Handleiding voor het schrijven van een. Persbericht.

Transcriptie

1 Handleiding voor het schrijven van een Persbericht

2 Het belang van persvoorlichting voor volkstuinverenigingen Volkstuinieren is onverminderd populair, dat getuigen alleen al de -soms forsewachtlijsten waar bijna iedere vereniging mee te maken heeft. Onze hobby is optimistisch en heeft veel positiefs te bieden. De volkstuin is een heilzame plek om bij te komen van de drukte van alledag. De inspanning van tuinieren geeft ontspanning en voldoening. Tuinieren is gezond voor het lichaam en voor de geest. Volkstuinders ervaren een groot gevoel van welzijn. Onze volkstuinen hebben ook een grote toegevoegde waarde. Ze bieden een welkome aanwinst voor het stadsmilieu, ze versterken de ecologische kwaliteit van de omgeving en verbeteren de leefbaarheid. Volkstuinen zijn van veel meer waarde dan alleen voor de volkstuinders zelf. De sociaal-maatschappelijke meerwaarde van volkstuinen staat buiten kijf, al was het alleen maar dat ze door openheid en openbaarheid een belangrijke wandelplantsoenfunctie voor buurtbewoners hebben. Maar het gaat vaak veel verder: Met ruimtelijke en functionele integratie, zoals voorzieningen voor speciale doelgroepen (jeugd, gehandicapten, senioren) op het gebied van educatie of recreatie, of met samenwerkingsverbanden met natuur- of maatschappelijke organisaties. Recreatief en/of natuurlijk medegebruik zijn in de volkstuinwereld geen onbekenden meer. Volkstuinparken zijn veel meer dan een verzameling tuinen, alleen bedoeld en bestemd voor de gebruikers. Volkstuinparken zijn goud waard voor de samenleving. Dat mag best meer erkend worden, op de eerste plaats door de volkstuinders zelf. En vandaar uit bekend worden bij het grote publiek. Het is uitermate belangrijk dat we de stap zetten uit de relatieve anonimiteit: want onbekend maakt onbemind. Het is voor de volkstuinders cruciaal om aan de publicitaire weg te timmeren, aan het imago te bouwen en een goede naam te krijgen en te behouden bij het publiek. Dat is toekomstgericht werken aan goodwill, om mogelijke bedreigingen een stap voor te zijn en zo nodig vrienden en medestanders te mobiliseren om bedreigingen te pareren. Een actief openbaarheidsbeleid is een middel om uw tuinpark de kostbare stap te laten zetten van waardevol naar onvervangbaar. Een praktische pijler van openbaarheidsbeleid is persvoorlichting. De nieuwsmedia vormen een niet te onderschatten doorgeefluik van uw boodschap en uw betekenis naar het publiek. De ruggengraat van de persvoorlichting wordt gevormd door het persbericht. 2

3 Persbericht: een korte handleiding Een persbericht is bij uitstek het middel om nieuws van uw vereniging door te geven en daarmee in de openbaarheid te komen. Dat kan tweeledig zijn. Ofwel het persbericht is de directe bron voor publicatie, ofwel het persbericht is aanleiding voor een nadere reportage of interview. Een persbericht wordt verstuurd als je als vereniging iets nieuws te melden hebt. Dat kan van alles zijn, een jubileum, een uitreiking, een opening, een tentoonstelling of een excursie, afhankelijk van wat er in de vereniging of op het tuinpark speelt. Media, met name Radio en TV, vinden het interessanter om wat met het persbericht te doen als er wat te zien valt, wat actiefs gebeurt, een handeling plaatsvindt bijvoorbeeld. Voor geschreven pers is het waardevol als er een fotomoment aan het nieuwsfeit gekoppeld kan worden. Vaste regels over wat nieuws is, zijn dus niet te geven, behalve deze: Denk niet bij voorbaat dat wat er bereikt is of wat komen gaat toch niet interessant is voor anderen. Het is tijd om onze bescheidenheid naast ons neer te leggen. We hebben veel meer in onze mars dan we ooit dachten. Kruip in de huid van de journalist voor u aan een persbericht begint. Of nog beter, verplaats u in de lezer, luisteraar of kijker van krant, radio- of tvprogramma. Wat is er interessant voor hem of haar? Bekijk uw vereniging met een frisse blik en schrijf het persbericht met de nieuwsgebruiker voor ogen. U mag best wel reclame voor uzelf maken, maar maak er geen advertentie van, probeer het feitelijk te houden en verlies u niet in alleen maar juichende teksten. 3

4 Opbouw persbericht Een goed persbericht is geschreven als een nieuwsbericht in de krant. Dat is soms best lastig, maar de schrijver komt al een flink eind op weg als hij de volgende tips en adviezen over de opbouw van het persbericht in acht neemt: Vermeld bovenaan de pagina dat het een persbericht betreft. Vermeld daaronder vervolgens de datum. Dan de kop. - Een kop moet de lading dekken en een kernachtige formulering van het onderwerp van het persbericht zijn. Dus niet: Volkstuindersvereniging Groenvreugd ontvangt zaterdagmiddag het Nationaal Keurmerk Natuurlijk Tuinieren met vier stippen Maar wel: Hoogste natuurkeurmerk voor volkstuinders Groenvreugd. - Zet de kop in een groter lettertype dan de rest van de tekst. Vervolgens de intro. - De intro is de eerste alinea waarin kort en bondig het nieuwsfeit vermeld staat. Kom snel to the point. De strekking van het bericht moet in de intro duidelijk worden; de verdere alinea s geven achtergrondinformatie. - In de intro moeten de vijf W tjes en eventueel het H tje beantwoord worden. De vijf W tjes zijn: Wie, Wat, Waar, Wanneer en Waarom. Het H tje staat voor Hoe. Bijvoorbeeld: Volkstuinvereniging Groenvreugd (Wie) krijgt op haar tuinpark (Waar) op zaterdagmiddag 2 juli om uur (Wanneer) uit handen van Milieuwethouder Jansen (Hoe) het Nationaal Keurmerk Natuurlijk Tuinieren in de hoogste categorie van vier stippen (Wat) uitgereikt. De vereniging ontvangt dit Keurmerk omdat zij de afgelopen twee jaar diverse natuurontwikkelingsprojecten op haar tuinpark heeft gestart en succesvol heeft afgerond (Waarom). Merk op dat toon en woordkeus feitelijk en zakelijk blijven. Een persbericht is vooral informatief. Aansluitend de vervolgtekst. - De vervolgtekst omvat twee, drie of vier alinea s met toelichting en verklaring op de intro, in dit geval bijvoorbeeld over enkele natuurontwikkelingsprojecten, over het Nationaal Keurmerk Natuurlijk Tuinieren en over de volkstuinvereniging zelf. Zorg ervoor dat de tekst oprolbaar is, dat wil zeggen het belangrijkste vooraan. Dit is van belang voor als er wegens plaatsgebrek in de krant niet het gehele bericht overgenomen kan worden. Enkele tussenkopjes boven de alinea s vergroten de leesbaarheid. De afsluiting - De afsluiting is bedoeld voor berichtgeving die niet voor publicatie bedoeld is. Zet onderaan het persbericht de mededeling einde persbericht en vervolgens de mededeling: voor de redactie. Hier moet met naam, telefoonnummer(s) en adres komen te staan wie als contactpersoon of woordvoerder bereikbaar is. Hier ook het bezoekadres van het tuinpark en het websiteadres (met eventueel de verwijzing voor meer informatie ). Als het persbericht over een bijeenkomst gaat, kan het zeker geen kwaad om ook de redactie hiervoor uit te nodigen. 4

5 Vorm Het persbericht moet er strak uitzien, gebruik een standaard lettertype. Zie verder het sjabloon aan het eind van deze handleiding. Maak het persbericht niet te lang: maximaal 1 A4. Schrijven is schrappen. Aanvullende informatie kan altijd via (telefonische) interviews verkregen worden. Inhoud Zorg voor een leesbare, toegankelijke tekst, dit verhoogt de kans dat het persbericht integraal wordt overgenomen. Maak ook daarom geen spelfouten, laat iemand anders het persbericht vooraf doorlezen en beoordelen. Verlevendig het persbericht met een of meer citaten. Een foto zegt meer dan 1000 woorden. Stel kwalitatief goede foto s beschikbaar via een deeplink op uw website en vermeld dat in de afsluiting van het persbericht. Stuur geen foto s mee met het digitale persbericht, dat is hinderlijk voor de ontvanger. Verzending Moment van versturen van het persbericht: Houd rekening met de verschijningsdatum van het medium en de daaraan gekoppelde deadlines voor kopij. Bij huis-aan-huis bladen ligt die enkele dagen voor publicatie. In de colofons zijn meestal de deadlines aangegeven. Stuur in ieder geval niet op maandagochtend (De mailbox van de redactie zit direct na het weekend vol met concurrerende persberichten), in het weekend of op vrijdagmiddag (lagere bezetting van de redactie). Wijze van versturen van het persbericht: De makkelijkste en snelste manier om een persbericht te versturen is via de , maar toch kan het ook effectief zijn want meer attentiewaarde- om op de oude manier, via de post, het bericht te versturen. Verstuurt u via de , dan bij voorkeur naar het mailadres van een journalist die u kent of waarvan u weet dat die natuur/recreatie in de portefeuille heeft. Probeer ook een vaste contactpersoon bij de redactie te krijgen, zodat voor een volgende keer het persbericht efficiënt op de juiste plaats terecht komt. Schrijf in de onderwerpsregel: Persbericht en daarachter neemt u de kop van persbericht over. Stuur uw persbericht niet BCC (en al helemaal niet CC) naar een groot aantal media, maar trek er iets meer tijd voor uit en stuur ieder medium afzonderlijk het persbericht. Dat komt attent over en geeft bij de ontvanger een gevoel van exclusiviteit, hetgeen de kans op publicatie vergroot. 5

6 Tip: Het grote geheel Uw persbericht wint aan kracht als u de afzender en het nieuwsfeit plaatst in een bredere context. U laat zien daarmee deel uit te maken van een (inter)nationale beweging met sociale meerwaarde, die het waard is om kennis van te nemen. Vandaar hieronder een tekst die u optioneel als afsluitende alinea in uw persbericht kunt opnemen. Neem daarnaast ook in de afsluiting van het persbericht op de vermelding van de website voor het nationaal volkstuinieren: De volkstuin (inter)nationaal Volkstuinieren is een gezonde hobby en wint steeds meer aan populariteit. Nederland telt volkstuinen, Europa vele miljoenen. Volkstuinen helpen stad en dorp leefbaar te houden als groene long en als sociale ontmoetingsplaats steeds meer ook voor nietvolkstuinders. ((Naam volkstuinvereniging)) is aangesloten bij de koepelorganisatie AVVN die de meerwaarde van de hobby voor de samenleving stimuleert en uitdraagt. Hulp en advies Goede persberichten zijn de basis voor geslaagde persvoorlichting en daarmee verbetering van de naamsbekendheid van de vereniging en het imago van de hobby. Wilt u een persbericht voor verzending laten beoordelen op vorm en inhoud, neem dan contact op met communicatieadviseur Herman Vroklage via info@avvn.nl. Is uw vereniging in krant of tijdschrift verschenen, vinden we het leuk om een scan van het artikel of een deeplink tegemoet te zien op info@avvn.nl. U kunt daarnaartoe ook internetlinks sturen van op het web gepubliceerde radio- of tvinterviews en reportages. Op de volgende pagina volgt tenslotte het sjabloon voor een persbericht. 6

7 Persbericht Plaats, datum Een pakkende kop die de lading dekt in groter lettertype PLAATSNAAM - Dit is de lead, vetgedrukt, waarin de vijf W tjes en het H tje beantwoord worden. Dit is de lead, vetgedrukt, waarin de vijf W tjes en het H tje beantwoord worden. Dit is de lead, vetgedrukt, waarin de vijf W tjes en het H tje beantwoord worden. Dit is de lead, vetgedrukt, waarin de vijf W tjes en het H tje beantwoord worden. Dit is de lead, vetgedrukt, waarin de vijf W tjes en het H tje beantwoord worden. Dit is de lead, vetgedrukt, waarin de vijf W tjes en het H tje beantwoord worden. TUSSENKOPJE Dit is de derde alinea, bestemd voor toelichting en verklaring en achtergrondinformatie De volkstuin (inter)nationaal Volkstuinieren is een gezonde hobby en wint steeds meer aan populariteit. Nederland telt volkstuinen, Europa vele miljoenen. Volkstuinen helpen stad en dorp leefbaar te houden als groene long en als sociale ontmoetingsplaats steeds meer ook voor nietvolkstuinders. ((Naam volkstuinvereniging: in dit voorbeeld Groenvreugd)) is aangesloten bij de koepelorganisatie AVVN die de meerwaarde van de hobby voor de samenleving stimuleert en uitdraagt. <<<Einde persbericht>>> Voor de redactie: Meer informatie is verkrijgbaar bij Els Woud (voorzitter), bereikbaar op , of e.woud@groenvreugd.nu Zie ook en Landelijk volkstuinieren: Internationaal: Indien van toepassing: uitnodiging aan redactie om aanwezig te zijn. Volkstuinpark Groenvreugd ((logo)) Hoofdweg AA Gemeentestad 7