Pagina 1 van 10 Jaarplan U Centraal 2015 141217-NOT-UCeJaarplan2015 Inleiding In dit jaarplan wordt het beleid voor het kalenderjaar 2015 beschreven. Het jaarplan bestaat uit: - Een meerjarenbeleidsparagraaf. - De plannen voor 2015. - De doelen voor 2015. - De begroting voor 2015. U Centraal gaat in 2015 formeel onderdak bieden aan de activiteiten van Home-Start, Back UP, Pretty Woman, PPI, OWR en SMW-VO/MBO. Deze activiteiten konden niet op 1 januari 2015 bij de buurtteamorganisatie Jeugd & Gezin worden ondergebracht. In 2015 zal opnieuw worden bekeken wat er met deze werkzaamheden op langere termijn gaat gebeuren. Voor deze onderdelen zullen afzonderlijk plannen gemaakt worden. Daarom zal dit jaarplan geen aandacht besteden aan deze activiteiten. Meerjarenbeleidsparagraaf U Centraal is een jonge organisatie die is voortgekomen uit het jaren durende proces van Vernieuwend Welzijn van de Gemeente Utrecht. Nu zij nog niet zo lang bestaat wordt zij geconfronteerd met de drie decentralisaties en de aanpassingen van het zorg- en welzijnsbeleid op gemeentelijk niveau. Al deze ontwikkelingen in een korte tijd trekken een zware wissel op de organisatie en haar vrijwillige en betaalde medewerkers. Ook de mensen die gebruik maken van één van de vormen van maatschappelijke ondersteuning die U Centraal biedt, kunnen hier in de komende maanden de gevolgen van gaan merken. Dit alles maakt het noodzakelijk dat U Centraal in 2015 een nieuwe weg in slaat met een duidelijke boodschap voor de komende vier jaren. Deze boodschap van U Centraal is: U Centraal levert een bijdrage aan de kwaliteit van leven door het organiseren van maatschappelijke ondersteuning voor mensen die door problemen worden belemmerd in hun mogelijkheden. U staat centraal! wordt de lijfspreuk van de organisatie. Uitgangspunt is dat mensen liefst zelf hun problemen op lossen, zo nodig hulp van hun familie of sociale omgeving inschakelen en als het niet anders kan hulp inroepen van organisaties (die vrijwillige of betaalde medewerkers hebben). Als hulp van organisaties nodig is, dan moet men zo snel mogelijk de juiste hulp kunnen vinden. In de samenleving zien we dat mensen steeds vaker zelf het heft in handen nemen en met eigen kracht en invloed trachten belemmeringen weg te nemen en beperkingen aan te pakken. U Centraal wil daar bij aansluiten. U Centraal brengt deze boodschap in praktijk door het verwerven van subsidies voor de uitvoering van de navolgende activiteiten: Het zo laagdrempelig mogelijk aanbieden van Informatie & Advies. Het organiseren van Vrijwillige Inzet. Het organiseren van Lotgenoten- en Groepsgewijze Hulp. Het bieden van Woonzorg.
Pagina 2 van 10 Uitvoering geven aan het Steunpunt Mantelzorg Utrecht. Uitvoeren van speciaal sociaal werk zoals Fiom Utrecht en Maaltijdservice. In de komende jaren gaat U Centraal deze activiteiten kwalitatief verbeteren en kwantitatief uitbreiden. Hiervoor is het investeren in de vrijwillige en betaalde medewerkers de belangrijkste succesfactor. Daarnaast bestaat het besef dat er samenwerking nodig is met de mensen waarvoor U Centraal zich wil inzetten én met al die instellingen en organisaties die daaraan ook een bijdrage willen leveren. Dat vraagt om een houding die ruimte biedt aan anderen. In de komende vier jaren gaat U Centraal de volgende stappen zetten: In 2015 is de focus gericht op de nieuwe koers en wat dit van de medewerkers vraagt. De kwaliteit van de werkzaamheden gaat omhoog en de missie is een gezamenlijk gedragen opdracht. Er komen méér baten beschikbaar. In 2016 zijn er meer activiteiten mogelijk vanwege hogere baten. Er is een kwaliteitsbeleid dat aan sluit bij de nieuwe koers. Medewerkers zijn trots op de organisatie die zij samen maken. In 2017 is er een groei gerealiseerd die voldoende volume geeft aan een toekomst met perspectief, zodat de mensen die we ondersteunen daarbij baat hebben. In 2018 is U Centraal een stabiele steunpilaar in de Utrechtse civil society. Plannen 2015 Beleid U Centraal zal haar missie en statutaire doelstelling aanpassen aan de veranderde omstandigheden. U Centraal levert in 2015 een belangrijke bijdrage aan de uitvoering van het nieuwe welzijnsbeleid Meedoen naar Vermogen in de stad Utrecht. U Centraal verricht de kern van haar activiteiten in spoor-1: De Stad. In dit fundament van het Utrechts model worden basisvoorzieningen geleverd die burgers sterker en weerbaarder maken. Utrechters geven dit zelf vorm met faciliteiten en ondersteuning. De werkzaamheden van U Centraal kunnen worden samengevat als; vrijwillige Inzet, Lotgenoten- en Groepsgewijze Hulp, Woonzorg, Steunpunt Mantelzorg, Fiom Utrecht en Maaltijdservice. Voor de uitvoering van de Sociale Basiszorg (spoor-2) wordt vanaf 1 januari 2015 samengewerkt met de Buurtteamorganisaties Sociaal en Jeugd en Gezin. Dan gaat het om professionele individuele basiszorg in 18 buurtteams verspreid over de stad. U Centraal levert circa 40 FTE sociaal werkers en sociaal raadslieden aan de Buurtteamorganisatie Sociaal. Voor deze samenwerking is met de nieuwe Buurtteamorganisatie Sociaal Utrecht een samenwerkingsovereenkomst opgesteld. U Centraal levert specifieke inhoud op de onderdelen werkontwikkeling Informatie & Advies, groepsgewijze cliëntondersteuning, koppeling vrijwillige inzet en speciaal sociaal werk.
Pagina 3 van 10 U Centraal wil de -door zichzelf en door de financiers gestelde- kwantitatieve en kwalitatieve doelen behalen en focust daarnaast op de primaire processen: met iedere cliënt zal nadrukkelijk gewerkt worden aan de vergroting van de eigen kracht, de zelfredzaamheid en deelname aan de samenleving. Het eigen netwerk wordt verstrekt en benut, mantelzorgers worden ondersteund. Daar waar mogelijk worden vrijwilligers ingezet en zal de ondersteuning groepsgewijs worden aangeboden. De bedoeling is dat mensen zo veel mogelijk zelf hun problemen kunnen oplossen. De informatievoorziening (U Gids en de Plusgids Utrecht) wordt uitgebreid (met b.v. kerkelijk werk) en is interactief en breed toegankelijk, waardoor Utrechters zichzelf kunnen informeren en voor zichzelf en anderen oplossingen kunnen vinden. De informatievoorziening (U Gids en intranet) heeft ook als doel om de kennis van professionals up-to-date te houden en verder te ontwikkelen. De inzet van sociale media en online-hulpverlening krijgen daarbij nadrukkelijk aandacht. U Centraal werkt samen met alle partijen die van belang zijn om het effect van haar inspanningen te versterken. U Centraal stelt zich actief op en oefent invloed uit op het welzijnsbeleid in Utrecht. Directie, management en teamleiding zijn zo nodig aanwezig bij belangrijke bijeenkomsten. U Centraal heeft de ambitie om producten die kwalitatief goed ontwikkeld zijn en die zich in de praktijk hebben bewezen, ook buiten de stad Utrecht aan te bieden. Waar kansen zich voordoen worden deze benut. U Centraal kiest voor kwaliteitsbeleid volgens ISO-normen. U Centraal zorgt voor het beschrijven, uitvoeren en optimaliseren van de primaire processen en ondersteunende processen. U Centraal is een gecertificeerde organisatie. Het Arbobeleid is niet apart benoemd, maar is volledig geïntegreerd in dit jaarplan. De Arbo elementen zijn middels een voetnoot aangegeven. Organisatie U Centraal heeft een platte organisatievorm ingedeeld in teams gericht op de pijlers van de nieuwe organisatie: Informatie & Advies, Vrijwillige Inzet, Lotgenoten- en Groepsgewijze Hulp, Woonzorg, Steunpunt Mantelzorg, Fiom Utrecht en Maaltijdservice. De medewerkers die in de buurtteams werken zijn weliswaar in dienst bij U Centraal, maar maken geen deel uit van de U Centraal organisatiestructuur. Zij zijn onderdeel van de structuur van de buurtteamorganisatie. De organisatie staat ten dienste van burgers, vrijwilligers en medewerkers. Voor deze groepen moeten faciliteiten worden georganiseerd. Hiervoor bestaat de organisatie en niet andersom. Vanuit deze gedach-
Pagina 4 van 10 te moet de organisatie ook worden opgebouwd. De structuur wordt van onderop vormgegeven: we denken vanuit burgers, vrijwilligers en medewerkers. Daartoe wordt aan medewerkers gevraagd wat zij van de organisatie verwachten. Medewerkers van U Centraal krijgen een stem via de teams en hun teamleider. U Centraal versterkt de gezamenlijke cultuur gericht op de professionaliteit van de medewerkers en teams. Een cultuur waarin mensen open en direct communiceren en de ervaringen en meningen in de uitvoering mede-sturend zijn voor het beleid. Dat vereist extra aandacht voor het delen van de visie, heldere communicatie en het scheppen van duidelijkheid over de kaders. Het managementteam bestaat uit drie teamleiders, twee managers en de directeur bestuurder. Het MT stimuleert de teams stimuleren om zelf organiserend op te treden. U Centraal kent zo veel mogelijk meewerkende teamleiders. Door het feit dat circa 41 FTE van U Centraal is geleverd aan de buurtteamorganisatie, zijn er minder ondersteunende werkzaamheden nodig. In 2014 zijn daarop anticiperend maatregelen genomen. In 2015 wordt gemonitord of deze afdoende zijn. Zo nodig wordt de overhead afgeslankt. U Centraal werkt samen met organisaties die voor haar van belang zijn. Prominent aandachtspunt hierbij betreft de vrijwillige inzet en het verbinden van de professionele en informele zorg. U Centraal werkt samen met vrijwilligers die verbonden zijn aan de eigen organisatie en met autonome vrijwilligersorganisaties. De samenwerking kent specifieke cultuur-aspecten. Vrijwilligers werken immers zonder betaling en vanuit bevlogenheid of zingevingsbehoefte. Zij investeren doorgaans veel tijd in de mensen waarmee zij werken en wensen geen bureaucratische handelingen. Om de inbreng van de vrijwillige medewerkers verder te ontwikkelen heeft U Centraal in 2014 de Vrijwilligersraad U Centraal opgericht. De vrijwilligers verkrijgen op deze wijze een sterkere positie in de organisatie. De Vrijwilligersraad krijgt in 2015 verder vorm. De waarde van vrijwilligerswerk zal beter en gekapitaliseerd in beeld worden gebracht (de waarde van een vrijwillige inzet van één uur is 4,50) In 2015 zal ook de samenwerking met Al Amal, Handjehelpen en Present Utrecht worden voortgezet. Anders dan in 2014 zal de samenwerking met de professionals in de individuele ondersteuning via de buurtteams lopen. Op de naleving van deze afspraken heeft U Centraal geen invloed meer. U Centraal zal voor juli 2015 evalueren of de samenwerking op deze manier nog passend is.
Pagina 5 van 10 Processen De teams van U Centraal hebben allen de opdracht om hun eigen kwaliteit te verbeteren, om te innoveren en verder uit te bouwen. Dit wordt een belangrijk onderdeel van de teamplannen. In hoofdlijnen zijn de volgende thema s te benoemen: Informatie & Advies. De U Gids wordt verder ontwikkeld tot een hoogwaardig digitaal platform voor alle informatie en advies op de gebieden: wonen-zorg-welzijn-financiën en vrijwillige inzet. Hierop zal flink geïnvesteerd worden. De ambitie is voor alle inwoners en professionals in Utrecht een onmisbare sociale kaart plus wet- en regelgeving te worden, interactief met online hulpverlening. Mogelijkheden om de bibliotheken hierbij in te schakelen zullen worden onderzocht. Het proces rondom de werkontwikkeling en (expertise) ondersteuning van de sociaal raadslieden in de buurtteams wordt in afstemming met de Buurtteamorganisatie georganiseerd. Vrijwillige Inzet. Het proces rondom de (groei van) vrijwillige inzet zal verder worden vormgegeven in samenwerking met externe partijen. U Centraal zal jaarlijkse tot en met 2017 haar budget 5% ombuigen ten gunste van vrijwillige inzet. Het aantal vrijwilligers zal ten opzichte van 2014 moeten groeien. Lotgenoten- en Groepsgewijze Hulp. Het proces rondom de ontwikkeling van groepsgerichte activiteiten zal in samenwerking met de Buurtteamorganisatie worden vormgegeven. Doel is om activiteiten die buurtgericht kunnen worden georganiseerd daar te laten plaatsvinden, maar om activiteiten die beter op stedelijk niveau kunnen plaatsvinden ook op dat schaalniveau te organiseren. Woonzorg. De aanpak van woonoverlast is een belangrijke taak voor gemeenten en woningcorporaties. Soms kunnen uit de hand gelopen overlastproblemen de woonkwaliteit van veel mensen ernstig aantasten. Niks is zo erg als er tegen op zien om naar huis te gaan omdat je dan weer wordt geconfronteerd met probleemgedrag van anderen! U Centraal heeft meerdere activiteiten op het gebied van woonzorg. Deze activiteiten zullen in 2015 in een betere samenhang worden georganiseerd en aangeboden. Ook herstructureringstrajecten van corporaties worden ondersteund door U Centraal. Steunpunt Mantelzorg Utrecht. De positie van mantelzorgers is enorm belangrijk. Dit wordt nog steeds onvoldoende realistisch ingeschat. Het belang van mantelzorg moet nog toenemen en de ondersteuning van mantelzorgers verdient meer inspanningen. Mogelijk kan ook de belangenbehartiging op lokaal niveau worden georganiseerd. U Centraal heeft op beperkte schaal speciaal sociaal werk: Maaltijdservice en Fiom-hulp. U Centraal gaat er van uit dat doorontwikkeling, in-
Pagina 6 van 10 novatie en kennisoverdracht belangrijke voorwaarden zijn om deze specialismen ook in de toekomst van bestaansrecht te verzekeren. Resultaten U Centraal vraagt aan cliënten, medewerkers en vrijwilligers, organisaties waar mee wordt samengewerkt en financiers wat hun ervaringen zijn met U Centraal. De resultaten van de cliënt-, vrijwilligers-, medewerkers tevredenheid die we jaarlijks meten worden stevig geborgd in het kwaliteitssysteem. De nadruk in de rapportages moet verschuiven naar de verhalende beeldvorming, naast de gebruikelijke meetinstrumenten die alle hun beperkingen hebben. Doel is dat U Centraal leert van de reacties van haar stakeholders, de juiste verbeter maatregelen neemt en nagaat of deze bijdragen aan de gewenste effecten. De Horizontale Verantwoording met alle stakeholders en ook de financiers krijgt verder vorm in 2015. Met betrekking tot de financiën heeft U Centraal te maken met de volgende situatie: Er wordt 5% professionele inzet omgebouwd naar vrijwillige inzet wat financiële gevolgen heeft. In 2015 zal er meer dan gebruikelijk geïnvesteerd gaan worden in de ontwikkeling en verdere uitbouw van de werkzaamheden van U Centraal. Met een negatieve financiële exploitatie in de begroting wordt rekening gehouden. Per 1 januari 2016 voert de Gemeente Utrecht 2% efficiencykorting in op de subsidie. In 2015 zal U Centraal hierop gaan anticiperen. Medewerkers U Centraal bevordert een positief werkklimaat binnen U Centraal, waarbij medewerkers de ruimte krijgen voor kennisdeling en voor training, scholing en begeleiding. Een positief werkklimaat draagt bij aan laag verzuim. Het stimuleren van de eigen verantwoordelijkheid en het bieden van handelingsruimte voor de medewerkers, creëert zelfstandig werken binnen de grenzen van de gedragscode 1. Die ruimte voelen stimuleert betrokkenheid en kwaliteit. De bijdrage vanuit de uitvoering aan beleidsontwikkeling is cruciaal. U Centraal kent daarom ook zelforganiserende teams, waarin de medewerkers een grote eigen verantwoordelijkheid en een grote stem hebben in de manier waarop zij als team hun werk vormgeven. In 2015 zal de handelingsruimte en de betrokkenheid bij het beleid een speerpunt zijn. Voor het eerst in 2015 wordt er een Kennis Management Plan (KMP) opgesteld om tegemoet te komen aan de noodzakelijke en gewenste kwaliteitsontwikkeling en deskundigheidsbevordering. Het geheel van kennismanagement bestaat uit veel elementen die allen vanuit een eigen sturing worden georganiseerd, het KMP zorgt voor een geïnte- 1 Arbo speerpunt
Pagina 7 van 10 greerde inhoud. Daarin aandacht voor de volgende punten: Wat is er nodig op basis van missie, doelen en jaarplan? Wat is er nodig in elk team? Wat is er nodig voor elke medewerker, welke begeleidingsbehoefte is er 2? Programma kenniskringen. Lange termijn leerplan medewerkers (leeftijdsbewust beleid) 3. Transitie Plan Arbeidsmarkt (leeftijd bewust beleid) 4. Programma deelname aan extern georganiseerde activiteiten (zoals de Wmo Werkplaats). Uiterlijk in de maand maart worden de functioneringsgesprekken afgerond. Kenniskringen vinden meerdere keren per jaar plaats. In 2015 zal een nieuw personeelsbeleid worden uitgevoerd m.b.t. het omgaan met tijdelijk personeel, functie-eisen, competentieontwikkeling, ervaringsdeskundigheid en uitwisselbaarheid van functies. Het verzuimpercentage bij U Centraal is in 2014 ruim boven de gestelde norm van maximaal 4%. In 2015 wordt er gestuurd op een strikte toepassing van het verzuimprotocol 5. Hulpbronnen In het beheer van gebouwen en werkplekken is er bestaande aandacht voor registratie ongevallen, BHV, nooduitgangen, ontruimingsprocedures, brandblusmiddelen, handhaven rookverbod, CANS-preventie, criteria inrichting werkplekken en RI&E 6. Binnen de Afdeling Beheer en Centraal Secretariaat van het Bedrijfsbureau wordt deskundigheid van Arbo beleid op peil gehouden. Ook op de Afdeling P&O is deskundigheid m.b.t. Arbo beleid aanwezig. Technische hulpmiddelen en sociale media dienen de medewerkers te ondersteunen in een mobiele en flexibele werkomgeving. Door inzet van sociale media en e-hulpverlening gaan we nieuwe communicatiekanalen toevoegen aan de huidige contacten met cliënten en inwoners van Utrecht. U Centraal gaat op een snelle, directe manier informatie en advies uitwisselen en ook een doelgroep bereiken die misschien liever niet persoonlijk contact met een professional wil, maar wel een hulpvraag heeft. U Centraal heeft voldoende ICT-middelen en leert haar werknemers daar mee om te gaan. Hetzelfde geldt voor sociale media. U Centraal 2 Arbo speerpunt 3 Arbo speerpunt 4 Arbo speerpunt 5 Arbo speerpunt 6 Arbo speerpunt
Pagina 8 van 10 gaat er van uit dat er in 2015 gebruik gemaakt kan worden van voldoende gefaciliteerde flexwerkplekken. Doelen 2015 Beleid Organisatie Processen Resultaten Medewerkers Hulpbronnen 1. Strategische koers U Centraal verwerken in missie en doelstelling, vernieuwing uitvoeren en stimuleren. 2. Bereiken van een open, transparante en gezamenlijke cultuur, die bijdraagt aan een positief werkklimaat, waarin medewerkers en leiding elkaar vertrouwen en feedback geven op gedrag zodat zelfsturing en professionele ruimte de norm wordt. 3. Vrijwilligersraad uitbouwen, de kwaliteitscriteria van U Centraal voor vrijwillige inzet worden gehanteerd en het aantal vrijwilligers stijgt. 4. Verbeteren en uitbreiden van de werkzaamheden. 5. Aandacht voor en registratie van risicomanagement (incidenten). 6. De resultaten van de cliënt-, vrijwilligers-, medewerkers tevredenheid zijn positief en geborgd in het kwaliteitssysteem. 7. Een financieel resultaat van 28.869 negatief. 8. De afgesproken prestatieafspraken met de Gemeente Utrecht worden gerealiseerd. 9. Opstellen van een Kennis Management Plan voor 1 juli 2015 en uitvoering ter hand nemen. 10. Intensivering aanpak ziekteverzuim en toepassing ziekteverzuimprotocol met als doel een verzuim van maximaal 4%. 11. Verbetering gebruik sociale media en technische hulpmiddelen. 12. Stabiliteit verbeteren ICT.
Pagina 9 van 10 Begroting 2015 Begroting U Centraal 2015 (inclusief Back UP, Pretty Woman, SMW VO, PPI en Home-Start) 2015 2014 Baten Uren MO (regulier) 9.333 7.110 Uren MO (WAP) 230 - Uren MO (overig) 574 402 Activiteiten 1.137 1.056 Totaal baten 11.274 8.568 Lasten Personeel 7.815 5.897 Huisvesting 631 440 Afschrijving 34 50 Organisatie 292 314 Project 1.095 1.106 Bedrijfsbureau 1.136 730 Innovatiebudget 300 - Totaal lasten 11.303 8.537 Resultaat maaltijdservice - 20 Resultaat -29 51
Pagina 10 van 10 BIJLAGE Organigram U Centraal Raad van Toezicht Vrijwilligersraad Bedrijfsbureau MT: Raad van Bestuur (directie), management, teamleiding Cliëntenraad Ondernemingsraad Fiom Groepsgerichte activiteiten Back UP Home-Start BTO Informatie & Advies Steunpunt Mantelzorg Maaltijdservice Vrijwillige inzet OWR Pretty Woman PPI SMW Woonzorg Teamleiding kan meer teams aansturen. Teamleiding wordt of door de Raad van Bestuur of door een manager aangestuurd. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de relatie met de BTO.