Dynamo Project Jaarverslag Vierde werkingsjaar Dynamo Project is een project van
Inhoudstabel Rapportering vierde werkingsjaar (1/11/2011-31/10/2012) DEEL 1: ACTIVITEITENVERSLAG... 4 1 Algemeen... 5 1.1 Beleidskader... 5 1.2 Probleemstelling... 5 1.3 Van missie naar strategie... 5 1.3.1 Missie... 5 1.3.2 Visie... 6 1.3.3 Core business... 6 1.3.4 Waarden... 6 1.3.5 Strategie... 7 2 Communicatiestrategie... 9 2.1 Doelgroep... 9 2.2 Communicatie-acties... 10 3 Het vierde werkingsjaar volgens de 4 activiteiten... 13 3.1 Documentatie- en kenniscentrum... 13 3.1.1 Documentatiecentrum... 13 3.1.2 Kenniscentrum... 28 3.2 Helpdesk... 31 2/145
3.2.1 Website... 31 3.2.2 Modulas... 34 3.2.3 Bijkomende mail - CRM... 35 3.2.4 Telefonisch... 38 3.2.5 Nieuwsbrief... 38 3.2.6 Specifieke moeilijkheden bij sportclubs... 39 3.3 Actieve diepteondersteuning via vormingen... 40 3.3.1 Infosessies... 41 3.3.2 De sportclub anno 2025... 45 3.3.3 Erkenning. Belonen werkt.... 49 3.3.4 Fondsenwerving en sponsoring... 52 3.3.5 Praktisch boekhouden... 56 3.3.6 Respect in je sportclub... 61 3.3.7 Verzekeringen... 65 3.3.8 Vzw- en vrijwilligerswetgeving... 67 3.3.9 Vrijwilligersbeleid... 71 3.3.10 Btw en fiscaliteit opleidingen... 76 3.3.11 Dag van de Sportclubbestuurder... 82 3.4 Individuele maatbegeleiding (IMB)... 102 3.4.1 IMB vzw... 103 3.4.2 IMB btw... 107 3.4.3 IMB CMS website... 111 3.4.4 Andere IMB... 116 4 Slot... 117 5 BIJLAGEN: aantallen per federatie... 118 5.1 Info- en documentatiecentrum... 118 5.2 Helpdesk... 129 5.3 Opleidingen... 134 5.4 Individuele maatbegeleiding... 143 3/145
DEEL 1: ACTIVITEITENVERSLAG Noot: Het activiteitenverslag werd opgesteld volgens de vier activiteiten zoals vastgelegd in de overeenkomst proeftuin verenigingsondersteuning. 4/145
1 Algemeen 1.1 Beleidskader Het verenigingsondersteuningsproject Dynamo Project is één van de proeftuinen die deel uitmaken van het decreet houdende flankerende en stimulerende maatregelen ter bevordering van de participatie in cultuur, jeugdwerk en sport dat door de Vlaamse regering bekrachtigd werd op 18 januari 2008. Proeftuinen worden in het participatiedecreet omschreven als initiatieven die inspelen op nieuwe ontwikkelingen en behoeften in de cultuur-, jeugd- of sportsector en die een methodische of inhoudelijke vernieuwing nastreven. Het Dynamo Project is toegekend aan de Vlaamse Sportfederatie vzw (VSF). 1.2 Probleemstelling Het vrijwilligerswerk vormt de drijvende kracht achter het verenigingsleven in Vlaanderen in het algemeen en achter sportclubs in het bijzonder. Dit vrijwilligerswerk komt echter steeds meer onder druk te staan, waardoor de toekomst van de georganiseerde sport in gevaar dreigt te komen. Er is een duidelijke behoefte aan ondersteuning van het vrijwillige bestuurskader in sportverenigingen op administratief en beheersmatig vlak. Onder meer de steeds complexere regelgeving, een dalend aantal vrijwilligers, de verhoogde concurrentie met commerciële initiatieven, zorgen voor een toenemende bewustwording van de nood aan praktijkgerichte bestuurlijke ondersteuning. Ook de Vlaamse Sportraad heeft in haar advies rond planlastvermindering voor sportclubs dit probleem naar voor geschoven en houdt een pleidooi voor de bijkomende ondersteuning en begeleiding van het bestuurskader in sportclubs. De vrijwilliger - sportclubbestuurder is de hoeksteen van de sportsector 1.3 Van missie naar strategie 1.3.1 Missie Een missie geeft het antwoord op een aantal vragen. Wat is het doel van de organisatie? Wat is de bestaansreden van de organisatie? Wat tracht de organisatie te bereiken? (Desmidt, Heene, 2005). De missie van het Dynamo Project is managementondersteuning voor sportclubs aan te bieden aan de hand van een kennis- en documentatiecentrum, een helpdesk, bijscholingsmomenten en individuele maatbegeleiding. Missie: Het Dynamo Project biedt managementondersteuning aan voor sportclubs via een kennis- en documentatiecentrum, een helpdesk, bijscholingsmomenten en individuele maatbegeleiding 5/145
1.3.2 Visie Voor het bepalen van een strategisch doel moet er een visie zijn (Westerbeek ea, 2006). Voor het formuleren van een visie wordt gekeken naar de uitdagingen waarmee de sportsector, en meer specifiek haar vrijwilligers, geconfronteerd wordt. Het overgrote deel van de sportclubs wordt geleid door vrijwilligers die geen vergoeding krijgen voor het geleverde werk. Daardoor bestaat het bestuurskader in sportclubs voornamelijk uit vrijwilligers die ofwel pensioengerechtigd zijn, ofwel een voltijdse job bekleden. De klanten van sportclubs, de sporters of deelnemers, verwachten echter een professionele dienstverlening, vaak aan een lage prijs. Die dualiteit en de toegenomen administratieve papierwinkel waar ook sportclubs mee geconfronteerd worden, leidt ertoe dat een bestuursfunctie in sportclubs niet echt gegeerd is. Het Dynamo Project heeft als doel een duurzame ondersteuning van het vrijwillige bestuurskader in sportclubs te verzorgen zodat hun expertise, zelfredzaamheid en probleemoplossend vermogen verhoogt. Daardoor kunnen de vrijwilligers zich beter focussen op de vele maatschappelijke uitdagingen waar sportclubs voor staan. Onrechtstreeks verhoogt daardoor ook de kwaliteit van het sportaanbod en de werking van de clubs. Managementondersteuning voor sportclubs aanbieden, draagt bij tot een langetermijnvisie met als doelstelling een verdere en continue professionalisering van de sportsector te bekomen. Anderzijds is het een middel om de functie van bestuurder in sportclubs aantrekkelijker te maken aangezien bestuurders erkend worden in hun dagdagelijkse vrijwillige inspanningen die ze leveren voor de sportsector. Visie: duurzame ondersteuning waarborgt het engagement van de vrijwilliger - sportclubbestuurder 1.3.3 Core business De core business van het Dynamo Project is ondersteuning geven aan sportclubbestuurders in het kader van: administratieve verplichtingen en regelgeving management van een sportclub Core business: ondersteuning voor vrijwilligers - sportclubbestuurders 1.3.4 Waarden De waarden van een organisatie vormen de organisatiecultuur, de persoonlijkheid van een organisatie (Westerbeek ea, 2006). Het Dynamo Project wil zijn missie verwezenlijken door een kwaliteitsvolle en flexibele dienstverlening te verstrekken. De klantgerichte ondersteuning van het Dynamo Project is professioneel en persoonlijk en wil de sportclubbestuurder zo efficiënt en effectief mogelijk helpen. Waarden: persoonlijk, klantgericht, flexibel en professioneel 6/145
1.3.5 Strategie Strategie is succesvol anders zijn. Voor elke strategie geldt dat men een evenwicht moet zoeken tussen het wenselijke, het noodzakelijke en het haalbare, met andere woorden tussen wat we willen, moeten en kunnen (Heene, 1995). Ook voor het Dynamo Project is het belangrijk om een strategie voor ogen te houden. De drie strategische vragen kunnen daarbij helpen: 1) Voor welke doelgroep zal het Dynamo Project actief zijn? Het Dynamo Project richt zich in eerste instantie op Vlaamse sportclubs. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen: 1) sportclubs aangesloten bij een VSF federatie (categorie 1) 2) sportclubs niet aangesloten bij een VSF-federatie (categorie 2) Daarnaast kan de dienstverlening ook andere geïnteresseerde actoren bereiken (bv. universiteit, hogeschool, ) (categorie 3). Aangezien het Dynamo Project een project is onder de vleugels van de Vlaamse Sportfederatie vzw (VSF), moet het project in overeenstemming zijn met de beleidslijnen van de VSF. De Vlaamse Sportfederatie vzw is de koepelorganisatie die 84 erkende en gesubsidieerde Vlaamse sportfederaties in Vlaanderen bundelt. De VSF ondersteunt en vertegenwoordigt die federaties, goed voor zo n 17.000 clubs. De sportfederaties zijn vrij om zich lid te maken van de VSF. Met het oog op de verankering van de proeftuin, kan de dienstverlening van het Dynamo Project niet langer gratis blijven. De dienstverlening is het goedkoopst voor categorie 1: sportclubs aangesloten bij een VSF-federatie. Categorie 2 kan ook van de diensten van het Dynamo Project gebruik maken, maar aan een hoger tarief. Voor categorie 3 zal per geval bekeken worden in welke mate het Dynamo Project een rol kan spelen. Dynamo Project focust in eerste instantie op sportclubs aangesloten bij een VSF federatie 2) Hoe zal het Dynamo Project actief zijn? Hoe het Dynamo Project succesvol anders zal zijn, is vooral een kwestie van positionering. Die positionering is belangrijk aangezien een deel van de kerntaken van het Dynamo Project soms ook door sportfederaties en sportdiensten ingevuld worden. Een duidelijke positionering geeft aan waar het Dynamo Project anders is dan de sportfederaties en sportdiensten. Het Dynamo Project werkt aanvullend op de dienstverlening van sportfederaties en sportdiensten op het vlak van managementondersteuning voor sportclubs. Dynamo Project: specialiseert zich in managementgerelateerde aspecten waarmee sportclubbestuurders geconfronteerd worden. specialiseert zich in het individueel begeleiden van sportclubs. 7/145
identificeert en speelt in op de huidige lacunes. Het Dynamo Project werkt dus complementair met de huidige werking van andere actoren door zich te focussen en te verdiepen in die aspecten waar zij niet de tijd en/of middelen voor hebben. Bovendien betreft de dienstverlening van het Dynamo Project thema s die in alle sporttakken terugkomen, waardoor een gecentraliseerde aanpak het efficiëntst is. Door die sporttak overschrijdende expertise is het Dynamo Project een dienstverlener waarop sportfederaties en sportdiensten een beroep kunnen doen om hun sportclubs te ondersteunen. Het Dynamo Project werkt aanvullend op de werking van sportfederaties en sportdiensten 3) Met welke partners zal het Dynamo Project actief zijn? Het Dynamo Project is een project dat pas ten volle tot zijn recht zal komen als verschillende relevante sportactoren actief betrokken worden. De belangrijkste zijn: - de leden van de VSF, de sportfederaties. Hun ervaring en inzicht in de problematiek waarmee sportclubbestuurders geconfronteerd worden, is essentieel om de juiste thema s te behandelen. Daarnaast wil het Dynamo Project aanvullend werken op hun werking en hun verenigingsondersteuning. Aangezien de sportfederaties een belangrijk kanaal zijn om de sportclubs te informeren en te sensibiliseren, is het essentieel dat zij actief betrokken worden bij de verdere ontwikkeling van het Dynamo Project. - de gemeentelijke sportdiensten en het Vlaams Instituut voor Sportbeheer en Recreatiebeleid (ISB). Gemeentelijke sportdiensten hebben een goed zicht op de sportclubs in hun gemeente en kunnen die dan ook informeren en sensibiliseren over de werking en dienstverlening van het Dynamo Project. - de provinciale sportdiensten en Sportac. Provinciale sportdiensten hebben vaak een goed overzicht van de opleidingen die aangeboden worden in hun provincie. Samen met Sportac blijft het Dynamo Project haar opleidingsaanbod verder afstemmen om tot één coherent en volledig aanbod te komen. - het Bloso en het departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media. Die partners zijn belangrijk omdat zij bijdragen tot de verdere ontwikkeling en afstemming van het project ten opzichte van het huidige bestaande aanbod aan administratieve en bestuurlijke ondersteuning van sportclubs. De klankbordgroep is één van de instrumenten om de afstemming met relevante sportactoren te bewerkstelligen. Dat adviesorgaan komt jaarlijks samen om te reflecteren over het project en over de aansluiting bij de werking van andere deelsectoren binnen de sportwereld. Dynamo Project onderhoudt een nauwe samenwerking met de verschillende sportactoren 8/145
2 Communicatiestrategie 2.1 Doelgroep De directe doelgroep van het Dynamo Project zijn de bestuurders van de Vlaamse (non-profit) sportclubs. Om de sportclubs zo goed mogelijk te bereiken, beperkt de communicatiestrategie van het Dynamo Project zich niet enkel tot het rechtstreeks naar sportclubs communiceren. In tegendeel, het Dynamo Project werkt zo veel als mogelijk samen met de vernoemde partners (zie hierboven met welke partners zal het Dynamo Project actief zijn? ). De communicatie is gericht naar drie doelgroepen. Tot de eerste doelgroep van het Dynamo Project behoren: alle aangesloten sportclubs (zo n 17.000) van de bij de VSF aangesloten sportfederaties de sportclubs die niet aangesloten zijn bij een VSF-federatie. Er zijn op dit moment geen concrete gegevens beschikbaar die aangeven hoeveel sportclubs niet aangesloten zijn bij een erkende federatie of VSFfederatie, maar het gaat waarschijnlijk om enkele duizenden sportclubs.. In het bijzonder richt het Dynamo Project zich op de bestuursleden van die sportclubs. Als we ervan uitgaan dat een sportclub bestaat uit gemiddeld 5 bestuursleden, dan beslaat de primaire doelgroep 100.000 bestuurders (ruwe schatting) van de sportclubs die aangesloten zijn bij een VSF-federatie. Tot de tweede doelgroep van het Dynamo Project behoren: de VSF-sportfederaties. De federaties staan dicht bij hun sportclubs en vormen een ideaal communicatiekanaal om de sportclubs te bereiken. de gemeentelijke sportdiensten en sportraden. Ook zij vormen ideale communicatiekanalen naar de sportclubs. De 84 VSF-sportfederaties en meer dan 300 gemeentelijke en provinciale sportdiensten zijn belangrijke partners voor het Dynamo Project in de communicatie naar sportclubs. Tot de derde doelgroep behoren: de andere betrokkenen bij de aangesloten sportclubs bij een VSF federatie (sportende leden, ouders van leden, ). Er zijn ongeveer 1,5 miljoen sportende leden aangesloten bij een VSF-federatie. de andere betrokkenen bij de niet-aangesloten sportclubs bij een VSF federatie. De leden van sportclubs vormen een belangrijke, weliswaar indirecte, doelgroep aangezien die leden potentiële bestuursleden zijn op korte en lange termijn. Het is dan ook relevant dat die doelgroep zich bewust is van het bestaan en de dienstverlening van Dynamo Project. 9/145
2.2 Communicatie-acties Het Dynamo Project heeft al heel wat producten en diensten ontwikkeld. Het succes van het Dynamo Project wordt echter grotendeels bepaald door de wijze waarop het doelpubliek wordt bereikt. De visie van de VSF is dat het Dynamo Project een sterk merk moet worden. De VSF wil het Dynamo Project positioneren als de 1207 voor bestuurders van sportclubs. Een blijvende aandacht voor communicatie is onontbeerlijk om dat te verwezenlijken. De VSF meent dat de eigen communicatiekanalen van het Dynamo Project (nieuwsbrief, website, directe mailing) en de communicatie via sportfederaties en sportdiensten erg belangrijk zijn om de doelgroep te bereiken. Om het Dynamo Project te vormen tot een sterk merk en een voldoende grote bewustwording omtrent het Dynamo Project te creëren, is het echter nodig om bijkomende communicatiekanalen aan te spreken. In het vierde werkingsjaar van het Dynamo Project is verbreding een belangrijke doelstelling en dan is een goede communicatie zeker nodig. Aangezien de derde communicatiedoelgroep van het Dynamo Project de sportleden betreft, is een grootschalige en continue communicatiecampagne dan ook verantwoord. Volgende bijkomende communicatiecampagnes werden gerealiseerd in het vierde werkingsjaar: Verzending vernieuwde informatiebrochure Dynamo Project managementondersteuning voor sportclubs Het Dynamo Project vernieuwde de informatiebrochure Dynamo Project managementondersteuning voor sportclubs en verstuurde die naar alle sportclubs aangesloten bij een VSF-federatie. Er werden 15.315 informatiebrochures naar correcte adressen verstuurd. USB-sticks VSF-sportfederaties konden USB-sticks voor hun clubs bestellen (één stick per club). De memorysticks met het logo en de website van het Dynamo Project vormen mooie promotie voor het Dynamo Project en meteen ook een praktisch hulpmiddel voor de sportclubbestuurder. De stick bevat ook de informatiebrochure over het Dynamo Project. In totaal ontvingen 9.500 sportclubs een USB-stick. 10/145
Folder en poster Dag van de Sportclubbestuurder Elk jaar maakt het Dynamo Project een folder met het programma van de Dag van de Sportclubbestuurder. De folder werd deze keer niet via een directe mailing bezorgd, maar wel uitgedeeld op bijscholingsmomenten, infosessies op sportraden, Het Dynamo Project ontwikkelde een poster ter promotie van de Dag van de Sportclubbestuurder. De poster werd in vijfvoud naar alle VSF-federaties en gemeentelijke sportdiensten verstuurd met de vraag ze op te hangen op plaatsen waar de sportclubbestuurders vaak komen. Zo waren de posters terug te vinden in kantoren van VSF-federaties, gemeentelijke sporthallen, cafetaria s, Busreclame Dag van de Sportclubbestuurder Naar aanleiding van de 5 edities van de Dag van de Sportclubbestuurder reden in elke provincie enkele lijnbussen met promotie voor het Dynamo Project en de Dag van de Sportclubbestuurder. Met deze communicatiecampagne bereikte het Dynamo Project ook de derde communicatiedoelgroep, namelijk de betrokkenen (sporters, ouders van leden, ) bij een sportclub. 11/145
Bierviltjescampagne In het vierde werkingsjaar werd de bierviltjescampagne opnieuw gevoerd. Op een humoristische manier kunnen sportclubbestuurders kennis maken met de dienstverlening van het Dynamo Project. Er zijn vier verschillende bierviltjes die de vier kernactiviteiten van het Dynamo Project voorstellen: individuele maatbegeleiding, opleiding, brochures & tools en helpdesk. Via de gemeentelijke sportdiensten werden 600.000 bierviltjes van het Dynamo Project aan 275 cafetaria s van gemeentelijke sportinfrastructuur bezorgd. Enkele medewerkers van sportdiensten reageerden spontaan: Hartelijk dank voor dit mooie initiatief. We hebben de bierviltjes gisteren ontvangen en zullen deze aan de cafetaria uitbaters bezorgen. Ik vind ze alvast zeer geslaagd en heb de vier verschillende aan mijn kast gehangen omdat ik de humor ervan wel kan smaken. E-mails naar sportdiensten en sportfederaties Het Dynamo Project brengt sportfederaties en sportdiensten via e-mail op de hoogte van eigen bijscholingsdagen zoals de Dag van de Sportclubbestuurder. Die e-mail kan rechtstreeks ter promotie doorgestuurd worden naar de sportclubbestuurders. 12/145
3 Het vierde werkingsjaar volgens de 4 activiteiten Het Dynamo Project werkt volgens vier kernactiviteiten. Hieronder worden de realisaties per activiteiten besproken. Uit vergaderingen van de klankbordgroep en feedback van federaties blijkt dat heel wat veel sportfederaties geïnteresseerd zijn in rapportering over de soorten onderwerpen waarvoor hun clubs het Dynamo Project raadplegen. Om dit jaarverslag vlot leesbaar te houden, werden die tabellen in de bijlage van het jaarverslag opgenomen. 3.1 Documentatie- en kenniscentrum Het documentatie- en kenniscentrum valt uiteen in twee delen. Enerzijds biedt het documentatiecentrum brochures, achtergrondinformatie, wetgeving, praktische documenten, handleidingen, checklists en modellen aan met betrekking tot de zeven centrale thema s waarrond het Dynamo Project werkt. Het documentatiecentrum bundelt dus voornamelijk reeds bestaande informatie, die op een georganiseerde en overzichtelijke manier aangeboden wordt. Anderzijds omvat het kenniscentrum zaken die vanuit het Dynamo Project zelf ontstaan zijn, zoals het onderzoek en het opmaken van een tool met betrekking tot de typologie van de sportclub en het EUproject. Volgens de overeenkomst werden zeven thema s centraal geplaatst: 1. vzw-wetgeving in de sportsector 2. voeren van een vzw-boekhouding 3. fiscaliteit binnen vzw s 4. fusies en splitsingen van vzw s 5. verzekeringsproblematiek binnen sport-vzw s 6. goed bestuur binnen sport-vzw s 7. vrijwilligerswetgeving en beleid in sport-vzw s 3.1.1 Documentatiecentrum Sportclubbestuurders en andere geïnteresseerden kunnen brochures en documenten van het Dynamo Project bestellen via de bestelmodule op de website. Tijdens het vierde werkingsjaar werd de werkwijze voor de bestellingen geoptimaliseerd door de bestellingen te centraliseren bij een administratief medewerker en de verzending van de documenten te automatiseren. Dit heeft ervoor gezorgd dat de wachttijd voor een bestelling ingekort werd van gemiddeld 9 naar 5 werkdagen. Enkele sportclubbestuurders reageerden spontaan: Wij hebben vandaag een mooie BTW-map ontvangen. Hartelijk dank hiervoor, het zal zeker nuttig zijn voor onze vereniging. Bedankt voor de snelle service! 13/145
Mag ik bij deze toch even jullie werk in de bloemetjes zetten? Ik ben dit weekend gestart met het verkregen Online Boekhoudprogramma en dit steekt waarlijk zeer goed ineen. Het is handig en uiterst bedrijfsvriendelijk. Behoudens het boekhoudkundige, waar ik nu per ongeluk ingerold ben merk ik op dat het hele Dynamo Project zeer concrete en to-the-point oplossingen en informatie meegeeft die nuttig en belangrijk zijn voor de sportclubs. Tenslotte zijn de bestuurders vaak leken op dit gebied en deze ondersteuning is dan ook van onschatbare waarde. Vanuit mijn professionele ervaring merk ik dagdagelijks op dat de burger toch vaak op zoek moet naar zijn info, en dit helemaal niet altijd zo eenvoudig kan verkrijgen. Jullie site en info zijn echter zo duidelijk en bereikbaar dat dit waarlijk een toonbeeld mag zijn. Ik zal nog vaak van jullie gebruik maken om kennis, rond de verschillende domeinen van de sportclub en vzw, te vergaren en bij te schaven. Dank u en proficiat Het aantal unieke bestellingen van brochures, tools en documenten in het vierde werkingsjaar wordt in onderstaande figuur per maand weergegeven. Figuur: Unieke bestellingen Hierbij valt een piekmoment op in de wintermaanden. Het aantal bestellingen stijgt elk werkingsjaar. 14/145
3.1.1.1 Brochures Het aanvragen van brochures is een toegankelijke en eerste stap in het verder ontwikkelen van de sportclub. De brochures laten toe dat sportclubbestuurders zich informeren en kennis verwerven over een bepaald onderwerp. Tabel: Overzicht brochures Brochure Code Beschikbaar sinds Datum update Brochure "Dynamo Project: managementondersteuning voor sportclubs" ABC 1 jun 2009 (W1) 16 jan 2012 Brochure "Jouw sportclub, vzw of feitelijke vereniging?" FLYER 1 jun 2009 (W1) 19 dec 2011 Brochure "Mijn sportclub, een vzw? Hoe, wat en vooral waarom" VZW 1 jun 2009 (W1) 16 mei 2012 Brochure "De sportclub en de vrijwilligerswet" VRIJW 1 jul 2009 (W1) 20 jan 2012 Brochure "Subsidies voor je sportclub. Bij wie klop je aan?" SUBS 1 aug 2009 (W1) Brochure "Wanneer is je sportclub btw-plichtig?" BTW 1 aug 2009 (W1) 11 jan 2012 Brochure "Je sportclub goed verzekerd" VERZ 30 okt 2009 (W1) 27 jun2012 Brochure "Sponsoring voor je sportclub" SPON 3 dec 2009 (W2) 17 apr 2012 Brochure "Boekhouding op maat van je sportclub" BOEK 1 mrt 2010 (W2) 20 jan 2012 Brochure "Dienstverlening en ondersteuningsmogelijkheden voor je sportclub" DIENST 14 jul 2010 (W2) 19 dec 2011 Brochure "Fusies en splitsingen in je sportclub" F&S 27 aug 2010 (W2) 17 feb 2012 Brochure "Je sportclub en tewerkstelling" TEWERK 23 dec 2010 (W3) 29 mei 2012 Brochure "Onthaalbrochure voor je sportclub" (online brochure) ONTH 9 jun 2011 (W3) Brochure "Je sportclub, daar zit muziek in" MUZ 24 jun 2011 (W3) 27 jun 2012 Brochure "Structuur in je sportclub" (online brochure) STRUCT 28 sep 2011 (W3) Brochure "De groene sportclub -aandacht voor het milieu" GROEN 25 nov 2011 (W4) Brochure Brochure "Cmmncrn in je sportclub?!" COMM 25 jul 2012 (W4) W1: werkingsjaar 1 ; W2: werkingsjaar 2 ; W3: werkingsjaar 3 ; W4: werkingsjaar 4 ; W5: werkingsjaar 5 In bovenstaande tabel wordt een overzicht gegeven van alle gerealiseerde brochures per werkingsjaar. Er waren drie nieuwe realisaties en bovendien werden in het vierde werkingsjaar bepaalde brochures geüpdatet en opnieuw gedrukt. 15/145
Het aantal brochures aangevraagd via de bestelmodule en de losse uitgaven verspreid tijdens opleidingen en infosessies e.d. gedurende het vierde werkingsjaar vind je in onderstaande tabel. Tabel: Verspreide brochures via bestelmodule, bijscholingen, infosessies, Brochure Bestelmodule Losse uitgaven Totaal ABC 15.651 513 16.164 FLYER 474 90 564 VZW 495 95 590 VRIJW 736 0 736 SUBS 222 0 222 BTW 712 558 1.270 VERZ 599 0 599 SPON 729 66 795 BOEK 763 294 1.057 DIENST 481 0 481 F&S 150 0 150 TEWERK 293 0 293 ONTH 583 0 583 MUZ 314 0 314 STRUCT 659 0 659 GROEN 183 0 183 COMM 279 0 279 Totaal 23.323 1.616 24.939 De centrale thema s waarrond Dynamo Project vooral werkt, blijven zeer populair: De brochures "Dynamo Project: managementondersteuning voor sportclubs" die tijdens de gerichte mailing in het vierde werkingsjaar verstuurd werden, zijn ook in de tabel opgenomen. In vergelijking met het vorige werkingsjaar werden in het vierde werkingsjaar werden meer brochures besteld via de online bestelmodule (8.008 brochures tegenover 5.472 brochures in het derde werkingsjaar). Figuur: Bestellingen brochures overheen de vier werkingsjaren W1: werkingsjaar 1 ; W2: werkingsjaar 2 ; W3: werkingsjaar 3 ; W4: werkingsjaar 4 16/145
Aan de hand van gerichte mailings zijn de informatiebrochure (twee keer) en de flyer rond feitelijke verenigingen en vzw s (één keer) massaal verspreid geweest naar sportclubbestuurders tijdens de eerste vier werkingsjaren. Omwille van de grote aantallen zijn ze weggelaten uit bovenstaande grafiek. Bijna alle brochures werden in het vierde werkingsjaar meer aangevraagd en verspreid dan in het derde werkingsjaar. De brochure "Subsidies voor je sportclub. Bij wie klop je aan?" was gedurende het grootste deel van het vierde werkingsjaar niet beschikbaar omdat de brochure herwerkt wordt. Dat verklaart het lage aantal bestellingen. Ook de brochure "Fusies en splitsingen in je sportclub" was enkele maanden niet beschikbaar tijdens het vierde werkingsjaar. In het vierde werkingsjaar werden volgende brochures ontwikkeld: Dynamo Project managementondersteuning voor sportclubs (beschikbaar sinds 16 januari 2012). Deze informatiebrochure waarin de dienstverlening van het Dynamo Project wordt toegelicht, werd volledig vernieuwd. De groene sportclub Aandacht voor het milieu (beschikbaar sinds 25 november 2011, oorspronkelijke timing: derde werkingsjaar) Deze brochure geeft tips om ecologisch te werk te gaan als sportclub. De onderwerpen mobiliteit, afvalbeheer, energie, water, papier en eten/drinken maken de sportclub attent op het belang van een milieubewuste aanpak. 17/145
Cmmncrn in je sportclub?! Tips voor een goed communicatiebeleid (beschikbaar sinds 25 juli 2012, oorspronkelijke timing: derde werkingsjaar) Deze brochure bevat allerhande tips voor het uitwerken van een goed communicatiebeleid. Naast de basisprincipes met betrekking tot communicatie, komen ook onder meer online communicatie, sociale media, omgaan met de pers aan bod. 3.1.1.2 Effectmeting brochures Om het effect van de brochures in de sportclubs te meten, nam het Dynamo Project een steekproef van 95 sportclubs die tijdens het vierde werkingsjaar brochures bestelden. De effectmeting toont in welke mate - de bestelde brochures gelezen werden - de informatie nuttig was - het bestuur van de club na het lezen van de brochure meer kennis heeft over het onderwerp - er op basis van de info uit de brochure actie ondernomen werd door de club Figuur: Effect brochures Bijna alle bestelde brochures bij het Dynamo Project worden gelezen door de besteller (96%). De meeste sportclubbestuurders zijn positief over de inhoud, ervaren de brochure als nuttig (85%) en zeggen dat het bestuur van de sportclub door de brochure meer kennis heeft over het onderwerp (67%). Ongeveer de helft (45%) van de sportclubs die een brochure bij het Dynamo Project bestellen, ondernemen ook effectief actie na het lezen van de brochure. 18/145
De meeste sportclubbestuurders bestellen de brochures voornamelijk om na te gaan of de huidige werking van de sportclub correct verloopt. Als dat het geval is, onderneemt men geen actie. De brochures worden als naslagwerk bijgehouden. In de woordenwolk hieronder worden de volgens de sportclubbestuurders voornaamste kenmerken van de brochures van het Dynamo Project weergegeven. hoe groter het woord afgebeeld staat, hoe meer het vermeld werd. Figuur: kenmerken brochures 3.1.1.3 Tools en documenten Het Dynamo Project ontwikkelde naast haar brochures ook een aantal handige en praktisch bruikbare tools en documenten. Deze tools en documenten kunnen via de website en de bestelmodule besteld worden. Nieuw sinds dit werkingsjaar is een optimalisatie van het verzendingsproces. Iedereen die een bestelling van de digitaal beschikbare tools/documenten heeft gedaan, ontvangt een unieke link waarop de tools/documenten rechtstreeks te downloaden zijn. Deze link blijft slechts enkele dagen toegankelijk en wijzigt bij iedere bestelling. Dit nieuwe systeem zorgde voor een efficiëntere verzending en een kleinere belasting voor de medewerkers van het Dynamo Project. 19/145
In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van alle aangeboden tools en documenten per werkingsjaar. Tabel: Overzicht tools en documenten Tool/Document Code Beschikbaar sinds Datum update Model sponsorformules SF 20 okt 2009 (W1) Model sponsorovereenkomst SO 20 okt 2009 (W1) Model van een vrijwilligersovereenkomst VRIJWOV 20 okt 2009 (W1) Modelstatuten voor een vzw STAT 20 okt 2009 (W1) Model huishoudelijk reglement HHR 20 okt 2009 (W1) Model sociale balans SB 20 okt 2009 (W1) Formulier 1 vzw F1 20 okt 2009 (W1) Formulier 2 vzw F2 20 okt 2009 (W1) Model boekhouding voor kleine vzw's MODELBOEK 20 okt 2009 (W1) Model factuur btw-plichtige vzw FACTBTW 20 okt 2009 (W1) Model factuur vrijgestelde vzw FACTVRIJG 20 okt 2009 (W1) Model factuur vzw met enkel vrijgestelde activiteiten FACTNIETBTW 20 okt 2009 (W1) Formulier 604A: aangifte van economische activiteit en aanvraag btw-nummer 604A 20 okt 2009 (W1) Opgave 625: indienen van maand- en kwartaalaangiften 625 20 okt 2009 (W1) Opgave 723: intracommunautaire leveringen 723 20 okt 2009 (W1) Opgave 725: model van een btw-listing 725 20 okt 2009 (W1) Fiscaal attest voor sportkampen FISCATT 1 nov 2009 (W2) Dynamo Project boekhoudprogramma Small SMALL 22 mrt 2010 (W2) 1 jan 2012 Model oproeping Algemene Vergadering OPROEP 1 mei 2010 (W2) Model register van werkende leden WLREG 1 mei 2010 (W2) Model vrijwilligersregister VRIJWREG 28 mei 2010 (W2) 1 jun 2012 Fiscaliteit: btw tool BTWTOOL 27 aug 2010 (W2) 1 jan 2012 Model inschrijvings-/volmachtformulier werkende leden INSCHR/VOLM 20 okt 2010 (W2) Memo kleine ondernemer MEMO 20 okt 2010 (W2) Handleiding Btw-formaliteiten BTWFORM 18 mrt 2011 (W3) Handleiding Btw-principes BTWPRINC 18 mrt 2011 (W3) Handleiding Btw-tool BTWTOOLHAND 18 mrt 2011 (W3) Dynamo Project Online Boekhoudprogramma ONLINE 20 jan 2012 (W4) Model van een document houdende de informatieplicht 20 okt 2009 (W1) Op aanvraag (1) Model van een verklaring op eer van de vrijwilliger betreffende zijn forfaitaire onkostenvergoeding 20 okt 2009 (W1) Op aanvraag (1) ImsEuro boekhoudprogramma IMS 7 jun 2010 (W2) Kaartlezers KAART 3 feb 2011 (W3) W1: werkingsjaar 1 ; W2: werkingsjaar 2 ; W3: werkingsjaar 3 ; W4: werkingsjaar 4 ; W5: werkingsjaar 5 (1) Zit vanaf nu vervat in de vrijwilligersovereenkomst, op aanvraag wordt dit nog afzonderlijk aangeleverd. 20/145
Het aantal tools en documenten aangevraagd via de bestelmodule gedurende het vierde werkingsjaar vind je in onderstaande tabel. Tabel: Aantal bestelde tools en documenten in het vierde werkingsjaar Tool/Document Aantal Model sponsorformules 591 Model sponsorovereenkomst 650 Model van een vrijwilligersovereenkomst 726 Modelstatuten voor een vzw 400 Model huishoudelijk reglement 516 Model sociale balans 156 Formulier 1 vzw 226 Formulier 2 vzw 218 Model boekhouding voor kleine vzw's 514 Model factuur btw-plichtige vzw 296 Model factuur vrijgestelde vzw 306 Model factuur vzw met enkel vrijgestelde activiteiten 236 Formulier 604A: aangifte van economische activiteit en aanvraag btw-nummer 154 Opgave 625: indienen van maand- en kwartaalaangiften 208 Opgave 723: intracommunautaire leveringen 90 Opgave 725: model van een btw-listing 214 Fiscaal attest voor sportkampen 398 Dynamo Project boekhoudprogramma Small 529 Model oproeping Algemene Vergadering 351 Model register van werkende leden 293 Model vrijwilligersregister 693 Fiscaliteit: btw tool 262 Model inschrijvings-/volmachtformulier werkende leden 241 Memo kleine ondernemer 111 Handleiding Btw-formaliteiten 307 Handleiding Btw-principes 312 Handleiding Btw-tool 279 Dynamo Project Online Boekhoudprogramma 156 Model van een document houdende de informatieplicht NVT (1) Model van een verklaring op eer van de vrijwilliger betreffende zijn forfaitaire onkostenvergoeding NVT (1) ImsEuro boekhoudprogramma 13 Kaartlezers 80 Totaal 9.526 (1) Zit vanaf nu vervat in de vrijwilligersovereenkomst, op aanvraag wordt dit nog afzonderlijk aangeleverd. 21/145
De centrale thema s waarrond het Dynamo Project vooral werkt, blijven zeer populair: Figuur: Bestellingen tools en documenten overheen de vier werkingsjaren W2: werkingsjaar 2 ; W3: werkingsjaar 3 ; W4: werkingsjaar 4 Werkingsjaar 1 was een sterk verkort werkingsjaar waarin Dynamo Project o.a. de ontwikkeling en verspreiding van documenten en tools voorbereidde. De bestellingen kwamen vervolgens op gang vanaf werkingsjaar 2. In het vierde werkingsjaar werden meer tools en documenten gedownload dan in het vorige werkingsjaar (9.526 tools en documenten tegenover 7.706 tools en documenten in het derde werkingsjaar) Vzw tools en documenten De tools en documenten rond vzw-wetgeving omvatten: Modelstatuten voor een vzw Model huishoudelijk reglement Formulier 1 vzw Formulier 2 vzw Model oproeping Algemene Vergadering Model inschrijvings-/volmachtformulier werkende leden De sportclubbestuurders die een vzw-maatbegeleiding volgden, kregen een vzw-map om hun administratie ordelijk te voeren. De map bevat volgende tabbladen: o oprichten van een vzw o huishoudelijk regelement o ledenbeheer o algemene vergadering o raad van bestuur o boelhouding o rechtspersonenbelasting o patrimoniumtaks o jaarlijkse verplichtingen 22/145
Figuur: inhoudstafel vzw-map Boekhoudkundige tools en documenten Tijdens het vierde werkingsjaar werd het Dynamo Project Online Boekhoudprogramma gelanceerd. De voorheen reeds beschikbare programma s Dynamo Project Boekhoudprogramma Small (met een eerder beperkt aantal functionaliteiten) en WinImsEuro (vooral gericht op grote, professionele sportclubs) worden ook nog steeds aangeboden. Hieronder volgt een korte uitleg over het nieuwe Dynamo Project Online Boekhoudprogramma. Dynamo Project Online Boekhoudprogramma De boekhoud Excel tool wordt als gebruiksvriendelijk en eenvoudig geëvalueerd. Het gebruik van Excel brengt wel een aantal nadelen met zich mee, zoals o.a. het feit dat: o o bepaalde functionaliteiten moeilijker te ontwerpen zijn. Zoals het vergelijken van boekjaren bijvoorbeeld of het combineren van een vereenvoudigde boekhouding met een btwadministratie. het voeren van de boekhouding met meerdere personen of controle voorzien voor andere bestuursleden niet vanzelfsprekend is. 23/145
o het risico op dataverlies groter is. Onder meer bovenstaande problemen werden opgelost met het Dynamo Project Online Boekhoudprogramma, een online tool. Bovendien werden extra functionaliteiten toegevoegd die uit de feedback van gebruikers van de Excel tool naar boven waren gekomen. De functionaliteiten van het Dynamo Project Online Boekhoudprogramma: o o o o o o o o o o Online tool met schrijf- en leesrechten logins Vereenvoudigde boekhouding Btw-administratie Contactenbeheer Vrijwilligersregister Analyse van inkomsten/uitgaven Saldo activiteiten berekenen Boekjaren vergelijken Begroting opmaken De officiële lancering van het boekhoudprogramma vond plaats in januari 2012 en ondertussen werd het programma 156 keer besteld. In tegenstelling tot de Excel tool kan de online tool niet gratis aangeboden worden, maar wordt er een democratische prijsstructuur gehanteerd. Aanvullend op het programma werden heel wat bijscholingen ingepland waarbij sportclubbestuurders de theorie van de vereenvoudigde boekhouding uitgelegd kregen en wegwijs gemaakt werden in het gebruik van het programma. Uiteraard is er geen aankoopverplichting gekoppeld aan de bijscholing. Deelnemers kunnen tot na twee weken na de bijscholing het programma nog testen in een demoversie. Op die manier kunnen ze nagaan of het programma een meerwaarde voor de club kan betekenen. Fiscaliteit tools en documenten Een btw-boekhouding voeren en bijgevolg een btw-administratie opvolgen, is niet vanzelfsprekend voor sportclubbestuurders die niet thuis zijn in die materie. Daarom biedt het Dynamo Project aan sportclubbestuurders allerlei tools en nuttige documenten aan om hen hierbij te helpen. Voor het voeren van die btw-administratie hebben sportclubbestuurders een kaartlezer nodig om de btw-aangifte online in te kunnen dienen. Sinds februari 2012 is ook een elektronische oprichting van een vzw mogelijk via de website www.egriffie.be. Om zich te identificeren is ook, net zoals bij het invullen van de btw-aangifte, een elektronische kaartlezer vereist. Het Dynamo Project stelt deze kaartlezers nog steeds ter beschikking via de website. Enkel sportclubs met een btw-nummer of sportclubs die hun vzw elektronisch wensen op te richten via de nieuwe e-griffie-applicatie mogen een kaartlezer aanvragen. De sportclubbestuurders die een btw-maatbegeleiding volgden, kregen een btw-map om hun administratie ordelijk te voeren. De map bevat volgende tabbladen: o btw-nummer aanvragen o btw-handelingen o modelfacturen o btw-aangifteformulier en klantenlisting o intracommunautaire handelingen o btw-boekhouding 24/145
o ingediende btw-aangiftes en klantenlisting Figuur: inhoudstafel btw-map Vrijwilliger tools en documenten Enkel het vrijwilligersregister werd aangepast in het vierde werkingsjaar. De vrijwilligerswet maakt het mogelijk dat vrijwilligers een beperkte onkostenvergoeding ontvangen voor hun inzet voor de sportclub. Die bedragen zijn fiscaal vrijgesteld, maar uiteraard moeten ze nauwkeurig bijgehouden worden. Deze tool, beschikbaar sinds 28 mei 2010, laat toe dit op een eenvoudige en geautomatiseerde wijze bij te houden. Het vrijwilligersregister werd in het vierde werkingsjaar aangepast aan de nieuwe wettelijke grensbedragen. Daarnaast werden ook enkele andere wijzigingen doorgevoerd: o o o Er is een knop alfabetisch rangschikken toegevoegd, waardoor automatisch gesorteerd kan worden. Er is een kolom datum activiteit en datum betaling toegevoegd. Er is een filter toegevoegd waarmee je kan zoeken naar een bepaalde vrijwilliger en daarnaast krijg je per vrijwilliger dan ook de totalen te zien in de hoofding. 3.1.1.4 Effectmeting tools en documenten Om het effect van de tools en documenten in de sportclubs te meten, nam het Dynamo Project een steekproef van 95 sportclubs die tijdens het vierde werkingsjaar tools en documenten bestelden. De effectmeting toont - in welke mate de bestelde tools en documenten geopend/gelezen werden - in welke mate de tool / het document nuttig was - in welke mate de club met de tool / het document aan de slag is gegaan - of de tool / het document een effect had in het bestuur en welk effect dat juist was 25/145
Figuur: Effect tools en documenten Bijna alle bestelde tools en documenten bij het Dynamo Project worden gelezen door de besteller (99%). Zo goed als alle sportclubbestuurders zijn positief over de inhoud en ervaren de brochure als nuttig (93%). De meeste sportclubbestuurders gaan ook met de tool of het document aan de slag in de sportclub (69%). Het grootste deel van de sportclubbestuurders rapporteren dat de tools en documenten van het Dynamo Project een effect hebben in de club (87%). De figuur hieronder toont welke effecten dat juist zijn. Figuur: Effect tools en documenten Meestal zorgen de tools en documenten ervoor dat sportclubbestuurders beter op de hoogte zijn van praktische en administratieve verplichtingen bij verschillende wetgevingen (62%), besparen de hulpmiddelen het sportclubbestuur tijd door minder te moeten rondzoeken waardoor zij hun administratie sneller kunnen voeren (54%) en werkt het sportclubbestuur efficiënter rond wettelijke en administratieve onderwerpen (20%). 26/145
In de woordenwolk hieronder worden de volgens de sportclubbestuurders voornaamste kenmerken van de tools en documenten van het Dynamo Project weergegeven. Figuur: kenmerken tools en documenten 27/145