PREVALEERT FINANCIAL EXCELLENCE BINNEN UW TREASURY ORGANISATIE?

Transcriptie

1 EXPERT SHEET PREVALEERT FINANCIAL EXCELLENCE BINNEN UW TREASURY ORGANISATIE? Elke financiële instelling die opereert in een dynamische economie, heeft te maken met aanzienlijke in- en externe financiële en operationele uitdagingen op het gebied van cashmanagement, financieel risicomanagement en balansbeheer. Dit heeft ook gevolgen voor de huidige financieringssituatie en dit effect werkt meer en meer door naar gelang de organisatie groeit. Treasury afdelingen trachten dagelijks de schuldenrisicoposities, de aanwendbaarheid van de liquiditeiten, het cashmanagement en het financieel risicomanagement te optimaliseren. Naast de uitvoering van deze primaire taken staan Treasury afdelingen onder permanente druk om zowel toegevoegde waarde als ook het vermogen om elke beslissing verantwoord te leveren. De financiële processen moeten transparant zijn en desgewenst in een eenvoudig toegankelijk leesbaar rapport gepresenteerd worden aan zowel de aandeelhouders als ook, in toenemende mate, de interne organisatie. Door de tijd heen is het gebleken dat de daadwerkelijke meting van de Treasury prestaties niet zo eenvoudig ligt als het in eerste instantie lijkt. Deze Expert Sheet is een uitgave van 3MMA Consulting

2 De positie van de Treasury binnen uw organisatie In de dagelijkse praktijk zal de hoofdtaak van de Treasury functie zich richten op het beheer van rente- en wisselkoersverhoudingen, lange termijn financiering, liquiditeiten, bankrelaties en Corporate Finance activiteiten. Het is belangrijk om bewust te zijn van de positie die de Treasury inneemt binnen de organisatie en wat de voornaamste omgevingsvariabelen zijn die de markt beïnvloeden. Invloeden die betrekking hebben op de ontwikkelingen binnen de Treasury thematiek zijn; Complexe omgevingveranderingen Trends in treasurymanagement Wet- en regelgeving Treasury managementsystemen Er ligt een uitdaging om de juiste maatregelen te nemen en deze aan de bedrijfsspecifieke risico s toe te schrijven van de Treasury uitoefening, welke afgestemd worden binnen de organisatie als geheel. Het feit is dat de Treasury dicht bij de financiële kern van het bedrijf functioneert. Hoe kunnen deze maatregelen de toegevoegde waarde van de Treasurydiensten binnen de organisatie ondersteunen wanneer zij juist in een isolement zijn geschikt, ondanks dat het een wezenlijk deel van de organisatie is? Hierdoor ligt er een reële en serieuze uitdaging om opbouwend inzicht te leveren via een document of via een presentatie aan uw financiële teamleden, dat zowel de kwalitatieve als kwantitatieve aspecten van de Treasurybijdrage aan de organisatie toeschrijft; met andere woorden de interactie binnen de gehele organisatie en daarbuiten. Uitdaging Internal stakeholders Risk originator Risk management Risk accounting Deal origination Just in time Exposure delivery origination Risk mitigation Risk measurement Risk recording Front office Middle office Back office Deal entry - straight through processing Risk transfer Risk settlement Risk disclosure External stakeholders Figuur 1 geeft de interne structuur aan en de risico s en factoren die van invloed zijn op de Treasury organisatie 2

3 Wat bepaalt the best in class op Treasury gebied? Is de organisatiestructuur van uw Treasury en de processen juist ingericht, gezien de kenmerken van uw bedrijf? Heeft u het beheer en de uitvoering van uw Treasury activiteiten op de meest efficiënte en kosteneffectieve manier ingericht? Heeft u uw Treasury zodanig ingericht dat het uw organisatie beschermt tegen fouten en frauduleus handelen? Expert and Disciplined Independent Fiduciary Creative and Enabling Business Partner CEO Steward Accounting Control M&A/Development Execution Investor Relations Strategist Long Term Treasury Strategic Planning M&A Planning Corp/Business Development Planning Policy Enforcer Evaluate / Mitigate key risks within Treasury. Maintain policies and procedures. Provide feedback to Audit Governance Committee. Risk Manager Governor Board & Oversight support Controls and compliance Recorder & Reporter Cash Management Money Market Capital Market Foreign Exchange Respond to internal and external factors Treasury Performance Manager Shareholder management Regulator liaison SEC management Stakeholder Manager Planner Assess business model impacts and plan appropriate strategies Analyzer & Translator Strategic Planner Enable business model changes and ensure funding of long term financing needs M&A Targeting Capital Optimizer Revenue Enchancer Performance Measurement Budgeting and Forecasting Decision Support Figuur 2 geeft de facetten aan waar de eigentijdse Treasury zich beweegt, welke rollen ingevuld dienen te worden en welke verantwoordelijkheden daarbinnen genomen dienen te worden. 3

4 Benchmarking Een organisatie dient een referentiekader op te kunnen werpen, dat kan leiden tot het optimaliseren van de Treasury operaties. Dit referentiekader kan worden gecreëerd door middel van Benchmarking. Kennis over de kwaliteit van de eigen Treasury praktijken kunnen worden ontdekt door uw Treasury processen te vergelijken met de peer group, zowel binnen als buiten de branche. Dit biedt u de mogelijkheid de processen te verbeteren, wat tot efficiëntere en hoger gekwalificeerde Treasury uitoefening zal leiden en waardoor u meer in staat zal zijn verder in control te komen. Binnen de organisatie kunnen de valkuilen binnen de eigen prestaties worden ontdekt door middel van de Benchmarking. Dit zal noodzakelijk zijn voor meer effectief management, dat u in staat stelt daadkrachtiger te kunnen handelen en daardoor de prestaties te kunnen verbeteren. Kenmerken van Benchmarking Benchmarking is een instrument, aangewend voor strategische doeleinden door het management, waarin de organisatie wordt geëvalueerd op verschillende aspecten binnen de processen in verhouding tot de best practice. Dit is in de meeste gevallen gerelateerd aan werkwijzen binnen de eigen sector. Door middel van Benchmarking, kan de organisatie signaleren waar de knelpunten in de organisatie liggen ten opzichte van de peer group. Benchmarking zal bedrijfsblindheid voorkomen, doordat de organisatie onder de loep wordt genomen door een externe objectieve partij. Omdat met name een objectief oordeel ontbreekt voor zeer ervaren Treasury afdelingen binnen bedrijven, is het ook voor deze bedrijven moeilijk de kritische factoren, die het succes van hun Treasury inrichting bepaalt, te benoemen en te meten tegen een standaard. In veel gevallen concentreren organisaties zich op de zwakste punten binnen de organisatie terwijl minder urgente kwesties meestal gemakkelijk over het hoofd gezien worden. Toch bieden dergelijke onderwerpen nog zeker mogelijkheden tot optimalisatie en kunnen huidige Treasury activiteiten worden verbeterd. Aan Treasury gerelateerd Efficiente Organisatie Sterke Controls Figuur 3 geeft de onderverdeling aan van een Benchmarking binnen een organisatie. 4

5 Doelstellingen van Benchmarking Analyse van de bestaande organisatie, procedures en menselijke middelen, met als doel te komen tot een betere kijk op het functioneren van de Treasury binnen de organisatie. Door middel van Benchmarking kunnen de knelpunten in de organisatie vergeleken worden met die van een peer group. Het ontwikkelen van een kader waarbinnen de afdeling mag opereren binnen de bestaande organisatie. Het in staat zijn de effectiviteit van de Treasury organisatie te vergelijken met de meetbare referentiecriteria. Waarom zou mijn organisatie de Treasury functie onder de loep laten nemen? Grote complexe organisaties met een volledig functionerende Treasury afdeling binnen middelgrote en grote corporates en financiële instellingen hebben veelal de behoefte te verbeteren, te investeren in het dagelijks handelen van Treasury activiteiten, de kosten te reduceren en daar waar mogelijk dit met beperkte middelen te realiseren. Daarnaast zoekt men naar de bevestiging en verbetering van de eigen interne organisatie. Dit kan onder andere bewerkstelligd worden door het gebruik van de Balance Score Card, waarbij de huidige missie en strategische doelen vertaald worden in meetbare benchmarks in de lijn met visie en strategie van de organisatie. Balance Score Card binnen Benchmarking Voor elk segment binnen Treasury Management kan per deelgebied een beslissing worden gemaakt op zowel strategisch als ook op organisatorisch vlak. Door middel van Benchmarking kan een evaluatie worden gemaakt over deze strategische en organisatorische aspecten. Tevens wordt inzicht verkregen over hoe deze aspecten de dagelijkse organisatorische operaties zullen raken. Op deze manier kan de organisatie, door inzicht in eigen situatie, zelf besluiten of er specifieke normen worden bereikt en per onderdeel beslissen over het aanvaardbaar afwijkend gedrag per onderdeel, in vergelijk met de peer group. 5

6 Treasury Benchmarking verslag In een Treasury Benchmarking verslag ligt het accent op een analyse waaruit kan worden herleid welke resultaten uit de Benchmarking op korte termijn haalbaar zijn en op welk organisatie detailniveau kan worden ingezoomd. Het geeft duidelijkheid en inzicht in de vereiste informatiebehoefte. Ter verduidelijking: de Benchmarking zal inzicht bieden in de mate van risicotolerantie en geeft, als maatstaf, meer duidelijkheid aan de vereisten van een interne Treasury. Dit houdt in dat de huidige missie, visie en ambities van de organisatie en het management binnen de Treasury worden onderzocht en dat wordt aangegeven wat daadwerkelijk plaatsvindt. Dit gebeurt door een objectieve, onafhankelijke externe partij. Dit met als doelstelling dat mogelijke veranderingen kunnen worden voorgesteld binnen de huidige Treasury Management processen. Dit met als resultaat dat al deze veranderingen kunnen leiden tot optimalisatie van de processen, een hoger niveau van nauwkeurigheid en meer doelgerichtheid in een meer efficiënt tijdspad. Benchmarking resultaten De onderneming heeft nadien een duidelijk zicht op welk niveau het handelen van de Treasury structuur zich begeeft ten opzichte van de peer group. De onderneming weet op welke punten zij zich moet concentreren en hoe deze aspecten kunnen worden gemeten. De resultaten van de Benchmarking exercitie worden gepresenteerd tijdens een open dialoog tussen de stakehouders, waarbij interactief inzicht wordt verkregen in de resultaten van het onderzoek. Men dient zich ervan bewust te zijn dat Benchmarking slechts het meest optimale resultaat behaalt binnen een omgeving die bereid is hieraan volledige medewerking te geven. Men dient begrip te hebben voor de materie en bereid te zijn best practices in process performance te behalen. Eigen gedragingen dienen eventueel opgeofferd te worden in het belang van een meer optimale organisatie. Al deze punten dienen te resulteren in een gelijkluidendheid op deelonderwerpen van Treasury Management binnen uw gehele organisatie. Op deze wijze verkrijgt men inzicht over de positie van de Treasury afdeling en haar omgeving. Het levert uitgangspunten in diverse factoren op, zoals de organisatiestructuur, bestaande processen, de medewerkers en de communicatielijnen. Hierbij zijn juist de criticasters de sleutel om de oneffenheden boven water te krijgen. Ter afronding zullen de aandachtspunten voorgelegd worden aan de kritische toehoorders, met als doelstelling interactief mogelijke maatstaven te hergroeperen en te bepalen. 6

7 3MMA Consulting Daar wij bij vele organisaties hebben kunnen concluderen dat er ruimte is tot optimalisatie van het Treasury Management, heeft 3MMA Consulting een Treasury Benchmarking proces ontwikkeld, die ook verscheidene malen met succes bij verscheidene organisaties is uitgevoerd. De Benchmarking wordt gerelateerd aan alle aspecten welke tot de Treasury functie behoren, zoals de huidige samenwerking met overige afdelingen (o.a. financiële administratie, IT en Corporate Finance), de huidige onderlinge verhoudingen binnen de organisatie, met daarbij de beslissingsbevoegdheden en de hoofdlijnen van de interne communicatie binnen de organisatie. Wat kan 3MMA Consulting voor u betekenen? 3MMA Consulting heeft aangetoond dat zij voor diverse organisaties een Treasury Benchmarking kunnen uitvoeren en advies en inrichting kunnen geven. Met de ontwikkelde methode kan uw organisatie hierop doorgelicht worden. De uitkomst hiervan wordt geanalyseerd om uw organisatie voor te bereiden op een verbetertraject. 3MMA Consulting beschikt over ervaren professionals die u kunnen ondersteunen met het bereiken van Financial Excellence door middel van het aangeven en invoeren van pragmatische oplossingen. Onze experts hebben een bewezen achtergrond o.a. in Accounting, Audit, Controlling, Treasury, Trading en Banking. Dit totaal helpt een structurele basis te creëren voor Treasury Performance Management. Het geeft het management een duidelijk inzicht in de bestaande sterktes, verbeteronderdelen en nog niet ontgonnen mogelijkheden. Het is aan te raden om in het achterhoofd te houden dat de intentie van een Benchmarking niet is de bestaande Treasury processen geheel aan de kant te zetten en deze dan te vervangen door nieuwe processen. U dient dit te zien als een uitdaging die de blik verruimt om de huidige procedures te perfectioneren binnen de eigen organisatie, welke het mogelijk maakt de organisatie op verdere efficiëntie nader te onderzoeken. Benchmarking kan een frisse blik werpen op de Treasury functie en geeft input voor verbeteringen voor de meeste organisaties. Zelfs voor hoog geprofessionaliseerde ondernemingen met een hoog gekwalificeerde Treasury staf. 7

8 CONNECTING OUR FUTURE Contact Wilt u meer weten over de aanpak op dit onderwerp voor uw organisatie, neem dan contact op met de experts van 3MMA Consulting: 3MMA Consulting B.V. Van Hasseltkade CD Maastricht T +31 (0) I consultancy.3mma.nl 3MMA Consulting kernwoorden: Kwaliteit en continuïteit Lange termijn commitment Entrepreneurship Betrouwbaar Succesvol