Eindrapport van de strategische werkgroep Databank Hoger Onderwijs

Transcriptie

1 Eindrapport Strategische Werkgroep: databank hoger onderwijs 1/14 Eindrapport van de strategische werkgroep Databank Hoger Onderwijs I. Situering van het project Op 14 juli 2006 presenteerde de minister van Werk, Onderwijs en Vorming een nota aan de Vlaamse Regering waarin de belangrijke principes voor een nieuwe financiering voor het hoger onderwijs werden voorgesteld. Deze principes werden door de Vlaamse Regering onderschreven. Ondertussen is men op het departement onderwijs gestart met het vertalen van deze nota naar een decreet. Voor de berekening van de financiering en het flankerende principe van het leerkrediet beschikken we op dit ogenblik niet over alle nodige gegevens om dit vandaag uit te voeren. De data die we vandaag verzamelen zijn niet de data die we nodig hebben om morgen financiering te berekenen. Een herdenking van de huidige DTO dringt zich dus op. Tegelijkertijd stelt de nota van de minister een aantal principes voorop die niet rechtstreeks de financiering bepalen, maar wel een impact hebben op de manier waarop we onze data verzamelen en hoe we er mee omgaan. Het gaat hier om zaken zoals transparantie, voorspelbaarheid, student- en vraaggestuurd onderwijs, Ook deze elementen zullen we moeten meenemen. De voorgestelde oplossingen zullen ermee rekening moeten houden, zodat deze principes ook effectief gerealiseerd worden. In een eerste fase heeft het agentschap Hoger onderwijs en Volwassenenonderwijs onderzocht wat de wijzigingen moeten zijn aan de databank en welke bijkomende modaliteiten er uitgebouwd moeten worden om deze nieuwe financiering uit te kunnen voeren. Hiervoor zijn verschillende gesprekken gevoerd met technici van de instellingen die het data- en financieringsverhaal opvolgen. Daarnaast werd er ook al vrij intensief met de informaticaleverancier van de Vlaamse Gemeenschap, EDS-Telindus, samen gewerkt om de informaticatechnische oplossing die er zal moeten komen al zo goed mogelijk voor te bereiden. In elke fase werd hierover gerapporteerd naar het kabinet en naar het departement onderwijs. Vanuit het kabinet is daarna de vraag gekomen om dit dataverhaal ook in een bredere context te plaatsen en te onderzoeken wat er op systeemniveau, naast het operationele aspect van de uitvoering van de nieuwe financiering, zou moeten gebeuren met deze databank. Naar aanleiding van deze vraag is een overleg gestart binnen het beleidsdomein onderwijs en vorming over de behoeftes voor een toekomstige databank Hoger Onderwijs. Daarnaast zijn ook een aantal systeemexperts uit het veld geconsulteerd. Op basis van deze gesprekken is een werknota opgesteld die aan de associaties werd bezorgd. Op basis van deze werktekst werd tussen de politieke overheid, de administratieve overheid en de instellingen een definitief concept voor een nieuwe databank hoger onderwijs uitgewerkt. Dit gebeurde in de loop van 4 vergaderingen met gemandateerde vertegenwoordigers van alle instellingen. De effectieve bepaling van de scope en de functionaliteiten van dit project gebeurde op basis van een bevraging door AHOVO die

2 Eindrapport Strategische Werkgroep: databank hoger onderwijs 2/14 tijdens een, intensieve, vergadering werd besproken. Het voorliggende rapport is het eindvoorstel van deze werkgroep. II. Doel en strategisch belang Op 14 juli 2006 bracht de minister van Werk, Onderwijs en Vorming een nota op de Vlaamse Regering die de krijtlijnen uittekende voor een nieuwe financiering van het hoger onderwijs in Vlaanderen. Het model dat in deze nota beschreven wordt, is zeer sterk parametergedreven. Daarnaast wordt er een compleet nieuw gegeven in het leven geroepen: het leerkrediet. De parametergevoeligheid van het nieuwe systeem en het leerkrediet zijn de oplossingen die het beleid in Vlaanderen uitgewerkt heeft om een flexibel hoger onderwijs te kunnen financieren op basis van objectieve criteria. Dit betekent echter dat de gegevensverzameling in de toekomst veel dynamischer zal moeten gebeuren. Mobiliteit van studenten, studievoortgang en het behalen van resultaten zijn immers kritieke elementen waarmee het nieuwe systeem aan de slag gaat. De manier waarop we vandaag aan gegevensverzameling doen, met bulkzendingen via EDISON, zal niet volstaan om deze nieuwe financiering te kunnen uitvoeren. Een centrale databank zal alle gegevens rond de studieloopbaan van een student moeten kunnen registreren in hun historische context. Veel meer gegevens zullen veel sneller beschikbaar moeten zijn (bijvoorbeeld een student die geheroriënteerd wordt). Er zal dus een datamodel ontwikkeld moeten worden dat een dynamische verwerking van gegevens toelaat. En dit datamodel zal binnen een vernieuwde architectuur geplaatst moeten worden om toe te laten dat dit ganse proces snel, efficiënt en met de nodige garanties op het gebied van kwaliteit verloopt. Daarnaast is er vanuit het beleid een duidelijke nood gesignaleerd aan kwaliteitsvolle beleidsondersteunende informatie. Enerzijds bestaat deze uit de wens om te beschikken over de nodige tools om de effecten van het huidige beleid te kunnen evalueren. Anderzijds zou het mogelijk moeten zijn om elementen aan te leveren om antwoorden te kunnen formuleren op diverse beleidsmatige vragen. Hoewel we hieronder zullen zien dat de nieuwe toepassingen geenszins de bedoeling hebben de autonome processen van de onderwijsinstellingen over te nemen, bevatten ze wel kansen om processen te optimaliseren. De uitwisseling van gegevens dient in die mate geïntegreerd te worden in de processen van de instellingen, zodat ze afzonderlijke bevragingen overbodig maken. Eenzelfde benadering wordt gehanteerd bij het FRIS-project van Wetenschapsbeleid. In die mate dat het registreren van de gewenste informatie deel uitmaakt van de eigenlijke processen hoeven geen aparte bevragingen, met een groter risico op fouten, meer opgezet te worden. Dit biedt ook meteen kansen voor het verhogen van de kwaliteit: in die mate dat gegarandeerd en geauditeerd kan worden dat de processen kwaliteitsvol verlopen, dienen minder inspanningen te gebeuren om de correctheid van de gegevens te controleren en te valideren.

3 Eindrapport Strategische Werkgroep: databank hoger onderwijs 3/14 III. Inhoudelijke beschrijving 1. onderliggende principes Voordat er in het detail getreden wordt over datastructuur en functionaliteiten, wil de werkgroep enkele duidelijke principes naar voor brengen op basis waarvan de scope, de inhoud en de functionaliteiten van deze databank bepaald zullen worden. Een belangrijk principe waar alle actoren het meteen over eens waren, is dat in het nieuwe concept de student centraal moet staan. De student moet zich kunnen bewegen in de Vlaamse onderwijsruimte en een centrale databank moet dit faciliteren. Dit principe volgt zowel uit het nieuwe financieringsconcept als uit eerdere concepten rond het faciliteren en aanmoedigen van het levenslang leren. Het is dan ook duidelijk dat de student eigenaar is van zijn persoonlijke gegevens die in de databank opgeslagen worden. Het is aan de student om derden toegang te verlenen tot zijn persoonlijke gegevens, door zich te identificeren bij een instelling (via rijksregisternummer of E-ID), met het oog op een inschrijving. In deze zin is de stelling dat de overheid moet registreren wat decretaal noodzakelijk is echt wel het absolute minimum. De overheid moet eerder alles registreren en centraal beheren wat automatisch meeneembaar is door de student over instellingen en inschrijvingen heen. En in deze zin zal een centrale databank de inschrijving van studenten aan instellingen faciliteren. Dit uitgangspunt biedt een goede leidraad voor het bepalen van de breedte van de data die we wensen te vatten in een databank. Een volgende opdracht is dan ook de principes bepalen die ons moeten helpen om de diepte te bepalen van de gegevens die geregistreerd zullen worden. De werkgroep kwam tot de consensus dat een centrale databank de nodige input moet kunnen leveren voor het onderwijsproces en de resultaten hiervan zal registreren. De instellingen blijven wel eigenaar en beheerder van het proces zelf. De overheid kan dit proces faciliteren. Hierdoor wordt het gevaar vermeden dat een informatietechnische toepassing bepalend zou zijn voor de organisatie van het onderwijsproces. Dit blijft immers onverkort de autonomie van elke individuele instelling. In het verlengde hiervan willen we stellen dat het niet de bedoeling is dat strategische gegevens over instellingen vrijgegeven worden. Het kan bijvoorbeeld niet de bedoeling zijn dat een instelling zicht krijgt op wie er allemaal ingeschreven is in een bepaalde opleiding van een andere instelling (dit kan ook niet vanuit het oogpunt van de privacy van de student). Het is echter wel de bedoeling dat er transparant gerapporteerd wordt over de samenstelling en de berekening van de financiering. Daarom zullen de data die het financieringsmodel voeden, geaggregeerd worden op opleidingsniveau en vrijgegeven worden op het ogenblik dat de financiering berekend wordt. Deze geaggregeerde gegevens moeten niet meer als strategisch beschouwd worden. De strategische overwegingen die een instelling nog zou hebben bij deze gegevens, wegen in elk geval niet op tegen de wens en de noodzaak tot transparantie. Daarnaast moet bepaald worden welke criteria er gehanteerd zullen worden om uit te maken van welke instellingen er gegevens geregistreerd moeten worden. Als we financiering als criterium nemen gaat het minstens om de hogescholen en de universiteiten. Wat alle

4 Eindrapport Strategische Werkgroep: databank hoger onderwijs 4/14 instellingen en opleidingen betreft, is het evident dat de overheid alles wat gefinancierd wordt, of waarvoor een student leerkrediet voor moet inzetten, zal moeten registreren. De protestantse faculteit voor godgeleerdheid te Brussel en de protestantse faculteit van Heverlee, die basisopleidingen aanbieden, zullen moeten aansluiten bij de centrale databank aangezien, de logica van de beleidsnota van de minister volgende, het leerkrediet van toepassing is op de studenten van deze instellingen. Daarnaast zijn er een aantal universitaire instituten die gefinancierd worden op basis van het universiteitendecreet. Het gaat hier echter om voortgezette opleiding waarop het leerkrediet niet van toepassing is. In de mate dat deze instituten vandaag al gegevens leveren, is het wenselijk dat dit ook in de toekomst behouden blijft en aangepast wordt aan het nieuwe datamodel. Waar mogelijk en nodig kan gezocht worden naar samenwerking tussen instellingen. Een ander criterium is het registreren van alle output van het onderwijs. Resultaten kunnen immers later leiden tot nieuwe vrijstellingen, wanneer iemand herintreedt of naar een andere instelling gaat. In deze zal de overheid zich echter pragmatisch moeten opstellen. Alle data met betrekking tot de opleidingen van de ambtshalve geregistreerde instellingen, die we vandaag ook al registreren, moet in de toekomst geregistreerd blijven. Vanuit ervaringen in de praktijk wil de werkgroep er wel op wijzen dat de haalbaarheid van dit project goed bewaakt zal moeten worden. Het voorgestelde project is ambitieus en uitdagend, maar er moet over gewaakt worden dat de complexiteit de opvolgbaarheid en beheersbaarheid niet in het gedrang brengen. Dit project zal een belangrijke investering betekenen, en zal met de nodige deskundigheid opgevolgd en beheerd moeten worden, zowel aan de kant van de overheid als aan de kant van de instellingen. Er is dan ook een expliciet pleidooi om erover te waken dat de te leveren inspanning een effectieve meerwaarde moeten bieden. 2. Functionaliteiten Vooraleer er een datamodel uitgewerkt kan worden, is het belangrijk om een duidelijk zicht te krijgen van de functionaliteiten die de de gebruikers in de toekomst wensen. Deze functionaliteiten zullen ook mee bepalen welke architectuur er nodig zal zijn om dit te realiseren. De functionaliteiten die voorgesteld worden gaan in sommige gevallen vrij ver. Een eerste vereiste voor de architectuur is dan ook dat deze de nodige flexibiliteit en uitbreidbaarheid biedt. Dit moet de overheid toelaten om, in samenspraak met de instellingen, deze functionaliteiten gradueel op te bouwen. De werkgroep doet een voorstel van functionaliteiten die zeker gerealiseerd zouden moeten worden en zaken die ze op termijn graag gerealiseerd zou zien. De prioriteiten worden in grote mate gestuurd door de uitvoering van het financieringsdecreet. De primaire, aan te sturen processen zijn de financiering van de instellingen, en het beheer van de volledige studentenportfolio, inclusief leerkrediet. Andere processen die nu reeds ondersteund worden, en die ook in de toekomst zullen blijven ondersteund worden zijn de toekenning van studiefinanciering en kinderbijslag aan studenten. Ook andere functionaliteiten die met de databank verbonden zijn, kunnen worden geoperationaliseerd. Tenslotte worden kort enkele elementen aangestipt die tijdens de besprekingen naar voor zijn gekomen, maar waarrond er een consensus ontstaan is dat deze niet gerealiseerd dienen te worden.

5 Eindrapport Strategische Werkgroep: databank hoger onderwijs 5/14 Functionaliteit 1: ondersteuning uitvoering regelgeving Het nieuwe financieringssysteem was de voornaamste drijfveer om na te gaan denken over een nieuw concept voor de databank. Het spreekt dan ook voor zich dat deze databank dienstig zal moeten zijn om de toekomstige regelgeving rond de financiering en het leerkrediet te implementeren. Een ander belangrijk element zijn de berekening van de studietoelagen. Ook deze toepassingen maken vandaag al gebruik van gegevens uit DTO. Dit proces moet ook in de toekomst verder ondersteund kunnen worden. De werkgroep merkt wel op dat de huidige manier van toekennen van studietoelagen, op basis van oude en nieuwe studiepunten, voor een aanzienlijke administratieve belasting zorgt. Ook stelt men dat geen enkele instelling de kwaliteit van deze gegevens kan garanderen. Er is dan ook een sterk pleidooi om dit gegeven aan te passen aan een andere manier om pedagogische vooruitgang te meten. (vb.:leerkrediet, minimum aantal verworven credits per opleiding, ) De instellingen zijn unaniem vragende partij om dit probleem te bekijken en bij voorkeur een oplossing te formuleren vanuit en/of parallel aan de ontwikkeling van deze nieuwe databank. Ook voor de berekening van de kinderbijslag zullen gegevens gebruikt worden. Fasering: uitvoering kunnen geven aan de nieuwe financiering en het leerkrediet moet de eerste prioriteit zijn van dit project. Functionaliteit 2: Studentenportfolio Vanuit de werkgroep is er unaniem vraag naar het bijhouden van een studentenportfolio. Voor de instellingen is het immers relevant dat zij de studiehistoriek van een student die zich inschrijft kunnen raadplegen. Maar ook voor de student zelf zou dit een zeer bruikbare tool zijn om zich te bewegen in de Vlaamse onderwijsruimte. De studentenportfolio kan geïntegreerd worden in een portaal, waarin ook andere aspecten die de studenten aanbelangen, toegankelijk kunnen gemaakt worden, zoals bv. de status van een aanvraag om studiefinanciering. In de loop van de totstandkoming van het decreet en het project zullen er gelegenheden zijn waarbij de studenten zelf ook hun idee over de portfolio zullen kunnen inbrengen. Een overzicht van de soorten informatie die een student (en/of de instelling waar deze student zich inschrijft) ter beschikking zou kunnen hebben in een dergelijk portfolio: Mijn leerkrediet Deze rubriek zou een historisch overzicht bieden van de inschrijvingen, de behaalde resultaten en het saldo van het leerkrediet. Dit zou er in feite uitzien als een bankrekening waarbij we in een eerste kolom de beschrijving van de transactie zien en in een tweede kolom de aanrekening op het leerkrediet, met onderaan een saldo. Eventueel zou het dan ook mogelijk kunnen zijn om via de transacties door te klikken om gedetailleerdere informatie op te vragen, in de mate dat deze in de databank aanwezig is. Studenten moeten deze informatie te allen tijde kunnen consulteren. Maar ook de instelling waar een student zich komt inschrijven zou toegang moeten krijgen.

6 Eindrapport Strategische Werkgroep: databank hoger onderwijs 6/14 Om het leerkrediet volledig transparant te maken voor de student zal het nodig zijn alle opleidingsonderdelen waarvoor deze zich inschrijft, te registreren, samen met het aantal studiepunten dat hij of zij hiervoor moet opnemen in het leerkrediet. Ook wijzigingen hiervan moeten uiteraard geregistreerd worden. Mijn resultaten Hier zou een student een overzicht kunnen krijgen van zijn of haar credits, gekoppeld aan de ects fiche. Ook de behaalde diploma s, waaronder ook doctoraatsdiploma s, zouden hier geregistreerd worden. Vlaamse studenten die deelnemen aan uitwisselingsprojecten (Erasmus) kunnen hier ook worden gevat, aangezien ze de credits die betrekking hebben op de uitwisseling krijgen van hun eigen instelling. Mijn vrijstellingen Onder deze rubriek moet een student een zicht kunnen krijgen op de opleidingsonderdelen waarvoor hij of zij geen credit verworven heeft, maar waarvoor een instelling vrijstelling heeft verleend in het kader van een bepaald diplomacontract. Vrijstellingen die door een instelling verleend worden op basis van EVK of EVC zullen ook hier geregistreerd worden door de betreffende instelling. Op basis van de huidige teksten rond het financieringsdecreet zullen we ook een zicht moeten krijgen op gedelibereerde studiepunten. Aangezien dit dus in de databank aanwezig zal zijn, lijkt het logisch dat dit ook hier voor de student ontsloten wordt. Mijn bewijzen van bekwaamheid In de mate dat een student dergelijke procedures doorloopt, zullen de bekwaamheidsbewijzen ook geregistreerd moeten worden door de instelling die ze afleveren. Dit deel zou zich kunnen beperken tot het archiveren van de relevante documenten uit de procedure en het uiteindelijke verslag. Fasering: het ontsluiten van het leerkrediet naar de student is van primair belang. De verdere uitbouw van het studentenportfolio kan in een latere fase gerealiseerd worden. Functionaliteit 3: ondersteuning inschrijvingen De toekomstige databank hoger onderwijs zou in staat moeten zijn om de lokale administratieve systemen van de hogescholen en universiteiten te ondersteunen. Het portfolio is hier een goed voorbeeld van: het beschikbaar stellen van gegevens in verband met het studieverleden van hun studenten. Maar ook andere persoonsgebonden gegevens zouden aangeleverd kunnen worden, in de mate dat hiermee de privacy van een student niet geschonden wordt. De manier waarop deze functionaliteit geïmplementeerd zal worden moet er toe leiden dat de planlast voor de instellingen effectief vermindert. Het systeem moet bepaalde bevragingen overbodig maken. En de centrale databank moet een authentiek depot zijn voor die gegevens die de instellingen aanleveren. Eventueel kan gedacht worden aan het aanbieden van een archiveringsfunctionaliteit voor de instellingen.

7 Eindrapport Strategische Werkgroep: databank hoger onderwijs 7/14 Fasering: de ondersteuning van de inschrijving is een functionaliteit die in de eerste fase van het project aangepakt moet worden, gelet op het feit dat dit een belangrijke meerwaarde zal bieden aan de instellingen. Functionaliteit 4: generieke ontsluiting/beheer van de gegevens volgens verschillende gebruikersprofielen Het zal nodig zijn dat verschillende gebruikers toegang krijgen tot de gegevens op deze databank. We begrijpen hieronder niet de student die zijn portfolio zal moeten kunnen raadplegen (wordt al gevat onder functionaliteit 2). Ook de instellingen moeten toegang krijgen tot deze gegevens om studenten te kunnen inschrijven en te helpen oriënteren (ook al deels gevat onder functionaliteit 3), maar ook om geaggregeerde gegevens te raadplegen. Binnen de overheid zullen er verschillende gebruikers te definiëren zijn: het agentschap hoger onderwijs en volwassenenonderwijs, dat belast is met het beheer van deze data, het departement dat beleidsondersteunende rapportering wenst, de regeringscommissarissen, die ingeschakeld zullen worden om de kwaliteit van de data te garanderen, Fasering: deze functionaliteit (of eigenlijk groep van functionaliteiten) moeten in een latere fase uitgewerkt worden. Functionaliteit 5: Rapportering en datawarehouse Op basis van de gegevens in deze databank moet het mogelijk zijn om een brede waaier aan rapportering uit te bouwen. Deze rapportering zal anders zijn voor verschillende gebruikers en voor een groot stuk aansluiten bij wat we hierboven voorgesteld hebben. In de eerste plaats denken we hier aan de mogelijkheid om een aantal datacubes te voorzien die ontsloten zullen worden rond verschillende dimensies en voor verschillende actoren. Daarnaast zal er ook voor bepaalde zaken een specifieke rapportering voorzien moeten worden. De samenstelling van de financiering is zo n voorbeeld van specifieke rapportering. Een van de doelstellingen is transparantie met betrekking tot de toekenning van de middelen. Dit betekent dat de overheid duidelijk zal moeten kunnen rapporteren over de berekeningswijze van de werkingsmiddelen. Ook de overheid zelf is vragende partij om een aantal zaken beter te kunnen opvolgen. Hierbij wordt gedacht aan de monitoring van de effecten van het beleid: hoe evolueert de gemiddelde studieduur, slaagcijfers, drop-out, Hierbij komt het er op aan dat er vanuit het beleid duidelijk geformuleerd wordt rond welke gegevens men rapportering wil zien. Ook naar de burger toe zou het goed zijn dat een aantal belangrijke gegevens op macroniveau openbaar gemaakt worden. De databank zou de nodige elementen moeten kunnen leveren voor een rapport hoger onderwijs Ook de elementen die de overheid vandaag opvraagt in een jaarverslag zouden voor een deel opgevangen moeten worden door deze databank. Het jaarverslag van de instellingen zou dit als insteek kunnen gebruiken, waardoor veel van het kwantitatief werk vermeden kan worden.

8 Eindrapport Strategische Werkgroep: databank hoger onderwijs 8/14 Tenslotte kunnen we ons inbeelden dat voor de visitatie en accreditatie deze databank ook heel wat relevante informatie bevat. De vraag is of deze informatie rechtstreeks aan hen ontsloten moet worden, dan wel via de instellingen aangeboden moet worden. Deze specifieke rapporten volstaan echter niet om alle beleidsmatige noden te ondersteunen. Daarom moet een breder datawarehouse opgezet worden van waaruit alle nodige informatie op een kwaliteitsvolle en efficiënte manier aangeleverd kan worden. Een belangrijke beperking die de werkgroep wenst op te leggen is dat de instellingen bij de start enkel die gegevens wensen te registeren die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de primaire processen. Alle bijkomende noden aan informatie moeten maximaal opgelost worden vanuit de kruispuntfunctie van de centrale databank en via het rijksregisternummer van de student. Fasering: vooraleer er hieraan op systeemniveau gewerkt kan worden, moet er een databank bestaan die over voldoende gegevens beschikt. Logischerwijs is de uitbouw van een datawarahouse met de nodige rapporteringstools dan ook voor een latere fase. Zodra de financiering berekend zal worden op basis van deze nieuwe databank, moet er echter ook de nodige transparantie hierover aangeboden kunnen worden. Functionaliteit 6: Attesteringen van resultaten Als we het principe van de studentenportfolio kunnen realiseren, zou het in principe ook mogelijk moeten zijn om de student de mogelijkheid te geven om attesten op te vragen en af te drukken. De vraag is wel: hoe ver moeten we hier in gaan? Uiteindelijk zijn het de instellingen die diploma s en creditattesten uitreiken. De centrale databank kan wel de info aan de student aanbieden en de instellingen hierin ondersteunen, maar uiteindelijk moet het duidelijk zijn dat deze informatie enkel rechtsgeldig is, indien officieel door een instelling afgeleverd. Elke afdruk van attesten die vanuit deze databank gebeurt zal daarom gepaard gaan met een soort disclaimer: In de centrale databank van het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming is geregistreerd dat Fasering: dit is een project dat in een latere fase uitgerold kan worden. Functionaliteit 7: ondersteuning van diverse aanvragen (declaratiesysteem) Er zijn vanuit een centraal systeem drie mogelijke benaderingen tot declaratie. Enerzijds zouden we het systeem zelf alle relevantie informatie kunnen laten doorsturen, bijvoorbeeld voor het aanvragen van een studiebeurs of een abonnement van de Lijn. Een tweede mogelijkheid is dat, via webservices, de instellingen bij de inschrijving van de student de mogelijkheid krijgen om declaratie te doen, al dan niet op vraag van de student. Concreet zou dit betekenen dat de eerste aanvraag voor een studiebeurs bij de inschrijving gebeurt of dat er geen attesten voor het openbaar vervoer afgedrukt moeten worden, maar dat de nodige info, indien gewenst, automatisch naar de bevoegde instantie doorgestuurd wordt. Een laatste optie is via het portfolio. Op basis van de gegevens in de databank kan nagegaan worden op wat een student mogelijk allemaal recht heeft. Deze rechten zouden zich kunnen vertalen in functieknoppen in het portfolio via welke de student zelf een bepaald recht kan aanvragen. De kinderbijslag is een voorbeeld hiervan. Nu al loopt er een project om de

9 Eindrapport Strategische Werkgroep: databank hoger onderwijs 9/14 studieattesten vanaf rechtstreeks aan de kinderbijslagfondsen te bezorgen, zonder tussenkomst van student of instelling. We gaan er wel vanuit dat we geen bijkomende gegevens gaan registreren met het oog op noden van derden. De informatie uit de centrale databank kan beschikbaar gesteld worden, zoals ze zich in de databank bevindt. Wel blijft de vraag in welke mate er behoefte is aan centrale data over bepaalde studentenkenmerken, voornamelijk rond gelijkekansen- en doelgroepenbeleid, en socio-economische gegevens. Het datamodel moet technisch toegerust zijn om extra studentenkenmerken te kunnen bevatten, maar in de mate van het mogelijke dienen deze geput te worden uit bestaande gegevensbronnen, ten einde de objectiviteit te verhogen. Fasering: dit is een project dat in een latere fase uitgerold kan worden. Functionaliteit 8: bron voor Hoger Onderwijs Register De instellingen zijn van mening dat parallelle gegevensstromen absoluut vermeden moeten worden. De data die de instellingen over hun opleidingen moeten bezorgen aan de centrale databank spoort grotendeels met wat zij ook aan het NVAO moeten bezorgen voor het hoger onderwijsregister. Het HOR zou in de toekomst geïntegreerd deel uit moeten maken van de diensten die de centrale databank aanbiedt. Wel moet er over gewaakt worden dat het NVAO de nodige toegang heeft tot alle relevante data in de centrale databank om haar kerntaak uit te kunnen voeren: het accrediteren van opleidingen. Er zou dan ook overwogen moeten worden om voor de NVAO een functionaliteit uit te bouwen die hen toelaat de accreditatiestatus van de opleidingen in de centrale databank te beheren. Fasering: hoewel dit strikt genomen geen effect heeft op de uitvoering van de primaire processen, zijn de instellingen wel vragende partij om parallelle leveringen van gegevens zo snel mogelijk af te schaffen. Functionaliteiten die we niet wensen te realiseren Hoewel een minderheid van de instellingen zich de vraag stelt of er, op termijn, geen centraal studentenadministratiesysteem uitgebouwd kan worden, waardoor er ook een studiegids Vlaanderen aangemaakt zou kunnen worden, is de overgrote meerderheid binnen de werkgroep er van overtuigd dat dit een stap te ver is. De ervaring van de instellingen leert dat het beheer van inschrijvingen in een flexibel onderwijslandschap een danig complexe bezigheid geworden is, dat het deze complexiteit op een hoger niveau doorschuiven onhaalbaar is. Hierdoor zouden we overigens het proces zelf gaan registreren en beheren, niet enkel nog de input en de resultaten. Ook is het niet de bedoeling dat er een personeelsdatabank uitgebouwd wordt. 3. architectuur Als IT-oplossing stellen we een SOA-gebaseerde architectuur voor. Service Oriented Architecture (SOA) een architectuur gebaseerd op diensten - is een concept dat wendbaarheid ( agility ) belooft te brengen in zowel de business als IT.

10 Eindrapport Strategische Werkgroep: databank hoger onderwijs 10/14 Diensten (services) zijn een manier om werk te structureren. Een dienst is een functie waar een klant behoefte aan heeft, maw een dienst is een vertaling naar het standpunt van de klant van de ondersteuning die een leverancier kan bieden. Gecompliceerde diensten kunnen verwezenlijkt worden door het combineren van eenvoudige diensten. Diensten worden beschreven dmv een contract waarin beschreven staat wat er zal gedaan worden, niet hoe het zal gedaan worden. SOA laat toe om autonome diensten, ook vanuit bestaande toepassingen, als los gekoppelde componenten samen te stellen. Nieuwe toepassingen kunnen snel gebouwd worden door het combineren / benutten van dergelijke componenten. Deze componenten worden onafhankelijk van leveranciers, technologieën en platformen ter beschikking gesteld. SOA op zich is niet gebonden aan een specifieke technologie. Een mogelijke vorm om een dergelijke architectuur te realiseren zijn Web Services. Omtrent de te gebruiken protocollen en standaarden voor Web Services is ondertussen al heel wat werk verricht door allerlei internationale organisaties (de belangrijkste zijn W3C en Oasis). De belangrijkste standaarden hierbij zijn:: XML (Extensible Markup Language) HTTP (Hypertext Transfer Protocol) SOAP (Simple Object Access Protocol) WSDL (Web Services Definition Language) UDDI (Universal Description, Discovery and Integration) Binnen een SOA-architectuur hebben we 3 mogelijke rollen. Service Registry Service Consumer Service Provider Service Provider Levert de dienst aan en het platform waarop de dienst gehost is. De Vlaamse overheid vervult de rol van service provider. Vb. van een dienst: Geef de adresgegevens voor student met rijksregisternummer xxx. Service Consumer De toepassing die gebruikt maakt van de aangeboden diensten Vb: de software die de instellingen gebruiken voor het beheer van hun studentenadministratie. Ook toepassingen binnen het beleidsdomein Onderwijs & Vorming kunnen deze rol vervullen. Service Registry Service providers publiceren hier hun diensten. Service Consumers kunnen hier de vereiste diensten terugvinden. Dit is een optionele rol. Een Service Registry is strikt genomen niet noodzakelijk, maar is in het kader van beheersbaarheid wel wenselijk voor de Vlaamse overheid.

11 Eindrapport Strategische Werkgroep: databank hoger onderwijs 11/14 De voordelen van SOA / Web Services tov andere oplossingen betreffen vooral: Integratie Het wordt mogelijk om verschillende platformen ongeacht hun onderliggende technologie met elkaar te laten communiceren. Flexibiliteit Toevoegen, wijzigen van diensten kan met een minimum aan impact voor de gebruiker van deze diensten. Standaarden De te gebruiken standaarden / protocollen worden vastgelegd door internationale organisaties. Duurzaamheid en hergebruik Het afnemen / gebruik van een dienst door een service consumer is onafhankelijk van de onderliggende implementatie van de aangeboden dienst door de service provider. De huidige manier van werken gebaseerd op stapelverwerking, die bovendien meestal s nachts loopt, zal vervangen worden door een verwerking waarbij individuele transacties meteen, in (near) real time, verwerkt worden. IV. Afhankelijkheden en risico s 1. De technologische kaap De strategische werkgroep wil met dit voorstel geen hypotheek leggen op de toekomst. Het voorstel dat gedaan wordt inzake technologie moet dit verzekeren. Het voorstel is zeker haalbaar, maar wel ambitieus. En het zal nodig zijn dat alle partners mee in het systeem kunnen stappen. Zowel de overheid als de instellingen zullen de nodige investeringen moeten doen in hun systemen. De werkgroep neemt dit engagement voor de verschillende associaties. De overheid neemt dit engagement ook voor haar kant van het verhaal. 2. De menselijke kaap Voor de uitvoering van dit project zal de nodige deskundige ondersteuning nodig zijn, zowel bij de instellingen als bij de overheid. Daarenboven zal de overheid de nodige ondersteuning moeten aanbieden aan de instellingen om dit proces te begeleiden. De voorgestelde architectuur houdt immers in dat de bedrijfsprocessen van de overheid en de instellingen op elkaar kunnen inspelen. De belangrijkste drijver hiervoor ligt bij de overheid die het onderwijsproces van de instellingen gaat ondersteunen en de resultaten gaat registreren. Deze afstemming dient te gebeuren vanuit de overheid. 3. De psychologische kaap Als dit project gerealiseerd wordt, zal de overheid op een gans andere manier met de instellingen gaan samenwerken rond dataverzameling en beheer. Onder punt 2 werd al aangestipt dat het afstemmen van de bedrijfsprocessen noodzakelijk zal zijn. Gelet op het feit dat dit een project is dat in verschillende fasen gerealiseerd zal worden, zal het noodzakelijk zijn dat deze afstemming blijft gebeuren.

12 Eindrapport Strategische Werkgroep: databank hoger onderwijs 12/14 De strategische werkgroep is een goed forum gebleken om tussen de overheid en de instellingen tot een consensus te komen over dit project. Het lijkt dan ook evident te zijn dat deze uitgroeit tot een meer permanent overlegorgaan dat de uitvoering van het verdere project begeleidt. In ieder geval zal daarbij continu gecommuniceerd worden met de associaties en de instellingen, zodanig dat alle partners aansluiting kunnen blijven vinden. 4. De juridische kaap Om de timing van het project en de transparantie van de gegevens waar te maken dient het decreet financiering duidelijke definities voorop te stellen voor de gehanteerde begrippen, principes en regels. Het gaat hier o.a. over het begrip deelvrijstellingen, de regels rond heroriëntering, de bonus voor gezamenlijke opleidingen, of de studentenkenmerken waaronder de omschrijving van wat een beursstudent is. De associaties en instellingen zijn uitgenodigd onduidelijkheden aangaande definities te signaleren. 5. Het tijdskader Het realiseren van het voorliggende project houdt ook een dwingend tijdselement in voor het uitwisselen van gegevens. Voor de correcte berekening van het leerkrediet is het noodzakelijk van tijdig, op een kwalitatieve manier en volledige gegevens te verwerken. De workflow zal zowel voor instellingen, als de overheid kunnen verbeteren. De afspraak dat gegevens tijdig, kwalitatief en volledig uitgewisseld zullen worden, maakt deel uit van het voorliggende engagement. Dit zal één van de kritische succesfactoren van de realisatie zijn. 6. Conclusie Het is nodig dat er een engagement van de associaties, de instellingen en de overheid is om dit gehele project te realiseren. Het goedkeuren van dit eindverslag door de strategische werkgroep houdt dit engagement in. V. Programmaoverzicht en timing 1. Fasering van het programma Bij het opstellen van de fasering van het programma zijn volgende veronderstellingen gemaakt: Goedkeuring decreet December 07 Toepassing leerkrediet Vanaf academiejaar 08/09 Registreren van de gegevens voor de nieuwe Vanaf academiejaar 08/09 financiering Berekening financiering op basis nieuwe Vanaf 2011 gegevens De fasering wordt dan: Datum AHOVO Universiteiten en hogescholen

13 Eindrapport Strategische Werkgroep: databank hoger onderwijs 13/14 1/2/8 F1: Publicatie van de specificaties van de webservices m.b.t. de het inschrijven van studenten 1/7/8 F1: ondersteuning uitvoering regelgeving: nieuwe databank is beschikbaar en leerkrediet wordt bijgehouden F1: bestaande functionaliteiten m.b.t. studiefinanciering en kindergeld blijven actief F3: ondersteuning van de inschrijvingen via webservices en de nieuwe databank. F1: publicatie van de specificaties van de webservices m.b.t. het registeren van de resultaten 1/1/9 F5: deel 1: basisrapportering F2: het studentenportfolio is bereikbaar via internet F4 : generieke ontsluiting (vb. toegang voor associaties, ) 1/7/9 F6: attestering van resultaten 1/2/10 F1: ondersteuning uitvoering berekening financiering. Later F5 : datawarehouse F8: bron voor HOR F7: declaratiesysteem F3: Webservices voor inschrijvingen zijn operationeel en ingebouwd in de bedrijfsprocessen van de universiteiten en hogescholen. F1: Webservices om resultaten te registreren zijn operationeel en ingebouwd in de bedrijfsprocessen van de universiteiten en hogescholen. De timing zal, zodra mogelijk, aangevuld worden met de budgettaire impact. Ruim voor 1 februari 2008 moet duidelijk zijn welke resources instellingen en overheid nodig hebben. VI. Slot Verleenden hun medewerking aan de totstandkoming van dit rapport: Voor de associatie Antwerpen: Eric Verhulst en Eric Mathieu; voor de associatie Brussel: Els Robbrecht en Ann Langenakens; voor de associatie Gent: Piet Ruyssinck en Danny Audenaert; voor de associatie Leuven: Ludo Melis en Maurice Vaes; voor de associatie Limburg: Marleen Jehaes en Rudi Draye/Maarten Casteleyn; als experten op systeemniveau: Koenraad Debackere en Geert De Soete voor de minister van Werk, Onderwijs en Vorming: Dirk Van Damme en Tom Dekeyzer;

14 Eindrapport Strategische Werkgroep: databank hoger onderwijs 14/14 voor het departement Onderwijs: Ludy Van Buyten (voorzitter), Noël Vercruysse en Linda Dekock; voor het agentschap Hoger Onderwijs en Volwassenenonderwijs: Wim Leybaert, Raymonda Verdyck, Marleen Deputter, Wim De Pelsemaeker, Peter Van Poucke en Peter Parmentier; voor EDS: Jan De Puydt en Johan Bruynseels