Verhuurreglement Lokalen lokaal dienstencentrum t Fazantenhof

Transcriptie

1 Verhuurreglement Lokalen lokaal dienstencentrum t Fazantenhof 1. Algemene bepalingen 1. Activiteiten georganiseerd door O.C.M.W.-Lochristi of het lokaal dienstencentrum zelf, al dan niet in samenwerking met verenigingen, hebben altijd voorrang op andere activiteiten. 2. De cafetaria met bar en terras kan niet gehuurd worden op weekdagen tijdens de openingsuren van het lokaal dienstencentrum, tenzij de activiteit kadert in de werkingsopdrachten van het lokaal dienstencentrum. 3. O.C.M.W.-Lochristi heeft, in samenspraak met de brandweer en om veiligheidsredenen, een maximum aantal toegelaten personen per lokaal bepaald: - Zaal 1a: 30 personen - Zaal 1b: 40 personen - Zaal 1c: 40 personen - Zaal 2a: 20 personen - Zaal 2b: 24 personen - Zaal 2c: 32 personen - Zalen beneden: o Cafetaria: 108 personen o Marktplein: 82 personen o Loungehoek: 54 personen 2. Aanvraag gebruik lokalen 2.1. Gebruikerscategorieën Het gebruik van de infrastructuur van het lokaal dienstencentrum overdag kan slechts gebeuren door verenigingen of instellingen uit onderstaande categorieën voor zover zij activiteiten organiseren die ook toegankelijk zijn voor de gebruikers van het dienstencentrum. s Avonds zijn exclusieve activiteiten voor hun interne leden mogelijk. Voor activiteiten enkel voor interne leden overdag kan men maximum 3 maanden op voorhand een aanvraag indienen voor zover de programmatie van het lokaal dienstencentrum dit toelaat. - Categorie 1: Bewoners van de O.C.M.W.-campus van Lochristi; Gemeentelijke diensten; Gemeentelijke adviesraden (bijv milieuraad). - Categorie 2: Ouderenverenigingen aangesloten bij de ouderenadviesraad van Lochristi; Onderwijsinstellingen uit Lochristi; Kunstenaars uit Lochristi (bijv. inrichten van een tentoonstelling); Verenigingen uit Lochristi of verenigingen, instellingen of diensten met een regionale werking waar Lochristi deel van uit maakt (bijv. Velt of SEL). Bovenstaande categorieën bepalen geen voorrang voor de aanvraag, ze bepalen enkel de prijs die voor een zaal moet betaald worden. Verhuurreglement goedgekeurd door O.C.M.W.-raad dd. 09/03/2017 Pagina 1 van 8

2 2.2. Gebruik infrastructuur Het O.C.M.W.-Lochristi, als organiserend bestuur van het lokaal dienstencentrum stelt de volgende lokalen ter beschikking: - Zaal 1a:opstelling met tafels en 16 stoelen - Zaal 1b: opstelling met tafels en 20 stoelen - Zaal 1c: opstelling met tafels en 12 stoelen - Zaal 2a: opstelling met tafels en 16 stoelen - Zaal 2b: opstelling met tafels en 12 stoelen - Zaal 2c: opstelling met 28 stoelen - Loungehoek o Opstelling met tafels en stoelen (12 tafels en 24 stoelen) o Toog met koeltoog dranken, heetwatertoestel, spoelbak, glazen, tassen, ondertassen - Frigo en diepvries in de keuken kunnen eventueel gebruikt worden voor het bewaren van kleine hapjes. Dit moet op voorhand aangevraagd worden via het aanvraagformulier. De keuken kan niet gehuurd worden. - Cafetaria o Opstelling met tafels en stoelen (34 tafels en 80 stoelen) - Sanitaire gedeelte beneden en boven o Herentoilet o Damestoilet o Toilet voor andersvaliden Alle overige lokalen zijn niet toegankelijk. De huurder beschikt enkel over het gehuurde lokaal/lokalen en het sanitaire gedeelte. Het huren van een lokaal/lokalen houdt in dat men gebruik kan maken van: - Het lokaal/lokalen. - De in het lokaal/lokalen geplaatste tafels, stoelen en eventueel ander meubilair. - Nutsvoorzieningen in het lokaal/lokalen. Onder geen enkel voorwendsel is het toegelaten een ander of meerdere lokalen te gebruiken dan het toegewezen lokaal of de toegewezen lokalen Reservaties en opties - De lokalen zoals bepaald in punt 2.2. van dit regelement worden schriftelijk gereserveerd via het aanvraagformulier terug te vinden op de website van O.C.M.W.-Lochristi. ( of via het onthaal van het dienstencentrum. - De aanvraag voor het gebruik van de infrastructuur gebeurt ten laatste 30 kalenderdagen voor de datum van de geplande activiteit. - De aanvrager moet meerderjarig zijn en de daadwerkelijke gebruiker. Onderverhuring is niet toegestaan. - In geval van misbruik beslist het vast bureau over de schadevergoeding en/of eventuele schorsing. - Bij de aanvraag van 2 activiteiten op dezelfde dag en op hetzelfde uur wordt bij de toewijzing rekening gehouden met volgende prioriteiten: O.C.M.W.-Lochristi voor zover het eigen activiteiten betreft. Organisaties en activiteiten van gemeentelijke instanties en/of diensten. De gemeentelijke adviesraden voor zover het eigen activiteiten betreft en de door de gemeente erkende verenigingen. De aanvragen worden chronologisch, volgens datum van ontvangst, toegekend. Verhuurreglement goedgekeurd door O.C.M.W.-raad dd. 09/03/2017 Pagina 2 van 8

3 - Huurders kunnen ten vroegste 1 jaar voor de gevraagde datum hun aanvraag indienen. Er kan eventueel een optie genomen worden voor een jaarlijks op een vast tijdstip terugkerende activiteit. - Bij de aanvraag wordt wel rekening gehouden met de op vaste tijdstip terugkerende activiteiten. - Alle huurders kunnen een optie van 14 dagen nemen. Deze optie vervalt automatisch wanneer de schriftelijke aanvraag niet tijdig gebeurt Toekenning aanvraag - Telefonische of mondeling reservatie heeft niet tot gevolg dat de datum contractueel vastligt. - De beslissing tot verhuren wordt genomen door de centrumleid(st)er, met mogelijkheid van delegatie naar de administratieve medewerk(st)er. - Na het nemen van een positieve beslissing zal een huurovereenkomst opgemaakt worden en pas vanaf dan is de verhuring definitief. Minstens 14 dagen vooraf dient het contract ondertekend te worden Aard van de activiteiten - Bij de aanvraag dient de huurder een omschrijving te geven van de geplande activiteit. De aard van de eigenlijke activiteit mag niet afwijken van datgene waarvoor oorspronkelijk toestemming werd gevraagd. - Het lokaal dienstencentrum betaalt een jaartarief aan SABAM en billijke vergoeding. Voor bepaalde activiteiten dient er een supplement betaald te worden aan SABAM, dit supplement is ten laste van de huurder. Meer info vindt u op - Toegestane activiteiten zijn de volgende (deze opsomming is niet limitatief en wordt bekeken op het moment zelf): Lezing, film, workshop, quiz, tentoonstelling. Vergadering. Receptie. Activiteiten van socio-culturele aard. Etentje. Vorming. - Niet-toegestane activiteiten zijn de volgende: Indien een commercieel of winstgevend doel wordt nagestreefd. Indien het een activiteit betreft die van die aard is dat de rust van de bewoners van woonzorgcentrum Sint-Pieter en de assistentiewoningen Hof van Lo kan verstoord worden. Indien het een fuif, feest of T-dansant betreft. Indien de continuïteit van het lokaal dienstencentrum in het gedrang komt. Iedere activiteit die aanzet tot geweld, haat of discriminatie en/of in strijd is met wettelijke bepalingen. Indien het een privéfeest betreft (uitgezonderd bewoners woonzorgcentrum Sint- Pieter en assistentiewoningen Hof van Lo). Kookdemonstraties en kookworkshops (dit kan enkel in zoverre dit georganiseerd wordt door het lokaal dienstencentrum zelf, eventueel via een externe lesgever) Indien het een religieuze, politieke of vakbondssamenkomst betreft Annulering - Bij annulatie minder dan 14 werkdagen voor de start van het verhuur blijft het voorschot of de reeds betaalde huurprijs als administratiekost aangerekend. - Elk geval van overmacht wordt door het vast bureau behandeld. Verhuurreglement goedgekeurd door O.C.M.W.-raad dd. 09/03/2017 Pagina 3 van 8

4 - Indien de lokalen, in geval van overmacht (door het lokaal dienstencentrum), niet beschikbaar zijn tijdens de vastgelegd periode krijgt de huurder de al gestorte huurgelden en de waarborg terug. De huurder heeft geen recht op schadevergoeding Sancties - Indien een inbreuk wordt vastgesteld op de toegestane activiteiten, zal een schadevergoeding aangerekend worden. - Niet-naleving van betalingsvoorschriften, veiligheidsvoorschriften en andere geldende voorschriften kunnen een geldelijke sanctie of een weigering van verhuring in de toekomst tot gevolg hebben. De weigering wordt bepaald door het vast bureau. Deze sancties zijn bijkomstig en doen niets af van de specifieke sancties die in dit reglement worden beschreven. 3. Huurprijzen en waarborg De vergaderzalen van het dienstencentrum worden verhuurd voor een halve dag, avond of voor een ganse dag. De onderstaande prijs is de verhuurprijs voor een dagdeel (halve dag/avond). Alle prijzen zijn exclusief btw. Categorie 1 Categorie 2 Cafetaria 8 euro 25 euro Zaal 5 euro 15 euro Cafetaria + zaal 10 euro 35 euro Voor categorie 1 zijn koffie en/of water inbegrepen in de huurprijs. Er wordt geen voorschot aangerekend, de huurprijs wordt bij reservatie volledig betaald. De cafetaria kan enkel na de openingsuren van het lokaal dienstencentrum gehuurd worden. 4. Betaling - Een voorschot van 50% van de totale huurprijs dient uiterlijk op moment van ondertekening van de overeenkomst betaald te worden. Huurder uit categorie 1 dienen geen voorschot te betalen, zij betalen de volledige huurprijs vooraf bij reservatie. - Alle kosten, resterende huurprijs, eventueel verbruikte dranken en eventuele schade dient binnen de 30 dagen na ontvangst van factuur te worden betaald. De huurder ontvangt daarvoor een factuur van O.C.M.W.-Lochristi. De factuur moet via overschrijving betaald worden. Indien de factuur niet tijdig betaald wordt, worden de wettelijke intresten aangerekend. 5. Voor de activiteit 5.1. Sleutels - De beschikking over het gehuurde lokaal en ontvangst van de sleutel gebeurt op de tijdstippen (tijdens de kantooruren) afgesproken met de centrumleidster en kan enkel gebeuren op voorleggen van het bewijs dat het voorschot of huurprijs werd betaald. Verhuurreglement goedgekeurd door O.C.M.W.-raad dd. 09/03/2017 Pagina 4 van 8

5 - Het gehuurde lokaal wordt enkel betreden op de aangevraagde dagen en vanaf het afgesproken uur, ook al werd de sleutel vroeger afgehaald. - In geval van verlies van de sleutel van het lokaal dienstencentrum zal de huurder de volledige kosten dragen die gepaard gaan met het vervangen van het slot en de aankoop van de bijhorende sleutels Klaarzetten zaal - O.C.M.W.-Lochristi en het lokaal dienstencentrum stellen geen personeel ter beschikking. - Het klaarzetten en opruimen van de zaal moet gebeuren binnen de gehuurde periode, zoniet kan een bijkomende huurprijs van een extra dagdeel aangerekend worden Verzekering 5.4. Drank - O.C.M.W.-Lochristi is verzekerd tegen brand en tegen ongevallen tegenover derden (burgerlijke aansprakelijkheid). - O.C.M.W.-Lochristi is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen en schade met betrekking tot de ingerichte activiteit. - O.C.M.W.-Lochristi is niet verantwoordelijk voor het beschadigen of verdwijnen van voorwerpen of voor schade aan achtergelaten apparaten, goederen en/of uitrusting van de huurder. Daarom wordt aan de organisator aangeraden om, onmiddellijk na de activiteit, de apparaten, goederen en uitrusting, niet behorend tot de uitrusting van het LDC, te verwijderen. - Het is niet toegelaten zelf drank en/of eten mee te brengen. - U kan gebruik maken van dranken uit de cafetaria tegen de geldende tarieven (geafficheerd in cafetaria). U zorgt zelf voor de bediening. Per activiteit wordt de verbruikte drank genoteerd op een prijslijstblad en afgegeven aan de administratie. Op het einde van iedere maand maakt de administratie een afrekeningsstaat klaar op basis van het aantal activiteiten in de voorbije maand en de prijslijstbladen (verbruikte dranken). De huurder ontvangt hiervan een factuur samen met de resterende huurprijs en eventuele schade. De factuur moet via overschrijving betaald worden. Indien de factuur niet tijdig betaald wordt, worden de wettelijke interesten aangerekend worden. - Er zal een forfaitaire schadevergoeding van 125 euro aangerekend worden bij nietnaleving van bovenstaande twee bepalingen. - Op voorafgaande aanvraag kunnen er tegen vergoeding ook thermossen koffie/warm water voor thee en/of flessen water klaargezet worden. Huurders uit categorie 1 dienen geen extra vergoeding te betalen voor koffie en/of water. Dit is in de huurprijs vervat. De dranken dienen wel aangevraagd te worden. Het gebruik van materiaal en beschikbare drank wordt door de huurder schriftelijk aangevraagd. De bestelling moet minstens 1 week voor de activiteit aan de administratie doorgegeven worden. Indien dit niet tijdig gebeurt, kan er niet gegarandeerd worden dat het nodige materiaal aanwezig is. 6. Tijdens de activiteit 6.1. Verbodsbepalingen Het is ten strengste verboden: - Te roken in alle lokalen. - De lokalen te betreden met dieren, met uitzondering van een geleidehond. Verhuurreglement goedgekeurd door O.C.M.W.-raad dd. 09/03/2017 Pagina 5 van 8

6 - Kennisgeving, affiches, reclame of aankondigingen van welke aard ook, in het dienstencentrum aan te brengen zonder voorafgaande toestemming. - Ramen, deuren, muren, panelen en vloeren te benagelen, te beplakken en/of te beschrijven. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden. Versieringen of bewegwijzeringen kunnen enkel worden aangebracht na overleg met het personeel van het lokaal dienstencentrum. Deze worden onmiddellijk na de activiteit verwijderd. - Wijzigingen aan te brengen aan de centrale regeling, verwarming of verlichting in de lokalen. - Lawaai te maken dat gebruikers in de andere lokalen kan storen. - Open vuur en gasflessen te gebruiken in de infrastructuur (dit geldt dus ook voor het branden van kaarsen, theelichtjes, enz.) - De nooduitgangen te belemmeren. - Lawaai te maken die de bewoners van het WZC of GAW kan storen. - Te overnachten in het dienstencentrum Verplichtingen van de huurder inzake veiligheid en aansprakelijkheid De huurder verbindt zich ertoe strikt te waken over de brandveiligheid. Hierbij moet hij zich gedragen als een goede huisvader en de nodige voorzorgen treffen tegen schade of brand. Het gebruik van producten waarbij er een risico kan ontstaan voor de veiligheid van de bezoekers of waarbij er een risico bestaat dat er schade wordt veroorzaakt aan de infrastructuur is verboden. - De verhuurder zal op voorhand de plaats van de blustoestellen, blusdekens en noodverlichting tonen. De huurder zal deze installaties in hun originele staat houden en niet afdekken of verstoppen achter versiering enz. - De huurder zal rekening houden met het maximaal toegelaten aantal personen in functie van de vluchtdeuren. - De huurder zal erop toezien dat alle evacuatiegangen, vluchtdeuren, enz. worden vrijgehouden en dat er geen zelfsluitende deuren in open stand worden geblokkeerd. De toegang ter hoogte van de inrit van het lokaal dienstencentrum dient eveneens vrij te worden gehouden voor de brandweer. - Bij het verlaten van de lokalen dient de huurder zich ervan te vergewissen dat er geen verhoogd brandrisico is. De huurder dient het dienstencentrum correct af te sluiten conform de bepalingen in het verhuurreglement. De aan/uit-schakelaar wordt uitgeschakeld en de sleutel wordt in de brievenbus gedeponeerd Toegangsverbod De toegang kan steeds geweigerd worden aan: o Groepen waarvoor zich geen verantwoordelijke aanmeldt. o Personen die door hun wangedrag de openbare orde, rust of veiligheid storen. o Minderjarige personen, niet vergezeld door een meerderjarige verantwoordelijke. Elke huurder zal steeds vrije toegang verlenen aan het personeel van O.C.M.W.-Lochristi in werkopdracht. 7. Na de activiteit 7.1. Schade - Na gebruik wordt het lokaal gecontroleerd. De kosten van de vastgestelde schade zal volgens de werkelijke kostprijs worden teruggevorderd. Alle herstellingen worden enkel uitgevoerd Verhuurreglement goedgekeurd door O.C.M.W.-raad dd. 09/03/2017 Pagina 6 van 8

7 door de klusjesdienst van het O.C.M.W of door een door het O.C.M.W.-Lochristi aangeduide derde. Indien de huurder de schade niet betaalt, zal de organisatie worden uitgesloten van verhuring in de toekomst, totdat de schade is vergoed. - In de cafetaria wordt een lijst opgehangen met vermelding van de inhoud en de aanwezige aantallen in de kast. Eveneens wordt de kostprijs, die aangerekend wordt bij breuk of verlies, vermeld. - De huurder is verantwoordelijk voor alle schade die aan de infrastructuur van het dienstencentrum en/of aan het materiaal werd aangericht, zowel door hemzelf, zijn medewerkers, lesgevers, artiesten als door de deelnemers aan de door hem georganiseerde activiteit. Hij/zij is tevens verantwoordelijk voor de melding van de eventueel aangerichte schade. - De huurder dient schade of tekortkomingen, vastgesteld voor het plaatsvinden van de activiteit, te rapporteren aan het administratief personeel van het dienstencentrum. Het risico bestaat immers dat anders deze schade te zijnen laste wordt gelegd. - Elke organisatie moet een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten, die de schade die hijzelf, zijn medewerkers en deelnemers, dekt Schoonmaak De gebruikte lokalen, cafetaria, vergaderzaal en toiletten dienen proper achtergelaten te worden. Dit houdt in: o Leeggoed in bakken opbergen. o De toog en spoelbakken proper maken. Afwasmiddel, handdoeken en schotelvodden worden voorzien door de verhuurder. o Alle gebruikte materiaal (ook tafels en stoelen) proper maken en op hun plaats zetten volgens de lijst die opgehangen werd in de kast. o De gehuurde lokalen en de toiletten worden netjes achtergelaten in de staat waarin ze zich bevonden bij aanvang van verhuur. De vloer wordt geveegd, eventuele vlekken op de vloer worden verwijderd. Het nodige poetsmateriaal is ter beschikking. o Er wordt geen afval achtergelaten. De huurder zorgt zelf voor het verwijderen van afval. Indien er afval achterblijft, worden voor het wegbrengen ervan personeelskosten aangerekend ter waarde van 50 euro per arbeidsuur. o Glas wordt meegenomen Bij het niet ordelijk houden van de lokalen en/of het niet opruimen, kan een schadevergoeding aangerekend worden ter waarde van 50 euro per arbeidsuur. Achtergelaten voorwerpen worden na 30 dagen eigendom van O.C.M.W.-Lochristi Bijzondere bepalingen De huurder dient zuinig om te springen met water en elektriciteit. Bij het verlaten van het lokaal zorgt de huurder voor het doven van lichten en verwarming, het dichtdraaien van kranen en het afzetten van ter beschikking gestelde apparaten. Indien wordt vastgesteld dat hieraan niet voldaan werd, zal een forfaitaire schadevergoeding ten bedrage van 50 euro aangerekend worden Afsluiten gebouw en lokalen Het lokaal en het gebouw worden op een correcte manier afgesloten zoals bepaald in het document afsluiten dienstencentrum dat door medewerkers van het dienstencentrum wordt meegegeven bij afhaling van de sleutel. Verhuurreglement goedgekeurd door O.C.M.W.-raad dd. 09/03/2017 Pagina 7 van 8

8 8. Slotbepalingen De organisatoren worden geacht kennis te hebben genomen van het verhuurreglement voor de infrastructuur van het lokaal dienstencentrum. Namens de O.C.M.W.-raad Marianne MORANT O.C.M.W.-secretaris Patrick MAES O.C.M.W.-voorzitter Verhuurreglement goedgekeurd door O.C.M.W.-raad dd. 09/03/2017 Pagina 8 van 8