Werkingsverslag basisopdrachten Vlaamse Karate Federatie

Transcriptie

1 Werkingsverslag basisopdrachten 2015 Vlaamse Karate Federatie

2 Basisopdracht 1 (BO1) Organiseren van competitieve sportbeoefening per provincie Strategische doelstelling BO 0 - SD 1 Tegen 2020 heeft de federatie 1 gecentraliseerd secretariaat. VKF-unistijl en VKF-multistijl blijven op regelmatige basis overleggen over de inhoud en concretisering van de eenmaking van het secretariaat. Er werd een nieuw ledenprogramma opgestart, dat door beide secretariaten wordt gebruikt. Het is belangrijk om de eigenheid van beide vleugels te respecteren, en toch te streven naar samenwerking. Er is hierover nog geen consensus gevonden. Het ledenprogramma lijkt een stap in de goede richting waardoor de informatie-uitwisseling zal vereenvoudigen. Operationele doelstelling BO 0 SD 1 OD 1: Tegen eind 2013 heeft de federatie een duidelijk beeld van de taakverdeling op beide secretariaten. Er werden voor deze doelstelling al stappen gezet, maar met het oog op het nieuwe decreet wordt dit voorlopig uitgesteld. Met het oog op het nieuw decreet wordt dit voorlopig uitgesteld. Operationele doelstelling BO 0 SD 1 OD 2: Tegen eind 2014 heeft de federatie een overzicht van alle werktools die op beide secretariaten gebruikt worden. Er werden voor deze doelstelling al stappen gezet, maar met het oog op het nieuwe decreet wordt dit voorlopig uitgesteld. Met het oog op het nieuw decreet wordt dit voorlopig uitgesteld. Operationele doelstelling BO 0 SD 1 OD 3: Tegen eind 2015 bestaat er een overzicht van de werktools waarmee in de toekomst verder gewerkt wordt. Het overzicht met de werktools, bekomen in 2014, werd verder geëvalueerd. De hernieuwing van het ledenprogramma werd hierbij naar voor geschoven als het meest dringende. 2

3 In 2015 werd van start gegaan met de hernieuwing van het ledenprogramma. Er werd een nieuw ledenprogramma opgestart. Operationele doelstelling BO 0 SD 1 OD 4: Tegen eind 2016 beschikt de federatie over een uitgeschreven verenigingsplan voor de secretariaten. Er werden voor deze doelstelling al stappen gezet, maar met het oog op het nieuwe decreet wordt dit voorlopig uitgesteld. Met het oog op het nieuw decreet wordt dit voorlopig uitgesteld. Strategische doelstelling BO 0 - SD 2 Tegen 2016 is het aantal unistijl vrijwilligers in de federatie toegenomen. Eerst en vooral moesten we goed aflijnen wat en wie de vrijwilligers zijn in onze federatie. Al vlug bleek dat er in de federatie een tekort is en was aan officials. Het project van de VSF "project officials" kwam dan ook als geroepen. We hebben ons toegespitst op de officials. We lijnden hiervoor volgende functies af: Scheidsrechters en markeerders. Aantal officials Scheidsrechters Ippon Markeerders Totaal officials Bij de ippon scheidsrechters (onze doelgroep) zien we dat het aantal scheidsrechters stabiel blijft. Er werd in 2015 geen examen afgenomen voor nieuwe scheidsrechters. De persoon die afgevallen is, had het te druk met privé activiteiten waardoor hij de functie van scheidsrechter 3

4 niet langer kon uitvoeren. Op dit moment zijn er ook 8 kandidaat scheidsrechters die, als ze in 2016 slagen voor het examen, scheidsrechter kunnen worden. Er zijn in nieuwe kandidaat scheidsrechters gerekruteerd. Dit is zeer hoopvol naar de toekomst toe. We moeten er wel opletten dat we tijdig examen afnemen zodat ze kunnen doorgroeien tot scheidsrechter. In 2016 wordt hier zeker werk van gemaakt. Operationele doelstelling BO 0 SD 2 OD 1: Tegen eind 2014 beschikt de federatie over een uitgeschreven unistijl vrijwilligersbeleid. In 2015 werd werk gemaakt van een beleid rond officials. Het traject rond officials en de week van de official hebben hier zeker bij geholpen. In het beleid staat als eerste werkpunt om onze bestaande scheidsrechters meer in de bloemetjes te zetten voor al het werk dat ze doen voor de federatie. Dit werd ook al in uitvoering gebracht, aan de hand van een herhaaldelijke voorstelling op onze activiteiten en het geven van kleine incentives. Verdere aandachtpunten in het beleid zijn in de eerste plaats het rekruteren van nieuwe officials omdat we merkten dat de scheidsrechters een zeer druk bezette agenda hebben met alle wedstrijden. We zochten naar een manier om de procedure duidelijker en transparanter te maken voor mensen die interesse hebben om scheidsrechter te worden, zodat ze gemakkelijker hun weg vinden. Hiervoor hebben we enkele acties opgelijst: Op de website een pagina aanmaken word scheidsrechter waarop een duidelijke procedure zal staan om nieuwe scheidsrechters te rekruteren. Jaarlijks organiseren van een theoretisch examen arbitrage. Dit wordt heel duidelijk gecommuniceerd naar alle clubs. Via de facebookpagina scheidsrechters in de aandacht brengen. Terug deelnemen aan de week van de official. Het project officials heeft ons geholpen om het beleid en het actieplan rond officials op poten te zetten. We gebruikten een aantal good practices van andere federaties en bedachten hoe we die konden vertalen naar karate. De uitwerking kwam er in samenwerking met de verantwoordelijke arbitrage en natuurlijk door enkele tips van de scheidsrechters zelf. Het beleidsplan rond officials staat nog in zijn kinderschoenen. We zullen het trachten zo goed mogelijk uit te voeren met tussentijdse evaluaties en bijsturingen, maar we hebben er goed oog in dat dit zijn vruchten zal afwerpen. 4

5 Operationele doelstelling BO 0 SD 2 OD 2: Vanaf wordt het vrijwilligersbeleid voor 100% geïmplementeerd in de federatie. In 2015 werd hard gewerkt aan het vrijwilligersbeleid rond officials. Een aantal acties werden reeds geïmplementeerd. Tijdens het Vlaams JKA kampioenschap vanaf kadetten dat plaatsvond op 04/10/2015 te Kortrijk kregen de scheidsrechters een kleine incentive en een groot applaus van de toeschouwers. Op het einde van het jaar kregen alle scheidsrechters een agenda! De scheidsrechters reageerden heel erg positief op deze kleine incentives. De karateka s zelf reageerden ook erg positief op deze actie. Dat merkten we aan de reacties en het aantal likes op onze facebookpagina. Naar volgend jaar toe zullen nog meer acties geïmplementeerd worden. Strategische doelstelling BO 1 - SD 1 Tegen 2016 wordt gestreefd naar het behoud van een kwalitatieve wedstrijdorganisatie. Al van bij het begin van de beleidsperiode werden verschillende documenten opgestart om de kwaliteit van de wedstrijdorganisatie te verbeteren: draaiboek en evaluatieinstrument. Door het gebruik van deze documenten wensen we de wedstrijdorganisatie te standaardiseren. Clubs weten beter, en ook meer op voorhand, waar ze aan toe zijn en wat er van hen verwacht wordt. Door deze procedures stijgt het niveau van de wedstrijdorganisatie. 5

6 Operationele doelstelling BO 1 SD 1 OD 1: Tegen eind 2014 wordt het wedstrijddraaiboek door 80% van de wedstrijdorganisatoren gebruikt (voor zowel kata als ippon en shobu kumite). Het draaiboek wordt verder afgewerkt en verbeterd. Het wedstrijddraaiboek staat op de website en kan door iedereen ingekeken en gedownload worden. De clubs die een wedstrijd inrichten kunnen op het secretariaat ook een wedstrijdmap verkrijgen. We merken dat ongeveer de helft van de organisatoren daar gebruik van maakt. Bij iedere wedstrijd wordt ook een evaluatie-instrument meegegeven met de inrichters. Het draaiboek bewijst zijn nut: organisatoren weten beter waar ze aan toe zijn door een duidelijke briefing en werkwijze. Door het vrij op de website te zetten hebben we geen zicht op wie het gebruikt. We hebben echter bewust voor deze manier van werken gekozen, om de drempel te verkleinen. Voor de inrichting van de Vlaamse, Belgische en internationale tornooien wordt het wedstrijddraaiboek voor 100% gebruikt. Bij de kleinere tornooien is dat ongeveer de helft. Bij het gebruik van de wedstrijdmap merken we dat ongeveer de helft van de organisatoren deze gebruikt. Door hier meer ruchtbaarheid aan te geven moeten we dit aantal naar omhoog krijgen. Dit kan door dit op de website, nieuwsbrief, bij clubcontacten etc te promoten. Operationele doelstelling BO 1 SD 1 OD 2: Tegen eind 2014 beschikt de federatie over voldoende wedstrijdmateriaal om de wedstrijdorganisatoren bij te staan in het organiseren van wedstrijden. Het wedstrijdmateriaal is nog steeds up-to-date. Vermits het wedstrijdmateriaal momenteel up-to-date is, is deze doelstelling bereikt. Na ieder gebruik kijken we na of de kwaliteit nog voldoet, en indien het nodig is, wordt het wedstrijdmateriaal verder aangevuld. Operationele doelstelling BO 1 SD 1 OD 3: Tegen eind 2016 beschikt de federatie over een standaard evaluatieinstrument om de kwaliteit van de wedstrijdorganisatie te meten. In 2013 werden de grote lijnen voor de opmaak van evaluatieformulier aanvaard en goedgekeurd door de raad van bestuur. Er werd vastgelegd over welke thema's men informatie wenst om dit te kunnen evalueren. In 2014 werd het evaluatie-instrument verder afgewerkt en systematisch meegegeven aan de organisatoren van de wedstrijden. 6

7 In 2015 werd het evaluatie-instrument systematisch meegegeven aan de organisatoren van wedstrijden. Vermits zij steeds op het secretariaat komen voor het ophalen van wedstrijdmateriaal, hebben we hierbij een bereik van 100%. We zien steeds dezelfde positieven en negatieve aspecten terugkeren. Dit nemen we zeker mee naar de volgende beleidsperiode. Als positief wordt ervaren: - samenwerking met de federatie (tijdige aanvraag en goedkeuring, ruchtbaarheid, budgettering, aantal deelnemers, bekendmaking resultaten) - organisatie ter plaatsen - ontvangst en catering medewerkers en scheidsrechters. - Duidelijke briefing betreffende weging, planning, procedures, Als negatieve punten wordt ervaren: - voldoende scheidsrechters (en daarmee samenhangend de dure verplaatsingskosten) - voldoende medewerkers en timekeepers - het vastleggen van een dokter is niet altijd evident. Het wedstrijdreglement laat niet toe om de wedstrijd te laten doorgaan zonder aanwezigheid van een arts. - Gebrek aan sponsors. - Weinig belangstelling VIPS (vb lokale politici) en pers. Operationele doelstelling BO 1 SD 1 OD 4: Vanaf 2014 is het aantal aanwezige scheidsrechters op de jaarlijkse bijscholing toegenomen. 80% Aanwezigheid scheidsrechters op bijscholingen 75% 70% 65% 60% 55% 66% 67% 67% 64% 60% 73% 68% 63% 60% 59,5% 59% 50% Shobu Ippon gemiddelde 7

8 We stellen een daling vast van het aantal aanwezige scheidsrechters op de bijscholingen. Er zijn een aantal vaste waarden gestopt. Dit maakt ook dat er steeds moeilijker scheidsrechters te bereiken zijn voor de wedstrijden, vermits de aanwezigheid op de bijscholing een vereiste is om te kunnen arbitreren. Strategische doelstelling BO 1 - SD 2 Gedurende de beleidsperiode vertoont het aantal podiumplaatsen op internationale wedstrijden een stijgende trend. 30 aantal podiumplaatsen aantal podiumplaats en Er is een lichte daling in het aantal podiumplaatsen. Er was 1 wedstrijd (Sittard Cup) die in 2015 niet langer gold als selectiewedstrijd. In 2014 was deze nog goed voor 6 podiumplaatsen. Dit verklaart dus allicht deze daling. Er werden geen wedstrijden extra opgenomen. Bovendien is het aantal podiumplaatsen afhankelijk van verschillende factoren zoals: - Het aantal deelnemers fluctueert waardoor het moeilijker of makkelijker wordt om een podiumplaats te behalen. - Grootte van afvaardiging (talent, budget, ) - Blessures die de deelname aan wedstrijden hypothekeren - Geluk of pech bij de loting - Scheidsrechterlijke beslissingen 8

9 Operationele doelstelling BO 1 SD 2 OD 1: Tegen eind 2016 organiseert de federatie meer specifieke trainingsmogelijkheden voor de eliteatleten. In 2015 werd er in 4 provincies extra elitetrainingen aangeboden, waaraan de elites vrijblijvend konden deelnemen. Hierbij sluiten de elites aan bij de clubtraining van de elitetraining. Op die manier kan er extra, en op een andere locatie getraind worden, waarbij er ook andere sparringpartners voorhanden zijn. Deze extra trainingen kennen een beperkt succes: - Oost-Vlaanderen (Ninove) 5 elites - Vlaams-Brabant (Leuven) 5 elites - Antwerpen (Schoten) 4 elites - Limburg (Hasselt) 6 elites In 2015 bereikten we met deze doelstelling weinig elites. Allicht door het feit dat deze trainingen niet tellen als verplichte aanwezigheid, en het reeds drukke trainingsprogramma. Anderzijds vraagt het vanuit de federatie een kleine inspanning, de trainingen gaan namelijk door tijdens de clubtrainingen, en vragen ook geen extra budget. Daarom gaan we dit zeker blijven aanbieden in Operationele doelstelling BO 1 SD 2 OD 2: Tegen 2014 organiseert de federatie jaarlijks 1 bijscholing voor trainers omtrent het thema: begeleiden van eliteatleten. In 2015 werd deze bijscholing niet aangeboden. We merken dat de deelnemers aan de bijscholing vaak dezelfde mensen zijn. Een diversiteit aan thema s is dus belangrijker dan jaarlijks het herkauwen van hetzelfde thema. Na afloop van iedere bijscholing vragen we suggesties op voor volgende onderwerpen, hiermee houden we rekening bij het vastleggen van de bijscholingen. 9

10 Operationele doelstelling BO 1 SD 2 OD 3: Tegen eind 2016 rekruteert de federatie minimum 5 nieuwe eliteatleten. aantal eliteatleten aantal elite-atleten Het scoutingsysteem, opgesteld in 2013, werd verder gebruikt en geoptimaliseerd. Het kent nu een grote bekendheid bij de trainers waardoor talentvolle personen sneller opgemerkt worden en toegelaten worden tot de elitegroep. De doelstelling is bereikt, het scoutingsysteem is goed verspreid, en de voorwaarden om opgenomen te worden in de elitegroep zijn gekend bij de clubbestuurders, trainers en karateka s. We moeten er over waken dat de kwaliteit van de trainingen behouden blijft, want hoe groter de groep, hoe meer diversiteit en uitdagingen voor de trainers. Overzicht acties 2015 en relatie met de doelstelling Opstart nieuw ledenbestand Tijdens de eerste helft van het jaar werd het nieuw ledenbestand op poten gezet. VKF-unistijl zou als testgroep gebruikt worden, om het nadien te kunnen implementeren voor alle leden van VKF. Op zaterdag 29 augustus organiseerde VKF-unistijl een infovergadering over het gebruik van het nieuwe ledenbestand voor alle secretarissen. Er werd een handleiding gemaakt die daar werd uitgedeeld op USB-stick. Het programma zelf ging online op maandag 7 september

11 Deze actie kadert in de doelstellingen rond de eenmaking van het secretariaat BO0 - SD1 en de daarbij horende operationele doelstellingen. van de acties Op de informatievergadering van 29 augustus waren 27 van de 75 clubs aanwezig. Het moment was misschien niet zo goed gekozen omdat nog niet elke club terug met het seizoen was gestart. De andere secretarissen konden de handleiding downloaden via de website. De eerste reacties waren erg positief! Dit is een dynamisch bestand dat nog heel wat groeimogelijkheden heeft. Er kunnen in de toekomst nog veel applicaties toegevoegd worden om de werking van zowel de secretarissen als het secretariaat te verlichten. In de eerste helft van 2016 zal het nieuwe ledenprogramma ook worden toegepast voor voor de leden van VKF-multistijl. Uitwerken actieplan vrijwilligers Er werd gewerkt aan het actieplan voor vrijwilligers. Zoals hierboven reeds gemeld, werd de groep vrijwilligers waarmee we werkten beperkt tot officials'. Voor de uitwerking maakten we gebruik van de good practices die we tijdens het project official van de andere federaties hoorden. We vertaalden deze naar karate en naar onze eigen mogelijkheden. Bij de opmaak van het actieplan werd ook rekening gehouden met de eerste week van de official. We maakten van dit schitterend initiatief gebruik om onze acties beter in te plannen. Vorig jaar beslisten we van aan volgende zaken te werken: Rekruteren van nieuwe scheidsrechters Respect voor scheidsrechters Behoud / verbetering van kwaliteit van de arbitrage Volgende acties werden in het beleid opgenomen 1. Respect voor scheidsrechters De scheidsrechters in de bloemetjes zetten Een incentive voor hun inzet De scheidsrechters via social media op de voorgrond plaatsen 2. Rekruteren van nieuwe scheidsrechters Op de website een pagina aanmaken word scheidsrechter. Hierop zal een duidelijke procedure tot rekrutering staan. Jaarlijks organiseren van een theoretisch examen arbitrage. Dit wordt heel duidelijk gecommuniceerd naar alle clubs. Dit kenbaar maken via alle mogelijke kanalen 3. Behoud / verbetering van kwaliteit van de arbitrage 11

12 Dit item wordt verder uitgewerkt in 2016 Deze actie kadert in de doelstellingen rond het vrijwilligersbeleid BO0 - SD2 en de daarbij horende operationele doelstellingen van de acties De actiepunten rond respect voor scheidsrechters werden reeds uitgevoerd. Zo werden de scheidsrechters in de bloemetjes gezet tijdens het Vlaams JKA kampioenschap vanaf kadetten. Een foto van dit evenement werd via de website en social media verspreid en kreeg veel goed reacties en veel likes Ook kreeg elke scheidsrechter een agenda 2016 op het einde van het jaar. We merkten dat de scheidsrechters heer zeer positief op reageerden. Wedstrijden Tornooien Joka-tornooi te Heule - 25/01/2015 Beker van Overpelt 8/03/2015 Zipangu Pro Cup te Neerpelt 15/03/15 GALatornooi te Aalter - 15/03/2015 Tomodachi Cup te Zoutleeuw 19/04/2015 Shotokan Cup te Hasselt 26/04/2015 Tornooi van Eeklo - 27/09/2015 Beker van Berlaar 11/10/2015 Dynamic Cup te Herne - 25/10/2015 Beker van Hoeselt 25/10/2015 Open G-Karate 8/11/ jeugdoefenwedstrijden in Oost Vlaanderen Provinciale kampioenschappen Provinciaal JKA kampioenschap Antwerpen te Antwerpen - 01/02/2015 Provinciaal JKA kampioenschap West Vlaanderen te Kortrijk - 15/02/2015 Provinciaal JKA kampioenschap Oost Vlaanderen te Wachtebeke - 08/02/2015 Provinciaal kampioenschap Multistijl Limburg te Lommel 26/04/2015 Provinciaal kampioenschap Multistijl Antwerpen te Geel 31/05/2015 Provinciaal kampioenschap Multistijl Oost-Vlaanderen te Oosterzele 18/10/2015 Vlaamse kampioenschappen Vlaams kampioenschap Multistijl te Schoten 31/01/2015 Vlaams kampioenschap JKA jongeren te Knokke Heist - 01/03/2015 Vlaams kampioenschap JKA senioren te Kortrijk - 04/10/2015 Belgische kampioenschappen Belgisch kampioenschap JKF Goju Kai te Balen 8/02/2015 Belgisch kampioenschap multistijl te Namen 1/03/

13 Belgisch kampioenschap Wado-ryu te Bilzen 29/03/2015 Belgisch kampioenschap JKA jongeren te Brainel'Alleud - 26/04/2015 Belgisch kampioenschap JKA senioren te Brainel'Alleud - 18/10/2015 Internationale kampioenschappen International Belgian Open Kumite te Leuven 16/11/2015 Trainingen voor wedstrijdvoorbereiding Jaarlijks worden er per provincie gemiddeld 10 specifieke trainingen georganiseerd ter voorbereiding op wedstrijden. De deelnemersaantallen van de competities georganiseerd door de federatie zijn te vinden in onderstaande tabel. Activiteit # deelnemers # clubs Belgisch kamp. JKA jongeren individueel Op selectie = vast Belgisch kamp. JKA jongeren ploeg Belgisch kamp. JKA vanaf kadet individueel Op selectie = vast Vlaams kamp. JKA jongeren individueel Op selectie = vast Vlaams kamp. JKA jongeren ploeg Vlaams kamp. JKA vanaf cadet individueel International Belgian Open Kumite Belgisch kampioenschap (alle stijlen) Vlaams kampioenschap (alle stijlen) Voor de clubs die zelf een tornooi of wedstrijd organiseren is er een wedstrijddraaiboek ter beschikking. Aan de hand van de evaluaties en opmerkingen van de wedstrijdorganisatoren kan er een volledig en kwalitatief hoogstaand wedstrijddraaiboek gemaakt worden. Ook is er voor alle wedstrijdorganisatoren wedstrijdmateriaal ter beschikking dat voldoet aan alle voorschriften en reglementen. Bijscholingen voor scheidsrechters en timekeepers In 2015 werden voor de ippon scheidsrechters 3 bijscholingen georganiseerd, waarvan 2 op Vlaams niveau en 1 op nationaal niveau. Gemiddeld over de 3 bijscholingen was er 59% van de scheidsrechters aanwezig. Voor de shobu scheidsrechters werden er ook 2 bijscholingen georganiseerd met een aanwezigheid van 60%. Voor de timekeepers werd er 1 georganiseerd, hierop waren er 4 deelnemers

14 Deze actie kadert in de doelstellingen rond vrijwilligers en in operationele doelstelling BO1 - SD 1 - OD4. van de acties Scheidsrechters die naar de bijscholingen komen, kunnen via examen verhogen van graad. Via deze bijscholingen blijven zij ook op de hoogte over de nieuwe reglementen en nieuwe trends. De ippons scheidsrechters werden in de week van de official eens extra in de bloemetjes gezet. Deze extra aandacht zorgde er voor dat er zich extra kandidaten hebben aangemeld om scheidsrechter te worden. 2 Ippon scheidsrechters namen in 2015 deel aan een internationale cursus arbitrage om hun graad te verhogen. Zij behaalden beiden een graad A in zowel Kata als Kumite in de stijl 'shotokan'. Voor de shobu-groep nam 1 scheidsrechter deel aan een internationale cursus om te verhogen van graad. Hij slaagde niet. Conclusies Over het algemeen werden de acties voorzien in 2015 uitgevoerd. Enkel over de eenmaking van het secretariaat worden de acties tijdelijk on hold gezet. Voor de rest zitten we op schema om de doelstellingen te bereiken. Eventuele bijsturingen van de doelstellingen en/of de acties. Operationele doelstelling BO 0 SD 1 OD 4: Tegen eind 2016 beschikt de federatie over een uitgeschreven verenigingsplan voor de secretariaten. Deze doelstelling wordt tijdelijk on hold gezet tot er meer duidelijkheid is over het nieuwe decreet. Operationele doelstelling BO 0 SD 2 OD 2: Vanaf wordt het vrijwilligersbeleid voor 100% geïmplementeerd in de federatie 14

15 Basisopdracht 2 (BO2) Organiseren van recreatieve sportbeoefening per provincie Strategische doelstelling BO 2 SD 1 Tegen 2016 is de drop-out in de leeftijdsgroep jarigen verminderd. Drop out drop out overige drop out In de grafiek zien we dat de totale drop out over de drie jaar gedaald is en de drop out bij de jarigen een extreme daling kent. De drop out bij de jarigen is in 2015 slechts 8.2% van de totale drop out. We kunnen dus spreken van een erg grote daling. We hebben deze meting nog maar uitgevoerd voor de laatste 3 jaar. We kunnen dus niet zeggen of deze spectaculaire daling eenmalig is of het begin is van een trend. Het feit dat de algemene drop out lager is dan de voorbije jaren is ook te zien in ons ledenaantal dat dit jaar gestegen is. BO 2 SD 1 OD 1: Tegen 2016 wordt een handboek een website ontwikkeld uitgewerkt met betrekking tot het aantrekkelijker maken van trainingen voor jongeren Ondertussen werd het opstellen van een handboek vervangen door het uitwerken van een E- database. In deze database zullen de bestaande documenten enigszins aangepast en gemoderniseerd opgenomen worden. Verder zullen alle gearchiveerde oefeningen die het aanleren van karate voor jongeren aantrekkelijker maken opgenomen worden. 15

16 Aangezien het hier voornamelijk gaat over documentatie die ter beschikking is bij JKA- Vlaanderen, een karateschool binnen VKF, zal de E-database in eerste instantie uitgewerkt worden voor deze karateschool. Na evaluatie en testperiode kan de E-database eventueel uitgebreid worden naar VKF-niveau en/of openbaar gesteld worden. Dit zal voornamelijk afhangen van de aangeboden input. De aanvragen naar de Hoge Scholen in Gent om een student te vinden die een database kan helpen ontwikkelen werden ingediend eind januari en begin februari Vanwege één school werd geantwoord dat de opdracht te licht was voor het niveau Master informatica. De aanvraag werd opnieuw gesteld voor het niveau Bachelor informatica. Hierop werd ondanks herhaaldelijk navraag te doen geen antwoord meer ontvangen. Begin april 2014 werd contact opgenomen met een gespecialiseerd bedrijf in Oostenrijk (Sportdata) wat betreft ontwikkeling van websites. Eind 2014 wordt meer informatie verwacht in verband met de aanvraag tot ontwikkelen van de website. Uiteindelijk werd eind 2014 met enkele gespecialiseerde bedrijven in Vlaanderen contact opgenomen en prijsoffertes gevraagd. De database is momenteel opgestart en wordt ingevuld met de verschillende documenten. Een eerste testfase kan gestart worden eind maart De acties om deze doelstelling te bereiken zijn lopende en het ziet er naar uit dat de doelstelling zal kunnen gerealiseerd worden. BO 2 SD 1 OD 2: Vanaf 2014 wordt jaarlijks minstens één bijscholing in samenwerking met VTS voorzien voor alle unistijl lesgevers voor het aanleren van trainingen aantrekkelijker maken voor jongeren tussen 12 en 16 jaar. In 2015 werd de bijscholing Spelvormen voor kinderen georganiseerd in de provincie Antwerpen. Deze bijscholing werd in 2013 al eens georganiseerd in de provincie Oost- Vlaanderen. Deze kende toen een zodanig groot succes dat we beslisten ze nog eens in een andere provincie te organiseren. Ook deze keer kunnen we spreken van een groot succes! Er waren 35 deelnemers. Tijdens de bijscholing gingen we dieper in op de verschillende spelvormen voor het aanleren van kata -, kumite- en kihontechnieken aan kinderen. De DSKO, tevens een zeer ervaren karatelesgever, gaf vele voorbeelden en gouden tips die in de praktijk zeer bruikbaar zijn. Er was natuurlijk plaats om eigen ervaringen te delen met anderen! De bedoeling is dat alle aangeleerde oefeningen en al de inbreng van de aanwezig trainers mee opgenomen worden in de E-database met oefenvormen karate. Er waren 35 trainers aanwezig tijdens deze bijscholing. We kunnen dus spreken van een groot succes. De evaluaties die de aanwezige trainers hebben ingevuld toonden aan dat dit een zeer leerrijke bijscholing was en dat ze er veel van kunnen gebruiken in de praktijk. 16

17 BO 2 SD 1 OD 3: Jaarlijks wordt op provinciaal niveau een activiteit georganiseerd specifiek gericht op jarigen In de provincies Antwerpen en Vlaams-Brabant werd nog geen jeugdverantwoordelijke aangesteld. In Antwerpen zijn er 3 clubs die veel jeugd hebben en zich hiervoor ook inzetten. De verantwoordelijke van één van deze clubs organiseert de jeugdactiviteiten, maar wil zichzelf niet de titel van jeugdverantwoordelijke geven. In Vlaams-Brabant staat de jeugdwerking op een laag pitje, dus zeker een werkpuntje naar de toekomst. De andere 3 provincies hebben een goed werkende jeugdwerking die gecoördineerd wordt door de jeugdverantwoordelijke Binnen elke provincie worden verschillende activiteiten specifiek gericht op jarigen georganiseerd. We stelden vast dat deze activiteiten niet bij alle jonge karatebeoefenaars gekend zijn. We willen daarom proberen om meer jongeren te bereiken zodat de specifiek voor hen georganiseerde activiteiten beter kenbaar worden. We dachten dat dit wel zou kunnen via facebook. Vorig jaar werd op de facebookpagina van JKA-Vlaanderen (een karateschool binnen VKF) een logo ontworpen per provincie. De verantwoordelijken van de provincie kunnen via een online systeem activiteiten doorgeven, die dan door het secretariaat op de facebookpagina worden geplaatst met het logo van die provincie. Op die manier is het voor de jonge karatekabeoefenaars gemakkelijker om de voor hen bedoelde berichten te herkennen. Aan de hand van de reacties op facebook, merken we dat we via deze weg heel wat jongeren bereiken. Ondertussen is deze pagina een begrip geworden binnen de JKA-Vlaanderen karate en halen de meesten hun informatie via deze weg. We zien dat er al in alle provincies activiteiten worden georganiseerd specifiek voor de jeugd. De uitbreiding van de facebookpagina van JKA-Vlaanderen met de specifieke logo voor de provincies zorgt er voor dat de bekendmaking van de activiteiten bij de juiste mensen terecht komt. Natuurlijk is constante evaluatie nodig, maar we zijn op goede weg. 17

18 Overzicht acties 2015 en relatie met de doelstelling Het bijscholingsplan werd opgesteld in samenspraak met de DSKO. 2014: : Talentdetectie in Gent 19u30 21u30 (onderdeel van de cursus instructeur B - docent: Charlotte Mensaert) : Wedstrijdbegeleiding jeugd 19u30 21u30 (onderdeel van de cursus instructeur B - docent: Griet Bonamie). 2015: Spelvormen bij kinderen in regio Antwerpen/Brabant/Limburg (Griet Bonamie). Gedragscodes karate (docent: Tom De Gersem) in Limburg. 2016: Begeleiden van doelgroepen in karate (Genk onderdeel van de cursus instructeur B). Voorstellen van de tool rond methodiek karate. Deze actie draagt bij tot operationele doelstelling BO2 - SD 1 - OD 2 van de acties De bijscholing rond gedragscodes karate werd gegeven tijdens de opleiding initiator, maar werd niet opengesteld voor personen die niet deelnamen aan de opleiding omdat de groep al redelijk groot was. Activiteiten georganiseerd voor de jeugd Deze acties dragen allen bij aan Strategische doelstelling BO 2 SD 1 die stelt dat de dropout bij de leeftijdscategorie jaar verminderd. Provincie Antwerpen Provinciaal kampioenschap => Geen jeugdverantwoordelijke Provincie Vlaams-Brabant Stage van Brussel => Geen jeugdverantwoordelijke Provincie Limburg Provinciaal kampioenschap 3 provinciale trainingen specifiek voor de jeugd 3 provinciale trainingen voor beloften Beker van Limburg => Jeugdverantwoordelijke: VTS gediplomeerde Trainer B 18

19 Provincie Oost-Vlaanderen Provinciaal kampioenschap 8 provinciale competitietrainingen 8 jeugdoefenwedstrijden Stage van Gent Bunkai stage te Zottegem Kata weekend te Lede Trainingsdag te Oudenaarde Trainingsdagen De Pinte Jeugdkaratekamp te Wachtebeke => Jeugdverantwoordelijke: VTS gediplomeerde Trainer A Provincie West-Vlaanderen Provinciaal kampioenschap 4 provinciale trainingen specifiek voor de jeugd Bunkai stage te Heule Stage te Knokke Trainingsdag Ieper JOKA jeugdtornooi => Jeugdverantwoordelijke: Niet gediplomeerd van de acties We waren aangenaam verrast te merken dat er al heel wat activiteiten georganiseerd werden. Aangezien het ruime aanbod is er geen noodzaak om nog extra activiteiten te creëren. Voorlopig blijven de bestaande activiteiten behouden. Het is de bedoeling om in de activiteiten grondig te evalueren in samenwerking met de provinciale jeugdverantwoordelijke en de organiserende clubs, zowel kwalitatief als kwantitatief. Het is ook de bedoeling om de activiteiten kenbaar te maken voor een groter publiek via de sociale media. Op die manier kunnen we een hogere opkomst verwachten. Er werden cijfergegevens bijgehouden van de recreatieve activiteiten georganiseerd door de provincies en federaties: Activiteiten Deelnemersaantallen Trainingsdagen 140 tot 310 Stages 280 à 610* Provinciale trainingen 30 tot 85 * dikwijls gaat het hier over dezelfde deelnemers aan de verschillende stages. 19

20 Organisatie bijscholingen voor lesgevers over het aantrekkelijker maken van trainingen voor jongeren van 12 tot 16 jaar. In 2015 werd de bijscholing Spelvormen voor kinderen georganiseerd in de provincie Antwerpen. Deze bijscholing werd in 2013 al eens georganiseerd in de provincie Oost- Vlaanderen. Deze kende toen een zodanig groot succes dat we beslisten ze nog eens in een andere provincie te organiseren. Ook deze keer kunnen we spreken van een erg groot succes! Er waren 35 deelnemers. van de acties Er waren 35 trainers aanwezig tijdens deze bijscholing. We kunnen dus spreken van een groot succes. De evaluaties die de aanwezig trainers hebben ingevuld toonden aan dat dit een zeer leerrijke bijscholing was en dat ze er veel van kunnen gebruiken in de praktijk. Conclusies We kunnen stellen dat de doelstellingen 1 en 2 de goede richting uitgaan. Het uitwerken van een handboek wordt aangepast naar het uitwerken van een online database. De verdere acties kunnen behouden blijven. Naar 2015 en 2016 moeten we het actieplan aanpassen. We organiseerden een bijscholing rond jongeren en het meerjarenplan ligt vast, zodat ook in de komende jaren deze bijscholingen zullen plaatsvinden. Wat betreft de provinciale activiteiten is het goed te kunnen vaststellen dat er al heel wat activiteiten georganiseerd worden. Wat de communicatie naar jongeren toe betreft leerden we dat facebook het ideale middel is om deze leeftijdsgroep te bereiken. De facebook pagina van JKA-Vlaanderen werd opgericht. In de loop van 2015 werd een verantwoordelijke gezocht per provincie die activiteiten en provinciale weetjes en dergelijke kunnen doorsturen naar de eindeverantwoordelijke van de facebookpagina. Op die manier werden alle provinciale activiteiten vermeld en is iedereen op de hoogte. Dit wordt in 2016 verder geëvalueerd en bijgewerkt. 20

21 Basisopdracht 3 (BO3) Organiseren van kaderopleiding en bijscholing Strategische doelstelling BO 3 SD 1 Er zijn tegen eind % meer gediplomeerde trainers In 2015 beschikte nog steeds 4% van alle leden een VTS-diploma. In absolute cijfers gaat dit over 345 personen. Dit is wel een stijging van 20 personen. Voor onze verdere berekeningen gaan we verder met deze 4%. Van deze 345 personen is er 56,5% die effectief ook lesgeeft in de club, terwijl dat in 2014 slechts 41% was. Dat is stijging van 15,5%! Er is een stijging van het aantal gediplomeerden, maar ook het totaal aantal leden is gestegen. Ook wordt er door de DSKO en VTS-denkcel hard gewerkt rond deze cursussen, deze kennen steeds een grote respons. Er is een stijging in absolute cijfers wat betreft VTS-gediplomeerden. Wat vooral opvalt, is dat meer mensen met een VTS-diploma ook effectief lesgeven in de club. Hierop moeten we blijven inzetten. De doelstelling om 10% meer gediplomeerde trainers te hebben tegen eind 2016, zal allicht niet gehaald worden. Hier gaan we de doelstelling moeten bijsturen. Strategische doelstelling BO 3 SD 2 Bijscholen van de clubs op sporttechnisch en administratief vlak. Jaarlijks trachten we voldoende sporttechnische en administratieve bijscholingen te organiseren. In 2015 werden de volgende sporttechnische bijscholingen georganiseerd: Algemeen: Spelvormen voor kinderen in Antwerpen Stijlspecifiek (allemaal in Berchem): Lage rugklachten Voorbereiding hogere danexamens met partner Kids Karate: 4-6 jaar Verdediging tegen worpen In 2015 werden volgende administratieve bijscholingen georganiseerd: Een Slimme strategie voor ledenbinding. Verzeker de toekomst van je sportclub te Gent (in samenwerking met VSF-dynamoproject) Sportverzekering (in samenwerking met Arena) We voorzien voldoende bijscholingsmomenten, met een vrij constant aantal deelnemers. Vaak zijn het dezelfde mensen die zich engageren om aan deze bijscholingen deel te nemen. Het volgen van een aantal bijscholingen is ook verplicht om te kunnen deelnemen aan het 21

22 examen. Zonder deze externe motivator zou het aantal allicht lager liggen. We moeten trachten om ook die mensen te bereiken die tot nu toe nog geen bijscholing volgden. BO 3 - SD 1 OD 1: In minstens de helft55%van onze clubs zijn gekwalificeerde trainers aangesteld tegen eind Voor deze berekeningen gebruiken we de cijfers van de gediplomeerde leden die ook effectief training geven, verder genoemd: "gediplomeerde trainers". Dit is dus 56,6% van alle gediplomeerden. In absolute cijfers gaat dit over 195 personen. Het aantal clubs waarin een gediplomeerd trainer aanwezig is, is 47,3% van het totaal aantal clubs. Dat is 3,3% meer dan in 2014 en gaat over 96 clubs in plaats van 90 in Verhouding tussen clubs met en clubs zonder gediplomeerde trainers 2015 Aantal clubs zonder gediplomeerde trainers 53% Aantal clubs met gediplomeerde trainers 47% 22

23 Aantal clubs met gediplomeerde trainers Trainer A Trainer B Instructeur B Initiator Aspirant initiator Totaal We veranderden onze doelstelling in 2013 naar 55% van onze clubs die een gediplomeerde trainer zouden moeten hebben. 47,3% van de clubs heeft een gediplomeerde trainer. Om onze doelstelling te bereiken is het belangrijk om te blijven inzetten op het belang van het behalen van een VTS-diploma; en te zorgen dat deze mensen ook effectief gaan lesgeven in de club. BO 3 SD 1 OD 2: Vanaf 2014 is het aantal aanwezige scheidsrechters op de jaarlijkse bijscholing toegenomen. Zie BO 1 SD 1 OD 4 BO 3 SD 1 OD 3: Tegen eind 2016 worden op jaarlijkse basis minimum 2 bijscholingen op sporttechnisch vlak aan de clubs aangeboden. In 2015 werden de volgende sporttechnische bijscholingen georganiseerd: Algemeen: Spelvormen voor kinderen in Antwerpen Stijlspecifiek (allemaal in Berchem): Lage rugklachten Voorbereiding hogere danexamens met partner Kids Karate: 4-6 jaar Verdediging tegen worpen 23

24 In 2015 werd 1 algemene en 4 stijlspecifieke bijscholingen georganiseerd. De doelstelling werd bereikt. BO 3 SD 2 OD 1:Jaarlijks trachten we meer clubbestuurders te bereiken om deel te nemen aan administratieve bijscholingen In 2015 werden 2 administratieve bijscholingen georganiseerd. Een slimme strategie voor ledenbinding. Verzeker je toekomst van je sportclub te Gent (in samenwerking met VSF-dynamoproject). Op deze bijscholing waren 25 personen aanwezig, waarvan 3 personen van een andere federatie. Sportverzekering (in samenwerking met Arena). 11 deelnemers Voor de administratieve bijscholing bereikten we in clubbestuurders. We merken dat al heel wat clubbestuurders via andere kanalen administratieve bijscholingen volgen. Vorige jaren werkte de multistijlvleugel samen met Sportac/Dynamo. Het minimum aantal deelnemers dat zij vooropstellen, werd vaak niet gehaald. In 2015 werd er rechtstreeks met Arena samengewerkt. Door de keuze van het thema (sportverzekering) en de spreker (Eddy Van Den Bosch, algemeen directeur) bereikten we gemotiveerde clubbestuurders. Het aantal is beperkt, blijven promoten is de boodschap. BO 3 SD 2 OD 2: Tegen eind 2016 worden op jaarlijkse basis minimum 2 bijscholingen op administratief vlak aan de clubs aangeboden In 2015 werden 2 administratieve bijscholingen georganiseerd. Een slimme strategie voor ledenbinding. Verzeker je toekomst van je sportclub te Gent (in samenwerking met VSF-dynamoproject). Sportverzekering (in samenwerking met Arena). De doelstelling werd bereikt, door een betere keuze van het onderwerp en partner. Dit zal ook in de toekomst belangrijk blijven om de bijscholingen te laten blijven doorgaan. Overzicht acties 2015 en relatie met de doelstelling Organiseren van VTS-cursussen In 2015 werden de volgende VTS-cursussen georganiseerd Cursus aspirant-initiator te Nevele Cursus initiator te Genk Cursus initiator te Nazareth Deze acties dragen bij tot de operationele doelstelling BO 3 SD 1 - OD 1 24

25 van de acties In 2015 werden er 2 cursussen initiator georganiseerd, maar geen instructeur B en een cursus Trainer B. Dit is zo vastgelegd in het beleidsplan van VTS-Karate. Aan de cursus Aspirant-initiator namen 7 cursisten deel, die allen slaagden. Aan de cursus initiator in Genk namen 13 cursisten deel, die allen slaagden. Aan de zomercursus initiator in Nazareth namen 11 cursisten deel, die ook allen slaagden. Organiseren van Sporttechnische bijscholingen Bijscholing: " Spelvormen voor kinderen te Antwerpen " Deze sporttechnische bijscholing werd georganiseerd voor alle lesgevers van de Vlaamse Karate Federatie. Deze actie kadert operationele doelstelling BO 3 - SD 1 - OD 3. van de acties De evaluatie hiervan is terug te vinden onder BO 2. Naast deze bijscholing werd er door de sportcommissie nog 4 bijscholingen georganiseerd in het Rooi te Antwerpen. Lage rugklachten Voorbereiding hogere danexamens met partner Kids Karate: 4-6 jaar Verdediging tegen worpen Bijscholing voor examinatoren In 2015 werd op 6 juni een bijscholing voor examinatoren georganiseerd te Sint-Stevens- Woluwe. We bereikten met deze bijscholing 70% van de clubs. Bijscholingen voor lesgevers Per provincie werden 2 bijscholingen voor lesgevers georganiseerd (één in het voorjaar, één in het najaar). Deze bijscholingen handelen over de technische uitvoering en betekenis van technieken. Bijscholingen voor scheidsrechters en timekeepers Zie BO 1 van de acties Op provinciale bijscholingen voor lesgevers is er een grote belangstelling van de technische verantwoordelijken van de clubs. Zij willen op de hoogte blijven van de nieuwe kneepjes en mogelijkheden tot aanleren van de verschillende technieken. Op de bijscholingen van de sportcommissie ontvangen de deelnemers evaluatieformulieren. 25

26 Bijscholing: Spelvormen voor kinderen te Antwerpen Zie BO 2 Bijscholing: lage rugpijn Er waren 17 deelnemers die een positief evaluatieformulier invulden. Zo vonden 12 personen deze bijscholing zeer interessant. Bijscholing voorbereiding op hogere dangraden met partner. Er waren 12 deelnemers die een positief evaluatieformulier invulden. Zo vonden 10 personen de inhoud voor 100% bruikbaar en vond iedereen de kennis van de lesgever goed tot zeer goed. Bijscholing Kids-Karate: 4-6 kaar " Er waren 17 deelnemers. De evaluaties waren zeer positief. Alle personen die de evaluatie invulden vonden de inhoud zeer interessant en praktijkgericht. Bijscholing verdediging tegen worpen " Op deze bijscholing waren 17 personen aanwezig. De evaluatie was zeer positief. Als opmerking werd geschreven dat men meer bijscholingen als deze wenst. Organiseren van administratieve bijscholingen In 2015 werden 2 administratieve bijscholingen georganiseerd Een Slimme strategie voor ledenbinding. Verzeker de toekomst van je sportclub (in samenwerking met VSF (dynamoproject). Sportverzekering (in samenwerking met Arena). Deze bijscholingen dragen bij aan operationele doelstelling BO 1 - SD 2 - OD 1 en BO 3 - SD 2 - OD 2. van de acties Bijscholing Een slimme strategie voor ledenbinding. verzeker de toekomst van je sportclub Op deze bijscholing waren 25 personen aanwezig, waarvan 3 personen van een andere federatie. Iedereen vulde het evaluatieformulier in en daaruit bleek dat men zeer tevreden was. 90% beoordeelde de bijscholing van goed tot zeer goed. Ongeveer de helft van de deelnemers vond de bijscholing te weinig praktijk gericht en praktisch bruikbaar in de club. Bijscholing sportverzekering. Op deze bijscholing waren 11 personen aanwezig. Iedereen vulde het evaluatieformulier in en daaruit bleek dat men zeer tevreden was. Vooral de ruimte tot medewerking werd sterk geapprecieerd. 26

27 Andere opleidingsverstrekkers Naast deze eigen organisaties wordt de informatie van andere - voor de clubs relevante - opleidingsverstrekkers verspreid via de website, clubmailing en/of nieuwsbrief. Deze actie past in beide strategische doelstellingen. Conclusies In 2015 zijn we erin geslaagd om alle acties die voorzien waren uit te voeren. Er werden voldoende bijscholingen georganiseerd. De bijscholingen waren allen van een hoog niveau en de deelnemers waren over het algemeen zeer tevreden. Al redelijk wat clubs hebben lesgevers die over een VTS-diploma beschikken. Uit de cijfers blijkt wel dat er heel wat gediplomeerden zijn die geen les geven in hun club. Het lijkt een interessante onderzoekpiste om te weten te komen hoe dit komt. 27

28 Basisopdracht 4 (BO4) Begeleiding van de aangesloten sportclubs en informatieopdracht uitvoeren Strategische doelstelling BO 4 SD 1 Tegen 2016 zijn alle clubs op de hoogte over het reilen en zeilen van het VKF beleid. De huidige website wordt up to date gehouden zodat alle informatie steeds beschikbaar is. De meeste informatie is echter niet op een centrale plaats beschikbaar maar is terug te vinden via de verschillende kanalen die stijlafhankelijk zijn. Het is op dit moment moeilijk in te schatten hoeveel van onze clubs op de hoogte zijn over het reilen en zeilen van VKF. Veel karateka's zijn wel op de hoogte over het reilen en zeilen van de gebeurtenissen binnen hun specifieke stijl. Om deze doelstelling te kunnen evalueren, moeten we aan onze clubs vragen of zij op de hoogte zijn over het reilen en zeilen van onze federatie. Deze doelstelling valt eigenlijk een beetje samen met de doelstelling BO 0 SD 1: "Tegen 2020 heeft de federatie één gecentraliseerd secretariaat." Daaruit kwam dat we werk moeten maken van een gecentraliseerde website waarop alle informatie inzake VKF te vinden is. Er werd echter door de Raad van Bestuur beslist niet verder te werken aan de VKF-website. Strategische doelstelling BO 4 SD 2 Tegen de volgende beleidsperiode verloopt de communicatie inzake begeleiding naar onze sportclubs vlotter. De communicatie naar onze clubs verloopt op dit moment vlot en via verschillende kanalen. Er worden nieuwsbrieven verstuurd, alle belangrijk informatie wordt op de stijlspecifieke website geplaatst. Verder doen we volgende zaken: ontwikkelen en verspreiden van een jaarlijkse activiteitenkalender, ontwerp en onderhoud website, verzenden van clubmailings op regelmatige basis, up-to-date houden ledenbestand, ontwerpen en updaten van informatiebrochures, statuten, reglementen en procedures en deze ter beschikking stellen van de aangesloten leden, rekruteren en motiveren van lesgevers voor initiaties,.... Of de clubs tevreden over zijn over deze vormen van communicatie hebben we tot op heden nog niet kunnen onderzoeken. Voor de opstart van de volgende beleidsperiode zal dit wel worden onderzocht via de gegevensverzameling. Er werd in 2014 een eerste stap naar een nieuw ledenbestand gezet. Het ledenbestand zou het voor de clubs gemakkelijker moeten maken om hun administratie bij te houden en voor het secretariaat zou het de werklast moeten verminderen. In 2015 werden hiervoor verdere stappen ondernomen. 28

29 Er is ontzettend veel communicatie naar onze clubs waardoor de clubs het belangrijke nieuws niet altijd kunnen filteren. Het is belangrijk eens goed na te denken over hoe er eenduidiger gecommuniceerd kan. Nu vertrekt de meeste informatie nog vanuit de verschillende stijlen. We kunnen dus stellen dat alles steeds naar de clubs wordt gecommuniceerd, maar niet steeds even gericht. De opmaak van een duidelijk communicatieplan werd nog niet opgestart, en zal worden meegenomen naar de volgende beleidsperiode. Basisopdracht 4. Overkoepelende Operationele Doelstellingen BO 4 - SD 1 OD 1: Tegen eind 2015 is de VKF website aangepast. In de loop van 2013 werd gekeken naar de noden over de aanpassing van de website. Bij de gegevensverzameling voor BO 0 SD 1 (eenmaking secretariaat) bleek dat de website dient gecentraliseerd en aangepast worden. Op de raad van bestuur VKF van 25/09/2014 werd beslist hier voorlopig niet aan verder te werken. De website kan pas verder uitgebouwd worden op het moment dat de éénmaking verder is gevorderd. BO 4 - SD 1 OD 2: Tegen het eind van de beleidsperiode is het aantal bezoekers van de VKF-website gestegen. Er zijn geen cijfers voorhanden voor de bezoekers van de VKF-website. Uit het dagelijks contact met de karateka s en clubs merken we dat de meeste personen de stijlgerichte website gebruiken. Ook vanuit de federatie wordt hieraan de meeste updates gedaan. Op de raad van bestuur VKF van 25/09/2014 werd beslist hier voorlopig niet verder te werken aan de VKF-site. De website kan pas verder uitgebouwd worden op het moment dat de éénmaking verder is gevorderd. Overzicht acties 2015 en relatie met de doelstelling In 2015 werd door de raad van bestuur beslist hiervoor voorlopig geen acties te ondernemen. Wel is het belangrijk dat de VKF website up-to-date wordt gehouden. De communicatie naar de clubs blijft voorlopig stijl specifiek verlopen. De opmaak van een nieuw ledenbestand werd in 2015 opgestart. van de acties De website VKF wordt up-to-date gehouden, maar voorlopig wordt hij niet vernieuwd. Wel worden de stijl specifieke communicatiekanalen optimaal gebruikt. 29

30 Conclusies Deze doelstelling hangt samen met de doelstelling rond de eenmaking van het secretariaat, waardoor ze niet verder kan gerealiseerd worden. Het ledenprogramma werd bij beide vleugels vernieuwd, en werken nog onafhankelijk van elkaar. Op eenvoudige vraag kan dit 1 gecentraliseerd programma worden. Eventuele bijsturingen op niveau van de doelstellingen en/of de acties Er moeten bijsturingen gebeuren in de doelstellingen. BO 4 - SD 1 OD 1: Tegen eind 2015 is de VKF website aangepast. Aan deze doelstelling wordt voorlopig niet meer gewerkt. Basisopdracht 4.bgl 1 (BO4. bgl 1) Begeleiding inzake kwaliteitszorg BO 4 bgl (1) SD 2 - OD 1: Tegen eind 2016 beschikt de federatie over een standaard evaluatie-instrument om de kwaliteit van de wedstrijdorganisatie te meten. Zie BO 1 - SD 1 OD 3 Basisopdracht 4.bgl 2. (BO4.bgl 2.) Begeleiding inzake sporttechnische werking BO 4 bgl (2) SD 2 OD 1: Tegen eind 2014 wordt het wedstrijddraaiboek door 80% van de wedstrijdorganisatoren gebruikt (voor zowel kata als ippon en shobukumite). Zie BO 1 - SD 1 OD 1 BO 4 bgl (2) SD 2 OD 2: Tegen eind 2014 beschikt de federatie over voldoende wedstrijdmateriaal om de wedstrijdorganisatoren bij te staan in het organiseren van wedstrijden. Zie BO 1 - SD 1 OD 1 Basisopdracht 4.bgl 3. (BO4.bgl 3.) Begeleiding inzake bestuurs- en administratieve werking 30

31 BO 4 bgl (3) SD 2 OD 1: Jaarlijks trachten we meer clubbestuurders te bereiken om deel te nemen aan administratieve bijscholingen. Zie BO 3 SD 2 OD 1 Basisopdracht 4.bgl 4. (BO4.bgl 4.) Begeleiding inzake sportpromotionele werking BO 4 bgl (4) SD 2 OD 1: Tegen 2016 (met mogelijke verlenging naar 2020) wordt er een handboekeen website ontwikkelduitgewerktmet betrekking tot het aantrekkelijker maken van trainingen voor jongeren. Zie BO 2 SD 1 OD 1 Basisopdracht 4.inf 1. (BO4.inf 1.) Informatieverstrekking met betrekking tot het eigen beleid en de eigen organisatie aan de eigen sportclubs en leden BO 4 inf (1) SD 1 OD 1: Tegen eind 2016 is alle informatie i.v.m. de werking van de organisatie terug te vinden op de website. Ook aan deze doelstelling werd niet verder gewerkt omdat de raad van bestuur beslist heeft niet verder te werken aan de website. Per stijl is er wel een website waar alle informatie van die stijl op terug te vinden is. Op dit moment is de meeste algemene informatie over VKF terug te vinden op de website. Echter stijl specifieke zaken staat hierop niet vermeld. Hiervoor wordt doorverwezen naar een eigen website. Overzicht acties 2015 en relatie met de doelstelling Voor deze doelstelling worden geen acties ondernomen omdat er beslist werd niet verder te werken aan de website. Conclusies De belangrijkste conclusie die we hieruit kunnen trekken is dat de centralisatie van de secretariaten de belangrijkste stap is naar een efficiëntere werking. 31