Relevante elementen voor de audit Deel III *** Tony Groessens Eric Van den Branden Bedrijfsrevisoren

Transcriptie

1 Relevante elementen voor de audit Deel III *** Tony Groessens Eric Van den Branden Bedrijfsrevisoren 26 november 2009 Slide 1 Social recht en het boekhoudrecht 26 november 2009 Slide 2

2 De adviezen van de CBN Advies CBN van 23 december 1998 : verbintenissen inzake pensioen en brugpensioenen en de vraag of artikel 27 bis 2 van het KB van 8 oktober 1976 van toepassing is Artikel 27 bis is niet van toepassing, maar Er moet wel degelijk een actualisatie worden toegepast op de voorziening (in functie het sterfterisico en de actualisatievoet) Advies CBN van 24 november 1987 : artikel 45 van het KB van 8 oktober 1976 is van toepassing op bedrijfsleiders Advies CBN van februari 1993 : actualisering geldt voor alle pensioenen, ook deze die geindexeerd worden Advies CBN van januari 1980 : voorziening aan te leggen voor uit te betalen bezoldigingen indien daar geen prestaties tegenover staan 26 november 2009 Slide 3 De adviezen van de CBN Advies CBN van april 1983 : voorziening voor sociaal passief en het onderscheid tussen een boekhoudkundig pertinente voorziening of niet (afweging van de waarschijnlijkheid : «mogelijkheden» of «waarschijnlijkheden» leiden niet tot voorzieningen, maar zijn te beschouwen als reserves) Advies CBN 100 van april 1997 over de sociale balans (zie bijlage en vervolg uiteenzetting) Advies CBN 2009/12 van oktober 2009 : betreft de sociale balans en statutaire werknemers: Evolutie wetgeving/reglementering : afschaffing personeelsregister en vervangng door het algemeen en speciaal personeelsregister Werkgever waarvan alle personeelsleden onderworpen zijn aan DIMONA => geen personeelsregister meer (speciaal personeelsregister indien werknemers op meerdere plaatsen van terwerkstelling) Voor toepassing van KB inzake Sociale balans : werknemers ingeschreven in het personeelsregister = werknemers onder DIMONA of ingeschreven in algemeen personeelsregister Statutait personeel : in principe niet in sociale balans, behalve als ze deel uitmaken van de DIMONA aangifte of van het algemeen personeelsregister 26 november 2009 Slide 4

3 Social recht en de audit 26 november 2009 Slide 5 Nazicht van de Interne controle Politiek en procedures Interne richtlijnen inzake aanwerving en afdanking Richtlijnen en bevoegdheden inzake salarispolitiek, premies, overuren Worden alle salariële aanpassingen hiërarchisch goedgekeurd Worden de procedures regelmatig geupdate? Zijn de functies voldoende afgebakend inzake goedkeuring, berekening, betaling en controle (functiescheiding) Beschikt de onderneming over modelcontracten? Wordt er vaak afgeweken van modelcontracten? Wordt dit opgevolgd? Personeelsregister aanwezig en up to date? Uitdruk uit DIMONA en de opvolging van de verplichtingen inzake DIMONA. Beschikt onderneming over een individueel dossier van personeelsleden? Bestaat er een onafhankelijke personeelsdienst? Zoniet, een specifiek daartoe aangeduide persoon? Bestaat er een duidelijk afgelijnd organigram? 26 november 2009 Slide 6

4 Nazicht van de Interne controle Aanwerving Wordt de bevoegdheid tot recruteren beperkt tot een aantal personen? Is er gedetailleerde beschrijving van de functie waarvoor er een vacature is? Is er een selectieprocedure? Wie komt daarin tussen? Wordt er beroep gedaan op een recruterings/selectiekantoren? Hoe wordt de definitieve beslissing genomen? Worden diploma s en andere stukken van de kandidaat gecontroleerd? Wordt er gevraagd naar attest van goed gedrag en zeden? Zijn er vooropgestelde regels bij bepaling van de wedde? Wie kan deze regels desgevallend wijzigen? 26 november 2009 Slide 7 Nazicht van de Interne controle Ontslag/afdanking Bij wie komen de ontslagbrieven van het personeel toe? Bestaat er procedure bij ontslagbetekening? Op welke wijze wordt de verantwoordelijke HR in kennis gesteld? Wie is gemachtigd om personeel te ontslaan? Binnen welke termijn wordt het betrokken personeelslid geïnformeerd? Geschieden de afdankingen schriftelijk en met aangetekend schrijven? Is er een einde dienst gesprek met de verantwoordelijke van de dienst? Wordt de vooropzeg gepresteerd? Zijn alle risico s afgedekt? 26 november 2009 Slide 8

5 Nazicht van de Interne controle Bezoldiging Bij geautomatiseerde verwerking, bestaat er toegangsbeperking? Bestaat er een procedure inzake verlofaanvraag, ziektemededeling? Bestaat er procedure bij toekenning voorschotten op wedde? Bestaat er een betrouwbaar tijdsregistratiesysteem? Bestaat er controle op tijdsregistratiesystemen? Bestaat er onafhankelijke controle op gepresteerde uren en de weddeberekening? Bestaat er controle op redenen voor overuren, bijkomende prestaties? Bestaat er een systeem van evaluatie- of functioneringsgesprekken? Bestaat er een buitenwettelijke pensioenregeling? 26 november 2009 Slide 9 Nazicht van de Interne controle Boekhoudkundige verwerking en betaling Geschiedt de verwerking op basis van tijdsregistratie? Geschiedt er een aftoetsing kwartaalstaten RSZ met de boekhouding? Geschieden alle betalingen door bankoverschrijving? Worden de geboekte salarissen regelmatig afgetoetst met de betaalde salarissen? Geschiedt de aftoetsing van de staten sociaal secretariaat met de eigen boekhouding op regelmatige basis? Wordt er gebruik gemaakt van een aparte bankrekening voor de betaling van salarissen? 26 november 2009 Slide 10

6 Nazicht van de Interne controle Scheiding van functies Scheiding tussen goedkeuring gepresteerde uren / voorbereiding van de lonen en wedden / betaling van de lonen en wedden Onafhankelijke goedkeuring van betalingen door personen die los staan van de personeelsdienst Onafhankelijke goedkeuring voor wijziging van salariële voorwaarden Maakt men gebruik van tijdsregistratiesystemen? Bestaat hierop een onafhankelijke controle? Redelijkheidscontroles? 26 november 2009 Slide 11 Nazicht van de Interne controle Andere aspecten Vorming van het personeel? Periodieke evaluatie? Arbeidsconflicten? Specifieke familiale banden tussen personeelsleden? Rotatie van het personeel? 26 november 2009 Slide 12

7 Audit risk : sociale aspecten Andere sociale aspecten die het auditrisico kunnen beïnvloeden Punten die het risico op betekenisvolle anomalieën kunnen beïnvloeden : Sociaal secretariaat : De onderneming werkt al dan niet met een sociaal secretariaat De onderneming bekijkt kritisch de werkzaamheden van het sociaal secretariaat Controleingesteldheid inzake sociale aangelegenheden en inachtname van de consequenties ervan op de boekhouding Aansluiting met de staten , , enz bestaan er «mechanismen» van herrubricering/camouflage om de reconciliatie te doen kloppen? Doorlichting van de DIV boekingen op het einde van het jaar Verband tussen de facturen van het sociaal secretariaat en de schulden in de rubriek november 2009 Slide 13 Audit risk : sociale aspecten Andere sociale aspecten die het auditrisico kunnen beïnvloeden Punten die het risico op betekenisvolle anomalieën kunnen beïnvloeden : Analyse van de cyclus van de bezoldigingen : Analyse van minstens elk type van arbeidscontract en identificatie van de contractuele verplichtingen die een invloed kunnen hebben op de boekhouding (voordelen, bonus, ) Politiek inzake cut-off tussen de boekjaren en van de aanleg van voorzieningen voor : Overdracht van overuren Overdracht van vakantiedagen Salariële verhogingen met terugwerkende kracht 26 november 2009 Slide 14

8 Audit risk : sociale aspecten Andere sociale aspecten die het auditrisico kunnen beïnvloeden Andere punten met weerslag op het auditrisico punten : Competentie van de medewerkers betrokken bij de sociale administratie Afhankelijkheid van sleutelpersonen onderlegd in de materie 26 november 2009 Slide 15 ISA 402 In overweging te nemen factoren bij de controle van entiteiten die gebruik maken van service organisaties «Indien de auditor tot de conclusie komt dat de door de serviceorganisatie geleverde prestaties belangrijk zijn voor de entiteit en relevant voor de contrôle, dient de auditor voldoende kennis te verkrijgen van de entiteit en haar omgeving, alsmede van haar Interne beheersing om het risico van afwijking van materieel belang te kunnen onderkennen en te kunnen inschatten en om verdere controlewerkzaamheden te kunnen opzetten gericht op het ingeschatte risico» (Paragraaf 7 van ISA 402). 26 november 2009 Slide 16

9 De sociale balans 26 november 2009 Slide 17 De sociale balans Algemeenheden geviseerde entiteiten - wettelijke verplichting Publicatie bij de NBB voor elkeen van de volgende entiteiten: Art. 44 Wet 22/12/1995: elke onderneming die krachtens de Wet van 17 juli 1975 gehouden is tot publicatie van de jaarrekening KB 4/08/1996: Art. 9: bedrijfsmedische diensten Art. 10: de verzekeringsondernemingen Art. 12: voorzorgsinstellingen(pensioenfondsen onder de vorm van een VZW of onderlinge bijstand) Art. 13: kredietinstellingen naar Belgisch recht 26 november 2009 Slide 18

10 De sociale balans Algemeenheden geviseerde entiteiten - wettelijke verplichting Neerlegging bij de NBB krachtens: KB 4/08/1996: Art. 18: ondernemingen naar buitenlands recht die in België een vestiging of bedrijfszetel hebben (sociale balans voor de activiteiten in België) Art. 16: de ziekenhuizen Art. 17: andere rechtspersonen (enkel indien > 20 personen tewerk gesteld) 26 november 2009 Slide 19 De sociale balans Algemeenheden geviseerde entiteiten - wettelijke verplichting Ondernemingen zonder publicatieplicht!!! VOF, GCV, CVOA met fysische personen als aandeelhouders of KMO in de zin van boekhoudrecht Geen verplichting voor de fysische persoon handelaar (zonder rechtspersoonlijkheid (feitelijke verenigingen, tijdelijke handelsvennootschappen, stille vennootschappen, syndicaten) 26 november 2009 Slide 20

11 De sociale balans Inhoud Drie compartimenten (aanvankelijk vier steunmaatregelen weg): 1. Tewerkgesteld personeel in de brede betekenis met onderscheid tussen de werknemers ingeschreven in het personeelsregister en (voor het volledig schema) de interimarbeid en de personen ter beschikking gesteld van de onderneming 2. Tabel met personeelsbewegingen (opgesplitst met «in» en «out» voor het volledig schema en globaal voor het VKTschema) 26 november 2009 Slide 21 De sociale balans Inhoud (vervolg) 3. Inlichtingen inzake de vorming van de werknemers VKT = VOL Volledig schema VS Verkort schema // verplichtingen inzake het te hanteren jaarrekeningschema. 26 november 2009 Slide 22

12 Publicaties van het I.B.R. De «sociale balans», Paul COMHAIRE, Stefaan RABAEY, Catherine DENDAUW, Henri OLIVIER, Marc RENOUPREZ, Paul VAN GEYT 26 november 2009 Slide 23 Controle van de sociale balans Belangrijkste doelstellingen bij de controle en de attestering van de sociale balans De getrouwe voorstelling van het tewerkgesteld personeel zoals voorgesteld in de sociale balans De overeenstemming van de boekhoudkundige gegevens vervat in de sociale balans met de bepalingen van het boekhoudrecht De overeenstemming van de gepubliceerde sociale balans met deze welke werd gecontroleerd en zoals voorzien door de algemene controlenormen 26 november 2009 Slide 24

13 Controle van de sociale balans Aangepast controleprogramma Bronnen en controletechnieken : Het personeelsregister Individuele en samenvattende staten Kwartaalstaten overgemaakt aan de RSZ Bevestiging van het (extern) sociaal secretariaat Arbeidsreglement Beslissingen van de paritaire comités welke van toepassing zijn Conformiteitscontrole tussen de verschillende bronnen en de sociale balans Conformiteitscontrole tussen de sociale balans en de boekhouding Coherentietesten tussen de verschillende rubrieken van de sociale balans 26 november 2009 Slide 25 Controle van de sociale balans Aangepast controleprogramma (vervolg) Hoe zijn de administratieve organisatie en de interne controle opgevat Met het sociaal secretariaat Evaluatie van de procedure binnen de onderneming om gegevens over te maken aan het sociaal secretariaat Vb.: controle op volledigheid van de facturen van het sociaal secretariaat 26 november 2009 Slide 26

14 Controle van de sociale balans Aangepast controleprogramma (vervolg) Aard van de geleverde prestaties Contractuele voorwaarden en de contractuele relatie Betekenisvolle invloed die het gebruik van de externe dienst kan hebben op het inherent risico Invloed van het sociaal secretariaat op het boekhoudsysteem en de interne controle van de onderneming Bekwaamheid en de financiële soliditeit van het sociaal secretariaat (reputatie van het sociaal secretariaat, omvang) Algemene inlichtingen en beschikbare communicatiemiddelen met het sociaal secretariaat Inlichtingen over de algemene controlemaatregelen en de geautomatiseerde controles operationeel binnen het sociaal secretariaat 26 november 2009 Slide 27 Controle van de sociale balans Aangepaste controleprogramma (vervolg) Indien de inlichtingen en gegevens om de sociale balans op te stellen onvoldoende zijn of onbetrouwbaar : aanbevelingsbrief 26 november 2009 Slide 28

15 Controle van de sociale balans Aangepaste controleprogramma (vervolg) 1. Administratieve organisatie en de interne controle (vervolg) Zonder sociaal secretariaat Doorlichting van : de administratieve organisatie, de geautomatiseerde verwerking (software) van het systeem van interne controle Dit alles moet garanderen dat alle nuttige inlichtingen ten behoeve van de sociale balans beschikbaar zijn 2. Validatietesten op de gegevens van de sociale balans Zie onze commentaar met betrekking tot de verschillende rubrieken 26 november 2009 Slide 29 Sociale balans Wijzigingen! Koninklijk Besluit van 10 februari 2008 (BS ) wijziging KB 30/01/2001 Waar gaat het over? 1. Jaarrekeningen afgesloten vanaf 1 december Vereenvoudigingen 3. Nieuwe gegevens 4. Toelichting inzake de opleiding 1. De formele voortgezette opleidingen 2. De informele of minder formele voortgezette opleiding 3. De initiële beroepsopleiding 26 november 2009 Slide 30

16 Sociale balans Wijzigingen! Koninklijk Besluit van 10 februari 2008 (BS 26/02/2008) wijziging van het KB van 30/01/2001 Inwerkingtreding: Jaarrekening afgesloten vanaf 1 december november 2009 Slide 31 Sociale balans Wijzigingen! Vereenvoudigingen Schrapping van de staat over het gebruik van de maatregelen ten gunste van de werkgelegenheid tijdens het boekjaar Schrapping in de tabel van het personeelsverloop van het volledige model van sociale balans, van de uitsplitsing volgens geslacht en studieniveau bij intrede en uittrede van het personeel Schrapping van de staat betreffende de inlichtingen over de activiteiten van vorming, begeleiding of mentorschap gegeven in toepassing van de wet van 5 september 2001 tot de verbetering van de werkgelegenheidsgraad van de werknemers 26 november 2009 Slide 32

17 Sociale balans Wijzigingen! Nieuwe gegevens in de staat van de tewerkgestelde personen Uitsplitsing volgens geslacht en studieniveau van de werknemers op de afsluitingsdatum van het boekjaar (in plaats van een uitsplitsing volgens het geslacht) Nieuwe gegevens over de opleidingen Formele voortgezette beroepsopleiding: uitsplitsing van de verschillende elementen van de nettokosten voor de onderneming (brutokosten + betaalde bijdragen ontvangen subsidies) Informele of minder formele voorgezette beroepsopleiding: volgens geslacht, aantal opgeleide werknemers, aantal gevolgde opleidingsuren en nettokosten voor de onderneming 26 november 2009 Slide 33 Sociale balans Wijzigingen! Nieuwe gegevens over de opleidingen (vervolg) Initiële beroepsopleiding: volgens geslacht, aantal opgeleide werknemers, aantal gevolgde opleidingsuren en nettokosten voor de onderneming 26 november 2009 Slide 34

18 Inhoud van de sociale balans Luik I Ondernemingen Arthur Moens nv VOL 6.1 Luik I 26 november 2009 Slide 35 Inhoud van de sociale balans Luik I Inhoud van de sociale balans (pagina 1) Staat met betrekking tot het tewerkgesteld personeel: Gemiddelde van het tewerkgesteld personeel = gemiddeld aantal werknemers in VTE ingeschreven in het personeelsregister op het einde van elke maand van het boekjaar (opgelet met boekjaren ><12 maanden: correcte weging toepassen!) Gemiddeld aantal werknemers in VTE : werkvolume wordt uitgedrukt in voltijdse equivalenten, voor de deeltijdse werknemers te berekenen op basis van het contractueel voorzien aantal uren in vergelijking met de normale voltijdse arbeidstijd (=referentiewerknemer): deze berekening moet op het einde van elke maand van het boekjaar worden verricht! 26 november 2009 Slide 36

19 Inhoud van de sociale balans Luik I Inhoud van de sociale balans (pagina 1) 1. Staat van het tewerkgesteld personeel: Aantal gepresteerde uren : totaal van de werkelijk gepresteerde en vergoede uren tijdens het betrokken boekjaar, zonder rekening te houden met de niet-vergoede supplementaire uren, de vakantie, ziekteverlof, afwezigheden van korte duur, verloren uren wegens staking of om andere redenen 26 november 2009 Slide 37 Inhoud van de sociale balans Luik I Inhoud van de sociale balans (pagina 1) schatting op basis van de RSZ-aangiften (aantal gewerkte dagen x gemiddeld aantal gewerkte uren per dag) voor de hoofdarbeiders : in mindering brengen van de vakantiedagen, ziekteverlof ten laste van de onderneming, vakantiedagen, betaalde afwezigheden probleem van langdurige afwezigheden die nog steeds in het personeelsregister zijn ingeschreven zonder enige prestatie: op te nemen in de vrije tekst van de toelichting indien betekenisvol // werknemers met verlof zonder wedde // met arbeidsonderbreking >< conventioneel brugpensioen : de werknemer wordt ontslagen en wordt niet meer opgenomen in het personeelsregister 26 november 2009 Slide 38

20 Inhoud van de sociale balans Luik I Inhoud van de sociale balans (pagina 1) 1. Staat van de tewerkgestelde personen (vervolg): personeelskosten: bezoldiging toegekend aan de personeelsleden opgenomen in het personeelsregister (enkel 62 en dus geen interimpersoneel, personeel dat werd ter beschikking gesteld, zelfstandigen ) zaakvoerders en werkende vennoten : 620 indien arbeidscontract, 618 indien zelfstandige Toekenning bij de winstverdeling: Tantièmes aan de bestuurders en zaakvoerders: afhankelijk van hun statuut al dan niet op te nemen Aan personeelsleden: op te nemen onder de code 102 van de sociale balans 26 november 2009 Slide 39 Inhoud van de sociale balans Luik I Inhoud van de sociale balans (pagina 1) Niet op te nemen de kosten opgenomen in de rubriek 624 «rusten overlevingspensioenen» aangezien het gaat om voormalige personeelsleden die niet meer in het personeelsregister zijn ingeschreven Evenmin op te nemen : de kosten met betrekking tot een VT conventioneel brugpensioen want niet meer opgenomen in het personeelsregister(><half tijds)! Een personeelslid dat werkt voor verschillende ondernemingen van een groep wordt opgenomen in de sociale balans van de ondernemingen waarmee hij een arbeidsovereenkomst heeft afgesloten Andere verschillen met de rubriek 62: Werknemers in het buitenland aangeworven en aldaar tewerkgesteld (niet opgenomen in het Belgisch personeelsregister) Statutair personeel niet opgenomen in het personeelsregister (cfr. Nieuw advies CBN 2009/12) Personeel ingeschreven in het aanwezigheidsregister en niet in het personeelsregister 26 november 2009 Slide 40

21 Inhoud van de sociale balans Luik I Inhoud van de sociale balans (pagina 1) Opsplitsing van de andere personeelskosten tussen voltijds en deeltijds : indien het gaat om een beperkt aandeel van de personeelskosten mag dit op basis van een forfaitaire verdeelsleutel geschieden waarbij wordt uitgegaan van het relatief belang van elkeen van de categorieën Niet op te nemen : de voordelen in natura die niet in de rubriek 62 zijn geboekt 26 november 2009 Slide 41 Inhoud van de sociale balans Luik I Inhoud van de sociale balans (pagina 1) 1. Staat van de tewerkgestelde personen (vervolg): Voordelen toegekend bovenop het loon : andere voordelen bovenop het loon die niet belastbaar zijn in hoofde van de begunstigde begrip sluit aan bij de definitie van artikel WIB 53,14 «vrijgestelde sociale voordelen» enkel deze die niet zijn opgenomen in de rubriek 102 «personeelskosten» dus deze die niet zijn opgenomen in de rubriek 62 van de boekhouding (volgens advies CBN S100-00) bij de controle: Relatief belang van de rubriek 26 november 2009 Slide 42

22 Inhoud van de sociale balans Luik I Volledig model & verkort model toevoeging van de uitsplitsing van de werknemers op de afsluitingsdatum van het boekjaar volgens geslacht & studieniveau STAAT VAN DE TEWERKGESTELDE PERSONEN 26 november 2009 Slide 43 Inhoud van de sociale balans Luik I Inhoud van de sociale balans (pagina 1) Studieniveau: Lager : alsook de werknemers zonder enig diploma Secundair: elk persoon met algemeen onderwijs, technisch, beroepsonderwijs en met diploma Hoger niet universitair of universitair onderwijs strikt te interpreteren beroepscategorie: Leidinggevend personeel: werknemers ingeschreven in het personeelsregister belast met het dagelijks bestuur, en die de bevoegdheid hebben om de onderneming te vertegenwoordigen en hem te verbinden alsook de personeelsleden die direct ondergeschikt zijn aan deze personen wanneer zij belast zijn met taken van dagelijks bestuur «Andere»: restcategorie : stagiaires, leerlingen 26 november 2009 Slide 44

23 Inhoud van de sociale balans Luik I Staat van de tewerkgestelde personen 26 november 2009 Slide 45 Inhoud van de sociale balans Luik I Inhoud van de sociale balans (pagina 2) 1. Staat van de tewerkgestelde personen (vervolg): interim: Berekening van het gemiddeld aantal interimpersoneel dat werd tewerk gesteld ratio met in de teller het effectief aantal gepresteerde en door de interimkantoren aangerekende uren en in de noemer de normale arbeidstijd per jaar van de werknemers die dezelfde functie vervullen 26 november 2009 Slide 46

24 Inhoud van de sociale balans Luik I Controle van de sociale balans (pagina 1) 1. Staat van tewerkgestelde personen: Staat en evolutie van de tewerkgestelden Recent organigram van de onderneming waarin de tewerkgestelden zijn opgenomen en afstemmen met het aantal personeelsleden Afstemming van de staat met de evolutie van het aantal tewerkgestelden tijdens de afgelopen periode en op datum van de afsluiting van het boekjaar met : Het personeelsregister en de RSZ-aangiften De sociale balans Herberekening van VTE Coherentietesten uitvoeren door vergelijkingen Een standaardbevestiging van het sociaal secretariaat 26 november 2009 Slide 47 Inhoud van de sociale balans Luik I Controle van de sociale balans (pagina 1) Aantal gepresteerde uren : Reconciliatie met de kwartaalangiften bij de RSZ en bevestiging van het sociaal secretariaat Er zich van vergewissen dat enkel de werkuren worden opgenomen in de berekening (zonder de niet vergoede recuperatieuren, afwezigheid wegens ziekte, vakantiedagen, stakingen ) 26 november 2009 Slide 48

25 Inhoud van de sociale balans Luik I Controle van de sociale balans (pagina 1) 1. Staat van de tewerkgestelde personen (vervolg): Personeelskosten Aansluiting met de rubriek 62 te vragen Er zich van vergewissen dat deze kosten slaan op werknemers onder arbeidscontract en ingeschreven in het personeelsregister Nakijken van de classificatien in de rekeningen van de rubriek 61 van het grootboek (interim, ter beschikking gesteld, zaakvoerders/bestuurders die geen arbeidsovereenkomst hebben ) Voordelen bovenop het loon Overzicht van de voordelen opvragen en aansluiten Vergelijken met de onderliggende stukken /en met de rekeningen welke tijdens de audit werden gecontroleerd Reconciliatie van de eventuele verschillen 26 november 2009 Slide 49 Inhoud van de sociale balans Luik I Controle van de sociale balans (pagina 1) 1. Staat van de tewerkgestelde personen (vervolg): Interimpersoneel en personeel ter beschikking gesteld van de onderneming Gemiddeld aantal personeelsleden en effectief aantal gepresteerde uren Algemeen overzicht opvragen Vergelijking met de onderliggende bewijsstukken (Desgevallend) bevestigingsbrief uitsturen Kosten voor de onderneming Vergelijking met de onderliggende bewijsstukken Reconciliatie met de rekeningen van de rubriek 61 van het grootboek 26 november 2009 Slide 50

26 Inhoud van de sociale balans Luik II Volledig model Schrapping van de uitsplitsing volgens geslacht & studieniveau bij intrede en uittrede van het personeel 26 november 2009 Slide 51 Inhoud van de sociale balans Luik II Inhoud van de sociale balans (pagina 2) 2. Bewegingen tijdens het boekjaar: Enkel de externe bewegingen (niet de transferten tussen voltijds en deeltijds) Een werknemer verlaat de onderneming de ochtend van de eerstvolgende werkdag die volgt op de laatste werkdag van zijn arbeidscontract (opgelet bij einde arbeidscontract op 31/12/N, hij verlaat de onderneming op 1/1/N+1 en wordt dus opgenomen in de «out» van de sociale balans van N+1) 26 november 2009 Slide 52

27 Inhoud van de sociale balans Luik II Inhoud van de sociale balans (pagina 2) 2. Bewegingen tijdens het boekjaar: Problematiek van de hernieuwing van een contract van bepaalde duur : niets in te schrijven aangezien geen wijziging in het personeelsregister 26 november 2009 Slide 53 Inhoud van de sociale balans Luik II Inhoud van de sociale balans (pagina 2) 2. Bewegingen tijdens het boekjaar (vervolg) indiensttreding: Een werknemer wordt ingeschreven in het personeelsregister ten laatste op het moment van zijn tewerkstelling : een van de verplichte vermeldingen is de datum van de aanvang van de tewerkstelling In geval van tewerkstelling van een persoon die de onderneming heeft verlaten en opnieuw in dienst wordt genomen na een min of meer lange periode : op te nemen in de tabel van de indiensttredingen 26 november 2009 Slide 54

28 Inhoud van de sociale balans Luik II Inhoud van de sociale balans (pagina 2) 2. Bewegingen van het boekjaar (vervolg): Uitdiensttreding: Stemt overeen met de werknemers waarvan de datum van einde contract is ingeschreven in het personeelsregister in de loop van het boekjaar. De datum van uitdiensttreding dient ingeschreven te zijn in het personeelsregister binnen de 7 dagen die volgen op het einde van het contract 26 november 2009 Slide 55 Inhoud van de sociale balans Luik II Inhoud van de sociale balans (pagina 2) 2. Bewegingen van het boekjaar (vervolg): Redenen: Pensioen: zelfs indien niet automatisch een einde aan het contract wordt gesteld wanneer de werknemer de wettelijke pensioenleeftijd bereikt heeft en, wanneer om een einde aan deze overeenkomst te stellen de werknemer zijn ontslag moet indienen, of de werkgever het ontslag moet geven of wanneer in gemeenschappelijk akkoord tussen Wg en Wn een einde wordt gesteld aan de overeenkomst, Brugpensioen: enkel de voltijds conventionele brugpensioenen (want bij deeltijds blijft hij/zij in het personeelsregister) 26 november 2009 Slide 56

29 Inhoud van de sociale balans Luik II Inhoud van de sociale balans (pagina 2) 2. Bewegingen van het boekjaar (vervolg): Andere redenen: Wederzijds akkoord tussen partijen, overlijden van de werknemer, einde van het contract van bepaalde duur zonder hernieuwing contract, beëindiging van het werk voor hetwelke de werknemer werd aangeworven (in geval van tewerkstelling van een contract voor welbepaald werk) Rubriek 350: aantal werknemers die, in een statuut van zelfstandige, voor ten minste een halftijdse job, diensten verstrekken ten gunste van de onderneming : enkel in het jaar van vertrek, niet de «werknemer» vermelden die diensten verstrekt via een rechtspersoon. 26 november 2009 Slide 57 Inhoud van de sociale balans Luik II Controle van de sociale balans (pagina 2) 2. Bewegingen van het boekjaar Reconciliatie van de bevestiging van het sociaal secretariaat/ of van de RSZ-aangiften met het personeelsregister Overzicht opvragen van de bewegingen volgens geslacht en studieniveau Afstemming inzake de redenen van vertrek afstemmen met de voorzieningen en de erop betrekking hebbende kosten Nazicht van de berekening van VTE Coherentiecontroles aan de hand van vergelijkingen 26 november 2009 Slide 58

30 Inhoud van de sociale balans Luik III Volledig model & verkort model Nieuwe gegevens over de opleidingen 26 november 2009 Slide 59 Inhoud van de sociale balans Luik III Formele voortgezette beroepsopleiding Definitie van de voortgezette beroepsopleiding Opleiding gevolgd door een of meer werknemers Op voorhand gepland Heeft tot doel de kennis van de werknemers te vergroten of hun vaardigheden te verbeteren Volledig of gedeeltelijk gefinancieerd door de onderneming Definitie van de formele voortgezette beroepsopleiding Cursussen en stages ontwikkeld door (interne of externe) lesgevers Gekenmerkt door een hoge graad van organisatie Op een plaats die duidelijk gescheiden is van de werkplek Gericht op een groep cursisten In voorkomend geval wordt een attest verstrekt dat de opleiding gevolgd werd 26 november 2009 Slide 60

31 Inhoud van de sociale balans Luik III Formele voortgezette beroepsopleiding Aantal opgeleide werknemers? Personeelsleden verbonden door een arbeidsovereenkomst Met uitsluiting van personen met een leercontract, uitzendkrachten, stagiairs Aantal opgeleide werknemers dat toegang heeft gehad tot een of meer formele opleidingen Aantal gevolgde opleidingsuren? Werkuren besteed aan de opleiding (uitsluitend in de werktijd) 26 november 2009 Slide 61 Inhoud van de sociale balans Luik III Formele voortgezette beroepsopleiding Nettokosten voor de onderneming? Brutokosten rechtstreeks verbonden met de opleiding Bezoldigingen van de werknemers in opleiding In voorkomend geval de verplaatsings- en verblijfskosten Bezoldigingen van het personeel dat instaat voor de opleiding (als het gaat om een interne opleiding) Werkingskosten (lokalen, materieel, meubilair, pedagogische ondersteuning & leermateriaal) Facturen van opleidingsinstellingen (als het gaat om een externe opleiding) Verplichte bijdragen en stortingen aan collectieve fondsen In mindering: subsidies afkomstig van collectieve fondsen of de overheid 26 november 2009 Slide 62

32 Inhoud van de sociale balans Luik III Inhoud van de sociale balans (pagina 3) Vorming: = kosten van de vorming welke effectief door de onderneming ten laste worden genomen met uitsluiting van de bijkomende vorming door de werknemers individueel gevolgd in het kader van de sociale promotie = directe lasten (lasten die zouden wegvallen indien de vorming zou worden geschrapt) + opportuniteitskosten (bezoldiging toegekend aan de begunstigde tijdens de periode van de vorming, dus buiten elke directe productieve activiteit, berekend door de waardering aan de hand van een gemiddelde per beroepscategorie) 26 november 2009 Slide 63 Inhoud van de sociale balans Luik III Informele voortgezette beroepsopleiding Definitie van de informele voorgezette beroepsopleiding Vormingsactiviteiten, andere dan de formele opleidingen, die rechtstreeks betrekking hebben op het werk Een hoge graad van zelforganisatie door de leerling(en) Een inhoud die gekozen wordt volgens de behoeften van de leerling(en) Voorbeelden: begeleiderschap, coaching, on-the-job-training, deelname aan kwaliteitscirkels, zelfstudie, opleiding op afstand, bijwonen van conferenties, workshops, beurzen 26 november 2009 Slide 64

33 Inhoud van de sociale balans Luik III Informele voortgezette beroepsopleiding Aantal opgeleide werknemers? Aantal gevolgde opleidingsuren? Nettokosten voor de onderneming? Zelfde regels als voor de formele voortgezette beroepsopleiding 26 november 2009 Slide 65 Inhoud van de sociale balans Luik III Initiële beroepsopleiding Definitie van de initiële beroepsopleiding Opleiding gegeven aan de personen die in de onderneming tewerkgesteld zijn in het kader van alternerend leren en werken Met als doel het behalen van een officieel erkend diploma of certificaat Belangrijkste onderdeel: de studieactiviteit/vorming De duur van de opleiding bedraagt minstens zes maanden Voorbeelden: de ondernemingsopleidingen, het socioprofessioneel inschakelingscontract, de middenstandsopleidingen 26 november 2009 Slide 66

34 Inhoud van de sociale balans Luik III Initiële beroepsopleiding Aantal opgeleide werknemers? Personen met een leercontract, stagiairs en andere personeelsleden in het bezit van een opleidingscontract Aantal opgeleide opleidingsuren? Het aantal uren dat de personen met een leercontract en de stagiairs aanwezig zijn in de onderneming 26 november 2009 Slide 67 Inhoud van de sociale balans Luik III Initiële beroepsopleiding Nettokosten voor de onderneming? Brutokosten rechtstreeks verbonden met de opleiding Bezoldigingen van de personen die aan een initiële beroepsopleiding deelnemen Bezoldigingen van de werknemers die instaan voor de opleiding Werkingskosten Kosten voor leermateriaal In mindering: subsidies afkomstig van collectieve fondsen of de overheid (begeleiderschapsbonus toegekend gedurende maximaal drie opleidingsjaren van eenzelfde cyclus alternerend leren) 26 november 2009 Slide 68

35 Inhoud van de sociale balans Luik III Controle van de sociale balans (pagina 3) Vorming van de werknemers Opvragen van de jaarlijkse planning van de vorming van het personeel Opvragen van de opsplitsing van de kosten van de vorming: Extern: aansluiting met onderliggende bewijsstukken, rekeningen van het grootboek en controle van het uurtarief Intern: opvragen van overzicht van de kosten verbonden aan de interne vorming van het personel en controle van het redelijk en volledig karakter van de kosten Controle van het aantal werknemers en het aantal uren vorming op basis van de interne planning, inschrijvingsformulieren, enz 26 november 2009 Slide 69 Controle van de sociale balans Controle van de sociale balans Analytisch en coherentie onderzoek : Aansluiting van de inlichtingen van de sociale balans met gegevens van de resultatenrekening en de toelichting Zich vergewissen van de globale coherentie Opstellen vergelijkende tabel van de bedragen en de ratios van het boekjaar met voorgaande boekjaren 26 november 2009 Slide 70

36 Controle van de sociale balans Controle van de sociale balans Verslag van de commissaris: Opstellen van de lijst met onvolmaaktheden en aanpassingen Gesprek met de leiding Indien het principe van het getrouwe beeld is aangetast voorbehoud in het verslag Specifieke en afzonderlijke vermelding met betrekking tot de niet naleving van de wettelijke bepalingen inzake de sociale balans 26 november 2009 Slide 71 De sociale balans : Verslagen van het sociale secretariaat 26 november 2009 Slide 72

37 Sociale balans Waar kan het mis gaan met een sociaal secretariaat? de tien klassiekers 1. Sociaal secretariaat vermeldt betaalde uren terwijl de sociale balans de daadwerkelijk gepresteerde uren vermeldt (feestdagen, klein verlet, regenuren, educatief verlof, opleidingskrediet, betaalde recuperatie overuren, werkloosheid ten laste van de werkgever, verlet werk zoeken). De onderneming deelt enkel de nuttige gegevens mee (ziekte < 30 dagen wordt niet medegedeeld). Code 101 is dus fout. 2. Het sociaal secretariaat geeft niet altijd de opsplitsing tussen directie en bedienden. Codes 130 en 134 zijn dan fout. 3. Het sociaal secretariaat geeft niet altijd correct de opsplitsing tussen contracten van bepaalde duur en van onbepaalde duur. 4. Individuele beroepsopleiding is een contract van bepaalde duur. Wordt niet altijd als dusdanig aangegeven door het secretariaat. 5. Onderverdeling volgens studieniveau niet altijd juist: codes en codes zijn dan fout. 26 november 2009 Slide 73 Sociale balans Waar kan het mis gaan met een sociaal sekretariaat? de tien klassiekers 6. Indiensttreding : onderscheid tussen contracten van bepaalde en van onbepaalde duur niet altijd juist. 7. Opsplitsing voltijds deeltijds niet altijd juist : Werknemers met tijdskrediet worden door sociaal secretariaat gerekend als voltijds. Code 105 is dus fout. 8. Reden van beëindiging arbeidsovereenkomst volgens sociaal secretariaat niet altijd juist. 9. Uit dienst op 31 december : mee te nemen of niet bij de uitdiensttreding en bij het personeel per 31 december? 10. Werknemers in volledige loopbaanonderbreking : te vermelden als voltijds/deeltijds? En in VTE? 26 november 2009 Slide 74

38 Sociale balans Conclusie «Alle voorgaande opmerkingen wijzen erop dat alleen de personeelsverantwoordelijke een correcte sociale balans kan opmaken daar deze persoon alle bijzonderheden hoort te kennen en in kaart te brengen. De globale cijfers zouden moeten overeenstemmen met de cijfers vanwege het sociaal secretariaat» 26 november 2009 Slide 75