Zakelijke gedragscode

Transcriptie

1 6 9 Zorgen melden Mensenrechten Belangenconflicten Geschenken en entertainment Bescherming en gebruik van bedrijfsinformatie Integriteit van bescheiden Zakenpartners Zakelijke integriteit Gezondheid, veiligheid, milieu en beveiliging (HSES) Zakelijke gedragscode

2 Een bericht van Mark Bij Eastman moedigen we productiviteit, innovatie en ethische besluitvorming aan en belonen we dat. Vanwege onze toewijding aan deze kernwaarden, hebben we een reputatie ontwikkeld als sterk gespecialiseerd chemisch bedrijf dat met de grootste oprechtheid en integriteit werkt. Het handhaven van deze reputatie is een taak van ons allemaal. De manier waarop we elkaar behandelen en omgaan met onze leveranciers, klanten en verkopers, bepaalt hoe de zakelijke wereld en de gemeenschappen waarin we werkzaam zijn, Eastman beschouwen. Wij zijn elke dag persoonlijk verantwoordelijk voor het hooghouden van deze kernwaarden en voor het niet in gevaar brengen van onze integriteit bij het maken van moeilijke beslissingen. Het is absoluut essentieel dat we ethisch handelen, niet alleen om onze reputatie hoog te houden, wetten en regelgeving na te leven, maar ook omdat het gewoon het juiste is om te doen. Terwijl wij blijven groeien, weet ik zeker dat iedereen zich af en toe in uitdagende situaties zal bevinden. Ik vertrouw erop dat iedereen het werk op de best mogelijke manier en met oprechtheid, eerlijkheid en integriteit uitvoert. De zakelijke gedragscode van Eastman is een handleiding die u helpt bij het besluitvormingsproces wanneer u zich in een dergelijke situatie bevindt. Ik moedig iedereen aan om de zakelijke gedragscode te lezen zodat u de informatie heeft waarmee u de juiste keuzes kunt maken. Indien u ooit twijfelt over wat u moet doen, of niet zeker weet wat Eastman verwacht neem dan contact op met het Office of Global Business Conduct, uw manager, Human Resources of de juridische afdeling. Ik garandeer dat alle meldingen vertrouwelijk worden behandeld en dat iedereen die te goeder trouw een melding maakt beschermd wordt tegen vergelding. Het maken van meldingen is een belangrijke stap in het aanpakken van kwesties die een invloed kunnen hebben op ons allemaal. Ik waardeer ieders toewijding aan het hooghouden van de hoge ethische normen van Eastman enorm. Mark Costa Voorzitter en CEO i

3 Zakelijke gedragscode Elementen van ethisch zakelijk gedrag Zorgen melden: wij beschermen de reputatie van Eastman door vragen te stellen en zorgen te uiten wanneer we te maken hebben met uitdagende situaties. Onze integriteit vereist dat we eerlijk zeggen wanneer we denken dat er problemen zijn of fouten worden gemaakt en we houden elkaar verantwoordelijk. Mensenrechten: we respecteren rechten en de waardigheid van alle teamleden. We creëren een globale cultuur waarin iedereen zijn werk optimaal kan uitvoeren. Belangenconflicten: in onze zakelijke activiteiten hebben we de plicht om te handelen in het beste belang van Eastman. We melden potentiële belangenconflicten zodat deze kwesties vooraf worden beoordeeld. Geschenken en entertainment: Wij erkennen dat het uitwisselen van kleine geschenken met zakelijke partners de relatie versterkt, maar we schenken of ontvangen nooit geschenken of entertainment die zakelijke beslissingen op een ongepaste manier beïnvloeden of in conflict staan met onze waarden. Bescherming en gebruik van bedrijfsinformatie: bedrijfsinformatie van Eastman stelt ons in staat te concurreren, te innoveren en te groeien. Webeschermen dit waardevolle bedrijfsmiddel tegen verlies, diefstal of misbruik. Integriteit van bescheiden: wij zijn aansprakelijk voor het leveren van een betrouwbare weergave van Eastman s prestaties aan onze belanghebbenden. Wij zijn verantwoordelijk voor de integriteit, volledigheid en nauwkeurigheid van de bedrijfsbescheiden die we voorbereiden of hanteren. Zakenpartners: we zullen alleen zaken doen met derde partijen die onze toewijding delen aan het voldoen van wettelijke vereisten en het handhaven van hoge ethische standaarden. We verwachten dat onze zakenpartners integer, eerlijk en transparant handelen. Zakelijke integriteit: weij zijn betrouwbaar in alle relaties. Onze handelingen komen overeen met onze woorden. We doen altijd het juiste. Gezondheid, veiligheid, milieu en beveiliging (HSES): we zijn ambassadeurs van ons bedrijf en dragen daarmee zorg voor ons bedrijf, het milieu en de wereld op dit moment en voor toekomstige generaties. We geloven dat aan werk gerelateerd letsel voorkomen kan worden. We zorgen voor elkaar en hanteren letselvrije gewoonten, thuis en op het werk. ii

4 Zakelijke gedragscode Inhoud Een bericht van Mark Elementen van ethisch zakelijk gedrag Introductie Waarom hebben we een code? 2 Wie moet onze code opvolgen? 2 Wat zijn onze verantwoordelijkheden? 3 Onze code en de wet 4 De rol van het Office of Global Business Conduct 4 Wat zijn de gevolgen voor het schenden van de code? 5 Het melden van zorgen Om advies vragen of Zorgen en schendingen melden 7 Onderzoeken 8 Geen vergelding 8 Mensenrechten Intimidatie 10 Diversiteit 11 Discriminatie 11 Privacy van teamleden 12 Vrijheid van vereniging en recht op collectieve onderhandelingen 12 Mensenhandel of gedwongen of verplichte arbeid, en kinderarbeid 13 Werkuren en compensatie 13 Belangenconflicten Wat is een belangenconflict? 15 Persoonlijke belangen met klanten en zakenpartners 15 Werk bij andere organisaties dan eastman 15 Financiële belangen in andere organisaties 16 Lid zijn van een raad van bestuur van andere bedrijven 16 Persoonlijke relaties teamleden 17 Geschenken en entertainment Het geven of ontvangen van geschenken, entertainment en reizen 19 Geschenken 20 Entertainment 21 Reizen 22 Speciale omstandigheden 22 Ongepaste geschenken en entertainment 23 Overheidsfunctionarissen 23 i ii Bescherming en gebruik van bedrijfsinformatie Bescherming en gebruik van bedrijfsinformatie 25 Vertrouwelijke informatie geleverd door andere bedrijven 27 Informatie over andere bedrijven 27 Handel met voorkennis 28 Externe communicaties en verzoeken 29 Sociale media 29 Integriteit van bescheiden Nauwkeurige boeken en bescheiden 31 Fraude 31 Beheer van bescheiden 32 Geen ongepaste invloed op audits 32 Zakenpartners Betalingen voor producten en diensten 34 Betalingen en geschenken aan overheidsfunctionarissen 35 Anti-corruptie 35 Zakelijke integriteit Eerlijk zaken doen 38 Het eerlijk marketen, promoten en adverteren van onze producten 38 Concurrentiewet/anti-trustwet 39 Exportbeperkingen 42 Sancties, embargo s en anti-terrorisme 42 Het witwassen van geld 43 Anti-boycot 43 Individuele politieke activiteiten 43 Politieke activiteiten van het bedrijf 44 Giften aan liefdadigheid en donaties 44 Overheidscontracten 44 Gezondheid, veiligheid, milieu en beveiliging (HSES) Het leveren van een veilige en gezonde werkomgeving 46 Veiligheid 46 Welzijn van teamleden 47 Het milieu beschermen 49 Het ontwikkelen van duurzaamheid van onze producten 49 Waivers Bronnen Intranetsite Office of Global Business Conduct 51 Beleid, standaard bedrijfsprocedures en richtlijnen 51 Office of Global Business Conduct 51 Eastman Business Conduct Hulpline en Website 51 Beleidsregels en referenties 52 Disclaimer 52 iii

5 Introductie Waarom is onze code belangrijk? 1

6 Waarom hebben we een code? Bij Eastman doen we met trots zaken op integere wijze. We zijn van mening dat er meer dan alleen sterke zakelijke resultaten nodig zijn om een geweldig bedrijf op te bouwen. De mannen en vrouwen bij Eastman hebben een cultuur gecreëerd waarin integriteit ontzettend belangrijk is en onethisch gedrag niet getolereerd zal worden. Onze ethische zakelijke manier van werken draagt bij aan succesvolle relaties met de belangrijke belanghebbenden van ons bedrijf namelijk onze klanten, leveranciers, aandeelhouders, onze teamleden bij Eastman en de gemeenschappen waarin we leven en werken. Het vertrouwen dat deze groepen in ons hebben zal Eastman in de toekomst helpen groeien en innoveren. De Zakelijke gedragscode ( code ) weerspiegelt de essentiële elementen van ethisch zakelijk gedrag dat nodig is voor het toekomstige succes van ons bedrijf. Wij gebruiken deze elementen tijdens het samenwerken als leden van het Eastman-team en met de belangrijke belanghebbenden van het bedrijf. Wie moet onze code opvolgen? De zakelijke gedragscode is van toepassing op iedereen bij Eastman functionarissen, directeurs en teamleden op alle niveaus. Het is ook van toepassing op de dochterondernemingen en joint ventures ( JV s ) van Eastman voor zover redelijk, gezien het participatieniveau van Eastman. In situaties waarin het toepassen van deze code niet mogelijk is, zullen we er alles aan doen om ervoor te zorgen dat JV s en JV-partners soortgelijke principes volgen. Het gebruik van de termen Eastman Chemical Company, het bedrijf en Eastman in dit document, verwijst collectief naar al deze entiteiten. 2

7 Wat zijn onze verantwoordelijkheden? Door de code te gebruiken in onze handelingen zijn we in staat onze zaken op de juiste manier te doen en te handhaven. Daarom moeten we: de code lezen en begrijpen training met betrekking tot de code en andere toegewezen cursussen tijdig afronden de code opvolgen en schendingen of potentiële schendingen melden volgens de procedures die beschreven staan in het deel Om advies vragen of zorgen en schendingen melden om advies en hulp vragen wanneer u niet zeker bent van een situatie Het hebben van een managementfunctie bij Eastman houdt in dat u een aanvullende set verantwoordelijkheden moet accepteren. Wij verwachten dat onze managers een sterke toewijding aan leiderschap en teamwork tonen. Als u een manager bent, moet u: een voorbeeld zijn om ervoor te zorgen dat alle teamleden deze code, het bedrijfsbeleid en de wetten die van toepassing zijn op uw gebied van verantwoordelijkheid kennen en begrijpen; een open-deur-omgeving creëren zodat andere teamleden zich op hun gemak voelen om vragen te stellen en zorgen te uiten; de risico s die er zijn in uw verantwoordelijkheidsgebied begrijpen en ervoor zorgen dat er gepaste maatregelen zijn om die risico s te beperken; zorgvuldig zijn bij het bekijken van bescheiden in het gebied van uw verantwoordelijkheid; schendingen melden waarvan u denkt dat die plaatsvinden; meldingen van teamleden snel doorsturen; training- en carrièreontwikkeling voor uw ondergeschikten promoten. 3

8 Onze code en de wet De activiteiten en teamleden van Eastman zijn onderhevig aan de wetten van veel landen en verschillende rechtsgebieden van over de hele wereld. Er wordt van ons verwacht dat we de code en alle toepasbare overheidswetten, regels en regelgeving naleven. Indien een bepaling van de code in conflict staat met een toepasbare wet, dan is de meest strikte standaard altijd van toepassing. Aangezien Eastman het hoofdkantoor in de Verenigde Staten heeft, zijn onze teamleden over de hele wereld vaak onderhevig aan Amerikaanse wetten. Andere landen passen hun wetten mogelijk ook buiten hun eigen grenzen toe op de activiteiten en het personeel van het bedrijf. Indien u niet zeker weet welke wetten van toepassing zijn op u of als u denkt dat er een conflict bestaat tussen verschillende toepasbare wetten, dan moet u contact opnemen met de juridische afdeling voordat u verder gaat. De rol van het office of global business conduct De rol van Global Business Conduct ( GBC ) is het helpen bij het minimaliseren van een juridisch risico, het beschermen van het merk, de reputatie van het bedrijf, het koesteren van een cultuur van hoge prestaties met betrekking tot integriteit en het leveren van een veilige omgeving voor het melden van zorgen voor teamleden. Om te zorgen dat het ethieks- en nalevingsprogramma haar doel behaalt en zelfs voorbijgaat, is GBC verantwoordelijk voor het volgende: het promoten van een cultuur die ethisch gedrag en een toewijding aan naleving ervan aanmoedigt het leveren van een plek voor het vertrouwelijk en anoniem-indien toegestaan door de plaatselijke wet- stellen van vragen en het melden van zorgen het leveren van effectieve trainingsprogramma s voor teamleden zorgen voor gepaste en consistente disciplinaire maatregelen het identificeren van nalevingsrisico s die invloed hebben op het bedrijf en bijdragen aan het minimaliseren van die risico s het leveren van informatie over bedrijfsbeleid om ethische dilemma s te helpen oplossen het uitvoeren van onderzoeken en evalueren van meldingen van wangedrag teamleden wijzen op bronnen die kunnen helpen bij het oplossen van kwesties Onze ethische zakelijke praktijken hebben bijgedragen aan succesvolle relaties met onze klanten, leveranciers, aandeelhouders, teamleden en de gemeenschappen waarin we leven en werken. 4

9 Wat zijn de gevolgen van het schenden van de code? Schendingen van de code, beleidsregels of de wetten kunnen ernstige gevolgen met zich meebrengen voor Eastman en de betrokken individuen. Wij zijn zelf verantwoordelijk voor onze handelingen. Individuen die zich inlaten met onethisch of illegaal gedrag, en degenen die opdracht geven tot, het toestaan, het goedkeuren of het mogelijk maken van dergelijk gedrag kunnen onderhevig zijn aan disciplinaire maatregelen, plaatselijke wetten, en in sommige gevallen onderhevig aan vervolging door overheidsinstanties en eventueel ontslag. Conform onze waarden zal het disciplinaire proces iedereen met waardigheid en respect behandelen en zullen disciplinaire maatregelen proportioneel en consistent toegepast worden. We hanteren een nultolerantiebeleid tegen lijfstraffen, mentaal en/of fysiek misbruik van personeel en onmenselijke behandeling. Onthoud dat onethisch gedrag ons allemaal in gevaar brengt. Het kan reputaties, belanghebbenden en ons - als individuen en/of als bedrijf - onderhevig stellen aan burgerlijke en strafrechtelijke aansprakelijkheid en ons daarmee schaden. Het is in collectief belang om schendingen van de code of de wet te voorkomen. We zijn gedreven om dingen op de juiste manier te doen. 5

10 Zorgen melden Als u iets ziet, zeg dan iets. wij beschermen de reputatie van Eastman door vragen te stellen en zorgen te uiten wanneer we te maken hebben met uitdagende situaties. Onze integriteit vereist dat we eerlijk zeggen wanneer we denken dat er problemen zijn of fouten worden gemaakt en we houden elkaar verantwoordelijk. 6

11 Zorgen melden Om advies vragen of zorgen en schendingen melden Eastman moedigt het verantwoord melden van potentiële schendingen van de code aan. Indien u te maken krijgt met twijfelachtig zakelijk gedrag of rechtsonzekerheid dan heeft u het recht en deplicht om om advies te vragen. Aarzel nooit om te vragen om hulp als u zich in een situatie bevindt waarin u niet weet wat u moet doen. Breng situaties die de code of de wet mogelijk overtreden onder de aandacht van het bedrijf. Het tijdig melden hiervan kan belangrijk zijn in het voorkomen van schade. Neem om vragen te stellen of zorgen te uiten contact op met: Office of global business conduct OM UW ZORGEN INTERN TE MELDEN: Telefoon: compliance@eastman.com EASTMAN BUSINESS CONDUCT HULPLIJN EN WEBSITE Gratis binnen de Verenigde Staten en Canada: Gratis buiten de Verenigde Staten en Canada: Bel de AT&T access code; en bel dan: of Het gesprek zal in het Engels beantwoord worden. Om uw gesprek te voeren in een andere taal:»» Meld uw taal om te verzoeken om een tolk.»» Het kan 1-3 minuten duren voordat er een tolk beschikbaar is.»» Blijf aan de lijn. TOEGANG TOT WEBSITE: De Business Conduct Hulplijn is een vertrouwelijke hotline die 24 uur per dag beschikbaar is en bemand wordt door communicatiespecialisten die ingehuurd zijn door een onafhankelijke, internationaal erkende serviceprovider. Hoewel het handig is voor het bedrijf om de identiteit van een beller te weten, kunnen meldingen anoniem worden gemaakt indien dit wordt toegestaan onder lokale wetgeving. U kunt (nalevings)kwesties ook melden bij de volgende personen/afdelingen: Human Resources-manager of Human Resources-vertegenwoordiger alle leden van het management de juridische afdeling Corporate Audit Services 7

12 Zorgen melden Onderzoek Eastman neemt alle meldingen van potentieel wangedrag serieus. Ons bedrijf zal de kwestie vertrouwelijk onderzoeken en bepalen of de code, het bedrijfsbeleid of de wet is overtreden en gepaste corrigerende maatregelen treffen. Indien u gevraagd wordt deel te nemen aan een onderzoek werk dan mee en beantwoord alle vragen volledig en eerlijk. Het is het bedrijfsbeleid om ervoor te zorgen dat alle onderzoeken worden uitgevoerd conform toepasbare wetgeving. V Holly ziet haar collega Jon bestanden opslaan op een USB-schijf, die hij daarna in zijn broekzak steekt. Ze weet dat hij onlangs een aantal telefoontjes heeft ontvangen van recruiters. Holly vraagt zich ineens af of hij misschien vertrouwelijke bedrijfsinformatie op de USB-schijf zet om met zich mee te nemen naar een nieuwe werkgever. Moet Holly iets zeggen? Zij en Jon zijn vrienden, en ze wil niet dat hij in de problemen komt als zij het mis heeft. Holly moet niets zeggen - het zijn haar zaken niet. Holly moet het management vertellen wat ze heeft gezien, maar niet wie. Holly moet tegen Jon zeggen dat ze het zal melden tenzij hij haar een gunst verleent. Holly moet melden wat ze heeft gezien. Geen represailles Eastman waardeert uw hulp bij het identificeren van potentiële problemen die het bedrijf moet aanpakken. Wij tolereren geen represailles. Iets zeggen is altijd het juiste. Er zullen geen disciplinaire maatregelen volgen voor een teamlid dat het bedrijf te goeder trouw op de hoogte heeft gesteld van een kwestie.zelfs als uit onderzoek blijkt dat er geen sprake is van een schending. Zo zal het bedrijf ook geen represailles tolereren tegen een teamlid of een andere persoon die meewerkt aan een onderzoek. Indien u het idee heeft dat u te maken heeft met een vorm van represaille of ermee bedreigd wordt, meld dit dan meteen aan het Office of Global Business Conduct. 8

13 Mensenrechten Verwacht om met respect behandeld te worden. we respecteren rechten en de waardigheid van alle teamleden. We creëren een globale cultuur waarin iedereen zijn werk optimaal kan uitvoeren. 9

14 Mensenrechten Intimidatie Eerlijke behandeling van en respect voor alle teamleden. Bij Eastman zijn we van mening dat iedereen het verdient om eerlijk en met respect behandeld te worden. Intimiderend gedrag creëert een oncomfortabele werkomgeving waarin collega s elkaar niet vertrouwen en waardoor wij onze doelstellingen niet kunnen behalen. Daarom is er bij Eastman geen plaats voor intimidatie en zal het niet getolereerd worden. Intimidatie kan beschreven worden als ongewenst gedrag dat een intimiderende, vijandige, onveilige of beledigende werkomgeving creëert. Het kan vele vormen aannemen, zoals verbale opmerkingen, fysieke avances, ongepaste entertainment, visuele displays en kan afkomstig zijn van collega s, managers, leveranciers, aannemers of klanten. Daarnaast ondermijnt het gebruik of het circuleren van beledigende materialen, betichtingen, ongepaste opmerkingen en humor ten koste van anderen, het respect voor elkaar en is het dus niet gepast voor onze werkomgeving. Seksuele intimidatie Intimidatie kan seksueel van aard zijn. Denk hierbij aan gedrag zoals ongewenste seksuele avances, seksuele grappen of opmerkingen en het bekijken van pornografie of andere ongepaste materialen op het werk of met behulp van bedrijfsmiddelen. Pesten en lastig vallen Pesten of lastig vallen is een vorm van intimidatie en wordt gedefinieerd als systematisch, aanhoudend en/of herhaaldelijk vijandig gedrag met als doel een individu te vernederen te isoleren of buiten te sluiten dit kan persoonlijk plaatsvinden of via , sociale media of andere digitale communicatie. Elke vorm van ontgroening is verboden. Bij Eastman vertrouwen we op teamwork en dit soort gedrag kan een negatieve invloed hebben op iedereen. V A Amber werd onlangs aangenomen bij operations. Elke dag fluiten Seth en Chase naar Amber en maken ze ongepaste opmerkingen. Ze vreest dat alle andere werknemers zien wat er gebeurt. Ze wil geen vijanden maken op haar nieuwe werk. Wat moet Amber doen? Amber moet dit gedrag niet toestaan en dit gedrag melden. Eastman zal dit soort ongepast gedrag op de werkplaats niet tolereren. Alle teamleden die op de hoogte zijn of getuigen zijn van dit soort gedrag, moeten dit melden. 10

15 Mensenrechten Diversiteit Wij zijn van mening dat verschillende standpunten zorgen voor creativiteit en innovatie. Met een internationale cultuur die niemand uitsluit, kunnen we als team optimaal presteren. Diversiteit draait om het beste te halen uit onszelf, waardoor wij als team kunnen bereiken wat ons als individu niet lukt. Diversiteit maakt ons bedrijf sterker, concurentiëler en een betere plek voor iedereen. Discriminatie Vanwege onze toewijding aan diversiteit nemen we arbeidsgerelateerde beslissingen alleen op basis van persoonlijke vaardigheden, capaciteiten en potentie. We tolereren geen discriminatie op basis van etniciteit, geloof, geslacht of geslachtsidentiteit, seksuele voorkeur, leeftijd, handicap, nationale afkomst of een andere status die beschermd wordt door wetgeving bij werving, compensatie of promotie. Met een inclusieve, internationale cultuur kunnen we allemaal ons beste beentje voor zetten in het team. Diversiteit maakt ons bedrijf sterker, concurrentiëler en een betere plek voor iedereen. 11

16 Mensenrechten Privacy van teamleden Wij leveren allerlei soorten persoonlijke gegevens aan het bedrijf en we delen de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat deze gegevens veilig en vertrouwelijk blijven. Persoonlijke gegevens verwijzen naar informatie waarmee een persoon direct of indirect geïdentificeerd kan worden. Hieronder valt: werkgeschiedenis door de overheid uitgegeven identificatienummers contactinformatie burgerlijke staat medische geschiedenis prestatiebeoordelingen De meeste landen hebben wetgeving op het gebied van het inzamelen en het gebruiken van persoonlijke gegevens. hoewel de soort gegevens, de aard van bescherming en de plaatselijke handhavingsmechanismen variëren. Indien u toegang heeft tot deze informatie, moet u ervoor zorgen dat u alleen toegang heeft tot de informatie die nodig is voor uw werk, en dat u te allen tijde de relevante privacywetten naleeft. Vrijheid van vereniging en recht op collectieve onderhandelingen Eastman heeft een sterke en aanhoudende toewijding aan het voldoen aan of overtreffen van de behoeften van haar teamleden. Onze beleidsregels en praktijken zijn ontworpen voor het ondersteunen van sterk en zeer gemotiveerd personeel in een omgeving die gekenmerkt wordt door open en eerlijke communicaties met respect voor iedereen. Eastman zal de vrijheid van vereniging en het recht op collectieve onderhandelingen erkennen conform lokale wetgeving en zal alle wettelijke plichten vervullen. 12

17 Mensenrechten Mensenhandel of gedwongen of verplichte arbeid, en kinderarbeid We waarborgen individuele mensenrechten waaronder vrijheid van gedwongen en verplichte arbeid en zijn tegen mensenhandel. We willen een veilige, gezonde en gewenste werkomgeving leveren met arbeidsomstandigheden, lonen en secundaire arbeidsomstandigheden die voldoen aan de toepasbare wetten en prestatiebeloningen of deze overtreffen. Eastman voldoet aan wetgeving inzake kinderarbeid en steunt het beëindigen van onwettige kinderarbeid en kinderexploitatie. Wij verwachten hetzelfde ethische gedrag van onze zakenpartners. Werkuren en compensatie Ons bedrijf voldoet aan de lokale wettelijke verplichting door het leveren van gepaste werkuren en lonen inclusief het uitbetalen van overwerk. Hieronder valt gelijke compensatie voor werk van gelijke waarde, zonder onderscheid op basis van geslacht. 13

18 Belangenconflicten Neem zakelijke beslissingen op basis van verdiensten. in onze zakelijke activiteiten hebben we de plicht om te handelen in het beste belang van Eastman. We melden potentiële belangenconflicten zodat deze kwesties vooraf worden beoordeeld. 14

19 Belangenconflicten Wat is een belangenconflict? Een belangenconflict ontstaat wanneer uw persoonlijke belangen of activiteiten een invloed hebben op, of lijken te hebben op uw vermogen om te handelen in het beste belang van Eastman. Ons beleid vereist dat een Conflict Waiver wordt ingediend bij het Office of Global Business Conduct voor alle belangenconflicten of potentiële conflicten. De volgende delen gaan nader in op een aantal veelvoorkomende conflicten. Persoonlijke belangen met klanten en zakenpartners Werknemersmogen geen voordeel halen of proberen te halen uit de relaties die Eastman heeft met zijn klanten of zakenpartners, waaronder leveranciers, verkopers, aannemers, agenten of distributeurs. Teamleden moeten aanbevelingen doen of beslissingen nemen zonder invloed van persoonlijke overwegingen. Werk bij andere organisaties dan eastman Eastman wil zich niet bemoeien met uw activiteiten buiten uw werkuren zolang er geen conflict bestaat. Werknemers mogen andere activiteiten verrichten, mits: de relaties van Eastman met zijn klanten of zakenpartners niet negatief beïnvloed worden. er geen bepalingen van de arbeidsovereenkomst worden geschonden. veiligheid, welzijn, prestaties en aanwezigheid niet negatief beïnvloed worden. de werktijd niet wordt gebruikt voor het uitvoeren van externe zakelijke activiteiten. het personeel, eigendom (inclusief IT-systemen en telefoons), materialen, voorraden of apparatuur van Eastman niet wordt gebruikt voor externe zakelijke activiteiten of persoonlijk gewin. We mogen niet werken voor leveranciers of consultants die gerelateerd zijn aan het gebied, de klanten of concurrenten van Eastman zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het Office of Global Business Conduct. V A Vorig jaar werkten Dennis in een team van Eastman samen met ingenieurs van een ander bedrijf aan een groot project. Ze waren onder de indruk van zijn expertise en het andere bedrijf heeft Dennis nu een parttime consultingsfunctie aangeboden. Dennis wil deze baan graag aannemen - maar wat moet hij eerst overwegen? Voor zowel Eastman als voor een bedrijf werken dat zaken doet met of concurreert met Eastman creëert waarschijnlijk een belangenconflict voor Dennis. Voordat hij de baan aanneemt, moet hij de situatie bespreken met zijn manager en een verzoek om een waiver indienen bij het Office of Global Business Conduct om goedkeuring verkrijgen. 15

20 Belangenconflicten Financiële belangen in andere organisaties Wij moeten ervoor zorgen dat persoonlijke investeringen ons niet in een concurrerende positie plaatsen met Eastman. Als werknemer van Eastman mag niemand een aanzienlijke investering of andere financiële belangen hebben in het bedrijf van een klant, leverancier, concurrent, agent of distributeur.men mag ook niet een werkelijke of potentiële deelnemer zijn in een transactie of andere activiteit waarbij Eastman betrokken is. Deze beperking is ook van toepassing op leden van onze gezinnen en op onze persoonlijke kennissen. Relatief kleine investeringen in aandelen van een beursgenoteerd bedrijf worden normaal gesproken niet gezien als een schending. We mogen ook niet werken voor een bedrijf dat diensten levert aan Eastman tenzij men voorafgaand schriftelijke toestemming heeft gekregen via een waiver voor belangenconflicten van het Office of Global Business Conduct. Deze beperking is wederom ook van toepassing op leden van zijn/haar gezin en zijn/haar persoonlijke kennissen. Niemand mag een transactie autoriseren, uitvoeren of goedkeuren waarin er sprake is van een direct of indirect belangenconflict. Indien er sprake is van zo een conflict, moet u contact opnemen met het Office of Global Business Conduct voor advies. We vragen wat als en nemen geen genoegen met voor de hand liggende oplossingen. Lid zijn van een raad van bestuur van andere bedrijven We mogen tevens in geen enkele capaciteit - waaronder directeur, functionaris, partner, consultant, werknemer, distributeur of agent - werken voor bedrijven die concurreren of zaken doen met Eastman, tenzij de relatie bekend is en vooraf goedgekeurd is door het Office of Global Business Conduct. Onder bepaalde omstandigheden zal goedkeuring door een lid van het Executive Team vereist zijn. Het positief beïnvloeden van uw gemeenschap door te zitten in een raad van bestuur van een liefdadigheidsinstelling of professionele vereniging wordt aangemoedigd en behoeft geen voorafgaande toestemming. U mag echter alleen een functie accepteren die uw capaciteit om uw werk uit te voeren niet verhindert. 16

21 Belangenconflicten Persoonlijke relaties teamleden Wederzijdse persoonlijke relaties (d.w.z. emotionele of seksuele relaties) tussen teamleden buiten werkuren en buiten het terrein van het bedrijf vallen normaal gesproken niet onder het bedrijfsbeleid. Maar het bedrijfsbeleid staat de volgende relaties echter niet toe: relaties die zorgen voor verstoringen in de werkomgeving een manager die een relatie heeft met iemand waar hij of zij manager van is een manager die een gezinslid of iemand van zijn of haar gezin superviseert relaties waarin het ene teamlid een invloed kan hebben op de arbeids- of ontslagbeslissingen, arbeidsvoorwaarden of salaris, opdrachten, promoties, prestatiebeoordelingen, disciplinaire of andere arbeidsvoorwaarden van het andere teamlid Een belangenconflict kan ook ontstaan wanneer een lid van uw gezin of een goede persoonlijke kennis een bedrijf heeft, of ervoor werkt, dat een leverancier, klant of concurrent is van Eastman. Als u zich in een dergelijke situatie bevindt, mag u uw functie niet gebruiken om het aanbestedingsproces of de onderhandelingen op wat voor een manier dan ook te beïnvloeden. Indien u direct betrokken bent bij de selectie van leveranciers of het goedkeuren van facturen, dan moet u het management onmiddellijk op de hoogte brengen en uzelf verwijderen uit het besluitvormingsproces. Wist u dat? Een goede persoonlijke kennis wil zeggen een individu waarmee u een hechte persoonlijke relatie heeft en waarvan u direct of indirect financieel kan profiteren, onmiddellijk of in de toekomst. Voorbeelden zijn leden van uw familie, individuen waarmee u een hechte culturele band heeft, zoals peetoom/-tante, goede vrienden of anderen die in het huishouden van die persoon wonen. V A Tomas wil Lydia mee uit vragen, maar ze werken beiden aan dezelfde aanbesteding. Is het een schending van het bedrijfsbeleid om te daten met een collega? Er is geen probleem zolang de relatie in de eigen tijd van Tomas en Lydia en buiten het terrein van het bedrijf plaatsvindt. Het bedrijf zal er echter wel bij betrokken raken als de relatie zorgt voor verstoringen op de werkplaats, er een directe meldingsrelatie is tussen de twee partijen, of als één van de twee een invloed heeft op de arbeidsvoorwaarden, het salaris, opdrachten, promoties, prestatiebeoordelingen of andere arbeidsvoorwaarden van de andere. Als Lydia de uitnodiging afslaat, moet Tomas het niet nog een keer vragen aangezien herhaalde verzoeken gezien kunnen worden als seksuele intimidatie. Teamleden moeten altijd hun gezonde verstand gebruiken wanneer ze persoonlijke relaties op het werk overwegen. 17

22 Geschenken en entertainment Laat geschenken geen invloed hebben op goede zaken. Wij erkennen dat het uitwisselen van kleine geschenken met zakelijke partners de relatie versterkt, maar we schenken of ontvangen nooit geschenken of entertainment die zakelijke beslissingen op een ongepaste manier beïnvloeden of in conflict staan met onze waarden. 18

23 Geschenken en entertainment Het geven of ontvangen van geschenken, entertainment en reizen Het uitwisselen van geschenken en entertainment kan helpen bij het opbouwen van goodwill in zakelijke relaties. In veel landen waarin we werkzaam zijn, maken deze praktijken een integraal deel uit van zaken doen. Bepaalde entertainment of geschenken maken het echter moeilijk voor ons om objectief te blijven over de persoon of het bedrijf waarmee we te maken hebben. Wanneer we omgaan met zakelijke relaties moeten we voorzichtig zijn met het aanbieden, geven of ontvangen van geschenken, het leveren van maaltijden of entertainment, en het betalen voor reizen. We mogen dit alleen doen als het item van redelijke waarde is, voldoet aan lokale wetgeving en beleidsregels van het bedrijf van de ontvanger en het niet gegeven wordt met een corrupt doel om zakelijke beslissingen op een ongepaste manier te beïnvloeden. Daarnaast mag het geven van geschenken en entertainment niet regelmatig voorkomen. Geschenken of entertainment dat gegeven wordt aan een derde partij moet correct genoteerd worden in de boekhouding en bescheiden van ons bedrijf. We mogen geen geschenken of entertainment leveren of ontvangen met als doel het ongepast beïnvloeden of verkrijgen van zaken. Dergelijke praktijken schenden niet alleen het bedrijfsbeleid, maar kunnen tevens anti-corruptiewetten overtreden (zie Zakenpartners). Dit is ongeacht of we geven of ontvangen van toepassing. Deze situaties kunnen ontstaan via interacties met leveranciers, klanten of andere zakelijke contacten. Derde partijen die zaken doen namens Eastman moeten deze principes altijd opvolgen. Het uitwisselen van geschenken en entertainment kan helpen bij het opbouwen van goodwill in zakelijke relaties. Bepaald entertainment of sommige geschenken maken het echter moeilijk voor ons om objectief te blijven over de persoon of het bedrijf waarmee we te maken hebben. 19

24 Geschenken en entertainment Geschenken Een geschenk is een item van waarde dat gegeven wordt aan of ontvangen is van iemand die geen werknemer is van Eastman. Voorbeelden zijn persoonlijke geschenken, geschenkmanden, kaartjes voor een sportevenement of concert (dat niet bijgewoond wordt door de gever), reizen, gebruik van vakantiehuizen, cadeaubonnen, geld, toegewezen opdrachten, sieraden, apparatuur of kunst. Bepaalde geschenken vallen - vanwege hun nominale waarde en hun aard - binnen de limieten van redelijkheid en mogen aangeboden of ontvangen worden zonder voorafgaande toestemming mits er een legitiem zakelijk doel voor is, ze geen contanten of equivalenten omvatten en ze niet regelmatig gegeven worden. Onder deze geschenken vallen items met een bedrijfslogo, zoals pennen, T-shirts of tassen, of een klein geschenk voor de feestdagen zoals een geschenkmand. Het geven of ontvangen van geschenken met een hogere waarde dan nominaal wordt over het algemeen niet toegestaan maar kan in bepaalde situaties met de juiste goedkeuring toegestaan zijn. Raadpleeg het beleid voor reizen en entertainment en het toepasbare regionale beleid voor meer informatie inzake het gepaste niveau van goedkeuring dat vereist is en voor extra informatie. Houd er rekening mee dat wij en onze gezinsleden kortingen op persoonlijke aankopen van de producten van een leverancier of een klant alleen mogen aannemen als dergelijke kortingen aangeboden worden aan alle werknemers van het bedrijf. 20

25 Geschenken en entertainment Entertainment Entertainment is een situatie zoals een maaltijd of evenement buiten de werkomgeving waarbij zowel de vertegenwoordiger van de gever als de ontvanger aanwezig zijn. Het leveren of accepteren van entertainment kan onder het volgende toegestaan zijn als: het doel het houden van bonafide zakelijke besprekingen of het koesteren van betere zakelijke relaties is, het consistent is met acceptabele zakelijke gebruiken en praktijken, het niet illegaal of in overtreding is van de ethische richtlijnen van de andere partij, het van redelijke waarde is en betaald zou worden door normale procedures voor onkosten, er niet om wordt gevraagd door de ontvanger, het niet gezien kan worden als een omkoping, afbetaling of smeergeld, het niet regelmatig wordt gegeven of geaccepteerd, het er niet toe zal leiden, of lijken te leiden, dat de ontvanger zijn of haar normale zakelijke oordeel betreffende een transactie met het bedrijf zal veranderen en dit het bedrijf of de werknemer niet in verlegenheid brengt als het openbaar gemaakt wordt. Bepaalde regio s en afdelingen hebben interne richtlijnen en beleidsregels die beperkender zijn dan die hierboven uiteengezet of vereisen bepaalde niveaus van goedkeuring voor het accepteren en geven van geschenken of entertainment. In deze situaties moet u de toepasbare richtlijnen opvolgen. Wist u dat? Als de persoon die de maaltijd, kaartjes of entertainment levert niet bij het evenement aanwezig zal zijn, het wordt gezien als een geschenk - en moet het voldoen aan de richtlijnen van Eastman voor gepaste geschenken. Volg altijd alle beleidsregels en richtlijnen op die op u van toepassing zijn bij het geven en accepteren van entertainment. 21

26 Geschenken en entertainment Reizen Af en toe is er een legitiem zakelijk doel om zakenreizen te leveren aan een derde partij of zakenreizen te ontvangen van een derde partij. Een dergelijke reis moet voldoen aan speciale regels. U moet vooraf schriftelijke toestemming krijgen van uw vice-president en het Office of Global Business Conduct. Soms mag het bedrijf aan reizen gerelateerde onkosten voor een echtgenoot, gezinslid of partner declareren als dit gepast is voor legitieme zakelijke doelen. Deze declaraties zijn onderhevig aan speciale regels en u moet schriftelijke toestemming krijgen van uw vicepresident met daarin een volledige omschrijving van het zakelijke doel en het verzoek om onkosten te vergoeden. Speciale omstandigheden In situaties waarin het bedrijfsbeleid het niet toestaat om een specifiek geschenk te accepteren, maar waarin de plaatselijke cultuur het weigeren van een geschenk vreemd of beledigend maakt, mag u het geschenk namens het bedrijf wel in ontvangst nemen indien het conform lokale wetgeving is. In deze situatie moet u onmiddellijk contact opnemen met het management en het Office of Global Business Conduct over wat u met het geschenk moet doen. Indien u niet zeker weet of een geschenk, entertainment of reis acceptabel is moet u contact opnemen met het Office of Global Business Conduct voor advies. V A Kendra wil geschenken kopen voor verschillende overheidswerknemers en overweegt er zelf voor te betalen om zo een potentiële schending van het beleid te voorkomen. Is dit gepast? Nee, het maakt niet uit wie er voor het geschenk betaalt, het zou nog steeds gezien worden als geschenk van Eastman. Om overtredingen van de wet of bedrijfsbeleid te voorkomen moet Kendra contact opnemen met het Office of Global Business Conduct voordat ze geschenken koopt voor of geeft aan overheidswerknemers. 22

27 Geschenken en entertainment Ongepaste geschenken en entertainment Een geschenk of entertainment waarvan redelijkerwijs verwacht kan worden dat het een negatieve invloed zal hebben op de reputatie van het bedrijf is verboden. U moet overmatige alcoholconsumptie in sociale situaties met zakenpartners voorkomen. Lever of accepteer geen entertainment in gelegenheden voor volwassenen (waaronder mannenclubs, plaatsen met schaarsgekleede of naakte danseressen of waar prostitutie of seksueel georiënteerde entertainment aangeboden wordt) of betaalde seksuele gunsten terwijl u zaken doet voor het bedrijf zelfs niet als het betaald wordt met persoonlijke fondsen. Overheidsfunctionarissen Speciale beperkingen zijn van toepassing wanneer u te maken heeft met overheden of vertegenwoordigers van overheidsorganisaties. Vraag om advies bij het Office of Global Business Conduct om te bepalen of er speciale beperkingen zijn voor het aangaan van een zakelijke relatie met een overheid of een overheidsorganisatie. In geen enkel geval mogen geschenken, entertainment, maaltijden, transport, overnachtingen of andere dingen van waarde aan een werknemer van de overheid gegeven worden zonder voorafgaande, specifieke toestemming van het Office of Global Business Conduct. We mogen geen geschenken of entertainment geven of ontvangen met als doel het ongepast beïnvloeden of verkrijgen van zaken. 23

28 Bescherming en gebruik van bedrijfsinformatie Wij vertellen uw geheimen niet door. Dus vertel die van ons ook niet door. Onze bedrijfseigen informatie stelt ons in staat te concurreren, te innoveren en te groeien. We moeten dit waardevolle bedrijfsmiddel beschermen tegen verlies, diefstal of misbruik. 24

29 Bescherming en gebruik van bedrijfsinformatie Bescherming en gebruik van bedrijfsinformatie Informatie is één van de meeste waardevolle bedrijfsmiddelen van Eastman. Bedrijfsinformatie mag alleen worden gebruikt voor goedgekeurde bedrijfsdoeleinden en gepaste goedkeuring moet verkregen worden voordat u informatie buiten het bedrijf bekendmaakt. Voor zover wettelijk toegestaan behoudt Eastman zich het recht voor om het gebruik van bedrijfsinformatie te allen tijde te controleren, waaronder het controleren van het IT-netwerk van het bedrijf. Handelsgeheimen Handelsgeheimen kunnen gedefinieerd worden als algemene onbekende informatie die iemand een economisch voordeel oplevert. Een handelsgeheim kan, indien het op de juiste manier beschermd wordt, oneindig meegaan. Daarom heeft het beschermen van handelsgeheimen van Eastman een zeer hoge prioriteit. Er zijn veel verschillende soorten handelsgeheimen binnen Eastman. Een aantal voorbeelden zijn: technische informatie, zoals omstandigheden in het productieproces, samenstelling van producten, fabriekscapaciteit, operationele procedures, productieapparatuur en analytische methoden bedrijfsinformatie, zoals klantenlijsten, prijzen, bedrijfsstrategieën, Research & Development-projecten en marktonderzoeken Al deze informatie is eigendom van Eastman en mag niet buiten het bedrijf bekend gemaakt worden. Zelfs binnen Eastman mag deze informatie alleen gedeeld worden met individuen die deze nodig hebben voor hun werk. Dit geldt ook voor vertrouwelijke informatie die door derde partijen wordt geleverd aan Eastman. Onze verantwoordelijkheid voor het beschermen van de handelsgeheimen van Eastman en andere bedrijfseigen informatie kan na het beëindigen van onze baan nog steeds van toepassing zijn. 25

30 Bescherming en gebruik van bedrijfsinformatie Intellectueel eigendom Onze creatieve en innovatieve ideeën leveren een aanzienlijke bijdrage aan het aanhoudende succes van Eastman in het bedrijfsleven. Bedrijfsmiddelen zoals handelsmerken, copyrights, patenten en innovaties zijn het resultaat van vele jaren hard werk. Handelsmerken beschermen de namen en logo s van ons bedrijf en onze producten. Ze mogen alleen gebruikt worden met gepaste toestemmingen en met gepaste kwaliteitscontrole van het product met het handelsmerk. Copyrights beschermen werken zoals technische documenten, artikelen, foto s en software. Wij respecteren de copyrights van anderen net zoals wij verwachten dat de copyrights van Eastman gerespecteerd zullen worden. Patenten beschermen nieuwe producten, processen en apparatuur. Alle nieuwe producten en processen moeten beoordeeld worden door de juridische afdeling om ervoor te zorgen dat ons commercieel gebruik geen inbreuk maakt op bestaande patenten die niet van Eastman zijn. Net als andere bedrijfseigendommen mogen deze middelen niet gebruikt worden voor persoonlijk gebruik. Daarnaast zijn wij allemaal, net zoals met bedrijfsinformatie, verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van deze informatie. Wist u dat? We een verantwoordelijkheid hebben om alle vormen van bedrijfsinformatie te beschermen en deze alleen te gebruiken voor zakelijke doeleinden. Gebruik deze informatie nooit voor uw eigen doelen en deel deze niet met iemand die deze informatie niet hoort te weten. V A Vanessa heeft een belangrijke rol gespeeld in het ontwikkelen van een nieuw product dat over een paar weken in productie zal gaan. Een goede vriend die in haar team werkte bij Eastman - en die nu voor een concurrent werkt - vraagt haar hoe ze een technisch probleem waar ze samen aan hebben gewerkt heeft opgelost. Vanessa is erg trots op het feit dat ze het probleem heeft opgelost en wil het graag uitleggen - maar zou ze dat wel moeten doen? Nee. Deze technische informatie moet behandeld worden als vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Nu haar vriend voor een concurrent werkt, mag Vanessa deze technische informatie niet delen. Het delen van bedrijfseigen technische informatie over het nieuwe product zal ons concurrentievoordeel in gevaar brengen. Uitvindingen De toekomstige groei van Eastman hangt gedeeltelijk af van het succes van onze innovatieve inzet. Uitvindingen of ander intellectueel eigendom dat u creëert terwijl u bij Eastman werkt en dat gerelateerd is aan bestaande of verwachte zaken van Eastman zijn het exclusieve eigendom van Eastman. 26

31 Bescherming en gebruik van bedrijfsinformatie Vertrouwelijke informatie geleverd door andere bedrijven Het is het beleid van Eastman om geen informatie te accepteren die gezien kan worden als vertrouwelijk, beperkt of gelimiteerd is in de bekendmaking of het gebruik ervan. Tenzij een schriftelijke overeenkomst met daarin de rechten en plichten van alle partijen is goedgekeurd door de juridische afdeling van Eastman en ondertekend is door een geautoriseerde vertegenwoordiger van elke partij. Een juist opgemaakte en uitgevoerde overeenkomst zorgt ervoor dat de zaken, het onderzoek, de ontwikkeling en technische diensten van Eastman niet in gevaar gebracht worden. Zo een overeenkomst kan tevens voorkomen dat andere partijen een ongewenste vertrouwelijke relatie claimen. Totdat een dergelijke overeenkomst getekend is, moet u weigeren de vertrouwelijke informatie van anderen te bespreken of te accepteren. Voorbeelden van dergelijke vertrouwelijke informatie zijn: ongevraagde bekendmakingen door externe investeerders tekeningen en handleidingen die tekenen dragen van vertrouwelijkheid bedrijfseigen ontwerpen, processen, methoden, systemen, procedures of formules vertrouwelijke financiële informatie of documenten inzake bedrijfsplannen Informatie over andere bedrijven Eastman zal geen illegale of onethische handelingen verrichten om handelsgeheimen van een ander bedrijf of andere vertrouwelijke informatie te verkrijgen. Alle vormen van industriële spionage zijn verboden. We mogen nooit verwachten dat teamleden die eerder voor een concurrent werkten vertrouwelijke informatie van dat bedrijf bekendmaken. 27

32 Bescherming en gebruik van bedrijfsinformatie Handel met voorkennis Vertrouwelijke bedrijfsinformatie mag nooit gebruikt worden voor persoonlijke winst. U mag nooit aandelen van een bedrijf kopen of verkopen terwijl u in het bezit bent van materiële, niet-openbare informatie (voorkennis) over dat bedrijf. Dit geldt ook voor aandelen van Eastman en voor aandelen of andere effecten van leveranciers, klanten, concurrenten, venture-partners, overnamekandidaten of andere bedrijven. Informatie wordt gezien als materieel als een redelijke investeerder het zou kunnen zien als belangrijke informatie in besluitvorming of hij/zij een aandeel moet kopen, houden of verkopen. Informatie is niet-openbaar als het niet algemeen beschikbaar is gemaakt aan investeerders (bijvoorbeeld, door middel van een persbericht). Informatie die onder beide beschrijvingen past wordt gezien als voorkennis. Voorbeelden van voorkennis zijn: plannen voor fusies of aanzienlijke overnames omzet en financiële resultaten voorafgaand aan de bekendmaking nieuws over grote veranderingen in het senior management of de organisatiestructuur dreigende rechtszaak of wijzigingen in de status van een lopende rechtszaak winst of verlies van belangrijke contracten of klanten geplande handelingen met betrekking tot onze aandelen productontwikkelingen of stopzetting van producten Daarnaast, als u voorkennis heeft, mag u die informatie niet communiceren of tippen aan familie, vrienden of anderen die eventueel handelen (of anderen adviseren om te handelen) in Eastman-aandelen of aandelen van andere bedrijven. Naast de bovenstaande beperkingen zijn er verdere beperkingen van toepassing op functionarissen en directeurs van Eastman. Neem contact op met de juridische afdeling indien u vragen heeft over het handelen in aandelen. 28

33 Bescherming en gebruik van bedrijfsinformatie Externe communicaties en verzoeken Om ervoor te zorgen dat ons bedrijf met één consistente stem spreekt, mag alleen geautoriseerd personeel als vertegenwoordiger van Eastman spreken. Zo mogen ook alleen mensen die geautoriseerd zijn door de Chief Financial Officer of Investor Relations spreken namens Eastman tegen leden van de financiële gemeenschap, zoals beleggingsanalisten, aandeelhouders of beheerders van fondsen. Alle marketingcommunicatie moet toezichts- en goedkeuringsprocessen volgen die opgesteld zijn door Marketing Communications. Hieronder valt marketingcommunicatie op de website van het bedrijf, sociale netwerken en e-marketingcampagnes, zoals optimalisatie voor zoekmachines, video s, banner ads en webinars. Deze processen zorgen ervoor dat bedrijfscommunicaties gebaseerd zijn op de gestelde normen van wetenschappelijk onderzoek en aandeelhouders niet misleiden of concurrerende producten niet per ongeluk in diskrediet brengen. Sociale media Het belang van consistente en nauwkeurige communicatie geldt ook voor sociale media. Tenzij u opgeleid bent en goedgekeurd wordt als woordvoerder voor het bedrijf mag u op sociale media niet spreken namens Eastman. Wanneer u spreekt over Eastman of niet-vertrouwelijke kwesties van Eastman, zoals producten of diensten bespreekt, dan moet u duidelijk maken dat u namens uzelf spreekt en niet namens Eastman. Wees voorzichtig en bespreek nooit vertrouwelijke informatie van Eastman op sociale media. Let op uw associatie met Eastman op online sociale netwerken. Als u uzelf identificeert als een teamlid van Eastman, zorg er dan voor dat uw profiel en gerelateerde inhoud consistent zijn met hoe u uzelf wilt presenteren aan collega s en onze belanghebbenden. Het merk van Eastman wordt het best vertegenwoordigt door de teamleden - dus wat u publiceert kan een invloed hebben op het merk van Eastman. Identificeer uzelf altijd duidelijk als een teamlid van Eastman voordat u discussies start op sociale media of opmerkingen maakt met betrekking tot Eastman, concurrenten van Eastman of zakenpartners. Praat nooit negatief op sociale media over de producten of diensten van concurrenten. 29