HANDLEIDING SOLAR WEBSHOP

Transcriptie

1 HANDLEIDING SOLAR WEBSHOP Solar, dé technische groothandel

2 Solar biedt u de meest efficiënte e-business oplossingen De Solar Webshop biedt u 24 uur per dag, 7 dagen per week toegang tot alle beschikbare informatie over elk artikel in onze database, inclusief technische specificaties, een gedetailleerde artikelomschrijving, bruto- en nettoprijzen en actuele voorraadinformatie. De Solar Webshop biedt u een volledig bestel- en factuurarchief van uw e-business activiteiten met Solar. Tevens biedt de Solar Webshop u een uitgebreide en eenvoudige zoekfunctie. U kunt zoeken naar artikelen met elk denkbaar criterium. Bovendien onthoudt het systeem uw vorige zoekopdrachten zodat u hiervan snel gebruik kunt maken bij nieuwe bestellingen. Ook kunt u herhalingsaankopen doen vanuit uw persoonlijk samengestelde favorietenlijst. Met deze duidelijke handleiding wordt stapsgewijs uitgelegd hoe onze Webshop werkt. Wanneer u aansluitend nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met uw Solar contactpersoon of één van onze e-business specialisten op de vestigingen. 2

3 Inhoud Inloggen... 4 Solar Webshop: Gateway... 4 Navigeren... 6 Artikelen zoeken, bekijken en bestellen... 6 De order Documentenlijst Artikelgroepen aanpassen Artikelen toevoegen Inbox Solar in Actie Gebruikersinstellingen Zoeken naar orders Solar Mobile App

4 4

5 Onze Webshop is altijd toegankelijk vanaf elke gewenste computer die over internet beschikt. U hoeft niets extra s te installeren op uw pc. Daarnaast kunt u met uw Webshop login ook moeiteloos gebruik maken van onze App; Solar Mobile. Hiermee kunt u direct vanaf uw smartphone bestellen. Inloggen Om gebruik te maken van de Solar Webshop heeft u inlogcodes nodig die gekoppeld zijn aan uw account bij Solar. Heeft u deze nog niet ontvangen? Neem dan contact op met uw Solar contactpersoon of vraag deze aan op onze site. Om in te loggen gaat u naar en vult u uw gebruikersnaam + wachtwoord in. Klik vervolgens op verder. Wanneer u vragen of problemen heeft met de toegang tot de bestelpagina of met het aanvragen van uw webaccount kunt u contact onemen met onze afdeling Customer Service, telefoon Solar Webshop: Gateway Nadat u ingelogd bent, komt u eerst in de zogenaamde Solar Gateway omgeving terecht. Hier ziet u de volgende gegevens: 1. Contacten: contactgegevens van uw Solar vertegenwoordiger. U kunt hier ook zelf andere contactpersonen aan toevoegen. 2. Downloads: hier ziet u verschillende programma s en/of bestanden die Solar voor u beschikbaar heeft. 3. Links: hier ziet u diverse handige internet links. 4. Statistiek: hier wordt in een grafiek de verhouding van uw online bestellingen ten opzichte van uw normale bestellingen weergegeven. 5. e-archief: hier kunt u o.a. alle facturen, orderbevestigingen en afleverberichten terugzoeken. 5

6 6

7 Navigeren Binnen de Webshop treft u onder elke pagina vier buttons aan: Gateway: zoals op vorige pagina beschreven, kunt u op deze pagina uw Contacten, Downloads, Links, Statistieken en e-archief raadplegen. Webshop: dit is het online bestelgedeelte van Solar. Hier kunt u: - Artikelen zoeken, bekijken en bestellen - Actuele voorraden bekijken - Documentatie in PDF maken op basis van artikelgegevens - De orderstatus bekijken - Direct bestellen vanuit Solar in Actie - Gebruikersinstellingen beheren - Etc. Homepage: met deze button gaat u naar de Solar website ( Uitloggen: met deze button logt u uit de Solar Webshop. Artikelen zoeken, bekijken en bestellen Als u bent ingelogd in de Solar Webshop komt u (afhankelijk van uw gebruikersrechten) in het overzichtsscherm terecht. Om Artikelen te zoeken, klikt u op het veld Artikelen Zoeken, waarmee u automatisch in de complete Solar Catalogus terecht komt. U kunt op verschillende manieren uw producten opzoeken: 1. Search by Picture: door op de afbeeldingen te klikken kunt u stapsgewijs de catalogus doorbladeren. Aan de linkerkant van het scherm verschijnt tevens automatisch een boomstructuur. 2. Zoeken via zoekopdracht: door uw zoekopdracht in te geven kunt u eenvoudig het gewenste artikel opzoeken. Indien u veel zoekresultaten heeft, kunt u via het tabblad Categorieën eenvoudig de categorieën bekijken waar de artikelen in voorkomen. 7

8 8

9 Via de zogenaamde kruimelpadtechniek ziet u altijd welke route u tijdens het zoeken heeft afgelegd. Deze velden (zie hieronder) openen automatisch als u aan het zoeken bent via de afbeeldingen of boomstructuur. Als u uw artikel gevonden heeft, ziet u in het zoekresultaatoverzicht de volgende gegevens: Bruto - prijs Netto - prijs Door op het Solar Artikelnummer te klikken, opent er een pop-up scherm met de artikeldetails. Het artikeldetailsscherm geeft een compleet overzicht van de artikelgegevens en eigenschappen. Aan de rechterkant van het scherm staan de netto- en brutoprijs en uw kortingpercentage vermeld. Al deze gegevens zijn gebaseerd op de condities die u met uw vertegenwoordiger bent overeengekomen. Het veld voorraad laat de actuele landelijke voorraad zien. Indien u de voorraad voor een bepaalde vestiging wilt zien, kunt u eenvoudig het betreffende verkoopkantoor selecteren. Onderaan het scherm treft u in veel gevallen twee soorten iconen aan: Deeplinks Indien u hierop klikt, wordt u doorverwezen naar een internetpagina of document waar meer informatie omtrent het product wordt getoond. PDF Documentatie Indien u hierop klikt, opent het programma Adobe Reader en zal een PDF document getoond worden met diverse specificaties van het betreffende artikel. 9

10 10

11 Als u het gewenste artikel gevonden heeft, kunt u deze eenvoudig bestellen door de gewenste hoeveelheid in te vullen en vervolgens op de knop Bestel te klikken. U kunt ook vanuit het overzichtveld eenvoudig achter de artikelregel het gewenste aantal invullen en vervolgens bovenaan de kolom op Bestel klikken. Het artikel is nu aan uw order toegevoegd. Als dit het eerste artikel is dat aan de order is toegevoegd, wordt er automatisch een nieuwe order aangemaakt. Rechtsboven in uw scherm ziet u nu de orderbutton met daarnaast het aantal regels dat de order bevat. Door op deze button te klikken, gaat u direct naar uw order en verlaat u het artikel zoekscherm. U kunt er ook voor kiezen om op de winkelwagen te klikken. In het scherm dat dan verschijnt, ziet u welke artikelen zich in de winkelwagen bevinden. De winkelwagen kunt u vervolgens middels de X weer wegklikken, zodat u door kunt gaan met bestellen. De order De order bestaat uit vier delen: Hoofdeigenschappen In de hoofdeigenschappen dient u het veld Referentie (verplicht) in te vullen. Mocht u goederen bestellen die onder een projectkorting vallen, kunt u het betreffende project selecteren door rechts van het veld op de button Projectnummer te klikken. Er opent dan een nieuw klein venster waarin u uw project kunt selecteren. Informatie leveringen In dit deel geeft u aan op welke wijze u de goederen wenst te ontvangen. Bij Distributiemethode geeft u aan of u de goederen wilt ontvangen via de standaarddistributie, dagdistributie of dat u de goederen aan de balie wilt ophalen. 11

12 12

13 Middels de opties Alternatief afleveradres en Afleveradres kunt u de afleveradressen opvragen en wijzigen. Goederen die voor 18:00 uur besteld zijn, worden standaard de volgende werkdag geleverd. Mocht u de goederen op een andere dag willen ontvangen, dan kunt u dit wijzigen via de optie Afleverdatum. Tevens kunt u ervoor kiezen of u alle goederen in één levering wilt ontvangen of dat u alle op vooraad zijnde goederen nu wilt ontvangen en de niet op voorraad zijnde goederen later geleverd kunnen worden (Normale levering). Eigenschappen orderbevestiging Dit scherm geeft weer op welke wijze u de orderbevestiging van Solar ontvangt. Via het menu Gebruikersinstellingen (zie pagina 27) kunt u deze eigenschappen aanpassen. Te bestellen artikelen Onderaan de order ziet u de artikelen die u wilt bestellen bij Solar. In de verschillende kolommen ziet u de eigenschappen van het betreffende artikel. De voorraad die wordt weergegeven in de 2e kolom van rechts is de landelijk beschikbare voorraad. Staat onder de voorraad een?, dan betekent dit dat er een periode zit tussen het moment wanneer u de order heeft aangemaakt en het moment waarop u de order wilt versturen. Door op de knop Verversen te klikken, haalt het systeem de actuele voorraadgegevens op. Vanuit de order kunt u eenvoudig artikelen toevoegen. Als u het artikelnummer weet, kunt u dit samen met het gewenste aantal invoeren in het veld Artikel nr. en Aantal. Indien u artikelen wilt opzoeken in de catalogus klikt u op Zoeken. U kunt de order versturen door links in het menu op Direct versturen te klikken, de order wordt dan direct naar Solar verzonden. 13

14 14

15 Extra opties en mogelijkheden Het menu aan de linkerkant van de order geeft diverse mogelijkheden om de order en/of orderdata te bewerken. We zullen ze hieronder kort toelichten: Documentenlijst Hiermee gaat u direct naar het overzicht van al uw orders en documenten. Direct versturen Hiermee verstuurt u de order naar Solar. Orders die vóór 18:00 uur verstuurd zijn, worden de volgende werkdag geleverd. Exporteren Exporteer eenvoudig uw orderregels naar het programma Microsoft Excel om ze van daaruit verder te bewerken. Documentatie U kunt hier kiezen voor een PDF-Catalogus of Documentatie. In beide gevallen worden de artikelen in de orderregels omgezet naar een PDF bestand dat u eventueel met uw klant kunt delen. Afdrukken Snel en eenvoudig uw order als PDF-document printen. Vanuit de PDF kunt u de order op elke gewenste printer afdrukken of bijvoorbeeld mailen. Toon Orderinfo Geeft u een beknopte weergave van uw order en de status. Opslaan en afsluiten Als u de order niet direct wilt verzenden, kunt u met deze optie de order opslaan voor later gebruik. Het onderste deel van het menu geeft u opties om de orderregels te bewerken: Wis Regel(s) Selecteer één of meerdere regels die u wilt verwijderen uit de order. 15

16 16

17 Wijzig regel(s) Selecteer één regel die u wilt wijzigen. Kopieër regel(s) Hiermee kopieert u regels vanuit de order waarin u werkt naar een andere order. Extra Tekst/Tekstregel inv. Hiermee voegt u een extra tekstregel in op de order. LET OP: Deze regel wordt niet door Solar gelezen, deze wordt alleen op uw documentatie vermeld. Meerdere regels Als u in één keer meerdere regels aan uw order wilt toevoegen, kan dat met deze functie. U dient het Solar artikelnummer en het eventuele aantal in te geven in het pop-up scherm. Samenvoegen Indien uw order meerdere orderregels bevat voor hetzelfde artikelnummer, kunt u met deze functie deze regels samen laten voegen tot een regel. Volle Verpakking Deze functie is helaas in Nederland niet beschikbaar. ++ Favorieten Hiermee voegt u snel en eenvoudig een artikel uit uw order toe aan uw eigen artikellijst. Als u de order verzonden hebt, krijgt u in een vervolgscherm te zien of de order succesvol is verzonden. Indien u hier een foutmelding krijgt, kunt u contact opnemen met uw Solar vertegenwoordiger of bellen met de e- business specialist op uw vestiging. 17

18 18

19 Documentenlijst De documentenlijst is de verzameling van alle documenten die u online aanmaakt. Een document kan een order of een PDF Document zijn. De documentenlijst bestaat uit 3 tabbladen: Tabblad Werk: Onder dit tabblad vindt u alle documenten die u heeft aangemaakt die u nog niet verzonden of gearchiveerd heeft. Tabblad Verzonden: Hieronder vindt u alle orders die u naar Solar verzonden heeft. Tablad Gearchiveerd: Hieronder vindt u de opgeslagen documenten. Met de menustructuur aan de linkerzijde van de documentenlijst kunt u de orders ook bewerken. Artikelgroepen aanpassen Solar heeft ruim artikelen in de online catalogus opgenomen. Om het zoeken naar en beheren van de artikelen voor u makkelijker te maken, kunt u gebruikmaken van de optie Eigen Artikelgroepen. Met deze optie kunt u uw eigen sub-catalogus aanmaken. Nadat u in het hoofdscherm de optie Artikelgroepen aanpassen heeft gekozen, krijgt u (indien u reeds artikelgroepen heeft) een overzicht van uw aangemaakte eigen artikelgroepen. In het voorbeeld zijn drie eigen artikelgroepen aangemaakt. 19

20 20

21 Om een nieuwe artikelgroep aan te maken, kiest u voor de optie: Aanmaken. In dit scherm geeft u de artikelgroep een naam. Verder kunt u aangeven welke gebruikers toegang mogen hebben tot de nieuwe eigen artikelgroep. Dit kunt u doen door de gebruikers van de linkerkolom naar de rechterkolom te verplaatsen via de pijltjestoetsen. (In dit voorbeeld gebruiken we de naam Nieuwe Eigen Artikelgroep) Nadat u met de naam de gebruikers ingesteld heeft, kunt u met OK de artikelgroep aanmaken. Deze verschijnt vervolgens ook in uw overzichtsscherm. Nu gaan we artikelen toevoegen aan de nieuwe Eigen Artikelgroep, dit kan op twee manieren: 1 Via een bestandsupload 2 Door te selecteren uit de catalogus 21

22 22

23 Artikelen toevoegen 1 - Artikelen toevoegen door middel van een bestandsupload: Allereerst moeten we een bestand aanmaken waar we de betreffende artikelen inzetten, dit kan een.csv of.txt bestand zijn. Het bestand dient één kolom te bevatten met daarin alleen het Solar artikelnummer (Zonder punten, komma s etc.) Om het bestand in te lezen klikt u op de optie Importeer artikel en selecteert u vervolgens de artikelgroep waarin u de artikelen wilt inlezen. Nu gaan we het bestand opzoeken via de optie Browse. Na het betreffende bestand geselecteerd te hebben, kan via de knop Importeren het bestand ingelezen worden. Omdat elk artikelnummer wordt gecontroleerd op bekendheid in ons systeem, zal bij het inlezen onderin het Import Logboek actief worden. Mocht een artikel niet voorkomen in ons systeem, wordt dit artikelnummer rood met een [Error] weergegeven. De correct ingelezen artikelen worden in groen [OK] weergegeven. Na het inlezen kunt u achter de betreffende artikelgroep zien hoeveel artikelen er in deze groep zitten. 23

24 24

25 2 Artikelen direct uit de catalogus toevoegen aan de eigen artikelgroep. Bij het zoeken naar artikelen via de catalogus, staan in de kolom Favoriet twee soorten icoontjes. Door op dit icoon te klikken, voegt u artikelen toe aan uw eigen artikellijst. Na erop geklikt te hebben worden alle (toegankelijke) eigen artikelgroepen weergegeven. Selecteer het artikel of artikelgroep en klik op Artikelen toevoegen aan groep. Het oranje gekleurde icoon geeft aan dat het betreffende artikel al is opgenomen in één of meerdere eigen artikelgroepen. Door erop te klikken, kunt u hem uiteraard ook aan een andere artikelgroep toewijzen. Indien u met de muis op het oranje icoon gaat staan, laat deze direct zien in welke eigen artikelgroep het artikel voorkomt. Inbox Via de Solar Webshop sturen wij u regelmatig nieuwsberichten, meldingen en acties. In het menu Inbox kunt u deze terugvinden. Deze worden weergegeven als u inlogt, u kunt er dan voor kiezen het betreffende bericht niet meer weer te geven. 25

26 26

27 Solar in Actie Elke twee maanden ontvangt u de folder Solar in Actie. Deze is ook online te vinden (mits de gebruiker toegang heeft tot onze nettoprijzen). U kunt door de folder bladeren en direct producten bestellen uit de folder door op het artikelnummer te klikken. Gebruikersinstellingen Onder uw account kunt u zelf extra gebruikers aanmaken met verschillende rechten. U kunt zelf bepalen wie u welke rechten geeft. Klik op Gebruikersinstellingen of klik rechtsboven op Quick links en instelllingen >> Configuratie >> Alle profielen. De Profiellijst geeft een overzicht van al uw gebruikers die toegang hebben tot de webshop. Aanmaken gebruiker Om een gebruiker aan te maken, klikt u in de profiellijst (zie bovenin het scherm) op het icon Nieuwe gebruiker. In het eerste gedeelte dient u het profiel van de gebruiker aan te maken. Om een adres toe te voegen, klikt u op het + icoon, waarna een nieuw veld wordt geopend waarin u het adres kunt invullen. Bij Type gebruikers kunt u aangeven of de nieuwe gebruiker een Systeem- of Normale gebruiker is. Een Systeemgebruiker heeft de mogelijkheid om gebruikersinstellingen aan te passen, een Normale gebruiker heeft deze rechten niet. Vervolgens kunt u onder de optie Gebruikersinstellingen aangeven welke rechten u aan de nieuwe gebruiker geeft. Als u wilt dat de gebruiker toegang heeft tot de Gateway Welkomst pagina, vinkt u het hokje aan achter Gateway Actief. Aansluitend geeft u aan of de gebruiker toegang heeft tot uw Statistieken en e-archief. (Zie ook blz. 5) 27

28 28

29 Na het aanvinken van de optie Weblink Actief krijgt u een scherm waar u de bestel- en artikelweergaverechten kunt aangeven. Ook hier geeft u aan wat het type gebruiker is. Vervolgens kunt u bepalen welke prijzen hij mag zien. Indien een gebruiker geen Nettoprijzen mag zien, zal hij geen toegang hebben tot de Solar in Actie folder. Onder Documenten zien geeft u aan of de gebruiker alle documenten mag zien, dus ook die van de andere gebruikers, of dat hij alleen zijn eigen aangemaakte documenten mag zien. De optie Order plaatsen geeft aan of een gebruiker wel/niet een order mag plaatsen bij Solar. Tevens geeft u aan welke orders hij mag plaatsen. Indien hij alleen orders mag aanmaken en niet plaatsen kunt u bij Orders Aanmaken kiezen voor Creeër altijd. De gebruiker is nu in staat om orders aan te maken maar niet te versturen. (Indien de optie Orders Plaatsen op Geen staat). De overige opties kunt u naar behoefte aan- of uitvinken. Zoeken naar Orders Via de Solar Webshop kunt u al uw bestellingen nakijken, ongeacht of deze via de Webshop, fax of verkoopkantoor geplaatst zijn. Om openstaande orders te raadplegen, kunt u bij status kiezen voor Bezig. Klik vervolgens op zoek en u krijgt een overzicht van alle goederen die Solar nog aan u moet leveren. 29

30 Met de Solar Mobile App hebt u Solar altijd binnen handbereik Solar onderscheidt zich door nauw samen te werken met haar klanten waardoor we uw werkprocedures beter begrijpen. Daarom hebben we nu een smartphone applicatie een App speciaal ontwikkeld om u te ondersteunen in uw dagelijks werk. Met de Solar Mobile App kunt u: Producten zoeken, bekijken en bestellen Snel en eenvoudig uw orderhistorie en uw favoriete producten raadplegen Barcodes scannen Om technische ondersteuning vragen De dichtstbijzijnde Solar vestiging vinden Twee ingangen één systeem De Solar Mobile App is geïntegreerd met onze webshop. Uw Solar webshop login werkt ook op de App. Continue updates Solar Mobile zal geregeld geupdate worden met nieuwe functies. Houd daarom solarnederland.nl/app goed in de gaten. iphone Android Download de App Solar Mobile is gratis en beschikbaar voor zowel iphone als Android toestellen. Ga naar de itunes App Store of de Android Market om de App te downloaden. Zoek op Solar Mobile om de applicatie te vinden. U kunt ook de hiernaast afgebeelde QR-codes scannen en de App direct op uw smartphone downloaden. Als u de downloadlink op uw toestel wilt ontvangen, SMS dan Solar naar 1008*. 30

31 31

32 Solar Nederland B.V. Korte Vondelstraat AE Alkmaar Tel Fax Alkmaar Toermalijnstraat RL Alkmaar Tel Fax alkmaar@solarnederland.nl Breda Veldsteen PK Breda Tel Fax breda@solarnederland.nl Eindhoven Hurksestraat AK Eindhoven Tel Fax eindhoven@solarnederland.nl Utrecht Mississippidreef CG Utrecht Tel Fax utrecht@solarnederland.nl Alphen a/d Rijn Curieweg 6b 2408 BZ Alphen a/d Rijn Tel Fax alphen@solarnederland.nl Den Haag Wolga BK Den Haag Tel Fax denhaag@solarnederland.nl Heerlen In de Cramer RS Heerlen Tel Fax heerlen@solarnederland.nl Zwolle Boeierweg PV Zwolle Tel Fax zwolle@solarnederland.nl Amsterdam Oost H.J.E. Wenckewegweg AN Amsterdam Tel Fax amsterdam@solarnederland.nl Drachten De Hemmen AG Drachten Tel Fax drachten@solarnederland.nl Hengelo Wegtersweg 20a 7556 BR Hengelo Tel Fax hengelo@solarnederland.nl Amsterdam West Zekeringstraat BT Amsterdam Tel Fax amsterdam@solarnederland.nl Duiven Effect RG Duiven Tel Fax duiven@solarnederland.nl Moergestel De Sonman GJ Moergestel Tel Fax moergestel@solarnederland.nl Assen Hof van Parijs 10b 9403 DA Assen Tel Fax assen@solarnederland.nl Ede Boylestraat XM Ede Tel Fax ede@solarnederland.nl Schiedam Jan van Galenstraat JG Schiedam Tel Fax schiedam@solarnederland.nl Solar, dé technische groothandel