Welkomstwoord door de gouverneur. Inleiding door Eddy Guilliams, administrateur-generaal van Audit Vlaanderen

Transcriptie

1 Agenda Welkomstwoord door de gouverneur Inleiding door Eddy Guilliams, administrateur-generaal van Audit Vlaanderen Globaal rapport thema-audit Aankoop en Contractbeheer van Leveringen en Diensten, door Steven Van Roosbroek, managerauditor Globaal rapport thema-audit Aankoop en Opvolging van Werken, door Gunter Schryvers, manager-auditor 1

2 Praktijkverhaal over de thema-audit Aankoop- en opvolging van Leveringen en Diensten door Stefaan Vandecasteele, financieel beheerder van de stad Poperinge Beleidsconclusies uit de twee globale rapporten door An De Gusseme, adviseur ABB PAUZE 2

3 Forensische audits in lokale besturen, door Wim De Naeyer, manager-auditor Een forensische audit bij OCMW Torhout, door Tom Vandenberghe, OCMW en stadssecretaris van Torhout Toelichting van Jeroen Windey, administrateur-generaal van ABB Receptie 3

4 Welkomstwoord Door de gouverneur van Oost-Vlaanderen, Jan Briers

5 Audit Vlaanderen Eddy Guilliams 19/12/2017

6 I. Audit Vlaanderen

7 Missie Partner van de organisatie... Onafhankelijk Objectief Bekwaam... bij het beheersen van financiële, wettelijke en organisatorische risico s... Evaluatie van het systeem van interne controle / organisatiebeheersing Sensibilisering en kennisdeling... om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, integere en kwaliteitsvolle organisatie 7

8 Auditdoelstelling lokale besturen op lange termijn Op elk grondgebied van een gemeente tegen 2019 een audit uitvoeren. Reeds gerealiseerd: 8

9 Groeiend aantal audits bij de LB (24/11/2017) Organisatie-audits Thema-audits GBR 20 - AC LD 20 - AC Werken Instroom 23 - Informatiebeveiliging Detectie-audits Forensische audits Totaal

10 II. Organisatiebeheersing

11 Leidraad organisatiebeheersing 11

12 Actualisatie Leidraad organisatiebeheersing Waarom? Decreet lokaal bestuur noodzaakt aanpassingen; Valorisatie van ervaring opgedaan met organisatie-audits en thema-audits; Hoe? Feedback van lokale besturen gevraagd Evaluatie bij Audit Vlaanderen Wat volgt? Binnenkort ontwerp geactualiseerde Leidraad online. Graag jullie feedback! 12

13 III. Handvaten

14 Sensibiliseren Niet mogelijk om groot aantal audits uit te voeren. Strategische keuze van Audit Vlaanderen om ook in te zetten op sensibilisering Globale rapporten Studienamiddagen Workshops Tools, zoals gidsen, controleprogramma s, over thema-audits Goede praktijken van lokale besturen: organisatiebeheersing- Doel: sterke lokale besturen met een continue dynamiek om hun organisatiebeheersing te versterken 14

15 Globale rapporten Globale rapporten in 2016 gepubliceerd: Structurele bevindingen uit de eerste reeks organisatie-audits bij lokale besturen Globaal rapport thema-audit Gemeentelijke belastingen en retributies Structurele bevindingen uit de eerste reeks detectie-audits bij de OCMW s Globale rapporten in 2017 gepubliceerd: Globaal rapport over de thema-audit Aankoop- en contractbeheer van leveringen en diensten Globaal rapport over de thema-audit Aankoop en opvolging van werken 15

16 Globale rapporten 2018 Globaal rapport thema-audit Instroom van medewerkers Globaal rapport thema-audit Informatiebeveiliging Structurele bevindingen uit de tweede reeks organisatie-audits bij lokale besturen 16

17 Eddy Guilliams, administrateur-generaal Audit Vlaanderen 19/12/2017

18 Thema-audit Aankoop- en Contractbeheer van Leveringen en Diensten 10 zaken om te onthouden 19/12/2017

19 Agenda I. Waarom? II. III. IV. Wat? Resultaten En verder 19

20 I. Waarom?

21 Waarom? Materialiteit (1,5 miljard euro) Prioriteit auditcomité op efficiëntie en integriteit Mogelijkheden tot optimalisatie Fraudegevoelig proces Proces dat doorheen de organisatie gaat 21

22 II. Wat?

23 Wat? Doelstellingen Nagaan hoe de overkoepelende, globale omkadering van het aankoopproces is uitgewerkt Nagaan in welke mate de organisatie systematisch streeft naar het verkrijgen van de meest optimale invulling van de behoefte bij het aankopen van leveringen en diensten. Nagaan of het aankoopproces en het bijhorende contractbeheer effectief, integer en transparant verloopt. 23

24 Model controleprogramma Systeem van organisatiebeheersing 24

25 III. Resultaten

26 Resultaten Randvoorwaarden Proces Organisatiebeheersing Duidelijke aanpak Integriteit Juridische kennis Contract- en leveranciersbeheer Behoefte Keuze Verloop Bestelling Ontvangst Factuur Zeer klein Zeer klein Zeer klein Klein Klein - Klein Klein Klein Middelgroot Middelgroot Middelgroot Middelgroot Middelgroot Middelgroot Middelgroot Groot / / - Groot Groot Groot / Groot

27 10 dingen om te onthouden 1. Aantal zaken zijn structureel (goed of slecht) 2. Besturen overschatten zichzelf en staan onvoldoende kritisch stil bij aankoopproces Bevraging Globale aanpak organisatiebeheersing -> te weinig progressie Evaluatie aankoopproces 3. Klein zijn is geen excuus 4. Besturen hebben te weinig zicht op hun contracten en hun uitgaven 5. Er wordt te weinig onderhandeld 27

28 10 dingen om te onthouden 6. Ernstige problemen op vlak van mededinging bij verzekeringen (meeste lokale besturen) en voeding (OCMW s met WZC) 7. Raamcontracten / samenaankopen -> ruimte voor verbetering 8. Lokale besturen kiezen zelf te vaak voor bureaucratische systemen, vooral bij kleine aankopen 9. Ontvangst van goederen -> te weinig over nagedacht 10. Er wordt vaak te laat betaald 28

29 Overzicht VVSG 29

30 Overzicht Vlaamse overheid 30

31 IV. En verder?

32 En verder? Drempelbedrag wordt opgetrokken tot > en nu? Basisprincipes blijven behouden! Besturen kunnen niet zonder afspraken over hoe ze aankopen organiseren Nood aan differentiatie naargelang bedrag Ter inspiratie 15 goede praktijken via leidraad-organisatiebeheersing- Praktische gids (inclusief controleprogramma) 32

33 Steven Van Roosbroek 19/12/2017

34 Thema-audit Aankoop en opvolging van Werken zaken om te onthouden 19/12/2017

35 Agenda I. Waarom? II. III. IV. Wat? Resultaten En verder 35

36 I. Waarom?

37 Waarom? Overheden besteden veel geld aan o.a. het aankopen van leveringen en diensten ( zusterthema-audit ) het aankopen /uitbesteden van werken (werken vergen meer opvolging van de uitvoering) Prioriteit auditcomité op efficiëntie en integriteit Mogelijkheden tot optimalisatie Fraudegevoelig proces Iedereen heeft wel eens gehoord van misgelopen werken en van de impact daarvan => Zijn lokale besturen voldoende gewapend om de kans te maximaliseren dat werken binnen de uitgezette lijnen hun doel realiseren? 37

38 II. Wat?

39 Aangepast controleprogramma Duidelijke aanpak Opvolging en oplevering van werken 39

40 Anders gezegd/getoond 40

41 III. Resultaten

42 Resultaten Randvoorwaarden Proces Organisatiebeheersing aanpak kennis leveranciersbeheer Duidelijke Deontologie Juridische Contract- en Behoefte Keuze Verloop Bestelling Opvolging Factuur Zeer klein * * * * ** * Zeer klein * * * * Zeer klein * * * * Klein * * Klein * * * * Klein * * * * Klein * * Klein * * * Klein * * * * * * * Klein * * Middelgroot * ** * * Middelgroot * * * Middelgroot * ** * * * ** * Middelgroot * * * Middelgroot * * * Groot * * * * Groot * * ** * * Groot * * * Groot Groot * * ** * 42

43 Gemiddeld resultaat Algemene conclusie: De geauditeerde besturen slagen er globaal wel in om de meeste risico s binnen het uitbestedingsproces van werken te beheersen. Belangrijkste werkpunten: 1. Duidelijke aanpak 2. Opvolging 3. Elementen die we ook in andere audits zien terugkeren 43

44 10 dingen die u al las Duidelijke aanpak 1. Duidelijk toewijzen van bevoegdheden, rollen en verantwoordelijkheden 2. Limiteren of monitoren van toegangen tot software 3. Maak goede (aangepaste) afspraken m.b.t. kleine werken 4. Gebruik hulpmiddelen goed: 3P en gelijkaardige systemen en websites zijn geen wondermiddel, zeker niet als je ze maar deels invult/gebruikt Opvolging en oplevering van uitbestede werken 5. Organiseer elke opvolging systematisch en projectmatig 6. Bepaal duidelijk welke opvolging minimaal wordt verwacht en wie bevoegd is voor welke beslissingen 7. Werk samen met externe partners o.b.v. goede en opgevolgde afspraken Werkpunten die ook in andere audits tot uiting komen 8. Volg de tijdige afhandeling van (vorderingsstaten en) facturen op 9. Denk ook aan overkoepelende taken, zoals de opvolging van contracten 10. Klein zijn is geen excuus 44

45 Wat u bij het lezen kon denken Zijn enkel witte raven bezig met de uitbesteding van werken? Specialist wetgeving overheidsopdrachten Planner, projectmanager én persoon met visie Administratief dossierbehandelaar Inhoudelijk specialist (vandaag voor dit en morgen voor dat) Ploegbaas (interactie met aannemers, arbeiders, ) Noodarts (dringende beslissingen nemen of laten nemen met respect voor delegaties en wetgeving overheidsopdrachten) Controller (zelf uittekenen van procedures, sjablonen, ) 100% perfectie 45

46 Wat u bij het lezen kon denken Als je duidelijkere afspraken wil maken om beter uit te besteden, waar begin je dan mee? Wat gebeurt het meest? Een standaard uitbesteding Toezicht ter plaatse tijdens de uitvoering Wijzigingen van de plannen/uitvoering Dringende beslissingen Kleine werken Verlof, ziekte, van spilfiguren? Hoogdringendheid 46

47 Wat u bij het lezen kon denken En hebt u ook al eens gedroomd van op lange termijn kunnen anticiperen op wat er nodig zal zijn minder veranderingen tijdens de uitvoering van de werken geen tegenvallers meer in het eindresultaat tijdiger betalen (ook met externe partijen er bij) steeds een goed overzicht hebben 47?

48 IV. En verder?

49 En verder? Ter inspiratie 16 goede praktijken via leidraad-organisatiebeheersing- Praktische gids (inclusief controleprogramma) 49

50 Gunter Schryvers 19/12/2017

51 Praktijkverhaal over thema-audit Aankoop- en Contractbeheer van Leveringen en Diensten Door Stefaan Vandecasteele, financieel beheerder van de stad Poperinge

52 Beleidsconclusies ABB bij globale rapporten Audit Vlaanderen

53 DOEL Globale rapporten AV leveringen en diensten/werken bevatten aanbevelingen (Vlaamse regering, federale overheid of externe partners) Welke rol kan ABB hierin spelen?

54 WAAR STAAT ABB VOOR? Ondersteunende, coachende administratie Uitbouw kenniscentrum tot studiedienst voor het binnenlands bestuur

55 COACHENDE ADMINISTRATIE ABB komt in aanraking met overheidsopdrachten van lokale besturen via: Klachtenbehandeling Inzendingsplichtige besluiten Adviesvragen

56 Klachtenbehandeling (1/5) Klachtentoezicht -> Onderzoek na tijdige klacht -> Ev. schorsing en/of vernietiging beslissing -> Ontwerpdecreet over het lokaal bestuur -> Cijfers (sinds 2014)

57 Klachtenbehandeling (2/5) Sinds 2014 werden in totaal 3224 klachten ingediend

58 Klachtenbehandeling (3/5) 135 klachten overheidsopdrachten (= 4%)

59 Klachtenbehandeling (4/5) Klachtindieners: raadsleden (69), firma s (47) en anderen (19)

60 Klachtenbehandeling (5/5) Resultaat: 20 x schorsing + intrekking 6 x schorsing + rechtvaardiging 6 x schorsing + vernietiging Schorsingsgrond = 1 of meerdere schendingen van: mededingings-, gelijkheids- en transparantiebeginsel bevoegdheidsregels wetgeving overheidsopdrachten de plicht om eigen regels te respecteren motiveringsplicht

61 Inzendingsplichtige stukken (1/2) Dwingende en onvoorziene omstandigheden Overruling visumweigering financieel beheerder Overruling betalingsweigering gemeentesecretaris Cijfers m.b.t. ingestuurde overrulingsbeslissingen (sinds 2014)

62 Inzendingsplichtige stukken (2/2) Sinds 2014: 54 overrulingbeslissingen Reden visum- of betalingsweigering: Onregelmatigheden in de overheidsopdrachtenprocedure Onvoldoende budget Gebrek aan voorafgaand visum Resultaat: Schorsing + intrekking: 2 Schorsing + rechtvaardiging: 1 Schorsing + vernietiging: 1

63 Adviesvragen Problematiek bevoegdheidsverdeling, delegatie van bevoegdheden Verloop overheidsopdrachtenprocedure (bv. selectie- en gunningscriteria, uitsluitingsgronden, publicatie, ) Uitvoering van opdrachten (bv. meerwerken tijdens de uitvoering, verbreking opdracht, ambtshalve maatregelen, borg, ) Belangenvermenging

64 Conclusie Vaststellingen AV komen ook tot uiting in behandeling dossiers i.h.k.v. bestuurlijk toezicht AV belangrijk sluitstuk in lokaal beleid Globale rapporten zijn een bron aan informatie voor ABB

65 KENNISCENTRUM Generieke ondersteuning via -> website: lokaal.bestuur.vlaanderen.be/overheidsopdrachten -> elektronische nieuwsbrief

66 KENNISCENTRUM

67 KENNISCENTRUM Zowel nieuwe, als oude wetgeving overheidsopdrachten raadpleegbaar N.a.v. globale rapporten nieuwe topics op de site: -> visum en wijzigingsrecht -> aanvaarde factuur -> belangenconflicten -> aankoopcentrales -> occasionele gezamenlijke opdrachten -> looptijd van opdrachten -> bevoegdheid bij leningen Link naar goede praktijken uit de globale rapporten AV

68 KENNISCENTRUM

69 GLOBAAL RAPPORT AANKOOP EN OPVOLGING WERKEN geen aanbevelingen, wel vaststellingen bv.: onvoldoende controle over risico s organisatie aankoopproces, onvoldoende mededinging bij kleine werken Samenwerking met andere entiteiten via aankoopcentrales of samen-aankoop Ondersteuning via lokaal.bestuur.vlaanderen.be

70 Globaal rapport leveringen en diensten Aanbeveling A1: De Vlaamse overheid en koepelorganisaties overwegen om een gestructureerd en toegankelijk overzicht uit te werken van alle raamovereenkomsten en samenaankoopinitiatieven waaraan lokale besturen kunnen deelnemen.

71 Aanbeveling A1 VOU dd. 6 juni 2017 Agentschap Facilitair Bedrijf als aankoopcentrale, ook voor lokale besturen via dienstencatalogus Ook andere samen-aankoopinitiatieven Overzicht van alle raamovereenkomsten + samenaankopen?

72 Aanbeveling A2 De Vlaamse overheid, koepelverenigingen en bestuursscholen bieden de nodige opleidingen voor lokale besturen inzake vaardigheden in het algemeen en onderhandelingstechnieken in het bijzonder aan.

73 Aanbeveling A2 Opleiding m.b.t. wetgeving overheidsopdrachten en onderhandelingstechnieken taak van private spelers en provinciale bestuursscholen ABB neemt hiertoe geen initiatief

74 Aanbeveling 3 De Vlaamse overheid en de koepelverenigingen ondersteunen lokale besturen om op een adequate manier verzekerings- en voedingsdossiers te gunnen. Bestaande initiatieven kunnen worden geëvalueerd en bijgestuurd zodoende de mededinging beter te laten. Hiernaast kan men ook ondersteunende documentatie ter beschikking, zoals voorbeeldbestekken door deze dossiers, richtlijnen wat aanvaardbare kostprijzen zijn voor dergelijke dienstverlening.

75 Aanbeveling 3 Typebestek voor de aanstelling van een verzekeringsmakelaar Doorlichting verzekeringsportefeuille lokaal bestuur Begeleiding van de overheidsopdracht Standaardbestek 250 Ook andere modelbestekken op website Bijkomende noden graag signaleren!

76 Conclusie Conclusie en aanbevelingen AV zijn bron van informatie voor ABB

77 Relevante info en contact Website ABB Contact:

78 Vragen?

79 Forensische audits in lokale besturen Wim De Naeyer Manager-auditor

80 Agenda I. Fraude? II. III. IV. Forensisch takenpakket Audit Vlaanderen Integriteitsbeleid Forensische audits: algemeen verloop V. Forensische audits bij lokale besturen: VI. Praktijkvoorbeeld 80

81 I. Fraude?

82 Slipgevaar

83 Heel vaak: Geen tijd voor integriteit, er zijn andere prioriteiten

84 Mij overkomt dit niet

85 Tot

86

87

88

89

90

91 II. Forensisch takenpakket Audit Vlaanderen

92 Taakstelling Audit Vlaanderen Evaluatie van het interne controlesysteem via: Organisatie-/operationele audit Financiële audit Compliance audit Geplande audits = reguliere audits (80% van de auditcapaciteit) Ad-hocopdrachten Forensische audits Vraaggestuurde en incidentgedreven audits (20% van de auditcapaciteit) 92

93 Decretale bevoegdheid De gemeenten/provincies/ocmw s staan in voor de interne controle van hun activiteiten. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: 1 het bereiken van de doelstellingen; 2 het naleven van wetgeving en procedures; 3 de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; 4 het efficiënt en economisch gebruik van middelen; 5 de bescherming van activa; 6 het voorkomen van fraude. Gemeentedecreet (art. 99), Provinciedecreet (art. 99) en OCMW-decreet (art. 98) 93

94 Decretale bevoegdheid Art. 265 van het Gemeentedecreet (en identieke bepalingen in Provincie- en OCMW-decreet) In elke gemeente en in elk autonoom gemeentebedrijf zal periodiek een externe audit plaatsvinden. Deze audit wordt uitgevoerd door de entiteit Audit Vlaanderen, vermeld in artikel 34, 1, van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen, gaat na of ze adequaat zijn en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Deze entiteit voert daartoe financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken. Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde besturen. 94

95 Toegang tot informatie Art. 267 van het Gemeentedecreet (en identieke bepalingen in Provincie- en OCMW-decreet) Om zijn bevoegdheid te kunnen uitoefenen, heeft Audit Vlaanderen toegang tot alle informatie en documenten, ongeacht de drager ervan, en tot alle gebouwen, ruimtes en installaties waar taken worden uitgevoerd van de besturen, vermeld in artikel 265. Audit Vlaanderen kan aan ieder personeelslid de inlichtingen vragen die voor de uitvoering van zijn opdrachten nodig worden geacht. Ieder personeelslid is ertoe gehouden zo snel mogelijk en zonder voorafgaande machtiging op een volledige wijze te antwoorden en alle relevante informatie en documenten te verstrekken. 95

96 III. Integriteitsbeleid

97 Volwaardig integriteitsbeleid Elke fraude is een integriteitsschending frauderisicomanagement maakt deel uit van een integriteitsbeleid Gestructureerde aanpak doel: onregelmatigheden, normvervaging en laakbare praktijken voorkomen en detecteren 97

98 3 pijlers in integriteitsbeleid 3 pijlers: Preventie Detectie Reactie/sanctie (curatief) Combinatie: stimuleren en controleren (soft & hard law) Evenredige aandacht voor 3 pijlers in integriteitsbeleid 98

99 IV. Forensische audits: algemeen verloop

100 Algemeen verloop 1) Melding 2) Vooronderzoek en beslissing opstart forensische audit 3) Uitvoeren forensische audit 4) Rapportering

101 Melding Indien: Audit Vlaanderen klachten/meldingen ontvangt over mogelijke onregelmatigheden bij een lokaal bestuur, uit eender welke bron er indicaties zijn van onregelmatigheden bij het uitvoeren van reguliere audits vooronderzoek wordt gestart 101

102 Vooronderzoek en opstart FA Vooronderzoek = nagaan of de melding(en) en/of vermoedens van onregelmatigheden degelijk onderbouwd zijn en steunen op betrouwbare aanknopingspunten Trapsgewijze inschatting van de aanvraag: Is de aangeleverde informatie betrouwbaar? Is een forensische audit noodzakelijk? Is de onmiddellijke opstart van een forensische audit vereist? 102

103 Uitvoeren forensische audit Wat? Geheel van activiteiten bestaande uit het verzamelen, controleren, bewerken, analyseren van en rapporteren over gegevens met het oog op waarheidsbevinding en/of bewijsvoering Dient uitgevoerd te worden binnen een geijkt referentiekader op het terrein van juridisch/financiële geschillen en/of onregelmatigheden (waaronder fraude) 103

104 Rapportering Op een objectieve wijze meedelen van de vastgestelde feiten en eventueel gepleegde inbreuken In kaart brengen van tekortkomingen in ICS/systeem van organisatiebeheersing en formuleren van aanbevelingen Het rapport moet de bevoegde personen toelaten de nodige maatregelen te treffen, een herhaling van de feiten te voorkomen en de belangen van de organisatie te vrijwaren Audit Vlaanderen als partner van het management 104

105 Rapportering Indien (mogelijk) een misdrijf werd gepleegd: exemplaar van het rapport wordt doorgestuurd aan parket of CDBC aan geauditeerde entiteit wordt geadviseerd zich burgerlijke partij te stellen 105

106 V. Forensische audits bij lokale besturen:

107 Evolutie meldingen Jaar Aantal meldingen (24/11/2017) 43 Totaal: 113 Aantal meldingen (24/11/2017)

108 Opgestarte forensische audits Jaar Aantal opgestarte FA's Totaal: 30 Aantal opgestarte FA's

109 Herkomst meldingen Herkomst melding Aantal Meldingen Aantal Meldingen (%) Burger 33 29% Personeelslid entiteit 25 22% Auditor Audit Vlaanderen 11 10% Decretale graden 11 10% Lokaal politiek mandataris 10 9% Ex-personeelslid entiteit 7 6% ABB 6 5% Media 4 4% Anonieme klacht 3 3% Spreekbuis 2 2% Coördinator Integriteitszorg 1 1% Totaal %

110 Beslissing tot forensische audit Herkomst melding Aantal meldingen Melding in vooronderzoek Geen verder gevolg Beslissing tot FA Beslissing tot FA (%) Burger % Personeelslid entiteit % Decretale graden % Auditor Audit Vlaanderen % Lokaal politiek mandataris % Ex-personeelslid entiteit % ABB % Media 4 4 Anonieme klacht 3 3 Spreekbuis 2 2 Coördinator Integriteitszorg 1 1 Eindtotaal

111 Uitgevoerde forensische audits Aantal opgestarte forensische audits bij lokale besturen 30 Lopende forensische audits 8 Reeds uitgevoerde forensische audits 22 Rapport aan ABB gestuurd wegens vaststelling van ernstige schending van het recht Rapport aan CDBC/parket gestuurd wegens vaststelling van mogelijk misdrijf Advies aan bestuur om burgerlijke partij te stellen (sinds midden 2016)

112 VI. Praktijkvoorbeeld

113

114 Wim De Naeyer

115 Getuigenis Onregelmatigheden Sociaal Huis Torhout Tom Vandenberghe, secretaris Stad en OCMW Lokaal Bestuur Torhout

116 Agenda I. Context II. III. IV. Directe aanpak Forensische audit Maatregelen V. Organisatiebeheersing/Interne controle VI. Slot 116

117 I. Context Vrijdag 4 november 2016 Vaststelling onregelmatigheden Sociaal Huis Torhout In dossiers die beheerd werden door directeur 117

118 I. Context Hoe is dit mogelijk?

119 Hoe geraken we hierdoor?

120 II. Directe aanpak! Maandag 7 november 2016 Confrontatie betrokkene bekentenis Klacht politie opstart strafrechtelijk onderzoek Informeren OCMW-raad opstart tuchtonderzoek Aanstelling raadsman Preventieve schorsing Informeren Audit Vlaanderen Informeren personeel Perscommunicatie 120

121 III. Forensische audit Verloop Donderdag 10 november 2016 Maximale ondersteuning vanuit financiële dienst OCMW/Sociaal Huis Intense samenwerking Looptijd: 6-7 maanden Auditor 2 dagen/week aanwezig Grondige analyse modus operandi directeur 121

122 III. Forensische audit Rapport Vrijdag 9 juni 2017 Rapport klaar Strikt vertrouwelijk 122

123 III. Forensische audit Openheid van bestuur Donderdag 14 september 2017 Toelichting door Audit Vlaanderen aan OCMW-raad Toelichting aan gemeenteraadsleden grote lijnen Informeren personeel Perscommunicatie: persconferentie/persbericht 123

124 III. Forensische audit vastgestelde feiten Vaststelling onregelmatigheden in dossiers die beheerd werden door directeur Bij sociaal kwetsbaren Handelde alleen Dossiers budgetbeheer Budgetrekening vs afnamerekening 124

125 III. Forensische audit Vastgestelde feiten Misleiden OCMW-raad Ten onrechte steun vragen zonder medeweten cliënten Leefloon blijven vragen na verhuis Niet melden vervangingsinkomens Misleiden cliënten Niet volledig uitkeren toegekende steun Gebruik van dubbele budget- en afnamerekeningen Achterhouden van kennisgevingen genomen beslissingen 125

126 III. Forensische audit Vastgestelde feiten Uitgaven directeur Via afhaling contanten aan bankautomaten Gebruik budgetrekeningen voor betaling eigen facturen 126

127 III. Forensische audit Inschatting schade 13 cliëntendossiers met onregelmatigheden Onderzoek o.b.v. beschikbare gegevens Bankgegevens slechts beschikbaar vanaf 08/ cliënten persoonlijk gedupeerd euro OCMW begeleidt naar raadsman Schade zal integraal vergoed worden Voornaamste schade voor OCMW euro 127

128 IV. Beheersmaatregelen Onmiddellijke invoering van reeks beheersmaatregelen Om herhaling te voorkomen In samenspraak met Audit Vlaanderen 128

129 IV. Beheersmaatregelen 1. Uniforme werkwijze dossiersamenstelling 2. Periodieke controle d.m.v. steekproeven 3. Beperken duurtijd budgetbeheerdossiers door snellere uitstroom dossiers zonder schuldenlast 4. Controle dossiers door diensthoofd 5. Functiescheiding: 1. Opmaak briefwisseling/kennisgeving raadsbeslissing en versturen 2. Ingave rekeningnummers enkel door administratieve medewerker 3. Diensthoofd beheert geen individuele dossiers meer 129

130 V. Interne controle Intern controlesysteem was aanwezig maar niet actief Weinig opvolging door directeur Integratie reeds aanleiding geweest tot actualisering Begeleidingstraject opgestart ism SBR in september 2016 Eind 2017 wordt nieuw organisatiebeheersingssysteem ter goedkeuring voorgelegd aan respectieve raden Niet enkel voor Sociaal Huis maar voor het volledige Lokaal Bestuur Torhout! 130

131 VI. Tot slot Serene en discrete aanpak Audit Vlaanderen Goed gedocumenteerd rapport Goede communicatie naar bestuur en OCMW Samenwerking louterend! Beheersmaatregelen gaan verder dan aanbevelingen Tuchtonderzoek afgerond Strafrechtelijk onderzoek loopt nog 131

132 Vragen 132

133 Jeroen Windey, Administrateur-generaal ABB

134 Presentaties worden gepubliceerd op: Wil u graag uw mening geven over deze studiedag? Vul dan binnenkort onze klantenbevraging in! 19/12/2017