DAWN GLOBAL CODE 2018 OF EXCELLENCE

Transcriptie

1 DAWN GLOBAL CODE OF EXCELLENCE DAWN GLOBAL CODE 2018 OF EXCELLENCE 2018

2 DAWN GLOBAL CODE OF EXCELLENCE Onze Code of Excellence wijst de weg Het begint allemaal met ons, met de mensen op onze eigen locaties van wie we verwachten dat ze de Code kennen... In onze manier van werken speelt ethiek een grote rol en laten we ons leiden door de principes van de familie Jones en door een nietaflatende toewijding voor respectvolle relaties, mensen en onze integriteit. Onze Team Members en leiders volgen de Global Code of Excellence van Dawn om te waarborgen dat we samenwerken op een manier die onze waarden, onze visie en onze ethische normen weerspiegelt die ons sterk maken als organisatie. Visie & Missie Bij Dawn vinden we het belangrijk dat onze Team Members onze cultuur omarmen en uitdragen. We verbinden die unieke cultuur rechtstreeks met onze zakelijke ambities en prioriteiten door onze visie en missie helder te verwoorden voor onze Team Members en onze klanten als het gaat om hoe we onszelf zien, de rol die we willen vervullen en wat we willen bereiken, nu en voor de toekomst van de zoete bakkerij industrie wereldwijd. Onze Visie: Elke dag inspiratie bieden voor mooie baksuccessen. Onze Missie: Onze klanten over heel de wereld blij maken door hen de inzichten, innovaties, producten, diensten en expertise te bieden die hen in staat stellen om hun ambities te verwezenlijken. 1

3 De wereld van Dawn: Waarden Onze waarden helpen ons te bepalen wie we zijn en richting te geven aan hoe we ons gedragen, tegenover klanten én andere Team Members. Onze waarden staan centraal bij alles wat we doen - ze vormen de kracht die we in al onze relaties met anderen inbrengen. Onze waarden sturen onze beslissingen, geven vorm aan onze interacties en zijn een anker naar ons verleden, naar wie we zijn en wat ons onderscheidt. Passie: We krijgen ENERGIE van de creativiteit, INSPIRATIE en TOEWIJDING die we zien bij onze klanten en bij elkaar. We streven ernaar ons door die passie te laten leiden bij ALLES WAT WE DOEN, van werken als team om onze klanten het allerbeste te bieden, tot het opbouwen van partnerships met onze klanten om zo een bijdrage te leveren aan hun succes. Het is de vonk die overslaat en ons van anderen onderscheidt. Integriteit: Ons woord is ONZE BELOFTE en dat al bijna 100 jaar. Hoe groot we ook worden, we BLIJVEN een organisatie van INTEGRITEIT en VERANTWOORDELIJKHEID in alles wat we zeggen en doen. We weten dat we blijvend VERTROUWEN winnen door te doen wat we zeggen en waarvoor we kiezen, en dat iedereen met wie we werken op ons kan rekenen. Zo bouwen we vertrouwen op bij elke gelegenheid. 2

4 Relaties: Ons succes is toe te schrijven aan het opbouwen van DUURZAME PARTNERSHIPS. We vinden SAMENWERKING belangrijk en willen elkaar en onze klanten ondersteunen, opdat we allemaal groeien en onszelf verbeteren. We luisteren en leren, en we benaderen elke kennismaking als een kans om samen te werken. Onze partners voelen zich GEWAARDEERD EN BEGREPEN. Vooruitgang: We zijn trots op ONS VERLEDEN en zullen nooit vergeten dat we als klein bakkersbedrijf zijn begonnen. Dankzij dat bescheiden begin voelt de Dawn-familie zich verbonden met onze klanten en begrijpen we hun doelen, problemen en ambities. En hoewel we altijd zullen streven naar INNOVATIE EN GROEI, weten we dat het verleden van onze familie ten grondslag ligt aan onze VOORUITGANG NAAR EEN STRALENDE TOEKOMST. We zijn bescheiden begonnen, als bakkers bij zonsopgang. Optimisme: We geloven in onze mensen en in de kracht van een POSITIEVE INSTELLING voor een betere toekomst. Het zakenleven bestaat uit uitdagingen, maar als we ervoor kiezen elke situatie fatsoenlijk en zorgvuldig aan te pakken, kunnen we erop VERTROUWEN dat de resultaten positief zijn. Bij Dawn Foods hebben we een natuurlijke drang om onszelf voortdurend te verbeteren en de samenwerking met onze partners slimmer, rijker en plezieriger te maken. Ons einddoel is GELUK voor ons, onze klanten en hun klanten. Met trots bouwt Dawn voort op een rijk erfgoed dat resulteert in onze toewijding aan hechte partnerships, een cultuur van continu leren en verbeteren, en succes voor onze klanten en Team Members dat tot geluk leidt. 3

5 Dawn is een innovatieve, ethische internationale organisatie met uitmuntende, toegewijde TEAM MEMBERS die sturen op Succes met Excellence Het is ons streven om de meest kosteneffectieve inkoper, producent en distributeur van hoogwaardige voedingsproducten te blijven voor onze KLANTEN; dit willen we realiseren door onze toewijding aan uitmuntendheid en integriteit, en door eerlijk en oprecht te concurreren en aan te sturen op SUCCES MET EXCELLENCE. Alle Team Members van Dawn moeten onze Code of Excellence naleven om ervoor zorgen dat alle onderdelen van ons bedrijf op legale en ethische wijze werken en handelen. Alleen zo kunnen we waarborgen dat we een ethische internationale organisatie blijven waar SUCCES MET EXCELLENCE centraal staat bij alles wat we doen. Succes met Excellence begint met de Team Members van Dawn Dawn zet zich in om onze Cultuur en Waarden te bevorderen en te ontplooien bij ieder aspect van onze zakelijke activiteiten, inclusief alle processen die te maken hebben met onze Mensen, Producten en Klanten. Ons vermogen om onze Cultuur en Waarden hoog te houden, vormt de basis van ons succes het beschermt de integriteit van onze Mensen, de kwaliteit van onze Producten en de tevredenheid van onze Klanten. Wij hebben onze reputatie opgebouwd, omdat onze Team Members zich inzetten om de werkzaamheden van de organisatie op integere wijze uit te voeren. We vertrouwen op alle Team Members dat zij deze beginselen en richtlijnen uitdragen als onderdeel van onze Code of Excellence. Als organisatie omarmt Dawn onder andere de volgende Waarden en Richtlijnen: NALEVING VAN TOEPASSELIJKE WET- EN REGELGEVING Zoals iedere andere organisatie moet ook Dawn zich houden aan vele internationale, federale, nationale, staats-, provinciale en lokale wetten en regels. Als Team Member van Dawn moet je alle toepasselijke wetten en regels naleven in elke jurisdictie waarin de organisatie zakendoet. Voorbeelden van deze wetten zijn onder andere de antitrustwetten, arbeidswetten, milieuwetten, gezondheids- en veiligheidswetten, handelswetten en levensmiddelenwetten, alsook andere toepasselijke lokale wetten. GELIJKE ARBEIDSKANSEN EN BELEID TEGEN SEKSUELE INTIMIDATIE EN PESTERIJEN Dawn zet zich in om diversiteit te omarmen en iedereen met respect te behandelen. Dawn stelt alles in het werk om een respectvolle werkomgeving te bieden die vrij is van discriminatie en pesterijen. 4

6 Dawn verbiedt elke vorm van discriminatie en pesterijen op basis van etnische afkomst, ras, huidskleur, godsdienst, geslacht, geslachtsidentiteit, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, leeftijd, nationaliteit, handicaps, veteranenstatus, of enige andere status dan wel verschil, die in strijd is met de toepasselijke internationale, federale, nationale, staats-, provinciale of lokale wetten. Dit beleid verbiedt onder andere de soorten gedragingen die hieronder zijn beschreven. Dit gedrag en gedrag van vergelijkbare aard is onaanvaardbaar op het werk en in andere werk gerelateerde situaties en wordt door niemand getolereerd, inclusief leidinggevenden, collega's, Team Members, verkopers of klanten van Dawn. Voorbeelden van verboden discriminatie en pesterijen zijn onder andere: verbaal geweld, ongepaste grappen of vernederende opmerkingen; gebaren, ongewenst lichamelijk contact schriftelijk materiaal, objecten, afbeeldingen, spotprenten en/of video's die beledigend van aard zijn; andere ongepaste handelingen of gedragingen die kwetsend of beledigend van intentie zijn. DIVERSITEIT EN INCLUSIE Bij Dawn definiëren we 'diversiteit' als al die unieke karakteristieken die ieder van ons bepalen: persoonlijkheid, levensstijl, denkwijze, werkervaring, etnische afkomst, ras, huidskleur, godsdienst, geslacht, geslachtsidentiteit, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, leeftijd, nationaliteit, handicaps, veteranenstatus of enige andere status of ander verschil. We streven ernaar een personeelsbestand aan te trekken, te ontwikkelen en te behouden dat net zo divers is als de markten die we bedienen en zetten ons in voor een inclusieve werkomgeving die de kracht van onze verschillen omarmt. Wij stimuleren diversiteit en inclusie door: respect te tonen voor de diversiteit van ieders talenten, mogelijkheden en ervaring; de inbreng van anderen op prijs te stellen; een sfeer van vertrouwen, openheid en eerlijkheid te cultiveren. Door diversiteit en inclusie te omarmen, zijn we beter in staat de behoeften van onze klanten en consumenten te begrijpen en innovatie te cultiveren. GEZONDHEID EN VEILIGHEID OP HET WERK Dawn zet zich in om nooit concessies te doen aan veiligheid. Onze Team Members zijn ons belangrijkste bedrijfsmiddel en wij stellen alles in het werk om ongevallen op de werkplek te voorkomen. Daarom spannen we ons in om veilige en gezonde werkomgevingen te bieden, ongevallen te voorkomen, veiligheidsrisico's weg te nemen en te zorgen voor de benodigde uitrusting en training voor Team Members met betrekking tot alle werkzaamheden van de organisatie. Het is 5

7 je verantwoordelijkheid als Team Member om de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften na te leven en samen te werken om ervoor te zorgen dat veiligheid een integraal onderdeel is van alle processen van de organisatie. Wij verwachten dat je op je werk niet onder invloed bent van enige stof die een veilige en effectieve uitvoering van de werkzaamheden kan verhinderen of negatief kan beïnvloeden. PRIVACY EN VERTROUWELIJKHEID Dawn zet zich in voor de bescherming van de privacy en vertrouwelijkheid van persoonlijke, medische en financiële gegevens en informatie. Team Members die persoonlijke informatie van anderen verwerken, moeten handelen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving; alle relevante contractuele verplichtingen naleven; dergelijke informatie verzamelen, gebruiken en verwerken voor legitieme zakelijke doeleinden; toegang tot de informatie beperken tot personen die een legitiem zakelijk doel hebben om de informatie in te zien; en zorgvuldig te werk gaan om ongeoorloofde bekendmaking te voorkomen. Dergelijke persoonlijke informatie zal alleen worden gebruikt of vrijgegeven voor zover toegestaan of vereist door de toepasselijke wetgeving. Je mag nooit het vertrouwen van een Team Member beschamen door vertrouwelijke informatie bekend te maken aan personen, binnen of buiten de organisatie, anders dan aan personen die een legitieme zakelijke reden hebben om over deze informatie te beschikken. Team Members erkennen dat geen privacy mag worden verwacht bij het gebruikmaken van diensten en uitrusting die door de organisatie worden verstrekt. Voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving behoudt Dawn zich het recht voor om zijn gebouwen en eigendommen te controleren, inclusief computers, telefoongegevens, kluisjes, , internetgebruik, zakelijke documenten, kantoren en andere werkplekken. VERTROUWELIJKE INFORMATIE Informatie is een van de waardevolste bedrijfsmiddelen van Dawn en vormt een belangrijke bron van concurrentievoordeel. Een integraal onderdeel van ons bedrijf is onze bescherming van vertrouwelijke informatie, alsook van niet-openbare informatie die ons is toevertrouwd door Team Members, klanten en andere zakenpartners. Dit houdt in dat informatie die niet algemeen bekend is in de industrie, en die nuttig is voor de organisatie, moet worden beschermd. Voorbeelden van informatie die een concurrentievoordeel vormt voor Dawn zijn onder andere handelsgeheimen, gedetailleerde verkoop- en winstcijfers, nieuwe product- of marketingplannen, onderzoeks- en ontwikkelingsideeën of - informatie, productieprocessen, gedetailleerde inkoopinformatie, lijsten van Team Members, klantnamen en -adressen, en informatie over mogelijke overnames, afstotingen en investeringen. Wij zullen geen vertrouwelijke en niet-openbare informatie bekendmaken zonder een geldig zakelijk doel en de juiste toestemming. Wij zullen vertrouwelijke informatie beschermen door deze op een veilige plaats te bewaren en alleen toegankelijk te maken voor personen die deze informatie echt nodig 6

8 hebben voor hun werkzaamheden, en door vertrouwelijke informatie niet te bespreken op openbare plaatsen, zoals in vliegtuigen, liften en restaurants. Het beschermen van vertrouwelijke informatie van Dawn is een verplichting die ook blijft gelden na beëindiging van het dienstverband. Iedere verdenking of vermoedelijke verdenking van vertrouwelijke informatie deling van Dawn, inclusief inbreuken op de beveiliging en technologie, moet je onmiddellijk melden aan je Chief Legal Officer. BELANGENVERSTRENGELING Als Team Member van Dawn moet je ieder conflict, of iedere schijn van conflict, vermijden tussen je persoonlijke belangen of relaties en de belangen van Dawn. We hebben allen de verplichting te handelen in het beste belang van Dawn. Belangenverstrengeling kan zich voordoen wanneer je: aan activiteiten deelneemt die ingaan, of lijken in te gaan, tegen de belangen van Dawn; zakelijke beslissingen, dan wel zijn of haar zakelijke beslissingen, laat beïnvloeden, of schijnt te laten beïnvloeden, door persoonlijke of familiale belangen of vriendschappen, in plaats van de belangen van Dawn; bedrijfseigendom, -informatie of -middelen gebruikt voor persoonlijk voordeel of het voordeel van anderen, tenzij uitdrukkelijk toegestaan in schriftelijke beleidslijnen van de organisatie ; een tweede baan heeft die je werkprestatie bij Dawn negatief beïnvloedt, botst met je verantwoordelijkheden bij Dawn of die niet is goedgekeurd hoewel toestemming vereist is op grond van het beleid; een persoonlijke of financiële relatie heeft met, een financieel belang heeft in, diensten of werk verricht voor een leverancier, klant of concurrent of een bedrijf dat hoopt zaken te doen met Dawn. Als je op enig moment tijdens je tewerkstelling denkt dat je een mogelijke of feitelijke belangenverstrengeling hebt, bent je verplicht de belangenverstrengeling onmiddellijk te melden aan je Manager of locale HR Manager. RELATIEGESCHENKEN Het beleid van de organisatie verbiedt het aannemen van geschenken, amusement of gunsten van meer dan symbolische waarde (in het algemeen onder 50 euro of equivalent) of die meer behelzen dan de normale sociale hoffelijkheden van iedereen met wie je zakendoet. Dit beleid vormt een uitbreiding op onze bedrijfsfilosofie en heeft tot doel goede relaties te onderhouden met onze gewaardeerde klanten en verkopers. De praktijk van het geven of ontvangen van een relatiegeschenk van/aan een klant of leverancier vereist zorgvuldige overweging door je en je manager. Voordat een geschenk wordt uitgewisseld, moet je bepalen of dit is toegestaan onder onze Code, ons beleid of onder de Codes van de klant, leverancier of verkoper, dan wel andere toepasselijke wetten. Onze Code en de voor je functie of afdeling toepasselijke beleidslijnen definiëren aanvaardbare praktijken voor relatiegeschenken. 7

9 In het algemeen is het je verboden enig geschenk te geven, aan te bieden of te ontvangen dat dient, of schijnt te dienen, om op ongepaste wijze zakelijke beslissingen te beïnvloeden of om een oneerlijk zakelijk voordeel te verkrijgen. Onder bepaalde omstandigheden kunt je echter relatiegeschenken uitwisselen die bedoeld zijn om goodwill te scheppen, indien het geschenk een legitiem zakelijk doel heeft, van symbolische waarde is (in het algemeen onder 50 euro of equivalent), geen terugkerend karakter heeft en voldoet aan alle andere eisen van ons Beleid inzake geschenken, Beleid inzake reizen en amusement en de beleidslijnen voor geschenken van je functie of afdeling, voor zover van toepassing. 'Relatiegeschenken' omvatten geen door het bedrijf gesponsorde verkoopwedstrijden of stimuleringsprogramma's. Bovendien is zakelijke gastvrijheid, inclusief maaltijden en amusement, niet verboden voor zover de aard en frequentie van de gelegenheid redelijk is, de gelegenheid het actief uitvoeren van bedrijfszaken omvat en de zakelijke gastvrijheid op alle andere vlakken in overeenstemming is met ons beleid. Geschenken aan overheidsfunctionarissen: je moet zich ervan bewust zijn dat het geven of aanbieden van zelfs een eenvoudig geschenk of maaltijd aan een overheidsfunctionaris illegaal kan zijn. Overleg met je Chief Legal Officer wanneer je dergelijke relatiegeschenken wilt aanbieden. GEBRUIK VAN BEDRIJFSMIDDELEN Alle Team Members zijn verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de middelen van de organisatie, zoals informatie, materialen, voorraden, bedrijfstijd tijdens de werkdag, intellectueel eigendom (inclusief onze waardevolle merken), gebouwen, software, inventaris, uitrusting en andere bedrijfsmiddelen die het eigendom zijn van of worden gehuurd door de organisatie of die anderszins in het bezit zijn van de organisatie. Team Members moeten alle redelijke maatregelen treffen om te waarborgen dat de middelen van de organisatie worden beschermd tegen diefstal, schade of ander verlies. BEDRIJFSMIDDELEN BESCHERMEN Op ieder van ons rust de zorg voor tal van bedrijfsmiddelen en een bijzondere verantwoordelijkheid om deze middelen op de juiste manier te gebruiken. Voorbeelden van dergelijke bedrijfsmiddelen zijn contanten en andere financiële activa, maar ook uitrusting, inventaris, voorraden, bedrijfseigendommen en andere informatie en materialen. Als Team Member van Dawn spant je zich in alle redelijke maatregelen te treffen om te waarborgen dat de bedrijfsmiddelen van Dawn worden beschermd tegen diefstal, schade of ander verlies. U moet de toepasselijke veiligheidsprocedures volgen om bedrijfsmiddelen te beschermen en waakzaam zijn voor situaties die tot verlies of misbruik van middelen kunnen leiden. Je moet weigeren deel te nemen aan, of anderen toe te staan deel te nemen aan, elke handeling die wordt beschouwd als diefstal, fraude, onbevoegde 8

10 onthulling, verduistering of onrechtmatige toe-eigening van eigendommen. Informatie over een vermoedelijke of feitelijke diefstal, fraude of ander wangedrag moet je onmiddellijk melden aan de afdeling Internal Audit, de lokale HR Manager of je Chief Legal Officer. U erkent dat bedrijfsmiddelen in de eerste plaats bedoeld zijn voor het uitvoeren van werkzaamheden voor de organisatie en zult elektronische communicatiesystemen van de organisatie niet gebruiken voor buitensporig privégebruik of voor het inzien, opslaan of verspreiden van inhoud die illegaal, intimiderend of beledigend is. ACCURATE BOEKHOUDING De boekhouding van Dawn, inclusief onze financiële overzichten, contracten, overeenkomsten en tijdregistraties, moet altijd duidelijk en beknopt zijn en nauwkeurig een directe voorstelling van de feiten geven. De informatie in de boekhouding moet altijd waarheidsgetrouw en volledig zijn. Financiële documenten moeten alle onderdelen van de financiële transacties en verrichtingen weergeven. Op dezelfde manier moeten al je transacties, ongeacht het bedrag, op correcte wijze worden goedgekeurd, uitgevoerd en opgetekend. Dawn en Team Members van Dawn mogen nooit: informatie vervalsen, weglaten, verkeerd optekenen, wijzigen of verbergen, of de feiten op een bedrijfsdocument op enige andere wijze verkeerd voorstellen; een ander aanmoedigen of toestaan de nauwkeurigheid en integriteit van onze boekhouding te compromitteren. Team Members van Dawn die op de hoogte zijn van een vermoedelijke of feitelijke onnauwkeurigheid in een bedrijfsdocument of van het niet opvolgen van onze interne controleprocessen moeten van zich laten horen en dit melden. GEGEVENSBEWARING De boekhouding waarmee je werkt moet worden bijgehouden, bewaard en vernietigd in overeenstemming met alle wettelijke en regelgevende eisen voor documentatiebeheer. Om je zakelijke archieven op correcte wijze bij te houden, moet je zich houden aan alle toepasselijke beleidslijnen en vereiste periodes voor gegevensbewaring voor alle documenten, bestanden, digitale documenten en s. Daarnaast moet je de instructies opvolgen in kennisgevingen die je ontvangt inzake de 'wettelijke bewaring' van bedrijfsdocumentatie. Overleg met de Chief Legal Officer, de plaatselijke Human Resources manager of de financieel manager als je specifieke vragen hebt over de bewaarperiode van een document of als je vragen hebt over de documenten waarnaar wordt verwezen in een kennisgeving van wettelijke bewaring. 9

11 Succes met Excellence in de markt Onder Succes met EXCELLENCE verstaan we bij Dawn dat we ons inspannen om iedereen met wie we binnen onze markt in contact komen met eerlijkheid en integriteit te behandelen. Hiertoe behoren onze consumenten die onze producten kopen, onze klanten die onze producten verkopen of gebruiken, de gemeenschappen die we dienen, alsook onze concurrenten en onze leveranciers. Klanten en consumenten van Dawn Succes met EXCELLENCE vereist dat ieder van ons onze klanten eerlijk, oprecht en in overeenstemming met alle toepasselijke wetten behandelt. Bij de omgang met onze klanten spant Dawn zich in om: hun klandizie te verdienen op basis van onze superieure producten, klantenservice en concurrerende prijzen; onze diensten en producten op een eerlijke en directe manier te presenteren; oneerlijke of misleidende handelspraktijken te vermijden; onze beloften na te komen; altijd de geldende antitrust- en mededingingswetten na te leven. Wanneer je met concurrenten omgaat, moet je sturen op Succes met EXCELLENCE door fel te concurreren, maar hierbij wel de toepasselijke antitrust- en mededingingswetten volledig na te leven. Bij Dawn onthouden wij ons van anticoncurrerend gedrag, inclusief het aangaan van enig gesprek of enige overeenkomst met als doel prijzen of andere verkoopvoorwaarden vast te stellen, prijsaanbiedingen af te stemmen, klanten, afzetgebieden of productlijnen toe te wijzen, of door het ondernemen van enige andere activiteit die de toepasselijke antitrust- of mededingingswetten schendt. VERANTWOORDELIJKE MARKETING Bij Dawn zetten we ons in voor het promoten van onze Merken en het communiceren met klanten en consumenten op een manier die recht doet aan onze reputatie als producent van hoogwaardige producten en verstrekken we nauwkeurige informatie aan onze klanten en consumenten. Onze productmarketing moet waarheidsgetrouw zijn, begrijpelijk en in overeenstemming met alle wet- en regelgeving. PRODUCTKWALITEIT EN VEILIGHEID Dawn is toegewijd aan het vervaardigen van voedingsproducten met hoge kwaliteit. We behouden het vertrouwen van klanten en consumenten door superieure producten te vervaardigen, te beginnen met de aankoop van veilige, hoogwaardige grondstoffen tot aan het afgewerkte product dat de klant en de consument in handen krijgt. Als je betrokken bent bij enig aspect van 10

12 ontwikkeling, handling, verpakking of opslag van onze producten, verwachten wij dat u: de kwaliteitsstandaarden van het product, het beleid en de procedures kent die van toepassing zijn op de producten die op je locatie worden vervaardigd; goede manufacturing praktijken en testprotocollen volgt; alle toepasselijke voedselveiligheidswetten en -regels naleeft. Het is belangrijk om altijd alert te zijn op situaties die onze producten kunnen compromitteren. Hiertoe behoren ook het ontvangstproces van binnenkomende grondstoffen en materialen, en de opslag, handling, productie en distributie van grondstoffen, materialen en producten. Als je iets ziet wat de kwaliteit van een product van Dawn negatief kan beïnvloeden, laat van je horen en meld het onmiddellijk. Leveranciers van Dawn Dawn is trots op de strategische relatie die we hebben opgebouwd met onze leveranciers en andere belangrijke zakenpartners. Al onze leveranciers moeten alle wetten naleven en voldoen aan de leverancierskwalificaties van Dawn als voorwaarde voor het zakendoen met Dawn. Bij Dawn houden we onze leveranciers aan dezelfde standaarden van integriteit waaraan we onszelf houden. Succes met Excellence in onze gemeenschappen en industrie ONZE TOEWIJDING AAN ONZE INDUSTRIE Dawn zet zich in om een verantwoordelijke leider te zijn in onze industrie en in de gemeenschappen waarin we wonen. ONZE TOEWIJDING AAN ONZE GEMEENSCHAPPEN Dawn zet zich in om een maatschappelijk verantwoorde organisatie te zijn. Dawn streeft naar het doen van donaties en het financieren van programma's die een positieve impact hebben op de gemeenschappen waarin we actief zijn en moedigt Team Members aan een actieve bijdrage te leveren aan activiteiten die de gemeenschappen versterken waarin ze wonen en werken, op voorwaarde dat dit geen belemmering vormt voor het belangrijke werk dat je doet voor Dawn. Onze organisatie spant zich in om de kwaliteit van leven van mensen te verbeteren door onze toewijding aan duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen. MILIEU/DUURZAAMHEID Dawn zet zich in voor het stimuleren en handhaven van duurzame inspanningen om de natuurlijke hulpbronnen op aarde te beschermen en de milieueffecten van onze voedselverwerkings- en distributieactiviteiten te verminderen. 11

13 ANTIOMKOPING/ANTICORRUPTIE Het verkrijgen, of het pogen te verkrijgen, van een persoonlijk voordeel of bedrijfsvoordeel met klanten, leveranciers, overheidsfunctionarissen of andere derden is ten strengste verboden. Dit een overtreding van lokale wetten en dergelijke antiomkopings- en anticorruptiewetten maken van omkoperij een misdaad en zijn overal waar Dawn zakendoet van toepassing. Bij Dawn onthouden we ons van het doen van betalingen of uitwisselen van zaken van waarde, of het anderszins deelnemen aan omkoping, afpersing of betaling van smeergeld, voor het verkrijgen van een voordeel. Neem bij vragen over welke typen activiteiten illegaal zijn contact op met de Chief Legal Officer van Dawn. Deze verboden zijn ook van toepassing op eenieder die handelt namens Dawn, inclusief agenten, consultants, leveranciers, aannemers en tussenhandelaars of distributeurs. Team Members die zich bewust worden van een mogelijke of feitelijke corrupte regeling of overeenkomst moeten van zich laten horen en dit melden. Succes met Excellence vraagt om persoonlijke verantwoordelijkheid en leiden met integriteit Het beleid van Dawn Foods is altijd geweest om de hoogste professionele en ethische normen te hanteren bij de uitvoering van onze zakelijke activiteiten. We zijn trots op de uitstekende reputatie die we in de branche genieten voor de wijze waarop we onze Klanten, Consumenten, Leveranciers en Team Members behandelen met vertrouwen, waardigheid en respect. Met deze duidelijke manier van zakendoen dwingen we niet alleen respect af bij onze concurrenten, maar binden we ook Klanten, Consumenten, Leveranciers en Team Members aan ons. Deze Code of Excellence bevestigt onze toewijding om een innovatieve en ethische internationale organisatie te zijn en beschrijft de wettelijke en ethische verantwoordelijkheden die ieder van ons heeft als Team Member van Team Dawn. DE CODE OF EXCELLENCE NALEVEN Het is je verantwoordelijkheid als Team Member van Team Dawn om te sturen op SUCCES MET EXCELLENCE door het beleid, dat van toepassing is op je werkzaamheden en op de beslissingen die je dagelijks neemt, te kennen en na te leven. Door de Code of Excellence na te leven, te handelen in overeenstemming met ons bedrijfsbeleid en de plaatselijke wet- en regelgeving na te leven, boeken we blijvend SUCCES MET EXCELLENCE. 12

14 LEIDEN MET EXCELLENCE Hoewel van alle Team Members wordt verwacht dat ze ethisch handelen, heeft elke manager en leidinggevende binnen Dawn een extra verantwoordelijkheid om voorbeeldgedrag te vertonen. We verwachten van onze leiders en managers dat ze optreden als positieve, ethische rolmodellen en anderen inspireren onze Code op te volgen door: integriteit te erkennen en verlangen; ethische besluitvorming aan te moedigen; een open, respectvolle werkomgeving te creëren waarin Team Members zich voldoende op hun gemak voelen om verbeterpunten aan te dragen en bezorgdheden te uiten; het voorkomen van vergelding tegen diegenen die misstanden of onregelmatigheden melden; hulp te zoeken bij het oplossen en escaleren van problemen wanneer die zich voordoen. We vertrouwen op onze leidinggevenden, managers en alle Team Members dat zij de beginselen van onze Code en Waarden uitdragen op alle niveaus binnen Dawn. Dit noemen wij LEIDEN MET EXCELLENCE. Dit is de manier waarop we werken bij Dawn! ZORGEN MELDEN Om naleving van onze Code of Excellence te ondersteunen, biedt Dawn Team Members vele kanalen voor communicatie en ondersteuning. Een open gesprek met een leidinggevende of een Team Member van de afdeling Human Resources is een eerste goede stap. Verder is er onze 24-uurs Speak Up-hotline die wordt bemand door een onafhankelijke, derde partij, waar Team Members, zakenpartners en leveranciers hun zorgen kunnen delen en hun meningen of suggesties kunnen uiten Als je onregelmatigheden constateert, is het je verantwoordelijkheid je zorgen te uiten! SPEAK UP WAT JE MOET WETEN EN DOEN De Code of Excellence kan niet elke mogelijke situatie beschrijven waarmee je als Team Member van Dawn bij dagelijkse werkzaamheden kan worden geconfronteerd. Als je geen antwoord kunt vinden in de Code of als je vragen hebt over hoe je de code moet interpreteren, bespreek je vragen en zorgen dan met je manager, leidinggevende van Dawn, de plaatselijke Human Resources Manager of je Chief Legal Officer. Ook als je iets constateert dat mogelijk 13

15 een overtreding van onze Code, ons beleid of de wet kan inhouden, moet je van je laten horen en het eventuele probleem melden. Vanuit deze betrokkenheid moedigen we Team Members aan hulp te vragen of kwesties te melden door van zich te laten horen. Hoewel Dawn open en eerlijke communicatie met je managers en/of Human Resources Managers aanmoedigt, kan de noodzaak bestaan om sommige zaken elders in de organisatie te melden. Je kunt deze eenvoudige richtlijnen volgen om hulp te zoeken of bezorgdheden te melden bij: je directe manager, diens manager, leidinggevende van Dawn of Human Resources Manager: de Managers en andere leidinggevenden van Dawn kunnen je bijstaan met hulp bij vragen of problemen met tal van bedrijfs- en werk specifieke beleidslijnen en processen, verantwoordelijkheden, problemen met collega's, disciplinaire geschillen, promotiekansen en problemen die samenhangen met je werkomgeving. juridisch advies: bij feitelijke of mogelijke overtredingen van de Code of de wet, waarbij je zich onvoldoende op je gemak voelt om deze te bespreken met je manager of de Human Resources Manager vragen wij je hulp te zoeken of je bezorgdheden te uiten bij de Chief Legal Officer van Dawn. Voorbeelden van (mogelijke) overtredingen zijn: o o o o o o o onregelmatigheden in de boekhouding of audits en/of onjuiste voorstellingen van zaken; fraude, diefstal, omkoping en andere corrupte zakelijke praktijken; overtredingen aangaande antitrust of handel met voorkennis; belangrijke milieu-, veiligheids- of productkwaliteitskwesties; discriminatie of pesterijen; feitelijke of mogelijke belangenverstrengelingen; hulp bij federale, nationale, regionale, staats-, provinciale of gemeentelijke wettelijke vereisten die van toepassing zijn op onze organisatie of op je baan. U kunt de Chief Legal Officer rechtstreeks bereiken op: +1 (517) SPEAK UP-LIJN De Speak Up-lijn van Dawn is een gratis, 24 uur per dag, 7 dagen per week, beschikbare ethiek-hotline voor alle Team Members, leveranciers, consumenten, aannemers en agenten van Dawn om vragen te stellen of om bezorgdheden te uiten over naleving of zakelijke ethiek. De Speak Up-lijn is overal ter wereld beschikbaar per telefoon op (OUR DAWN) of via de online rapportagetool. De Speak Up-lijn is ook lokaal beschikbaar in de landen waarin Dawn actief is (zie beneden voor de volledige lijst). Degene die contact opneemt met de Speak Up-lijn kan anoniem 14

16 blijven, indien hij of zij dat verkiest, tenzij plaatselijke wetgeving vereist dat de identiteit van de melder bekend gemaakt wordt.* Wat telt voor Dawn is wat gerapporteerd wordt, niet wie het rapporteert. Om Dawn bij te staan bij het onderzoeken van je melding, moedigen wij Team Members aan alle mogelijke informatie door te geven waar je zich comfortabel bij voelt. De informatie zal vertrouwelijk worden behandeld, behalve indien nodig om een onderzoek te kunnen uitvoeren.je identiteit en telefoonnummer worden niet geregistreerd en in geen enkel rapport opgenomen dat aan Dawn wordt verstrekt. Let op: Vanwege lokale privacywetten in bepaalde landen en in de Europese Unie kan de Speak Up-lijn uitsluitend specifieke typen meldingen toestaan, zoals zaken met betrekking tot boekhouding, finance, audits en omkoping. Neem in die landen contact op met je Human Resources manager om andere problemen te rapporteren. *Wanneer lokale wetten vereisen dat de identiteit van de persoon die een melding doet bekend wordt gemaakt, wordt de melder op de hoogte gesteld van dergelijke verplichtingen en geïnformeerd dat dergelijke informatie uitsluitend bekend is bij de serviceprovider van de Speak Up-lijn van Dawn en niet wordt gedeeld met enige andere Team Member van Dawn. GEEN VERGELDING Dawn zet zich in om de rechten te beschermen van diegenen die te goeder trouw problemen rapporteren. Dawn zal geen maatregelen treffen tegen een persoon die te goeder trouw: rapporteert wat hij of zij meent wat een overtreding van onze Code, ons beleid of de wet is; vragen over naleving stelt of advies vraagt over een bepaalde zakelijke praktijk, beslissing of actie; meewerkt aan een onderzoek naar een mogelijke overtreding. Het nemen van maatregelen tegen een Team Member van Dawn voor het te goeder trouw rapporteren van een probleem is in zichzelf een overtreding van onze Code. Indien je weet of vermoedt dat vergeldingsmaatregelen tegen een Team Member zijn of worden getroffen, moet je dit melden. ONDERZOEK VAN WANGEDRAG Alle meldingen van vermoedelijke overtredingen van onze Code of de wet worden serieus genomen en direct onderzocht. Afhankelijk van de situatie en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving zal Dawn (een) onderzoeker(s) aanwijzen om alle gemelde voorvallen van beweerde overtredingen van de Code te onderzoeken. De onderzoeker(s) zal/zullen: op objectieve wijze feiten proberen te achterhalen door interviews of het nalezen van documenten; contact opnemen met Team Members die mogelijk kennis hebben over het (de) 15

17 beweerde voorval(len); corrigerende en/of disciplinaire maatregelen voorstellen, waar gepast. In overeenstemming met van toepassing zijnde wetten streeft Dawn ernaar om: de vertrouwelijkheid van de betrokken personen te beschermen, voor zover dit praktisch haalbaar is; een Team Member van de tegen hem/haar uitgebrachte beschuldigingen op de hoogte te brengen op een tijdstip dat een dergelijke bekendmaking het onderzoek niet in gevaar brengt; waar mogelijk, Team Members toe te staan om de gemelde informatie na te kijken en te verbeteren. Het is de verantwoordelijkheid van Team Members om ten volle mee te werken aan een navraag of onderzoek. DISCIPLINAIRE MAATREGELEN Dawn verwacht van zijn Team Members dat ze de Code of Excellence opvolgen en onze beleidslijnen en de wet naleven bij het doen van zaken namens Dawn, als een verplichting uit hoofde van hun arbeidsovereenkomst. Het overtreden van de Code of Excellence, onze beleidslijnen of de wet kan resulteren in disciplinaire maatregelen, waaronder beëindiging van het dienstverband, sancties of toepasselijke en passende maatregelen gebaseerd op de beleidslijnen van de organisatie en op toepasselijke wetten of regels, afhankelijk van de aard en ernst van de overtreding van de Code. In geval van een overtreding van de wet kunnen in sommige gevallen civiel- en/of strafrechtelijke sancties worden opgelegd door een overheidsinstantie of een rechtbank aan Dawn of aan individuele Team Members die betrokken waren bij de illegale activiteit. ONZE CODE TOEPASSEN Voor algemene vragen, neem contact op met onze Chief Legal Officer, de plaatselijke Human Resources Manager of Interne Auditor Voor vragen over onze trainingsprogramma s, neem contact op met je Human Resources Manager of onze Chief Legal Officer Voor vragen over en het melden van belangenverstrengelingen, neem contact op met onze Chief Legal Officer Je kunt contact met ons opnemen via op ERKENNING Dawn verspreidt ieder jaar zijn Code of Excellence onder zijn Team Members en houdt jaarlijks een online training voor Team Members. Team Members moeten verklaren dat ze onze Code of Excellence gelezen hebben en begrijpen. Ze moeten verder verklaren de Code na te zullen leven en elke mogelijke 16

18 belangenverstrengeling of enige andere uitzondering voor het naleven van de Code bekend te maken. Het nalaten dit verklaringsproces te voltooien, kan een overtreding inhouden van de Code en kan leiden tot disciplinaire maatregelen tegen je en/of invloed hebben op je resultaat- en ontwikkelingsgesprekken, naar goeddunken van de organisatie, voor zover toegestaan door de wet. Nalatigheid onze Code of Excellence te lezen of de online training te volgen geeft je geen vrijstelling de verplichtingen van onze Code na te leven. OPENBAARMAKING VAN VRIJSTELLINGEN Voor elke vrijstelling van onze Code of Excellence is voorafgaande schriftelijke toestemming vereist van de Chief Legal Officer of, in bepaalde gevallen, van de Raad van Bestuur of een commissie daarvan. Vrijstellingen zullen onmiddellijk bekendgemaakt worden wanneer de toepasselijke wet dit vereist. Bedankt voor het naleven van onze Code of Excellence en voor je dagelijkse toewijding aan het beschermen van de trotse reputatie en erfenis van Dawn als een betrouwbare, ethische organisatie! DAWN FOOD PRODUCTS: SPEAK UP-LIJN VS 844-OUR-DAWN ( ) Mexico Verenigd Koninkrijk Nederland Duitsland België Frankrijk Spanje Portugal