Inhoudsopgave 1 Voorstelling Soft Naert... 2 2 Overzicht van onze producten en diensten... 4 2.1 ERP-software op maat... 4 2.2 ERP-softwarepakketten... 4 2.3 Hardware en netwerken... 4 3 Enkele referenties in de meubelsector... 5 3.1 Slaapcomfort en meubelen... 5 3.2 Meubelfabrikanten... 6 3.3 Beschikbare catalogussen fabrikanten... 6 4 Voorstelling emeubel... 7 4.1 Algemene voorstelling... 7 4.2 Kort samengevat... 8 4.3 Verschillende mogelijkheden...12 5 Pakket emeubel...13 5.1 emeubel volledig instelbaar naar uw werkmethode...13 5.1.1 Ingave parameters...14 5.1.2 Ingave filialen...15 5.1.3 Enkele andere instellingen...16 5.2 De basis van emeubel...17 Wijzigen firma en/of filiaal...18 5.2.1 Artikelen...18 Creatie van artikelen: Ingave artikelen...19 Creatie van artikelen: Kopieerfunctie...20 Creatie artikelen: tijdens de verkoop...21 Artikelen importeren vanuit csv/ excel...21 Opvragen van artikelen en artikelgegevens...22 Prijsbeheer...23 5.2.2 Het klantenbeheer...25 Mailing klanten...27 5.2.3 Het leveranciersbeheer...28 Ingave bezoekrapporten vertegenwoordiger...30 Ingave beurzen...31 Mailing leveranciers...31 Afdruk niet afgewerkte prijslijsten...31 Opvolgen commentaar leverancier...32 5.2.4 Verkoop...33 Ingave van een order...33 Offertes...38 Controle afdrukken...38 Facturatie...39 Facturatie voorschotten...40 Opvragen openstaande facturen...40 Soft-Naert bvba Tel : 051/308537 Mariastraat 4 Fax : 051/314854 8870 Izegem E-mail : info@soft-naert.be
5.2.5 Aankoop...41 Ingave van een bestelling...41 Controle afdrukken...42 Factuurcontrole...42 5.2.6 Historiekgegevens...42 Het personeelsbeheer...43 5.3 Catalogusbeheer...44 5.4 Toonbankverkoop...48 5.4.1 Toonbankfactuur per dag...50 5.4.2 Opzoeken van een toonbankverkoop...50 5.5 Kassabeheer...52 5.5.1 Het inboeken en wijzigen van geldtransacties per datum...53 5.5.2 Controle kassa s...54 5.5.3 Afdruk kasafsluiting...54 5.5.4 Doorboeken kasafsluiting naar financieel dagboek...55 5.5.5 Afdruk controlelijst dag transacties...55 5.6 Klantenopvolging: commentaren...56 5.6.1 Opvolgen commentaar per uitvoerder, verkoper, auteur....57 5.7 Verzending/ leveringen...58 5.7.1 De planning van de routes...58 5.7.2 De definitieve planning van de leveringen...60 5.7.3 Inboeken van ontvangsten en het afhandelen van de leveringen...61 5.7.4 Koppeling met Winroute:...61 5.7.5 Add-on functionaliteit - open leveringsafspraken:...62 5.7.6 Koppeling met boordcomputer Carcube:...63 5.8 Afhalingen...64 5.8.1 De planning van de afhalingen...64 5.8.2 Inboeken van ontvangsten en het afhandelen van de afhalingen...66 5.9 Ontvangst van artikelen leverancier...67 5.10 Locatiebeheer...69 5.11 Optimalisatie van reservaties...71 5.12 Toonzaalbeheer...72 5.13 Controle aankoopfacturen/ verrichtingen...73 5.14 Verkoopstatistiek...74 5.14.1 Enkele voorbeelden...75 Verkopen: maandoverzicht per dag...75 Verkopen: dagcijfer per uur...76 Verkopen volgens selectiecriteria per dag/ maand/ kwartaal/ jaar...77 Verkopen volgens aantal postbussen per dag/maand/jaar...78 5.14.2 Andere mogelijkheden...78 5.15 Productstatistiek...79 5.15.1 Ingave selectie lijsten...79 5.15.2 Productstatistiek volgens selectiecriteria per dag/maand/kwartaal/jaar...80 5.16 Prijskaarten beheer...81 5.17 Dienst na verkoop: Service beheer...85 Soft-Naert bvba Tel : 051/308537 Mariastraat 4 Fax : 051/314854 8870 Izegem E-mail : info@soft-naert.be
5.18 Foto s en documenten koppelen...88 5.19 Documenten koppelen aan een verkoop/ aankoop...90 5.20 EDI : elektronisch communiceren...91 5.21 Klantenkaarten...92 Toevoegen van een verkoop op de klantenkaart...93 5.22 Connectie met website en/of Webshop...93 5.23 Integratie sms verkeer...96 5.24 Help...97 6 Afdrukken...98 6.1.1 Koop-/verkoopovereenkomst...98 6.1.2 Factuur...99 6.1.3 Documenten voor aan de goederen en voor bij levering: laadlijst, reisblad, prestatieblad, leveringsnota...101 6.1.4 Bestelbon...108 6.1.5 Service documenten...109 6.1.6 Toonbankverkoop...111 6.1.7 Kasafsluiting...113 6.1.8 Etiketten...114 Soft-Naert bvba Tel : 051/308537 Mariastraat 4 Fax : 051/314854 8870 Izegem E-mail : info@soft-naert.be
1 Voorstelling Soft Naert Soft-Naert is sinds 1980 actief in de informaticasector. Soft Naert is een gedreven team van IT-experts die iedere uitdaging vol enthousiasme aangaan. Dankzij onze ervaring en toewijding zorgen we voor uw geïntegreerde totaaloplossing naar wens. Hierbij denken we altijd met u mee op lange termijn en geven we u ook volop onafhankelijk advies. Met onze op maat gemaakte software, unieke softwarepakketten en passende ITinfrastructuur vinden we telkens het juiste antwoord voor uw bedrijfsproces. Daarnaast bieden we extra diensten als opleidingen en een snelle helpdesk aan. Soft Naert is reeds 32 jaar een gevestigde waarde en is actief in zowel groothandel, detailhandel, productie en diensten. En dit in verschillende sectoren: groensector, meubelen, textiel, metaal, bouw, transport, Vertrouw 100% op Soft Naert als uw perfecte IT-partner. Samen beheren we u bedrijf beter en helpen we het groeien. We make IT great! Partners: Voor onze IT-oplossingen en ERP-software doen we een beroep op (inter)nationale toppartners. Zo kunnen we onze klanten de kwaliteit geven die ze verwachten en nodig hebben. 2
Soft Naert medewerkers: Medewerkers : 24 Algemeen directeur/ Commercieel directeur Directeur kwaliteit/ Project management Filip Naert Patricia Vandelanotte Soft Naert Resellers: Onze Gold Partners hebben het exclusieve nationale of regionale distributierecht voor emeubel verworven. Onze partners bevinden zich in Verenigd Koninkrijk, India, Australië en Nieuw Zeeland en Italië. 3
2 Overzicht van onze producten en diensten 2.1 ERP-software op maat Als ERP-specialist levert Soft Naert software op maat met efficiënte oplossingen voor uiteenlopende sectoren. Wij ontwerpen flexibele toepassingen voor elk bedrijfsproces en lossen alle complexe problemen met succes op. Bovendien bent u zeker van een ERP-managementsysteem dat met uw bedrijf meegroeit. 2.2 ERP-softwarepakketten Soft Naert biedt bedrijven specifieke, modulaire ERP-pakketten aan. Hierbij combineren we steeds onze eigen knowhow met de jarenlange ervaring van onze gebruikers. Op die manier kunnen bedrijven direct aan de slag met onze bijzonder intuïtieve en complete software in één handig pakket. 2.3 Hardware en netwerken Wij streven naar één geïntegreerde IT-totaaloplossing die al uw bedrijfsactiviteiten omvat. De specialisten van Soft Naert installeren en onderhouden ook de nodige infrastructuur voor uw informatica, inclusief hardware en netwerken. Want uw IT-omgeving vormt de ruggengraat voor uw ERP-systeem en uw hele bedrijfsproces. 4
3 Enkele referenties in de meubelsector 3.1 Slaapcomfort en meubelen Dagelijks werken meer dan 500 mensen met emeubel in België. Zowel grote winkelketens als kleine zelfstandigen beheren hun retailorganisatie met emeubel. Hieronder vindt u een lijst van emeubel referenties. Vanaf nu wordt emeubel ook internationaal door externe softwarepartners verdeeld. We hopen dit verdelers netwerk op korte termijn nog sterk uit te breiden. Auping Plaza Oostende Auping Plaza Sint-Martens-Latem Base-X Veurne Bedking Ergopolis Boortmeerbeek Creazzi Wevelgem Colifac Sint-Niklaas Devos Interieur s Gravenwezel D-KO Roeselare Domo Meubelen Leuven Donum Antwerpen Donum - Hasselt Dumpi Mart Brugge Easysleep Group Ergo Comfort Veurne Furn Invest Maasmechelen Gero Wonen - Lier Henders & Hazel Oostende Intres Belgium Brussel Keldermans Wonen Herk-De-Stad Krea Sint-Niklaas Loft Interieur - Haaltert Meubelen Crack Ieper Meubelen Defossez Wervik Meubelen De Graeve Oedelem Meubelen Euroshop Doornik Meubelen Euroshop Roeselare Meubelen Gené Buggenhout Meubelen Jonckheere Belsele Meubelen Larridon Lendelede Meubelen Lucas - Haaltert Meubelen Neven Diepenbeek Meubelen Plasman Veurne Meubelen Plasman Koksijde Meubelen Plasman - Nieuwpoort Meubelen Robbrecht Zwijndrecht Meubelen Tastenhoye Overijse Meubelplein De Olifant Oostende Meubles Kreabel Tourcoing, Frankrijk Meubles Nikelly Dottignies Meubles Toff Dottignies New Classics - Veurne Odrada Balen Pont Royal Nogent-sur-Oise, Frankrijk RR- Interieur Knokke RR- In & Out Knokke Sleepworld Group Sleepy Group So Suite Antwerpen Spiers Slaap winkels Stevens Meubel Oedelem Top Center Oostende Top Interieur Reno Diegem Top Interieur Reno Massenhoven Top Mart Izegem Trendline Jong Wonen Haaltert Vandermeeren Interieur Veurne Woonark Sint-Niklaas Xooon - Oostende 5
3.2 Meubelfabrikanten Durlet Aanmaak zetels NDJ Aanmaak meubels Boone International Aanmaak meubels Kesteloot Aanmaak eiken meubels Ls bedding Aanmaak van matrassen en lattenbodems Duvatex Aanmaak matrassen Young Line Furniture Groothandel meubels Foamflex Aanmaak koud vormschuim voor productie van meubelen Obumex (Staden Brussel Antwerpen Knokke) Aanmaak keukens, binnenhuisinrichting In volgende sectoren hebben wij reeds onze diensten bewezen: Referenties i.v.m. andere toepassingen kunnen steeds vrijblijvend bij ons gevraagd worden. Meubelverkoop en industrie Groensector - Groothandels en distributie - Verkoop, verhuur en onderhoud van machines - Metaalverwerking en bewerking Textiel Transport Bouw Diensten Hout - Import en export Fashion 3.3 Beschikbare catalogussen fabrikanten LS Bedding Perfecta Zijlstra Maxfurn Passe Partout Koppeling met ipad app van ROM 6
4 Voorstelling emeubel 4.1 Algemene voorstelling Al bijna 30 jaar zijn we vertrouwd met de problematiek van de meubelondernemingen en bieden oplossingen voor de automatisatie van de meest uiteenlopende bedrijfsprocessen. Samen met enkele belangrijke spelers uit de meubelbranche ontwikkelde Soft Naert het softwarepakket emeubel voor interieur-, slaapcomfort- en meubelzaken. De unieke combinatie van onze jarenlange ervaring met software op maat én de diepgaande kennis van onze klanten maakt emeubel het meest complete en intuïtieve softwareprogramma voor de wonenbranche. emeubel biedt dan ook direct een concreet antwoord op alle specifieke vragen van iedere meubelhandelaar. Beheer uw winkeladministratie tot in de perfectie emeubel zorgt voor een volledige automatisering van de administratieve en commerciële taken in een meubel- of interieurzaak. Het softwarepakket volgt de logica en dagelijkse routine van de meubelsector, wat u veel tijd en geld bespaart. Ieder bedrijf krijgt een ERP-pakket dat op de eigen organisatie is afgestemd. Door de juiste modules, parameters, gebruikersrechten en opmaakmogelijkheden te kiezen, geven we uw bedrijf snel de gevraagde oplossing. Kies voor één centraal gegevensbeheer In emeubel werkt elke medewerker met dezelfde, correcte data. Zo wint uw bedrijf veel tijd uit en worden fouten geëlimineerd. De software helpt eveneens de massa aan bedrijfsinformatie structureren. Op die manier vindt u data niet alleen snel terug, maar maakt u ook vlot talrijke rapporten met de gewenste statistische gegevens. Beter management voor producten en prijzen Bij het voorraadbeheer in meubel- of slaapzaken treden vaak problemen of fouten op. Met emeubel vermijdt u die zoveel mogelijk. Het programma vereenvoudigt de creatie van nieuwe producten en beheert productinformatie bijzonder efficiënt. Voor elke collectie, meubel of accessoire voorziet de meubelsoftware van Soft Naert telkens de juiste tool. U werkt met het EDI-systeem, waarmee u elektronische catalogi kunt ontvangen en ook elektronisch kunt bestellen. emeubel biedt eveneens de mogelijkheid om eigen catalogi te creëren, Excelfiles in te lezen en artikels snel te creëren. U beheert producten en prijzen dus beter dan ooit in emeubel. Minder manueel werk Soft Naert helpt om manueel, repetitief werk te vermijden. Met emeubel vindt u snel facturen en voorschotten terug. U verifieert financiële stromen en beheert leveringen, bestellingen en herstellingen. De verbinding met onze eigen boekhoudsoftware Tribune geeft u direct een algemeen overzicht van uw situatie zonder dezelfde informatie verschillende keren te moeten ingeven. 7
De ERP-software voor de toekomst Soft Naert investeert voortdurend in het verder uitbouwen en updaten van emeubel. Nieuwe én bestaande klanten genieten dan ook altijd van de nieuwste functionaliteiten en technologieën, nu én in de toekomst. Dankzij die gegarandeerde, optimale werking doen steeds meer bedrijven in binnen- en buitenland een beroep op onze ERP-software. Kies dus ook voor de toekomst. Kies voor emeubel. 4.2 Kort samengevat emeubel: beheers pakket voor de retailer winstgevend beheer van de volledige administratie en commerciële taken. Enkele voorbeelden van wat emeubel u biedt: Artikel-, prijs- en catalogusbeheer Orderopvolging en beheer van aankoopverrichtingen Voorraadbeheer Leveranciers- en klantenbeheer en opvolging Prijskaartenbeheer Perfecte opvolging van uw dienst na verkoop Kassabeheer Snelle toonbankverkoop Planning van afhalingen en leveringen Historiek en statistieken Facturatie De e staat voor edi (electronic data interchange), dit betekent: het op elektronische wijze uitwisselen van informatie tussen fabrikanten en retailorganisaties aan de ene kant en detaillisten aan de andere kant en dit via het e-business platform. De geïntegreerde administratie van emeubel biedt volgende voordelen: Automatische artikelinvoer door inlezen catalogi in bestand via het platform Automatische prijsaanpassingen door inlezen nieuwe catalogi Automatische bestellingopbouw aan de juiste leveranciers vanuit de orders Automatische orderbevestiging met codering van de juiste leveringstijd in de orders Bestellingen van onbestaande artikelen onmogelijk Klanten bekomen juiste informatie en prijzen Administratie die sneller, juister en doorzichtiger werkt 8
Alle individuele calculatiemethodes worden vervangen door één uniform berekeningssysteem Iedereen kan werken met dezelfde geactualiseerde prijs, klanten, leveranciers- en stockgegevens Alles is vlot opzoekbaar: klanten, leveranciers, orders, artikelen, enz. Zo is een snelle reactie naar de klant toe mogelijk Snelle kasverkoop door het gebruik van het barcodesysteem Geen apart mailingbestand meer opbouwen Overzichtelijke voorraadopvolging Magazijnbeheer Toonzaalbeheer Service opvolging Correcte opvolging planning levering en verzending Veelheid aan historiek- en statistiekgegevens Heel gebruiksvriendelijk: alle functies kunnen geactiveerd worden met de muis of het klavier emeubel is volledig gekoppeld met het financieel beheer. Manuele boekhoudkundige verrichtingen worden geëlimineerd en gebeuren door de koppeling automatisch. Denk maar aan alle tijd die u verliest om uw voorschotten in te boeken. Verleden tijd dus! De koppeling van emeubel met het financieel biedt volgende voordelen: Automatisch inhalen van verkoopfacturen, voorschotfacturen en kasfacturen Door de factuurcontrole van de aankopen in emeubel wordt de aankoopfactuur automatisch geboekt in het aankoopdagboek Alle kasontvangsten en uitgaven worden doorgeboekt in de financiële dagboeken Via de gestructureerde mededelingen automatische afpunting van openstaande facturen én voorschotfacturen ten opzichte van de betalingen Manuele aanpassingen steeds mogelijk 9
Dit geeft u: Enorme tijdsbesparing Geen dubbel, verloren werk meer Geen puzzelwerk meer naar openstaande voorschotten De foutenmarge wordt tot een minimum herleid Snellere maandelijkse afsluiting van uw boekhouding Meer tijd voor andere belangrijke zaken U bekomt sneller uw boekhoudkundige resultaten emeubel is gekoppeld met : bankterminals het te betalen bedrag wordt automatisch vanuit emeubel naar de betaalterminal gestuurd. sms verkeer mogelijkheid om vanuit verschillende programma s een sms te versturen. webshop en webapplicatie mogelijkheid om de artikelen op uw website te plaatsen en te beheren vanuit emeubel, om te werken met webshop (orders via het internet), om de stock van artikelen te raadplegen via de website programma s voor rittenoptimalisatie zoals Intertour: de software plant de orders automatisch in optimale ritten en houdt rekening met uw restricties en die van de klant. De ritten worden terug gekoppeld naar emeubel waar dan alle laadlijsten, reisbladen en verdere afhandeling gebeurt. Boordcomputers zoals Carcubes: emeubel kan u koppelen met de boordcomputer van de chauffeurs, wat voor een efficiënte en actuele informatie-uitwisseling zorgt tussen planner en chauffeur Business Intelligence Tools naast de vele statistiekmogelijkheden, kan u emeubel koppelen met een BI Tool voor diepgaandere en gepersonaliseerde dashboards en statistieken. emeubel draagt bij aan: Klantentevredenheid Tevredenheid bij de werknemers Netheid in de winkel: alle artikelen zijn op dezelfde manier geëtiketteerd Snelle service aan de klanten Grondig getest en bijgestuurd... 10
emeubel draait op het besturingssysteem MS Windows Snel vertrouwd met bediening van het programma zodat u zich onmiddellijk kan toeleggen op het eigenlijke werk. De opbouw van de programma s, de menu s, de opeenvolging van de nodige acties volgen de logica en de routine van uw normale werkmethode. E X T E R N Fabrikanten Fabrikanten e-business platform Fabrikanten Catalogi D E T A I L L I S T E N Kasticket Kasfactuur Cadeaubon Kassaverkoop Statistiek Artikel Offerte Verkooporder Verkoopovereenkomst Leveringsnota Factuur Dienst na verkoop Planning verzending Laadlijst Voorraad Orderbevestiging Bestelling lever. Bestelbon Levering Etiketten Inventaris Boekhouding Historiek 11
Alle functies kunnen geactiveerd worden met de muis of met het klavier. Alle afdrukken kunnen op het scherm gedrukt worden en geëxporteerd worden naar MS- Office. Bovendien is emeubel volledig ondersteund met een helpfunctie. Specialist zijn in de informatica is dus absoluut niet nodig. Opmerking In samenwerking met onze klanten worden nog voortdurend nieuwe functionaliteiten en modules toegevoegd aan emeubel, die naar eigen nut al dan niet aangeschaft kunnen worden. 4.3 Verschillende mogelijkheden In elke meubelzaak is het grootste probleem de grote hoeveelheid van artikels en catalogi van de verschillende leveranciers met honderden specificaties en opties. Zonder een specifiek programma worden er enorm veel tijdrovende en dure fouten gemaakt. Ons programma helpt onze klanten om gemakkelijk alle artikels van elke leverancier te beheren en vermijdt fouten in de communicatie met klanten en leveranciers. 12
Dit werkt door middel van: digitale catalogi creatie van eigen catalogi import gegevens vanuit Excel of gegevensbank van leveranciers creatie van een artikelbeheer met kopieerfunctie, specifiek voor decoratie- en verlichtingsartikelen, beddengoed, enz. Eén van de belangrijke voordelen van emeubel is het automatisch inlezen van catalogi van leveranciers via het e-business platform of rechtstreeks in de administratie van emeubel. De actuele lijst van fabrikanten die een elektronische catalogus aanbieden, kan steeds bij ons aangevraagd worden. Perfecta wordt rechtstreeks verdeeld aan alle emeubelklanten. Onze klanten bestellen dan ook automatisch door aan deze leverancier. De volgende bladzijden bevatten een summiere rondleiding door het pakket met enkele voorbeelden van ingave schermen. Tevens is hier en daar een kort woordje uitleg gegeven. Verwacht echter niet dat dit dossier volledig is en alle functionaliteiten in detail bespreekt. 5 Pakket emeubel 5.1 emeubel volledig instelbaar naar uw werkmethode Doordat geen enkele onderneming dezelfde werking heeft, kan emeubel volledig afgestemd worden op uw werkmethode en wensen. Samen met u stemmen we emeubel af aan de hand van verschillende parameters, standaardinstellingen, teksten, In emeubel Opstart zijn hiervoor enkele programma s voorzien. Enkele voorbeelden: 13
5.1.1 Ingave parameters Bevat specifieke firma gegevens en parameters van uw bedrijf. (emeubel configuration firmainstellingen) 14
5.1.2 Ingave filialen Bevat specifieke gegevens en parameters per filiaal. (emeubel configuration firmainstellingen) 15
5.1.3 Enkele andere instellingen Aan elk programma in emeubel kan een roepnaam toegekend worden. U drukt op de Ctrl + W en u geeft de callname vb. KLA op. U drukt op enter en het Klantenbeheer wordt weergegeven. (emeubel Control - W) Aanmaken van allerhande teksten voor op uw kasticket, factuur, enz. (Algemeen instellingen) 16
5.2 De basis van emeubel emeubel bestaat uit een basis die kan uitgebreid worden met verschillende modules. De basismodule omvat: Volledig beheer artikelbestand, modellen, artikelgroepen en prijzen Inlezen van CSV-bestanden Klanten- en leveranciersbeheer Orderverwerking, Offertes Bestellingen aan leverancier Betalingen, voorschotten Facturatie Voorraadbeheer en inventaris Stockidentificatie, stocketiketten en prijsetiketten Historiekgegevens Klanten- en leveranciermailing Cadeaubons Postcode en straatnamen Paswoorden beheer Ingave gebeurtenissen Beheer medewerkers en opvolging van vertegenwoordigers emeubel is volledig beveiligd met paswoorden. De paswoorden kunnen toegepast worden tot op het niveau van een tabblad. Uw paswoord kunt u op ieder ogenblik wijzigen. 17
Wijzigen firma en/of filiaal emeubel is volledig instelbaar volgens uw bedrijfsstructuur, per boekhouding, firma, filiaal, afdelingen en deze kunt u nog verder onderverdelen in locaties. Op een eenvoudige manier kan er veranderd worden van boekhouding en filiaal, u geeft hier een andere boekhouding en filiaal op en drukt op de knop Activeer. U kunt onmiddellijk verder werken in het nieuwe opgegeven filiaal. 5.2.1 Artikelen Creëren van artikelen, artikelgroepen, beheren van de prijzen, prijscondities toepassen, samengestelde artikelen, kostenartikelen maken, verscheidene opties aan een artikel toekennen, Het artikelbestand wordt volledig beheerd in emeubel! Met emeubel kan gewerkt worden met elektronische of eigen catalogi, wanneer uit deze catalogi een artikel gepikt wordt, dan wordt dit artikel automatisch gecreëerd in emeubel. Biedt de leverancier u een excel- of csv-bestand aan met het productassortiment, dan kunnen deze geïmporteerd worden, emeubel creëert voor u alle nodige artikelen. Maar doordat nog niet elke fabrikant een elektronische catalogus of csv- bestand ter beschikking stelt, is het mogelijk om in emeubel zelf artikelen te creëren. 18
Creatie van artikelen: Ingave artikelen Het creëren van een artikel kan in de artikelfiche. Verscheidene gegevens zoals de leverancier, het model, de groep (bv Salons of Hoeslakens), prijzen, samenstellingen, opties kunt u hier ingeven. (Artikelen artikelgroepen) U kunt alle artikelen onder verschillende groepen, classificaties brengen. Na de creatie van een artikel kunt u een artikel nog van groep veranderen. Aan elk artikel kunt u verscheidene opties toekennen, u wordt niet beperkt tot een bepaald niveau. De nummering van het artikel kan automatisch, kan zelf gekozen worden en kan ook semiautomatisch (473-5000-2214: het verkort leveranciersnummer- modelnummer- volgnummer) Bij de creatie van een artikel wordt automatisch een barcode toegekend, zo kunt u dan ook voor elk artikel een etiket (of decoratie etiket) afdrukken. De barcode van de leverancier kan tevens overgenomen worden. De etiketten kunnen steeds opnieuw afgedrukt worden. Een artikel kan hier ook opgevraagd worden om gegevens te wijzigen of verder aan te vullen. Er kan met een controle gewerkt worden bij de creatie van artikelen. 19
(Artikelen) Creatie van artikelen: Kopieerfunctie In emeubel is eveneens een kopieerfunctie in de artikelcreatie voorzien. Deze functie is heel handig om vb decoratieartikelen in te geven, of waarvan geen bestelling opgemaakt werd in emeubel. Wanneer u een artikel opslaat, kunt u deze gegevens overnemen naar een volgende artikelcreatie en vb het kleur of afmetingen aanpassen. Op deze manier kan snel een hele reeks decoratie artikelen ingegeven worden met de juiste factuurgegevens. (Artikelen) 20
Creatie artikelen: tijdens de verkoop Tijdens het ingeven van een verkoop kan snel een artikel gecreëerd worden. Stel u heeft een artikel verkocht en u wil het order ervan opmaken, u zoekt het artikel op en constateert dat het nog gecreëerd moet worden. U zoekt een artikel op dat zo veel mogelijk dezelfde eigenschappen heeft of het artikel dat u moet creëren. Drukt u op F11, dan kunt u de omschrijving, referentie leverancier, optiewaarden, referentiewaarden aanpassen. emeubel creëert automatisch een nieuw artikel wanneer u op OK drukt. (Verkoop Ingave VK) Artikelen importeren vanuit csv/ excel 21
Opvragen van artikelen en artikelgegevens Het opzoeken van artikelen en artikelgegevens gebeurt in emeubel op een snelle, eenvoudige manier. U hoeft niet alle gegevens te weten, want u kan een artikel zoeken adhv het artikelnummer, een deel van het artikelnummer, deel van de omschrijving, het kleur, de leverancier, model, de groep enz. U ziet onmiddellijk hoeveel artikelen u in vrije voorraad heeft, hoeveel er gereserveerd zijn voor klanten, hoeveel er in bestelling zijn voor klanten of voor stock, enz. (Verkoop opvragen artikelen) 22
Snel opzoeken van artikelvoorraad in de winkel. Afgestemd om te werken met Touchscreen (Verkoop opvragen voorraad) Prijsbeheer In emeubel kunt u op een eenvoudige manier u prijzen beheren en prijsaanpassingen doorvoeren. Er kan gewerkt worden met prijscondities. Zo hoeft u nooit meer manueel een prijs uit te rekenen. Per leverancier kan u in emeubel de aankoopcondities aangeven: de richtcoëfficiënt, de handelskortingen, financiële kortingen, Wanneer u nieuwe modellen, artikelen in emeubel creëert dan stelt emeubel automatisch die condities voor en rekent het programma voor u de prijzen uit. Per model en eveneens per artikel kan u dit doen afwijken, bijvoorbeeld wanneer u van een inplantingkorting geniet bij een nieuw model. (Leveranciers) Naast de aankoopcondities kan u ook per leverancier de verkoopsmarge bepalen, wat ook per model en per artikel kan afwijken. De verkoopmarges kunnen per filiaal afzonderlijk ingesteld worden. Heeft u meerdere vestigingen dan kan u met verschillende verkoopprijzen werken. 23
Wanneer prijzen aangepast worden, kunt u dit in emeubel op voorhand instellen. U geeft een uitvoeringsdatum in en pas op deze datum treedt deze prijsaanpassing in werking. Dit betekent dus dat u alle prijsaanpassingen op voorhand kan voorbereiden. Zowel lineaire als niet- lineaire prijsaanpassingen kunt u aangeven in emeubel. Het prijsbeheer werkt op leveranciersniveau, model- en artikelniveau via een watervalsysteem. U kunt kiezen dat voor leverancier X de prijzen wijzigen en dat dit over alle modellen en artikelen gebeurt. U kunt dit evengoed per model bepalen, alle artikelen die tot dat model behoren, worden dan aangepast in 1 klik. Wijken de prijzen per artikel af (niet- lineair) dan kan u op een snelle manier de aankoop- en verkoopprijs aanpassen, waar u dan ook onmiddellijk uw nieuwe verkoopsmarge ziet die u zal behalen. (Artikelen Prijsaanpassingen Prijsaanpassingen op artikelniveau) 24
5.2.2 Het klantenbeheer Alle gegevens over de klanten worden centraal opgeslagen in het klantenbeheer. Bij een verkoop worden de gegevens vanuit de klantenfiche genomen, zo hoeft u niet telkens de klantgegevens in te geven en blijft u klantenfiche up-to-date, want elke wijziging wordt opnieuw centraal opgeslagen. De klantenfiche toont in één oogopslag alle essentiële gegevens van de klant. Interne commentaren kunt u noteren in een memoveld. U kunt een onbeperkt aantal contactpersonen opgeven. Ook de openstaande facturen en orders van deze klant kunt u raadplegen en een koppeling met het Documentenbeheer is voorzien (Icoon links boven). 25
(Klanten) Met een druk op de rechtermuisknop op een lijn kunt u een mail sturen naar die persoon. Van elke klant kunt u alle verkopen, alle facturen en alle openstaande facturen opvragen. 26
Mailing klanten Het opmaken van een afzonderlijk mailingbestand is overbodig. Wanneer u gegevens aanvult in het klantenbeheer, dan gebeurt er automatisch een update in het klanten- en mailingbestand. Adhv. een zelf gekozen selectie kunt u bepalen welke groep klanten u een mailing stuurt. Zo kunt u naar elke klant die een matras heeft gekocht een brief sturen over die actie die u voert rond het reinigen van matrassen. Het mailingsbestand kan onmiddellijk opgebouwd worden in een exceldocument. (Klanten) 5.2.3 27
5.2.3 Het leveranciersbeheer Het beheer van leveranciers is analoog aan het klantenbeheer. Verschillende zaken kunnen per leverancier ingesteld worden, vb hoe besteld wordt, via fax, mail, PTN, of er gecorrespondeerd wordt naar een vertegenwoordiger, de betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, enz. (Leveranciers) 28
U vindt tevens een overzicht van alle bestellingen bij de leverancier. Via de rechtermuisknop gaat u naar de aankoop. 29
Ingave bezoekrapporten vertegenwoordiger Alle bezoekrapporten kunnen bijgehouden worden. Per rapport heeft u de mogelijkheid een verslag te noteren en een To do toe te voegen. U kan een overzicht krijgen van alle verslagen, de niet gelezen verslagen en niet afgewerkte. (Leveranciers) 30
Ingave beurzen In dit programma kunnen alle beurzen aangegeven. Per beurs heeft u de mogelijkheid om een nota te noteren. U kan eveneens overzicht opvragen van alle ingegeven beurzen. (Leveranciers) Mailing leveranciers De opbouw van mailing leveranciers is analoog aan mailing klanten. Afdruk niet afgewerkte prijslijsten Er kan een afdruk bekomen worden van alle niet afgewerkte prijslijsten. Dit is een lijst van alle prijsaanpassingen die nog moeten uitgevoerd worden. 31
Opvolgen commentaar leverancier Per leverancier kunt u eveneens alle commentaar die bij een aankoop of verkoop werd ingegeven, opvolgen. (Leveranciers) 32
5.2.4 Verkoop Ingave van een order Het ingeven van een order kan op verschillende manieren. Samen met de klant, achteraf door een bediende, vanuit een webshop., Naargelang de structuur van uw onderneming en uw werking, kan een uitgebreide ingave, de winkel- of de verkorte ingave gebruikt worden. Het is tevens mogelijk te werken met ingebouwde controles. Alle ingebrachte orders worden weergegeven en worden gecontroleerd. (dit kan ook voor de aankopen). (Verkoop) Enkel de klantgegevens, het totaal van de verkoop en het betaalde voorschot worden ingegeven (extra gegevens kunnen uiteraard ingegeven worden). Zo weet u hoeveel u vb om 11 u hebt verkocht en is de betaling onmiddellijk geregistreerd in uw kassa. 33
(Verkoop) U kan het order ook onmiddellijk samen met de klant ingeven. Zaken die de klant beter niet weet worden niet getoond op deze weergave. U kan onmiddellijk een nette verkoopovereenkomst afdrukken en het order is meteen ingegeven in uw administratie. 34
(Verkoop) Een order kan onmiddellijk ingegeven of verder afgewerkt worden in het uitgebreide ingavescherm. Het is tevens mogelijk te werken met ingebouwde controles. Het ingegeven voorschot wordt onmiddellijk geregistreerd in de kassa. Het betaalde bedrag kunt u nog wijzigen Met een druk op Opmaak AK wordt automatisch een bestelling opgemaakt naar de juiste leverancier, met de juiste artikelen. Na het ingeven van het order kan onmiddellijk een factuur opgemaakt worden U kan een verkoop blokkeren Een verkoop kan omgevormd worden naar een toonbankverkoop, zo kan u de klant een kasticket geven. De voorraad wordt telkens real-time aangepast. Bij het ingeven van een order ziet u onmiddellijk of u dit artikel in vrije voorraad heeft, al besteld is aan leverancier, indien ja het een stockbestelling of een referentie is, en kunt u vb een artikel besteld aan leverancier al toewijzen aan het order. 35
Het selecteren van de artikelen: Het opzoeken van artikelen en artikelgegevens gebeurt in emeubel steeds op dezelfde manier. U hoeft niet alle gegevens te weten, want u kan een artikel zoeken adhv het artikelnummer, een deel van het artikelnummer, deel van de omschrijving, het kleur, de leverancier, model, de groep enz. (Verkoop) Een artikel kan eveneens uit de catalogus gepikt worden. Hoe gaat dit in zijn werk? U drukt op de knop met de catalogus en selecteert de artikelen die u nodig hebt. Het beeld Opvragen catalogi en artikelen (zie volgende afbeelding) blijft open staan tot u op de knop Einde selectie drukt, dan pas worden de artikelen meegenomen naar Ingave VK. U selecteert de leverancier en het gewenste model en de mogelijke artikelen worden weergegeven. U vinkt het artikel Es P4Synchro 3-r aan en u krijgt het scherm Configuratie van Es P4Synchro 3-r waar u de nodige opties kunt selecteren. 36
(Ingave VK bureel Opvragen artikelen) Eenmaal de configuratie voltooid drukt u op de knop Selectie Ok. U kunt een nieuwe selectie maken of op de knop Einde selectie drukken. Onmogelijke combinaties kunnen niet geselecteerd worden, foutieve bestellingen worden dus tot het minimum herleid. (Ingave VK bureel Opvragen artikelen) 37
Offertes U kan eveneens offertes ingegeven in emeubel, dit gebeurt ook in ingave VK bureel (Verkoop) Controle afdrukken Er kunnen verschillende controleafdrukken genomen worden. Enkele voorbeelden zijn: Afdruk niet volledig ingegeven VK s, Afdruk VK s met openstaand saldo, Afdruk VK s volledig uit te leveren, Afdruk VK s door te bestellen, enz. 38
Facturatie Na het ingeven van het order kan al meteen een factuur van het order gemaakt worden. Er kan dus zowel voordat geleverd en/of betaald werd of zowel na de levering en betaling een factuur opgemaakt worden. Hoe de facturen opgemaakt worden, staat rechts op het beeld in stappen uitgelegd. U kunt per verkooporder factureren of in één run. (Verkoop - Facturatie) 39
Facturatie voorschotten De voorschot facturatie kan per week, dag, gebeuren. In het programma worden alle te factureren voorschotten weergegeven. Hoe de factuur opgemaakt moet worden staat rechts op het beeld in stappen uitgelegd. (Verkoop - Facturatie) Alle facturen kunt u opnieuw afdrukken (onbeperkt). Opvragen openstaande facturen Het komt vaak voor dat de klant een factuur wenst bij de levering, terwijl het volledige bedrag nog niet betaald is. In emeubel wordt op de normale manier een factuur gemaakt en vervolgens kan de betaling aan de factuur gekoppeld worden. Dit is vooral van belang wanneer emeubel gekoppeld is met het financieel beheer. U krijgt een lijst van alle openstaande facturen per filiaal en u kan bestaande betalingen of nieuwe koppelen aan de facturen. 40
5.2.5 Aankoop Ingave van een bestelling Het luik aankoop verwerkt alle gegevens van uw aankoopdienst. Via de bestellingen van de klanten komen er automatisch bestellingen open te staan bij uw fabrikanten. Deze bestellingen kunnen nog gewijzigd worden en er kunnen eventueel nog artikelen bijgevoegd worden. Via PTN (elektronisch), mail of fax (afdruk) worden de bestellingen doorgestuurd naar de fabrikant. Een gewone stockbestelling wordt onmiddellijk in dit ingavescherm ingegeven. (Aankoop) Bij het inboeken van de geleverde goederen worden automatisch etiketten gedrukt. Het zijn ofwel voorraadetiketten ofwel klantenetiketten met de naam van de klant en de omschrijving van het artikel. Dit om de goederen te reserveren voor de juiste klant. U geeft de bruto aankoopprijs in en de NNAKP (netto) wordt automatisch berekend adhv de ingestelde condities. De klantgegevens en het verkoopnummer (referentie) worden weergegeven, via de rechtermuisknop gaat u onmiddellijk naar het order. Er kan ingesteld worden naar welke afdeling standaard geleverd wordt (ook voor leveringen, stock en afhalingen). Dit kan steeds gewijzigd worden. 41
Controle afdrukken Er kunnen verschillende controleafdrukken genomen worden: Afdruk nog door te bestellen AK s, Afdruk openstaande AK s, Afdruk AK s zonder orderbevestiging,enz. Factuurcontrole De volledige factuurcontrole van uw aankoopfacturen kan met de module Controle aankoopfacturen. Toch zit er in de basis van emeubel een kleine mogelijkheid tot controle in verwerkt. Zo kan het factuurnummer, de datum, eigen factuurnummer en aanpassingen ingegeven worden. (Aankoop) 5.2.6 Historiekgegevens In emeubel beschikt u snel over uw historiekgegevens. Aan de hand van enkele zoekschermen, vindt u snel wat u zoekt. Alle verkopen en aankopen kunt u raadplegen. 42
Het personeelsbeheer In emeubel wordt aangegeven welke rechten elke medewerker heeft, in dit bestand worden enkele rechten bepaald en worden alle persoonlijke gegevens bijgehouden. (Algemeen beheer medewerkers) 43
5.3 Catalogusbeheer Naast het werken met een elektronische catalogus en zelf gecreëerde artikelen, kan er ook gewerkt worden met eigen catalogi. Met het catalogusbeheer kan voor elk productgamma een eigen catalogus opgebouwd worden. Het uiteindelijke resultaat van een eigen catalogus kent net dezelfde lay-out en werkwijze als een aangeleverde digitale catalogus. (Verkoop opvragen artikelen catalogus) 44
Door te werken met het catalogus beheer is het niet meer nodig alle artikels afzonderlijk aan te maken. U creëert een doordachte structuur in de catalogus zodat de verkoper op een snelle manier het juiste artikel met de juiste opties kan selecteren. Door standaardwaarden aan te maken op zowel het niveau van de verschillende categorieën, artikels en opties komen we later vlot en snel tot een specifieke catalogus. De verschillende categorieën (salon, eetkamer, slaapkamer) is straks de eerste selectie dat uw verkoper ziet. Dit staat dus los van de modellen. Doordat eenzelfde leverancier de gewoonte heeft zijn artikels en opties op dezelfde manier te benoemen over de modellen heen is deze mogelijkheid overgenomen in emeubel. Bij aanmaak van een specifiek model kunnen we dus gebruik maken van de vooraf bepaalde standaarden van de leverancier. Op deze manier verkrijgen we snel een nieuwe catalogus op basis van modellen. Een typisch voorbeeld uit de sector: de stofboeken die een fabrikant gebruikt bij salons. Meestal worden deze gebruikt over de gehele collectie. In emeubel definiëren we dan ook die stofboeken als standaard, zo wordt er bij ieder model gebruik gemaakt van deze standaard, waardoor het aanmaken van verschillende modellen natuurlijk veel vlotter verloopt. Een voorbeeld: u creëert de standaardcategorieën Badkamer, Eetkamer, Slaapkamer, Salon, Dan bepaalt u standaard artikelomschrijvingen zoals 1- zit, 2- zit, 3- zit, Vervolgens kunt u standaardopties gaan definiëren zoals de opties stofboeken, kleuren Doordat u deze artikelen (2- zit, 3- zit, poef) standaard creëerde kan u deze kopiëren voor elk model ( en dit niet alleen voor de modellen, u kunt dit ook kopiëren naar andere leveranciers) en andere bijvoegen. Dit geldt ook zo voor uw opties zoals bv uw stofboeken. Ook andere hulpmiddelen zijn aanwezig bv. kopiëren van een compleet model naar een ander nieuw model.. 45
Voorbeeld model Lima 1-zit 1,5-zit 2-zit 2,5-zit Categorie A 100 110 120 125 Categorie B 105 115 125 130 Categorie C 110 120 130 135 Categorie D 115 125 135 140 Categorie A bestaat uit Empire (met verschillende kleuren) Categorie B bestaat uit Jitop, Nevada, Picasso (met verschillende kleuren) Categorie C bestaat uit Comfort, Discovery, Jumbo (met verschillende kleuren) Categorie D bestaat uit Britt, Surat (met verschillende kleuren) Opties: Extra Sierkussens Pootkleuren: alu en wengé 46
(Verkoop opvragen artikelen catalogus) 47
5.4 Toonbankverkoop Een snelle kassaverkoop is essentieel wanneer voor meeneem artikelen, decoratie artikels, hoeslakens, enz. Via Toonbankverkoop Touch werkt u met een ultra snel en efficiënt all-in-one kassa systeem. Het programma zorgt voor een snelle verwerking van alle handelingen die nodig zijn in de winkel. Kasverkopen, registreren van voorschotten, verwerken van afhalingen, werken met klantenkaarten,... Het registreren werkt snel door middel van Touch screen en barcodescanning. U verkrijgt alle nodige informatie over de producten, klanteninfo, afhaalbonnen voor magazijn, doordat het gelinkt is met de backoffice software. Standaard wordt een algemene klant voorgesteld, maar u kan ook steeds de effectieve klantgegevens ingeven. De artikelen worden ingescand, u maakt de keuze van betaling en drukt op het kasticket. Per toonbankverkoop kan een factuur gemaakt worden. U hoeft niet telkens met een Touch applicatie te werken, eveneens is er een weergave voor op een gewoon scherm. 48
(Verkoop) 49
5.4.1 Toonbankfactuur per dag Op het einde van de dag wordt van alle kastickets een toonbankfactuur gemaakt. Hoe de factuur opgemaakt moet worden staat rechts op het beeld in 6 stappen uitgelegd. (Verkoop facturatie) 5.4.2 Opzoeken van een toonbankverkoop Een toonbankverkoop moet vlot opzoekbaar zijn. Dit kan in emeubel aan de hand van verschillende zoekmogelijkheden. U kunt alle openstaande, te factureren, alle waarborgen en/of alle afgewerkte toonbankverkopen opvragen. U kunt een verkoop opzoeken aan de hand van een klantnaam, straatnaam, datum van de verkoop, en er kan gezocht worden op deeltjes van de klantnaam, straat, (Verkoop toonbankverkoop) 50
(Verkoop toonbankverkoop) Eveneens kunnen alle toonbankverkopen voor een bepaalde datum opgevraagd worden. Zo verkrijgt u een mooi overzicht van alle toonbankverkopen van een bepaalde datum. De controle van uw kasverkopen of het zoeken van een fout in de betalingen is zo gebeurd. (Verkoop) 51
5.5 Kassabeheer In emeubel kunt u volledig uw kassa s en geldbewegingen beheren. Alle kasbewegingen die u ingeeft in de orders zoals voorschotten, ontvangsten bij leveringen, afhalingen, de kasverkopen, enz. worden automatisch geregistreerd in uw kassa s. Adhv parameters in emeubel zorgen we ervoor dat deze registratie automatisch in de correcte kassa gebeurd. Er kan gewerkt worden met verscheidene kassa s, betalingswijzen en transactietypes (= het doel van de geldbeweging: vb. de betaling is een bijkomend voorschot). De kassa kan u op het einde van de dag controleren en nadien kunt u een afdruk nemen van de kasafsluiting. Deze kasafdruk is een wettelijk document (dus bij te houden). Per betalingswijze kan aangegeven worden of het bedrag van deze betalingswijze al dan niet wordt meegerekend in het totale bedrag van de kassa. Voor betalingswijzen zoals overschrijvingen kunt u aangeven dat deze niet naar het financieel beheer verwerkt worden. (dit geldt bij een link naar het financieel beheer). (emeubel configuration diversen kassa) Een voorbeeld hoe een geldbeweging kan ingegeven worden. (Kassa) Ook wanneer u tijdens de orderingave of de toonbankverkoop een geldbeweging ingeeft, dan wordt dit geregistreerd en bijgehouden in de kassa. 52
5.5.1 Het inboeken en wijzigen van geldtransacties per datum Wanneer een bedrag foutief werd ingegeven of er werd aangegeven dat er cash betaald werd, terwijl de klant met bancontact betaalde, dan kan dit eenvoudig gecorrigeerd worden. In dit bestand kunt u tevens geldbewegingen toevoegen of verwijderen. (Kassa) 53
5.5.2 Controle kassa s In emeubel kunnen alle verschillende kassa s geteld worden. Er kunnen eveneens tussentijdse tellingen gebeuren. Bij Kassa geeft u de kassa op waarvan u de controle wenst door te voeren. Alle kasverrichtingen van deze dag worden weergegeven, eveneens alle totalen van de verschillende betalingswijzen. In dit programma wordt tevens de telling ingegeven. (Kan ook per kassa via Toonbankverkoop Touch) (Kassa) 5.5.3 Afdruk kasafsluiting Nadien kunt u een afdruk nemen van de kasafsluiting. Deze afdruk kan op Window of printer gedrukt worden. Deze afdruk kan meerdere malen genomen worden en dit per betalingswijze, kassa, (Kassa) 54
5.5.4 Doorboeken kasafsluiting naar financieel dagboek De kasbewegingen worden dan vervolgens doorgeboekt naar de boekhouding. De koppeling van de kasbewegingen (ingegeven in emeubel) met de boekhouding zorgt ervoor dat de betalingen van de voorschotten en facturen, onmiddellijk afgeboekt worden op de betreffende klanten. Deze automatische boekingen op de individuele klanten gelden zowel voor cash betalingen als voor betalingen ontvangen met visa, bancontact, cheques Doordat iedere beweging (facturen en betalingen) vanuit emeubel voorzien is van een gestructureerde mededeling, kan via het programma afpunten openstaande facturen klanten in de boekhouding een automatische afpunting gebeuren op gestructureerde mededeling zodat de facturen en betalingen van de klanten aan elkaar gelinkt worden en dit niet meer manueel dient te gebeuren. (Kassa) 5.5.5 Afdruk controlelijst dag transacties Er kan een afdruk bekomen worden van alle ontvangsten en uitgaven (terugbetaling aan klant) per transactietype (vb betaling kasverkoop), ingedeeld volgens de verschillende kassa s en van alle verkopen van de dag (ongeacht betaald werd of niet). 55
5.6 Klantenopvolging: commentaren Klantenservice is enorm belangrijk in de sector, klanten verwachten steeds betere service, bellen steeds vaker wanneer er geleverd kan worden, Het is dus van groot belang dat u met emeubel snel een klant te woord kan staan en in één oogwenk zicht heeft op de globale situatie. Met een druk op de functietoets F12 wordt het onderstaande scherm weergegeven. In dit scherm worden alle telefonische contacten met de klant genoteerd. Na het telefoongesprek sluit u dit scherm en kan u onmiddellijk verder met voorgaand werk. (F12) 56
5.6.1 Opvolgen commentaar per uitvoerder, verkoper, auteur. Alle commentaren kunnen opgevolgd worden per uitvoerder, verkoper en auteur. Wanneer het commentaar afgewerkt is, wordt dit afgevinkt. (Klanten) 57
5.7 Verzending/ leveringen Met emeubel beheert u de leveringen van A tot Z. Adhv. van een overzicht van alle uit te leveren verkopen, contacteert u de klanten en plant u de levering in. Door gebruik te maken van een visuele agenda, een overzicht of een gedetailleerd dag overzicht plant u de routes. Vervolgens worden de documenten voor de magazijniers en chauffeurs afgeprint en kunt u na de levering de ontvangsten inboeken. Ook het volledige wagenpark wordt in kaart gebracht. Het verbruik, het onderhoud, de ongevallen, de verzekering en de nodige documenten kunnen bijgehouden worden. 5.7.1 De planning van de routes Adhv een lijst met alle orders (VK s) die geleverd kunnen worden, kan u gaan plannen. Alle orders (VK s) die geleverd kunnen worden, verschijnen, u kan deze lijst verfijnen door meerdere selectiecriteria zoals de afgesproken datum met de klant of per transportzone. Aan de hand van de klantgegevens kunt u de klant contacteren en een definitieve leverdatum afspreken. U kan een overzicht van alle geplande routes raadplegen en de levering plannen in een bepaalde route. Adhv. een kalender (weekoverzicht), het gedetailleerd overzicht of de agenda (dag overzicht) plant u de verschillende routes. Kalender(weekoverzicht) (Levering/ afhaling Leveringsplanning kalender) 58
Agenda (dagoverzicht) Overzicht (gedetailleerd overzicht) De volgorde van de route kan u in het Overzicht snel bepalen. Dit kan u door volgnummers aan iedere uitlevering te geven, of door een aankomstuur in te geven. 59
(Levering/ afhaling Leveringsplanning overzicht) Op dit beeld kan een detail van de commentaren geraadpleegd worden. Dit zijn commentaren die genoteerd worden tijdens vb. telefonische contacten met de klant. Dit bestand vormt de voorbereiding voor het definitief plannen van de leveringen. Met een druk op de rechtermuisknop op een lijn, kan belangrijke informatie betreffende de zone geraadpleegd worden. U kan vb onmiddellijk naar de verkoop gaan. 5.7.2 De definitieve planning van de leveringen In dit beeld zijn alle routes zichtbaar. Het is de bedoeling de routes definitief te plannen en alle nodige documenten af te drukken: Laadlijst Reisblad Prestatieblad (eventueel) Leveringsbonnen voor alle klanten Ook op dit beeld is een detail van de commentaren weergegeven. Met een druk op de rechtermuisknop op een lijn, kan belangrijke informatie betreffende de zone geraadpleegd worden. 60
(Levering/ afhaling Verzending) 5.7.3 Inboeken van ontvangsten en het afhandelen van de leveringen Na de leveringen worden de ontvangsten bij levering ingeboekt en de levering afgehandeld. Er kunnen nog verschillende commentaren betreffende de levering genoteerd worden. Vb. de oude salon hebben we meegebracht en hiervoor moet nog een vergoeding aangerekend worden. 5.7.4 Koppeling met Winroute: Laat Winroute uw ideale routes samenstellen. Winroute is een softwarepakket dat gebruikt wordt om routes te optimaliseren. Concreet betekent dit dat u in emeubel de leveringen kan toewijzen aan een dag en dat u deze informatie via een knop in uw leveringsplanning exporteert naar Winroute. De software zal dan zelf een aantal routes samenstellen, rekening houdende met de verwachte plaatsingstijd, de nood aan een meubellift, enzoverder. Binnen Winroute kiest u de routes waaraan uw voorkeur geniet en importeert u deze terug naar uw leveringsplanning in emeubel. 61
Deze werkwijze is vooral interessant wanneer u over meerdere vrachtwagens beschikt die in dezelfde regio s uitleveren. Eveneens biedt deze integratie u een tool om de kostefficiëntie van uw transportstrategie te analyseren. 5.7.5 Add-on functionaliteit - open leveringsafspraken: Elke medewerker plant eenvoudig een leveringsafspraak met de klant Elke medewerker kan onmiddellijk een datum afspreken met de klant via een eenvoudig programma. emeubel controleert of er in de leveringsplanning nog plaats/ tijd beschikbaar is voor deze transportregio op de voorgestelde datum. De verkoper wijst dus enkel de levering toe aan een bepaalde datum. De mensen van de planning krijgen een overzicht van alle leveringen die aan een bepaalde leveringsdatum zijn toegewezen. Vanuit dit overzicht bepalen zij welke leveringen er op welke routes worden gezet. (Levering/ afhaling Leveringsplanning dagoverzicht) 62
5.7.6 Koppeling met boordcomputer Carcube: Altijd exact op de hoogte van wat er zich tijdens het transport afspeelt emeubel is voorzien van een koppeling met boordcomputer Carcube. De Carcube toepassing biedt een navigatie en track & trace. De routes vanuit uw gemaakte leveringsplanning worden opgeladen naar Carcube. De chauffeur krijgt dus onmiddellijk hun volledige route met alle juiste informatie. De aankomst- en vertrektijden worden opnieuw naar emeubel teruggekoppeld. Alle leveringsadressen in de juiste volgorde zijn onmiddellijk toegankelijk voor de chauffeur met de juiste GPS coördinaten Chauffeur kan aangeven wanneer zij op de bestemming aankomen en wanneer ze vertrekken De informatie is real-time zichtbaar in emeubel Belt klant dan weet u direct hoeveel stops de chauffeur nog omet doen vooraleer hij bij de klant is. Bij de afhandeling van de levering worden de werkelijke vertrek- en aankomsttijden automatisch ingevuld 63
5.8 Afhalingen Met de module afhaling worden de af te halen verkopen beheerd en opgevolgd. 5.8.1 De planning van de afhalingen In dit bestand worden alle afhalingen weergegeven. Als u op een lijn staat, worden de klantgegevens weergegeven. U kunt contact opnemen met deze persoon en een datum afspreken waarop de persoon zijn bestelling kan komen afhalen. In dit beeld kan ook een detail van de commentaren geraadpleegd worden. Met een druk op de rechtermuisknop op een lijn, kan belangrijke informatie betreffende de zone geraadpleegd worden. 64
(Levering/ afhaling) 65
5.8.2 Inboeken van ontvangsten en het afhandelen van de afhalingen In dit bestand kunnen de ontvangsten van de afhalingen genoteerd worden. Er kan tevens een magazijnbon afgedrukt worden. (Levering/ afhaling) De magazijnier kan vervolgens de afhaling afboeken, maar deze stap kan overgeslagen worden. Nadien wordt de afhaling afgehandeld (meestal gebeurt dit door iemand van administratie), u kunt nog commentaren meegegeven of aangeven dat maar een deel van de goederen werd afgehaald. Kan ook via Toonbankverkoop Touch. 66
5.9 Ontvangst van artikelen leverancier De bestellingen van de leveranciers kunt u op een eenvoudige manier inboeken, verwerken met de module receptie artikelen leverancier. Per leverancier verschijnen alle bestellingen die volledig binnengeboekt kunnen worden. Per bestelling kan een afdruk genomen worden van de bestelling. Extra functionaliteiten aanwezig zoals melding bij Retours, melding bij te vroeg leveren. (Magazijn) 67
Per leverancier kunt u de verschillende bestellingen binnenboeken, indien u wenst etiketten afdrukken, enz. Indien het om voorraadartikelen gaat, worden voorraadetiketten met barcode afgedrukt. Gaat het om artikelen bestemd voor klanten, dan worden klantenetiketten afgedrukt. (Magazijn) Zowel voor de karreferenties als de artikelreferenties bestaat de mogelijkheid om met verschillende types etiketten of afdrukken te werken. Bepaalde etiketten kunnen wij op maat aanpassen volgens de gewenste lay-out. 68
5.10 Locatiebeheer emeubel kunt u volledig instellen naar uw realiteit, per boekhouding, firma, filiaal, afdelingen en deze kunt u nog verder onderverdelen in locaties. (Magazijn) Binnen te boeken goederen kunnen steeds op een specifieke locatie geplaatst worden. Wanneer u de aankoop opvraagt, ziet u onmiddellijk waar de goederen staan. ( dit is ook zo in andere programma s zoals vb in een order of in de klantenopvolging) Goederen kunnen in een verkoop onmiddellijk vanuit stock gereserveerd worden voor de klant. U verkrijgt een overzicht en kan er kiezen van uit welke locatie u dit neemt. Toonzaallocaties worden aangeduid met een uitroepteken. 69
(Verkoop Opvragen artikelen Opvragen voorrraad) De goederen kunnen nadien nog verplaatst worden Stockoverzicht van alle filialen, afdelingen, locaties en karren Meerdere magazijnen, centraal magazijn,... Goederen reserveren uit andere vestiging, verschillende magazijnen, toonzalen,... mogelijk volgens autoriteit en prioriteit Volledige wisselwerking tussen meerdere filialen, magazijnen, locaties en karren door intern transportbeheer, alsook interne facturatie. 70
5.11 Optimalisatie van reservaties Verminder uw gereserveerde voorraad door magazijn optimalisatie Maak gebruik van de functie in emeubel waarbij automatische reservaties in het orderprogramma worden toegepast. Koopt de klant een meubel, dan neemt emeubel het meubel uit stock of reserveert emeubel uit stockbestellingen (afhankelijk van de gevraagde leverdatum of afhaaldatum van de klant en ingestelde marge). emeubel reserveert telkens op de meest optimale stockbestelling door rekening te houden met de leveringsdatum van de leverancier en de afgesproken leverdatum met de klant, rekening houdende met een vooropgestelde marge. Via optimalisatie worden de automatische reservaties opnieuw berekend. emeubel gaat na of er intussen stock aanwezig is of er een stockbestelling is die beter matcht met de afgesproken leverdatum van de klant. 71
Toonzaalmodellen en artikelen kunt u reserveren voor toonzaal, zodanig dat deze niet voor klanten automatisch gereserveerd worden. Per afdeling kan u eveneens bepalen of deze automatische regel geldig is. Reservaties kan u definitief vastzeteten voor bepaalde klanten U beschikt over een controle afdruk voor check up van niet toegewezen orderlijnen Er is een handige controlelijst voor laattijdige leveringen door leverancier 5.12 Toonzaalbeheer In emeubel kan eveneens voorraadbeheer, real-time stockaanpassingen, het voorzien van artikelen, het voorzien van bestellingen voor de toonzaal (of meerdere). U beheert de verschillende boxen in uw winkel. (Magazijn) Artikelen kunt u reserveren voor toonzaal, zodat deze niet in de verkoopbare voorraad zichtbaar zijn. Bestelt u artikelen voor toonzaal, dan kan u een voorziene locatie toekennen. 72
5.13 Controle aankoopfacturen/ verrichtingen In emeubel kan u de volledige administratieve én boekhoudkundige controle van de aankopen doen in 1 keer. De aankoopfactuur wordt gecontroleerd in emeubel en automatisch verwerkt naar de boekhouding indien er een koppeling is tussen emeubel en het financieel beheer. (Aankoop) 73
5.14 Verkoopstatistiek Met emeubel leert u uw business beter kennen! U kunt verscheidene statistiekgegevens raadplegen, u krijgt een weergave van uw piekmomenten, vergelijking tussen verschillende afdelingen, verkopers, verkoopcijfers per jaar, maand, dag, uur, per regio, leverancier, mediatype. Enzoverder. Mogelijkheden per winkel of voor alle filialen Maandoverzicht per dag Jaaroverzicht per week Jaaroverzicht per maand Dagoverzicht in detail Dagcijfer per uur Cijfers op leeftijd Verkopen volgens selectiecriteria per dag/ maand/ kwartaal/ jaar Verkopen volgens selectiecriteria per type order/ dag Verkopen volgens aantal postbussen per dag/ maand/ jaar Vergelijking filialen Alle verkoopprestaties kunnen vergeleken worden met voorgaande jaren. De vergelijking van de gegevens kan volgens een systeem datum, dus 1 juli 2006 wordt vergeleken met 1 juli 2007 De vergelijking van de gegevens kan volgens een eigen kalender (dag op dag), dus de eerste zaterdag van juli 2006 wordt vergeleken met de eerste zaterdag van juli 2007. Alle gegevens kunnen grafisch voorgesteld worden Alle gegevens kunnen geëxporteerd en opgeslagen worden in MS Office. 74
5.14.1 Enkele voorbeelden Verkopen: maandoverzicht per dag (Statistiek) Met een druk op de knop Lijngrafiek wordt deze grafiek weergegeven. 75
Verkopen: dagcijfer per uur (Statistiek) 76
Verkopen volgens selectiecriteria per dag/ maand/ kwartaal/ jaar (Statistiek) De gegevens kunnen tevens in een taartgrafiek getoond worden. Dit is een voorbeeld van de verkoopprestaties per media type voor één jaar. (Statistiek) 77
Verkopen volgens aantal postbussen per dag/maand/jaar (Statistiek) Met een druk op de knop kaart, wordt dit scherm weergegeven. 5.14.2 Andere mogelijkheden Verkopen op leeftijd, vergelijk van filialen, gedetailleerde dagoverzichten, 78
5.15 Productstatistiek Verkrijg een optimaal inzicht in uw productgamma! U kunt in emeubel verschillende product statistiekgegevens opbouwen. 5.15.1 Ingave selectie lijsten Via deze ingave kunt u zelf uw statistieken aanmaken. U bepaalt zelf de volgorde en de omvang van de selecties. U kunt dus een onbeperkt aantal statistieken aanmaken. (Statistiek) 79
5.15.2 Productstatistiek volgens selectiecriteria per dag/maand/kwartaal/jaar (Statistiek) 80
5.16 Prijskaarten beheer Met emeubel maakt en beheert u alle prijskaarten voor alle artikelen en mogelijke samenstellingen. De layout van de prijskaarten wordt uiteraard per winkel ontworpen. Het prijskaarten beheer bevat verschillende mogelijkheden en handige tools: U heeft de keuze tussen kleine prijskaarten of gewone (A4) prijskaarten U kan een prijskaart maken voor 1 artikel of voor meerdere Voorstelling van meerdere artikelen mogelijk Voorstelling van een prijsvoorbeeld en voorstelling van artikelen uit toonzaal mogelijk Prijskaarten zijn met logo voorzien, extra vrije ruimte, Achterkant om alle mogelijke extra opties aan te geven is voorzien Er wordt weergegeven welke prijskaarten in de winkel staan en sinds wanneer Overzicht van alle gewijzigde prijskaarten (prijsaanpassing) (Artikelen prijs- en soldenkaarten) 81
emeubel detecteert alle gewijzigde prijskaarten (vb. prijswijzigingen, andere omschrijving), geeft u een lijst van alle prijskaarten aanwezig in de toonzaal, Wanneer u de prijskaart opvraagt, ziet u onmiddellijk voor welk artikel de prijs gewijzigd is. (Artikelen prijs- en soldenkaarten) In emeubel is tevens een volledig beheer van de soldenkaarten voorzien. Er wordt gewerkt met loten. In een lot kunnen verschillende artikelen in solden geplaatst worden. Wanneer het lot verkocht wordt, dan wordt automatisch de inhoud van het lot overgeboekt naar een gewone VK (verkoop) en verdwijnt dit lotnummer uit het soldenbeheer. 82
(Artikelen prijs- en soldenkaarten) 83
Dit is een standaardvoorbeeld zonder specifieke layout. 84
5.17 Dienst na verkoop: Service beheer Klachten en herstellingen kunnen in emeubel volledig opgevolgd worden. In emeubel kan een terugname van een verkoop ingegeven worden, maw een artikel die verkocht werd aan een klant wordt terug gehaald of gebracht en komt terug in stock. U kan een herstelling aangeven op een verkocht artikel, de service wordt werkelijk gelinkt aan verkoop Er kan ook een herstelling die niet gelinkt is aan een verkoop ingegeven worden Meerdere herstellingen zijn mogelijk U kan aangeven dat een artikel werd opgehaald door de leverancier Terugnamen en herstellingen kunt u plannen in uw routes, inboeken, Op een toonbankverkoop kan een service gedaan worden Managementinformatie over de herstellingen per leverancier, model, Voorbeeld: op een bestaande verkoop een kast wordt een herstelling gedaan doordat er in 1 deur een kras zit. Er zal een nieuwe deur besteld worden bij de leverancier. (Verkoop Ingave VK bureel) 85
(Verkoop Ingave VK bureel) Alle nodige informatie omtrent het artikel verkrijgt u automatisch. Op de herstellingslijn noteert u de informatie ivm de dienst na verkoop. (Verkoop Ingave VK bureel) 86
(Aankoop Ingave AK) 87
5.18 Foto s en documenten koppelen Iedereen binnen de firma kan op vlotte manier foto s en documenten opvragen bij een bepaald model en/of artikel. Verkopers kunnen zo op eenvoudige manier andere mogelijkheden tonen aan klanten, maar ook in de administratie kan men onmiddellijk zien over wat het artikel gaat, waardoor men zo sneller het productassortiment leert kennen. Vanuit emeubel kan u op eenvoudige manier deze foto s of documenten toevoegen aan een model, artikel of catalogusartikel. (Verkoop) 88
U kan meerdere foto s toevoegen en een hoofdfoto aanduiden. (Verkoop opvragen artikelen rechtermuisknop Opvragen foto s en documenten ) 89
5.19 Documenten koppelen aan een verkoop/ aankoop Allerlei documenten (brieven, tekeningen, foto s) kunnen aan de orders en bestellingen gekoppeld worden. Er kan tevens gewerkt worden met standaarddocumenten (templates). De gegevens van het order zoals klantnaam, -adres, ordernummer, worden automatisch ingevuld in het document. (Verkoop Ingave VK bureel) 90
5.20 EDI : elektronisch communiceren Met emeubel kan u elektronisch informatie uitwisselen met uw leveranciers, het grote voordeel en de grootste tijdswinst voor de detaillist is het werken met een elektronische catalogus. Zelf artikelen invoeren wordt hierdoor uitgesloten. (Verkoop Opvragen artikelen opvragen catalogus) Bovendien wordt alle informatie, zoals uw bestellingen, orderbevestigingen onmiddellijk verwerkt in uw administratie, in emeubel. Aan de hand van de postbus komen de elektronische catalogi van de leveranciers binnen in uw administratie. Eveneens het doorvoeren van een bestelling en de ontvangst van de orderbevestiging verlopen via deze weg. Door te klikken op verzenden/ontvangen worden alle documenten verstuurd en ontvangen. De ontvangen documenten komen in het rechter gedeelte van de postbus terecht. Door op verwerk postvak in te klikken wordt alle informatie verwerkt in de administratie van emeubel. (PTN) 91
5.21 Klantenkaarten In emeubel kan gewerkt worden met klantenkaarten. U bepaalt de korting die gegeven wordt en u bepaalt zelf na hoeveel aankopen de klant de korting krijgt. Wanneer een nieuwe verkoop ingegeven wordt, ziet u welk bedrag de klant op zijn klantenkaart heeft, alsook het kortingspercentage en het effectieve bedrag van de korting. (Verkoop - Toonbankverkoop) Drukt u op de knop Afrekening dan wordt automatisch een kortingslijn aangemaakt voor het kortingsbedrag. 92
Toevoegen van een verkoop op de klantenkaart (Verkoop toonbankverkoop knop afrekening) 5.22 Connectie met website en/of Webshop Bereik meer met uw zaak op het internet Beheer en export artikelen voor website: Webshop/ webservices realtime connectie: Veel informatie over uw assortiment op uw website? Maak dan gebruik van de koppeling met emeubel. In emeubel voegt u alle commerciële tekst en info toe aan uw artikelinformatie. Zo beheert u alle artikelinformatie in 1 programma. Start onmiddellijk met een webshop via de realtime connectie met webshop. Samen met Tales werkte Soft Naert een geïntegreerde totaaloplossing uit voor internetverkopen. Uiteraard wordt het design volledig afgestemd op jullie huisstijl. Alle informatie komt vanuit emeubel en alle orders komen in uw software voor een snelle verwerking. Ga direct van start met een webwinkel geschikt voor desktop, tablet en smartphones. Wenst u graag andere verkoop gebonden informatie op uw website: zoals het opvragen van bestelstatus, voorraad informatie? Neem dan contact op met het emeubel team voor een realtime connectie met uw backoffice. 93
(Artikelen Beheer artikelen op website) 94
(Artikelen Beheer artikelen op website) 95
5.23 Integratie sms verkeer Informeer uw klant via SMS Sms klanten over uw nieuwe actie. Verwittig via sms dat de bestelde meubelen klaar staan om af te halen. Bereik uw klant overal door de sms-integratie in emeubel! Snel, eenvoudig en volledig geïntegreerd in uw back office. Vanuit verschillende programma s kunt u de klant een sms versturen commerciële mailing via sms met opt-in beheer verwittigen van klanten voor afhaling verwittigen van klanten voor levering (Leveringen Ingave verzending) (Klanten vrije sms) 96
5.24 Help emeubel is volledig ondersteund met een helpfunctie. Alle modules zijn tot in detail beschreven, ook de werking is er volledig in uitgelegd. (F1) 97
6 Afdrukken Voor vrijwel elke afdruk en rapport zijn aanpassingen voor lay-out op maat mogelijk. 6.1.1 Koop-/verkoopovereenkomst 98
6.1.2 Factuur 99
100
6.1.3 Documenten voor aan de goederen en voor bij levering: laadlijst, reisblad, prestatieblad, leveringsnota 101
102
103
104
105
106
1 1 Dit is een voorbeeld van een leveringsnota. 107
6.1.4 Bestelbon 2 2 In de parameters kan ingesteld worden wat op de bestelbon komt. U kan vb. instellen of de kortingen, prijzen, of klantenreferentie vermeld worden. 108
6.1.5 Service documenten 109
3 3 Wat op de afdruk komt is eveneens instelbaar in de parameters. 110
6.1.6 Toonbankverkoop 111
112
6.1.7 Kasafsluiting 4 4 Dit is één van de mogelijkheden 113