blijven volgen. Daar staat tegenover dat er tot op heden de overuren niet uitbetaald worden en dat tegenover deze stelpost geen uitgaven staan. Daarnaast wordt er geen administratie bijgehouden van de overuren door de bureaumedewerkers. Wij zijn daarom niet in staat geweest om deze overuren en de daarmee gemoeide kosten op bestaan en juistheid te kunnen toetsen. 1.4 Stelpost middelenverwerving is reconstrueerbaar In het forfaitair tarief is een stelpost opgenomen voor middelenverwerving. De grondslag die het MMC hiervoor opgeeft, is dat zij geen enkel gegarandeerd betaald onderzoek doet. Het MMC geeft daarbij aan dat zij daardoor structureel afhankelijk is van bijdrage uit fondsen. Verder geeft zij aan dat de kosten voor de middelenverwerving niet zijn verdisconteerd in de bestaande bedrijfskosten. Dit betreft zogezegd extra out of pocket kosten voor een extern aan te trekken fondsenwerver. Zij stelt dat het opgevraagde uurtarief van een fondswerver circa 90 per uur excl. reiskosten bedraagt. Ter bepaling van de hoogte van deze stelpost is zij uitgegaan van een in te huren fondsenwerver voor 4 weken per jaar. De gemoeide jaarlijkse kosten hierbij zijn ,- (= 90,- *8 uur *20 dagen + reiskosten van circa 50,- per dag). Op een totaal van 100 onderzoeken per jaar komt de stelpost middelenwerving uit op 155,- per medisch onderzoek. 7 van 13 1 Onderzoek Forfaitair tarief immo

8 ( c Bedrijfskosten pfj (100 onderzoeken) ( 3.200,00 Bedrijfskosten per onderzoek ( 320,00 Stelpost 10% onzekerheidsmarge ( Stelpost middelenverwerving ( 3.675,00 excl. BTW C 4.446,75 mcl. BTW De functie van fondsenwerver was tot voor kort belegd bij de directeur; zij heeft besloten om deze activiteiten in te huren. Deze extra kosten (die nu niet in de bedrijfskosten zitten) zullen dan leiden tot hogere bedrijfskosten. Alhoewel er tegenover deze stelpost (bij de bepaling ervan) geen uitgaven staan, betreft het toekomstige uitgaven van een taak, waarvan de directeur aangeeft deze niet meer zelf uit te zullen voeren. Gelet op de noodzaak voor het immo om fondsen te werven, teneinde de continuïteit van de stichting te waarborgen, lijkt het aannemelijk dat deze taak in de toekomst uitgevoerd zal moeten worden. Het uitgangspunt is voor ons derhalve navoigbaar. Wij hebben ter onderbouwing van de berekening van de stelpost een offerte ingezien, waaruit het uurtarief van circa C 90,- per uur blijkt. Wij kunnen de berekening ten behoeve van de stelpost middelenverwerving dan ook toetsen. 1.5 Fondsenverwerving niet meegenomen in bepaling forfaitair bedrag Het immo ontving vanuit fondsen en stichtingen in de jaren 2013 tot en met 2016 de volgende bedragen: - laar Bedrag ( ( ( Het MMC heeft bij de bepaling van het forfaitair bedrag geen rekening is gehouden met de verkregen middelen uit fondsen en stichtingen. Het MMD heeft dit uitgangspunt niet onderbouwd. Wij hebben deze keuze derhalve niet op navolgbaar kunnen toetsen. De ontvangen bedragen komen overeen met de bedragen in de gecontroleerde jaarrekeningent en zijn juist en controleerbaar. 1 Oeaccountantscontrole van de jaarrekening 2016 was bij de oplevering van dit onderzoek nog niet afgerond 8 van 13 Onderzoek Forfaitair tarief IMMO

9 2 Verantwoording onderzoek 2.1 Doelstelling en onderzoeksvragen De doelstelling van deze opdracht is een rapport van feitelijke bevindingen met betrekking tot de opbouw van het door het MMC gehanteerde forfaitaire tarief. Het MMC brengt voor haar medische onderzoeken de IND dit tarief in rekening. Met het rapport geven wij inzicht in de opbouw van het forfaitaire tarief van 4.446,67. Wij hebben daarbij onderzocht wat de componenten van het forfaitair tarief zijn en of de berekeningswijze van de componenten herkenbaar en controleerbaar is en ondersteund wordt door bewijsstukken. Wij hebben daarbij de volgende aspecten onderzocht: 1. De totstandkoming van het forfaitair tarief. 2. Of de berekeningswijze van het for[aitair tarief herkenbaar en controleerbaar is en wordt ondersteund door bewijsstukken. 2.2 Object van onderzoek, afbakening en definities In dit onderzoek zijn wij uitgegaan van het forfaitair tarief van 4.446,67 (mcl. BTW). Het MMC geeft aan dat de opbouw van dit tarief uit de volgende componenten bestaat: Bedrijfskosten (op basis van jaar 2013) Stelpost 1: Onzekerheidsmarge van 10% van de bedrijfskosten Stelpost 2: Middelenverwerving Wij hebben bij de bepaling van de juistheid van de hoogte van de deelcomponenten de onderliggende administraties bij het MMD opgevraagd. Wij doen geen uitspraak of de componenten rechtmatig deel uitmaken van het forfaitair tarief. 2.3 Referentiekader Het toetsingskader in dit onderzoek is geënt op de herkenbaarheid, navolgbaarheid en controleerbaarheid van de verschillende componenten en daaronder liggende administraties. Deze criteria hebben wij middels een toetsingskader uitgewerkt in meerdere vragen. 2.4 Gehanteerde standaard Wij hebben onze werk aamheden verricht in overeenstemming Standaard 4400 opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie. Aangezien wij slechts verslag doen van feitelijke bevindingen uit hoofde van de overeengekomen werkzaamheden betekent dit, dat op het object van onderzoek (forfaitaire tarief) geen accountantscontrole is toegepast en dat evenmin een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Dit houdt in, dat aan onze rapportage geen zekerheid kan worden ontleend omtrent de getrouwheid van het forfaitaire tarief. Indien aanvullende werkzaamheden zouden zijn verricht of indien er een controle- of een beoordelingsopdracht zou zijn uitgevoerd, zouden wellicht andere onderwerpen zijn geconstateerd die voor rapportering in aanmerking zouden zijn gekomen. 2.5 Uitgevoerde werkzaamheden Eind maart heeft de ADR een (start)gesprek gehad met vertegenwoordigers van de gedelegeerde opdrachtgever van de IND. Naar aanleiding hiervan is een opdrachtverstrekking opgesteld, waarin de scope van de opdracht is vastgesteld. 9 van 13 Onderzoek Forfaitair tarief IMMC

10 Naar aanleiding hiervan hebben wij de opdrachtbevestiging opgesteld die door de IDN en de ADR is getekend. Wij hebben kennis genomen van de documentatie die wij ontvingen van de IND en het immo. Wij hebben ook interviews bij het IMMO en de IND gehouden. Ten behoeve van verdere duiding over het object hebben wij vragen gesteld. Het resultaat van deze werkzaamheden is opgenomen in dit rapport. 26 Verspreiding rapport De opdrachtgever, de Directeur Asiel en Bescherming van de IND, is eigenaar van dit rapport. De ADR is de interne auditdienst van het Rijk. Dit rapport is primair bestemd voor de opdrachtgever met wie wij deze opdracht zijn overeengekomen. In de ministerraad is besloten dat het opdrachtgevende ministerie waarvoor de ADR een rapport heeft geschreven, het rapport binnen zes weken op de website van de rijksoverheid plaatst, tenzij daarvoor een uitzondering geldt. De minister van Financiën stuurt elk halfjaar een overzicht naar de Tweede Kamer met de titels van door de ADR uitgebrachte rapporten en plaatst dit overzicht op de website. 10 van 13 Onderzoek Forfaitar tarief immo

11 3 Ondertekening Den Haag,4 juli 2017 w.g. Projectleider Auditdienst Rijk 11 van 14 T Onderzoek Forfaitair tarief IMMO

12 - Is Bijlage 1: Toetsingskader Norm Totstandkoming forfaitaire tarief Er is een herkenbare en controleerbare procedure voor de totstandkoming van het forfaitaire tarief. De reconstrueerbaarheid (van de componenten) van het forfaitair tarief is afhankelijk van de herkenbaarheid en de controleerbaarheid. De herkenbaarheid komt tot uiting in de navolgbaarheid van de stappen die genomen zijn bij de bepaling van de op te nemen componenten, alsmede de (financiële) hoogte ervan. De controleerbaarheid komt tot uiting in (eventuele vastgelegde) deugdelijke administraties, waaruit de juistheid en de reproduceerbaarheid van de berekeningen van de componenten blijken. Ondersteunende vragen: - Uit welke componenten bestaat het forfaitaire tarief beschreven (navolgbaar)? - Wat zijn de grondslagen voor het opnemen van deze componenten in het forfaitaire tarief en zijn deze verklaarbaar (navolgbaar)? de berekening van de componenten en het forfaitair tarief juist (juistheid)? Zijn er deugdelijke administraties beschikbaar die de hoogte van de componenten ondersteunen ter bepaling van het forfaitaire tarief (iuistheid en reproduceerbaarheid)? - Heeft een onafhankelijk auditor de jaarrekening gecontroleerd (juistheid en reproduceerbaarheid)? De verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de bepaling van de hoogte van het forfaitaire tarief zijn juist beleqd. Ondersteunende vraag: - Wordt de hoogte van het forfaitaire tarief aantoonbaar geaccordeerd door het management van het immo? - Worden de middelen uit fondsen verdisconteerd in het forfaitair tarief? 12 van 14 i Onderzoek Forfaitair tarief immo

13

14 Auditdienst Rijk Postbus EE Den Haag (070)