Implementatie. Back Office Support Services UW EIGEN WENSEN EN EISEN VERBINDEN MET ONZE MIDDELEN. RESULTAAT: MAATWERK ONTZORGEN VAN UW INHUUR!

Transcriptie

1 Implementatie Back Office Support Services The Compliance Factory BV Belle van Zuylenlaan 7b 4105 JX Culemborg T: +31 (0) E: UW EIGEN WENSEN EN EISEN VERBINDEN MET ONZE MIDDELEN. RESULTAAT: MAATWERK ONTZORGEN VAN UW INHUUR!

2 INLEIDING The Compliance Factory stelt zichzelf ten doel om zoveel mogelijk mensen te informeren over de (on)mogelijkheden die zich voordoen op het gebied van flexibilisering en het inhuren van externen (Zelfstandigen, Uitzendkrachten, werknemers van leveranciers en het verlonen van mensen op tijdelijke basis). PLAN VAN AANPAK IMPLEMENTATIE BACK OFFICE SUPPORT SERVICES INLEIDING MEERWAARDE VOOR UW ORGANISATIE KOSTEN EN BATEN TRANSITIEPLAN ALLES ONDER EIGEN BEHEER Alle TCF-pedia documenten van The Compliance Factory zijn vrij ter inzage en mogen in zijn geheel of gedeeltelijk uitsluitend met bronvermelding gekopieerd worden.

3 EEN WOORD VOORAF Als u gestart bent met het lezen van deze flyer, dan heeft u al voorinformatie gehad over onze aanpak, genaamd Back Office Service Support. Hetzij in een gesprek, hetzij via de website of de flyer BOSS. Daar bent u geëindigd met de vraag: "Wat komt er kijken bij een implementatie/transitie?" In de flexwereld zien we oplossingen die vooral gericht zijn op de administratieve afhandeling van contracten en facturen. De ene keer wordt het gekoppeld aan payrollen en de andere keer zit ook het vinden van kandidaten in de prijs begrepen. Allemaal elementen waarvan de Return Of Investment niet vooraf bepaald is. "Het verschil wordt gemaakt als allen bereid zijn om eigen percepties te veranderen en te beseffen dat vooruitgang gebaseerd is op verandering" De kaalslag op de marge eist dan ook een andere aanpak. Een aanpak met een onderbouwde meerwaarde vanuit een volledig transparante aanpak die ook nog eens een structuur meegeeft omdat er nagedacht is over workflowmanagement. Om dat te realiseren is kennis en kunde nodig. Daar in de afgelopen jaren daar niet erg veel kennis nodig was, wordt u geconfronteerd met de noodzaak van kennis. En veelal daarbij behorende systemen die het gemak en proces ondersteunen en borgen. Karl van der Horst "Bespaar interne kosten en schade en verbeter efficiency door de inzet van de kennis en hulpmiddelen die wij bieden via Back-Office Support Services" Zodra die elementen aanwezig zijn, dan is uw organisatie in staat om op korte termijn zelf de regie over te nemen. Dat is ons doel. Uw organisatie helpen bij het opzetten, inregelen en borgen. Om daarna andere bedrijven te helpen met een methodische benadering.over rechtsgebieden als Fiscaal-, Sociaal-, Arbeids- en Verbintenisrecht. Een meerwaarde voor uw klanten en een USP erbij! Bij voorbaat wil ik u danken voor uw tijd, aandacht en interesse. Neem gerust een kijkje op onze website en bij vragen is een belletje voldoende. Met Waardering en Respect

4 Wat is de noodzaak? Welke risico's? Daar hebben we de jurist toch voor en Inkoop?! Opleiden kost geld. Hoe moet IK die kosten rechtvaardigen?! Het kan toch ook even wachten?! We lopen risco's omdat onze mensen onvoldoende kennis hebben over de regelgeving met betrekking tot het inhuren. We moeten het nivo in de uitvoering bij onze recruiters verhogen om te voorkomen dat het verkeerde contract gekozen wordt. Wet DBA met betrekking tot inhuur ZZP, WWZ, WAS, WAADI, etc. Is niet "even een dagje inlezen". Geld komt niet uit de kraan! En hiervoor een opleiding laten volgen lijkt me niet zo nodig. Hebben we al mensen voor. (Lijkt mij) Moet fouten voorkomen en compliant zijn. Hij denkt aan andere belangen. Wie moet ik dan aanspreken? (Zucht) DE BELONING De veranderingen in de regelgeving dwingen een organisatie om de inhuur van externen zo in te richten dat er vanaf het begin een verantwoorde keuze geschiedt als het gaat om de arbeidsrelatie die bestaat of ontstaat met de ingehuurde. Het noodzaakt kennis en het herkennen van foute keuzes binnen dit onderschatte risicovolle kennisgebied. In onze aanpak leert men gestructureerd, geborgd en gezekerd de opgedane kennis te implementeren, hetgeen uiteindelijk leidt tot een kosten- én risicoreducerende aanpak voor korte en lange termijn. Doelgroep Zij die externen inhuren en de basis bepalen voor een contract. Dat geldt vanaf de aanvrager (de behoeftesteller) tot en met het hoger kader management (de eiser van risicomanagement/financieel verantwoordelijke). B E W U S T De resultaten zullen in tegenstelling tot vele methodieken een voortzetting betekenen van het verdiepen van bewuste bekwaamheid. Weinig kans tot verschraling, want men is iedere dag bezig het geleerde toe te passen. Kennisgroei wordt hiermee een echte bescherming van het bedrijfskapitaal! BEWUST ONBEKWAAM ONBEWUST ONBEKWAAM B E K W A A M H E I D De kennis die men opdoet betreft het kruispunt van Sociaal Recht, Belastingrecht, Arbeidsrecht, Verbintenisrecht en de Vreemdelingenwet. Daar bestaan geen algemene opleidingen voor! Onze consultants zijn allen op dit gebied gespecialiseerd en veelal ook adviseur van Overheden en bedrijven. BEWUST BEKWAAM ONBEWUST BEKWAAM TCF-curve Leer-curve

5 FUNCTIONALITEITEN BACK OFFICE SUPPORT SERVICES De functionaliteiten die voorkomen in Contractdossier vormen in zijn geheel een workflow. Automatisering dient het gemak te vergroten. Daarom bieden wij ons eigen Contractmanagementtool in een white-label versie aan, waarbij The Compliance Factory de Back-office bemant. Zo beperken wij gezamenlijk de manuele handelingen en houden we tijd over voor de contactmomenten met betrokkenen. Het domein heet toepasselijk "Contractdossier.nl". "Contractdossier" is een volledig webbased pakket. Het ondersteunt het gehele proces van acquisitie/matchen tot en met de financiële afhandeling van uren/facturen. Hieronder een overzicht van de primaire functionaliteiten en wat er gebeurt. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen het wel of het niet hebben van een eigen Contractdossier-versie. Functionaliteiten Back Office Support Services Vastleggen prijsafspraken Gebruik eigen Contractdossier.nl Geheimhoudingsverklaring Concurrentiebeding Schrijven aan betrokkenen Mantelovereenkomst Opzetten <klant>.contractdossier.nl Specifieke adressen Mark-up per gepresteerd uur Licentie, Overeenkomst met Source Webdesign NDA Overeenkomst(en) Gezamenlijke mededeling via Tussen klant en The Compliance Factory en Met Leverancier, Zelfstandige, Tijdelijk Personeel adressen definiëren en Licentie activeren Implementeren en testen Contractdossier Geen Contractdossier Contractaanvraag Onderhoud Contractformulier Contracten Invoeren aanvraag On-line Back-office TCF Controle contractformulier Back-office TCF Back-office TCF Zelfstandigheidcriteria Back-office TCF Back-office TCF Overeenkomst bepalen Back-office TCF Back-office TCF Overeenkomst verzenden Wijzigingen/wensen implementeren Back-office TCF Back-office TCF Contracten retour getekend e-docusign Print/Scan Monitoren contract Automatische Back-office TCF Urenverantwoording Automatische Scan/kopie /verificatiecode Controle - Back-office TCF Facturering Automatische Back-office TCF /verificatiecode Betalingsopdracht factuur Automatische Back-office TCF Debiteurenbewaking Automatische Back-office TCF Rapportages Real-time On demand

6 MAATWERK Maatwerk opleidingen zet je in als je op korte termijn materie eigen moet maken Zonder het doel uit het oog te verliezen iets losmaken HAAL ALLES ERUIT WAT ERIN ZIT MBV DE JUISTE AANDACHT De persoonlijke aandacht in onze opleidingen zorgt ervoor dat er meer uitgehaald wordt dan in eerste instantie verwacht wordt. De inspirerende trainingen, de integere aanpak en het kennisniveau zijn tezamen een garantie voor de investering. De in-house opleiding kan op uw kantoor en/of op een fraaie locatie geschieden. U vraagt en wij volgen. Na de trainingen zal een naslagwerk aangeleverd worden waarmee de organisatie door kan. Op die wijze wordt verzanding of verschraling van de gedane investering voorkomen. Onze aanpak Er wordt een afspraak gemaakt en samen met u wordt gekeken wat de leerbehoefte is en hoe die het beste ingevuld kan worden. Dat levert een maatwerkvoorstel op. Na akkoord volgt een gesprek met iedere deelnemer, zodat de dagelijkse praktijk en de aanwezige kwaliteiten samengevoegd worden en de cursisten ook direct aan de gang kunnen zodra zij terugkomen van een opleidingsdag. Gedurende de opleiding wordt de ontwikkeling van de mensen en uw organisatie in de gaten gehouden en daar waar gewenst ondersteund. Zowel op korte als op lange termijn. De leercurve die onze opleidingen veroorzaken is door de materie oneindig. Regelgeving wijzigt namelijk altijd en organisaties willen en moeten dynamisch zijn. Dat eist van mensen veel flexibiliteit en focus. Twee zaken die op zich tegenstrijdigheden in de mens veroorzaken. De medewerker zal ook op dat vlak inzichten meekrijgen en persoonlijke groei ervaren. Die groei komt uw organisatie ten goede en dat is herkenbaar in sfeer, team-spirit, wederzijdse betrokkenheid en een lager verzuim. The Compliance Factory doceert, stimuleert en ondersteunt uw mensen en uiteindelijk heeft iedereen een maatwerk ervaren waar men trots op zal zijn.

7 KOSTEN EN BATEN Kosten laten zich vrij eenvoudig duiden bij het antwoord op de vraag: hoeveel personeel en hulpmiddelen worden bespaard? HAAL ALLES ERUIT WAT ERIN ZIT MBV DE JUISTE AANDACHT Met Contractdossier.nl kan onder eigen bedrijfsnaam diensten aanbieden worden als: contractbeheer, payrollen, uitzenden, detacheren en inhuren externen. Als aanvullende diensten is het ook mogelijk om de voorfinanciering van facturen onder te brengen en ook de administratie kan worden afgehandeld. Door de back-office werkzaamheden uit uw handen te nemen blijft voor u tijd en geld over voor de front-office activiteiten. Meer focus leidt automatisch to meer rendement. Een logica die iedere ondernemer herkent. Onze aanpak The Compliance Factory kan in alle gevallen de opdrachtgever (in geval van zelfstandigen of leveranciers) zijn of de juridisch werkgever in geval van verlonen. Contractdossier.nl verzorgt: De juiste contracten, periodieke controles en afhandeling/opslag documenten Afhandeling van gewerkte uren tot en met facturering (self-billing voor zelfstandigen en leveranciers) Verloning en uitbetaling salarissen/facturen Managementrapportages, loonstroken en jaaropgaven Debiteurenbeheer Ziekte, verzuim en reintegratietrajecten Voorfinanciering en vooruitbetaling Helpdesk En wij doen meer. Wij zorgen bijv. ook voor: Reserveren en betaling van vakantiegeld Aanvulling van ziektegeld tot 91% in fase A Verwerk looncomponenten Transitievergoeding Aanzegging van contracten Uitvoeren loonbeslagen Verstrekking van werknemersverklaringen Begeleiden bij aanvragen voor uitkeringen Aanvragen werkvergunning CAO of minimumloon Juiste toepassing van de inlenersbeloning Juiste toepassing van opvolgend werkgeverschap Afdracht pensioenpremies Afdracht van premies en belastingen Verzekeringen Inzage in kosten en baten De besparing rekenen wij samen met u door. Alle prijzen zijn VOORAF bekend en inzichtelijk. Dan weet u VOORAF waar het omslagpunt van uw Return Of Investment zit!

8 PROCESBESCHRIJVING Contractfase A. Contractinformatie B. Aanmaken C. Contract D. Additionele contractsituaties Verzenden contractformulier TCF/opgaaf via ConTrack Compleet ingevuld contractformulier retour Dossier aanmaken Aanmaken overeenkomst TCF TAO Berekenen kostprijs Aanmaken overeenkomst TCF Zelfstandige Aanmaken overeenkomst TCF Leverancier Aanmaken overeenkomst TCF Klant Bewaken checklists tbv retour ontvangen documenten Afhandeling vragen over cq. aanpassingen overeenkomst TCF Doorgeven contractinformatie aan klant Afhandeling opdracht naar klant TCF (Opdracht) Aanmaken project in systemen Contractverlenging Contract beëindiging Wijziging condities na start overeenkomst Administratieve fase E. Uren F. Urenregistratie G. Accountant H. Loonheffing Binnenkomst van de Invoer van de uren Bepalen per maand wat Betalen lonen gewerkte uren TCF (via Contractdossier) (via Contractdossier) verloond moet worden Binnenkomst van de Loonstroken Bepalen te betalen gewerkte uren bij klant Binnenkomst van de onkostendeclaraties in TCF (via Contractdossier) Binnenkomst van de onkostendeclaraties bij klant Accorderen urenverantwoording en onkostendeclaraties Kostprijsdefinitie per maand Samenstellen kostprijsberekening voor werknemers Verwerking informatie loonstroken en kostprijsberekening Loonheffing Betalen Belastingdienst I. Facturering J. Boekhouding K. Omzetbelasting Aanmaken facturen (via Aanmaken factuur in Contractdossier) administratiepakket Verzenden facturen TCF-klanten (via Contractdossier) Opbergen facturen Bepalen omzetbelasting obv tabellen en facturen Betalen omzetbelasting (G-rek)

9 ALLES ONDER EIGEN BEHEER Uiteindelijk is het de bedoeling dat uw organisatie zelf alles onder eigen beheer kan uitvoeren. Door de absoluut neutrale rol, bewezen door de intentie om uw organisatie klaar te stomen voor autonoom contractmanagement, hoeft u ook niet bang te zijn dat u eigenlijk een concurrent naar binnen haalt of afhankelijk wordt van een dienstverlening van een externe partij. Indien gewenst treden wij namens uw organisatie naar buiten. De methodische aanpak, genaamd Back-Office Support Service van The Compliance Factory, gebaseerd op haar eigen software, is in staat om per FTE contracten af te handelen. Die hoge efficiency is gebaseerd op jarenlange kennis van regelgeving, de aandacht voor (voortdurend) verbeteren van compliance en workflow en de aandacht op individuele situaties. Het is diezelfde focus waardoor wij durven te stellen een absoluut neutrale partner en belangenbehartiger te kunnen zijn. Geen mixed interest of noodzaak van omzetvergroting zoals deze zich bij uitzenders voordoet of bij beursgenoteerde organisatie. Het tijdsplan tot "self-supporting" ziet er als volgt uit: Week Functionaliteit Doel 1 Inrichten 2 Gezamenlijk schrijven Laatste week vd maand Eerste week vd maand urenverantwoording Urenverantwoording Tweede maand jr 1 Start opleiden (intro) Methodische aanpak Derde maand jr 1 Evaluatie Vierde maand jr 1 Opleiden Implementatie workflow Zesde maand jr 1 Tussentijdse rapportage Zevende maand jr 1 Opleiden Relevante regelgeving Eerste maand jr 2 Jaarverslag/voortgang Tweede maand jr 2 Opleiden Gewijzigde regelgeving Derde maand jr 2 Evaluatie Vierde maand jr 2 Opleiden Overdrachtsplan Zesde maand jr 2 Tussentijdse rapportage Zevende maand jr 2 Opleiden Schaduw draaien Elfde maand jr 2 Evaluatie Laatste loodjes Eerste maand jr 3 Self-supporting Contractmanagement onder eigen beheer Vanzelfsprekend kan men door voortschrijdende inzichten hier verandering in aanbrengen.

10 Ontzorgen en vrijwaren op het gebied van al uw externe inhuur! Nederland: België: Contact: The Compliance Factory The Compliance Factory + 31 (0) Belle van Zuylenlaan 7B Schalienhoevedreef 20A mail@compliancefactory.nl 4105 JX Culemborg 2800 Mechelen