Revalidatie & MS Centrum vzw. Versie: 3 Uitgavedatum: Pagina: 1 van 6. B. Himpens FUNCTIEOMSCHRIJVING STAFMEDEWERKER KWALITEIT

Transcriptie

1 Pagina: 1 van 6 Plaats in de organisatie: Leiding geven / Ontvangt leiding van de algemeen directeur. leiding ontvangen Positie Is lid van de dienst kwaliteit en het coördinatieteam kwaliteit van het Revalidatie & MS Centrum te Overpelt Contacten Onderhoudt de voor de uitoefening van de functie benodigde interne en externe contacten. Doel van de functie: De stafmedewerker kwaliteit is een centraal aanspreekpunt aangaande het kwaliteitsgebeuren in de organisatie. Zij / hij heeft vooral een coördinerende en motiverende rol binnen de organisatie en zorgt er, onder leiding van de algemeen directeur, mee voor dat het kwaliteitsbeleid gedragen wordt binnen de hele organisatie. Het verder realiseren van een kwaliteitsmanagementsysteem, met als doel hoge kwaliteit en veiligheid in het ziekenhuis en daarmee het behalen van de NIAZaccreditatie. Hoofdtaken en activiteiten: Doelstellingen kwaliteit - mee opstellen van doelstellingen op het vlak van kwaliteit Accreditatie / zorginspectie - informeert de voorzitters van de kwaliteitsteams / werkgroepen / comité s over de opdrachten (wat, waarom, hoe, tegen wanneer) - ondersteunt / adviseert de kwaliteitsteams / werkgroepen / comité s - licht de NIAZ-Qmentum normensets en of het eisenkader zorginspectie toe en verduidelijkt waar nodig - ondersteunt op vlak van methodologie (projectmatig werken) - volgt timing / projectverloop op - is het aanspreekpunt in de organisatie (intern & extern) - zorgt voor informatieverspreiding / presentaties in de organisatie - bewaken van integratie van acties / projecten - rapporteert aan de algemeen directeur en het coördinatieteam kwaliteit - coördineert en volgt het proces van zelfevaluatie op - maakt het zelfevaluatierapport op

2 Pagina: 2 van 6 Documentenbeheer - aanmoedigen en opvolgen van de stafmedewerkers, het E-Team, dienstverantwoordelijken en directieleden in het actueel houden van de documenten in het documentenbeheersysteem - indien nodig, ondersteuning bieden aan de dienstverantwoordelijken / directieleden bij het opstellen en / of wijzigen van de kwaliteitsdocumenten - bijhouden van een lijst met de bestaande documenten (lijsten, procedures, werkinstructies, registratieformulieren, stroomschema s en staand orders) - (opvolgen van) het inbrengen van documenten in het documentenbeheersysteem - opvolgen van het documentenbeheersysteem - voorzitten van het kwaliteitsteam documentenbeheer Meld- en leersysteem (verbetermanagementsysteem) (iprova) - ontvangst van klachten en verbetersuggesties via het meld- en leersysteem - registreren van klachten en verbetersuggesties, ontvangen vanuit andere bronnen, in het meld- en leersysteem - catalogeren van klachten en verbetersuggesties: aanduiden van de categorie en de subcategorie of onderwerp (gedefinieerd in het systeem) - doorsturen van klachten en verbetersuggesties naar de bestemmeling(en) - ontvangst van feedback (= motivering van weigering klacht / suggestie of geplande verbeteracties bij aanvaarde klachten / suggesties) van bestemmeling via het melden leersysteem registreren van feedback van bestemmeling, ontvangen vanuit andere bronnen, in het meld- en leersysteem - terugkoppeling afhandeling klacht / suggestie (= motivering van weigering klacht / suggestie of geplande verbeteracties bij aanvaarde klachten / suggesties) aan de melder - ontvangst en / of registreren in het meld- en leersysteem van de tevredenheidgraad van de melder aangaande de afhandeling van de klacht / suggestie (= motivering van weigering klacht / suggestie of geplande verbeteracties bij aanvaarde klachten / suggesties) - opmaken van overkoepelende statistieken en rapporten uit het meld- en leersysteem om behandeld te worden op de vergadering van het coördinatieteam kwaliteit - opmaak van een samenvattend rapport op basis van het meld- en leersysteem bespreking op de vergadering van het coördinatieteam kwaliteit - bespreking met de algemeen directeur, voorafgaand aan de vergadering van het coördinatieteam kwaliteit, ter interpretatie van de informatie uit het meld- en leersysteem; trekken van conclusies en voorstellen van verbeteringsthema s die moeten bediscussieerd worden tijdens de vergadering van het coördinatieteam kwaliteit - deelnemen aan vergaderingen op de diensten / samenwerken met directieleden voor de uitwerking en opvolging van de verbeteracties als gevolg van klachten en verbetervoorstellen uit het meld- en leersysteem - actief aanmoedigen / stimuleren van de medewerkers om na te denken over mogelijke klachten en verbetervoorstellen en vooral het actief stimuleren van de medewerkers om deze te formuleren / registreren in het meld- en leersysteem - voorzitten van het kwaliteitsteam veiligheidsteam

3 Pagina: 3 van 6 Indicatoren - ontwikkelen en implementeren van het indicatorenbeleid - opvolgen en verwerken van de resultaten van de indicatoren - opvolgen van de uitvoering van de indicatoren van de kwaliteit van de verpleegkundige activiteit (FRKVA) / VIP² - opmaken van een samenvattend rapport per kwartaal op basis van de verzamelde resultaten Patiëntveiligheid - opvolgen van de uitvoering van het contract coördinatie kwaliteit en patiëntveiligheid Interne audit / veiligheidsrondes - meewerken aan de planning interne audit / veiligheidsrondes - opvolgen uitvoering planning interne audit / veiligheidsrondes - (assistentie verlenen bij / garanderen / stimuleren van) het inbrengen van klachten / verbetervoorstellen uit de interne audit / veiligheidsrondes in het meld- en leersysteem - Opstellen en realiseren van vormingen rond interne audit Tevredenheidspeilingen - opvolgen van de uitvoering van de tevredenheidspeilingen - opvolgen van de verwerking van de resultaten van de tevredenheidspeilingen - (assistentie verlenen bij / garanderen / stimuleren van) het inbrengen van klachten / verbetervoorstellen uit de peilingen in het meld- en leersysteem Vergadering coördinatieteam kwaliteit - één week voor het coördinatieteam kwaliteit wordt de vaste agenda verstuurt aan alle leden met daarbij de opdrachten aan alle leden om de nodige voorbereidingen te doen - coördineren, stimuleren en actief opvolgen van de voorbereiding - verzamelen van alle gegevens / voorbereidingen van alle leden van de vergadering van het coördinatieteam kwaliteit - opmaken van overkoepelende statistieken en rapporten om behandeld te worden op de vergadering coördinatieteam kwaliteit - bespreking met de algemeen directeur, voorafgaand aan de vergadering coördinatieteam kwaliteit, ter interpretatie van de informatie; trekken van conclusies en voorstellen van verbeteringsthema s die moeten bediscussieerd worden tijdens de vergadering coördinatieteam kwaliteit - aanwezig zijn op de vergadering coördinatieteam kwaliteit en notities nemen - voorzitten van het kwaliteitsteam voorzitters QT s

4 Pagina: 4 van 6 Benchmarkbezoeken - opvolgen dat er benchmarkrapporten opgesteld worden van de bezoeken aan andere organisaties Vormingen - opstellen en realiseren van vormingen rond kwaliteit (periodiek) in het algemeen en / of het kwaliteitsbeleid van de organisatie in het bijzonder - vormen van nieuwe medewerkers over de werking van het geïntegreerd kwaliteitsmanagementsysteem binnen de organisatie Centraal aanspreekpunt - beantwoorden van vragen / opmerkingen van medewerkers aangaande het kwaliteitsbeleid en het geïntegreerde kwaliteitsmanagementsysteem Verantwoordelijkheid: - is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en implementeren van een kwaliteitsstrategie en cyclus (PDCA). Het doel hiervan is om de kwaliteit van het primaire proces en de secundaire processen te verbeteren - is verantwoordelijk voor de opzet van een systeem van kwaliteitstoetsingen (audits, veiligheidsrondes, ) en de bijhorende verzameling van ziekenhuisbrede en kwalitatieve en kwantitatieve gegevens aangaande kwaliteit - is verantwoordelijk voor de implementatie van het documentenbeheersysteem - is verantwoordelijk voor de opzet van een patiëntveiligheidsbeleid - is procesverantwoordelijk voor de procesgang, inzet van middelen, beheersing en realisatie van de toegewezen projecten - is bevoegd tot het nemen van besluiten conform het verleend mandaat - is verantwoordelijk voor de sensibilisatie van de medewerkers aangaande het optimaliseren van kwaliteitszorg

5 Pagina: 5 van 6 Functievereisten: Profiel Kennis en ervaring Communicatie Sociale vaardigheden Analytische vaardigheden Synthesevaardigheden Adviesvaardig - minimum een master diploma in een menswetenschappelijke richting en universitair getuigschrift kwaliteit in de zorg - kennis van kwaliteitsmanagementsystemen - kennis van de interne organisatiestructuur en cultuur - kennis van de eisen van het NIAZ-Qmentum kwaliteitsnormen - kennis van het documentenbeheersysteem - kennis van het meld- en leersysteem (iprova) - kennis van projectmatig werken - kennis van de relevante wet- en regelgeving die van belang is bij de uitbouw van het kwaliteitsbeleid binnen de organisatie - kennis van courante informaticatoepassingen - notie van onderzoeksmethoden en statistische verwerking - communicatief vaardig zowel mondeling als schriftelijk - in staat om actief te luisteren en een gesprek constructief te laten verlopen - kan op een kritische wijze het kwaliteitsbeleid evalueren en kan oplossingen voorstellen - is overlegvaardig en heeft inzicht in de overlegstructuur binnen de organisatie - rapporteert op periodieke, duidelijke en overzichtelijke wijze - assertief - komt makkelijk in contact met een grote(re) groep van mensen - dringt snel door tot de kern van een probleem en kan vanuit dit probleem de knelpunten binnen het kwaliteitsbeleid opsporen - kan een veelheid van gegevens analyseren en de gepaste conclusies hieruit trekken - kan een veelheid van gegevens terugbrengen tot de essentie - kan duidelijke en heldere adviezen geven zowel aan de medewerker als aan het coördinatieteam kwaliteit en het directiecomité

6 Pagina: 6 van 6 Managementvaardigheden - opvolgen en coördineren van opdrachten binnen het kwaliteitsbeleid - bijsturingen aanbrengen waar nodig - stressbestendig: kan handelen onder tijdsdruk - heeft vaardigheden om te delegeren: opdrachten geven aan medewerkers, leden van het coördinatieteam kwaliteit en directiecomité - kan mensen motiveren en aanzetten tot het uitvoeren van de voorziene opdrachten - respecteert de deadlines Persoonsgebonden competenties - integriteit - klantgerichtheid - samenwerken - betrouwbaar - ambitieus en gemotiveerd - grote betrokkenheid - loyaliteit voor de organisatie - kan omgaan met vertrouwelijke informatie - kan omgaan met weerstanden - onafhankelijk en onpartijdig - toegankelijk / bereikbaar voor medewerkers in de organisatie - assertief - inleefvermogen / empathie