DE ULTIEME GIDS VOOR EEN SUCCESVOL PERSBERICHT

Transcriptie

1 DE ULTIEME GIDS VOOR EEN SUCCESVOL PERSBERICHT

2 Waarom deze gids? Eenvoudig: hij maakt het voor iedereen een stuk gemakkelijker om relevant nieuws op de juiste plaats en op het juiste moment gepubliceerd te krijgen. Dat zit zo. Bij Belga News Agency werken tientallen journalisten. Die krijgen elke dag honderden persberichten binnen. Zij hebben het razend druk met het selecteren van die berichten om er vervolgens een nieuwsbericht van te maken. Wat gebeurt er wanneer zo n persbericht klopt? Dan is meteen duidelijk voor de journalist wat de mogelijke nieuwswaarde van het bericht is. Hoe anders is het wanneer een persbericht te wensen overlaat. Moet de journalist bijvoorbeeld graven naar een relevant verhaal? Of is het bericht niet correct opgesteld? Dan is de kans groot dat het niet wordt opgepikt. Zonde! Dus daarom deze gids. Wie hem toepast en correcte persberichten uitstuurt, maakt het de media gemakkelijker en vergroot de kans op publicatie dus aanzienlijk. Hoe is deze gids tot stand gekomen? We schreven hem op basis van bijna 100 jaar ervaring als hét Belgische nieuwsagentschap, aangevuld met de inzichten van Lieven De Maertelaere en Philippe De Camps, de experts die onze workshops Hoe communiceren met de pers geven. Wat mag u van deze gids verwachten? Eerst vertellen we u bij welke gelegenheden het uitsturen van een persbericht gepast is. Daarna geven we u de belangrijkste richtlijnen voor het schrijven van uw perstekst. Die richtlijnen worden aangevuld met een aantal vaak gemaakte fouten die u best vermijdt. We sluiten af met een template om zelf mee aan de slag te gaan. Veel leesplezier! Het PRpro team

3 WANNEER IS HET EEN GOED IDEE OM EEN PERSBERICHT TE VERSTUREN? Als er één factor bepalend is voor uw kansen op publicatie, dan is het nieuwswaarde. De informatie in het bericht moet op de één of andere manier opmerkelijk zijn. Maar wat betekent nieuwswaarde voor een journalist? Wanneer u een product of dienst introduceert, dan kan dat als nieuws beschouwd worden. Maar let op: journalisten zijn allergisch voor promotionele teksten. Hou uw bericht dus zo neutraal mogelijk en probeer uw product of dienst niet te verkopen. Het hoeft niet altijd een nieuw product te zijn. Gelukkig zijn er ook andere momenten waarop u met een persbericht kunt scoren : de aankondiging van een speciale gebeurtenis zoals de verjaardag van uw organisatie; een nieuwe samenwerking of de opening van een nieuw kantoor; de aankondiging van een belangrijk evenement of sponsorship; de communicatie van financiële jaarresultaten; uw deelname aan lokale projecten of goede doelen; het behalen van een bepaalde prestatie, prijs of onderscheiding; Een tip: begin op te merken wanneer organisaties in de media verschijnen. Bedenk wat de aanleiding en de nieuwswaarde is. Zo kweekt u uw reflexen om op de juiste momenten aan een persbericht te denken. uw reactie als organisatie op een onderwerp in de actualiteit.

4 RICHTLIJNEN HOE SCHRIJFT U HET PERFECTE PERSBERICHT? Algemeen Hou persberichten kort en simpel (max. 1 A4, lettergrootte 11, normale spatiëring). Een journalist heeft vaak een deadline te halen dus alle irrelevante info is ballast en kunt u daarom beter meteen weglaten: wees to-thepoint en denk aan het KISS-principe (Keep It Short and Simple). Heeft de journalist toch nog vragen, wordt u wel gecontacteerd. Zorg voor een aantrekkelijke presentatie van uw persbericht, conform de huisstijl van de onderneming. Steeds dezelfde template -voorzien van jullie logo etc- gebruiken zorgt voor herkenbaarheid. Probeer ook coherent te zijn in schrijfstijl: laat bij voorkeur 1 persoon alle persteksten schrijven. Beperk het persbericht tot één onderwerp. Heeft u meerdere nieuwsfeiten te vermelden? Helaas, de pers kent geen genade. Blijf zaken schrappen tot u nog slechts één verhaal overhoudt. Blijft u écht overtuigd dat meer dan één onderwerp hot news is, stuur dan nog een tweede persbericht maar spreid de communicatie. Inhoud: nieuwswaarde is belangrijk, probeer in te spelen op de actualiteit. Hou rekening met de nieuwsconjunctuur van de dag en stel uzelf de vraag waarom uw boodschap interessant is voor de doelgroep van het medium/de media ( What s in it for me )? Ondersteunend cijfermateriaal wekt vaak de aandacht. Zorg voor goede achtergrondinformatie, maar stop die als bijlage bij het persbericht. Let er op dat de attachments geen virussen bevatten of zorg dat ze niet te zwaar zijn. Hou ook voor beeldmateriaal rekening met het type medium waarvoor u schrijft. U hoort het wel vaker: een beeld zegt meer dan duizend woorden. Dat geldt evenzeer voor uw persbericht: geef de journalisten daarom extra content onder de vorm van foto s, video s, infographics,... Let er ook hier op dat de afbeeldingen niet te zwaar zijn. Plaats eventueel thumbnails in uw persbericht, met een downloadlink naar de hoge resolutiebeelden.

5 Taal Schrijf duidelijke taal. Uw perstekst moet begrijpbaar zijn voor een groot publiek, gebruik dus geen vaktaal maar eerder spreektaal. Gebruik liefst ook korte zinnnen. Hou in het achterhoofd dat het gemiddelde leesniveau van uw eindpubliek dat van een 14-jarige is. Een persbericht is geen advertentie. Hou het zakelijk en feitelijk. Gebruik geen ronkende superlatieven maar wees gewoon eerlijk en correct. Verwerk enkele relevante termen of zoekwoorden die uw doelgroepen met uw organisatie associëren in uw tekst. Schrijf uw persbericht in tegenwoordige tijd (actieve vorm) en in derde persoon. Inhoud Maak duidelijk of er een embargo op het persbericht rust of dat het onmiddellijk mag gepubliceerd worden. Zorg voor een catchy, attractieve titel. Kort en bondig, concreet en informatief. Als een krantenkop. Vermeld plaats en datum van verzending. Eerste alinea = de lead. Behandel de vijf W s (wie, wat, waar, wanneer, waarom) en één H-vraag (hoe) in de inleiding. Denk hierbij aan een omgekeerde piramide, de tekst moet oprolbaar zijn. De eerste zin is de ALLERbelangrijkste en moet op zichzelf kunnen staan én tegelijkertijd aansporen om verder te lezen. Volgende alinea s = de body. Hier werkt u de inleiding uit en geeft u meer info over wat er gebeurt en waarom. Beperk u tot 1 gedachte per alinea en behandel eventuele regionale of lokale aspecten ook in aparte alinea s. Voeg quotes of citaten toe. Quotes maken uw perstekst persoonlijker, levendiger en vlotter leesbaar. Hou er evenwel rekening mee dat journalisten graag zelf de CEO of woordvoerder interviewen. Laatste alinea = de boilerplate. Geef hier een beknopte omschrijving van uw organisatie: historiek, missie, aantal vestigingen, aantal werknemers Noot voor de redactie (niet bestemd voor publicatie). Helemaal onderaan het persbericht vermeldt u de contactgegevens voor de pers. Maak duidelijke afspraken over wie in de organisatie verantwoordelijk is voor een persbericht en zorg ervoor dat die persoon ook daadwerkelijk bereikbaar is voor de journalisten. En niet enkel de dag van de verspreiding van het persbericht, ook erna. Vergeet hier de url van uw website of perspagina niet! Timing Het beste tijdstip voor het verspreiden van een persbericht is in het algemeen tussen 11u en 16u. Deadlines verschillen per type medium. Hou rekening met volgende aanbevelingen: Kranten: 1 dag op voorhand; weekbladen: 2 à 3 weken op voorhand; maandbladen: 2 maanden op voorhand. Deze timing -regels gelden niet bij crisiscommunicatie.

6 TOP 10 MEEST GEMAAKTE FOUTEN BIJ PERSBERICHTEN Inhoud niet duidelijk vermeld in de onderwerpregel Het eerste dat een journalist doet als zijn werkdag begint? Alle s wegkieperen waaruit niet onmiddellijk blijkt dat ze interessant zouden kunnen zijn. Gebruik uw onderwerpregel dus verstandig! Niet geschreven met een journalistieke invalshoek Een journalist wil nieuwswaarde. Waarom is dit nu relevant? Maak voor uzelf die kritische bedenking voor elk persbericht dat u opstelt. Te promotioneel of niet informatief genoeg Maakt u reclame voor uw bedrijf of producten of diensten? Dan gaat uw persbericht regelrecht de prullenmand in. Journalisten zoeken inhoudelijke meerwaarde Te laat verstuurd Een prima persbericht wordt soms toch niet gepubliceerd, enkel en alleen doordat het te kort op voorhand werd verstuurd. Zonde! Niet naar de juiste persoon of media verstuurd Elke journalist kijkt naar persberichten door zijn eigen lens: is dit interessant binnen mijn specialisatie en voor mijn doelpubliek. Zorg dat uw targeting juist zit. Alle adressen van journalisten in CC gezet Stuurt u uw bericht naar meerdere journalisten? Dan wilt u zo zorgzaam mogelijk omspringen met hun mailadressen om misbruik te voorkomen. Zet hun adressen dus in BCC. In Outlook kunt u werken met een groep contactpersonen voor perscontacten. 4 Te veel achtergrondinformatie Wij begrijpen het. U bent zelf eindeloos gefascineerd door uw nieuwsfeit, evenement of gebeurtenis. Maar consumenten willen enkel de essentie. Overweldig hem (of de journalist) dus niet met informatie. 9 Enkel verstuurd naar individuele journalisten De meeste nieuwsmedia hebben een algemeen redactieadres, dat u vaak op hun website terugvindt. Stuur ook daar uw persbericht naartoe. Individuele journalisten kunnen met vakantie zijn of ziek. 5 Te vaak geschreven op maat van één medium Het klassieke persbericht dient om tekstartikels mee te schrijven. Maar wat als een journalist een tv- of radio-item wil maken? Daar voorziet u best in. 10 Enkel in bijlage gezet Elke muisklik die een journalist moet maken, telt. Bijlages bij mails mogen, maar zorg dat uw persbericht ook in uw mail zelf te lezen is. Let op dat uw bijlage(n) niet te zwaar is (zijn).

7 TEMPLATE op briefpapier in de huisstijl van uw organisatie PERSBERICHT ( VOOR ONMIDDELLIJKE DISTRIBUTIE of ONDER EMBARGO TOT... ) << Titel van het persbericht >> << Plaats >>, << datum >> - << Lead (inleiding) >> << Body >> (alinea 1) (alinea 2) (alinea 3) << Boilerplate ( Over uw organisatie ) >> (Korte beschrijving van uw organisatie: historiek, aantal vestigingen, werknemers,..) Noot voor de redactie, niet voor publicatie Voor meer informatie, contacteer : << Naam van uw organisatie of PR-bureau >> << Naam contactpersoon voor de pers >> << Adres van uw organisatie >> << Telefoonnummer van die contactpersoon (bij voorkeur een mobiel nummer) >> << adres van die contactpersoon >> << URL van uw website en/of link naar uw newsroom/ perspagina op uw website/.. waar eventueel hogeresolutiebeelden of een persdossier kunnen worden gedownload >>

8 WILT U UW PERSBERICHT NOG MEER SLAAGKANSEN GEVEN? Via ons PRpro-distributieplatform bereikt uw persbericht alle media in één adem: uw persmededeling wordt samen met de Belganieuwsberichten naar alle nationale media (print, web, radio, tv) gestuurd. Daarnaast kan u ook opteren voor distributie naar gespecialiseerde pers, in binnen- en buitenland. Zo bent u zeker dat uw persbericht terechtkomt bij alle redacties en journalisten in uw vakgebied. Handig: na de effectieve persdistributie houden we u via de NIEUWS-hub (en via mail) op de hoogte van welke media uw persbericht oppikken. Het succes van uw perstekst meten was nooit zo eenvoudig. PRpro.be Publicatie op onze PRpro NIEUWS-hub heeft nog meer voordelen: het genereert een waardevolle link naar uw website of perspagina en verhoogt zo de ranking en de zichtbaarheid ervan in zoekmachines zoals Google, Bing,.. Gebruik daarom in uw persbericht de juiste woorden: termen waarop uw doelgroepen of prospects zoeken. Deze termen kan u makkelijk achterhalen door een zoekwoordenonderzoek uit te voeren via de Google Adwords-tool bvb. uw persbericht kan professioneel en snel gedeeld worden via social media-platformen zoals Twitter en Facebook en verhoogt op die manier ook weer de zichtbaarheid van uw nieuws, uw organisatie, uw site,... bij uw stakeholders. Tot slot: dankzij onze samenwerking met Mobile Premium (native advertising op premium content nieuwssites) is de cirkel owned, earned en paid media rond en wordt uw communicatie naar een hoger niveau getild. Contacteer ons voor meer info: PRpro@belga.be