Beschrijving Service Portaal Kamer van Koophandel Middelgroot

Transcriptie

1 Beschrijving Service Portaal Kamer van Koophandel Middelgroot Serviceportaal Kamer van Koophandel / Opstellen XBRL Jaarrekening (versie ) Inhoudsopgave Het Dashboard Het opstellen van een jaarrekening... 2 Toelichting op het invoeren Het downloaden van een ingevulde jaarrekening Het xbrl document De bestanden van de accountant Het uploaden van bestanden Het verzenden van bestanden De verzendstatus Vragen en Antwoorden

2 Het Dashboard. Om via het portaal stap voor stap het proces te doorlopen, wordt als eerste scherm het dashboard getoond. Vanuit dit scherm kunt u per aangegeven stap de benodigde handelingen verrichten om te komen tot een succesvol ingestuurde jaarrekening en de bijbehorende bestanden. U kunt altijd terug naar het dashboard door op de betreffende link te klikken bovenin het scherm. Via de knop Nieuw kunt u een nieuw concept aanmaken (zie volgend hoofdstuk). U kunt de naam van een aangemaakt concept naderhand nog wijzigen. Indien u op een eerder moment een formulier (deels) heeft ingevuld, dan kunt u verder gaan met invullen door deze hier te selecteren en voor Ga verder te kiezen. U kunt het concept ook verwijderen. Het opstellen van een jaarrekening Geef een naam op voor uw concept en klik dan op de knop Maak nieuwe jaarrekening. Een scherm verschijnt waarmee u kunt aangeven welk type formulier u gaat gebruiken: - Middelgrote rechtspersonen generiek - Middelgrote rechtspersonen publicatiestukken - Commerciële stichtingen en verenigingen - Middelgrote en grote organisaties zonder winststreven - Toegelaten instellingen volkshuisvesting - Fondsenwervende instellingen - Vennootschappen onder firma & commanditaire vennootschappen - Coöperaties 2

3 U wordt tevens verzocht om de boekjaardata in te vullen. Let op: de boekjaren dienen te allen tijde op elkaar aan te sluiten! U kunt een nieuw, leeg formulier gaan invullen met de jaarrekening gegevens. Het formulier kent een navigatie structuur aan de linkerkant. Deze is per scherm aanklikbaar. Linksboven is een functie aanwezig om dit menu in te klappen, zodat zoveel mogelijk gegevens zichtbaar worden: Onder- en bovenaan het menu is een Vorige/Volgende knop, waarmee u kunt bladeren en daarmee gelijk de ingevoerde gegevens vastlegt. Rechtsbovenaan is een icoon om direct naar een Overzichtspagina te kunnen. Dit kan alleen als alle verplichte velden zijn ingevuld. Alleen nadat alle verplichte velden correct zijn ingevuld, kunt u naar een ander scherm navigeren. De gegevens worden met het klikken op Volgende / Vorige opgeslagen. Indien u de browsersessie beëindigt, zult bij een terugkeer na inloggen, uw aangemaakt concept weer kunnen openen en uw ingevulde gegevens weer benaderen en kunnen aanpassen. Er vindt geen automatische opslag plaats. 3

4 Toelichting op het invoeren. Lees onderstaande tips punten aandachtig door. Deze zijn van belang voor een optimaal gebruik van het portaal tijdens het invoeren van gegevens. nr. toelichting 1 Een veld wat verplicht is wordt aangegeven met een asterisk *. U krijgt een foutmelding (rood) als dit veld niet is ingevuld. 2 Sommige velden moeten voldoen aan een juiste invoer. Denk aan postcode, enkel numerieke velden, bedragen zonder decimalen. De datum wordt met behulp van een kalenderfunctie vanzelf goed ingevuld. 3 Totalen en balans velden worden niet gecontroleerd en vooringevuld. Zorgt u er daarom voor dat de gegevens zo compleet mogelijk zijn ingevuld. Deze formules zullen te zijner tijd toe worden gevoegd aan de applicatie om meer ondersteuning te kunnen bieden. 4 Sommige velden bevatten een keuzelijst. Hieronder zijn de belangrijkste genoemd met daarbij de keuze voor een juiste invoer: SBI-code: selecteer de omschrijving die van toepassing is. U kunt ook dit direct intypen en dan zoekt de lijst de bijbehorende waarde op. 5 Datum vaststelling Op pagina van Informatie over de Rapportage (tweede pagina) wordt de volgende datum uitgevraagd: Deze datum mag na downloaden én ondertekenen naderhand NIET meer aangepast worden met een nieuwe gedownloade xbrl van deze jaarrekening. Het leidt dan tot een ongeldig bestand. Geef aan dat deze is vastgesteld en neem deze datum te allen tijde op, ook al ligt deze in de toekomst. 4

5 nr. toelichting 6 Aanmaken tabelrijen Op enkele schermen staan tabellen die door u met rijen kunnen worden uitgebreid. Zorg ervoor dat de verplichte velden in zo n aangemaakte rij ook daadwerkelijk zijn ingevuld. In bovenstaand voorbeeld dient dus een waarde te worden ingevuld in het veld waar Samenstelling directie, het bestuur en het toezichthoudend orgaan staat. Dit is de titel van de regel. Met behulp van het vuilnisbakje kunt u een aangemaakte regel weer verwijderen. 7 Percentagevelden Voor de volgende velden geldt dat een percentage altijd moet worden ingevuld met decimalen. Als dit niet gebeurt, zal tijdens het verzenden een fout optreden. Bijvoorbeeld: 20% moet ingevoerd worden als 0.2 5% moet ingevoerd worden als 0.05 etc. Dit betreft de volgende velden: Effectieve rentevoet Belastingen, toepasselijke belastingtarief Belastingen, effectieve belastingtarief Immateriële vaste activa, afschrijvingspercentage, einde van reeks Immateriële vaste activa, afschrijvingspercentage, start van reeks Immateriële vaste activa, afschrijvingspercentage Vastgoedbeleggingen, afschrijvingspercentage Vastgoedbeleggingen, afschrijvingspercentage, einde van reeks Vastgoedbeleggingen, afschrijvingspercentage, start van reeks Fusies en overnames, percentage van de verkregen zeggenschap in het belang Negatieve goodwill, afschrijvingspercentage Materiële vaste activa, afschrijvingspercentage Materiële vaste activa, afschrijvingspercentage, einde van reeks Materiële vaste activa, afschrijvingspercentage, start van reeks Rechtspersoon, aandeel in geplaatst kapitaal Rechtspersoon, aandeel in stemrecht Leningen, voorschotten en garanties ten behoeve van bestuurders en commissarissen, rentevoet Netto-omzet, verhoudingscijfer voor wijziging ten opzichte van vorige periode 5

6 nr. toelichting 8 Verloopoverzichten Enkele tabellen zoals Materiële Vaste Activa zijn horizontaal te schuiven. 9 Finale controle op verplichte velden Bij het doorklikken van de laatste pagina Overige gegevens, zal het hele formulier snel worden gecontroleerd op het alsnog ontbreken van verplichte velden. Mocht er nog een blokkerende fout optreden, dan zal de applicatie terugspringen naar de eerste waargenomen fout. Na het correct invoeren hiervan en als alle fouten zijn gecorrigeerd, kunt u via het menu gewoon weer verder naar de laatste pagina 10 Velden Enkelvoudig / Geconsolideerd : verplicht Het formulier bevat alle velden voor zowel een Enkelvoudige als Geconsolideerde Balans. U kunt op de eerste pagina aangeven welk type van toepassing is. U vult alleen die velden voor het type in wat voor u van toepassing is. 11 Voorlopig nog niet kopiëren uit Word Het kopiëren van teksten en lijsten uit tekstprogramma s zoals Word wordt ten strengste afgeraden. Dit zou kunnen leiden tot een foutief xbrl bestand! Word maakt gebruik van tekens die niet utf /unicode compliant zijn. Maak gebruik van de office applicatie Wordpad of Kladblok om daar de teksten in te zetten en van daaruit te kopiëren. In april 2018 wordt er een functie geintroduceerd om dit in het portaal af te handelen. 6

7 nr. toelichting 12 Tabellen met Presentatievolgorde In enkele tabellen in de Balans zoals - Toelichting aandeel resultaat van deelnemingen in de winst-en verliesrekening - Bijzondere posten - Financiële instrumenten/specificatie Staat een kolom Presentatievolgorde. Vul per regel alleen voor huidig boekjaar de presentatievolgorde in, laat de presentatievolgorde in voorgaand boekjaar leeg. 13 Organisatiegegevens Deze komen uit het Handelsregister. Zijn deze niet correct? Geeft u dan de wijzigingen zo spoedig mogelijk door aan de Kamer van Koophandel. Dan komen deze, na verwerking in het Handelsregister bij het opstellen of bewerken gecorrigeerd in de jaarrekening terug. 7

8 Het downloaden van een ingevulde jaarrekening. Na het laatste scherm met betrekking tot invoeren, wordt uiteindelijke het controlescherm getoond. Hierop staan alle door u ingevoerde gegevens. Rubrieken die niet zijn ingevuld worden ter volledigheid vooralsnog wel vermeld 8

9 Controleer de gegevens. U kunt de gegevens bewerken met behulp van de knop links (helemaal) onderaan de pagina: Bewerken. Indien u gereed bent kunt u de jaarrekening als bestand downloaden door middel van de knop rechts onderaan de pagina: Downloaden. Het bestand wordt gedownload naar de standaardmap Downloads op uw pc, tenzij u een andere instelling heeft gedaan voor de browser. Het portaal navigeert nu terug naar het Dashboard. Het xbrl document. Het gedownloade bestand in xbrl formaat moet naar de accountant worden gestuurd (via bijvoorbeeld) zodat deze de jaarrekening kan controleren en ondertekenen. Het advies is om, na het opsturen van het bestand naar de accountant, het oorspronkelijk gedownloade bestand in een andere map op te slaan. Dit om te voorkomen dat u per abuis een ouder of een niet ondertekend bestand gebruikt Maak hiervoor bijvoorbeeld een map archief aan. De bestanden van de accountant. De accountant zal alle bestanden weer naar u terugsturen. Dit is dan de set die gebruikt moet worden voor de volgende stap. U zult van de accountant drie bestanden ontvangen: Het jaarrekeningbestand wat is gecontroleerd en waarop is getekend (formaat.xbrl) Een bestand van de controle- c.q. accountantsverklaring (formaat.xbrl) Een bestand van de handtekening (formaat.xml) Het is van belang dat alléén deze bestanden worden gebruikt. De bestanden worden gevalideerd op specifieke kenmerken. Iedere afwijking resulteert mogelijk in een fout. 9

10 Het uploaden van bestanden De vereiste, van de accountant ontvangen, bestanden dienen te worden geüpload in het portaal. Ieder bestand moet u apart uploaden. Kies voor Upload bij stap 3 van het dashboard. Let op: afhankelijk van de grootte van een bestand, kan het enige seconden duren voordat het portaal reageert en u ziet dat het bestand daadwerkelijk is opgenomen. De volledige set aan bestanden (dus inclusief het jaarrekeningbestand zelf) die u van de accountant heeft ontvangen, is voorwaardelijk voor een geldige aanlevering aan de digipoort. Het verzenden van bestanden. Nadat alle bestanden zijn geüpload, kunt u de set verzenden. Na het verzenden, krijgt u een melding. De melding bevat een zogeheten proceskenmerk. Noteert u deze voor de zekerheid. In het geval dat de applicatie uitvalt heeft u altijd nog het kenmerk voor communicatie met de helpdesk. U kunt nu terug naar het Dashboard. 10

11 De verzendstatus. Op het Dashboard verschijnt, na verzenden, de actuele verzendstatus. U kunt de status vernieuwen door op het icon te klikken zoals hieronder aangegeven : Hieronder is een lijst met alle mogelijke meldingen en wat dit voor u betekent. Melding Er zijn nog geen verzonden documenten. Status kan nog niet opgehaald worden. "Rapportage is verzonden en is nog onderweg. "Rapportage is ontvangen. Er is een functioneel probleem met het ingestuurde bestand "Er heeft zich een technisch probleem voorgedaan Betekenis U heeft met uw account, nog geen bestanden verzonden via dit portaal. Het portaal is nog bezig om de actuele status van de verzonden bestanden op te vragen uit het systeem. De bestanden die u heeft verzonden zijn aangeboden aan het systeem om uiteindelijk geleverd te worden aan De Kamer van Koophandel. U hoeft niets te doen. De bestanden zijn succesvol afgeleverd aan De Kamer van Koophandel. U hoeft niets te doen. Algemene foutmelding dit kan een fout zijn in de bestanden zelf. Algemene foutmelding. Dit komt door een technische storing. U dient het uploaden en verzenden opnieuw uit te voeren. 11

12 Vragen en Antwoorden 1. Waarvoor dient het Serviceportaal Opstellen XBRL Jaarrekening? Als ondersteuning voor het kunnen indienen van een jaarrekening in het kader van Standard Business Reporting (SBR). Het is nu mogelijk om een jaarrekening in XBRL formaat te zetten. Hiervoor is het volledig invullen van het formulier in het Serviceportaal een voorwaarde. 2. Wat kan ik met het Serviceportaal Opstellen XBRL Jaarrekening? U kunt een jaarrekening voor de volgende typen opvoeren: - Middelgrote rechtspersonen (generiek) - Middelgrote rechtspersonen publicatiestukken - Commerciële stichtingen en verenigingen - Middelgrote en grote organisaties zonder winststreven - Toegelaten instellingen volkshuisvesting - Fondsenwervende instellingen - Vennootschappen onder firma & commanditaire vennootschappen - Coöperaties U kunt een concept aanmaken, bewaren, hernoemen, wijzigen of verwijderen U kunt een jaarrekening voorzien van accountantsverklaring en digitaal handtekening bestand uploaden en verzenden naar de Kamer van Koophandel U kunt terugzien wat er na verzending met uw bericht is gebeurd en wat de status ervan is 3. Is het Serviceportaal in haar defintieve versie? Voor wat betreft vorm en functies. Het portaal zal enkele technische en functionele onderhoudsslagen gaan kennen in Wanneer volgen verbeteringen? Iedere maand zullen verbeteringen worden doorgevoerd vanaf januari Deze verbeteringen zullen zorgen voor een portaal waarbij meer ondersteuning voor de Gebruiker wordt gerealiseerd. Hierbij zullen releasenotes worden opgeleverd en versienummering. Het uitvoeren van een update gaat niet gepaard met een downtime, tenzij een rigoreuze change van toepassing moet zijn. Hierover wordt apart gecommuniceerd van 12