Dynamo Project. Jaarverslag Vijfde werkingsjaar. Dynamo Project. is een project van

Transcriptie

1 Dynamo Project Jaarverslag Vijfde werkingsjaar Dynamo Project is een project van

2 Inhoudstabel Rapportering vijfde werkingsjaar (1/11/ /10/2013) DEEL 1: ACTIVITEITENVERSLAG Algemeen Beleidskader Probleemstelling Van missie naar strategie Missie Visie Core business Waarden Strategie Communicatiestrategie Doelgroep Communicatie-acties Het vijfde werkingsjaar volgens de vier activiteiten Documentatie- en kenniscentrum Documentatiecentrum Kenniscentrum Helpdesk /101

3 3.2.1 Website Modulas Bijkomende mail - CRM Telefonisch Nieuwsbrief Specifieke moeilijkheden bij sportclubs Actieve diepteondersteuning via vormingen Infosessies Bijscholingen Anders werken met vrijwilligers (leiding gevend communiceren) Behouden, erkennen en motiveren van vrijwilligers Beleidsplanning voor je sportclub. Voorkom een stuurloos schip! Een vrijwilligersvriendelijke sportclub Erkenning. Belonen werkt, ook in je sportclub! Fondsenwerving en sponsoring Generatiemanagement bij vrijwilligers Mijn sportclub, een vzw? Praktisch online boekhouden R.E.S.P.E.C.T. in je sportclub Vinden en rekruteren van vrijwilligers Vrijwilligerswetgeving Vzw- en vrijwilligerswetgeving Wegwijs in btw/fiscaliteit in de sportclub Wegwijs in verzekeringen en de sportclub Wetgeving voor sportclubs Effectmeting Dag van de Sportclubbestuurder /101

4 3.4 Individuele maatbegeleiding (IMB) IMB vzw IMB btw IMB CMS website Imb vrijwilligersbeleid Slot BIJLAGEN: aantallen per federatie Info- en documentatiecentrum Helpdesk Opleidingen Individuele maatbegeleiding /101

5 DEEL 1: ACTIVITEITENVERSLAG Noot: Het activiteitenverslag werd opgesteld volgens de vier activiteiten zoals vastgelegd in de overeenkomst proeftuin verenigingsondersteuning. 5/101

6 1 Algemeen 1.1 Beleidskader Het verenigingsondersteuningsproject Dynamo Project is één van de proeftuinen die deel uitmaken van het decreet houdende flankerende en stimulerende maatregelen ter bevordering van de participatie in cultuur, jeugdwerk en sport dat door de Vlaamse regering bekrachtigd werd op 18 januari Proeftuinen worden in het participatiedecreet omschreven als initiatieven die inspelen op nieuwe ontwikkelingen en behoeften in de cultuur-, jeugd- of sportsector en die een methodische of inhoudelijke vernieuwing nastreven. Het Dynamo Project is toegekend aan de Vlaamse Sportfederatie vzw (VSF). 1.2 Probleemstelling Het vrijwilligerswerk vormt de drijvende kracht achter het verenigingsleven in Vlaanderen in het algemeen en achter sportclubs in het bijzonder. Dit vrijwilligerswerk komt echter steeds meer onder druk te staan, waardoor de toekomst van de georganiseerde sport in gevaar dreigt te komen. Er is een duidelijke behoefte aan ondersteuning van het vrijwillige bestuurskader in sportverenigingen op administratief en beheersmatig vlak. Onder meer de steeds complexere regelgeving, een dalend aantal vrijwilligers, de verhoogde concurrentie met commerciële initiatieven, zorgen voor een toenemende bewustwording van de nood aan praktijkgerichte bestuurlijke ondersteuning. Ook de Vlaamse Sportraad heeft in haar advies rond planlastvermindering voor sportclubs dit probleem naar voor geschoven en houdt een pleidooi voor de bijkomende ondersteuning en begeleiding van het bestuurskader in sportclubs. De vrijwilliger - sportclubbestuurder is de hoeksteen van de sportsector 1.3 Van missie naar strategie Missie Een missie geeft het antwoord op een aantal vragen. Wat is het doel van de organisatie? Wat is de bestaansreden van de organisatie? Wat tracht de organisatie te bereiken? (Desmidt, Heene, 2005). De missie van het Dynamo Project is managementondersteuning voor sportclubs aan te bieden aan de hand van een kennis- en documentatiecentrum, een helpdesk, bijscholingsmomenten en individuele maatbegeleiding. Missie: Het Dynamo Project biedt managementondersteuning aan voor sportclubs via een kennis- en documentatiecentrum, een helpdesk, bijscholingsmomenten en individuele maatbegeleiding 6/101

7 1.3.2 Visie Voor het bepalen van een strategisch doel moet er een visie zijn (Westerbeek ea, 2006). Voor het formuleren van een visie wordt gekeken naar de uitdagingen waarmee de sportsector, en meer specifiek haar vrijwilligers, geconfronteerd wordt. Het overgrote deel van de sportclubs wordt geleid door vrijwilligers die geen vergoeding krijgen voor het geleverde werk. Daardoor bestaat het bestuurskader in sportclubs voornamelijk uit vrijwilligers die ofwel pensioengerechtigd zijn, ofwel een voltijdse job bekleden. De klanten van sportclubs, de sporters of deelnemers, verwachten echter een professionele dienstverlening, vaak aan een lage prijs. Die dualiteit en de toegenomen administratieve papierwinkel waar ook sportclubs mee geconfronteerd worden, leidt ertoe dat een bestuursfunctie in sportclubs niet echt gegeerd is. Het Dynamo Project heeft als doel een duurzame ondersteuning van het vrijwillige bestuurskader in sportclubs te verzorgen zodat hun expertise, zelfredzaamheid en probleemoplossend vermogen verhoogt. Daardoor kunnen de vrijwilligers zich beter focussen op de vele maatschappelijke uitdagingen waar sportclubs voor staan. Onrechtstreeks verhoogt daardoor ook de kwaliteit van het sportaanbod en de werking van de clubs. Managementondersteuning voor sportclubs aanbieden, draagt bij tot een langetermijnvisie met als doelstelling een verdere en continue professionalisering van de sportsector te bekomen. Anderzijds is het een middel om de functie van bestuurder in sportclubs aantrekkelijker te maken aangezien bestuurders erkend worden in hun dagdagelijkse vrijwillige inspanningen die ze leveren voor de sportsector. Visie: duurzame ondersteuning waarborgt het engagement van de vrijwilliger - sportclubbestuurder Core business De core business van het Dynamo Project is ondersteuning geven aan sportclubbestuurders in het kader van: administratieve verplichtingen en regelgeving management van een sportclub Core business: ondersteuning voor vrijwilligers - sportclubbestuurders Waarden De waarden van een organisatie vormen de organisatiecultuur, de persoonlijkheid van een organisatie (Westerbeek ea, 2006). Het Dynamo Project wil zijn missie verwezenlijken door een kwaliteitsvolle en flexibele dienstverlening te verstrekken. De klantgerichte ondersteuning van het Dynamo Project is professioneel en persoonlijk en wil de sportclubbestuurder zo efficiënt en effectief mogelijk helpen. Waarden: persoonlijk, klantgericht, flexibel en professioneel 7/101

8 1.3.5 Strategie Strategie is succesvol anders zijn. Voor elke strategie geldt dat men een evenwicht moet zoeken tussen het wenselijke, het noodzakelijke en het haalbare, met andere woorden tussen wat we willen, moeten en kunnen (Heene, 1995). Ook voor het Dynamo Project is het belangrijk om een strategie voor ogen te houden. De drie strategische vragen kunnen daarbij helpen: 1) Voor welke doelgroep zal het Dynamo Project actief zijn? Het Dynamo Project richt zich in eerste instantie op Vlaamse sportclubs. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen: 1) sportclubs aangesloten bij een VSF federatie (categorie 1) 2) sportclubs niet aangesloten bij een VSF-federatie (categorie 2) Daarnaast kan de dienstverlening ook andere geïnteresseerde actoren bereiken (bv. universiteit, hogeschool, ) (categorie 3). Aangezien het Dynamo Project een project is onder de vleugels van de VSF, moet het project in overeenstemming zijn met de beleidslijnen van de VSF. De VSF is de koepelorganisatie die 84 erkende en gesubsidieerde Vlaamse sportfederaties in Vlaanderen bundelt. De VSF ondersteunt en vertegenwoordigt die federaties, goed voor bijna clubs. De sportfederaties zijn vrij om zich lid te maken van de VSF. Binnen die categorieën van sportclubs, richt het Dynamo Project zich in eerste instantie op open sportclub, sportclubs die veranderingen en verbeteringen willen aanbrengen in hun werking. Dit zijn de clubs van type 1 en type 2 in het model van typologie van sportclubs, goed voor zo n 70% van de Vlaamse sportclubs. Vlaanderen telt zo n sportclubs, waarvan dus sportclubs in de belangrijkste doelgroep van het Dynamo Project vallen. Met het oog op de verankering van de proeftuin, kan de dienstverlening van het Dynamo Project niet langer gratis blijven. De dienstverlening is het goedkoopst voor categorie 1: sportclubs aangesloten bij een VSF-federatie. Categorie 2 kan ook van de diensten van het Dynamo Project gebruik maken, maar aan een hoger tarief. Voor categorie 3 zal per geval bekeken worden in welke mate het Dynamo Project een rol kan spelen. Dynamo Project focust in eerste instantie op sportclubs aangesloten bij een VSF federatie 2) Hoe zal het Dynamo Project actief zijn? Hoe het Dynamo Project succesvol anders zal zijn, is vooral een kwestie van positionering. Die positionering is belangrijk aangezien een deel van de kerntaken van het Dynamo Project soms ook door sportfederaties en sportdiensten ingevuld worden. Een duidelijke positionering geeft aan waar het Dynamo Project anders is dan de sportfederaties en sportdiensten. Het Dynamo Project werkt aanvullend op de dienstverlening van sportfederaties en sportdiensten op het vlak van managementondersteuning voor sportclubs. 8/101

9 Dynamo Project: specialiseert zich in managementgerelateerde aspecten waarmee sportclubbestuurders geconfronteerd worden. specialiseert zich in het individueel begeleiden van sportclubs. identificeert en speelt in op de huidige lacunes. De dienstverlening van het Dynamo Project is dus complementair met de huidige werking van andere actoren door zich te focussen en te verdiepen in die aspecten waar zij niet de tijd en/of middelen voor hebben. Bovendien betreft de dienstverlening van het Dynamo Project thema s die in alle sporttakken terugkomen, waardoor een gecentraliseerde aanpak het efficiëntst is. Door die sporttak overschrijdende expertise is het Dynamo Project een dienstverlener waarop sportfederaties en sportdiensten een beroep kunnen doen om hun sportclubs te ondersteunen. Het Dynamo Project werkt aanvullend op de werking van sportfederaties en sportdiensten 3) Met welke partners zal het Dynamo Project actief zijn? Het Dynamo Project is een project dat pas ten volle tot zijn recht zal komen als verschillende relevante sportactoren actief betrokken worden. De belangrijkste zijn: - de leden van de VSF, de sportfederaties. Hun ervaring en inzicht in de problematiek waarmee sportclubbestuurders geconfronteerd worden, is essentieel om de juiste thema s te behandelen. Daarnaast wil het Dynamo Project aanvullend werken op hun werking en hun verenigingsondersteuning. Aangezien de sportfederaties een belangrijk kanaal zijn om de sportclubs te informeren en te sensibiliseren, is het essentieel dat zij actief betrokken worden bij de verdere ontwikkeling van het Dynamo Project. - de gemeentelijke sportdiensten en het Vlaams Instituut voor Sportbeheer en Recreatiebeleid (ISB). Gemeentelijke sportdiensten hebben een goed zicht op de sportclubs in hun gemeente en kunnen die dan ook informeren en sensibiliseren over de werking en dienstverlening van het Dynamo Project. - de provinciale sportdiensten. Provinciale sportdiensten hebben vaak een goed overzicht van de opleidingen die aangeboden worden in hun provincie. De werking van Sportac werd ondertussen geïntegreerd in het Dynamo Project. - het Bloso en het departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media. Die partners zijn belangrijk omdat zij bijdragen tot de verdere ontwikkeling en afstemming van het project ten opzichte van het huidige bestaande aanbod aan administratieve en bestuurlijke ondersteuning van sportclubs. De klankbordgroep is één van de instrumenten om de afstemming met relevante sportactoren te bewerkstelligen. Dat adviesorgaan komt jaarlijks samen om te reflecteren over het project en over de aansluiting bij de werking van andere deelsectoren binnen de sportwereld. Dynamo Project onderhoudt een nauwe samenwerking met de verschillende sportactoren 9/101

10 2 Communicatiestrategie 2.1 Doelgroep De directe doelgroep van het Dynamo Project zijn de bestuurders van de Vlaamse (non-profit) sportclubs. Om die sportclubs zo goed mogelijk te bereiken, beperkt de communicatiestrategie van het Dynamo Project zich niet enkel tot het rechtstreeks naar sportclubs communiceren. In tegendeel, het Dynamo Project werkt zo veel als mogelijk samen met de vernoemde partners (zie hierboven Met welke partners zal het Dynamo Project actief zijn? ). De communicatiestrategie richt zich naar drie doelgroepen. Tot de eerste doelgroep van het Dynamo Project behoren: alle aangesloten sportclubs (zo n ) bij één van de VSF federaties de sportclubs die niet aangesloten zijn bij een VSF-federatie. Er zijn op dit moment geen concrete gegevens beschikbaar die aangeven hoeveel sportclubs niet aangesloten zijn bij een erkende federatie of VSFfederatie, maar het gaat waarschijnlijk om enkele duizenden sportclubs.. In het bijzonder richt het Dynamo Project zich op de bestuursleden van die sportclubs. Ervan uitgaand dat een sportclub meerdere bestuursleden heeft, dan beslaat de primaire doelgroep uit enkele tienduizenden sportclubbestuurders (ruwe schatting). Tot de tweede doelgroep van het Dynamo Project behoren: de VSF-federaties. De federaties staan dicht bij hun sportclubs en vormen een ideaal communicatiekanaal om de sportclubs te bereiken. de gemeentelijke sportdiensten en sportraden. Ook zij een vormen ideaal communicatiekanaal naar de sportclubs toe. De 84 VSF-federaties en meer dan 300 gemeentelijke en provinciale sportdiensten zijn belangrijkste partners voor het Dynamo Project in de communicatie naar sportclubs. Tot de derde doelgroep behoren: de andere betrokkenen bij de aangesloten sportclubs bij een VSF federatie (sportende leden, ouders van leden, ). Er zijn ongeveer 1,5 miljoen sportende leden aangesloten bij een VSF-federatie. de andere betrokkenen bij niet-aangesloten sportclubs bij een VSF federatie. De leden van sportclubs vormen een belangrijke, weliswaar indirecte, doelgroep aangezien die leden potentiële bestuursleden zijn op korte en lange termijn. Het is dan ook relevant dat die doelgroep zich bewust is van het bestaan en de dienstverlening van het Dynamo Project. 10/101

11 2.2 Communicatie-acties Het Dynamo Project heeft in haar proeftuinperiode al heel wat producten en diensten ontwikkeld. Het succes van het Dynamo Project wordt echter grotendeels bepaald door de wijze waarop het doelpubliek wordt bereikt. De visie van de VSF is dat het Dynamo Project een sterk merk moet worden. De VSF wil het Dynamo Project positioneren als de 1207 voor sportclubbestuurders. Een blijvende aandacht voor communicatie is onontbeerlijk om dat te verwezenlijken. De VSF meent dat de eigen communicatiekanalen van het Dynamo Project (nieuwsbrief, website, directe mailing) en de communicatie via sportfederaties en sportdiensten erg belangrijk zijn om de doelgroep te bereiken. Om het Dynamo Project uit te bouwen tot een sterk merk en een voldoende grote bewustwording omtrent het Dynamo Project te creëren, was het echter nodig om bijkomende communicatiekanalen aan te spreken tijdens de proeftuinperiode. In het vijfde werkingsjaar van het Dynamo Project was verbreding een belangrijke doelstelling en dan is een goede communicatie zeker nodig. Aangezien de derde communicatiedoelgroep van het Dynamo Project de sportleden betreft, is een grootschalige en continue communicatiecampagne dan ook verantwoord. Volgende bijkomende communicatieacties werden gerealiseerd in het vijfde werkingsjaar: USB-sticks VSF-federaties konden USB-sticks voor hun clubs bestellen (één stick per club). De memorysticks bedrukt met het logo en de website van het Dynamo Project vormt mooi promotie-item voor het Dynamo Project en meteen ook een praktisch hulpmiddel voor de sportclubbestuurder. De stick bevat bovendien de informatiebrochure over het Dynamo Project. In totaal ontvangen sportclubs een USB-stick. Na het succes van de groene USB-stick van het vorige werkingsjaar, werd het dit jaar een oranje stick; de twee kleuren uit de huisstijl van het Dynamo Project. Deze actie is gericht naar de eerste en tweede communicatiedoelgroep, namelijk de sportclubbestuurders en sportfederaties. Website Dag van de Sportclubbestuurder Het Dynamo Project registreerde een webadres voor alle informatie over de Dag van de Sportclubbestuurder: Folder Dag van de Sportclubbestuurder Elk jaar maakt het Dynamo Project een folder met het programma van de Dag van de Sportclubbestuurder en algemene uitleg over de werking van het Dynamo Project. De folder werd tijdens het vijfde werkingsjaar vooral verspreid op bijscholingsmomenten en infosessies van gemeentelijke sportraden en sportfederaties. Daarnaast werd de folder ook digitaal verspreid via . 11/101

12 Deze actie is gericht naar de eerste en tweede communicatiedoelgroep, namelijk de sportclubbestuurders, sportdiensten en sportfederaties. Busreclame Dag van de Sportclubbestuurder Naar aanleiding van de vijf edities van de Dag van de Sportclubbestuurder 2013 reden in elke Vlaamse provincie een aantal lijnbussen met promotie voor het Dynamo Project en de Dag van de Sportclubbestuurder. Met deze communicatiecampagne bereikte het Dynamo Project ook de derde communicatiedoelgroep, namelijk de betrokkenen (sporters, ouders van leden, ) bij een sportclub. Deze actie is gericht naar de eerste, tweede en derde communicatiedoelgroep, namelijk de sportclubbestuurders, sportdiensten, sportfederaties en anderen die bij sportclubs betrokken zijn. 12/101

13 Campagne met ballen Het Dynamo Project organiseerde tijdens het vijfde werkingsjaar verschillende ludieke communicatie-acties met grote promotieballen: - Een grote promotiebal zorgde voor publiciteit voor het Dynamo Project tijdens de Dag van de Trainer op 15 december 2012, de indoor atletiekmeeting op 2 februari 2013 en Midzomerrun/Nachtrun op 29 juni 2013 en het Internationaal Waterpolotornooi op 24 augustus Tijdens de Dag van de Sportclubbestuurder in Limburg op 13 april 2013 werd een kort promotiefilmpje gemaakt waarin ook de grote bal in beeld komt. De bal werden verder tijdens elke Dag van de Sportclubbestuurder opgesteld aan de ingang. - Enkele West-Vlaamse sportclubs namen het tegen elkaar op tijdens een ballenloop tijdens de stadsloop Kortrijk Loopt op 20 mei 2013 naar aanleiding van de Dag van de Sportclubbestuurder in Kortrijk op 22 juni Deze actie is gericht naar de eerste, tweede en derde communicatiedoelgroep, namelijk de sportclubbestuurders, sportdiensten, sportfederaties en anderen die bij sportclubs betrokken zijn. s naar sportdiensten en sportfederaties Het Dynamo Project brengt sportfederaties en sportdiensten via op de hoogte van eigen bijscholingsdagen zoals de Dag van de Sportclubbestuurder. Die kan door de medewerkers van sportfederaties en sportdiensten rechtstreeks ter promotie doorgestuurd worden naar hun sportclubbestuurders. Meteen wordt ook de band onderhouden tussen het Dynamo Project enerzijds en de sportdiensten en sportfederaties anderzijds. Deze actie is gericht naar de eerste en tweede communicatiedoelgroep, namelijk de sportclubbestuurders, sportdiensten en sportfederaties. 13/101

14 Website en nieuwsbrief van het Dynamo Project Via de website en maandelijkse nieuwsbrief van het Dynamo Project worden abonnees (voornamelijk sportclubbestuurders) op de hoogte gehouden van relevante wijzigingen in wetgeving, interessante weetjes en de activiteiten binnen de werking van het Dynamo Project. De website en nieuwsbrief ondergingen tijdens het vijfde werkingsjaar een broodnodige update. De lancering van de nieuwe website en nieuwsbrief vond plaats op 4 november Deze actie is gericht naar de eerste en tweede communicatiedoelgroep, namelijk de sportclubbestuurders, sportdiensten en sportfederaties. Twitter, Facebook en Youtube-account In het vijfde werkingsjaar maakte het Dynamo Project een Twitter, Facebook en Youtube-account aan. Het Dynamo Project is nu dus ook actief op sociale media en wordt gevolgd door sportfederaties, sportdiensten, sportclubbestuurders en andere sportliefhebbers. Deze actie is gericht naar de eerste, tweede en derde communicatiedoelgroep, namelijk de sportclubbestuurders, sportdiensten, sportfederaties en anderen die bij sportclubs betrokken zijn. 14/101

15 3 Het vijfde werkingsjaar volgens de vier activiteiten Het Dynamo Project werkt volgens vier kernactiviteiten. Hieronder worden de realisaties per activiteiten besproken. Om dit jaarverslag vlot leesbaar te houden, werden heel wat tabellen in de bijlage opgenomen. Zo kunnen sportfederaties in de bijlage informatie vinden over het aantal diensten waarvoor sportclubs een beroep deden op het Dynamo Project, opgesplitst per sportfederatie. 3.1 Documentatie- en kenniscentrum Het documentatie- en kenniscentrum valt uiteen in twee delen. Enerzijds biedt het documentatiecentrum brochures, achtergrondinformatie, wetgeving, praktische documenten, handleidingen, checklists en modellen aan met betrekking tot de zeven centrale thema s waarrond het Dynamo Project werkt. Het documentatiecentrum bundelt dus voornamelijk reeds bestaande informatie, die op een gestructureerde en overzichtelijke manier aangeboden wordt. Anderzijds omvat het kenniscentrum zaken die vanuit het Dynamo Project zelf ontstaan zijn, zoals het onderzoek en het opmaken van een tool met betrekking tot de typologie van de sportclub en het EUproject. Volgens de overeenkomst werden zeven thema s centraal geplaatst: 1. vzw-wetgeving in de sportsector 2. voeren van een vzw-boekhouding 3. fiscaliteit binnen vzw s 4. fusies en splitsingen van vzw s 5. verzekeringsproblematiek binnen sport-vzw s 6. goed bestuur binnen sport-vzw s 7. vrijwilligerswetgeving en beleid in sport-vzw s Documentatiecentrum Sportclubbestuurders en andere geïnteresseerden kunnen brochures en documenten van het Dynamo Project bestellen via de bestelmodule op de website. De nieuwe website die tijdens het vijfde werkingsjaar ontwikkeld werd, zal het in de toekomst mogelijk maken om de brochures en documenten nog efficiënter te verspreiden. Dit onder meer door brochures online beschikbaar te maken. Enkele sportclubbestuurders reageerden na hun bestelling: Dank voor uw mail en de e-documenten. Dit is heel bruikbare informatie voor een Taekwondoclub zoals de onze, die zich bestuurlijk wil gaan professionaliseren. Nogmaals dank! Super! Wat een service! Heel erg bedankt! 15/101

16 Het aantal bestellingen van brochures, tools en documenten in het vijfde werkingsjaar wordt in onderstaande figuur per maand weergegeven en vergeleken met het vierde werkingsjaar.. Figuur: Bestellingen W 5 tov W W4 W nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt Hierbij valt een piekmoment op in de wintermaanden. Het totale aantal bestellingen in het vijfde werkingsjaar (2.214 bestellingen) is opnieuw gestegen in vergelijking met het vierde werkingsjaar (1.981 bestellingen). De brochures, tools en documenten van het Dynamo Project worden door sportclubs verspreid over heel Vlaanderen besteld. 16/101

17 Brochures Het aanvragen van brochures is een toegankelijke en eerste stap in het verder ontwikkelen van de sportclub. De brochures laten toe dat sportclubbestuurders zich informeren en kennis verwerven over een bepaald onderwerp. De brochures zullen vanaf 2014 online gelezen kunnen worden. Tabel: Overzicht brochures Brochure Code Aantal Beschikbaar Datum verspreid sinds update in W5 Dynamo Project: managementondersteuning voor sportclubs ABC 1 jun 2009 (W1) 22 feb Jouw sportclub, vzw of feitelijke vereniging? FLYER 1 jun 2009 (W1) 6 sep Mijn sportclub, een vzw? Hoe, wat en vooral waarom VZW 1 jun 2009 (W1) 498 De sportclub en de vrijwilligerswet VRIJW 1 jul 2009 (W1) 490 Subsidies voor je sportclub. Bij wie klop je aan? SUBS 1 aug 2009 (W1) 21 jan Is je sportclub btw-plichtig? BTW 1 aug 2009 (W1) 20 feb Je sportclub goed verzekerd VERZ 30 okt 2009 (W1) 369 Sponsoring voor je sportclub SPON 3 dec 2009 (W2) 21 jan Boekhouding op maat van je sportclub BOEK 1 mrt 2010 (W2) 24 sep Dienstverlening & ondersteuningsmogelijkheden voor je 199 sportclub DIENST 14 jul 2010 (W2) 17 sep 2013 Fusies en splitsingen in je sportclub F&S 27 aug 2010 (W2) 153 Je sportclub en tewerkstelling TEWERK 23 dec 2010 (W3) 245 Onthaalbrochure voor je sportclub" (online brochure ONTH 9 jun 2011 (W3) 275 Je sportclub, daar zit muziek in MUZ 24 jun 2011 (W3) 24 sep Structuur in je sportclub" (online brochure STRUCT 28 sep 2011 (W3) 315 De groene sportclub -aandacht voor het milieu GROEN 25 nov 2011 (W4) 106 Brochure "Cmmncrn in je sportclub?! COMM 25 jul 2012 (W4) Fiscale behandeling van inkomsten uit sportactiviteiten FISC 15 apr 2013 (W5) Een vrijwilligersvriendelijke sportclub VRVR nov 2013 Een beleidsplan voor je sportclub BELEID dec 2013 W1: werkingsjaar 1 ; W2: werkingsjaar 2 ; W3: werkingsjaar 3 ; W4: werkingsjaar 4 ; W5: werkingsjaar 5 (1) Deze brochures werden tijdens W5 ontwikkeld, maar waren nog niet beschikbaar In bovenstaande tabel wordt een overzicht gegeven van alle gerealiseerde brochures per werkingsjaar. Er werden tijdens het vijfde werkingsjaar drie nieuwe realisaties uitgewerkt en bovendien werden bepaalde brochures geüpdatet en bijgedrukt NVT (1) NVT (1) 17/101

18 De centrale thema s waarrond het Dynamo Project vooral werkt (btw-wetgeving, vzw-wetgeving, vrijwilligerswetgeving, boekhouding, ), blijven zeer populair: Het Dynamo Project hanteert vanaf het vijfde werkingsjaar een strengere beperking op het aantal brochures dat per bestelling geplaatst kan worden (maximum tien brochures per bestelling), Deze beperking moet ervoor zorgen dat sportclubbestuurders enkel de brochures bestellen die hen werkelijk interesseren. Vanaf 2014 zullen de brochures van het Dynamo Project ook online in te kijken zijn. Sportclubbestuurders kunnen dan na het online inkijken nog beslissen of ze de brochure in boekvorm willen bestellen. Wanneer het Dynamo Project een nieuwe brochure ontwikkelt, wordt die brochure tijdens het eerstvolgende werkingsjaar vaak besteld. Vanaf het tweede werkingsjaar volgend op een nieuwe brochure, wordt de brochure meestal minder besteld. Dat zijn mogelijke verklaringen waarom in het vijfde werkingsjaar in totaal minder exemplaren van brochures besteld werden dan in het vierde werkingsjaar (5.508 brochures tegenover brochures in het vierde werkingsjaar), hoewel het totale aantal unieke bestellingen wel verder steeg. Figuur: Bestellingen brochures overheen de vijf werkingsjaren W1: werkingsjaar 1 ; W2: werkingsjaar 2 ; W3: werkingsjaar 3 ; W4: werkingsjaar 4; W5: werkingsjaar 5 Aan de hand van gerichte mailings zijn de informatiebrochure (twee keer) en de flyer rond feitelijke verenigingen en vzw s (één keer) massaal verspreid geweest naar sportclubbestuurders tijdens de eerste vier werkingsjaren. Omwille van de grote aantallen zijn ze weggelaten uit bovenstaande grafiek. In het vijfde werkingsjaar werd een nieuwe website en bestelmodule ontwikkeld, waardoor het eind 2013 mogelijk wordt om de brochures van het Dynamo Project ook digitaal in te kijken. In het vijfde werkingsjaar werden volgende brochures ontwikkeld: Fiscale behandeling van inkomsten uit sportactiviteiten (beschikbaar sinds april 2013) 18/101

19 Deze brochure geeft uitleg over hoe sportbeoefenaars, scheidsrechters, trainers en begeleiders in een sportclub op een correcte manier vergoed moeten worden. Een vrijwilligersvriendelijke sportclub (beschikbaar vanaf november 2013) Deze brochure toont sportclubs de weg naar het uitbouwen van een vrijwilligersvriendelijke sportclub: een sportclub waarin werk gemaakt wordt van vrijwilligerswerk. Aan de hand van een 6-stappenplan dat tijdens het piloottraject "Werken met vrijwilligers door 12 sportclubs toegepast werd, kunnen sportclubs met deze brochure grote stappen voorwaarts zetten om een doordacht vrijwilligersbeleid op poten te zetten. Bij elke stap hoort een tool die onmiddellijk in de sportclub gebruikt kan worden. De tools zijn ook in elektronische versie beschikbaar. De brochure werd ontwikkeld tijdens het vijfde werkingsjaar en wordt in het najaar 2013 beschikbaar. Een beleidsplan voor je sportclub (beschikbaar vanaf december 2013) Deze brochure is een handleiding om een goed beleidsplan voor de sportclub op te richten. In de brochure werden verschillende werkbladen opgenomen die tijdens het beleidsplanningsproces gebruikt kunnen worden. De werkbladen zijn ook in elektronische versie beschikbaar. De brochure werd ontwikkeld door een team bestaande uit een externe expert, medewerkers van het Dynamo Project, medewerkers van sportfederaties, medewerkers van provinciale sportdiensten en sportclubbestuurders. Een mooi samenwerkingsverband dus! De typologie van sportclubs die het Dynamo Project en UGent samen ontwikkelden, stelt dat niet elke sportclub even veel capaciteiten ( kunnen ) heeft en even veranderingsgezind ( willen ) is. Elke sportclub heeft wel haar eigen waarde. Dat gedachtegoed werd verwerkt in deze brochure. Niet elke sportclub heeft dezelfde capaciteit en wilskracht om een uitgebreid beleidsplan op te stellen, maar een goed beleidsplan kan wel elke sportclub vooruit helpen. In deze brochure werd rekening gehouden met verschillende niveaus van willen en kunnen, zodat ze voor elke sportclub bruikbaar is. De brochure werd ontwikkeld tijdens het vijfde werkingsjaar en is in het najaar 2013 beschikbaar Effectmeting brochures Om het effect van de brochures in de sportclubs te meten, nam het Dynamo Project een steekproef van 400 sportclubbestuurders die tijdens het vijfde werkingsjaar brochures bestelden. 100 sportclubbestuurders antwoordden. De effectmeting toont in welke mate - de bestelde brochures gelezen werden 19/101

20 - de informatie nuttig bevonden werd - het bestuur van de club na het lezen van de brochure meer kennis heeft verworven over het onderwerp - er op basis van de info uit de brochure actie ondernomen werd door de club Figuur: Effect brochures 100% 80% 60% 98% 85% 80% 62% 40% 20% 0% Gelezen Nuttig Meer kennis Actie ondernomen Bijna alle bestelde brochures bij het Dynamo Project worden gelezen door de besteller (98%). De meeste sportclubbestuurders zijn positief over de inhoud, ervaren de brochure als nuttig (85%) en zeggen dat het bestuur van de sportclub door de brochure meer kennis heeft over het onderwerp (80%). Meer dan de helft (62%) van de sportclubbestuurders die een brochure bij het Dynamo Project bestellen, ondernemen ook effectief actie in de club na het lezen van de brochure. De meeste sportclubbestuurders bestellen de brochures voornamelijk om na te gaan of de huidige werking van de sportclub correct verloopt. Als dat het geval is, wordt geen actie ondernomen. De brochures worden als naslagwerk bijgehouden. Onderstaande woordenwolk geeft de voornaamste kenmerken van de brochures van het Dynamo Project weer volgens de bevraagde sportclubbestuurders. Hoe groter het woord afgebeeld staat, hoe meer het vermeld werd. Figuur: Kenmerken brochures 20/101

21 Tools en documenten Het Dynamo Project ontwikkelde naast haar brochures ook een aantal handige en praktisch bruikbare tools en documenten. Deze tools en documenten kunnen via de website en de bestelmodule besteld worden. In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van alle documenten en tools die tijdens het vijfde werkingsjaar aangeboden werden. Tabel: Overzicht tools en documenten Tool/Document Code Aantal Beschikbaar verspreid in sinds W5 Model sponsorformules SF 20 okt 2009 (W1) 446 Model sponsorovereenkomst SO 20 okt 2009 (W1) 466 Model van een vrijwilligersovereenkomst VRIJWOV 20 okt 2009 (W1) 603 Modelstatuten voor een vzw STAT 20 okt 2009 (W1) 280 Model huishoudelijk reglement HHR 20 okt 2009 (W1) 345 Model sociale balans SB 20 okt 2009 (W1) 131 Formulier 1 vzw F1 20 okt 2009 (W1) 171 Formulier 2 vzw F2 20 okt 2009 (W1) 161 Model boekhouding voor kleine vzw's MODELBOEK 20 okt 2009 (W1) 364 Model factuur btw-plichtige vzw FACTBTW 20 okt 2009 (W1) 193 Model factuur vrijgestelde vzw FACTVRIJG 20 okt 2009 (W1) 228 Model factuur vzw met enkel vrijgestelde activiteiten FACTNIETBTW 20 okt 2009 (W1) 200 Formulier 604A: aangifte van economische activiteit en 115 aanvraag btw-nummer 604A 20 okt 2009 (W1) Opgave 625: indienen van maand- en kwartaalaangiften okt 2009 (W1) 155 Opgave 723: intracommunautaire leveringen okt 2009 (W1) 78 Opgave 725: model van een btw-listing okt 2009 (W1) 140 Fiscaal attest voor sportkampen FISCATT 1 nov 2009 (W2) 274 Dynamo Project boekhoudprogramma Small SMALL 22 mrt 2010 (W2) 310 Model oproeping Algemene Vergadering OPROEP 1 mei 2010 (W2) 294 Model register van werkende leden WLREG 1 mei 2010 (W2) 268 Model vrijwilligersregister VRIJWREG 28 mei 2010 (W2) 699 Fiscaliteit: btw tool BTWTOOL 27 aug 2010 (W2) 190 Model inschrijvings-/volmachtformulier werkende leden INSCHR/VOLM 20 okt 2010 (W2) 203 Memo kleine ondernemer MEMO 20 okt 2010 (W2) 113 Handleiding Btw-formaliteiten BTWFORM 18 mrt 2011 (W3) 252 Handleiding Btw-principes BTWPRINC 18 mrt 2011 (W3) 204 Handleiding Btw-tool BTWTOOLHAND 18 mrt 2011 (W3) 226 Dynamo Project Online Boekhoudprogramma ONLINE 20 jan 2012 (W4) Model van een document houdende de informatieplicht (1) Model van een verklaring op eer van de vrijwilliger betreffende zijn forfaitaire onkostenvergoeding (1) 20 okt 2009 (W1) 20 okt 2009 (W1) 78 NVT (1) NVT (1) 21/101

22 Aantal Beschikbaar Tool/Document Code verspreid in sinds W5 ImsEuro boekhoudprogramma IMS 7 jun 2010 (W2) 3 Kaartlezers KAART 3 feb 2011 (W3) Handleiding patrimoniumtaks PATR 29 april 2013 (W5) 6 tools Een vrijwilligersvriendelijke sportclub VRTOOLS November 2013 W1: werkingsjaar 1 ; W2: werkingsjaar 2 ; W3: werkingsjaar 3 ; W4: werkingsjaar 4 ; W5: werkingsjaar 5 (1) Zit sinds W4 vervat in de vrijwilligersovereenkomst, op aanvraag wordt dit nog afzonderlijk aangeleverd. (2) Deze tools werden tijdens W5 ontwikkeld, maar waren nog niet beschikbaar 48 NVT (2) Net zoals bij de bestelling van de brochures, blijven vooral de tools en documenten rond de centrale thema s waar het Dynamo Project rond werkt populair. Het boekhoudprogramma Small, het model vrijwilligersovereenkomst en vrijwilligersregister worden het vaakst besteld. Figuur: Bestellingen tools en documenten overheen de vijf werkingsjaren W2: werkingsjaar 2 ; W3: werkingsjaar 3 ; W4: werkingsjaar 4 ; W werkingsjaar 5 Werkingsjaar 1 was een sterk verkort werkingsjaar waarin het Dynamo Project o.a. de ontwikkeling en verspreiding van documenten en tools voorbereidde. De bestellingen kwamen vervolgens op gang vanaf werkingsjaar 2. Wanneer het Dynamo Project een nieuw document ontwikkelt, wordt dat document tijdens het eerstvolgende werkingsjaar vaak besteld. Vanaf het tweede werkingsjaar volgend op een nieuw document, wordt het document minder besteld. Dat is een mogelijke verklaring waarom er in het vijfde werkingsjaar minder exemplaren van tools en documenten besteld werden (7.385 tools en documenten tegenover tools en documenten in het vierde werkingsjaar), hoewel het totale aantal unieke bestellingen wel verder steeg. In het vijfde werkingsjaar werden volgende acties verwezenlijkt: Vzw tools en documenten In het vijfde werkingsjaar werden de bestaande vzw tools en documenten verder verspreid. Boekhoudkundige tools en documenten 22/101

23 In het vijfde werkingsjaar werden de bestaande boekhoudkundige tools en documenten verder verspreid en werden de functionaliteiten van het Dynamo Project Online Boekhoudprogramma verder uitgebreid. Dynamo Project Online Boekhoudprogramma De werkwijze van het online boekhoudprogramma bleef ongewijzigd. Wel werd de tool uitgebreid met: - de mogelijkheid om lidgelden die betaald moeten worden op te volgen. - de mogelijkheid een onderscheid te maken tussen verschillende soorten leden. - extra pdf rapporten. - extra analysemogelijkheden. Fiscale tools en documenten In het vijfde werkingsjaar werden de bestaande fiscale tools en documenten verder verspreid en werd een handleiding over patrimoniumtaks ontwikkeld. Handleiding patrimoniumtaks Deze handleiding legt uit wat de patrimoniumtaks (of de taks tot vergoeding der successierechten ) voor verenigingen zonder winstoogmerk juist inhoudt en hoe de taks berekend moet worden. Vrijwilligers tools en documenten In het vijfde werkingsjaar werden de tools en documenten m.b.t. vrijwilligerswetgeving verder verspreid en werd een 6-stappenplan op weg naar een vrijwilligersvriendelijke sportclub ontwikkeld. Zes tools op weg naar een vrijwilligersvriendelijke sportclub De zes tools werden in het voorjaar van 2013 getest door 12 sportclubs die deelnamen aan het traject Werken met vrijwilligers van het Dynamo Project. De tools worden beschreven in de brochure Een vrijwilligersvriendelijke sportclub en zijn ook afzonderlijk digitaal te bestellen. De zes stappen en bijhorende tools zijn: 1. Stel een vrijwilligersverantwoordelijke aan 2. Inventariseer je vrijwilligers en bekijk de betrokkenheidscirkels 3. Organiseer een Flexivol-receptie 4. Stel een vrijwilligersmanifest op 5. De 5 bollen van het vrijwilligersbeleid 6. Het label vrijwilligersvriendelijke sportclub 23/101

24 Effectmeting tools en documenten Om het effect van de tools en documenten in de sportclubs te meten, nam het Dynamo Project een steekproef van 400 sportclubbestuurders die tijdens het vijfde werkingsjaar tools en documenten bestelden. 103 sportclubbestuurders antwoordden. De effectmeting toont - in welke mate de bestelde tools en documenten geopend/gelezen werden - in welke mate de tool / het document nuttig bevonden werden - in welke mate de club met de tool / het document aan de slag is gegaan - of de tool / het document een effect had in het bestuur en welk effect dat juist was Figuur: Effect tools en documenten 100% 80% 60% 97% 81% 63% 95% 40% 20% 0% Gelezen Nuttig Aan de slag Effect in club Bijna alle bestelde tools en documenten bij het Dynamo Project worden gelezen door de besteller (97%). De grote meerderheid van de sportclubbestuurders zijn positief over de inhoud en ervaren de documenten en tools als nuttig (81%). Tools zoals het boekhoudprogramma zijn onmiddellijk bruikbaar in de sportclub, andere documenten zijn wel informatief maar zetten de clubbestuurders niet onmiddellijk aan tot actie. De meerderheid van de sportclubbestuurders gaat ook met de tool of het document aan de slag in de sportclub (63%). Bijna alle sportclubbestuurders rapporteren dat de tools en documenten van het Dynamo Project een effect hebben in de club (95%). De figuur hieronder toont welke effecten dat juist zijn. Figuur: Effect tools en documenten 24/101

25 Meestal zorgen de tools en documenten ervoor dat sportclubbestuurders beter op de hoogte zijn van praktische en administratieve verplichtingen bij verschillende wetgevingen (79%), besparen de hulpmiddelen het sportclubbestuur tijd waardoor zij hun administratie sneller kunnen voeren (74%) en werkt het sportclubbestuur efficiënter rond wettelijke en administratieve onderwerpen (69%). Onderstaande woordenwolk geeft de voornaamste kenmerken van de tools en documenten van het Dynamo Project weer volgens de bevraagde sportclubbestuurders. Hoe groter het woord afgebeeld staat, hoe meer het vermeld werd. Figuur: Kenmerken tools en documenten 25/101

26 3.1.2 Kenniscentrum Typologie van de sportclubs Het Dynamo Project voerde in het tweede werkingsjaar in samenwerking met de Universiteit Gent een onderzoek naar typologieën van sportclubs. Philippe Muyters, Vlaams minister van Financiën, Begroting, Werk, Ruimtelijke Ordening en Sport, kende dat onderzoek toe aan de proeftuin Dynamo Project in het kader van haar beleidsopdracht kennis en informatieverstrekking. De doelstelling van het onderzoek was om een typologie te ontwikkelen die door verschillende sportactoren (de overheid, sportfederaties, sportdiensten, het Dynamo Project) als tool gehanteerd kan worden om de eigen sportclubs onder te verdelen in verschillende types. Op die manier kunnen de actoren hun beleid en dienstverlening efficiënter afstemmen op de noden van de verschillende soorten sportclubs. Belangrijk om te vermelden, is dat er geen typologie onder de vorm van een sterrensysteem ontwikkeld werd. Het gevaar met dergelijke typologieën is dat er waardeoordelen kunnen gekoppeld worden aan de verschillende types. Dat terwijl elk type sportclub zijn eigen waarde heeft. Om de verwerking van de vragenlijst over de typologie zo vlot mogelijk te laten verlopen en zo praktisch mogelijk aan de verschillende sportactoren aan te bieden, liet het Dynamo Project in het vierde werkingsjaar een online bevragings- en verwerkingstool ontwikkelen. Met de online tool kunnen sportactoren de resultaten van hun eigen bevraging in de toekomst verwerken. De bevraging kan online via de tool verlopen, maar de tool laat ook toe om resultaten van een bevraging op een andere manier (bijvoorbeeld op papier) te importeren. Er wordt automatisch een rapport over de typologie gegenereerd. Het rapport kan online bekeken worden of gedownload worden in verschillende bestandstypes. Het Dynamo Project biedt de tool aan de Vlaamse sportdiensten en sportfederaties aan. In het vijfde werkingsjaar registreerden zes sportdiensten zich op de online tool om een bevraging onder hun sportclubs te organiseren. De typologie van de sportclubs werd in het vijfde werkingsjaar verder geïntegreerd in de werking van het Dynamo Project. Zo werd bij de ontwikkeling van de brochure Een beleidsplan voor je sportclub het gedachtegoed uit de typologie mee opgenomen. In de brochure wordt gesteld dat elke sportclub baat heeft bij het opmaken van een beleidsplan, maar dat niet elke sportclub dezelfde mate van willen en kunnen voor de dag legt. Sportclubs waarin minder capaciteit en bereidheid aanwezig is om een beleidsplan op te maken, kunnen het verkorte stappenplan in de brochure volgen. Sportclubs waarin meer capaciteit en bereidheid aanwezig is, kunnen een dieper uitgewerkt beleidsplan ontwikkelen. EU-project In het najaar 2010 kreeg de Vlaamse Sportfederatie vzw het positieve nieuws dat het door haar ingediende projectvoorstel Promoting and securing volunteering in sport. Focus on management support in sport clubs. Was goedgekeurd. Samen met acht Europese partners werden zes symposia georganiseerd om kennis en informatie uit te wisselen over de stand van zaken van managementondersteuning in sportclubs en de noden van vrijwillige sportclubbestuurders in de EU. Het project had een looptijd van 1 januari 2011 tot en met 30 juni In het vijfde werkingsjaar bracht een medewerker van het Dynamo Project een getuigenis over de ervaringen bij het organiseren van een EU-project op een bijeenkomst georganiseerd door Vleva in samenwerking met EU Sport Link Voor het Dynamo Project is het interessant om de internationale contacten met verschillende Europese sportfederaties en sportorganisaties te versterken, zodat kennis en good practices met gelijkaardige Europese organisaties verder kunnen uitgewisseld worden als dit de dienstverlening naar de Vlaamse sportclubbestuurders kan versterken. 26/101

27 3.2 Helpdesk De helpdesk is operationeel sinds 2 juni Sportclubbestuurders kunnen het Dynamo Project team persoonlijk, telefonisch, via of via het contactformulier op de website bereiken. Ook in het vijfde werkingsjaar was de helpdesk bereikbaar tijdens de kantooruren en maakten sportclubbestuurders hier veelvuldig gebruik van. Het stijgend aantal bezoekers op de website, het groeiend aantal vragen aan de helpdesk en het stijgend aantal abonnees op de nieuwsbrief zijn daar het bewijs van.. Het Dynamo Project ontwikkelde in het vijfde werkingsjaar een nieuwe website die de helpdesk in de toekomst zeker zal versterken met betere FAQ s (veel gestelde vragen) en ruimere rapporteringsmogelijkheden. Sportclubbestuurders moeten met een groot aantal wettelijke regels rekening houden, wat niet altijd eenvoudig is aangezien zij de taak als sportclubbestuurder op vrijwillige basis uitvoeren. Enkele hete hangijzers die reeds vorig werkingsjaar gerapporteerd werden (verplichtingen t.o.v. SABAM en Billijke Vergoeding, problematiek rond vergoedingen in de sportsector en de btw-problematiek) vormen vandaag jammer genoeg nog steeds pijnpunten waar sportclubbestuurders zich door moeten worstelen. Het is dan ook niet eenvoudig voor de helpdeskmedewerkers van het Dynamo Project om sportclubs rond deze problematieken te adviseren. Aanpassing van de regelgeving rond deze onderwerpen is dan ook gewenst (zie verder Specifieke moeilijkheden bij sportclubs). Enkele sportclubbestuurders reageerden spontaan na contact met de helpdesk: Super, zo n snel antwoord. Super veel bedankt om me zo vlug verder te helpen Website Via de website kunnen sportclubbestuurders de brochures en tools bestellen, zich inschrijven voor de bijscholingen, vragen stellen en zich kandidaat stellen voor persoonlijke maatbegeleiding. Tevens biedt het FAQsysteem (Frequently Asked Questions) onmiddellijk antwoord op een aantal veel gestelde vragen. in de nieuwe website werd het FAQ-systeem geoptimaliseerd om het gebruiksgemak te vergroten. De website van het Dynamo Project rekt elk werkingsjaar meer bezoekers. Gemiddeld surften 116 unieke bezoekers per dag naar de website van het Dynamo Project, in het vierde werkingsjaar waren dat er nog 113). Gemiddeld blijft men ongeveer 2,5 minuten actief op de website. Één van de redenen van deze relatief korte duur dat sportclubbestuurders op de website blijven is dat de website in de eerste plaats gebruikt wordt voor het raadplegen en inschrijven voor opleidingen en individuele maatopleiding en voor het bestellen van brochures en tools. Vanaf 2014 zullen sportclubbestuurders waarschijnlijk langer op de website vertoeven aangezien ze de brochures dan online zullen kunnen inkijken. Er zijn maandelijks ongeveer 64% nieuwe bezoeken, dit betekent dat er nog steeds nieuwe sportclubbestuurders de weg naar de Dynamo Project website vinden. Opvallend is dat er piekmomenten zijn voor het bezoeken van de Dynamo Project website op het moment dat er een Dynamo Project nieuwsbrief verstuurd wordt. Dit betekent dat de nieuwsbrief een positief effect heeft en dat sportclubbestuurders de nieuwsbrief en de bijhorende berichten lezen. 27/101

28 Tabel: Overzicht van het aantal bezoekers van de Dynamo Project website per maand Aantal bezoeken Unieke bezoekers Pagina weergaven Gemiddeld aantal bezoeken per dag Gemiddeld aantal unieke bezoekers per dag Gemiddeld aantal pagina weergaves Gemiddelde tijd op site % nieuwe bezoeken November :01:53 64,26% December :02:03 59,49% Januari :01:57 63,41% Februari :02:03 62,03% Maart :01:46 65,73% April :02:03 63,48% Mei :01:40 66,86% Juni :02:13 66,96% Juli :04:05 61,73% Augustus :02:27 66,15% September :03:29 63,57% Oktober :04: % Totaal :02:29 63,97% 28/101

29 Tabel: Overzicht meest bezochte pagina s van de Dynamo Project website Pagina-weergaves Unieke pagina-weergaves Gemiddelde tijd op pagina /homepagina :01:31 /Dag van de Sportclubbestuurder :02:12 /FAQ wijziging bestuur vzw :02:38 /bestelmodule :01:57 /documenten :00:48 /opleidingen :00:51 Figuur: Overzicht aantal bezoeken op de Dynamo Project website per dag 29/101

30 Tijdens het vijfde werkingsjaar werkte het Dynamo Project aan een nieuwe website in Drupal, die op maandag 4 november 2013 gelanceerd werd. De nieuwe website biedt een heel aantal nieuwe en verbeterde functionaliteiten, zowel voor de sportclubbestuurders als voor de medewerkers van het Dynamo Project: - Brochures worden online beschikbaar. Tijdens de voorbije werkingsjaren kreeg het Dynamo Project meermaals de vraag of de brochures ook digitaal beschikbaar zijn. De oude website had een aantal beperkingen waardoor dit niet mogelijk was. - Sportclubbestuurders (en andere bezoekers) kunnen zich registreren. Bij registratie worden een aantal gegevens opgevraagd ( adres, persoonlijk adres, naam club, rechtsvorm club, ) die slechts eenmalig ingegeven moeten worden. In de oude website moesten sportclubbestuurders deze gegevens bij elke bestelling of elke (aan)vraag invullen. - Sportclubs worden gelinkt aan de club ID uit de Sportdatabank Vlaanderen. Bij registratie linkt een sportclubbestuurder zijn sportclub aan de ID uit de Sportdatabank Vlaanderen. In de oude website hanteerden sportclubbestuurders vaak verschillende benamingen eenzelfde sportclub (bijvoorbeeld met afkortingen of voluit, een nieuwe naam, ). Dit zorgde ervoor dat het Dynamo Project erg moeilijk unieke sportclubs kon identificeren. Bijgevolg kon het Dynamo Project in haar rapportering tot nu toe niet exact weergeven hoeveel unieke sportclubs gebruik maken van de dienstverlening. Op basis van de nieuwe website zal dat wel mogelijk zijn. - Inhoud en lay-out gemakkelijk zelf aanpasbaar door medewerkers van het Dynamo Project. In de oude website werden teksten erg ongebruiksvriendelijk verwerkt en konden de medewerkers van het Dynamo Project zelf geen lay-out matige aanpassingen doen (bijvoorbeeld een menu extra aanmaken). Dit laatste zorgde ervoor dat aan elke aanpassing een prijskaartje hing. In de nieuwe website kunnen teksten veel vlotter worden ingegeven. Menu s aanmaken, blokken wijzigen en andere eenvoudige aanpassingen kunnen door nu door de medewerkers van het Dynamo Project zelf gedaan worden. Bij het aanmaken van nieuwe inhoud (pagina s nieuwsberichten, ) zien de medewerkers in de nieuwe website onmiddellijk hoe de inhoud eruit zal zien op de frontend van de website. - Grotere automatisering voor medewerkers van het Dynamo Project. In de oude website werd de lijst van komende bijscholingen steeds manueel gewijzigd. In de nieuwe website verloopt dit automatisch. - Meer uitgebreide rapporteringsmogelijkheden voor medewerkers van het Dynamo Project. Het nieuwe systeem laat meer uitgebreide rapporteringsmogelijkheden toe. Zo zullen in de toekomst op een geautomatiseerde manier overzichtsrapporten van de werking van het Dynamo Project per federatie/gemeente mogelijk zijn. De helpdeskvragen zullen vanuit één systeem gerapporteerd worden (in plaats van uit twee systemen: CRM en Modulas). - Goed werkende zoekfunctie. De nieuwe website heeft zowel in de frontend als in de backend een vlot functionerende zoekfunctie, wat op de oude website een probleem was Modulas Modulas is het systeem dat gebruikt werd om de backend van de website te verzorgen. Op de website kunnen sportclubbestuurders hun vraag voor de helpdesk stellen via het invulformulier. Deze vragen worden dan gegroepeerd en verdeeld via Modulas. In de nieuwe website van het Dynamo Project wordt Modulas vervangen door een backend in Drupal. Modulas wordt met de komst van de nieuwe website volledig vervangen. In het vijfde werkingsjaar werden 318 vragen geregistreerd via het Modulas systeem. In de toekomst zullen alle helpdeskvragen verzameld worden in het CRM-systeem. Op die manier kan er ook gedetailleerder gerapporteerd worden over het type vraag, wat in Modulas niet mogelijk is. 30/101

31 Het grootste deel van de vragen via Modulas gaat over inhoudelijke thema s (85%). Daarnaast worden ook vragen gesteld over de diensten van het Dynamo Project (15%) Bijkomende mail - CRM Het CRM systeem, dat in het derde werkingsjaar ingevoerd werd, wordt nog steeds gebruikt. Het systeem laat toe om bijkomende vragen en dossiers op een gestructureerde en gedetailleerde wijze bij te houden. Het Dynamo Project team ontvangt de meeste helpdeskvragen namelijk rechtstreeks via . Die vragen worden ook geregistreerd. Voor elke vraag wordt een dossier aangemaakt. Soms bevat één dossier uiteraard meerdere vragen en mails. Die vragen worden door verschillende sportactoren gesteld zoals sportfederaties, sportdiensten en sportclubs. In totaal werden 919 dossiers over vragen via aangemaakt in het vijfde werkingsjaar. Aangezien er meestal meerdere mails aan een dossier hangen, is het totaal aantal verstuurde mails een veelvoud van het aantal dossiers. Dit systeem laat ten slotte toe dat Dynamo Project medewerkers eenvoudig dossiers van elkaar kunnen overnemen/opvolgen. Het grootste deel van die vragen worden gesteld door sportclubbestuurders of personen die binnenkort een sportclub willen oprichten (zo n 86%). De helft van de vragen gaan over inhoudelijke onderwerpen, waarbij vragen over boekhouding (24%), btw-wetgeving/fiscaliteit (13%), vzw-wetgeving (10%) en vrijwilligerswetgeving het vaakst gesteld worden. Figuur: Aantal vragen in CRM per type vraagsteller 31/101

32 Tabel: Aantal vragen in CRM per onderwerp Onderwerp vraag Totaal Aanvraag titel "Koninklijke" 1 Algemene informatie - Dynamo Project 4 Algemene informatie - Dynamo Project kostprijs 1 Algemene informatie - Foutieve betaling 1 Algemene informatie - Gratis begeleiding 1 Algemene informatie - Jaarverslag 2 Algemene informatie - Lidmaatschap Dynamo Project 3 Algemene informatie - Lidmaatschap bij federatie 6 Algemene informatie - Promotie producten 1 Algemene Informatie - Publiek Private Samenwerking 1 Algemene informatie - Wijziging adres club 3 Algemene informatie - Wijziging postadres club 1 Bestelling - Algemeen 30 Bestelling - Adres verkeerd 3 Bestelling - Elektronisch document 80 Bestelling - Elektronische brochures? 2 Bestelling - Informatie producten 6 Bestelling - Niet toegekomen 4 Bestelling - Opvolging 15 Bijscholing - Aanvraag 4 Bijscholing - Algemeen 2 Bijscholing - Annulatie 5 Bijscholing - Attest 30 Bijscholing - Betaling 11 Bijscholing - Evaluatie 1 Bijscholing - Handouts 10 Bijscholing - Informatie 13 Bijscholing - Inschrijving 54 Bijscholing - Inschrijving controleren 2 Bijscholing - Locaties opleidingen 3 Bijscholing - Nieuwe data? 5 Bijscholing - Websites 2 Boekhouding - Algemeen 6 Boekhouding - Boekjaar 5 Boekhouding - Doorlichting 1 Boekhouding - Excel tool 12 Boekhouding - Factuur 1 Boekhouding - Informatie boekhoudpakket 5 Boekhouding - Jaarrekening 11 Boekhouding - Kost boekhouder 1 Boekhouding - Lidgelden 1 Boekhouding - Verantwoordingsstuk 1 Brochures - Groene sportclub 1 Btw - Algemeen 5 Btw - Aangifte 2 Btw - Aftrekmethode 5 Btw - Btw percentage 4 Btw - Btw plichtig of niet 15 Btw - Controle 3 Btw - Eenmalige activiteiten 3 Onderwerp vraag Totaal Btw - Factuur 6 Btw - Gratis drank of maaltijd 1 Btw - Inkomgelden 1 Btw - Intracommunautaire verwerving 5 Btw - Klantenlisting 4 Btw - Kleine ondernemer 8 Btw - Rooster 00 2 Btw - Sponsoring 5 Btw - Subsidies btw? 2 Btw - Verhoudingsgetal 1 Btw - Verkoop kledij 2 Btw - Welke activiteiten btw-plichtig 3 Btw - Werkelijk gebruik 2 Communicatie - Bierviltjes 2 Communicatie - Pers 1 Communicatie - Sabam 7 DvdS - Attest 10 DvdS - Betalingsbewijs 2 DvdS - Factuur 6 DvdS - Informatie 5 DvdS - Inschrijvingsvoorwaarden 13 DvdS - Promotie 2 Decreten - Decreet sportfederaties 1 Document beleidsplanning 1 Erkenning Belgisch Kampioenschap 1 Fiscaliteit - Bedrijfsvoorheffing 2 Fiscaliteit - Controles 2 Fiscaliteit - Fiches 4 Fiscaliteit - Fiscaal attest sportkamp 6 Fiscaliteit - Fiscale verplichtingen 1 Fiscaliteit - Occasionele activiteit 3 Fiscaliteit - Onroerende voorheffing 1 Fiscaliteit - Patrimoniumtaks 5 Fiscaliteit - Prijzengeld spelers tornooi 1 Fiscaliteit - Rechtspersonenbelasting 7 Fiscaliteit - Sponsoring 1 Fiscaliteit -Taks invoerrechten 1 Fiscaliteit vergoeding - Scheidsrechters 1 Fusies en splitsingen 4 Goed bestuur - Algemeen 7 Goed bestuur - Ledenbeheer 1 Goed bestuur - Mutualiteit 2 Goed bestuur - Oprichting sportclub 3 Goed bestuur - Successierechten 1 Huurcontract 1 IMB - Algemeen 1 IMB - Aanvraag 3 IMB - informatie procesbegeleiding 1 Infosessie - Aanvraag 2 Online bhp - Activiteiten 3 Online bhp - Algemeen 1 32/101

33 Onderwerp vraag Totaal Online bhp - Beginsaldi 2 Online bhp - Bestelling 20 Online bhp - Betaling 2 Online bhp - Boekjaren 7 Online bhp - Btw aangifte 5 Online bhp - Btw module 19 Online bhp - Btw saldo 2 Online bhp - Clubgegevens 1 Online bhp - Consolidatie 1 Online bhp - Contacten 2 Online bhp - Creditnota 6 Online bhp - Deelname bijscholing 1 Online bhp - Extra login 4 Online bhp - Factuur 3 Online bhp - Feedback 13 Online bhp - Importmodule 9 Online bhp - Informatie 22 Online bhp - Inloggegevens 20 Online bhp - Interne transfers 1 Online bhp - Jaarrekening 11 Online bhp - licentie bevriezen 1 Online bhp - Lidgelden opvolgen 1 Online bhp - Opzegging licentie 11 Online bhp - Saldi 1 Online bhp - Verrichtingen 6 Online bhp - Vrijwilligersregister 4 Online bhp - Wijziging contactpersoon 2 Online tool typologie 5 Procedures feitelijke vereniging 3 Software aankopen 1 Sponsoring -Algemeen 1 Subsidies - Algemeen 1 Subsidies - Subsidiedossier 1 Tewerkstelling - Betaalde sportbeoefenaar 2 Tewerkstelling - Sociale bijdragen 2 Tewerkstelling - Vergoeding trainers 5 Tewerkstelling Vlabus 1 Verzekeringen Algemeen 7 Verzekeringen - Lichamelijke ongevallen 1 Verzekeringen - Soorten verzekeringen 1 Voorbeeld clubblad 1 Vrijwilligers - algemeen 2 Vrijwilligers - Onkostenvergoeding 17 Vrijwilligers - Uitkeringsgerechtigde werklozen 1 Vrijwilligers - Vrijwilligers rekruteren 1 Vrijwilligers - Vrijwilligersovereenkomst 7 Vrijwilligers - Vrijwilligersregister 14 Vzw - Algemeen 15 Vzw - Aansprakelijkheid 2 Vzw - Aantal bestuurders 2 Vzw - Algemene vergadering 8 Vzw - Benoeming bestuurders 3 Vzw - Bestuurswijziging 8 Onderwerp vraag Totaal Vzw - Invullen aanvraagformulieren griffie 3 Vzw - Kwijting 1 Vzw - Maatschappelijke zetel 2 Vzw - Ontbinding 6 Vzw - Ontslag bestuurder 5 Vzw - Oprichtingsdocumenten 6 Vzw - Overstap maken 6 Vzw - Publicatie Belgisch Staatsblad 2 Vzw - Rechtspersonenbelasting 3 Vzw - Register werkende leden 1 Vzw - Statuten 13 Vzw - Uitsluiting lid 2 Vzw - Verplichtingen 4 Vzw - Wijzigen logo 1 Websites - Informatie CMS 22 Websites - Vibit Hosting 3 WinImsEuro 2 Verzekeringen - Decreet federaties 1 Totaal /101

34 3.2.4 Telefonisch De helpdesk is ook telefonisch bereikbaar. Sinds het vierde werkingsjaar worden alle inkomende oproepen beantwoord door de administratief medewerker, die de vraag indien nodig doorschakelt naar de juiste medewerker. Op deze manier kan er efficiënter omgegaan worden met telefonische oproepen. Het exacte aantal oproepen kan echter niet bijgehouden worden. Gemiddeld kunnen we stellen dat er tussen de 5 en 10 oproepen met inhoudelijke vragen per dag binnenkomen Nieuwsbrief Sportclubbestuurders en andere geïnteresseerden hebben vrijblijvend de mogelijkheid zich in te schrijven voor de online nieuwsbrief. Die nieuwsbrief wordt elke laatste vrijdag van de maand verstuurd. In het vijfde werkingsjaar schreven in totaal 668 extra personen zich in op de Dynamo Project nieuwsbrief, d.w.z. maandelijks gemiddeld 62 extra personen. Oktober 2013 wordt uit de berekening gelaten, aangezien bij het lanceren van de nieuwe Dynamo Project website en nieuwsbrief het bestand opgekuist werd. Foutieve adressen werden verwijderd uit de mailinglijst. Wat een totaal maakt van abonnees op het einde van het vijfde werkingsjaar. Tabel: Aantal verspreide nieuwsbrieven en aantal ingeschreven personen Nieuwsbrief Aantal personen Dynamo Project Nieuwsbrief - n 10 - november Dynamo Project Nieuwsbrief - n 11 - december Dynamo Project Nieuwsbrief - n 1 - januari Dynamo Project Nieuwsbrief - n 2 - februari Dynamo Project Nieuwsbrief - n 3 - maart Dynamo Project Nieuwsbrief - n 4 - april Dynamo Project Nieuwsbrief - n 5 - mei Dynamo Project Nieuwsbrief - n 6 - juni Dynamo Project Nieuwsbrief - n 7 - augustus Dynamo Project Nieuwsbrief - n 8 - september Dynamo Project Nieuwsbrief - n 9 - oktober Specifieke moeilijkheden bij sportclubs Sommige vragen van sportclubs zijn moeilijk te beantwoorden doordat de huidige stand van de wetgeving nog geen adequate oplossing voorziet of door de grote interpretatieruimte die de administratie heeft. Het Dynamo Project wil deze gevoeligheden rapporteren zodat zij op het juiste niveau behandeld kunnen worden. Deze pijnpunten werden ook in het vorige jaarverslag gerapporteerd, maar jammer genoeg nog niet opgelost. Enkele voorbeelden: - SABAM en Billijke Vergoeding: Sommige sportclubs komen hiermee in aanraking en begrijpen het onderscheid tussen beide diensten niet. Het Dynamo Project schept hier met sessies en een brochure verduidelijking in. De grootste vraag van sportclubs is echter om de administratie hierrond te vereenvoudigen. Beide diensten zetten al een eerste stap in de richting van een eengemaakte aangifte, maar die is eerder gericht naar bedrijven dan naar sportclubs. In het kader van de administratieve vereenvoudiging voor sportclubs zou het 34/101

35 een goede zaak zijn, mochten deze aangiftes ook voor clubs eengemaakt kunnen worden. Ook is er vraag van sommige sportclubs naar een gezamenlijke aangifte, zodat niet elke club dit apart moet doen. Het Dynamo Project en VSF hebben in het vijfde werkingsjaar onderhandeld met Sabam, wat resulteerde in nieuwe tarieven en een gemeenschappelijke nota. Op basis van vragen en opmerkingen van de sportclubs blijkt helaas echter dat de nota -die nochtans in overeenstemming tot stand gekomen is- niet steeds nageleefd wordt door de lokale Sabam-controleurs. - Problematiek rond vergoedingen: Vrijwilligers doen lang niet meer alles gratis binnen hun sportclub. De term vrijwilliger wordt heel ruim opgevat door sommige clubs (trainer, scheidsrechter, begeleider, ), onder meer omdat momenteel een adequaat statuut voor de trainer ontbreekt. De sterke regionale verschillen op het niveau van de fiscale diensten dragen ertoe bij dat rechtsonzekerheid in de hand gewerkt wordt. Daarnaast wordt ook duidelijk dat de maximumbedragen voor vrijwilligerswerk vaak niet volstaan in sportclubs. - Problematiek rond btw: Ook hier bestaan sterke regionale verschillen, waardoor clubs vaak het gevoel hebben dat er een ongelijke behandeling heerst. De grote interpretatieruimte en soms ook het niet op de hoogte zijn van de recentste beslissingen van de Administratie, leidt ertoe dat sportclubs zich vaak onheus behandeld voelen op fiscaal vlak. In februari 2013 werd een verhoging van de btw-drempel voor kleine ondernemers aangekondigd, wat een erg grote administratieve vereenvoudiging zou betekenen voor heel wat sportclubs. Ondertussen is deze verhoging echter nog steeds geen feit en nog erger, na het oorspronkelijke bedrag van euro wordt nu steeds vaker euro genoemd. 35/101

36 3.3 Actieve diepteondersteuning via vormingen Het Dynamo Project besteedt heel wat aandacht aan het bijscholen van sportclubbestuurders. Daarvoor worden enerzijds korte infosessies gegeven rond bepaalde inhoudelijke thema s of over de dienstverlening van het Dynamo Project.. Anderzijds worden regelmatig over heel Vlaanderen bijscholingen georganiseerd over specifieke onderwerpen. In totaal vonden 73 bijscholingsmomenten plaats in het vijfde werkingsjaar. Daarnaast werden nog 15 extra bijscholingsmomenten aangevraagd, maar geannuleerd wegens te weinig inschrijvingen. Van alle bijscholingsmomenten die plaatsvonden, werd 51% aangevraagd door een sportdienst, 29% door een sportfederatie en 20% van de bijscholingen organiseerde het Dynamo Project op eigen initiatief. Het aantal bijscholingen in het vijfde werkingsjaar is lager dan tijdens het vierde werkingsjaar; De reden hiervoor is dat de bijscholingen in het najaar steeds later georganiseerd worden en het werkingsjaar van het Dynamo Project maar tot 31 oktober loopt. Het aantal aanvragen voor bijscholingen in november en december 2013 is verdubbeld in vergelijk met 2012, maar die gegevens kunnen dus niet opgenomen worden in dit verslag. Een andere verwezenlijking tijdens het vijfde werkingsjaar, is de integratie van de werking van Sportac binnen het Dynamo Project. De overgang van Sportac in het Dynamo Project werd de laatste jaren al voorbereid door systematisch enkele onderwerken naar het bijscholingsaanbod van het Dynamo Project te verschuiven. Tijdens de laatste maanden van het vijfde werkingsjaar werd de overgang definitief via een gemeenschappelijke communicatie van het Dynamo Project en de Sportac-partners. In totaal namen personen deel aan een bijscholing (infosessies niet meegerekend). Dit is logischerwijs een kleiner aantal dan in het vierde werkingsjaar, maar er werden dan ook minder bijscholingen georganiseerd. De reden hiervoor is dat er meer bijscholingen in november en december 2013 aangevraagd worden, maar die gegevens kunnen niet in dit verslag opgenomen worden. Het Dynamo Project doet voor die bijscholingen meestal een beroep op externe lesgevers. In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van deze bijscholingsmomenten die plaats vonden in het vijfde werkingsjaar. De onderwerpen die het vaakst georganiseerd werden, zijn bijscholingen over btw/fiscaliteit, boekhouden en vrijwilligersbeleid. Over het algemeen worden de bijscholingen erg positief geëvalueerd: 94% van de deelnemers geeft als algemene beoordeling van de bijscholingen goed tot zeer goed. De praktische bruikbaarheid van de bijscholingen ligt ook erg hoog. Over alle bijscholingen heen vinden 80% van de deelnemers de inhoud van de bijscholingen erg bruikbaar in de werking van de sportclub. Tabel: Overzicht soorten bijscholingsmomenten Infosessies/Bijscholing Beschikbaar sinds Aantal W5 Anders werken met vrijwilligers 1 nov 2011 (W4) 1 Behouden, erkennen en motiveren van vrijwilligers 1 nov 2011 (W4) 3 Beleidsplanning. Voorkom een stuurloos schip! 1 sep 2013 (W5) 1 Dag van de Sportclubbestuurder 1 nov 2009 (W2) 5 Een vrijwilligersvriendelijke sportclub 1 sep 2013 (W5) 1 Erkenning. Belonen werkt. Ook in je sportclub! 1 nov 2010 (W3) 3 Fondsenwerving en sponsoring 1 nov 2009 (W2) 3 Generatiemanagement bij vrijwilligers 1 nov 2011 (W4) 1 Infosessie Btw 1 nov 2009 (W2) 2 Infosessie De sportclub van de toekomst (1) (W5) 1 Infosessie Dynamo Project 1 jul 2009 (W1) 6 Infosessie Vrijwilligersbeleid (1) (W5) 1 36/101

37 Infosessies/Bijscholing Beschikbaar sinds Aantal W5 Infosessie Vrijwilligerswetgeving 1 nov 2011 (W4) 3 Infosessie Vzw 1 nov 2009 (W2) 1 Infosessie Vzw en vrijwilligerswetgeving 1 nov 2011 (W4) 2 Mijn sportclub, een vzw? 1 nov 2009 (W2) 1 Praktisch boekhouden voor sportclubbestuurders 1 nov 2009 (W2) 10 Respect in je sportclub 1 nov 2011 (W4) 5 Sportevenementen en sponsoring. Wat met btw? (1) (W5) 1 Vinden en rekruteren van vrijwilligers 1 nov 2011 (W4) 2 Vrijwilligerswetgeving (1) (W5) 1 Vzw en vrijwilligerswetgeving 1 nov 2009 (W2) 4 Wegwijs in btw en de sportclub 1 nov 2009 (W2) 7 Wegwijs in fiscaliteit en de sportclub 1 nov 2009 (W2) 4 Wegwijs in verzekeringen en de sportclub 1 nov 2009 (W2) 2 Wetgeving voor sportclubs (1) (W5) 1 TOTAAL 73 (1) Geen standaard onderwerp, werd op aanvraag ontwikkeld Enkele sportclubbestuurders getuigen spontaan na een bijscholing:. Ik vond de opleiding wat kostprijs en kwaliteit betreft uitstekend! Bedankt voor een perfecte organisatie en zeer goede communicatie. Tabel: Overzicht aanvragers/organisatoren bijscholingsmomenten Type aanvrager Aantal bijscholingsmomenten % Sportdiensten 37 51% Sportfederaties 21 29% Dynamo Project 15 20% Totaal % Tabel: Overzicht lesgevers bijscholingen (zonder infosessies) Type aanvrager Aantal bijscholingsmomenten % Externe lesgever 35 63% Lesgever Dynamo Project 21 37% Totaal % 37/101

38 3.3.1 Infosessies Algemeen De 30 tot 45 minuten durende infosessies blijven een vaste pijler in het aanbod van het Dynamo Project. De infosessie over het Dynamo Project zijn een efficiënt middel om het Dynamo Project bekend te maken bij sportclubbestuurders en de inhoudelijke infosessies zijn een interessante aanvulling voor een algemene vergadering van de sportraad of sportfederatie: Algemene infosessies m.b.t. de werking van het Dynamo Project Btw-infosessies Boekhoud-infosessies Vzw-wetgeving infosessies Vrijwilligerswetgeving infosessies Infosessies op maat In het vijfde werkingsjaar werden 17 infosessies verzorgd waaronder 6 infosessies over het Dynamo Project. Er vonden infosessies in elke Vlaamse provincie plaats, behalve in Limburg. In onderstaande tabel wordt het volledige overzicht gegeven. Tabel: Overzicht georganiseerde infosessies Datum Tijdstip Onderwerp Organisatie Gemeente Provincie 15/11/12 19:30 Vzw (1) Vlaamse Wandelfederatie vzw Hasselt Limburg 19/11/12 20:00 Dynamo Project Sportdienst Wommelgem Wommelgem Antwerpen 12/12/12 19:30 Dynamo Project Sportdienst Grimbergen Grimbergen Vlaams-Brabant 8/01/13 20:00 Vzw en vrijwilligerswetgeving Sportdienst Aarschot Aarschot Vlaams-Brabant 6/02/13 20:00 Vrijwilligerswetgeving Sportdienst VGC Koekelberg Vlaams-Brabant 6/02/13 19:30 Vereenvoudigde boekhouding Sportdienst VGC Koekelberg Vlaams-Brabant 20/02/13 21:00 Nederlandstalige Liga voor Gent Oost-Vlaanderen Onderwateronderzoek en Sport Btw vzw 26/02/13 20:00 Dynamo Project Sportdienst Lier Lier Antwerpen 1/03/13 19:30 Dynamo Project Sportdienst Middelkerke Middelkerke West-Vlaanderen 22/03/13 18:45 Dynamo Project - Vlaamse Berchem Antwerpen Vrijwilligersbeleid Handbalvereniging vzw 27/03/13 20:00 Vzw en vrijwilligerswetgeving Sportdienst Lichtervelde Lichtervelde West-Vlaanderen 25/04/13 19:30 FROS Amateursportfederatie Berchem Antwerpen Btw vzw 15/05/13 20:00 Vrijwilligerswetgeving Sportdienst Schoten Schoten Antwerpen 5/06/13 19:30 Dynamo Project Sportdienst Berlaar Berlaar Antwerpen 22/06/13 19:00 De sportclub van de toekomst Sportdienst Herent Veltem Beisem Vlaams-Brabant 26/06/13 20:00 Dynamo Project Sportdienst Ingelmunster Ingelmunster West-Vlaanderen 7/09/13 13:30 Dynamo Project - Vlaamse Oostkamp West-Vlaanderen Vzw Judofederatie vzw 17/09/13 20:00 Vrijwilligerswetgeving Sportdienst Melle Melle Oost-Vlaanderen 1/10/13 20:00 Dynamo Project (1) Sportdienst Mol Mol Antwerpen (1)geannuleerd 38/101

39 Effectmeting Het Dynamo Project evalueert elke infosessie. Er werd een mail naar de organiserende sportfederatie of sportdienst gestuurd met de vraag om de digitale vragenlijst naar de aanwezige sportclubs door te sturen. Er werden 82 evaluaties ontvangen over 11 infosessies. In het algemeen worden de infosessies goed tot erg goed beoordeeld met een gemiddelde van 8,2/10. Zo n 80% van de sportclubbestuurders geeft aan in de toekomst een beroep te zullen doen op de diensten van het Dynamo Project. De infosessies zijn dus een doeltreffend middel om sportclubs te informeren over de dienstverlening van het Dynamo Project. Op de vraag op welke diensten men een beroep zal doen, zien we een logische evolutie van laagdrempelige naar meer intensieve diensten. In de eerste plaats zal een sportclubbestuurder brochures aanvragen, opleidingen volgen en een beroep doen op de helpdesk. In een laatste fase zal men individuele maatbegeleiding aanvragen. Op gebied van bijscholingen zijn sportclubbestuurders het meest geïnteresseerd in bijscholingen over het voeren van een goede boekhouding, fiscaliteit/btw en de sportclub, de vzw wetgeving, subsidiemogelijkheden, sponsoring, de sportclub en kleine mediakanalen, verzekeringen en werken met vrijwilligers. Daarmee is de top 8 van bijscholingsonderwerpen waarin sportclubbestuurders het meest geïnteresseerd zijn dezelfde als bij de evaluatie van infosessies tijdens het vorige werkingsjaar. Dat zijn allemaal onderwerpen waarover het Dynamo Project bijscholingen aanbiedt. Tabel: Beoordeling van de infosessies voor inhoud en presentatie Wat vond je van de informatie/inhoud? Wat vond je van de manier van presenteren? N % N % erg goed 30 37% 42 51% goed 49 60% 34 42% neutraal 3 3% 6 7% onvoldoende 0 0% 0 0% erg zwak 0 0% 0 0% totaal % % Tabel: Een beroep doen op diensten van het Dynamo Project Zal je op basis van de infosessie in de toekomst een beroep doen op de diensten van Dynamo Project? ja 66 neen 16 totaal 124 N % 80% 20% 100% Voor welke diensten zal de sportclub in de toekomst een beroep doen op Dynamo Project N % Brochures bestellen 50 61% Opleidingen volgen 34 42% De helpdesk contacteren 21 26% Persoonlijke begeleiding aanvragen 11 13% Tabel: interesse in soorten bijscholingen 39/101

40 Over welke onderwerpen zou je graag een opleiding/bijscholing/vorming volgen? N % Boekhouding van een vzw 29 35% Fiscaliteit (BTW) in sportclubs 24 29% Vzw-wetgeving voor sportclubs 24 29% Subsidiemogelijkheden 21 25% Sponsoring 20 24% De kleine sportclub en mediakanalen 19 23% Verzekeringen 16 19% Werken met vrijwilligers 15 18% Websites bouwen 15 18% Opstellen van een beleidsplan 14 17% Communicatiemanagement 13 16% Coachen en motiveren van medewerkers 10 12% Leiderschap in sportclubbestuur 10 12% Netwerking voor je sportclub 10 12% Marketing voor de sportclub 9 11% Interne en externe communicatie 7 8% Eventmanagement 6 7% Toelichting bij relevante wetten en decreten 6 7% Ethiek in de sportclub 5 6% Vergadertechnieken 4 5% Emotionele en sociale intelligentie 4 5% Competentiemanagement 4 5% Fusies en splitsingen van vzw-sportclubs 3 4% Tewerkstelling 2 2% Preventieaanpak van alcohol en drugs 2 2% Interculturaliteit en diversiteit in de sportclub 1 1% 40/101

41 3.3.2 Bijscholingen Anders werken met vrijwilligers (leiding gevend communiceren) Als individu maak je deel uit van verschillende sociale verbanden. Je bent voortdurend in interactie met je omgeving. De eigenheid van vrijwillig engagement maakt dat leiding geven, communiceren en brandjes blussen een ware kunst is. In deze sessie wordt er dieper ingegaan op leiding gevend communiceren in een sportclub en wat er nodig is om effectief te communiceren met vrijwilligers zodanig dat conflicten tot een minimum herleid worden. Inzicht in een aantal basisprincipes zorgen ervoor dat je beter gewapend bent om met je medebestuurders, vrijwilligers, ouders en spelers om te gaan. In deze sessie wisselen theorie en praktijk elkaar af en besteden we bijzondere aandacht aan de situaties die je zelf aanhaalt. In het vijfde werkingsjaar werd één bijscholing Anders werken met vrijwilligers georganiseerd. Tabel: Overzicht georganiseerde bijscholingen Anders werken met vrijwilligers Datum Start Einde Onderwerp Organisatie Gemeente Provincie Aantal inschrijvingen Aantal deelnemers Opkomst Aantal evaluaties 28/11/12 19:30 22:30 Anders werken met vrijwilligers (1) 17/06/13 19:00 22:00 Anders werken met vrijwilligers (1)geannuleerd Dynamo Project - Koninklijke Vlaamse Voetbalbond vzw Berchem Antwerpen Dynamo Project - Middelkerke West-Vlaanderen % 8 Sportdienst Middelkerke Totaal: % Behouden, erkennen en motiveren van vrijwilligers In Vlaanderen zijn vrijwilligers actief. Dat is bijzonder veel, terwijl het aantal organisaties dat vrijwilligers aantrekt meer dan ooit is toegenomen. Als (in de economie) de vraag stijgt bij een gelijk aanbod, wordt de prijs duurder. Vrijwilligers worden dus duurder, ze moeten bewust aangetrokken worden. Van zodra ze binnengehaald zijn, moeten we ze elke dag opnieuw verdienen. Vrijwilligers anno 2013 willen permanent gemotiveerd worden. Want honkvastheid als vrijwilliger is niet langer een uitgangspunt. In deze sessie ga je samen met de docent in op de aantrekkingskracht van jouw sportclub en staat het werken met de hedendaagse vrijwilligers centraal. Op welke manier is jouw club een plaats waarin het aangenaam werken is als vrijwilliger? Tijdens de sessie krijg je tips en tricks om vrijwilligers te behouden, te erkennen en te motiveren. 41/101

42 Verschillende mogelijke acties worden besproken. Tevens wordt de complexe context waarin het vrijwilligerswerk zich vandaag afspeelt bediscussieerd. Een context waarin de maatschappelijke ontwikkelingen, de vrijwilligers én de organisatie een rol spelen. In het vijfde werkingsjaar werden drie bijscholingen Behouden, erkennen en motiveren van vrijwilligers georganiseerd. Tabel: Overzicht georganiseerde bijscholingen Behouden, erkennen en motiveren van vrijwilligers Datum Start Einde Onderwerp Organisatie Gemeente Provincie Aantal inschrijvingen Aantal deelnemers Opkomst Aantal evaluaties 8/11/12 19:30 22:30 Behouden, erkennen en motiveren van vrijwilligers (1) 12/11/12 19:30 22:30 Behouden, erkennen en motiveren van vrijwilligers 21/02/13 19:30 22:30 Behouden, erkennen en motiveren van vrijwilligers 4/03/13 19:30 22:30 Behouden, erkennen en motiveren van vrijwilligers (1) 13/03/13 19:00 22:00 Behouden, erkennen en motiveren van vrijwilligers (1) 22/04/13 19:00 22:00 Behouden, erkennen en motiveren van vrijwilligers (1) 23/09/13 19:30 22:30 Behouden, erkennen en motiveren van vrijwilligers (1)geannuleerd Dynamo Project - Sportregio Noorderkempen ILV Lille Antwerpen Dynamo Project - Oud-Heverlee Vlaams-Brabant % 6 Landelijke Rijverenigingen vzw Dynamo Project - Vilvoorde Vlaams-Brabant % 13 Vlaamse Volleybalbond vzw Dynamo Project - Brecht Antwerpen Sportdienst Brecht Dynamo Project - Beringen Limburg Sportdienst Beringen Dynamo Project - Berchem Antwerpen Vlaamse Liga van Bedrijfssportbonden vzw Dynamo Project - Berchem Antwerpen % 13 Vlaamse Rugbybond vzw Totaal: % 32 42/101

43 Beleidsplanning voor je sportclub. Voorkom een stuurloos schip! Een clubbeleidsplan is in de eerste plaats een navigatie-instrument voor de clubwerking. Het plan geeft aan wat je als sportclub belangrijk vindt, waar je op korte en langere termijn naartoe wilt, evenals de weg die je stap voor stap moet bewandelen om je doelstellingen te bereiken. Deze sessie schetst op een begrijpelijke manier de opbouw van zo n beleidsplan. De lesgever overloopt samen met jou de verschillende onderdelen van een meerjarenplan en reikt praktische tips aan. Na de bijscholing zullen de deelnemers in staat zijn zelf een beleidsplan op te stellen voor hun club en dit op een realistische manier wat tijd en mankracht betreft. In het vijfde werkingsjaar werd één bijscholing Beleidsplanning voor je sportclub. Voorkom een stuurloos schip! georganiseerd. Tabel: Overzicht georganiseerde bijscholingen Beleidsplanning voor je sportclub. Voorkom een stuurloos schip! Datum Start Einde Onderwerp Organisatie Gemeente Provincie Aantal inschrijvingen Aantal deelnemers Opkomst Aantal evaluaties 26/09/13 19:00 22:00 Beleidsplanning Dynamo Project - Bilzen Limburg % 7 Sportdienst Bilzen Totaal: % Een vrijwilligersvriendelijke sportclub Werken met vrijwilligers is een uitdaging, maar dan wel een leuke uitdaging als je weet hoe en waar te beginnen. Tijdens deze infosessie krijg je een korte situatieschets van vrijwilligers in Vlaanderen. Vervolgens worden de nieuwe tools die het Dynamo Project ontwikkelde uit de doeken gedaan: je verneemt alles over het 6-stappenplan naar een vrijwilligersvriendelijke sportclub. De tools worden een voor een voorgesteld en toegelicht. Nadien kan je deze tools zelf toepassen in je club. In het vijfde werkingsjaar werd één bijscholing Beleidsplanning voor je sportclub. Voorkom een stuurloos schip! georganiseerd. 43/101

44 Tabel: Overzicht georganiseerde bijscholingen Een vrijwilligersvriendelijke sportclub Datum Start Einde Onderwerp Organisatie Gemeente Provincie Aantal inschrijvingen Aantal deelnemers Opkomst Aantal evaluaties 9/10/13 20:00 22:00 Een vrijwilligersvriendelijke sportclub Dynamo Project - Gent Oost-Vlaanderen % 6 Sportdienst Gent Totaal: % Erkenning. Belonen werkt, ook in je sportclub! Als bestuurder van een sportclub sta je vaak aan het roer van het schip. In overleg bepaal je de koers die de club zal varen. Er komen heel wat vaardigheden bij kijken om dat schip in goede banen naar de eindbestemming te leiden. Zeker als je een beroep doet op bemanningsleden die zich vrijwillig inzetten om samen dat doel te bereiken. Hoe hou je als leidinggevende je bemanning gemotiveerd om alles op alles te zetten zodat de sportclubboot aan wal geraakt? Deze inspirerende en interactieve workshop reikt je, naast meer inzicht in het doel en effect van erkenning, ook een aantal eenvoudig toe te passen technieken aan. In het vijfde werkingsjaar werden drie bijscholingen Erkenning. Belonen werkt, ook in je sportclub! georganiseerd. Tabel: Overzicht georganiseerde bijscholingen Erkenning. Belonen werkt, ook in je sportclub! Datum Start Einde Onderwerp Organisatie Gemeente Provincie Aantal inschrijvingen Aantal deelnemers Opkomst Aantal evaluaties 6/11/12 19:30 22:30 Erkenning. Belonen werkt. Ook in je sportclub! 4/02/13 20:00 23:00 Erkenning. Belonen werkt. Ook in je sportclub! 5/02/13 19:30 22:30 Erkenning. Belonen werkt. Ook in je sportclub! Dynamo Project - Sportdienst Oostkamp Dynamo Project - Sportdienst Damme Dynamo Project - Sportdienst Oudenburg Oostkamp West-Vlaanderen % 6 Sijsele West-Vlaanderen % 12 Oudenburg West-Vlaanderen % 4 Totaal: % 22 44/101

45 Fondsenwerving en sponsoring Je sportclub heeft hoe langer hoe meer nood aan bijkomende financiering van haar projecten? Kan je de organisatiedoelen niet realiseren zonder extra middelen? Via deze sessie krijg je meer grip op de wondere wereld van fondsenwerving. De sessie werkt vooral met voorbeelden uit de praktijk, van de trainer én van de deelnemers en zet je, op een praktische manier, op weg om de zaak nog professioneler aan te pakken! In het vijfde werkingsjaar werden drie bijscholingen Fondsenwerving en sponsoring georganiseerd. Tabel: Overzicht georganiseerde bijscholingen Fondsenwerving en sponsoring Datum Start Einde Onderwerp Organisatie Gemeente Provincie Aantal inschrijvingen Aantal deelnemers Opkomst Aantal evaluaties 5/11/ :00 22:00 Fondsenwerving en sponsoring 2/10/ :30 22:30 Fondsenwerving en sponsoring 22/10/ :30 22:30 Fondsenwerving en sponsoring Dynamo Project - Vlaamse Rugbybond vzw Dynamo Project - Koninklijke Vlaamse Voetbalbond vzw Dynamo Project - Vlaams Verbond voor Oriënteringssporten vzw Berchem Antwerpen % 8 Berchem Antwerpen % 10 Hasselt Limburg % 8 Totaal: % Generatiemanagement bij vrijwilligers In de sportclub zijn vele personen actief; zowel jongeren als ouderen. Vaak zijn de bestuursleden een pak ouder dan de leden en sommige sporadische vrijwilligers in de sportclub. In deze bijscholing leer je omgaan met dat generatieverschil. In het vijfde werkingsjaar werd één bijscholing Generatiemanagement georganiseerd. 45/101

46 Tabel: Overzicht georganiseerde bijscholingen Generatiemanagement bij vrijwilligers Datum Start Einde Onderwerp Organisatie Gemeente Provincie Aantal inschrijvingen Aantal deelnemers Opkomst Aantal evaluaties 21/03/13 19:00 22:00 Generatiemanagement bij vrijwilligers Dynamo Project - Sportdienst Oostende Oostende West-Vlaanderen % 25 Totaal: % Mijn sportclub, een vzw? Is je sportclub een vzw of een feitelijke vereniging? Overweeg je een overstap naar het vzw-statuut maar vraag je je af welke voor- en/of nadelen dat met zich meebrengt? In deze sessie wordt het onderscheid tussen een feitelijke vereniging en een vzw duidelijk gemaakt. Ook wordt de relevante vzw-wetgeving voor sportclubs besproken: oprichting, formaliteiten en jaarlijkse verplichtingen komen aan bod. In het vijfde werkingsjaar werd één bijscholing Mijn sportclub, een vzw? georganiseerd. Tabel: Overzicht georganiseerde bijscholingen Mijn sportclub, een vzw? Datum Start Einde Onderwerp Organisatie Gemeente Provincie Aantal inschrijvingen Aantal deelnemers Opkomst Aantal evaluaties 22/10/13 19:00 22:00 Mijn sportclub, een vzw? Dynamo Project - Aktivia vzw Steenhuffel Vlaams-Brabant % 21 Totaal: % Praktisch online boekhouden In het eerste deel van deze bijscholing komen de wettelijke verplichtingen van een kleine vzw op boekhoudkundig vlak aan bod. In het tweede deel wordt gewerkt met het Dynamo Project Online Boekhoudprogramma. In deze interactieve sessie, leer je eenvoudig hoe je de boekhouding van je sportclub kunt 46/101

47 bijhouden. Je sportclub hoeft geen vzw te zijn om gebruik te maken van het programma, dus ook feitelijke verenigingen zijn van harte welkom! De bijscholing is opgesplitst in een versie voor sportclubs met en zonder btw-plicht. In het vijfde werkingsjaar werden tien bijscholingen Praktisch online boekhouden georganiseerd. Tabel: Overzicht georganiseerde bijscholingen Praktisch online boekhouden Datum Start Einde Onderwerp Organisatie Gemeente Provincie Aantal inschrijvingen Aantal deelnemers Opkomst Aantal evaluaties 27/11/12 19:00 22:00 Praktisch boekhouden - Online tool (met btw) 10/12/12 19:00 22:00 Praktisch boekhouden - Online tool (met btw) 4/02/13 19:00 22:00 Praktisch boekhouden - Online tool (zonder btw) 19/02/13 19:00 22:00 Praktisch boekhouden - Online tool (met btw) 28/02/13 19:00 22:00 Praktisch boekhouden - Online tool (met btw) 7/03/13 13:30 16:30 Praktisch boekhouden - Online tool (zonder btw) 18/03/13 13:30 16:30 Praktisch boekhouden - Online tool (met btw) 27/05/13 19:00 22:00 Praktisch boekhouden - Online tool (zonder btw) 3/06/13 19:00 22:00 Praktisch boekhouden - Online tool (met btw) 10/06/13 13:30 16:30 Praktisch boekhouden - Online tool (met btw) Dynamo Project Kontich Antwerpen % 5 Dynamo Project - Lede Oost-Vlaanderen % 6 Sportdienst Lede Dynamo Project Kontich Antwerpen % 0 Dynamo Project Neerpelt Limburg % 6 Dynamo Project Kortrijk West-Vlaanderen % 6 Dynamo Project Heverlee Vlaams-Brabant % 5 Dynamo Project Gent Oost-Vlaanderen % 5 Dynamo Project Sint-Niklaas Oost-Vlaanderen % 5 Dynamo Project Heverlee Vlaams-Brabant % 4 Dynamo Project Kontich Antwerpen % 4 Totaal: % 46 47/101

48 R.E.S.P.E.C.T. in je sportclub Ook in je sportclub is respect een onontbeerlijke basis voor het goed functioneren van alle betrokkenen van de sportclub: de teams en hun trainers, ouders, de vrijwilligers en zeker ook de sportclubbestuurders! Want waar respect in het gedrang komt, loop je aan tegen gedrag dat inbreuk pleegt op het welzijn en de veiligheid van alle leden van de sportclub, gedrag dat het goede verloop of het imago van de sportclub aantast. Kortom, onsportief gedrag. Respect is niet alleen de basis voor een leefbare maatschappij maar ook de basis voor een goed en vooral "sportief" werkende sportclub. Het is niet iets dat je met geweld afdwingt. Respect dat toon je en verdien je. In deze interactieve workshop gaan we samen op zoek welke regels en procedures voor jou als sportclubbestuurder van belang zijn om te worden gerespecteerd en hoe je die in goede banen kan leiden. We nemen ook samen onder de loep welke bijstand of steun noodzakelijk is bij ernstige inbreuken met intimidatie, discriminatie, pesten, alcoholmisbruik, vandalisme en mogelijk geweld tot gevolg. Respect, voor iedereen die dit thema mee uitdiept en daarna aanpakt in de sportclub! In het vijfde werkingsjaar werden vijf bijscholingen R.E.S.P.E.C.T. in je sportclub georganiseerd. Tabel: Overzicht georganiseerde bijscholingen R.E.S.P.E.C.T. in je sportclub Datum Start Einde Onderwerp Organisatie Gemeente Provincie Aantal inschrijvingen Aantal deelnemers Opkomst Aantal evaluaties 19/11/12 19:00 22:00 Respect in je sportclub (1) Dynamo Project - Herenthout Antwerpen Sportregio Noorderkempen ILV 18/02/13 19:30 22:30 Respect in je sportclub Dynamo Project - Stekene Oost-Vlaanderen % 11 Sportdienst Stekene 14/03/13 19:00 22:00 Respect in je sportclub Dynamo Project - Kortrijk West-Vlaanderen % 6 Recreas vzw - Recreatief Aangepast Sporten 28/03/13 19:00 22:00 Respect in je sportclub Dynamo Project - Berchem Antwerpen % 14 Recreas vzw - Recreatief Aangepast Sporten 22/04/13 19:30 22:30 Respect in je sportclub Dynamo Project - Lokeren Oost-Vlaanderen % 13 Sportdienst Lokeren 18/10/13 19:00 22:00 Respect in je sportclub Dynamo Project - Sporta-federatie vzw Neerpelt Limburg % 14 48/101

49 Datum Start Einde Onderwerp Organisatie Gemeente Provincie Aantal inschrijvingen Aantal deelnemers Opkomst Aantal evaluaties 29/10/13 19:30 22:30 Respect in je sportclub (1) Dynamo Project - Lichtervelde West-Vlaanderen Wielerbond Vlaanderen vzw 30/10/13 19:30 22:30 Respect in je sportclub (1) Dynamo Project - Zwijndrecht Antwerpen Sportregio Rivierenland 31/10/13 19:00 22:00 Respect in je sportclub (1) Dynamo Project - Nijlen Antwerpen Wielerbond Vlaanderen vzw Totaal: % 58 (1)geannuleerd Vinden en rekruteren van vrijwilligers In Vlaanderen zijn vrijwilligers actief. Dat is bijzonder veel, terwijl het aantal organisaties dat vrijwilligers aantrekt meer dan ooit is toegenomen. Als (in de economie) de vraag stijgt bij een gelijk aanbod, wordt de prijs duurder. Vrijwilligers worden dus duurder, ze moeten bewust aangetrokken worden. Een goed vrijwilligersbeleid voeren is vandaag voor verenigingen een pure noodzaak geworden. In dit vrijwilligersbeleid legt de vereniging een aantal acties vast die ze onderneemt om vrijwilligers aan de organisatie te binden. Tijdens de sessie verduidelijken we waarom zo n vrijwilligersbeleid zo noodzakelijk is en krijg je tips en tricks om vrijwilligers te vinden en te rekruteren. Verschillende mogelijke acties worden besproken. Tevens wordt de complexe context waarin het vrijwilligerswerk zich vandaag afspeelt bediscussieerd. Een context waarin de maatschappelijke ontwikkelingen, de vrijwilligers én de organisatie een rol spelen. In het vijfde werkingsjaar werden twee bijscholingen Vinden en rekruteren van vrijwilligers georganiseerd. 49/101

50 Tabel: Overzicht georganiseerde bijscholingen Vinden en rekruteren van vrijwilligers Datum Start Einde Onderwerp Organisatie Gemeente Provincie Aantal 5/11/12 19:30 22:30 Vinden en rekruteren van vrijwilligers 11/03/13 19:00 22:00 Vinden en rekruteren van vrijwilligers (1) 10/06/13 20:00 23:00 Vinden en rekruteren van vrijwilligers 14/10/13 19:00 22:00 Vinden en rekruteren van vrijwilligers (1) (1)geannuleerd Vrijwilligerswetgeving Dynamo Project - Vlaamse Liga Paardensport vzw Dynamo Project - Vlaamse Triatlon - Duatlon Liga vzw (1) Dynamo Project - Sportdienst Tongeren Dynamo Project - Sportdienst Sint- Niklaas (1) Aantal Opkomst Aantal inschrijvingen deelnemers evaluaties Zwijnaarde Oost-Vlaanderen % 5 Berchem Antwerpen Tongeren Limburg % 7 Sint-Niklaas Oost-Vlaanderen Totaal: % 12 Veel sportclubs in Vlaanderen werken met vrijwilligers. Aan de hand van een toelichting van de wetgeving en concrete voorbeelden reikt deze bijscholing heel wat nuttige informatie aan die nodig is om het vrijwilligerswerk in goede banen te leiden. In het vijfde werkingsjaar werd één bijscholing Vrijwilligerswetgeving georganiseerd. Tabel: Overzicht georganiseerde bijscholingen Vrijwilligerswetgeving Datum Start Einde Onderwerp Organisatie Gemeente Provincie Aantal inschrijvingen 25/02/13 19:30 22:30 Vrijwilligerswetgeving Dynamo Project - Vlaamse Liga Paardensport vzw Aantal deelnemers Opkomst Aantal evaluaties Zwijnaarde Oost-Vlaanderen % 8 Totaal: % 12 50/101

51 Vzw- en vrijwilligerswetgeving Is je sportclub een vzw of een feitelijke vereniging? Overweeg je een overstap naar het vzw-statuut maar vraag je je af welke voor- en/of nadelen dat met zich meebrengt? In deze sessie wordt het onderscheid tussen een feitelijke vereniging en een vzw duidelijk gemaakt. Ook wordt de relevante vzw-wetgeving voor sportclubs besproken: oprichting, formaliteiten en jaarlijkse verplichtingen komen aan bod. Daarnaast worden de belangrijkste aspecten van de vrijwilligerswetgeving uitgelegd: het doel, de bedragen en de vereiste formaliteiten komen aan bod. In het vijfde werkingsjaar werden vier bijscholingen Vzw- en vrijwilligerswetgeving georganiseerd. Tabel: Overzicht georganiseerde bijscholingen Vzw- en vrijwilligerswetgeving Datum Start Einde Onderwerp Organisatie Gemeente Provincie Aantal inschrijvingen Aantal deelnemers Opkomst Aantal evaluaties 31/01/13 19:30 22:30 Vzw- en vrijwilligerswetgeving 13/02/13 19:00 22:00 Vzw- en vrijwilligerswetgeving 27/02/13 19:00 22:00 Vzw- en vrijwilligerswetgeving 19/09/13 19:00 22:00 Vzw- en vrijwilligerswetgeving 15/10/13 19:30 22:30 Vzw- en vrijwilligerswetgeving (1) (1)geannuleerd Dynamo Project - Sportdienst De Panne Dynamo Project - Sportdienst Wingene Dynamo Project - Vlaamse Triatlon - Duatlon Liga vzw Dynamo Project - Vlaamse Hockey Liga vzw Dynamo Project - Sportregio Antwerpse Kempen De Panne West-Vlaanderen % 10 Wingene West-Vlaanderen % 16 Gent Oost-Vlaanderen % 5 Brussel Vlaams-Brabant % 7 Kalmthout Antwerpen Totaal: % 38 51/101

52 Wegwijs in btw/fiscaliteit in de sportclub Er heerst heel wat onduidelijkheid rond de btw-plichtigheid van sportclubs. Moet je als sportclub btw aanrekenen en betalen op het lidgeld? Wat met trainingen, sponsoring, subsidies of inkomsten van de jaarlijkse spaghettiavond? Wat moet je doen als sportclub als je btw-plichtig bent? Het eerste deel van de bijscholing verdiept zich in de btw-problematiek voor sportclubs. Naast de btw-wetgeving zijn er ook nog andere fiscale aspecten die voor sportclubs niet onbelangrijk zijn. Welke inkomsten moet je aangeven in je rechtspersonenbelasting, welke bezittingen zijn belangrijk voor de patrimoniumtaks en hoe worden betaalde spelers belast in hun personenbelasting? Deze bijscholingen brengen fiscale wetgeving op een heldere manier in kaart, op maat van sportclubs. In het vijfde werkingsjaar werden twaalf bijscholingen Wegwijs in btw/fiscaliteit in de sportclub georganiseerd. Tabel: Overzicht georganiseerde bijscholingen Wegwijs in btw/fiscaliteit in de sportclub Datum Start Einde Onderwerp Organisatie Gemeente Provincie Aantal inschrijvingen Aantal deelnemers Opkomst Aantal evaluaties 13/11/12 20:00 21:30 Sportevenementen en btw sponsoring 19/11/12 19:30 22:30 Wegwijs in btw en de sportclub 20/11/12 19:30 22:30 Wegwijs in fiscaliteit en de sportclub 4/03/13 19:30 22:30 Wegwijs in btw en de sportclub 25/03/13 19:30 22:30 Wegwijs in btw en de sportclub 23/04/13 19:30 22:30 Wegwijs in fiscaliteit en de sportclub 4/05/13 9:00 12:00 Wegwijs in fiscaliteit en de sportclub 6/05/13 19:30 22:30 Wegwijs in btw en de sportclub Dynamo Project - Sportdienst Meeuwen- Gruitrode Dynamo Project - Handboogliga vzw Dynamo Project - Sportregio Pajottenland Dynamo Project - Sportregio Noorderkempen ILV Dynamo Project - Sportdienst Overpelt Dynamo Project - Sportdienst Diepenbeek Dynamo Project - Sportdienst Sint-Gillis- Waas Dynamo Project - Sportdienst Lommel Meeuwen- Gruitrode Limburg % 9 Berchem Antwerpen % 9 Affligem Vlaams-Brabant % 6 Merksplas Antwerpen % 38 Overpelt Limburg % 10 Diepenbeek Limburg % 5 Sint-Gillis-Waas Oost-Vlaanderen % 8 Lommel Limburg % 9 52/101

53 Datum Start Einde Onderwerp Organisatie Gemeente Provincie Aantal inschrijvingen Aantal deelnemers Opkomst Aantal evaluaties 6/06/13 19:30 22:30 Wegwijs in btw en de sportclub Dynamo Project - FROS Amateursportfederatie Berchem Antwerpen % 17 21/06/13 10:00 18:30 Wegwijs in fiscaliteit en de sportclub 7/10/13 19:00 22:00 Wegwijs in btw en de sportclub 15/10/13 19:00 22:00 Wegwijs in btw en de sportclub Wegwijs in verzekeringen en de sportclub vzw Dynamo Project - Voetbal Federatie Vlaanderen vzw Dynamo Project - Sportdienst Ham Dynamo Project - Burensportdienst Westhoek Sportoverleg Brussel Vlaams-Brabant % 0 Ham Limburg % 8 Heuvelland (De Klijte) West-Vlaanderen % 11 Totaal: % 130 Sport betekent plezier, ontspanning, intense beleving door fysiek actief te zijn. Maar juist die fysieke activiteit houdt een aantal risico s in. Een ongelukkige valpartij, een voet verzwikken, je pink omslaan bij het vangen van een bal, het zijn risico s die inherent zijn aan sportbeoefening. Naast de lichamelijke ongevallen worden sportclubs vaak geconfronteerd met hun burgerlijke aansprakelijkheidsrisico. Alhoewel het goede huisvader criterium ook van toepassing is in de sportsector, worden sportclubs en sportbeoefenaars soms geconfronteerd met aansprakelijkheid die buiten dat criterium valt. In deze bijscholing wordt een overzicht van de relevante verzekering voor sportclubs en hun bestuurders gegeven en getoetst met concrete praktijkcases. In het vijfde werkingsjaar werden twee bijscholingen Wegwijs in verzekeringen en de sportclub georganiseerd. 53/101

54 Tabel: Overzicht georganiseerde bijscholingen Wegwijs in verzekeringen en de sportclub Datum Start Einde Onderwerp Organisatie Gemeente Provincie Aantal inschrijvingen 19/04/13 19:00 22:00 Wegwijs in verzekeringen en de sportclub 20/06/13 19:30 22:30 Wegwijs in verzekeringen en de sportclub (1) 17/10/13 19:30 22:30 Wegwijs in verzekeringen en de sportclub Wetgeving voor sportclubs Aantal deelnemers Opkomst Aantal evaluaties Dynamo Project - Oost- Vlaamse Zwemfed Gent Oost-Vlaanderen % 6 Dynamo Project - Roeselare West-Vlaanderen Sportdienst Roeselare Dynamo Project - Ninove Oost-Vlaanderen % 8 Sportdienst Ninove Totaal: % 14 Sportclubbestuurders moeten op de hoogte zijn van heel wat wetgeving. Tijdens deze bijscholingsdag die ontwikkeld werd voor en op aanvraag van Antwerpen Sportstad, worden verschillende topics behandeld: btw-wetgeving, vrijwilligerswetgeving, vzw-wetgeving, voedselveiligheid, sociale wetgeving,. Het doel van deze bijscholing was om sportclubondersteuners bij te scholen in de meest relevante wetgeving voor sportclubs. In het vijfde werkingsjaar werd één bijscholingsdag Wetgeving voor sportclubs georganiseerd. Tabel: Overzicht georganiseerde bijscholingen Wegwijs in verzekeringen en de sportclub Datum Start Einde Onderwerp Organisatie Gemeente Provincie Aantal inschrijvingen Aantal deelnemers Opkomst Aantal evaluaties 24/10/13 9:30 17:00 Wetgeving voor sportclubs Dynamo Project - Antwerpen Sportstad vzw Antwerpen Antwerpen % 0 Totaal: % 0 54/101

55 Effectmeting Tabel: Overzicht evaluaties bijscholingen Welke algemene beoordeling geef je aan deze bijscholing? N % Erg goed % Goed % Neutraal 20 4% Onvoldoende 4 1% Erg zwak 4 1% Totaal % Wat vond je van de leerstofkeuze? N % Erg interessant % Interessant % Neutraal 18 4% Minder interessant 8 2% Niet interessant 0 0% Totaal % Wat vond je van het cursusniveau? N % Zeer goed % Goed % Nogal hoog 14 3% Nogal laag 20 4% Veel te hoog 0 0% Veel te laag 2 0% Totaal % Wat vind je van de praktische bruikbaarheid van de cursusinhoud? N % Volledig bruikbaar % Ongeveer 75% bruikbaar % Ongeveer 50% bruikbaar 65 14% Ongeveer 25% bruikbaar 22 5% Helemaal niet bruikbaar 3 1% Totaal % Wat vind je van het lesmateriaal? N % Zeer goed % Goed % Voldoende 66 15% Slecht 6 1% Zeer slecht 3 1% Totaal % Wat vond je van de presentatie? N % Zeer goed % Goed % Juist gepast 19 4% Slecht 5 1% Zeer slecht 2 0% Totaal % 55/101

56 Wat vond je van de praktijkgerichtheid? N % Zeer goed % Goed % Juist gepast 48 11% Te weinig 21 5% Veel te weinig 2 0% Totaal % Wat vond je van de ruimte voor medewerking van de cursisten? N % Zeer goed % Goed % Juist gepast 46 10% Te weinig 6 1% Veel te weinig 1 0% Totaal % Wat vond je van het tempo? N % Zeer goed % Goed % Juist gepast 55 12% Te snel 21 5% Te traag 19 4% Veel te snel 1 0% Veel te traag 1 0% Totaal % Wat vond je van de deelnameprijs? N % Zeer goed % Goed % Normaal % Te hoog 17 4% Te laag 1 0% Veel te hoog 1 0% Veel te laag 0 0% Totaal % Wat vond je van het onthaal? N % Zeer goed % Goed % Voldoende 37 8% Slecht 2 0% Zeer slecht 0 0% Totaal % Wat vond je van de accommodatie? N % Zeer goed % Goed % Voldoende 58 13% Slecht 3 1% Zeer slecht 1 0% Totaal % 56/101

57 3.3.3 Dag van de Sportclubbestuurder Algemeen In het vijfde werkingsjaar werden vijf provinciale edities van de Dag van de Sportclubbestuurder georganiseerd. Die worden in samenwerking met de provinciale sportdiensten georganiseerd. In Oost-Vlaanderen wordt de Dag van de Sportclubbestuurder in samenwerking met het Sportcongres georganiseerd. De Dag van de Sportclubbestuurder vindt telkens plaats op een zaterdagvoormiddag en biedt sportclubbestuurders de kans om twee opleidingssessies van anderhalf uur kunnen volgen. Hiervoor kan men kiezen uit acht tot tien verschillende onderwerpen. Het aanbod bestaat uit een goed evenwicht van hardere en zachtere managementthema s. Het dagprogramma ziet er als volgt uit: u: 9.00u-10.30u: u: 11.00u-12.30u: u: ontvangst eerste reeks sessies pauze tweede reeks sessies broodjeslunch In totaal schreven 571 personen in voor een editie van de Dag van de Sportclubbestuurder in Uiteindelijk namen 510 personen deel (opkomstpercentage van 89%). In de tabellen op de volgende pagina s vind je een overzicht van de sessies en aanwezigheden terug. Enkele tevreden deelnemers getuigden na hun deelname aan de Dag van de Sportclubbestuurder: Doe zo verder! Gefeliciteerd met de hele organisatie van deze dag. Als jullie dit niveau kunnen aanhouden, is dat al een prachtig resultaat! Deze bijscholingsdag zeker blijven organiseren! De organisatie en omkadering was prima in orde. Houden zo! Mooie organisatie, zeer professioneel. 57/101

58 Tabel: Overzicht Dag van de Sportclubbestuurder aantal datum uur thema plaats provincie organisator 1 13/4/ Dag van de Sportclubbestuurder Hasselt Limburg Dynamo Project Provincie Limburg aantal inschrijvingen aantal deelnemers % opkomst % 9u 9u 9u 9u 11u 11u 11u Sessie 1: Praktisch online boekhouden voor sportclubbestuurders zonder btw-verplichtingen Sessie 2: Wegwijs in btw en de sportclub Sessie 3: Less stress in de stress-les Sessie 4: Mijn sportclub, daar zit muziek in. Wat met de billijke vergoeding? Sessie 5: Praktisch online boekhouden voor sportclubbestuurders met btw-verplichtingen Sessie 6: De sportclub van de toekomst: 10 succestips Sessie 7: Tijd is GEEN geld! 11u Sessie 8: Online samenwerken met Google Docs - demosessie 2 22/6/ Dag van de Sportclubbestuurder Kortrijk West-Vlaanderen 9u Dynamo Project Provincie West- Vlaanderen Sessie 1: Praktisch online boekhouden voor sportclubbestuurders zonder btw-verplichtingen % 9u 9u 9u 11u 11u 11u Sessie 2: Wegwijs in btw en de sportclub Sessie 3: Less stress in de stress-les Sessie 4: Fondsenwerving en sponsoring Sessie 5: Praktisch online boekhouden voor sportclubbestuurders met btw-verplichtingen Sessie 6: Een geslaagd evenement geen toevalstreffer! Sessie 7: Tijd is GEEN geld! 58/101

59 11u Sessie 8: Hoe motiverend is jouw leiderschap? aantal datum uur thema plaats provincie organisator 3 28/9/ Dag van de Sportclubbestuurder Leuven Vlaams-Brabant 9u Dynamo Project Provincie Vlaams- Brabant Sessie 1: Praktisch online boekhouden voor sportclubbestuurders zonder btw-verplichtingen aantal inschrijvingen aantal deelnemers % opkomst % 9u 9u 9u 11u 11u 11u 11u Sessie 2: Wegwijs in btw en de sportclub Sessie 3: Leidinggevend communiceren: omgaan met spanningen, angsten en klachten Sessie 4: Verleiden tot de waarheid - Hoe herken je leugens en hoe ga je ermee om in je sportclub? Sessie 5: Praktisch online boekhouden voor sportclubbestuurders met btw-verplichtingen Sessie 6: Sportbeoefenaars: de sociaalrechtelijke spelregels Sessie 7: Beklijvend presenteren. Hoe blijft je boodschap plakken? Sessie 8: Tips voor een geslaagde onderhandeling 4 12/10/ Dag van de Sportclubbestuurder Gent Oost-Vlaanderen Dynamo Project % 9u 9u 9u 9u 11u 11u Sessie 1: Praktisch online boekhouden voor sportclubbestuurders zonder btw-verplichtingen Sessie 2: Wegwijs in btw en de sportclub Sessie 3: Online samenwerken met Google Docs (interactieve sessie) Sessie 4: MotivAction Sessie 5: Praktisch online boekhouden voor sportclubbestuurders met btw-verplichtingen Sessie 6: Laagdrempelige sportclub: maak van jouw sportclub een sportclub waar iedereen welkom is! 59/101

60 11u Sessie 7: Een beleidsplan voor je sportclub. Voorkom een stuurloos schip! 11u Sessie 8: Brainstromen in plaats van brainstormen aantal datum uur thema plaats provincie organisator 5 26/10/ Dag van de Sportclubbestuurder Berchem Antwerpen Dynamo Project APB Sport aantal inschrijvingen aantal deelnemers % opkomst % 9u 9u 9u 9u 9u 11u 11u 11u 11u 11u Sessie 1: Praktisch online boekhouden voor sportclubbestuurders zonder btw-verplichtingen Sessie 2: Wegwijs in btw en de sportclub Sessie 3: Subsidies en ondersteuning voor sportclubs Ook het APB Sport heeft wat voor je sportclub in petto Sessie 4: Leidinggevend communiceren: omgaan met spanningen, angsten en klachten Sessie 5: Verleiden tot de waarheid - Hoe herken je leugens en hoe ga je ermee om in je sportclub? Sessie 6: Praktisch online boekhouden voor sportclubbestuurders met btw-verplichtingen Sessie 7: Sportbeoefenaars: de sociaalrechtelijke spelregels Sessie 8: Beklijvend presenteren. Hoe blijft je boodschap plakken? Sessie 9: Je sportclub, daar zit muziek in! Wat met SABAM? Sessie 10: Tips voor een geslaagde onderhandeling 60/101

61 Effectmeting De evaluaties van de Dag van de Sportclubbestuurder 2013 werden per bijscholingsdag uitgevoerd. Hieronder vind je de algemene evaluaties over de 5 edities heen. Over het algemeen kunnen we stellen dat de Dag van de Sportclubbestuurder door de deelnemers zowel op gebied van organisatie als inhoudelijk zeer positief is onthaald Er werden 235 evaluaties ontvangen. Dat geeft een responsgraad van 46%. Over het algemeen werd de Dag van de Sportclubbestuurder goed tot zeer goed beoordeeld met een globale score van 8,2/10. 78% van de deelnemers geeft aan volgend jaar terug te komen naar de Dag van de Sportclubbestuurder. Echter, we zien dat slechts 37% van de deelnemers op de vorige editie aanwezig was. De Dag van de Sportclubbestuurder trok dit werkingsjaar dus een groot aantal nieuwe deelnemers. Over het algemeen worden de verschillende sessies en de docenten goed tot zeer goed bevonden. Figuur: Evaluatie organisatie van de Dag van de Sportclubbestuurder Figuur: Evaluatie sessies van de Dag van de Sportclubbestuurder 61/101

62 3.4 Individuele maatbegeleiding (IMB) Tijdens een individuele maatbegeleiding wordt een specifiek thema of probleem van een sportclub intensief behandeld. Sportclubs konden in het vijfde werkingsjaar een maatbegeleiding rond vzw-wetgeving, btwwetgeving of het bouwen van een website aanvragen. Daarnaast werd via een piloottraject ook nog een nieuwe vorm van maatbegeleiding ontwikkeld: de maatbegeleiding werken met vrijwilligers. Sportclubs kunnen via de website op elk moment een aanvraag indienen. Gezien de hoge tijdsbelasting van een maatbegeleiding voor de Dynamo Project medewerkers, probeert het Dynamo Project de afspraken zoveel mogelijk gebundeld en overdag te laten plaatsvinden. Lukt dat toch niet voor de sportclub, dan is een avondafspraak natuurlijk nog steeds mogelijk. In het vijfde werkingsjaar kregen 60 clubs een vzw-maatbegeleiding, 49 clubs een btw-maatbegeleiding en volgden 101 sportclubbestuurders een websitebegeleiding. Daarnaast namen: 12 sportclubs deel aan het piloottraject Werken met vrijwilligers. Het streefdoel om minstens 120 sportclubs per jaar te begeleiden, werd dus behaald. Enkele tevreden sportclubbestuurders gaven na afloop volgende reacties: Nogmaals hartelijk dank voor de eersteklas uitleg die ik van je heb mogen ontvangen. Ik val, gelukkig, ook nu weer in herhaling: Hoed af voor de dienstverlening/ondersteuning ten behoeve van een sportclub. Eens te meer: hartelijk dank dus! De begeleiding was de optimale stap bij de oprichting van de VZW. We hebben op een eenvoudige maar duidelijke manier uitleg en feedback gekregen die ons heel goed geholpen heeft. Het bestaan van het Dynamo Project maakt het voor "amateur" bestuursleden doenbaar om hun taken zo goed mogelijk uit te voeren. Prima initiatief om sportclubs op deze manier te begeleiden in voor hen niet alledaagse materie. De aangeboden diensten zijn zeer compleet en de dienstverlening is buitengewoon goed! 62/101

63 De sportclubbestuurders vatten de maatbegeleiding in de volgende woorden samen: Figuur: kenmerken van de maatbegeleiding volgens de sportclubbestuurders IMB vzw Algemeen Afhankelijk van de soort vraag, zijn er drie soorten maatbegeleiding rond de vzw-wetgeving mogelijk: de omvorming van feitelijke vereniging naar de vzw-structuur Voor dat soort vraag is een begeleiding ter plaatse aangewezen aangezien sportclubbestuurders vaak geen kennis hebben over de verplichte formaliteiten noch over de minimale voorwaarden voor het samenstellen van de organen zoals de algemene vergadering en de raad van bestuur. de statuten van de vzw nakijken Deze begeleiding dient voor al bestaande vzw-sportclubs. De realiteit leert ons dat bestaande vzwsportclubs statuten hebben opgesteld zonder kennis te hebben over de minimale wettelijke verplichte vermeldingen die in deze statuten moeten opgenomen zijn. Dat kan juridische problemen opleveren als er zich een dispuut zou voordoen. Een Dynamo Project medewerker neemt de bestaande vzw-statuten onder de loep en adviseert de sportclub rond optimalisatie van de statuten. ondersteuning bij de jaarlijkse verplichtingen van een vzw Deze begeleiding dient eveneens voor al bestaande vzw-sportclubs. Op het moment dat de sportclub de vzw-structuur heeft aangenomen, moeten er jaarlijks een aantal verplichtingen nageleefd worden. Veel sportclubbestuurders zijn weinig of niet op de hoogte van de verplichtingen. In het vijfde werkingsjaar werden er 60 IMB s vzw afgewerkt. Ongeveer de helft (52%) betrof de omvorming van feitelijke vereniging naar de vzw-structuur. Voor 40 imb s werd een persoonlijke afspraak gemaakt in de kantoren van het Dynamo Project of op de sportclub. Van de 40 persoonlijke afspraken konden er 35 tijdens de normale werkuren plaatsvinden. Voor 20 imb s was een persoonlijke afspraak niet noodzakelijk en kon het Dynamo 63/101

64 Project via de telefoon de nodige begeleiding bieden. De vzw maatbegeleidingen bereikten clubs verspreid over heel Vlaanderen.. Tabel: overzicht tijdstip imb s vzw Tijdstip Aantal % afspraak overdag (aanvang uiterlijk 16u15) 35 58% afspraak s avonds/weekend 5 8% zonder afspraak (via helpdesk) 20 33% Totaal % Tabel: overzicht per maand van de imb vzw s met afspraak (N = 40) Tabel: overzicht onderwerpen imb s vzw Onderwerp Aantal % jaarlijkse verplichtingen controleren / statuten nakijken 29 48% omvorming FV naar VZW 31 52% Totaal % 64/101