Handleiding voor: Communicatie en publiciteit

Transcriptie

1 Handleiding voor: Communicatie en publiciteit

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Publiciteit in het algemeen Wat is publiciteit Wat is nieuws 3 3. Creëren van publiciteit Middelen en niveaus Persbericht en interview 4 4. Persbericht Benaderen van de pers Onderwerp van de Huisstijl Titel persbericht Eerste alinea Overige alinea s Extra informatie Noot voor de redactie Extra tips voor het persbericht 6 5. Interview 7 Bijlage I Persbericht 8 Heb je na het lezen van deze handleiding vragen, tips of opmerkingen, neem dan contact op met jouw Collecte Coördinator of het Servicepunt Vrijwilligers, vrijwilligers@hartstichting.nl of

3 1. Inleiding Stel: in jouw regio vindt een gebeurtenis of evenement plaats met betrekking tot de Hartstichting. Je wilt dit graag aan de mensen in jouw regio laten weten. Het beste doe je dit via publiciteit in de lokale media. Denk bijvoorbeeld aan een artikel in een plaatselijke krant. Dergelijke publiciteit kan jou en de Hartstichting veel opleveren: meer bezoekers voor een evenement of vergroting van de naamsbekendheid van de Hartstichting. Maar hoe zorg je er nou voor dat zo n artikel wordt gepubliceerd? Deze handleiding helpt jou, als vrijwilliger, om lokaal het werk en de activiteiten van de Hartstichting onder de aandacht te brengen. Voordat je begint Wanneer je deze handleiding leest, zal je zien dat het creëren van publiciteit erg doeltreffend en leuk kan zijn. Het is echter wel de bedoeling dat je hierbij de aanwijzingen in deze handleiding nauwkeurig opvolgt. Zo zorgen we er voor dat de communicatie rondom de Hartstichting altijd op dezelfde wijze verloopt. Neem sowieso altijd eerst contact op met jouw Collecte Coördinator als je lokale media wilt benaderen. Word je zelf benaderd door regionale of landelijke media, neem dan ook contact op met jouw Collecte Coördinator of met het Servicepunt Vrijwilligers. Dit team is verantwoordelijk voor het handhaven van de goede naam en reputatie van de Hartstichting. 2. Publiciteit in het algemeen 2.1 Wat is publiciteit Publiciteit is het onder de aandacht brengen van nieuws, een gebeurtenis of evenement via media, zoals kranten, tijdschriften, radio, televisie en social media. Dit doe je door de media, waarin je iets gepubliceerd wilt hebben, vooraf te informeren. Houd er echter rekening mee dat hoe goed jouw verhaal en persbericht ook zijn, dit niet automatisch hoeft te betekenen dat het artikel ook geplaatst wordt. De redactie van het medium bepaalt of en zo ja hoe dit gebeurt. Er kan voor publiciteit betaald worden, maar alle lokale publiciteit voor de Hartstichting moet in principe kosteloos zijn (free publicity). Dit is in de meeste gevallen geen probleem; het plaatsen van een redactioneel, nieuwswaardig bericht of artikel wordt vaak gratis geplaatst. 2.2 Wat is nieuws? Niet alles wat gebeurt, is nieuws. Om vast te stellen wat wel of geen nieuws is, staan hieronder een aantal criteria die de nieuwswaarde van een bericht bepalen. Hoe meer criteria gelden, hoe groter de nieuwswaarde van het bericht en dus de kans op plaatsing: hoe actueler, hoe beter. Voor kranten, radio en televisie wordt iets al snel oud nieuws ; het is nieuw, bijzonder of afwijkend; er spelen grote belangen; het speelt zich in de buurt af; het sluit aan op gebeurtenissen en onderwerpen waarover al eens eerder is gepubliceerd; er zijn bijzondere partijen of (veel) mensen bij betrokken; het is leuk, relevant en/of spannend voor een bepaalde doelgroep; het vertelt een aansprekend menselijk verhaal (human interest). 3

4 3. Creëren van publiciteit 3.1 Middelen en niveaus Publiciteit kan worden verkregen met verschillende communicatiemiddelen. Voorbeelden hiervan zijn: huis-aan-huisbladen, lokale dagbladen/radio/tv, digitale kranten, websites, social media, verenigings-, personeels- en kerkbladen, wijkkranten, buurtnieuwsbrieven of buitenreclame (posters, affiches, folders, vlaggen). Publiciteit speelt zich af op verschillende niveaus: landelijk, regionaal en lokaal. De landelijke en regionale publiciteit rondom de Hartstichting wordt verzorgd door de Persvoorlichters van de Hartstichting. De Persvoorlichter stelt deze media op de hoogte van bijvoorbeeld de Hartweek, specifieke thema s en de resultaten van wetenschappelijk onderzoek. Voor het verkrijgen van lokale publiciteit doet de Hartstichting een beroep op vrijwilligers. Hier kun je de Hartstichting dus helpen. Wanneer je denkt dat jouw activiteiten ook interessant zijn voor landelijke media, kun je contact opnemen met jouw Collecte Coördinator of het Servicepunt Vrijwilligers. Hij/zij kan jou dan eventueel in contact brengen met de Persvoorlichters. 3.2 Persbericht en interview Publiciteit in één van de communicatiemiddelen bereik je het beste via het verzenden van een persbericht of het geven van een interview. Beiden vormen worden hieronder verder toegelicht. Voordat je begint, is het handig om eerst een planning en een taakverdeling te maken. Hierin geef je aan wat er wanneer (deadlines) moet gebeuren en door wie. Benader de lokale pers pas wanneer je alle voorbereidingen voor een evenement/actie hebt getroffen. Je maakt een goede indruk als je op alle vragen een antwoord kunt geven. Vanaf het moment dat je met een actie/evenement naar buiten treedt, is het zaak de belangstelling warm te houden. Probeer de publiciteit goed te doseren. Bijvoorbeeld door meerdere keren een persbericht te versturen, die allemaal interessante en nuttige informatie bevatten en waarin je steeds nieuwe elementen belicht: In het eerste persbericht (aankondiging) geef je algemene informatie (boodschap dat de Hartweek binnenkort van start gaat, een bekende plaatsgenoot/groepering/artiest gratis aan de actie/ het evenement zal mee doen). Vermeld het totaalprogramma, zoals activiteiten, sponsors, deelnemers, etc., maar ook datum, locatie en tijdstip). In een interview met één van de deelnemers/organisatoren wordt bijzondere achtergrondinformatie gegeven. Over het algemeen geldt dat media erg geïnteresseerd zijn in ervaringsverhalen, bijvoorbeeld van patiënten en hun naasten. Op de dag zelf: live verslag op de radio, fotograaf, interview lokale krant, etc. Je kunt op de dag zelf ook nog een verslagpersbericht sturen met een foto (hoge resolutie, 500KB 1 MB). Dit loont vaak, omdat redacties meestal geen tijd hebben om bij een evenement langs te komen. Op die manier kunnen ze hun lezers toch informeren. 4

5 4. Persbericht Een persbericht (1 tot 1¼ A4) is een bericht over een activiteit of een nieuwsfeit dat je verzendt aan de redactie van een krant, tijdschrift, website, radio of TV. 4.1 Benaderen van de pers Als je de pers wilt benaderen, heb je allereerst de adressen nodig van de redacties van de betreffende media. Je vindt deze in het colofon van kranten of via het internet. Sommige redacties hebben ook een speciaal adres voor persberichten. Kom je er niet uit? Neem contact op met jouw Collecte Coördinator of het Servicepunt Vrijwilligers. Verstuur het persbericht als bijlage in een circa twee weken voor de activiteit naar de redacties. Verstuur je een persbericht naar meerdere redacties tegelijk, zet de mailadressen dan in de BCC. Redacties zien dan alleen hun eigen adres. 4.2 Onderwerp van de Zet de titel van het persbericht in de onderwerpbalk van de . De titel geeft kort en krachtig weer waar het persbericht over gaat. Zo weet een journalist direct waar het over gaat en kan hij/zij inschatten of het nieuws relevant is. 4.3 Huisstijl De Hartstichting moet altijd herkenbaar zijn. Dit lukt alleen als iedereen zorgvuldig omgaat met de vormgeving en schrijfstijl van de Hartstichting, ook bij persberichten. Wil je meer weten over de huisstijl? Kijk dan op CollecteWeb (hartstichting.collecteweb.nl) bij: Info > Materialenbank > Logo en huisstijl. 4.4 Titel persbericht Plaats bovenaan het persbericht een pakkende titel (vetgedrukt). Deze moet direct duidelijk maken waar het persbericht over gaat en mensen activeren om de rest van het bericht te lezen. Tip: bedenk wat jouw activiteit zo leuk maakt en waarom mensen juist aan jouw activiteit deel moet nemen. Blijf tegelijkertijd wel feitelijk. 4.5 Eerste alinea De eerste alinea (de zogenaamde lead) is altijd vetgedrukt en bevat al het belangrijke nieuws. Begin met de plaats en datum waarop het persbericht is verstuurd. Geef daarna antwoord op de volgende vragen: wat gaat er gebeuren en hoe? wie organiseert deze activiteit? waarom vindt deze activiteit plaats? waar vindt de activiteit plaats (startpunt)? wanneer vindt de activiteit plaats (datum)? 4.6 Overige alinea s De vervolgalinea s zijn een verdieping van de eerste alinea. Hierin zet je meer specifieke informatie over jouw activiteit. Bijvoorbeeld: de aanvangstijd, duur van de activiteit, uitleg over de activiteit, de deelnamekosten en hoe aan te melden. Het gebruik van tussenkopjes maakt het persbericht fris en overzichtelijk. 5

6 4.7 Extra informatie Het kan soms erg doeltreffend zijn om feiten en cijfers te verwerken in het persbericht. Deze maken de ernst en urgentie duidelijk (in het geval van hart- en vaatziekten) of geven een beeld van het aantal collectanten in jouw regio. Een teveel aan cijfers gaat echter ten koste van de duidelijkheid. Wil je veel cijfers doorgeven, doe dit dan in een klein kadertje. Interessante informatie vind je op Noot voor de redactie Door middel van een streepjeslijn geef je aan dat het inhoudelijke deel van het persbericht ten einde is. Onder deze lijn zet je mededelingen die relevant kunnen zijn voor de redactie: jouw naam, telefoonnummer en . Journalisten met vragen kunnen je zo bereiken; uitnodiging voor journalisten om aanwezig te zijn op het evenement; een link naar een eventuele website van het evenement. 4.9 Extra tips voor het persbericht Leg de verantwoordelijkheid voor de publiciteit bij één vrijwilliger. Het is dan duidelijk voor journalisten bij wie ze moeten zijn voor vragen; Laat het persbericht altijd door meerdere mensen lezen. Zelf zie je niet altijd je eigen fouten. Laat een persbericht ook altijd nalezen door iemand die weinig van de activiteit af weet. Zo controleert je of het persbericht voor iedereen duidelijk en helder is; Heb je weinig ervaring met publiciteit, begin dan klein. Bijvoorbeeld met een persberichtje over de collecteopbrengst of de organisatie van een voorlichtingsavond. Gaat dit goed, ga dan een stap verder. Je kunt hierbij natuurlijk altijd advies krijgen van jouw Collecte Coördinator; Vraag iemand met nuttige contacten, ervaring, capaciteiten of vaardigheden als adviseur. Hij/zij helpt jou bij een deelproject of probeert voor jou het ijs te breken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de voorzitter van een vereniging, burgemeester, hoofd van een school, priester/dominee, hoofdredacteur of personeelschef. Aarzel niet om meerdere mensen als adviseur in te schakelen. Je vergroot hiermee jouw netwerk en draagvlak. Bedenk ook dat veel mensen vereerd zijn als je hen (op de juiste manier) vraagt een bijdrage te leveren vanwege hun specifieke kennis, ervaring of vaardigheden. Let er op dat je duidelijk bent in wat je van hen vraagt; Maak altijd gebruik van een voorbeeld persbericht en de boodschappen van de Hartstichting. Je vindt deze op CollecteWeb (hartstichting.collecteweb.nl) bij: Info > Materialenbank > Collectematerialen > Persberichten. En bij: Info > Materialenbank > Wervingsmaterialen; Banners en stoppers. Banners zijn kleine online advertenties. Je kunt ze aanbieden aan digitale bladen en sites van bedrijven en verenigingen. Je kunt ook gebruik maken van zogenaamde stoppers. Dit zijn kleine advertenties die (dag)bladen gratis plaatsen als er ruimte over is. Je kunt de banners en stoppers downloaden via of in jouw persbericht via een link verwijzen naar deze site. De redacties kunnen dan zelf de banners of stoppers downloaden. Je plaatst deze link onder het kopje noot voor de redactie ; Bel de redactie. Redacties ontvangen elke dag vele persberichten. Jouw bericht kan dus makkelijk onderaan de stapel belanden. Bel de redactie enkele dagen voordat jouw activiteit plaatsvindt en vraag of ze jouw bericht hebben ontvangen en of ze er aandacht aan willen besteden. Oefen niet te veel druk uit en hou het bij een telefoontje; Continueer de nieuwsstroom. Wellicht worden jouw persberichten of stoppers niet direct geplaatst. Of de redactie reageert niet op jouw verzoek. Mogelijk is de krant al vol met berichten met een hogere actualiteitswaarde of is de werkdruk van de betreffende redactie hoog. Wees niet teleurgesteld en probeer het een volgende keer gewoon opnieuw; 6

7 5. Interview Als je benaderd wordt voor een interview is het goed iets te vertellen over de Hartstichting in het algemeen: de doelen, het werk, etc. Zie en of de algemene folder. Daarnaast kun je iets vertellen over de lokale activiteiten van jouw comité. Bijvoorbeeld over een voorlichtingsavond of reanimatiecursussen. Uiteraard is een interview ook een zeer goede mogelijkheid om de aandacht te vestigen op een groter lokaal evenement zoals een sponsorloop of een braderie. Wees zeer voorzichtig met het doen van uitspraken over zaken waar je onvoldoende van weet en die niet direct betrekking hebben op jouw activiteit, zoals bijvoorbeeld medische zaken. Verwijs de journalist in dat geval altijd door naar jouw Collecte Coördinator of het Servicepunt Vrijwilligers. Negen tips 1. Beantwoord vragen feitelijk, kort en krachtig. 2. De Hartstichting wil in een verhaal betrouwbaar, laagdrempelig en betrokken overkomen. Zij is bezig voor een goede zaak! Ga niet in op vragen met een negatieve of gevoelige lading als je niet de juiste feiten en boodschappen van de Hartstichting paraat hebt. Probeer eventueel een negatieve insteek positief om te buigen. 3. Ga alleen in op onderwerpen waar je verantwoordelijk voor bent. 4. Wees open, maar durf ook over bepaalde zaken geen uitspraken te doen. 5. Vertel nooit onwaarheden. 6. Gebruik geen formulering en als we hopen/proberen/denken, maar wel we weten dat, we zijn ervan overtuigd dat. 7. Wees bewust van jouw lichaamstaal; neem een actieve, geïnteresseerde houding aan. 8. Een interview is pas voorbij als de journalist weg is. Off the record bestaat niet. 9. Als je het interview opneemt dan kun je het later nog eens terugluisteren. Op de hoogte Het is niet nodig om bij een lokaal interview vooraf contact op te nemen. Heb je echter bepaalde vragen of ben je ergens onzeker over, dan kun je uiteraard vooraf even contact opnemen met jouw Collecte Coördinator of het Servicepunt Vrijwilligers. Houd deze sowieso op de hoogte van jouw resultaten. Veel succes! 7

8 Bijlage I Voorbeeld persbericht Persbericht De Hartstichting zoekt collectanten in [invullen regio of plaats] Van 2 t/m 8 april 2017 vindt de jaarlijkse collecteweek van de Hartstichting plaats, de Hartweek. Om deze 50ste collecte tot een succes te maken, is de Hartstichting juist dit jaar op zoek naar zoveel mogelijk nieuwe collectanten. Om samen nog meer geld op te halen voor innovatief onderzoek naar hart- en vaatziekten. Tijdens de Hartweek vraagt de Hartstichting het publiek om donaties voor de strijd tegen hart- en vaatziekten. Dit jaar is een bijzonder jaar, want het is de 50ste collecte. Met de collectes heeft de Hartstichting veel geld opgehaald waarmee enorme prestaties zijn geleverd op het gebied van onderzoek, voorlichting, patiëntenzorg en belangenbehartiging. De Hartstichting heeft veel bereikt, maar we zijn er echter nog lang niet. Daarom wil de Hartstichting elke dag werken aan oplossingen waarmee we hart- en vaatziekten kunnen verslaan. Dankzij de inzet van collectanten, kunnen we grote doorbraken realiseren. Meld je aan Geïnteresseerden kunnen zich aanmelden via [invullen naam, en telefoonnummer]. Of via of bel met Wat doet de Hartstichting? Er zijn nu 1 miljoen hart- en vaatpatiënten in ons land. Aan hart- en vaatziekten overlijden per dag ruim 100 mensen. Dagelijks komen 1000 mensen met hart- en vaatziekten in het ziekenhuis terecht. De preventie, behandeling en genezing van de ziekte is de belangrijke missie van de Hartstichting. Wij strijden tegen hart- en vaatziekten, een van de belangrijkste doodsoorzaken in ons land, door financiering van onderzoek, voorlichting over een gezonde leefstijl en het realiseren van innovaties in de zorg Einde bericht Noot voor de redactie (niet bestemd voor publicatie) Heeft u interesse in ervaringsverhalen, een video of beeldmateriaal? Neem dan contact op met de afdeling persvoorlichting van de Hartstichting: Sanne Stadler of via pers@hartstichting.nl. 8