pro.kawan-group.eu 6j/7 : NUMMER 1 IN KAMPEREN IN HET LAAGSEIZOEN Een selectie van 640 premium campings in EUROPA

Transcriptie

1 HANDLEIDING 2014 pro.kawan-group.eu 6j/7 : NUMMER 1 IN KAMPEREN IN HET LAAGSEIZOEN Een selectie van 640 premium campings in EUROPA

2 CAMPING CHEQUE IN HET KORT Een selectie van 640 Premiumcampings in Europa Eén vast tarief 16 Een uniek voordeelprogramma in Europa per nacht 2 personen 2

3 INHOUD DE CAMPING CHEQUE-FORMULE 4-5 De naamsaanduiding 6 De Camping-Cheque-formule 7 De acceptatiedata 8 Reservering 9 Aankomst en vertrek van de klant 10 Betaalmiddelen van Camping Cheque 11 Speciale aanbiedingen UITBETALING EN FACTURERING 12 Uitbetaling Camping Cheques 13 Nieuw! Verspreiding van Silver Cards 14 Terugsturen van papieren Camping Cheques 15 Afschriften van digitale Camping Cheques Facturering DE TOOLS VAN CAMPING CHEQUE 18 Technische problemen 19 Urgentieprocedure Professionele internetportal 22 Het tijdschrift 3 Seasons 23 Geschillen vermijden 24 Contactpersonen 3

4 Prenez-en connaissance et transmettez ce petit manuel à votre personnel de réception. Prix unique de 1 la nuit en basse saison Un réseau de 6 0 campings Premium en France et en Europe Qui voyagent ou louent des mobil-homes en basse saison Qui ne connaissent pas Camping Cheque A qui vous voulez offrir un CADEAU (6 d économie) Pour activer sa Silver Card, le client a 2 options : Il téléphone au revendeur Camping Cheque de son pays 24h/24, il l active sur Internet, sur l un des 13 sites Camping Cheque, en Europe et au Canada: Menu «commander», puis «Activer ma Silver Card» Dès que la carte est activée, elle est attribuée à votre camping et le client peut la charger en nuitées, en toute liberté. Pour charger des nuitées, 2 options possibles : Il téléphone au revendeur Camping Cheque de son pays Sur Internet, 24h/24, sur l un des 13 sites Camping Cheque, en Europe et au Canada : Menu «commander», puis «Camping Cheque» Vous touchez 3% sur toutes les nuitées achetées La carte est sans date limite de durée, tant que le client l utilise et que vous êtes adhérent, vous êtes rémunéré. Les clients de la 1 re année, viendront grossir ceux de la 2 e année, etc. La rémunération vous est acquise tant que vous êtes adhérent Camping Cheque. Un réseau de plus de 600 campings Premium en France et en Europe Votre reporting est accessible depuis votre espace PRO à l adresse : pro.kawan-group.eu (Financier) Vous pouvez consulter en temps réel les souscriptions de cartes et les chèques chargés. us a ez également la possibilité de télécharger des relevés Kawan Group - Domaine Saoneor - Boîte rue Alfred Kastler Fragnes +33(0) NAAMSAANDUIDING OP DE CAMPING Distribution Silver Card MODE D EMPLOI COMMANDEZ LES CARTES PRESENTEZ LES AVANTAGES CAMPING CHEQUE OFFREZ DES SILVER CARD A VOS CLIENTS Uw documentatie AIDEZ LES CLIENTS A ACTIVER LEUR NOUVELLE CARTE INCITEZ A CHARGER IMMEDIATEMENT DES NUITEES REMUNERATION ET REPORTING Handleiding Camping Cheque Gebruiksaanwijzing kaartlezer Gebruiksaanwijzing verspreiding Silver Card (meer info op blz. 13) Uw materiaal TOP Camping 2013 Op computer aangesloten kaartlezer Stickers Vlag Vragen? Materiaal nodig? Bel met en vraag de back office campings 4

5 NAAMSAANDUIDING OP HET INTERNET Ga om onze logo's en banners te downloaden naar: pro.kawan-group.eu We raden u sterk aan om wederzijdse links te maken op onze websites om gezien te worden 5

6 DE CAMPING CHEQUE-FORMULE De formule bestaat uit: een standaard standplaats (voertuig, camper, caravan of tent) elektra (6A of 5 kw) warme douche 1 huisdier, indien toegestaan op de camping Niet inbegrepen bij de formule: toeristenbelasting / ecobelasting extra personen elke andere service (ter plekke in rekening gebracht tegen het geldende tarief) stroomverbruik hoger dan 6A of 5 kw De Camping Cheque-klant profiteert van dezelfde service als een rechtstreekse klant. Elke kampeerder dient aan te geven bij de check-in dat hij/zij betaalt met Camping Cheques (op vertoon van papieren Camping Cheques, de Gold Card of de Silver Card). 16 per nacht 2 personen 6

7 DE ACCEPTATIEDATA Uw acceptatiedata zijn te vinden: in de gids op de website op de smartphone-app De in de gids van 2014 vermelde gegevens hebt u zelf aan ons doorgegeven en zijn dus bindend. Met name de acceptatiedata van Camping Cheque verschijnen in talloze gidsen en informatiebrochures in heel Europa. Het respecteren van deze data is van groot belang. Bent u om welke reden dan ook gedwongen deze (of een deel van deze) informatie te wijzigen, neem dan zo snel mogelijk contact op met uw coördinator of onze sales afdeling zodat wij onze klanten kunnen informeren. Doet u dit niet, dan kan de klant schadevergoeding eisen en dat zullen wij op u moeten verhalen. Acceptatie Camping Cheques De acceptatiedata worden uitgedrukt in verblijfsdata. Dat wil zeggen dat de laatst vermelde datum overeenkomt met de uiterste vertrekdatum van de klant. 7 Acceptatie Camping Cheques

8 ONLINE RESERVEREN De Camping Cheque-formule vereist geen reservering. Toch bieden we de Camping Cheque-klant de mogelijkheid om te reserveren, indien hij/zij dat wenst. 3 mogelijkheden: 1. De camping biedt gratis reservering voor alle Camping Chequeklanten. U ontvangt deze reservering in de vorm van een waarop de vakantiedata van de Camping Cheque-klanten vermeld staan. Vergeet niet deze mail te bevestigen. U dient de standplaats voor de klant vrij te houden tot 5 uur 's middags. 2. De camping staat alleen gratis reservering toe aan Gold Card-houders U ontvangt deze reservering in de vorm van een waarop de vakantiedata van alleen de Gold Card-houders vermeld staan. U dient de standplaats voor de klant vrij te houden tot 5 uur 's middags. 3. De camping beveelt reservering aan in bepaalde periodes. Zoals eerder vermeld, past u uw reserveringsvoorwaarden toe op Camping Chequeklanten die wensen te reserveren. U dient papieren Camping Cheques te accepteren als aanbetaling. 8

9 AANKOMST EN VERTREK VAN DE KLANT Registratie van de Camping Cheque-klant In principe geeft de klant bij aankomst aan dat hij/zij met papieren of digitale Camping Cheques betaalt, zo niet, dan stelt u de vraag. Voor een betaling met digitale Camping Cheques, toont de klant zijn/haar Gold Card of Silver Card. De klant die niet gereserveerd heeft, hoeft niet per se Camping Cheques bij aankomst te overhandigen. Alleen de klant die gereserveerd heeft, dient bij aankomst Camping Cheques te overhandigen, indien het reglement van de camping dat vereist voor reserveringen. Bij vertrek van de klant De door de klant overhandigde papieren Camping Cheques dienen volledig en duidelijk ingevuld te worden (cheque + controlestrook, zonder ze los te scheuren) met het adres van de klant of het nummer van de Gold Card. De klant heeft al een factuur ontvangen bij aanschaf van de Camping Cheques. U hoeft de klant dus geen factuur te overhandigen. U kunt wél een kwitantie verstrekken, indien de klant dit wenst. Voor meer informatie over het betalen per kaart, ga naar de gebruiksaanwijzingvan de kaartlezer. 9

10 BETAALMIDDELEN Silver Card De Silver Card is een chipkaart met digitale Camping Cheques. De overnachtingen worden bijgeschreven op de kaart en vervolgens afgeschreven door de bezochte campings. NIEUW: geef de Silver Card aan zoveel mogelijk klanten cadeau en verdien een extraatje van 3% op elke door de klant opgeladen cheque! (Meer informatie: blz. 13) Gold Card De Gold Card-houders zijn onze beste klanten in Europa. Deze kaart is ontworpen om klanten te binden aan het netwerk Camping Cheque door hen per verblijf spaarpunten cadeau te geven (worden automatisch bijgeschreven). De klant kan de kaart opladen met zoveel overnachtingen als hij/zij wil, zelfs onderweg l with Trave comp o edom lete fre Papieren Camping Cheque De papieren Camping Cheque is een voucher die uit twee delen bestaat. U dient beide delen van de cheque (cheque + controlestrook, niet losgescheurd) te ontvangen, naar behoren ingevuld door de klant. 10 NIEUW: De houders van Silver en Gold Cards profiteren van een uniek voordeelprogramma in Europa: bij 25 bestede cheques geeft Camping Cheque 1 Camping Cheque cadeau.

11 SPECIALE AANBIEDINGEN 6=7 11=14 Bij het invullen van de vragenlijst gaf u aan dat u speciale aanbiedingen verstrekt. De speciale aanbiedingen 6=7 (7 e overnachting gratis), 11=14 (12 e, 13 e en 14 e overnachtingen gratis) zijn cumuleerbaar tot uiterlijk 28 opeenvolgende dagen. Bijvoorbeeld: een klant staat 21 nachten op de camping, hij betaalt met 17 Camping Cheques (11 cheques in het kader van de aanbieding 11=14 en 6 cheques voor de aanbieding 6=7). Deze aanbiedingen staan onderaan uw bladzijde in de Camping Cheque Gids 2014, op en op de smartphone-app van Camping Cheque. Deze regel geldt ook als u deze speciale aanbiedingen alleen aan Gold Card-houders voorstelt 11

12 UITBETALING CAMPING CHEQUES Papieren Camping Cheque Digitale Camping Cheque (15 ) 10,50 11, (16 ) 11,20 12,00 12

13 SILVER CARDS - VERSPREIDING EN UITBETALING NIEUW! 3% ExTRA INkOMSTEN Sommige campings kiezen ervoor om Silver Cards te verstrekken aan hun klanten. Zij ontvangen dan een commissie ter hoogte van 3% voor alle op deze kaarten opgeladen cheques. VOORDELEN Voor u: U ontvangt een commissie ter hoogte van 3% van alle door de klant gekochte cheques De gratis verstrekte kaarten worden automatisch gelinkt met uw bedrijf Zolang de klant de door u verstrekte kaart gebruikt, en zolang u bij Camping Cheque bent aangesloten, ontvangt u dit extraatje U volgt uw omzet rechtstreeks vanaf de speciale interface Voor uw klanten: Een nuttig cadeau met een heuse toegevoegde waarde: ze besparen 6 (aanschafkosten van de kaart) en profiteren van een uniek tarief van 16 per overnachting op 640 campings BESTEL DE KAARTEN 2. PRESENTEER DE VOORDELEN VAN CAMPING CHEQUE 3. GEEF SILVER CARDS CADEAU AAN UW KLANTEN 4. HELP ZE MET HET ACTIVEREN VAN HUN NIEUWE KAART Per telefoon met de Camping Cheque-coördinator van zijn/haar land Op Internet via het menu 'Order', vervolgens 'Activate your Silver Card' 5. STEL VOOR OM METEEN CHEQUES (= OVERNACHTINGEN) OP TE LADEN Per telefoon met de Camping Cheque-coördinator van zijn/haar land Op Internet via het menu 'Order', vervolgens 'Camping Cheque' HANDLEIDING 6. BETALING EN RAPPORTERING VOLGEN Vanaf de vakpagina pro.kawangroup.eu, rubriek 'Financial' -> uw inkomsten van Silver Card Overzicht van de door u verstrekte kaarten en opgeladen cheques Download de maandelijkse afschriften voor de facturering ipad 0:41 AM 16 VIEW MORE VIEW MORE Safari Mail Vidéos Music Activated cards 6=7 431 Loaded cheques Activity from 1 march to 31 march

14 TERUGSTUREN VAN PAPIEREN CAMPING CHEQUES De papieren Camping Cheques dienen 2 keer per seizoen (aan het eind van het voorseizoen en aan het eind van het naseizoen) verstuurd te worden, of vanaf 400 Camping Cheques. 1 Bewaar de afscheurbare controlestrook (linkerstrook van de Camping Cheque) als bewijsstuk voor uw boekhouding. De papieren camping cheques worden optisch afgelezen. Het nummer dient dus altijd leesbaar te zijn. Is dit niet het geval, dan wordt de cheque niet uitgekeerd. 2 Sorteer de cheques op geldigheidsjaar. Gebruik elastiekjes om de camping cheques bij elkaar te houden. Camping cheques die vastgeniet zijn, worden teruggestuurd. De telmachine is niet berekend op nietjes, dus moeten we ze allemaal handmatig losmaken, wat de betalingsprocedure danig vertraagt. 3 Verstuur ze per aangetekende post of via een vervoersbedrijf; verpakt in karton (gelieve het gebruik van papieren enveloppen te vermijden). Verlies en diefstal van cheques vallen niet onder onze verantwoordelijkheid. Verloren cheques worden niet uitgekeerd. 4 Voeg een factuur toe zoals het model op bladzijde 17. Coupon om te bewaren Naar ons toe te zenden cheque Correspondentie- en factuuradres Kawan Group Bureau Central Camping Cheque France 12 rue Alfred Kastler Fragnes France 14

15 AFSCHRIFTEN DIGITALE CAMPING CHEQUES Download de maandelijkse transactielijst van onze internetportal voor de facturering van digitale Camping Cheques vanaf de 5 e van de volgende maand (bijv.: de lijst van mei is beschikbaar vanaf 5 juni). In de rubriek Financial, 1 Log in op de site pro.kawan-group.eu 2 Voer uw login en wachtwoord* in 3 Kies 'Your statements for digital cheques' 4 Kies de maand die u wenst te downloaden in de rolmenu's en de versie (Frans of Engels) 5 Klik op OK. Op het gedownloade pdf-bestand staan alle transacties van de maand, inclusief de transacties via de urgentieprocedure. De eerste overzichtpagina van uw afschrift kan gebruikt worden als factuur. Indien u zelf geen factuur wenst op te stellen, kunt u deze kant-enklare factuur afdrukken, stempelen, ondertekenen en opsturen * Login en wachtwoord kwijt: zie bladzijde 20 15

16 FACTURERING Hiernaast vindt u een voorbeeld van een factuur zoals wij die wensen te ontvangen, die u ons doet toekomen met de papieren Camping Cheques of uw afschriften van digitale Camping Cheques. Zet vooral niet de nominale waarde van de Camping Cheques op uw facturen maar het bedrag zonder commissie (zie blz. 13 en rekening hiernaast). Vult u namelijk de tarieven van 15 of 16 euro in, dan bent u BTW verschuldigd over hogere bedragen dan u ontvangen heeft. Gelieve duidelijk het onderscheid aan te geven tussen cheques van 15 (gekocht vóór 2014) en cheques van 16 (gekocht in 2014). Vergeet niet uw bankgegevens door te geven (IBAN + BIC/SWIFT). 16

17 VOORBEELD FACTUUR Naam bedrijf SAS KAWAN GROUP Gemeente, land, nr. Handelsregiste 12 rue Alfred Kastler Nr. KvK en btw-identificatienummer F FRAGNES Gebruiksnaam van de camping TVA : FR Factuurdatum: Factuurnummer (nummer moet overeenkomen met het nummer in uw boekhouding) Aantal papieren Camping Cheques: 2013 / 2014 x 10,50 = 2014 / 2015 x 11,20 = Aantal digitale Camping Cheques: (Silver Card / Gold Card) : 2013 / 2014 x 11,25 = 2014 / 2015 x 12,00 = Overzicht van de maand All-in totaalbedrag = waarvan btw ( %) = 17

18 TECHNISCHE PROBLEMEN Uw kaartlezer functioneert niet Wij hebben een speciale urgentieprocedure ontwikkeld zodat u het vertrek van een klant zonder paniek kunt afwikkelen. Deze procedure geldt voor de volgende gevallen: 1. De kaart functioneert niet of de kaart is verloren geraakt of gestolen. U kunt de hiernaast uitgelegde procedure gebruiken en de klant vragen om contact op te nemen met onze klantendienst, die zo snel mogelijk een nieuwe kaart toestuurt. Wij zorgen voor de beste oplossing voor de klant, zodat hij/zij niet benadeeld wordt. 2. De kaartlezer functioneert niet Na met onze dienst alle mogelijke oplossingen te hebben doorlopen (hotline: ), kunt u inloggen op de website en online het bedrag afschrijven volgens de hiernaast vermelde procedure. U kunt deze website slechts gebruiken voor deze twee gevallen en wel op de dag van het vertrek van de klant. De transactie is niet mogelijk indien de klant over onvoldoend saldo beschikt. Hulplijn 6 dagen per week

19 URGENTIEPROCEDURE Handleiding Ga naar de website voor professionals van Camping Cheque pro.kawan-group.eu om online het bedrag af te schrijven. 1 Voer uw login en wachtwoord* in Ga naar 'Financial' Kies in het linkermenu 'Urgentieprocedure' 2 Vul het formulier in De velden 'Date', 'Login name', 'Number of cheques to debit' en 'Cause of problem' zijn verplicht. 3 Lees alles nogmaals door en bevestig De transactie is geregistreerd op uw rekening en die van de klant. U kunt nu de pagina afdrukken. Alain Alain Alain Alain Fragnes Alain Fragnes * Wachtwoord vergeten? Ga naar bladzijde

20 PRO.KAWAN-GROUP.EU Professionele internetportal Onze website voor professionals is een bron van informatie over Camping Cheque, Holiday Cheque en Kawan Villages. Ga naar pro pro.kawan-group.eu, voer uw login en wachtwoord in (logins kwijt? U krijgt ze per mail toegestuurd door te klikken op 'Password forgotten? '). 1 klik op 'Password forgotten? ' 2 Voer uw adres in (het adres dat in de Camping Cheque Gids staat) 20

21 PRO.KAWAN-GROUP.EU De website is beschikbaar in 2 talen (Engels en Frans). Beschikbare informatie: downloadbaar beeldmateriaal (logo's, foto's, enz.), te gebruiken voor uw brochures, website, enz. overzicht met beurzen waar we elk seizoen staan gebruiksaanwijzingen, handleidingen en facturering Silver Card en Gold Card updaten van uw persoonlijke en administratieve gegevens in de rubriek 'my account' Het updaten van de toekomstige gidsen gaat in het vervolg rechtstreeks via de website. 21

22 HET TIJDSCHRIFT 3 SEASONS Geef ons stof tot schrijven! 3 Seasons is een belangrijk communicatiemiddel tussen campings en Gold Card-houders die buiten het hoogseizoen reizen. 52 pagina's 3 keer per jaar (januari, april en juli) 5 talen exemplaren voor de Europese Gold Card-houders en voor verspreiding op 6 Europese beurzen U kunt er de laatste nieuwtjes van uw camping kwijt (anders dan de in de gids verstrekte informatie, we publiceren geen teksten uit brochures): speciale aanbiedingen themavakanties evenementen en activiteiten in het laagseizoen veranderingen op de camping gewonnen prijzen nieuwe classificaties (sterren, categorieën ) De informatie dient bij ons binnen te zijn voor het eind van de maanden oktober, januari en mei. Ook al bent u niet helemaal zeker van de waarde van uw informatie, breng ons gerust op de hoogte. Voeg indien mogelijk foto's toe om de artikelen te illustreren. 22 contact@kawan-group.eu

23 GESCHILLEN VERMIJDEN De meeste geschillen betreffen: de acceptatiedata van de Camping Cheques de openingsdata van voorzieningen We verzoeken u vriendelijk om u te houden aan de data die u ons heeft doorgegeven en die dus gepubliceerd zijn in de gids van Vergeet niet dat u contractueel gebonden bent om onze klanten te ontvangen op de in de gids vermelde data, behalve in geval van overmacht. De waarheid van de door u verstrekte informatie valt geheel onder uw eigen verantwoordelijkheid. betaling per kaart. In het kader van het nieuwe voordeelprogramma worden klanten die hun kaart gebruiken beloond met gratis cheques. Accepteer de kaart als betalingsmiddel. elektriciteit. Het arrangement van Camping Cheque bevat elektriciteit, max. 6A of 5kW/dag (tenzij anders overeengekomen). We raden u aan om het stroomverbruik goed in de gaten te houden en overmatig stroomverbruik in rekening te brengen (door de meterstand op te nemen of door de verhoging van de stroomsterkte in te schatten). 23

24 Camping Cheque 12 rue Alfred Kastler Fragnes France Tel (0) Service Back Office campings Uw professionele website: pro.kawan-group.eu UW COöRDINATOR is een product van SAS KAWAN GROUP