Vergadering: 23 februari 2010 Agendanummer: 9 Status: Opiniërend Behandelend ambtenaar: J. van der Meer, 0595-447719 E-mail: gemeente@winsum.nl (t.a.v. J. van der Meer) Aan de gemeenteraad, Onderwerp: Raadscommunicatie Voorgestelde besluit: raadscommunicatie een impuls te geven door inzet van de voorgestelde middelen; de eenmalige kosten ad 3.934,-- te dekken uit de raming op de post Onvoorziene uitgaven; de structurele kosten ad 2.000,-- te dekken uit de raming op de post Nieuw beleid. Inhoud: Inleiding: De raad is het hoogste orgaan binnen een gemeente. Dat dit wettelijk zo geregeld is, zou bij iedereen bekend moeten (kunnen) zijn. Dit geldt ook voor vragen en zaken als: Wie zijn er lid van de gemeenteraad? Wat doet de raad feitelijk? Wat is er in de laatst gehouden raadsvergadering besloten? Hoe kan een burger raadsleden eenvoudig bereiken? Over zaken als de hiervoor genoemde moet worden gecommuniceerd. Het vraagt om raadscommunicatie. Gedachtegang: De commissie bestuurlijke vernieuwing heeft zich één en andermaal met het thema raadscommunicatie bezig gehouden. Daarbij zijn de volgende streefdoelen gesteld: 1. er is een goede informatievoorziening voor-, tijdens en na de besluitvorming; 2. de gemeenteraad is zichtbaar, herkenbaar en benaderbaar voor publiek; 3. de gemeenteraad gaat actief op zoek naar meningen, ideeën en problemen van burgers. Op basis van de streefdoelen is een totaalopzet gemaakt van diverse in te zetten raadscommunicatiemiddelen. Hierover is vervolgens in de informerende raadsbijeenkomst van 24 november 2009 gesproken. 1
Na een inleiding over raadscommunicatie zijn daarbij de verschillende communicatiemiddelen kort toegelicht. De aanwezigen hebben vervolgens een waardering voor de respectievelijke middelen kunnen geven. Dit door middel van een groene- (positief), oranje- (neutraal) of rode (negatief) kaart. Dit geeft het volgende totaalbeeld: 1. Nieuws van de raad: gemeentenieuws en website Vaste nieuwsrubriek, ene week agenda raad, andere week impressie vergadering. 2. Onderdeel raad herzien: website en gemeentegids 3. E-mailservice Inwoners geven zich op voor mailservice met óf digitale nieuwsbrief óf link naar website met nieuws over raad. Automatische verzending nu nog niet mogelijk, wordt meegenomen met nieuwe website (CMS) ELO-BMW-gemeenten. Uitvoering eerst handmatig. 4. Vragen aan B&W: actief naar buiten brengen Vragen fracties naar pers en op website. Alternatief is eigen verzending en plaatsing op eigen websites door fracties. Waardering: neutraal 5. Verkiezingskrant 6. Gast van de raad 7. Folder over het werk van de gemeenteraad Waardering: neutraal 8. Aansprekende foto raad 9. Naambordjes dragen en aanwezigheid 2
Aanwezigheid bij representatieve momenten zoals kennismakingstoer nieuwe inwoners, nieuwjaarsbazaar, werkbezoek Commissaris van de Koningin, contacten met partnergemeente, etc. Tijdens deze momenten en ook tijdens informerende deel raadsvergadering een naambordje dragen vanwege de herkenbaarheid. 10. E-mailadres: gemeenteraad@winsum.nl 11. Jongeren-/Kindergemeenteraad 12. Informerend deel raadsavond: laagdrempelig De drempel verlagen voor groepen die niet direct verbonden zijn met het raadswerk. Andere, toegankelijkere formule kiezen die meer geschikt is voor interactie. Voorbeeld is een aansprekende formule als bij onderdeel 15. Wat ook kan is discussie over een thema op andere locatie dan gemeentehuis, naar de mensen toekomen. Niet op dorpenronde vanwege discussies over grijs en groen, maar praten per thema. Maar ook een andere opstelling van stoelen in de raadzaal tijdens de discussie is een stap in de goede richting! 13. Informerend deel raadsavond: meer publiciteit Via website en gemeentenieuws in Wiekslag het onderwerp in de aansprekende formule voor de raadsvergadering onder de aandacht brengen. Daarnaast een persbericht versturen, een week ervoor met daarin het onderwerp met wat achtergrondinfo op een toegankelijke manier aan de orde gesteld (free publicity). Een stap verder: aansprekende advertentie in Ommelander en/of Dagblad (duur).verder kunnen raadsleden mensen rechtstreeks attenderen op de formule bij gelegenheden als Gast van de Raad, Kennismaking voor nieuwe inwoners, Nieuwjaarsbazaar, (Folder van de raad) en andere gelegenheden waar de raad vertegenwoordigd is. 14. Informerend deel raadsavond: doelgroepen benaderen Actief doelgroepen benaderen die te maken hebben met het onderwerp. Bv. onderwerp toekomst bibliotheek: flyer versturen aan leden bibliotheek, poster ophangen in bibliotheek, brief aan scholen om onder de aandacht, ook bij ouders. Per onderwerp apart bekijken wat de mogelijkheden zijn. De grootte en bereikbaarheid van de doelgroep, en dus ook de mogelijkheden, en de kosten, variëren per onderwerp 3
15. Praat met de raad Informele gesprekken per thema. Kan gezien worden als het informerende deel, maar dan toegankelijker en meer gericht op de interactie met inwoners. Kan ook op andere locatie dan gemeentehuis, zodat je wel naar de mensen toekomt, maar per thema praat. Enkele malen per jaar. Avond met combinatie van verschillende benaderingsmethoden: Speakers Corner (inwoner 5 min. op zeepkist, erna vragen stellen door raadsleden en anderen), Raad vraagt raad ((concrete) vragen, liefst over leefomgeving, van raad aan publiek: hoe staan jullie hier tegenover? Vragen hangen op borden, waar inwoners iets bij kunnen schrijven en in gesprek kunnen gaan met raadsleden), Meet & Greet (vrijblijvend met raadsleden van gedachten wisselen). 16. Raadsvergadering via internet uitzenden Tijdsplanning: kan meegenomen in aanschaf nieuwe systeem voor websites ELO-BMW gemeenten. Waardering: neutraal 17. Laagdrempelige raadsbijeenkomsten met politieke markt (carrousel) Waardering: negatief In onze vergadering van 19 januari 2010 hebben wij geconstateerd dat de waardering voor raadscommunicatie in algemene zin positief is. Slechts een beperkt aantal mogelijk in te zetten middelen is neutraal danwel negatief gewaardeerd. Enige prioritering achten wij mede gelet op de kosten die met de inzet van de communicatiemiddelen samenhangt wenselijk. Daarbij opteren wij voor de inzet van die raadscommunicatiemiddelen die de herkenbaarheid van de raad vergroten. Hierna volgt een opsomming van de betreffende communicatiemiddelen, waarbij tevens de kosten en benodigde inzet in tijd is vermeld: Nieuws van de raad Kosten: nieuwsrubriek in krant: 2000,-- per jaar; Tijd: nauwelijks extra tijd benodigd (intern bestaat reeds de gewoonte tot korte berichtgeving). Onderdeel raad herzien: website en gemeentegids Kosten: geen meerkosten; 4
Tijd: 3 uur (eenmalig, intern uit te voeren). Verkiezingskrant Kosten: externe tekstschrijver, opmaak, foto s, druk en verspreiding in totaal 3.500,-- (eenmalig, opnieuw bij wisseling raad) Tijd: 4 uren (eenmalig, intern uit te voeren) overigens deelnemende partijen). Folder over het werk van de gemeenteraad Kosten: 343,--, drukwerk en 100,-- opmaak (eenmalig, opnieuw bij wisseling raad); Tijd: 10 uur (eenmalig, bij wisseling raad 2 uur) Aansprekende foto van raad Kosten: 100,-- (eenmalig, opnieuw bij wisseling raad); Tijd: nihil. Naambordjes en aanwezigheid Kosten: geen; Tijd: voor raadsleden E-mailadres: gemeenteraad@winsum.nl Kosten: geen; Tijd: nihil. De totale kosten zijn (eenmalig) 3.934,-- en (structureel) 2.000,--. De eenmalige kosten kunnen worden gedekt door gedeeltelijke aanwending van de raming op de post Onvoorziene uitgaven. Het structurele deel van de kosten kan worden gedekt uit de raming voor kosten Nieuw beleid. Wij stellen u voor raadscommunicatie een impuls te geven door vaststelling van het ontwerp-besluit. De commissie bestuurlijke vernieuwing, T.J.J. Mol, voorzitter J. van der Meer, griffier 5
Agendanummer: 9 Vergadering: 23 februari 2010 De raad van de gemeente Winsum; gezien het voorstel van de commissie bestuurlijke vernieuwing; b e s l u i t : raadscommunicatie een impuls te geven door inzet van de voorgestelde middelen; de eenmalige kosten ad 3.934,-- te dekken uit de raming op de post Onvoorziene uitgaven; de structurele kosten ad 2.000,-- te dekken uit de raming op de post Nieuw beleid. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Winsum in zijn openbare vergadering van De raad voornoemd, voorzitter, griffier, 6