Centrum voor Informatica, Research en Ontwikkeling bvba BTW BE 0427.728.725 RPR Gent Beukendreef 15 9080 Lochristi ARGENTA 979 2143505 04 IBAN BE10 9792 1435 0504 BIC ARSPBE22 Tel: 09.355.76.37 E-mail:info@ciro.be WINexpert+ Boekhouding Snel op weg met de autofiscaliteit (herzieningen, VAA, CO2 e.a. in vennootschappen, vzw's en eenmanszaken) 1) Algemeen De WINexpert+ overstijgt de reikwijdte van een boekhoudprogramma, want vormt een eco-systeem op zichzelf met geïntegreerde facturatie, fiscale fiches, jaarrekening, boordtabellen, ratio's, fiscale resultaten, BizTax, enzovoorts. Nu is hieraan de boekhoudkundige verwerking van de autofiscaliteit toegevoegd, in een informatieve rol en hulp bij het boeken. U moet wel nog altijd op de hoogte zijn van de (auto-)fiscale wetgeving om zelf te beslissen welke bedragen geboekt / herzien zullen worden (dit blijft immers uw verantwoordelijkheid). Ook zal bij eventuele tegenstrijdigheid van wetteksten en commentaren van wetspecialisten enerzijds en anderzijds de helpteksten, documentatie en werkwijze van de WINexpert+ u zelf kiezen wat te volgen. De WINexpert+ Boekhouding neemt die verantwoordelijkheid niet over. 1
2) Wat doet deze module? Deze module... herziet Btw en autokosten rekent het percentage privé-gebruik van bedrijfswagens uit en herziet de kosten in functie daarvan rekent voor de bedrijfswagens de aftrekbaarheden uit van kosten / afschrijving / brandstof en van Btw, optimaliseert ze rekent desgewenst de (niet-)aftrekbare bedragen uit volgens de pragmatische regelgeving 1 rekent desgewenst de (niet-)aftrekbare Btw uit als gemiddeld percentage voor de 3 types voertuigen helpt u met simulatie de meest gunstige regeling te bepalen, volgens a) werkelijk verbruik of b) de pragmatische toegeving en beiden met a) het werkelijk dan wel b) gemiddeld percentage niet-aftrekbare Btw stelt voor de aftrekbaarheden te verwerken in de doorboekingsschema's van de rekeningen rekent de voordelen alle aard (VAA) uit voor bedrijfswagens met privé-gebruik (aanvinken indien van toepassing) boekt (op uw verzoek) de 17% van de VAA (minus een gebeurlijke eigen bijdrage) als niet-aftrekbare beroepskost (code 1206 BizTax) boekt (op uw verzoek) de jaarlijkse herziening op 1/5de van de Btw bij aankoop van de auto berekent de 'normale waarde' indien beroepsgebruik < 50% en de bestuurder een vergoeding betaalt rekent informatief het alternatief uit, de auto privé te kopen / onderhouden en de beroepsverplaatsing tegen forfaitaire kilometerprijs te laten vergoeden rekent informatief de CO2-solidariteitsbijdrage uit, die de werkgever betaalt als hij de werknemer toestaat de bedrijfswagen ook privé te gebruiken is bruikbaar voor vennootschappen, vzw's en eenmanszaken (let op de keuze van de rekeningen). 3) Wat doet deze module niet? De WINexpert+ vervangt niet uw (noodzakelijke) fiscale kennis over welke elementen wel dan niet toe te passen. Moet 17% van de VAA (bijkomend) geboekt worden als verworpen uitgave? De WINexpert+ doet het voor u,... zodra u 'Voordelen alle aard' aanvinkt. Moet 1/5de van de Btw herzien worden? Vink dan zelf 'Herzie jaarlijks 1/5de Btw op aankoopprijs' aan en de WINexpert+ doet het voor u. Wilt u het gemiddelde Btw-percentage toepassen? Het volstaat de optie zelf aan te vinken. Wilt u de pragmatische berekeningswijze toepassen? Vink de optie zelf aan. De afschrijvingen boeken. Deze komen uit de module '033 Investeringen / afschrijvingen' of boekt u zelf in het diversendagboek. 4) Snel op weg of wilt u er dieper op in gaan? Indien u vertrouwd bent met de actuele autofiscaliteit heeft u voor de herziening en verwerking in de boekhouding mogelijks niet de uitgebreide uitleg nodig van 'Leerboek Autofiscaliteit'. Toch raden wij u aan het leerboek minstens door te nemen al is het maar om te weten wat er achter de schermen gebeurt. Deze module kan u veel tijd besparen. Besteed u er een beetje van om deze documentatie te bestuderen? 1 Lees meer over de pragmatische benadering en tolerantie van de Administratie in 'De auto als bedrijfsmiddel' door S. Ruysschaert en W. van Kerchove. 2
5) Hoe gaat u te werk? In het kort... 1. Voor iedere auto met deels privé-gebruik maakt u een wagenfiche aan zodra u die koopt of huurt. 2. U geeft de kilometerstanden in, de beginstand zoals die op de teller staat, de eindstand zoals u die raamt op 31 december van dat jaar (aan het einde van het jaar vervangt u die door de werkelijke stand). 3. U kiest één van de vier toegestane methodes om de privé-kilometers te bepalen en vult die in, ook als het slechts een raming is voor de rest van dat eerste jaar. De WINexpert+ geeft u voorlopige verhoudingen beroep / privé. 4. Klik op tab-blad 2 en registreer de voorgestelde doorboekingsschema's. 5. Boekhoud gedurende het jaar met gebruik van uw zelfgekozen rekeningen zoals ze in de wagenfiche staan. 6. Aan het einde van het kalenderjaar actualiseert u per auto in deze wagenfiche de kilometerstand en (eventueel) het privé-gedeelte. 7. Op tab-blad 4 registreert en boekt u alles met één knop. De WINexpert+ herziet automatisch uw eerdere boekingen en voorziet de doorboekingsschema's van de nieuwe percentages om het volgende kalenderjaar te gebruiken. Stap 1: een nieuwe wagenfiche aanmaken Geraamde eindstand Automatisch pro rata De eerste 3 zijn unieke rekeningen Beroepsdeel Berekende verhouding Berekende aftrekbeperkingen De gele velden moet u niet invullen; dat doet de WINexpert+ voor u. Het is niet nodig voor iedere auto afzonderlijk op de knop 'Boek 74,73 Btw' en 'Boek 17% VAA = 537,82 als VU' te drukken als u alles in één keer registreert en boekt met een knop op tab-blad 4 (zie stap 7). 3
Tip: druk op de knop 'Controleer logica' om de WINexpert+ de wagenfiche te laten controleren op onwaarschijnlijkheden. Dat zijn niet noodzakelijkerwijze 'fouten' want misschien is de afstand tussen woning en werk inderdaad slechts 0 kilometer, is een km-stand nog niet bekend, enzovoorts. Controleer de logica Voorbeeld van een afgedrukte wagenfiche. 4
Stap 2: kilometerstanden ingeven (raming of actuele standen) Om voor dit voorbeeld tot een afgeronde raming van 40% privé en 60% beroep te komen bepalen we de geraamde eindstand van de teller op 10.042 km, zijnde 10.000 meer dan de beginstand. Geraamde eindstand Geraamd beroepsdeel Stap 3: (voorlopig) de methode kiezen om privé-gedeelte te bepalen Gemakkelijkheidshalve kiezen we in dit voorbeeld voor methode 1 omdat hiermee de verhouding nauwkeurig te sturen is. Voor de praktijk maakt het niet uit of u mooi afgeronde percentages hanteert of niet, want de WINexpert+ verricht de berekeningen voor u. Stip de gewenste methode aan Opmerking 1: methode 1 houdt de beroepsverplaatsingen bij, want om privacy-redenen mag de controleur niet naar tante Klaartje bellen met de vraag of u haar inderdaad slechts 2 x bezocht heeft. Opmerking 2: methode 1 en 2 kunt u jaarlijks zelf kiezen, per wagen. Methode 3 en 4 gelden voor àlle (nietvrijgestelde) wagens en voor minstens 4 jaar, ook als (methode 4) een wagen niet langer voldoet aan de eisen om 85% aftrekbaarbaar te zijn. In dat geval ontvinkt u de optie 'Conform' (met de vereisten van methode 4). Daarmee stijgt het privé-percentage van 15% naar 65%. Opmerking 3: de vroegere verplichting voor methode 3 dat het minstens 4 wagens betrof is geschrapt. Ook bij een kleiner wagenpark kunt u kiezen voor methode 3 en 4. Opmerking 4: voor lichte vrachtwagens mag u enkel of methode 1 of methode 4 kiezen; dit betreft dan àlle lichte vrachtwagens van de onderneming. Als een lichte vrachtwagen niet langer 'conform' de wetgeving ter zake is (bijvoorbeeld scheiding laad- en personenruimte opgeheven, personenruimte uitgebreid, enz.) dan ontvinkt u 'Conform'. 5
Stap 4: raadpleeg en registreer de doorboekingsschema's Aan de hand van de voorlopig bepaalde 40% privé en 60% beroep stelt de WINexpert+ de volgende doorboekingsschema's voor. De niet-aftrekbare Btw gaat zo ver als mogelijk op in het privé-deel, met 10% aangevuld ten laste van de autokosten om tot de wettelijk vereiste beperking van 50% te komen. Let op de verschillen bij de rekening 617.940 VU autokosten belastbaar. Bij de kosten gaat het om 30% (CO2- gerelateerd), bij de brandstoffen om 25%, wettelijk vastgelegd. Moet samen 50% zijn (aftrekbeperking) CO2 gerelateerd Wettelijk bepaald CO2 gerelateerd 40% van de nietaftrekbare Btw gaat op in het privé-deel Bij registratie voorziet de WINexpert+ de rekeningen automatisch van de voorlopige percentages. 6
Stap 5: boekhoud met de gekozen rekeningen (en dus met die doorboekingsschema's) Gedurende (de rest van) het jaar boekhoudt u met de gekozen rekeningen voor deze auto. In het aankoopdagboek gebruikt de WINexpert+ de voorlopige doorboekingsschema's om (zoals wettelijk verplicht) de geraamde verhouding te verwerken in de boekhouding en in de Btw-aangifte. U boekt slechts deze ene regel in...... en de WINexpert+ verzorgt alle doorboekingen 7
Deze ene boeking (u moest slechts één bedrag voor de rekening autokosten ingeven) leidt tot een reeks automatische doorboekingen, waarvan u in de omschrijving de toelichting leest. Aan de hand hiervan kunt u een controleur per factuur gedetailleerd aantonen de wettelijke aftrekbeperkingen, de toevoeging aan de rekening autokosten en de doorboeking naar verworpen uitgaven uitgevoerd te hebben zoals het moet. Klik hier met de rechtermuistoets voor een samenvatting Gedetailleerde toelichting in de omschrijving Wilt u deze boeking samengevat zien? Een handigheidje... klik met de rechtermuistoets op het nummer in het gele vakje. De WINexpert+ toont u dan onderstaande samenvatting. Samenvatting van bovenstaand detail 8
Stap 6: einde kalenderjaar, actualiseer de kilometerstanden Aan het einde van het jaar actualiseert u de kilometerstanden. U ziet dan automatisch de verhouding privé en beroep wijzigen. De nieuwe verhouding in dit voorbeeld is nog altijd met een beroepspercentage boven de 50% zodat er géén herziening plaatsvindt op 1/5de van de Btw op de aankoopprijs; de WINexpert+ berekent dit automatisch voor u. Definitieve eindstand KM Definitieve beroeps KM Percentages bij methode 1 Alternatief door voor methode 2 te kiezen aan te stippen (automatisch pro rata): Percentages bij methode 2 9
Stap 7: de WINexpert+ 'alles' laten boeken en registreren De 'magische' knop bevindt zich op tab-blad 4. Best gebruikt u die pas na 'Alles afdrukken' zodat u een gedetailleerd dossiertje kunt voorleggen aan uw controleur. Druk alles af in een gedetailleerd dossier Lees meer over deze opties in het leerboek Druk op deze knop Na de registraties en boekingen meldt de WINexpert+ u dat gedaan te hebben met deze boodschap. 10
6) Voorbereiding van het nieuwe jaar Aan de hand van de geactualiseerde kilometerstanden past de WINexpert+ automatisch de nieuwe percentages aan voor het volgende kalenderjaar. Die registreert hij ook als u de 'magische' knop van stap 7 gebruikt. Opmerking: als u per ongeluk al aankoopfacturen in het nieuwe kalenderjaar heeft geboekt en met maandaangiftes 'definitief' heeft vastgelegd moet u niets bijzonders doen om aan het einde van dat nieuwe kalenderjaar toch een juiste herziening te boeken. De WINexpert+ kijkt naar hoe de factuur geregistreerd werd (omdat die zo in de Btwaangifte verschijnt), niet naar hoe het schema er op dat moment uitzag. U krijgt dus een correcte eindtoestand. U kunt echter ook tussentijds een herziening doorvoeren (om tot de verplichte voorlopige toestand te komen), want aan het einde van het jaar houdt de WINexpert+ automatisch rekening met die tussentijdse toestand om tot de juiste herziening te komen (saldo wordt bij- of afgeboekt). 11
7) Deze module als beslissingsmodule gebruiken Deze module doet meer dan registreren en boeken. De WINexpert+ berekent alle opties voor u en toont de resultaten in een overzicht. Zo ziet u in een oogopslag welke voor de onderneming de meest gunstige combinatie is (en met een druk op een knop boekt u die meteen). De WINexpert+ helpt u dus met de beslissing welke benadering te kiezen vanuit het oogpunt van de onderneming. U boekt als herzieningen de blauwe kolom omdat...... deze opties niet aangevinkt zijn Op tab-blad '4. Samenvatting / registreren / boeken' geeft de WINexpert+ een overzicht per auto of voor alle auto's samen, met tegenover de oorspronkelijke toestand van de geboekte facturen (dus niet herzien en niet doorgeboekt) de eindtoestand (na virtuele herziening) volgens de berekeningswijze volgens werkelijk gebruik de berekeningswijze volgens werkelijk gebruik gecombineerd met het gemiddelde niet-aftrekbare Btwpercentage de pragmatische berekeningswijze de pragmatische berekeningswijze gecombineerd met het gemiddelde niet-aftrekbare Btw-percentage Dit overzicht bevat een kolom voor iedere optie en combinatie, ook als die niet aangevinkt zijn. Wel bepaalt het aanvinken van de opties welke combinatie u registreert en boekt, per auto of voor alle auto's. De gekozen wijze heeft een blauwe achtergrond. Meer informatie over deze opties vindt u in het leerboek 'Autofiscaliteit'. 12
Status van de 17% VAA De verschillende berekeningen naast elkaar Status van de afschrijvingen Status van de herziening 1/5de Btw bij aankoop Zelfs de normale waarde rekent hij uit (minimum te betalen bedrag als de bestuurder het privégebruik vergoedt) Meer informatie over deze module vindt u in het leerboek 'Autofiscaliteit'. Op de website www.ciro.be vindt u steeds de laatste ontwikkelingen en altijd de laatste versie van de WINexpert+ om te downloaden. 13