Handleiding. online diagnostiek. PROSE Online Diagnostics System

Transcriptie

1 Handleiding online diagnostiek PROSE Online Diagnostics System

2 Online sites bij deze handleiding Het PROSE online diagnostics system staat ter beschikking van PROSE-leden. Hiermee kan men via een online account en een pakket gebruikskrediet (online credit packages) bevragingen instellen, waarbij de verwerking geautomatiseerd verloopt. De online diagnostieksite is bereikbaar via de algemene website maar is ook rechtstreeks bereikbaar via Op de gebruikerssite kunnen de diagnostiekbeheerders terecht voor informatie over PROSE, extra handleidingen, de beschikbare vragenlijsten, maar ook voor bijkomende mogelijkheden zoals het organiseren van een discussieforum over een thema. De gebruikerssite is bereikbaar vanuit de diagnostieksite, maar is ook rechtstreeks bereikbaar via Respondenten die deelnemen aan een online bevraging, kunnen van de diagnostiekbeheerder automatisch een ontvangen met daarop de instructies. Ze kunnen met hun aanmeldingsgegevens, die ze van de diagnostiekbeheerder ontvangen, op de bevragingssite inloggen op Inhoud van deze handleiding De online toegang...3 Identificatiegegevens en beveiliging...4 Consultatie van de gebruikerssite...5 Instellen van het systeem...7 Beheer van bevragingen Resultaten bekijken Verdere hulp We hebben ernaar gestreefd om het systeem voor de beheerder en de respondent zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. Het scherm is daarom eenvoudig gehouden, en alle nodige instructies staan ook op het scherm weergegeven. Indien u toch problemen mocht ondervinden en u vindt geen hulp in deze handleiding, dan kunt u in de eerste plaats kijken op de sectie Velgestelde vragen van de gebruikerssite. Als u daarmee nog niet geholpen bent, dan kunt u uw probleem of uw vraag stellen aan admin@prose.be We hebben ook een noodnummer voor dringende situaties. Dit vindt u op de gebruikerssite. We helpen u graag verder. Voor het gebruik, zowel door de beheerder als de respondent, is MS Internet Explorer voor Windows vereist. PROSE is niet verantwoordelijk voor schade, van welke aard ook, die zou kunnen voortvloeien uit het verkeerd gebruik van het online diagnostics system. Verdere verfijning en aanvulling Het online diagnostieksysteem wordt voortdurend aangevuld en verfijnd. We staan open voor suggesties. Systematisch worden ook bijkomende vragenlijsten beschikbaar gesteld, waaronder vragenlijsten die u direct kunt gebruiken als aanvulling bij de klassieke PROSE-vragenlijsten. U kan bijvoorbeeld een tevredenheidsbevraging online met vele medewerkers of betrokkenen houden, om vervolgens op basis van de resultaten de PROSE-vragenlijsten in het domein Tevredenheid met een kleine diagnosegroep in consensus te beantwoorden. Ook deze handleiding zelf wordt voortdurend geactualiseerd. De meest recente versie kunt u steeds terugvinden op de gebruikerssite. U kunt zelf ook suggesties geven voor verbetering en aanvulling. U kunt ook aangeven welke vragenlijsten u graag verder prioritair op het systeem zou zien verschijnen. Het is zelfs mogelijk om bevragingssets op maat aan te maken, gebaseerd op combinaties van bestaande vragenlijsten. Leg het ons voor via admin@prose.be U kan rustig het systeem verkennen zonder dat u al bevragingen hoeft in te stellen. Het systeem wijst grotendeels zichzelf uit als u de instructies op het scherm goed volgt. U kunt uit- en opnieuw inloggen wanneer u wenst. Bedenk wel dat u als beheerder enkel het scherm van de beheerder ziet, en dus niet de items van de vragenlijsten die u voor respondenten zou instellen. Hiervoor kunt u wel op de gebruikerssite terecht. Wilt u zelf ook als respondent fungeren in de diagnostiek, dan kunt u best een bijkomende afzonderlijke toegangscode voor uzelf als respondent aanmaken. Aarzel niet ons te contacteren bij vragen of eventuele problemen. PROSE,

3 De online toegang Per online account is één persoon bij PROSE geregistreerd als contactpersoon voor de organisatie (instelling of afdeling). Dit is de online account & access manager (OAM): hij/zij beheert de online credits en de personen die vanuit de instelling toegang hebben tot het systeem. Een account is gebonden aan een lidmaatschap (van de instelling of de afdeling). Bij de centrale account hoort standaard ook een gratis pakket online gebruikskrediet (online credit package). De hoeveelheid hiervan is afhankelijk van de grootte van de organisatie. Eenzelfde instelling kan via haar lidmaatschap bijkomende online credits aanschaffen. Leden kunnen ook gratis bijkomende accounts openen, waaraan telkens een afzonderlijke hoofdbeheerder (OAM) met een online credit package wordt gekoppeld. Hoofdbeheerders kunnen steeds bijkomende credit packages bijkopen en hun verbruiksstatus raadplegen. bij Binnenstad voor een online pakket B (100 credits). PROSE online diagnostics betekent een grote vooruitgang in het organiseren en verwerken van bevragingen. U kan alles online regelen. Een account blijft geldig tot het einde van het kalenderjaar en wordt stilzwijgend verlengd voor het volgende kalenderjaar met een credit package dat standaard aan de oorspronkelijke account is gekoppeld, tenzij het uiterlijk op 1 december wordt opgezegd via fax ( ) of via (admin@prose.be). Een voorbeeld Instelling Marquant wordt lid van PROSE vanaf De instelling telt 76 voltijdequivalente medewerkers. Ze neemt een Entry-lidmaatschapsformule EBasic (geldig tot 100 FTE). Jaarlijks heeft ze standaard de beschikking over 100 online credits (Basic). Anne Versluis, kwaliteitscoördinator bij Marquant, is de online account manager (OAM). Ze krijgt, wanneer ze inlogt op de online diagnostieksite, een overzicht van haar account en de beschikbare credits. Ze besluit na 3 maanden om een pakket online credits bij aan te kopen. Dit doet ze via de gebruikerssite (of via ). Ze kiest voor een CMedium pakket (250 credits) omdat ze meerdere bevragingen plant, en de kostprijs per credit goedkoper is als men een groter pakket neemt. Op haar accountoverzicht staat dan BM (een eerste pakket B, aangevuld met M), samen voor 350 credits. Deze blijven beschikbaar tot eind Anne kan als OAM bijkomende beheerders aanstellen en naar keuze de credits aan de verschillende beheerders (inclusief zichzelf) toekennen. 1 credit komt overeen met 1 respondent die 1 vragenlijst moet invullen (maar met alle opties en resultaatverwerking inbegrepen). Bijkomende beheerders hebben enkel rechten om bevragingen in te stellen en resultaten op te vragen, niet om respondenten aan te maken. De instelling Marquant heeft ook twee bijkomende locaties. Deze zijn door een fusie erbijgekomen. Het aantal voltijdequivalenten is nu gestegen tot 94. Hierdoor blijft ze nog binnen het barema EBasic (tot 100 FTE). De instelling besluit om voor de twee afdelingen elk een bijkomende account CSmall aan te schaffen, met elk een klein pakket van 50 credits. De twee afdelingen hebben elk hun eigen kwaliteitsverantwoordelijke, die dan ook OAM wordt van de eigen account. Er zijn geen bijkomende kosten voor het openen van extra accounts. Enkel de kosten van het credit package worden aangerekend. Alle in 2007 geopende accounts worden eind 2007 met een kalenderjaar verlengd. Als Anne op 1 december vaststelt dat ze nog 120 openstaande credits heeft, kan ze die best opgebruiken voor eind december. Op 1 januari wordt de teller van de account terug op het startpakket geplaatst, nl. 100 credits (Basic), te gebruiken in Ook de twee bijkomende accounts krijgen een hernieuwing van elk 50 credits (Small). De instelling krijgt eind 2007 hiervoor een gecombineerde factuur toegestuurd. Een instelling met een sterk gedecentraliseerde werking kan ook beslissen dat haar afdelingen elk afzonderlijk een PROSE-lidmaatschap opnemen. Deze krijgen dan elk een eigen account dat jaarlijks wordt vernieuwd. Vergeet niet: als OAM bent u zelf ook automatisch online diagnostics manager (ODM). U kunt echter geen bevragingen instellen zolang u geen credits aan uzelf hebt toegekend. Vergeet dus niet aan uzelf ook eerst credits toe te kennen als u bevragingen wil instellen. 3

4 Identificatiegegevens en beveiliging Een gebruikersnaam voor een OAM, toegekend door PROSE, bestaat uit 8 tekens. Het wachtwoord bestaat uit 6 tekens. Als hoofdbeheerder (online access manager of OAM) kan men bijkomende beheerders en online respondenten aanmaken voor bevragingen. Bij het aanmaken van toegangscodes binnen eenzelfde account (ook voor respondenten) dient men steeds dezelfde 4 eerste tekens (zoals deze van de OAM) te gebruiken. Heeft de OAM A123XXXX als gebruikersnaam, dan gebruikt deze ook A123 als begintekens voor gebruikersnamen die de OAM zelf aanmaakt, bijvoorbeeld A123BVFG, A123RFGT enzovoort. Men kan de eerste 4 tekens laten volgen door 4 cijfers of letters, naar keuze. Gebruik bij voorkeur steeds hoofdletters. Elke persoon dient een unieke gebruikersnaam te hebben. Het paswoord bestaat uit 6 tekens, naar keuze samen te stellen. Indien bepaalde personen niet alleen als respondent maar ook als beheerder (ODM) fungeren, dan hoort men voor deze personen afzonderlijke toegangscodes te genereren. Met de toegangscode als beheerder kan men (enkel) op de diagnost en de users site terecht, met de code als respondent enkel op de respond site. De toegekende inlogcodes zijn strikt persoonlijk. Indien u als OAM uw persoonlijke toegangscode verliest, dan kunt u deze terug opvragen via een naar admin@prose.be. Uzelf bent verantwoordelijk indien door onachtzaamheid andere personen met uw codecombinaties op het systeem inloggen en hierdoor de diagnostiekinstellingen voor uw afdeling eventueel wijzigen. Als access manager beheert u de toekenning van codes voor diagnostiek in uw organisatie. U dient dan ook een interne procedure op te stellen voor het vertrouwelijk omgaan met deze gegevens, voor het beschermen van de anonimiteit bij online diagnoses, voor het beschermen van de persoonlijke toegang en voor het opnieuw doorgeven van codes indien respondenten deze verliezen. Deze procedure kan deel uitmaken van uw kwaliteitshandboek. Het online systeem is zodanig ontworpen dat, eens een respondent een bevraging volledig heeft ingevuld, deze bevraging bij uitloggen wordt weggeschreven en niet meer oproepbaar is voor de respondent. Bij het downloaden van de groepsresultaten in Excel wordt wel de groepscategorie van elke respondent aangegeven, maar niet de naam of individuele identificatie. Ook dit kadert in de bescherming van de anonimiteit. Beheerders kunnen de diagnostieksite bereiken via de website Als u respondenten instrueert om ingestelde bevragingen te beantwoorden, kunt u hen vragen om rechtstreeks in te loggen via de site Uzelf (en eventuele medebeheerders) kan de beheerderskant van de diagnostiek rechtstreeks bereiken via Diagnostiek managers/beheerders hebben ook (gratis) toegang tot de gebruikerssite (direct te bereiken via 4

5 Consultatie van de gebruikerssite Beschikbare bevragingen Handleidingen Antwoorden op veelgestelde vragen Aankopen van bijkomende credits Op de gebruikerssite kunt u de beschikbare bevragingssets consulteren. Indien u specifieke vragenlijsten uit het PROSE-instrumentarium graag online hebt, dan stuurt u een aanvraag naar admin@prose.be U kunt rustig alle vragenlijsten in een bevragingsset bekijken, en ook alle vragen in een vragenlijst overlopen vooraleer u ze activeert in PODS (PROSE online diagnostics system). U kunt de vragenlijsten uitprinten indien gewenst. Specifieke vragenlijsten uit het PROSE-instrumentarium die (nog) niet zichtbaar zijn, worden op aanvraag onmiddellijk beschikbaar gesteld. U kunt ook suggesties doen voor bijkomende vragenlijsten. 5

6 Op de gebruikerssite kunt u inloggen in PODS voor online diagnostiek, hetzij als beheerder (online diagnostics manager) hetzij als respondent. U kunt als beheerder ook rechtstreeks naar PODS gaan via Handleidingen bij het werken met PROSE en met PODS kunt u op de gebruikerssite downloaden. U kunt er ook terecht voor antwoorden op veelgestelde vragen en voor aankoop van extra credits voor online diagnostiek. 6

7 Instellen van het systeem Aanmaken van beheerders Toewijzen van credits Aanmaken van respondenten Het inloggen als beheerder gebeurt niet via eenzelfde scherm als het inloggen als respondent. Indien u als persoon zowel beheerder als respondent zal zijn, dan dient u voor uzelf als respondent een afzonderlijke gebruikersnaam aan te maken. Indien u de hoofdbeheerder bent (OAM: online account manager), dan bent u de contactpersoon tussen PROSE en uw instelling/afdeling. U beschikt over een pakket online credits om bevragingen te activeren. Als OAM bent u verantwoordelijk voor het goed beheer van PODS. Dit houdt o.a. in dat u in uw instelling een deontologie gebruikt bij het instellen van bevragingen. Beveiliging van gegevens en respect voor privacy zijn hierin essentiële elementen. 7

8 Als OAM beschikt u over de mogelijkheid om bijkomende beheerders aan te maken en om mogelijke respondenten aan te maken. U hebt een overzicht op de credits die binnen uw account beschikbaar zijn, de credits die aan beheerders zijn toegewezen en het aantal credits die door beheerders zijn gebruikt (via het koppelen van respondenten aan bevragingen). U kan bijkomende credits toekennen aan beheerders naargelang de noodzaak. Een credit staat voor 1 vragenlijst die aan 1 respondent is gekoppeld. Een beheerder die een bevraging van 3 vragenlijsten koppelt aan 10 respondenten, verbruikt dus 30 credits. 8

9 Toevoegen van respondenten kunt u op twee manieren: een voor een of in een tabel met meerderen tegelijk. U moet wel alle velden consequent invullen, ook het adres. Indien u anonieme (dummy) respondenten aanmaakt, dan voorziet u voor hen een dummy adres. Elke respondent wordt toegewezen aan een categorie. Er zijn hiervoor verschillende categorieën beschikbaar. Zo kunt u later bevragingen gerichter koppelen aan bepaalde groepen respondenten. Dit laat u toe om bijvoorbeeld eenzelfde soort bevraging meerdere malen tegelijkertijd in te richten met verschillende groepen respondenten, waarbij u analyses per respondentengroep krijgt. 9

10 Respondenten bij volledig anonieme bevragingen Bij het aanmaken van respondenten (medewerkers, betrokkenen, externen ) hebt u alle vrijheid. Uit de groep aangemaakte respondenten kunt u nadien aan een bepaalde bevraging een aantal respondenten koppelen. Wanneer respondenten hun bevraging hebben afgewerkt en uitloggen, worden de resultaten weggeschreven en zijn ze door de respondent niet meer oproepbaar. Diagnostiekbeheerders kunnen wel volgen wie de bevraging heeft afgewerkt, maar hebben niet de individuele antwoorden op naam. U kan ook een aantal fictieve respondenten aanmaken. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld bevragingen wilt organiseren en niet op voorhand de personen op naam selecteert. U maakt dan bijvoorbeeld een reeks inlognamen aan die u niet specifiek toewijst aan personen, en bij elke inlogcode voorziet u een paswoord. De inlognamen kunt u dan vrij laten verdelen onder personen. U weet dan als beheerder niet welke personen welke code hebben gekregen. De inlognamen kunt u later opnieuw gebruiken. Het is een beetje invulwerk bij aanvang, maar het kan renderen als u regelmatig dergelijke bevragingen plant. U kunt desgewenst ook het systeem gebruiken voor zelfevaluatie van individuele medewerkers. Zo kan een school bijvoorbeeld een of meerdere leerkrachten tijdelijk een toegang geven als beheerder. Deze kan dan zelf een bevraging over de eigen onderwijsactiviteiten instellen voor leerlingen/cursisten/studenten en aan hen een deel anonieme inlogcodes vestrekken die ze onderling kunnen verdelen. Door de gebruiksvriendelijkheid van het systeem is dit perfect mogelijk. Survey-onderzoek als bijkomende dienstverlening U kan een beroep doen op PROSE voor het programmeren van een grootschalige anonieme bevraging. U bezorgt ons de instructie die u aan de respondenten wil geven, max. tien gesloten vragen (waarop men kan antwoorden met helemaal niet akkoord tot helemaal akkoord) en max. 3 open vraagjes. Wij programmeren dit en bezorgen dan de weblink waarop de bevraging staat. Het enige wat u dan moet doen is de weblink mededelen via en/of via uw eigen website. Op deze manier kunnen een onbeperkt aantal respondenten de bevraging invullen, zonder dat ze worden geïdentificeerd. U bepaalt wanneer de bevraging afgesloten wordt, en wij bezorgen u dan de resultaten (gemiddelde, hoogste en laagste score, en antwoorden op de open vragen). 10

11 Beheer van bevragingen Instellen van een bevraging Wijzigen van een bevraging Verwijderen van een bevraging Berichten sturen naar respondenten Een bevraging bestaat steeds uit een set van vragenlijsten (uitzonderlijk slechts een enkele vragenlijst). Vragenlijsten kunnen in schaalvorm beantwoord worden, of met ja/nee. U krijgt enkel de bevragingen te zien die voor uw eigen sector beschikbaar zijn. U kunt een bevraging kiezen uit de voor uw sector beschikbare sets van vragenlijsten. Bij elke bevraging staat ook aangegeven hoeveel credits men verbruikt per respondent die aan de bevraging wordt gekoppeld. Klik op de gewenste set om de bevraging in te stellen. U kan eenzelfde bevraging tegelijkertijd activeren voor meerdere afdelingen in uw organisatie. Aan elke geactiveerde bevraging koppelt u een unieke naam. U kiest een naam voor de bevraging zodat u deze later gemakkelijk kunt identificeren. U kan hiervoor best de naam van de standaardset nemen, gevolgd door een door uzelf gekozen woord (bijv. aanduiding van een afdeling of een periode). De naam beperkt u best tot 25 letters. U kunt eenzelfde bevragingsset tegelijkertijd laten lopen bij meerdere doelgroepen. Zorg ervoor dat u altijd een unieke naam kiest voor elke doelgroep. Bij het instellen van de bevraging kunt u een bijhorende instructie formuleren die de respondenten te zien krijgen als ze op de bevraging inloggen. U kan ook kiezen om de deelnemers ook verbeterprioriteiten te laten aangeven in items en om aan te geven waarop men zich steunt om items als voldoende te beoordelen. Dit maakt de bevraging uiteraard uitgebreider. De deelnemers kunnen echter altijd hun sessie onderbreken en nadien verderzetten. 11

12 Een bevraging is standaard zo ingesteld dat respondenten alle vragenlijsten horen te beantwoorden. Zij dienen ook bij iedere vragenlijst minstens 90% van de vragen te beantwoorden. Dit is nodig om op een correcte manier indexen te berekenen. Indien respondenten toch de bevraging afsluiten zonder alle vragenlijsten te beantwoorden, dan worden bepaalde indexen ook onvolledig berekend. U hebt als beheerder wel volledige controle over de gegevens doordat u alle antwoorden tot op itemniveau kunt downloaden in een Excel bestand. U doet er echter goed aan om vooraf goed te overwegen welke vragenlijsten u aan welke doelgroepen zou aanbieden. Het heeft weinig zin om bevragingen aan respondenten te geven als zij op de meeste vragen geen antwoord zouden kunnen geven. Respondenten krijgen in hun werkscherm aanduidingen om vragenlijsten volledig af te werken. U kunt als beheerder uiteraard ook in uw instructie dit nog eens extra benadrukken. U kunt er desnoods ook voor kiezen om een set van vragenlijsten aan te bieden aan een gemengde doelgroep, waarbij een bepaald deel van de respondenten bepaalde vragenlijsten niet of onvolledig invult. Zolang u beseft dat u dan in dit geval zelf best indexen berekent op basis van de gegevens in de vragenlijst, is er geen probleem. Besef ook wel dat credits worden berekend bij het koppelen van respondenten aan bevragingen. Indien u een bevragingsset van 3 vragenlijsten toewijst aan 10 respondenten, verbruikt u 30 online credits, ongeacht of de respondenten de bevraging volledig afwerken. Dit kadert in het stimuleren van efficiëntie bij het organiseren van bevragingen. Ook als u de bevraging hebt ingesteld dat respondenten prioriteiten bewijsmateriaal moeten aangeven, wordt per vragenlijst slechts 1 credit gebruikt. Op deze manier stimuleren we het gebruiken van deze mogelijkheid. Dit kadert in het doelgericht betrekken van respondenten bij het kiezen van kwaliteitsverbetertrajecten en in het verhogen van transparantie en aantoonbaarheid van kwaliteitszorg. U kan ingestelde bevragingen wijzigen. In het overzicht van ingestelde bevragingen kunt u via doorklikken de instellingsgegevens oproepen en wijzigen. Let er op dat u dit enkel doet als het nodig is. Bijvoorbeeld kunt u wel respondenten bijkomend koppelen of de activeringsperiode verlengen, maar basisinstellingen nog wijzigen eens de bevraging loopt (als respondenten al aan het antwoorden zijn), is sterk af te raden. 12

13 Als u bij de respondenten correcte adressen hebt ingevuld, kunt u een standaardbericht naar hen versturen, bijvoorbeeld dat ze worden uitgenodigd om aan een bevraging deel te nemen. U kan een bericht opstellen dat u kan versturen naar alle respondenten. Kies een door u ingestelde bevraging uit de lijst. De eraan gekoppelde respondenten worden dan automatisch geselecteerd. Zorg ervoor dat vooraf de adressen van respondenten correct zijn ingevuld. Bij het opstellen van het bericht geeft u een adres op waarnaar de respondenten eventueel een antwoord kunnen sturen indien ze dat willen. U krijgt onderaan het overzicht van de respondenten waarnaar de wordt verzonden. 13

14 Resultaten bekijken Klik op de naam van de bevraging om de resultaten weer te geven, gebaseerd op de respondenten die de bevraging hebben ingevuld. Als u dit vroeger al hebt gedaan, dan moet u de gegevens updaten en bewaren. Hou er rekening mee dat dit langer duurt bij veel respondenten en een trage internetverbinding. U krijgt bij de resultaten de realisatiescores per vragenlijst, enerzijds gebaseerd op een optelling van de schaalscores (1-5) en anderzijds gebaseerd op een optelling van de voldoende-scores. Als voldoende-scores worden genomen: de items waarop de respondent met minstens score 3 (eerder wel akkoord) heeft geantwoord. U krijgt per vragenlijst telkens de gemiddelden (op 100), de op een na laagste score en de op een na hoogste score. Dit geeft u een goed idee van de spreiding. Deze gegevens voor de schaalscores zijn bij sommige soorten bevragingen eventueel ook zichtbaar op een grafiek. Hou er rekening mee dat een bevraging met minder dan 5 respondenten weinig relevante statistische indexen geeft. Wanneer u de bevraging ook hebt ingesteld om verbeterprioriteiten aan te duiden, dan krijgt u per vragenlijst de door de respondenten aangegeven prioriteiten, gerangschikt volgens de optelling van de gekregen scores (1-5). U hebt tevens een overzicht hoeveel personen dit item op de prioriteit hebben geplaatst. Wanneer u ook bewijsmateriaal hebt opgevraagd, dan krijgt u het overzicht van items die door minstens één respondent als voldoende zijn gescoord. Per item ziet u hoeveel respondent dit item als voldoende vinden in de organisatie, en ook waarop zij zich vooral steunen om dit te stellen: documenten, ervaring of gegevens. Tenslotte vindt u bij Opmerkingen het overzicht van de gegeven antwoorden op de slotvragen en het overzicht van de respondenten die de bevraging hebben beantwoord en afgesloten. De antwoordgegevens van respondenten kunt u downloaden in een Excel bestand. U hebt dan niet alleen de indexen en tabellen zoals u die online ziet, maar u hebt ook een volledig overzicht van alle antwoorden per respondent tot op itemniveau. De naam van de respondent is hierin niet zichtbaar, wel de categorie waartoe hij behoort. Antwoorden worden altijd opgenomen, ook als een respondent meer dan 10% van de vragen open laat of zelfs een vragenlijst overslaat en afsluit door de eindvragen in te vullen en uit te loggen. De respondent krijgt wel een verwittiging bij onvolledig invullen. Bij de berekening van de indexen wordt rekening gehouden met opengelaten items. Indien slechts 10% van de items opengelaten is, dan wordt een herberekening toegepast door het toekennen van een neutrale score 2,5 aan de opengelaten items. Indien meer dan 10% opengelaten is, dan wordt geen rekening gehouden met de antwoorden van deze respondent bij het berekenen van de realisatiescore voor de volledige vragenlijst. De gegevens op itemniveau (gemiddelde enz.) worden steeds berekend op alle beschikbare antwoorden over alle respondenten, ook dus van respondenten die een vragenlijst ten dele hebben ingevuld. Men heeft steeds de controle over het aantal personen waarop de berekening is gebeurd, zowel op niveau van de vragenlijst als op niveau van de afzonderlijke items. Het aantal opgenomen respondenten kan dus verschillen naargelang de vragenlijst en het item. In het Excelbestand heeft men een volledig overzicht van alle antwoorden van alle respondenten. Blanco s zijn hierop ook als blanco opgenomen, zodat men zelf eigen afgeleide berekeningen kan maken. 14

15 Voor de respondenten wijst het antwoordproces normaliter zichzelf uit. Toch voorzien we binnenkort nog een extra hulptoets die kan worden aangeklikt, waarop de volgende hulptekst verschijnt: Een bevraging bestaat uit een of meer vragenlijsten. De bevraging kan zo ingesteld zijn dat u per vragenlijst niet alleen antwoorden moet aanstippen maar ook verbeterprioriteiten moet aanduiden en eventueel ook stavingsmateriaal aangeven. Deze twee laatste elementen zijn optioneel en zijn door de diagnostiekbeheerder mogelijk niet ingesteld voor een bevraging. Deze informatie vindt u terug op het overzicht dat u oproept door in de linkse navigatiebalk op de naam van de bevraging te klikken. Op deze manier roept u ook de status van uw antwoorden op. Om een vragenlijst van een bevraging te beantwoorden, klikt u daarop. Wanneer er meerdere vragenlijsten zijn, start u best met de eerste. Wanneer u een vragenlijst volledig hebt beantwoord, verschijnt een groen vinkje. Dit slaat echter alleen op de basisvragen en niet op de twee optionele bijkomende bevragingsonderdelen (prioriteiten en bewijsmateriaal) die mogelijk zijn ingesteld. Wanneer u alle vragenlijsten en eventuele optionele bevragingsonderdelen bij elke vragenlijst hebt ingevuld, kunt u de eindvragen invullen en de bevraging afsluiten. Per vragenlijst kunt u maximum 10% van de vragen open laten. Wanneer u er meerdere open laat en toch afsluit, dan worden uw antwoorden niet in rekening genomen bij berekening van indexen over de volledige vragenlijst. Uw antwoorden worden wel bewaard en kunnen mee in rekening genomen worden bij het berekenen van gegevens op itemniveau. Zolang u niet hebt afgesloten, kunt u steeds naar elke vragenlijst teruggaan en daar uw antwoorden wijzigen of niet-beantwoorde items invullen. 15