Regeling bedrijfsfitness Inleiding Deze toelichting op de regeling bestaat uit drie delen. Deel 1 beschrijft de deelnamevoorwaarden. Deel 2 gaat in op de mogelijkheid om via het ruilen van een bruto loonbestanddeel (of zoals de Belastingdienst het uitdrukt: het ruilen van belaste aanspraken) een belastingvrije vergoeding voor bedrijfsfitness te verkrijgen alsmede op de consequenties die aan die opties vast kunnen zitten. Dit deel is tevens voorzien van een advies. Deel 3 geeft een overzicht van veel gestelde vragen alsmede de antwoorden daarop. Waar in deze toelichting wordt gesproken over het ruilen van wordt steeds bedoeld dat door het afzien van (een deel van) een bruto loonbestanddeel (dit wordt op de salarisspecificatie als korting bijzondere regeling verantwoord) en het hiervoor in de plaats komen van een onbelaste vergoeding er fiscaal voordeel voor de werknemer ontstaat. 1. DEELNAMEVOORWAARDEN U kunt van deze regeling gebruik maken indien: deze regeling door uw werkgever is vastgesteld èn (ondertekend) is verstuurd naar de Onderwijs Service Groep; u voldoet aan de eisen die zijn gesteld ten aanzien van deelname zoals vastgesteld in het reglement; u bereid bent af te zien van (een deel van) uw bruto loonbestanddelen; 2. HET VERKRIJGEN VAN EEN ONBELASTE VERGOEDING VOOR BEDRIJFSFITNESS Om in aanmerking te komen voor een netto vergoeding dient u af te zien van een deel van uw bruto maandsalaris. Indien u er voor kiest om in een bepaalde maand dan wel gedurende een langere periode uw salaris te laten verlagen in ruil voor een netto vergoeding voor bedrijfsfitness, mag uw werkgever uw maandsalaris niet lager vaststellen dan het minimumloon (voor een deelbetrekking geldt de naar rato berekening). Bij het uitruilen van bruto salaris worden alle arbeidsvoorwaardelijke aanspraken, die worden afgeleid van uw feitelijk bruto salaris, verlaagd. Dit zijn: de vakantie-uitkering; de structurele eindejaarsuitkering; (indien van toepassing) de eindejaarsuitkering OOP/OBP; de jubileumuitkering (indien deze wordt vastgesteld over een maand waarin het bruto salaris is verlaagd); de overlijdensuitkering (indien deze wordt vastgesteld over een maand waarin het bruto salaris is verlaagd); van het brutosalaris afgeleide bruto toelages de grondslag voor het bepalen van een SV-uitkering of ontslaguitkering (BWOO-uitkering en BBWO-uitkering). Bij een aanvraag van één van die uitkeringen wordt uitgegaan van de verlaagde berekeningsbasis). De uitruil met salaris heeft geen consequenties voor de opbouw van pensioen. Wel wordt het fiscale jaarloon verlaagd. Dit kan in grenssituaties leiden tot het toepassen van een lager tarief bijzondere beloningen in het volgende kalenderjaar. In het algemeen kan gesteld worden dat het ruilen van bruto loonbestanddelen tot verlaging van de grondslag voor het vaststellen van sociale uitkeringen leidt. ADVIES Voordat U besluit om van de faciliteiten van het fitnesscentrum gebruik te maken dient u zich ervan te overtuigen of u aan de deelnamevoorwaarden voldoet. De Onderwijs Service Groep kan pas tot vergoeding namens uw werkgever overgaan indien zij in het bezit is van een door u en uw werkgever (of diens gemachtigde) getekend Deelnameformulier. Daarnaast dient u zich er van te vergewissen dat de hoogte van uw bruto salaris toereikend is voor het verrekenen van de Korting bijzondere regeling.
3. VRAAG EN ANTWOORD VANUIT DE PRAKTIJK In de praktijk blijkt dat cafetariaregelingen geregeld tot vragen te leiden. De meest voorkomende vragen en antwoorden zijn hieronder opgenomen. Mocht er desondanks iets niet duidelijk zijn, schroomt u dan niet u nader te laten informeren door de contactpersoon voor uw werkgever bij de Onderwijs Service Groep. De vragen en antwoorden luiden als volgt: 1) Kan iedereen in het onderwijs gebruik maken van deze regeling? Nee, om deel te kunnen nemen aan deze regeling moet - zoals reeds is aangegeven in deel 1 -, worden voldaan aan de volgende voorwaarden: 1. de Onderwijs Service Groep dient in het bezit te zijn van de door de uw werkgever vastgestelde cafetariaregeling voor bedrijfsfitness alsmede de Overeenkomst ten behoeve van het faciliteren van bedrijfsfitness die tussen de werkgever en het fitnesscentrum is afgesloten; 2. u voldoet aan de eisen die zijn gesteld ten aanzien van de deelname zoals vastgelegd in het reglement. 2) Waarom komen de lidmaatschapskosten van partners niet in aanmerking voor fiscale verrekening? Dat heeft te maken met voorschriften van de Belastingdienst die stelt dat uitsluitend de kosten van bedrijfsfitnesstrainingen die door de werknemer persoonlijk zijn genoten in aanmerking komen voor het uitruilen met bruto loonbestanddelen. 3) Hoe wordt het ruilen van bruto loonbestanddelen en de fiscale bijtelling in het salarissysteem verwerkt? mijnplein heeft gekozen voor een maandelijkse uitruilmogelijkheid met het brutosalaris
mijnplein OVEREENKOMST ten behoeve van het faciliteren van bedrijfsfitness De ondergetekenden: 1.., verder te noemen het fitnesscentrum, en 2. mijnplein, stichting voor bijzonder primair onderwijs in Salland, gevestigd te Monumentstraat 55b, 8102 AK te Raalte, vertegenwoordigd door de. verder te noemen de werkgever In aanmerking nemende dat: a. De werkgever het deelnemen aan conditie- en fitnessactiviteiten door zijn werknemers wil stimuleren; b. Het fitnesscentrum door de werkgever is aangewezen als sportcentrum waarvan gebruik kan worden gemaakt, binnen de fitnessregeling van de werkgever, bij de onder lid c genoemde vestiging(en). c. De overeenkomst uitsluitend betrekking heeft op de mijnplein scholen die in bijlage 1 vermeld worden. Komen als volgt overeen: Artikel 1: Procedure aanmelden 1.1 Werknemers die gebruik willen maken van de faciliteiten van het fitnesscentrum vullen hiervoor een deelnameformulier in. (zie bijlage 2) Dit formulier is te downloaden van de website van de werkgever. De werknemer vult het werknemersgedeelte in en stuurt het ondertekende formulier op naar zijn werkgever. 1.2 De werkgever vult het formulier verder in en voorziet het van zijn stempel en handtekening als bewijs dat de werknemer voldoet aan de eisen van deze regeling en verstuurt het formulier naar het fitnesscentrum. Een kopie van het formulier stuurt hij naar de werknemer en de Onderwijs Service Groep. 1.3 Het fitnesscentrum registreert het lidmaatschap en geeft de werknemer de lidmaatschapspas aan de balie af. 1.4 Wanneer bestaande klanten van het fitnesscentrum bij de werkgever in dienst treden, kunnen zij hun abonnement laten omzetten, conform de voorwaarden van de bedrijfsfitnessregeling van hun werkgever. 1.5 Partners van personeelsleden kunnen separaat bij het fitnesscentrum onder dezelfde condities als het personeelslid een lidmaatschap aangaan. Dit regelen zij rechtstreeks met het fitnesscentrum en dit abonnement valt ook niet onder de fiscale regeling voor het personeel. Artikel 2: Procedure afmelden 2.1 Het eerste jaar is de werknemer een volledig jaar lid. Daarna steeds voor een periode van 3 maanden. Per kwartaal kunnen personeelsleden zich aan- en afmelden. 2.2 Het lidmaatschap is geldig tot wederopzegging door de werknemer. Het lidmaatschap kan door de werknemer opgezegd worden steeds per kwartaal met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden, te rekenen vanaf de maand volgend op de opzegging. Dit geschiedt aan de balie van het desbetreffende centrum. De werknemer geeft dit ook schriftelijk door aan de werkgever. 2.3 Door het fitnesscentrum wordt een bewijs van uitschrijving afgegeven. De werknemer dient de opzegging direct te melden aan zijn werkgever.
2.4 Indien de werknemer in de loop van het jaar uit dienst treedt, mag de werknemer gebruik blijven maken van de faciliteiten van het fitnesscentrum tot 1 januari van het daarop volgende jaar. De ex-werknemer kan per 1 januari van het nieuwe jaar zijn abonnement, zonder extra administratiekosten, laten omzetten in een abonnement zonder fiscale verrekening (particulier tarief). Indien tijdig is opgezegd kan het abonnement worden beëindigd. Artikel 3: Kosten deelname 3.1 Het tarief dat in rekening wordt gebracht voor een jaarabonnement bedrijfsfitness voor de deelnemende werknemers en hun partners bedraagt voor het eerste jaar 456 ( 38 per maand) per deelnemer. 3.2 De tarieven voor bedrijfsfitness voor de daarop volgende jaren worden in overleg tussen het fitnesscentrum en de werkgever vastgesteld. De werkgever maakt een aanpassing van de abonnementsprijzen aan zijn werknemers bekend vóór 15 november. 3.3 Het fitnesscentrum kan voor de lidmaatschapspas en intake, eenmalig een bedrag van maximaal 60 in rekening brengen dat de werkgever eenmalig voor zijn rekening zal nemen en rechtsreeks aan de werkgever gefactureerd zal worden. 3.4 Indien werknemers in de loop van een kalenderjaar gebruik willen gaan maken van de faciliteiten wordt de contributie vastgesteld naar rato van het aantal resterende maanden in dat jaar. De startdatum is in alle gevallen de eerste dag van een maand. Artikel 4: Facturering en betaling 4.1 Het fitnesscentrum factureert de contributie van de deelnemende werknemers per kwartaal aan de werkgever. 4.2 De factuur dient door de werkgever binnen 30 dagen na de factuurdatum aan het fitnesscentrum te worden voldaan. 4.3 Ten behoeve van het verrekenen van het belastingvoordeel voor de werknemer door de werkgever dient het fitnesscentrum uiterlijk op de eerste dag van elk kwartaal een specificatie aan de werkgever te overleggen waaruit de namen en het te verrekenen bedrag van de deelnemende werknemers blijken. 4.4 De verrekening van het abonnement van de partner van de werknemer vindt rechtstreeks plaats door het fitnesscentrum met de partner. 4.5 OSG zal namens de werkgever, maandelijks de contributie verrekenen met het salaris van de werknemer. Artikel 5: Looptijd en beëindiging 5.1 Deze overeenkomst wordt jaarlijks automatisch en stilzwijgend verlengd. 5.2 Opzegging van deze overeenkomst door de werkgever of het fitnesscentrum dient schriftelijk plaats te vinden met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden. De overeenkomst eindigt dan op 1 januari van het volgende jaar. 5.3 Deze overeenkomst stopt in ieder geval als door veranderende regelgeving bij belastingdienst en/of overheid de fiscale grondslag voor deze regeling niet meer van toepassing is. Artikel 6: Overige bepalingen 6.1 Wijzigingen en/of aanvullingen op deze overeenkomst zullen slechts gelden tussen partijen voor zover deze schriftelijk zijn vastgelegd en door de bevoegde vertegenwoordigers van beide partijen zijn ondertekend. Aldus overeen gekomen en ondertekend in tweevoud, Raalte,... Handtekening vertegenwoordiger fitnesscentrum Handtekening vertegenwoordiger werkgever
mijnplein bedrijfsfitness Deelnameformulier / aanvulling op de arbeidsovereenkomst Gegevens werkgever Werkgever: Adres werkgever : mijnplein : Postbus 143, 8100 AC Raalte Werkgeversnummer: : 40894 Fitnesscentrum: 0 Vital Centre Raalte 0 Vital Centre Heino 0 LifeStyle Centre Raalte 0 Leef! Olst-Wijhe 0 Kontrast Dalfsen Gegevens werknemer Naam werknemer : Voorletters : Geboortedatum : Man / vrouw : M / V Telefoon : e-mail adres : BSN : Adres : Postcode /woonplaats:.... Werkzaam op school : Plaats :
Al lid van betreffende fitnesscentrum: ja / nee Gewenste ingangsdatum: Verklaring De hierboven genoemde werknemer en werkgever verklaren te zijn overeengekomen als volgt: Met ingang van de hierboven genoemde ingangsdatum tot het moment van beëindiging deelname bedrijfsfitness vindt de volgende aanvulling op de arbeidsovereenkomst van bovengenoemde werknemer plaats: Door het ondertekenen van deze aanvulling op de arbeidsovereenkomst verklaart de werknemer bekend te zijn en akkoord te gaan met de deelnamevoorwaarden zoals vastgelegd in het reglement Cafetariaregeling bedrijfsfitness. Door het ondertekenen van deze aanvulling op de arbeidsovereenkomst verklaart de werknemer bekend te zijn met het feit dat de eventuele gevolgen van deze overeenkomst (waartoe tevens behoren eventuele ter zake nageheven loonheffingen respectievelijk nagevorderde sociale lasten) voor zijn rekening komen, indien sprake is van verwijtbaar/nalatig gedrag van hem. Door het ondertekenen van deze aanvulling op de arbeidsovereenkomst gaat de werknemer akkoord met maandelijkse inhouding van de abonnementskosten op zijn salaris. Deze worden vervolgens door de werkgever afgedragen aan de fitnessinstelling. Door het ondertekenen van deze aanvulling op de arbeidsovereenkomst verklaart de werknemer akkoord te gaan met maandelijkse fiscale verrekening van de abonnementskosten met zijn brutosalaris en bekend te zijn met het feit dat hierdoor alle arbeidsvoorwaardelijke aanspraken die worden afgeleid van het bruto salaris verlaagd worden. Tevens verklaart de werknemer bekend te zijn met het feit dat deelname gevolgen kan hebben voor de hoogte van eventueel te ontvangen uitkeringen (zoals bijv. een WW- of een SV-uitkering), subsidies of tegemoetkomingen van de rijksoverheid. Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en getekend te Raalte. Datum: Datum: Handtekening werknemer: Handtekening en stempel werkgever:
mijnplein bedrijfsfitness mijnplein heeft met de volgende drie bedrijven een overeenkomst ten behoeve van het faciliteren van bedrijfsfitness: 1. LifeStyle Centre Dhr. Oscar Duteweert Tjalkstraat 2 8102 HG Raalte 0572-354364 info@lifestylecentre.nl www.lifestylecentre.nl 2. Leef! Sport&bewegingscentrum Olst-Wijhe Dhr. Herbert Stoffels Handelsweg 14 8131 XX Wijhe 0570-521177 Olst-wijhe@royalfitness.nl 3. Vital Centre Handeld onder de naam: vrienden van Vital Mw. Paulien Ruiter Hammerweg 8b 8101 NE Raalte 0572-351840 p.ruiter@vitalcentre.nl www.vriendenvanvital.nl 4. Kontrast Sport en Wellness BV Mw. H. Hilgenkamp Haersolterweg 23 7721 SE te Dalfsen 0529-434447 06-51386836 info@kontrastdalfsen.nl www.kontrastdalfsen.nl