SharePoint (online) functioneel beheren

Transcriptie

1 SharePoint (online) functioneel beheren In 10 stappen naar een toekomstbestendige SharePoint omgeving

2 2015 Motion10 motion10.nl Inhoud 2 3 Inleiding 4 Context Functioneel Vormen van - 4 Functioneel en projecten - 4 Functioneel en governance Uitdagingen functioneel Uitdagingen richtinggevend functioneel - 8 Uitdagingen sturend functioneel - 9 Uitdagingen uitvoerend functioneel - 9 Uitdaging inrichting functioneel organisatie - 10 Uitdaging afstemming verschillende vormen functioneel De oplossing in 10 stappen Stap 1: De rol informatiemanager op richtinggevend niveau invullen - 13 Stap 2: De rol systeemeigenaar op sturend niveau invullen - 14 Stap 3: De rol functioneel der op uitvoerend niveau invullen - 15 Stap 4: Ervoor zorgen dat de implementatie onderdeel is van de informatiestrategie, -coördinatie en IV organisatie - 17 Stap 5: Business case opstellen en bijhouden - 17 Stap 6: Governance plan opstellen en bijhouden - 18 Stap 7: Het hoe en waarom van de oplossing goed communiceren - 20 Stap 8: Wijzigingen instellen - 20 Stap 9: Eindgebruikers goed ondersteunen en betrekken - 21 Stap 10: Functioneel, applicatie- en technisch afstemmen Samenvatting 25 Over de auteur

3 Erwin Horstink 20 mei 2015 Inleiding SharePoint oplossingen spelen een centrale rol in het beheren en ontsluiten van bedrijfsinformatie en -documentatie. SharePoint heeft daarmee grote impact op dagelijkse werkzaamheden en bedrijfsprocessen. De ontwikkeling en implementatie van zo n digitale samenwerkingsomgeving vindt tegenwoordig projectmatig plaats. Daarbij is meestal aandacht voor een gestructureerde, gecontroleerde aanpak en het realiseren van een oplossing die goed aansluit bij de functionele en technische eisen en wensen. Ook na de implementatie moet deze functionele en technische aansluiting geborgd worden. De grootste uitdaging daarbij is dat de SharePoint oplossing in de toekomst goed blijft aansluiten op de veranderende bedrijfsprocessen en de eisen en wensen van de gebruikers. Hoe pakt u dit aan? Deze whitepaper is bedoeld voor iedereen die betrokken is bij het ontwikkelen, implementeren en het beheren van SharePoint oplossingen. Dit zijn ICT medewerkers, functioneel ders, maar ook betrokken lijnmanagers en leden van het managementteam. Daarna bieden we u een stappenplan bestaande uit 10 concrete stappen, om meer grip te krijgen op het functioneel van een SharePoint oplossing. En om ervoor te zorgen dat uw SharePoint oplossing op functioneel niveau toekomstbestendig is. Het lezen van deze whitepaper geeft meer inzicht in: De context van het functioneel van SharePoint oplossingen. Uitdagingen die komen kijken bij het functioneel beheren van uw digitale werkomgeving.

4 Context functioneel 2015 Motion10 motion10.nl 4 Vormen van Voor het van de informatievoorziening worden drie deelgebieden onderkend 1 : Applicatie. Technisch. Functioneel. Hieronder beschrijven we per deelgebied de verantwoordelijkheden van de verschillende vormen van. Applicatie Applicatie is verantwoordelijk voor het in stand houden en onderhouden van de bedrijfsapplicaties en de bijbehorende gegevensverzamelingen. Tegen de overeengekomen kosten en kwaliteit, en tijdens de gehele levenscyclus van de informatiesystemen. De algemeen gebruikte standaard hierbij de is Application Services Library (ASL). houden van de functionaliteit van een ICTvoorziening en het ondersteunen van de gebruikers. Het functioneel fungeert dus eigenlijk als eigenaar en opdrachtgever voor het informatiesysteem. De maatgevende standaard hierbij is de Business Information Services Library (BiSL). Functioneel (BISL) Applicatie (ASL) Technisch (ITIL) Figuur 1 Vormen van ICT Technisch Technisch richt zich op het in stand houden, beheren en het onderhoud van de IT-infrastructuur. De IT-infrastructuur is de basis waarop applicaties kunnen draaien en bestaat uit het netwerk, de computers, operating systems en overige randapparatuur. Een bekende Standaard hierbij is de Information Technology Infrastructure Library (ITIL). Functioneel Functioneel is namens de gebruikersorganisatie verantwoordelijk voor het in stand VRAAG (DEMAND) AANBOD (SUPPLY) Zoals aangegeven in de bovenstaande figuur staat functioneel aan de vraagkant van het model, de kant van de business. Het is daar waar bij deze whitepaper de focus ligt. Functioneel en projecten Na de projectmatige realisatie en implementatie van een SharePoint oplossing volgt, naast technisch en applicatie, het functioneel. 1 Maarten Looijen en Guus Delen, 1992, Beheer van informatievoorziening

5 5 Erwin Horstink 20 mei 2015 Figuur 2 ICT en projecten Applicatie (ASL) PROJECT A Functioneel (BISL) PROJECT C Technisch (ITIL) PROJECT B VRAAG (DEMAND) AANBOD (SUPPLY) ICT BEHEER Functioneel staat aan de kant van de business. De vraag vanuit de organisatie als onderdeel van het functioneel dient bepalend te zijn voor de initiatie van SharePoint implementaties en andere ICT projecten. Functioneel (en de andere vormen van ) moet(en) niet iets zijn dat na afronding van het project nog ingeregeld moet gaan worden. Motion10 heeft een standaard aanpak ontwikkeld om organisaties te helpen bij Share- Point implementaties. We starten dan met een SharePoint Strategie Advies (SSA). In een aantal stappen werken wij dit voor de Share- Point oplossingen uit tot een solution architectuur. In de onderstaande figuur worden de verschillende onderdelen van deze aanpak weergegeven. Voor meer informatie wordt verwezen naar de paper SharePoint Strategie Advies 2. Sharepoint Strategie Advies (SSA) Figuur 3 Motion10 standaard aanpak voor SharePoint implementaties Governance Plan (GP) Architectuur Design Sessie (ADS) Project Start Architectuur (PSA) Enterprise Architectuur (EA) Solution Architectuur (SA) Onderdeel van de implementatie-aanpak is het opstellen van een governance plan. 2 Gijs in t Veld, 2013, SharePoint Strategie Advies. Het uitwerken van de visie, doelstellingen, business case en implementatie-aanpak

6 2015 Motion10 motion10.nl 6 Functioneel en governance In een governance plan voor een SharePoint oplossing worden de afspraken en regels rondom de implementatie en het vastgelegd. Het doel is dat de SharePoint toepassing gedurende de levenscyclus wordt gebruikt en d conform de doelstellingen, behoeften en randvoorwaarden. Zo kan SharePoint optimaal bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen en verkrijgt uw organisatie een optimaal rendement op de investeringen 3. Motion10 heeft een template ontwikkeld voor een SharePoint governance plan. In dit plan leggen we voor elke fase van het governance proces de verantwoordelijkheden, taken en informatiestromen tussen alle betrokkenen vast. Applicatie (ASL) Governance oplossing A Figuur 4 ICT en governance Functioneel (BISL) Governance oplossing C Technisch (ITIL) Governance oplossing B VRAAG (DEMAND) AANBOD (SUPPLY) ICT BEHEER Een goed functionerend functioneel (en andere vormen van ICT ) is een randvoorwaarde om de governance plannen van de verschillende systemen (waaronder SharePoint oplossingen) goed te kunnen invullen, uitvoeren en op elkaar af te stemmen. 3 Richard Fransen, 2013, Motion10 SharePoint Governance Plan

7 7 Uitdagingen functioneel Erwin Horstink 20 mei 2015 De uitdagingen voor het functioneel van een SharePoint omgeving spelen op uitvoerend, sturend en richtinggevend niveau. De verschillende niveaus met bijbehorende processen worden weergegeven in het onderstaande BiSL model 4. Indien op één of meerdere niveaus functioneel processen niet goed worden ingericht en uitgevoerd, ontstaan problemen in de informatievoorziening van de organisatie en het gebruik van de SharePoint oplossing. Hieronder beschrijven we per niveau de inrichting van het functioneel volgens BiSL. Ook illustreren we de uitdagingen voor functioneel met voorbeelden. Figuur 5 Het BiSL model RICHTING- GEVEND Opstellen IV organisatie info coördinatie Opstellen informatie srategie STUREND Planning & control Financieel management Behoefte management Contract management UITVOEREND Gebruikers Functionaliteiten 4 asl bisl foundation:

8 2015 Motion10 motion10.nl 8 Uitdagingen richtinggevend functioneel Op richtinggevend niveau vindt het opstellen van de IV organisatie en de informatiestrategie plaats en wordt informatiecoördinatie uitgevoerd. Figuur 6 BiSL richtinggevend functioneel RICHTING- GEVEND Opstellen IV organisatie info coördinatie Opstellen informatie srategie 5 6 Het opstellen van de informatiestrategie heeft tot doel beleid op te stellen voor (de ontwikkeling van) de informatievoorziening op de (middel-)lange termijn. Hierbij zijn belangrijk: Een afstemming van de verschillende informatiedomeinen (informatie portfoliomanagement). Een bepaling van de behoefte op basis van de ontwikkelingen in de bedrijfsprocessen, in de keten, en de technologie (informatie lifecycle management). Het opstellen van de IV organisatie is gericht op het organiseren van de besturing en de besluitvorming die betrekking heeft op de informatievoorziening. De informatiecoördinatie op richtinggevend niveau zorgt voor afstemming tussen plannen uit alle lagen van de organisatie die betrekking hebben op de informatievoorziening. Weerstand in de organisatie Tijdens de uitvoering en implementatie van SharePoint oplossingen komt het vaak voor dat er weerstand is vanuit de organisatie om de nieuwe oplossing te adopteren. Een belangrijke sleutel tot een succesvolle implementatie is dat met name ook het managementteam het belang hiervan uitdraagt. En dat het management dat doet vanuit een visie op de ontwikkeling van de informatievoorziening als geheel en de Share- Point oplossing als onderdeel daarvan. In de praktijk komt het vaak voor dat het management dit lastig vindt. Een informatiestrategie die bij iedereen tussen de oren zit helpt hierbij. In plaats van discussies over nice to have functionaliteiten op gebruikersniveau die verheven worden tot showstopper ( Ja maar, zo kan ik niet werken! ) geeft dit mogelijkheden discussies naar een hoger niveau te tillen. Te weinig aandacht voor functioneel Vaak komt het voor dat functionarissen die betrokken zijn bij het functioneel niet het juiste mandaat hebben. Of dat het functioneel onvoldoende wordt ingevuld en dat de nadruk te veel ligt bij het technisch en applicatie. Hierdoor wordt de inzet van SharePoint te veel benaderd vanuit de techniek en te weinig vanuit de het werkproces en het ondersteunen daarvan. In de praktijk komt het nog voor dat de verschillende plannen die betrekking hebben op IV niet op elkaar afgestemd worden. Zo is men dan bijvoorbeeld in verschillende projecten met een zelfde stuk inrichting bezig in SharePoint. Vaak is de business onvoldoende betrokken geweest bij het initiëren van een SharePoint project, of is het functioneel (en zijn de andere vormen van ) onvoldoende betrokken bij het project. Het gevolg is dan dat na afronding van het SharePoint project grote 5 Peter Janssen, 2008, Functioneel volgens BiSL 6 Frank van Outvorst, Ralph Donatz & Remko van der Pols, Artikel Introductie BiSL.

9 9 Erwin Horstink 20 mei 2015 problemen ontstaan bij de implementatie van het systeem en de adoptie door de organisatie. In het beste geval wordt het functioneel voor de SharePoint oplossing na de technische implementatie opgepakt. Echter niet zonder vertragingen en extra weerstand in de organisatie. Uitdagingen sturend functioneel Op sturend niveau vindt planning & control, financieel management, behoeftemanagement en contractmanagement plaats. Figuur 7 BiSL sturend functioneel STUREND Planning & control Financieel management Planning & control is gericht op het plannen, bewaken en bijsturen van werkzaamheden met betrekking tot het functioneel. Ook het afstemmen van de planning op technisch en applicatie valt hieronder. Financieel management heeft als doel een kosteneffectieve informatievoorziening tot stand te brengen, waarbij zowel de kosten als de baten beschouwd worden. Die kosten en baten worden vastgelegd in een business case. Behoeftemanagement dient ervoor te zorgen dat nieuwe en bestaande behoeften vanuit de bedrijfsprocessen worden onderkend en dat hierover besluitvorming plaatsvindt. De behoeften hebben betrekking op een goede informatievoorziening en een goede functioneel organisatie. Contractmanagement is verantwoordelijk voor het maken en bewaken van afspraken voor het leveren van ICT diensten door technisch en applicatie en ICT leveranciers. Vaak wordt dit vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA), maar er zijn ook andere contractvormen. In de praktijk komt het vaak voor dat er geen gedegen business case ten grondslag ligt aan Behoefte management Contract management SharePoint implementatieprojecten. Ook worden wijzigingen vaak niet getoetst aan de initiële business case. Managen van business behoeften Nog te vaak wordt er voor SharePoint geen medewerker aangewezen die verantwoordelijk is voor het managen van nieuwe en bestaande behoeften vanuit de bedrijfsprocessen. Dit moet een medewerker zijn die mandaat heeft voor een adequate besluitvorming (behoeftemanagement) op basis van een business case (financieel management). Hierdoor mislukken SharePoint implementaties en sluiten Share- Point inrichtingen niet aan op de behoeften vanuit het bedrijfsproces. Daarnaast is de integrale afstemming tussen functioneel en technisch- en applicatie een verbeterpunt bij veel bedrijven. Uitdagingen uitvoerend functioneel Op uitvoerend niveau vindt het gebruikers, functionaliteiten, het wijzigingen en transitie plaats. Figuur 8 BiSL uitvoerend functioneel UITVOEREND Gebruikers Functionaliteiten

10 2015 Motion10 motion10.nl 10 Het gebruikers is gericht op het ondersteunen van gebruikers, het beheren van de bedrijfsinformatie en het aansturen van de operationele ICT leverancier(s). Vanuit het gebruikers komen eisen en wensen ten aanzien van de informatievoorziening naar voren. In het wijzigingen worden deze wensen tot aanpassing van de informatievoorziening geïnventariseerd, geëvalueerd en geprioriteerd. Het functionaliteiten is gericht op het specificeren en vormgeven van de gewenste veranderingen enerzijds en het voorbereiden van het doorvoeren van die veranderingen anderzijds. Tijdens de transitie vindt de implementatie van de aanpassing plaats en gaan de eindgebruikers er daadwerkelijk mee werken. In de praktijk komt het vaak voor dat de ondersteuning van de eindgebruikers van SharePoint niet goed is georganiseerd. Gebruikers hebben dan geen of onvoldoende mogelijkheden om vragen te stellen en wensen aan te geven. Of het wijzigingen is onvoldoende ingeregeld waardoor het te lang duurt voordat aanpassingen worden doorgevoerd. Zo komt het vaak voor dat er onvoldoende prioriteit gegeven wordt aan een periodiek gebruikersoverleg en het goed informeren van gebruikers over ontwikkelingen en aanpassingen aan de SharePoint omgeving. Uitdaging inrichting functioneel organisatie In het voorgaande zijn op basis van het BiSL raamwerk per niveau de uit te voeren taken en verantwoordelijkheden beschreven, alsmede problemen die in de praktijk vaak voorkomen. Belangrijk is dat op alle niveaus - richtinggevend, sturend en uitvoerend - de juiste functionarissen de juiste functioneel taken uitvoeren. En dat zij bij deze verantwoordelijkheden ook het bijbehorende mandaat krijgen. 7 In het boek Functioneel - Kijk op bedrijfsprocessen, informatievoorziening en ICT bespreken Kees Ruigrok en Ernst Bosschers de rollen die van belang zijn voor. Ze geven deze rollen weer in het negenvlaksmodel van Rik Maes. Figuur 9 Rollen functioneel in het negenvlaksmodel RICHTING- GEVEND Business Functioneel Beheer ICT Bussiness Manager Informatie Manager Service Manager STUREND Bedrijfsproces Manager Systeem eigenaar Service level Manager UITVOEREND Gebruiker Functioneel der technisch- en applicatie GEBRUIKERSORGANISATIE SERVICE ORGANISATIE 7 Kees Ruigrok en Ernst Bosschers, 2007, Functioneel - Kijk op bedrijfsprocessen, informatievoorziening en ICT

11 11 Erwin Horstink 20 mei 2015 Voor functioneel worden de volgende rollen benoemd: De informatiemanager op richtinggevend niveau. De informatievoorzieningsmanager / systeemeigenaar op sturend niveau. De functioneel der op uitvoerend niveau. De informatiemanager De informatiemanager werkt op strategisch en tactisch niveau. Een informatiemanager is op richtinggevend niveau verantwoordelijk voor het opstellen van de IV organisatie, de informatiestrategie en de afstemming tussen plannen met betrekking tot de informatievoorziening. De systeemeigenaar Vaak wordt voor de rol informatievoorzieningsmanager de benaming systeemeigenaar gebruikt. De systeemeigenaar is vaak een bedrijfsprocesmanager en bepaalt de prioriteiten. Hij stelt een budget ter beschikking, zowel voor de exploitatie als het doorvoeren van wijzigingen. Een lijnmanager als systeemeigenaar mag afstand nemen van ICT voor wat betreft de technologie. Hij is echter wel verantwoordelijk voor de informatievoorziening die nodig is voor de ondersteuning van zijn bedrijfsprocessen. De functioneel der Operationele taken worden uitgevoerd door een functioneel der. De functioneel der ondersteunt de gebruikers, t de bedrijfsinformatie en stuurt de operationele ICT leveranciers aan. Daarnaast prioriteert en specificeert hij de gewenste veranderingen. Ten slotte geeft de functioneel der deze veranderingen ook vorm en coördineert hij de realisatie en implementatie. De exacte invulling en uitwerking voor functioneel en de informatievoorziening (vraagorganisatie) is situationeel bepaald. 8 Volgens Remco van der Pols, René Sieders en Ben Stoltenborg moet de structuur van de vraagorganisatie aansluiten op de machtsstructuur van de organisatie zelf. De inrichting met dus aansluiten op de inrichting van de gebruikersorganisatie en de personen daarin. Volgens Van der Pols, Sieders en Stoltenborg gelden drie wetten bij het inrichten van de besturingsstructuur van de informatievoorziening in een organisatie: De structuur van de sturing over de informatievoorziening moet een afgeleide zijn van de machtsstructuur van de organisatie: effectieve vraagsturing veronderstelt dat de betrokken manager in staat is het voor hem of haar relevante deel van de informatievoorziening direct te sturen. Kennis van het bedrijfsproces is essentieel: de business informatiemanager moet dezelfde taal spreken als de business manager en moet het bedrijfsproces goed kennen. De invulling van informatiemanagement is mensenwerk: sturing van de informatievoorziening is baasafhankelijk, waarbij de persoon en stijl van de manager van invloed is op de relatie tussen business informatiemanagement en management. Het is belangrijk om voor elke rol van functioneel vast te leggen wie in de organisatie deze rol gaat uitvoeren. Met andere woorden; welke medewerker gaat één van de drie functioneel rollen uitvoeren? Daarbij moet goed overgedragen en vastgelegd worden welke taken en verantwoordelijkheden daarbij horen. Bij de verantwoordelijkheden hoort een passend mandaat. Het BiSL raamwerk helpt dit goed in te richten tot een samenhangend geheel waar op alle niveaus goed wordt samengewerkt. 8 Remko van der Pols, René Sieders, Ben Stoltenborg, 2010, Naar een vraaggestuurde informatievoorziening

12 2015 Motion10 motion10.nl 12 Uitdagingen afstemming verschillende vormen van Deze whitepaper richt zich op het functioneel. Echter, alle drie de svormen - functioneel, applicatie en technisch - zijn van grote waarde. Vaak worden ze individueel ingericht. Door de verschillende vormen van apart van elkaar te implementeren, loopt men gegarandeerd tegen afstemmingsproblemen en miscommunicatie aan. Het is daarom van belang de sorganisatie als één geheel te zien en in te richten.

13 13 De oplossing in 10 stappen Erwin Horstink 20 mei 2015 Hoe haalt u het beste uit uw SharePoint oplossing en levert u daarmee maximale toegevoegde waarde aan de business? Hoe zorgt u ervoor dat het functioneel van uw SharePoint oplossing(en) goed en toekomstbestendig geregeld is? In de volgende paragrafen beschrijven wij hoe u in 10 stappen grip kunt krijgen op het functioneel van uw SharePoint oplossing. Stap 1: De rol informatiemanager op richtinggevend niveau invullen Om ervoor te zorgen dat SharePoint goed functioneel d wordt, dient op richtinggevend niveau het functioneel ICT goed uitgevoerd te worden. Daarvoor is het nodig dat er een medewerker benoemd wordt die de rol van informatiemanager invult. De informatiemanager werkt op strategisch en tactisch niveau. Een informatiemanager is op richtinggevend niveau verantwoordelijk voor het opstellen van de IV organisatie, de informatiestrategie en de afstemming tussen plannen met betrekking tot de informatievoorziening. Zoals al eerder aangegeven 9 dient de invulling en uitwerking van het functioneel en de informatievoorziening van de vraagorganisatie afgestemd te worden op de inrichting van de gebruikersorganisatie en de personen daarin. Voor de benoeming van de informatiemanager op richtinggevend niveau kan dit vertaald worden naar de volgende aanbevelingen: De informatiemanager moet in staat zijn het voor hem of haar relevante deel van de informatievoorziening direct te sturen. De informatiemanager moet dezelfde taal spreken als de business manager en moet het bedrijfsproces goed kennen. De persoon en de stijl van de informatiemanager moeten aansluiten bij de stijl van het management. Uiteraard dient voor iedereen duidelijk te zijn wat de taken en verantwoordelijkheden zijn van de informatiemanager. De taken en verantwoordelijkheden van de informatiemanager zijn op richtinggevend niveau de volgende 10 : Ontwikkelen en formuleren van het informatie beleid en de informatiestrategie, als afgeleide van de business strategie. Coördineren van de totstandkoming van het informatieplan en de informatie architectuur. Analyseren van ontwikkelingen in de omgeving (wetgeving, technologie, bedrijfsvoering) en (laten) vertalen van deze ontwikkelingen naar consequenties voor de informatievoorziening. Opstellen van eisen ten aanzien van de inrichting van de informatievoorziening en de informatiehuishouding. 9 Zie paragraaf Uitdaging inrichting functioneel organisatie 10 ASL BiSL Foundation, 2014, Rolbeschrijving functioneel der

14 2015 Motion10 motion10.nl 14 Zorgdragen voor een adequate inrichting van de informatiemanagement- en functioneel organisatie. Formuleren van het beleid t.a.v. externe en interne leveranciers. Stap 2: De rol systeemeigenaar op sturend niveau invullen Om ervoor te zorgen dat de SharePoint oplossing goed functioneel d wordt dient op sturend niveau het functioneel ICT goed uitgevoerd te worden. Daarvoor is het nodig dat er een medewerker benoemd wordt die de rol van systeemeigenaar invult. De systeemeigenaar is verantwoordelijk voor goed functioneel en dient mandaat te hebben voor adequate besluitvorming. De systeemeigenaar moet iemand in de organisatie zijn die verantwoordelijk is voor de informatievoorziening die nodig is voor de ondersteuning van zijn bedrijfsprocessen. Normaal gesproken is dit de manager van het bedrijfsproces of de afdelingschef. Dus niet iemand van ICT (aanbodzijde), maar iemand van de business (vraagzijde). De systeemeigenaar bepaalt de prioriteiten en stelt een budget ter beschikking, zowel voor de exploitatie als het doorvoeren van wijzigingen. Met andere woorden: de systeemeigenaar is portefeuillehouder 11. De taken en verantwoordelijkheden van de systeemeigenaar zijn 12 : Op sturend niveau: Zorgdragen voor een optimale fit tussen de bedrijfsprocessen en de ondersteunende informatievoorziening. Coördineren van de inventarisatie van de informatiebehoeften van het management en van de businessunits en de vertaling daarvan naar concrete projecten. Laten uitvoeren van vooronderzoeken en laten opstellen en beoordelen van business cases. Zorgdragen voor een adequate ondersteuning vanuit de business bij de implementatie van nieuwe/gewijzigde informatievoorziening. Aansturen van de functioneel organisatie. Aansturen van leveranciers: laten opstellen van contracten en SLA s en bewaken van de uitvoering daarvan. Fungeren als opdrachtgever naar de ICT afdeling op tactisch niveau. Opstellen en indienen van de jaarlijkse begroting voor investeringen in de informatievoorziening en bewaken van de budgetbesteding. Laten opstellen van voortgangsrapportages (resultaat en middelen/capaciteit) over de uitvoering van het informatieplan en afzonderlijke projecten. Omdat SharePoint binnen een organisatie betrekking kan hebben op verschillende bedrijfsprocessen kunnen er voor SharePoint ook meerdere systeemeigenaren zijn. Afhankelijk van de organisatie kan ervoor gekozen worden dat de rollen systeemeigenaar (op sturend niveau) en informatiemanager (op richtinggevend niveau) door één persoon uitgevoerd worden. Belangrijkste is dat beide rollen goed belegd en uitgevoerd worden. De systeemeigenaar wordt in het SharePoint governance plan vastgelegd als de sponsor van de SharePoint oplossing op directieniveau en de voorzitter van de SharePoint governance board. De verantwoordelijkheden van de systeemeigenaar zoals vastgelegd in het governance plan zijn 13 : Het organisatie breed positioneren van de SharePoint oplossing als essentieel hulpmiddel voor het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen; 13 Richard Fransen, 2013, Motion10 SharePoint Governance Plan

15 15 Erwin Horstink 20 mei 2015 Het ondersteunen van de communicatie over de mogelijkheden en waarde van het SharePoint platform op de verschillende managementlagen van de organisatie; Het voorzitten van de Governance Board. Contact onderhouden met een diversiteit van leveranciers en specialisten enerzijds en eindgebruikers anderzijds; Verwerken van ad hoc informatieverzoeken m.b.t. management- en stuurinformatie. Stap 3: De rol functioneel der op uitvoerend niveau invullen Voor het uitvoerend functioneel van de SharePoint oplossing dient een medewerker in de rol van functioneel der verantwoordelijk te zijn voor het ondersteunen van de gebruikers van SharePoint, het beheren van de bedrijfsinformatie en het aansturen van de operationele ICT leverancier(s). Daarnaast inventariseert, evalueert en prioriteert de functioneel der de wijzigingen, werkt de gewenste veranderingen verder uit met input van de gebruikers en implementeert de aanpassingen tijdens de transitie. Hieronder een overzicht van de taken en verantwoordelijkheden van de functioneel der 14. Voor gebruiks zijn de taken en verantwoordelijkheden: Verlenen van ondersteuning bij het gebruik van informatiesystemen. Afhandelen van incidenten: Is verantwoordelijk voor het oplossen van incidenten en klachten (1e lijn) al of niet met ondersteuning door informatiemanagement, IT-infrastructuurmanagement en/of applicatiemanagement. Volgt de voortgang van uitstaande incidenten en koppelt de status terug aan de aanmelder. Is verantwoordelijk voor regelmatige rapportages over incidenten en andere geleverde diensten. Opzetten en toewijzen van rapporten, menu s en gebruikersrechten (autorisatie); De taken en verantwoordelijkheden voor wijzigingen: Onderkennen van informatiebehoeften en deze vertalen naar functionaliteiten gericht op het optimaal benutten van applicaties. Beheren en administreren van wijzigingsverzoeken voortkomend uit wensen van de gebruikersorganisatie of wets - wijzigingen. Vaststellen impact van wijzigingsverzoeken voor de bedrijfsprocessen, de systemen en de administratieve organisatie. Prioriteren wijzigingsverzoeken. Regelmatig rapporteren over de geïnventariseerde, onder handen zijnde en doorgevoerde wijzigingsverzoeken. De taken en verantwoordelijkheden voor functionaliteiten: Opstellen functionele specificaties (requirements) voor informatiesystemen en administratieve organisatie. (Laten) opstellen acceptatietestplan en uitvoeren en begeleiden acceptatietest. Opstellen gebruikershandleidingen en procesbeschrijvingen. (Laten) opstellen implementatieplan voor het invoeren van gewijzigde (onderdelen van) informatievoorzieningen. Vrijgeven van gewijzigde (onderdelen van) informatievoorzieningen, zoals applicaties, gebruikershandleiding en procesbeschrijvingen. Deelnemen aan project- en werkgroepen (waaronder de SharePoint governance board en het SharePoint competence center 15 ): Leveren specialistische ondersteuning in projecten; 14 ASL BiSL Foundation, 2014, Rolbeschrijving functioneel der 15 Richard Fransen, 2013, Motion10 SharePoint Governance Plan

16 2015 Motion10 motion10.nl 16 Aangeven implicaties, beperkingen en verbeteringen en deze omzetten in voorstellen; Adviseren over kostenconsequenties en tijdlijnen. De taken en verantwoordelijkheden voor behoeftemanagement: Identificeren, diagnosticeren en registreren van de hoofdoorzaken van incidenten, om herhaling van deze verstoringen te voorkomen; Identificeren (potentiële) problemen en deze kenbaar maken bij het management. Onderkennen van informatiebehoeften en deze vertalen naar functionaliteiten gericht op het optimaal benutten van applicaties. De functioneel der voor SharePoint dient kennis te hebben van de bedrijfsprocessen, de ICT omgeving en van SharePoint. De Share- Point kennis hoeft niet per se diepgaande technische kennis te zijn, maar wel kennis over de mogelijkheden en functionaliteiten van SharePoint en hoe het platform is opgebouwd. Genoeg om goed te kunnen communiceren met eindgebruikers en applicatie- en technisch. Naast productkennis helpen de volgende eigenschappen de functioneel der zijn werk goed uit te voeren 16 : 1. Een groot inlevingsvermogen. 2. Veel geduld. 3. Goed kunnen communiceren met gebruikers. 4. Veel kennis hebben van bedrijfsprocessen. 5. Een proactieve houding. 6. Nauwgezetheid. 7. Een behoorlijk analytisch vermogen. 8. Het vermogen om met ICT ers (applicatieen technisch ) te communiceren. 9. Flexibiliteit. 10. Het eigen werk goed kunnen organiseren. In de verkiezing voor functioneel der van het jaar 2012 werden de kerncompetenties van de functioneel der als volgt omschreven 17 : De kerncompetenties voor een functioneel der zijn vooral gericht op het samenwerken met andere mensen. Een functioneel der moet mensenkennis hebben en dat koppelen aan een drive om te helpen. Daarnaast moet deze mensgerichtheid worden verbonden aan (technische) systeem- en applicatiekennis en oplossingsgerichte vaardigheden. Bij de verkiezing is ook onderzoek gedaan naar de vereiste kennis en vaardigheden voor functioneel s. Hier komt de volgende verdeling naar voren: 1. Applicatiekennis (25%). 2. Organisatorische kennis (23%). 3. Vaardigheden (22%). 4. Engagement / Passie (18%). 5. Technische kennis (12%). 12% 25% 18% 23% 22% Ook hier komt naar voren dat applicatie- en technische kennis wel vereist zijn, maar dat organisatorische kennis en vaardigheden op sociaal en communicatief vlak minstens even belangrijk zijn. Figuur 10 Vereiste kennis en vaardigheden functioneel der 16 Erik van Eeden, Tien eigenschappen van een goede Functioneel Beheerder, 17 Marjet Smits, Martijn Buurman, Günther Nijmeijer, 2012, Verkiezing voor Functioneel Beheerder van het Jaar

17 17 Erwin Horstink 20 mei 2015 Stap 4: Ervoor zorgen dat de implementatie onderdeel is van de informatiestrategie, -coördinatie en IV organisatie Start niet met een los SharePoint project. Zorg dat de SharePoint oplossing integraal onderdeel uitmaakt van de informatiestrategie en -coördinatie. Op deze manier wordt geborgd dat: Besluitvorming plaatsvindt in afstemming met andere informatiedomeinen; Ontwikkelingen in de bedrijfsprocessen, in de keten, en de technologie worden meegenomen; Afstemming plaatsvindt van het project en van het SharePoint systeem op andere ICT projecten en plannen. Zorg dat de SharePoint oplossing meegenomen wordt in de IV organisatie. Door Share- Point een plaats te geven in de IV organisatie zorgt u ervoor dat SharePoint meegenomen wordt in de besturing en de besluitvorming die betrekking heeft op de informatievoorziening. Het is de taak van de informatiemanager om ervoor te zorgen dat SharePoint onderdeel is van de informatiestrategie, informatiecoördinatie en IV organisatie. Benoem daarnaast een systeemeigenaar als sponsor van de Share- Point oplossing op directieniveau 18. Stap 5: Business case opstellen en bijhouden Het bedrijfsmanagement beoordeelt de bedrijfseconomische haalbaarheid van de SharePoint oplossing op basis van de business case. De systeemeigenaar is verantwoordelijk voor het opstellen en bijhouden van de business case voor het SharePoint systeem. De systeemeigenaar is ook de eigenaar van de business case. De SharePoint oplossing en wijzigingen worden getoetst aan de business case en deze toetsing wordt gebruikt in de besluitvorming. De business case beschrijft de voordelen die de systeemeigenaar voor diens organisatie wenst te behalen met de SharePoint oplossing. Het beschrijft tevens de financiële baten (bijv. kostenreductie, productiviteitswinst, extra omzet) die verwacht worden door SharePoint en de investeringen die daarvoor nodig zijn. Volgens Prince2 19 heeft de business case op hoofdlijnen de volgende inhoud: Samenvatting voor de opdrachtgever: de belangrijkste punten uit de Business Case, samengevat voor het senior management. Redenen: de beschrijving waarom het project noodzakelijk is. Alternatieven: de zakelijke opties, afgewogen om tot het gewenste eindresultaat te komen. Verwachte benefits: de verwachte besparingen en/of voordelen, in meetbare termen. Verwachte dis-benefits: de verwachte nadelen, in meetbare termen. Tijdschaal: de termijn waarbinnen de Business Case dient te worden gerealiseerd. Kosten: een samenvatting van de project-, s- en onderhoudskosten. Investeringsbeoordeling: de afweging tussen kosten, baten en terugverdientijd. Belangrijkste risico s: de voornaamste risico s die de Business Case bedreigen. 20 De voornaamste valkuil bij de business case is, dat deze gebruikt wordt om de investeringen in SharePoint te verdedigen. Het gaat er nu juist om, door studie en discussie, de waarde van het project vast te stellen. Zo gauw mensen uitgaan van de overtuiging dat het project doorgang moet vinden (en dat kan zowel een politieke overtuiging van de top als een technische overtuiging vanuit het projectteam zijn), valt de ratio al snel weg en wordt de business case verkeerd toegepast. Een andere valkuil is dat een eenmaal vastgestelde Business Case bevroren wordt. Veranderingen 18 Richard Fransen, 2013, Motion10 SharePoint Governance Plan 19 Mark van Onna, Brigit Hendriks, Gunther Schraven, 2002, De kleine Prince E. Rademaker, 2007, 101 gouden tips voor de business case.

18 2015 Motion10 motion10.nl 18 in het project en/of de omgeving worden dan niet meer verwerkt. Dat heeft tot gevolg dat go/ no go-beslissingen al snel geen goede basis meer hebben. De Business Case moet daarom bijgehouden worden. Om tot een gedegen business case te komen volgt Motion10 de aanpak zoals beschreven in de Motion10 paper SharePoint Strategie Advies 21. Implementatie aanpak Visie Strategie Business case Doelstellingen Stap 6: Governance plan opstellen en bijhouden Stel voor elke implementatie een governance plan op. Wacht hier niet mee tot na het bouwen en testen van de oplossing, maar stel het plan op bij aanvang van de implementatie. Het is ook mogelijk bij aanvang van de implementatie te starten met het governance plan en dit gedurende de implementatie verder uit te werken. Indien de awareness ten aanzien van governance beperkt is en de organisatie het lastig vindt invulling te geven aan het plan wordt geadviseerd voor deze laatste aanpak te kiezen. Zoals al aangegeven 26 heeft Motion10 een template ontwikkeld voor een SharePoint governance plan. In dit plan wordt voor elke fase van het governance proces de activiteiten, verantwoordelijkheden en informatiestromen tussen alle betrokkenen vastgelegd. Voor een meer gedetailleerde beschrijving verwijzen we u naar dit plan. Hieronder op hoofdlijnen een beschrijving. Figuur 11 Motion10 SharePoint Strategie Advies In deze aanpak wordt de business case opgesteld na het helder krijgen van de visie en het bepalen van de doelstellingen. Bij het opstellen van de business case wordt gebruik gemaakt van elementen die vaak terugkomen bij SharePoint implementaties. Deze worden zover als mogelijk gekwantificeerd. Ook wordt een onderbouwing verkregen door een zogenaamde Hierarchy of Collaboration Needs 22 op te stellen, waarin een overzicht wordt gegeven van de Business Imperatives 23, Business Drivers / Painpoints 24 en Collaboration Capabilities Governance is geen éénmalig uit te voeren activiteit, maar een continu proces dat aandacht behoeft gedurende de volledige levensduur van de inzet van SharePoint door een organisatie. Dit proces is toe te passen voor organisaties die voor het eerst SharePoint gaan inzetten voor het ondersteunen van bedrijfsprocessen, maar ook voor organisaties die al beschikken over één of meer operationele SharePoint toepassingen. Om goed invulling te geven aan SharePoint governance wordt uitgegaan van onderstaand besturingsmodel waarin de activiteiten, verantwoordelijkheden en informatiestromen tussen alle betrokkenen zijn vastgelegd. 21 Gijs in t Veld, 2013, SharePoint Strategie Advies. Het uitwerken van de visie doelstellingen, business case en implementatie-aanpak 22 Gartner, 2011, Building a business case for collaboration initiatives 23 Business Imperatives: de zaken die van belang zijn voor de organisatie en die voortkomen uit de visie. 24 Business Drivers: zijn nodig om Business Imperatives mogelijk te maken. Painpoints: maken Business Imperatives onmogelijk. 25 Collaboration Capabilities: de functionaliteiten die de pijnpunten wegnemen en de business drivers mogelijk maken. 26 Zie hoofdstuk Context Functioneel Beheer, Paragraaf Functioneel en governance, blz Richard Fransen, 2013, Motion10 SharePoint Governance Plan

19 19 Erwin Horstink 20 mei 2015 Figuur 12 Governance Board & Executive Sponsor Besturingsmodel governance Belanghebbenden Compliance Communicatie Juridisch P&O Inkoop Klanten Partners... Aansturen Plannen Beleid Projecten Evalueren Voorstellen Competence Center Monitoren Prestaties Compliance Beheer Prestaties Gebruikers Intern Extern Binnen het governance proces worden zes fasen onderscheiden. De uit te voeren activiteiten worden verdeeld over deze zes fasen. Ieder van die fasen kent een afgebakend werkpakket. Figuur 13 Zes fasen van governance Businesscase en scope Verbeteren en uitbreiden Plannen projectuitvoering Governance Dagelijks gebruik en Voorbereiden gebruik en Invoering In het governance plan wordt per fase vastgelegd welke persoon / groep / functie betrokken is bij een taak uit het fase-werkpakket. Dit wordt vastgelegd in een RACI matrix. RACI staat voor Responsible (verantwoordelijk voor de uitvoering), Accountable (eindverantwoordelijk), Consulted (wordt geraadpleegd) en Informed (wordt geïnformeerd).

20 2015 Motion10 motion10.nl 20 In een governance plan wordt ook vastgelegd wie de executive sponsor is, en wie de leden van de SharePoint governance board en van het SharePoint competence center zijn. De executive sponsor is de sponsor van de SharePoint toepassing op directieniveau. De SharePoint governance board is eindverantwoordelijk voor het realiseren van de (voor de SharePoint oplossing) gestelde doelstellingen en het opstellen, up-to-date houden en naleven van beleid en procedures in het governance plan. Het SharePoint competence center geeft invulling aan de sturende en operationele aspecten en speelt een rol bij de invoering, uitrol en het van de SharePoint oplossing. Zoals aangegeven in het vorige hoofdstuk liggen er in de praktijk een aantal uitdagingen met betrekking tot functioneel op de volgende vlakken: Een goede communicatie naar de organisatie. Wijzigingen. Het ondersteunen en betrekken van de eindgebruikers. Wij adviseren om aan bovenstaande uitdagingen tegemoet te komen door hiervoor plannen en afspraken uit te werken en deze vast te leggen in het governance plan. In de hierna volgende drie stappen presenteren wij oplossingsrichtingen voor de drie uitdagingen. Stap 7: Het hoe en waarom van de oplossing goed communiceren Het gebruik van een informatiesysteem als SharePoint moet niet alleen gepromoot worden door enthousiaste eindgebruikers en key users, maar ook door het management. Het management moet uitdragen dat ze het belangrijk vinden dat er goed met SharePoint gewerkt wordt en ook uitleggen waarom en wat de afwegingen zijn voor bepaalde keuzes. Hierbij is het belangrijk dat er een visie is over de ontwikkeling van de informatievoorziening in het algemeen en voor SharePoint in het bijzonder. En dat deze visie goed wordt gecommuniceerd naar alle gebruikers. De communicatie van de visie van het management kunt u vastleggen in een communicatieplan. Hierin legt u vast wat op welke manier gecommuniceerd wordt, met wie en wanneer. De SharePoint governance board is ervoor verantwoordelijk dat er een communicatieplan wordt opgesteld. Stap 8: Wijzigingen instellen Het is belangrijk dat gebruikers op- en aanmerkingen op hun SharePoint omgeving kunnen maken en dat deze punten ook snel genoeg in behandeling worden genomen. Om dit in goede banen te leiden dient als onderdeel van het functioneel wijzigingen te worden ingesteld. In het Motion10 governance plan is de governance board verantwoordelijk voor het vaststellen en beoordelen van 28 : Beleid en procedures voor indienen, beoordelen, oplossen, prioriteren van RFC s en de afhandeling / sluiting daarvan. De benodigde hulpmiddelen voor invoeren, volgen en communiceren van de (status van) RFC s. De procedures voor het bepalen van de impact van veranderingen op training (eind) gebruikers, migratie gegevens en testen. Wijzigingen heeft binnen BiSL als doel om besluiten te nemen over het aanbrengen van wijzigingen en vernieuwingen binnen de informatievoorziening van een organisatie. Wijzigingen zorgt voor het inventariseren, evalueren, prioriteren en ten uitvoer brengen van wijzigingen op de informatievoorziening Richard Fransen, 2013, Motion10 SharePoint Governance Plan ,

21 Erwin Horstink 20 mei 2015 Om het proces wijzigingen goed te laten verlopen dienen de volgende activiteiten uitgevoerd te worden 30 : 1. Inventariseren en registreren. Alle gewenste wijzigingen worden verzameld, uit welke bron deze ook afkomstig zijn. Zo krijgt een goed totaaloverzicht van alle wensen, of ze nu groot of klein, rijp of groen zijn. Vanzelfsprekend hoort daar in deze fase een goede registratie bij. Ook moeten indieners van de wijzigingen op de hoogte worden gehouden van de voortgang van de besluitvorming. 2. Beoordelen en besluiten. De kern van het proces bestaat uit een juiste besluitvorming. Die kan enkel bestaan indien de input op orde is: het wijzigingsvoorstel moet compleet en eenduidig zijn, en de impact op de gebruikersorganisatie moet zijn bepaald (vergt de aanpassing bijvoorbeeld ook een aanpassing in het werkproces?). De kosten (hierbij is input van IT nodig) en de verwachte baten moeten geraamd worden. 3. Bewaken en bijstellen. De uitvoering van de activiteiten vinden plaats in processen in het cluster Functionaliteiten. Vanuit Wijzigingen wordt de voortgang bewaakt en vindt eventueel bijstelling plaats. De functioneel der heeft een uitvoerende taak met betrekking tot het wijzigingen en overlegt met, en legt verantwoording af aan de systeemeigenaar om tot definitieve besluitvorming te komen. De systeemeigenaar is eindverantwoordelijk. Stap 9: Eindgebruikers goed ondersteunen en betrekken Key-users zijn medewerkers van een organisatie die een normale functie hebben op hun afdeling. Ze zijn bijvoorbeeld ingenieur, salarisadministrateur, of consultant. Het zijn medewerkers die goed bekend zijn met de applicaties waarmee gewerkt wordt en de werkprocessen die op een afdeling spelen. SharePoint implementaties zijn in veel gevallen omvangrijk en hebben vaak grote impact op de dagelijkse werkzaamheden van gebruikers. Om gebruikers goed te ondersteunen in het gebruik van de SharePoint oplossing is het aan te bevelen per afdeling of per locatie één of meer gebruikers aan te stellen die als key user collega s kunnen helpen met vragen over SharePoint. Dit kunnen vragen zijn over de werking van SharePoint, vragen over de bediening, vragen waarom SharePoint op een bepaalde manier is ingericht, of op- en aanmerkingen over de inrichting van het systeem. Met name vlak na de implementatie van een nieuwe SharePoint oplossing is het heel belangrijk dat gebruikers, en met name gebruikers die wat meer moeite hebben om met nieuwe systemen te gaan werken, snel terecht kunnen bij een key user. Deze kan ze dan even snel op weg helpen bij vragen of onduidelijkheden. De op- en aanmerkingen kunnen worden gebruikt om in de toekomst SharePoint te verbeteren en uit te breiden. De key users zijn in die zin het verlengstuk van de functioneel der (en het gebruikersoverleg). De open aanmerkingen, verbetervoorstellen, eisen en wensen worden niet alleen via de key users verzameld, maar ook door de functioneel der zelf of eventueel via een formulier op het SharePoint portaal. De key users en het gebruikersoverleg helpen de functioneel der en de applicatieder om het functioneel en applicatie beter uit te voeren. Zij zijn de ogen en oren van deze ders in de organisatie. Dit is vooral belangrijk bij grote organisaties. Een nauwe samenwerking tussen de key users en de functioneel der(s) is van groot belang ,

22 2015 Motion10 motion10.nl 22 Hierbij horen ook goede afspraken met betrekking tot de uitvoering van taken en de communicatie. Deze worden vastgelegd in het governance plan. Om de dagelijkse bevindingen en ervaringen met het SharePoint informatiesysteem organisatie breed te delen en voor prioritering en ter ondersteuning van de besluitvorming dient een periodiek gebruikersoverleg ingesteld te worden. Aan dit overleg nemen deel: Key users SharePoint. Functioneel der. Applicatieder. Systeemeigenaar (optioneel / indien nodig). De verzamelde op- en aanmerkingen en wensen en eisen van de eindgebruikers worden besproken in het overleg. Daar vindt de prioritering plaats. In overleg met de systeemeigenaar wordt besloten welke aanpassingen gerealiseerd gaan worden. Namens het gebruikersoverleg zorgt de functioneel der dat de gebruikers goed geïnformeerd worden over ontwikkelingen en aanpassingen aan de SharePoint omgeving. Stap 10: Functioneel, applicatieen technisch afstemmen De focus van deze whitepaper ligt op het functioneel. Maar zoals aangegeven, is het belangrijk om alle vormen van die van belang zijn voor de SharePoint oplossing goed op elkaar af te stemmen. De afstemming tussen functioneel, applicatieen technisch vindt plaats op sturend niveau. Het afstemmen van de planning van het functioneel op technisch en applicatie valt onder planning & control van sturend functioneel. Het is dus de verantwoordelijkheid van de systeemeigenaar dat deze afstemming plaatsvindt. Hieronder een aantal handvaten om de verschillende vormen van ICT op elkaar af te stemmen: Functioneel staat aan de vraagzijde en applicatie en technisch aan de aanbodzijde. Functioneel bepaalt wat door het applicatie- en technisch geboden moet worden. Zorg ervoor dat functioneel ook rekening houdt met applicatie- en technische aspecten. De verschillende soorten van worden uitgevoerd door medewerkers met verschillende beroepen en (soms tegenstrijdige) invalshoeken. Zorg ervoor dat deze tegenstellingen door onderhandelingen in overeenstemming worden gebracht 31. Zorg dat hierover een constructieve afstemming en dialoog is. Voer een eenduidig aanspreekpunt in voor technisch aan de aanbodzijde, het zogenaamde service team 32. Dit serviceteam is een eenduidig aanspreekpunt voor gebruikers en tevens de opdrachtgever voor de ICT dienstverlening. Ook is dit team verantwoordelijk voor het applicatie- en technisch. 31 Remko van der Pols, 2001, ASL: een framework voor applicatie. 32 Remko van der Pols, 2001, ASL: een framework voor applicatie.

23 Erwin Horstink 20 mei 2015 Figuur 14 Het serviceteam als aanspreekpunt voor Functioneel Management Applicatie Gebruiker Functioneel Serviceteam Omgeving Technisch Zorg dat er afspraken gemaakt worden over te leveren dienstverlening, toekomstbestendigheid, beschikbaarheid, kosten, planningen, afspraken en service levels. Bij voorkeur zal voor het serviceteam applicatie het eerste aanspreekpunt zijn voor functioneel.

24 Samenvatting 2015 Motion10 motion10.nl 24 Het opzetten van een goed functionerend functioneel van een SharePoint oplossing is meestal de grootste uitdaging. Dit is bijna altijd een grotere uitdaging dan de installatie en inrichting van het systeem en een grotere uitdaging dan het applicatie en technisch. Om grip te krijgen op het functioneel voor SharePoint zijn in het voorgaande hoofdstuk 10 stappen beschreven. Deze 10 stappen vatten we bij dezen samen in de volgende aanbevelingen: Zorg dat functioneel goed functioneert voordat u start met een SharePoint implementatie en dat implementaties geïnitieerd worden vanuit functioneel. Maak daarbij gebruik van de standaard aanpak die Motion10 ontwikkeld heeft om organisaties te helpen bij SharePoint implementaties. Het definiëren van de business case is onderdeel van die standaard aanpak. Leg de taken en verantwoordelijkheden van functioneel vast op richtinggevend, sturend en uitvoerend niveau. Bepaal de functionarissen die op richtinggevend, sturend en uitvoerend niveau van functioneel de werkzaamheden uitvoeren. Kies personen die passen bij de rol die ze binnen functioneel dienen uit te voeren. Leg de afspraken met betrekking tot functioneel (en de andere vormen van ICT ) vast in een SharePoint governance plan. Motion10 heeft hiervoor een template ontwikkeld. Zorg dat er een goede afstemming en samenhang is tussen technisch, applicatie en functioneel.

25 Erwin Horstink 20 mei 2015 De auteur Erwin Horstink Erwin Horstink is als functioneel SharePoint en DMS consultant bij Motion10 verantwoordelijk voor de ontwikkeling en invoering van Share- Point oplossingen bij organisaties. Sinds 2001 houdt hij zich bezig met informatie en document management en is hij in de rol van zowel consultant als projectleider verantwoordelijk geweest voor een groot aantal implementaties bij uiteenlopende organisaties. In 2006 leverde hij zijn eerste SharePoint oplossing op. Motion10 helpt bedrijven en organisaties om meer waarde uit hun informatiestromen te halen. Om te verbinden en te delen. Hierbij zetten zij de nieuwste technologie uit het Microsoft Applicatie Platform in. Motion10 is hét competence center in Nederland als het gaat om BizTalk, SharePoint, Office365 en Microsoft Business Intelligence. Voor meer informatie: Ook heeft hij in het verleden in de rol van teamleider applicatie- en functioneel ervaring opgedaan met het beheren en implementeren van applicaties en DMS oplossingen. Erwin kan worden gevolgd via linkedin.com/in/erwinhorstink.