GFI-producthandleiding. Handleiding Outlook Connector

GFI-producthandleiding Handleiding Outlook Connector

De informatie en inhoud van dit document is alleen bedoeld ter informatie en wordt geleverd als zodanig en zonder garantie in welke vorm dan ook, expliciet, impliciet of anderszins, waaronder, zonder beperking, enige garantie van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel, en niet-inbreukmakendheid. GFI Software kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade, waaronder gevolgschade of enige andere schade, voortvloeiend uit het gebruik van dit document. De informatie in dit document is afkomstig van openbaar beschikbare bronnen. Hoewel GFI alles in het werk stelt om correcte informatie aan te bieden, kan de volledigheid, nauwkeurigheid, actualiteit of geschiktheid van de informatie niet worden gegarandeerd en kan hierop geen aanspraak worden gemaakt. GFI kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor drukfouten, verouderde informatie of fouten. GFI biedt geen garantie, expliciet of impliciet, en aanvaardt geen wettelijke verplichtingen of verantwoordelijkheid voor de nauwkeurigheid of volledigheid van de informatie in dit document. Als u van mening bent dat dit document foutieve informatie bevat, kunt u contact met ons opnemen waarna wij uw opmerkingen zo snel mogelijk zullen bekijken. Alle product- en bedrijfsnamen die hier worden vermeld, kunnen handelsmerken zijn van hun respectievelijke eigenaars. Microsoft en Windows zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en andere landen. GFI MailArchiver is een copyright van GFI SOFTWARE Ltd. - 1999-2014 GFI Software Ltd. Alle rechten voorbehouden. Documentversie: V. 2.3.0 Laatst bijgewerkt (maand/dag/jaar): 7/8/2014

1 Inleiding 4 1.1 Over GFI MailArchiver 4 1.2 Over GFI MailArchiver Outlook Connector 4 2 gebruiken GFI MailArchiver Outlook Connector 5 2.1 starten GFI MailArchiver Outlook Connector 5 2.2 Het GFI MailArchiver Outlook Connector-postvak 6 2.2.1 E-mailmappen 6 2.2.2 Zoeken 8 2.2.3 Geavanceerd zoeken 9 2.2.4 E-mails verwijderen 10 3 bewaken GFI MailArchiver Outlook Connector 11 3.1 De GFI MailArchiver Outlook Connector-statusbalk (alleen voor Microsoft Outlook 2000/2003/2007) 11 3.2 Tabblad Lint in GFI MailArchiver Outlook Connector (Microsoft Outlook 2010) 11 3.3 Synchronisatie controleren 12 3.4 Offline werken 16 4 configureren GFI MailArchiver Outlook Connector 18 4.1 Synchronisatie-instellingen 18 4.1.1 De URL van de GFI MailArchiver-server wijzigen 19 4.1.2 Het synchronisatie-interval aanpassen 19 4.1.3 Het maximum aantal e-mails in de lokale cache 19 4.1.4 Offline toegang 20 4.2 Een nieuw postvak toevoegen 20 4.3 Database-instellingen 23 4.4 in- en uitschakelen GFI MailArchiver Outlook Connector 24 4.5 Taalinstellingen 24 5 Probleemoplossing en support 25 5.1 Inleiding 25 5.2 GFI SkyNet 25 5.3 Webforum 25 5.4 Technische ondersteuning aanvragen 25 5.5 Documentatie 25 5.6 GFI MailArchiver Outlook Connector Problemen met 26 6 Verklarende woordenlijst 29 7 Index 34

1 Inleiding 1.1 Over GFI MailArchiver GFI MailArchiver is een krachtige, gebruiksvriendelijke oplossing voor het archiveren van e-mails, waarmee u alle interne en externe e-mails in één centraal archief kunt archiveren. Dit archief kunt u vervolgens eenvoudig beheren vanuit de browsergebaseerde interface van GFI MailArchiver, zodat bevoegde gebruikers de gearchiveerde e-mails kunnen bekijken en doorzoeken. 1.2 Over GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector is een invoegtoepassing waarmee u GFI MailArchiver met Microsoft Outlook kunt synchroniseren. Met GFI MailArchiver Outlook Connector kunnen gebruikers de e-mails in GFI MailArchiver zijn gearchiveerd, in Microsoft Outlook bekijken. Gearchiveerde e- mails worden in Microsoft Outlook weergegeven in een georganiseerde mappenstructuur die overeenkomt met die van het postvak van de gebruiker. OPMERKING De functie Ophalen postvak met mappenstructuur moet in GFI MailArchiver zijn ingeschakeld zodat de e-mails in GFI MailArchiver Outlook Connector kunnen worden weergegeven in een mappenstructuur die vergelijkbaar is met die van het postvak van de gebruiker. GFI MailArchiver 1 Inleiding 4

2 gebruiken GFI MailArchiver Outlook Connector Wanneer de installatie eenmaal is voltooid, wordt GFI MailArchiver Outlook Connector automatisch geregistreerd in Microsoft Outlook. Microsoft Outlook zal automatisch proberen verbinding te maken met GFI MailArchiver via de URL die tijdens de installatie is opgegeven. Synchronisatie met GFI MailArchiver kunt u automatisch laten uitvoeren op het opgegeven tijdsinterval of handmatig uitvoeren via de statusbalk in GFI MailArchiver Outlook Connector. GFI MailArchiver Outlook Connector voegt automatisch de map GFI MailArchiver-postvak aan de mappenlijst van Microsoft Outlook toe. Standaard is er slechts één postvak beschikbaar (het postvak van de gebruiker die is aangemeld). Indien gewenst kunt u later andere postvakken toevoegen. Er verschijnt een werkbalk waarop de synchronisatiestatus van de GFI MailArchiver-server wordt weergegeven. OPMERKING Standaard worden in GFI MailArchiver Outlook Connector de e-mails gesynchroniseerd en weergegeven die de afgelopen 365 dagen zijn verzonden en ontvangen. Voor meer informatie over het instellen van het aantal dagen voor synchronisatie raadpleegt u http://go.gfi.com/?pageid=mar_ OutlookConnectorSyncronisation. 2.1 starten GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector wordt automatisch gestart. 1. Open Microsoft Outlook. 2. Tijdens het opstarten probeert GFI MailArchiver Outlook Connector automatisch verbinding te maken met behulp van de opgegeven aanmeldingsgegevens. Schermafbeelding 1: Verificatiegegevens invoeren 3. Als de verificatie mislukt, wordt de gebruiker gevraagd de gebruikersnaam en het wachtwoord op te geven. GFI MailArchiver 2 gebruiken GFI MailArchiver Outlook Connector 5

2.2 Het GFI MailArchiver Outlook Connector-postvak Tijdens de installatie van GFI MailArchiver Outlook Connector wordt automatisch een nieuw postvak met de naam GFI MailArchiver-postvak aan de mappenlijst van Microsoft Outlook toegevoegd. 2.2.1 E-mailmappen Het e-mailarchief in het GFI MailArchiver-postvak wordt met dezelfde structuur voor e-mailmappen weergegeven als de map met e-mails in Microsoft Outlook. Normaal gesproken bevat deze structuur het postvak IN en de bijbehorende submappen, de map met verzonden items en andere e- mailmappen. OPMERKING De functie Ophalen postvak met mappenstructuur moet in GFI MailArchiver zijn ingeschakeld zodat de e-mails in GFI MailArchiver Outlook Connector kunnen worden weergegeven in een mappenstructuur die vergelijkbaar is met die van het postvak van de gebruiker. De e-mailheaders worden in de bijbehorende map weergegeven. Wanneer u een e-mailheader selecteert, wordt deze opgehaald van de GFI MailArchiver-server en in het leesvenster van Microsoft Outlook weergegeven. Standaard worden er 100.000 e-mailheaders opgeslagen. Als u dit aantal wilt wijzigen, raadpleegt u het hoofdstuk Het maximum aantal e-mails in de lokale cache. GFI MailArchiver 2 gebruiken GFI MailArchiver Outlook Connector 6

Schermafbeelding 2: Office 2003/2007: E-mails in het postvak IN van GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver 2 gebruiken GFI MailArchiver Outlook Connector 7

Schermafbeelding 3: Office 2010: E-mails in het postvak IN van GFI MailArchiver Outlook Connector 2.2.2 Zoeken In GFI MailArchiver Outlook Connector kunnen gebruikers e-mails zoeken in het postvak met gearchiveerde e-mails. Als u op de knop Zoeken klikt, maakt Microsoft Outlook verbinding met de GFI MailArchiver-server, waarna de zoekpagina in een afzonderlijk venster wordt geladen. 1. Klik op Zoeken. OPMERKING De knop Zoeken vindt u in Microsoft Outlook 2010 op het tabblad GFI MailArchiver van het lint. In eerdere versies van Microsoft Outlook kunt u de knop vinden op de statusbalk van GFI MailArchiver Outlook Connector. GFI MailArchiver 2 gebruiken GFI MailArchiver Outlook Connector 8

Standaard wordt in GFI MailArchiver de eenvoudige zoekinterface weergegeven waarmee u naar tekst in e-mails kunt zoeken. 2. Typ de tekst die u zoekt in het tekstvak Alle gearchiveerde e-mails doorzoeken voor gebruiker. OPMERKING Het gebruik van jokertekens is als volgt toegestaan:? - komt overeen met één willekeurig teken. * - Komt overeen met elke willekeurige tekenreeks. Bijvoorbeeld: Als u wilt zoeken naar e-mails waarin het woord 'Nederlands' voorkomt, geeft u in het tekstvak Zoeken naar 'ne??s' of 'ne*s' op. 3. Selecteer een datumbereik in de lijst E-mails doorzoeken vanaf. 4. <Optioneel> Als u bent aangemeld met een gebruikersaccount waarmee toegang tot andere gebruikersaccounts kan worden verkregen en u een eenvoudige zoekactie uitvoert, worden standaard alleen uw e-mails doorzocht. 5. Klik op. De e-mails waarin het woord voorkomt dat u hebt opgegeven, worden onder het gebied Zoeken weergegeven. In GFI MailArchiver worden standaard maximaal 25 e-mails per pagina weergegeven. Als de opgegeven zoektekst in meer dan 25 e-mails voorkomt, worden de e-mails in GFI MailArchiver over meerdere pagina's verdeeld. Als u door de pagina's met zoekresultaten wilt navigeren, klikt u op de weergegeven paginakoppelingen. 2.2.3 Geavanceerd zoeken Klik op om de functie Geavanceerd zoeken weer te geven. Schermafbeelding 4: Geavanceerde zoekopties 2. Gebruik in het gedeelte Geavanceerde zoekopties de functies die hieronder worden beschreven om een geavanceerde zoekactie uit te voeren. GFI MailArchiver 2 gebruiken GFI MailArchiver Outlook Connector 9

OPTIE Archief Verzenddatum Bevat (alle/één) OMSCHRIJVING Hiermee kunt u aangeven in welk archief de zoekactie moet worden uitgevoerd. Selecteer een of meer archieven in de lijst met beschikbare archieven. Hiermee kunt u aangeven wanneer de e-mail is verzonden die u zoekt. Hiermee kunt u aangeven of de e-mails moeten worden weergegeven die aan alle voorwaarden voldoen of de e-mails die aan één van de voorwaarden voldoen. Selecteer de gewenste optie in de vervolgkeuzelijst: Eén: hiermee worden de e-mails weergegeven die aan minstens één van de opgegeven voorwaarden voldoen. Alle: hiermee worden de e-mails weergegeven die aan alle opgegeven voorwaarden voldoen. 2.2.4 E-mails verwijderen In GFI MailArchiver Outlook Connector kunt u e-mails uit uw e-mailarchief verwijderen. OPMERKING E-mails kunnen niet worden verwijderd wanneer een juridische bewaarplicht is ingeschakeld. Neem voor meer informatie contact op met uw systeembeheerder. Ga als volgt te werk om een e-mail te verwijderen: 1. Zoek de e-mail die u wilt verwijderen. 2. Druk op Delete op uw toetsenbord of klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde e-mail en selecteer Verwijderen in het contextmenu. GFI MailArchiver 2 gebruiken GFI MailArchiver Outlook Connector 10

3 bewaken GFI MailArchiver Outlook Connector In dit gedeelte wordt beschreven hoe u de statusbalk in Microsoft Outlook 2000/2003/2007 en het tabblad Lint in Microsoft Outlook 2010 kunt gebruiken. 3.1 De GFI MailArchiver Outlook Connector-statusbalk (alleen voor Microsoft Outlook 2000/2003/2007) Schermafbeelding 5: De statusbalk van GFI MailArchiver Outlook Connector Op de statusbalk van GFI MailArchiver Outlook Connector wordt de status van GFI MailArchiver Outlook Connector weergegeven. De status van GFI MailArchiver is Online, Offline of Synchroniseren. OPMERKING De werkbalkoptie is pas beschikbaar nadat u Microsoft Outlook opnieuw hebt opgestart. De status van de synchronisatie wordt via een pictogram aangegeven: : de GFI MailArchiver-server is online en de synchronisatie is foutloos uitgevoerd. : de GFI MailArchiver-server is online en tijdens de synchronisatie is een fout opgetreden. : er is een fout opgetreden bij het maken van verbinding met de GFI MailArchiver-server. : GFI MailArchiver Outlook Connector is handmatig ingesteld op Offline. Als u de synchronisatie handmatig wilt starten, klikt u op de werkbalk van GFI MailArchiver en selecteert u Nu synchroniseren. 3.2 Tabblad Lint in GFI MailArchiver Outlook Connector (Microsoft Outlook 2010) In Microsoft Outlook 2010 wordt de GFI MailArchiver Outlook Connector-status op het tabblad Startpagina van het lint in Microsoft Outlook weergegeven. OPMERKING De GFI MailArchiver-opties zijn pas beschikbaar nadat u Microsoft Outlook opnieuw hebt opgestart. De status van de synchronisatie wordt via een pictogram aangegeven: : de GFI MailArchiver-server is online en de synchronisatie is foutloos uitgevoerd. : de GFI MailArchiver-server is online en tijdens de synchronisatie is een fout opgetreden. GFI MailArchiver 3 bewaken GFI MailArchiver Outlook Connector 11

: er is een fout opgetreden bij het maken van verbinding met de GFI MailArchiver-server. : GFI MailArchiver Outlook Connector is handmatig ingesteld op Offline. Als u de synchronisatie handmatig wilt starten, klikt u op de werkbalk van GFI MailArchiver en selecteert u Nu synchroniseren. 3.3 Synchronisatie controleren In het volgende overzicht leest u hoe u de synchronisatievoortgang kunt controleren. Microsoft Outlook 2000/2003/2007: Klik op de werkbalk van GFI MailArchiver en kies Status weergeven in de vervolgkeuzelijst. Microsoft Outlook 2010: klik op de optie Status. Schermafbeelding 6: Synchronisatievoortgang Het synchronisatieproces bestaat uit drie fasen. Tijdens deze fasen worden de volgende stappen uitgevoerd in GFI MailArchiver Outlook Connector: Fase 1: Verbinding maken: met behulp van de URL die in het venster Instellingen is opgegeven, wordt verbinding gemaakt met de GFI MailArchiver-server. Fase 2: e-mailheaders synchroniseren. De e-mailheaders worden gedownload naar een lokale database. GFI MailArchiver 3 bewaken GFI MailArchiver Outlook Connector 12

Fase 3: e-mails downloaden. De e-mails worden gedownload zodat deze offline kunnen worden bekeken. Meer informatie over de verschillende synchronisatieprocessen vindt u op het tabblad Activiteit. Schermafbeelding 7: Synchronisatieoverzicht Als de synchronisatie is voltooid, verschijnt een overzicht met de volgende gegevens. Starttijd: het tijdstip waarop de synchronisatie is gestart. Duur: de tijd die het synchroniseren in beslag heeft genomen. Headers gesynchroniseerd: het aantal headers dat lokaal is gedownload. E-mails gedownload: het aantal volledige e-mails dat lokaal is gedownload zodat ze offline kunnen worden bekeken. Synchronisatiefouten Om verschillende redenen kunnen er fouten optreden tijdens de synchronisatie tussen GFI MailArchiver Outlook Connector en de GFI MailArchiver-server. GFI MailArchiver 3 bewaken GFI MailArchiver Outlook Connector 13

Schermafbeelding 8: Synchronisatiefout Als er een fout optreedt, kunt u de details ervan bekijken in het overzicht. U kunt ook klikken op Fouten bekijken om het tabblad Activiteit weer te geven. GFI MailArchiver 3 bewaken GFI MailArchiver Outlook Connector 14

Schermafbeelding 9: Lijst met synchronisatieactiviteiten Standaard worden de laatste 1000 synchronisatieactiviteiten geregistreerd. Ga als volgt te werk om het aantal synchronisatieactiviteiten te wijzigen: 1. Sluit Microsoft Outlook en voer de stappen in het volgende overzicht uit. Voor Windows XP en eerder: Ga naar <C:\Documents and Settings\<gebruiker>\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\> Voor Windows Vista en later: Ga naar <C:\Users\<gebruiker>\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\> 2. Open het bestand GeneralSettings.xml in een teksteditor. 3. Zoek het element MaxNumberOfErrors en wijzig de waarde van 1000 (standaard) in de gewenste waarde. 4. Sla het bestand GeneralSettings.xml op en sluit het bestand. 5. Open Microsoft Outlook om de wijzigingen toe te passen. Synchronisatiegeschiedenis Als u de geschiedenis van alle synchronisatieprocessen wilt bekijken, klikt u op de werkbalk van GFI MailArchiver en kiest u Status weergeven. Selecteer vervolgens het tabblad Geschiedenis. GFI MailArchiver 3 bewaken GFI MailArchiver Outlook Connector 15

Schermafbeelding 10: Synchronisatiegeschiedenis De gegevens van alle synchronisatiepogingen worden weergegeven. Standaard worden de laatste 1000 synchronisatiepogingen geregistreerd. Ga als volgt te werk om het aantal synchronisatiepogingen te wijzigen dat wordt weergegeven: 1. Sluit Microsoft Outlook en voer de stappen in het volgende overzicht uit. Voor Windows XP en eerder: Ga naar <c:\documents and Settings\<gebruiker>\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\> Voor Windows Vista en later: Ga naar <c:\users\<gebruiker>\appdata\local\gfi\mailarchiver 6\> 2. Open het bestand GeneralSettings.xml in een teksteditor. 3. Zoek het element MaxNumberofSyncHistory en wijzig de waarde van 1000 (standaard) in de gewenste waarde. 4. Sla het bestand GeneralSettings.xml op en sluit het bestand. 3.4 Offline werken Als u offline werkt, zijn alle functies van GFI MailArchiver Outlook Connector beschikbaar. De synchronisatie met de e-mailarchieven in GFI MailArchiver wordt echter uitgesteld. U kunt de functie voor offline werken gebruiken om het netwerkbandbreedtegebruik te beperken als u GFI MailArchiver niet beschikbaar is. GFI MailArchiver 3 bewaken GFI MailArchiver Outlook Connector 16

Voer de stappen in het volgende overzicht uit om de offline modus in GFI MailArchiver Outlook Connector in te schakelen. Microsoft Outlook 2000/2003/2007: Klik op de werkbalk van GFI MailArchiver en selecteer Offline werken. Als u de synchronisatie weer wilt starten, herhaalt u de procedure. Microsoft Outlook 2010: Ga naar het tabblad Startpagina in Microsoft Outlook en klik op het tabblad GFI MailArchiver op Offline werken. GFI MailArchiver 3 bewaken GFI MailArchiver Outlook Connector 17

4 configureren GFI MailArchiver Outlook Connector Als GFI MailArchiver Outlook Connector op de computer van een gebruiker is geïnstalleerd, werkt GFI MailArchiver Outlook Connector naar behoren als u de standaardinstellingen handhaaft. U kunt echter verschillende instellingen wijzigen om het programma aan de voorkeuren van de gebruiker aan te passen. In dit gedeelte komen de volgende onderwerpen aan bod: Synchronisatie configureren Een nieuw postvak toevoegen De database configureren GFI MailArchiver Outlook Connector in- en uitschakelen Taalopties instellen 4.1 Synchronisatie-instellingen Als u de GFI MailArchiver Outlook Connector-instellingen wilt weergeven, start u Microsoft Outlook en volgt u de stappen in het onderstaande overzicht. Microsoft Outlook 2000/2003/2007: Klik in het menu van Microsoft Outlook op GFI MailArchiver en selecteer Instellingen. Microsoft Outlook 2010: Selecteer Opties > Instellingen in het GFI MailArchiver-gebied op het tabblad Startpagina. GFI MailArchiver 4 configureren GFI MailArchiver Outlook Connector 18

Schermafbeelding 11: Het dialoogvenster Geavanceerde eigenschappen 4.1.1 De URL van de GFI MailArchiver-server wijzigen BELANGRIJK Neem contact op met uw systeembeheerder als u de URL van de GFI MailArchiver-server wilt wijzigen. 1. Typ in het tekstvak URL van GFI MailArchiver-server van het dialoogvenster Geavanceerde eigenschappen voor het GFI MailArchiver-postvak de nieuwe URL van de GFI MailArchiver-server. 2. Klik op Controleren om te controleren of de opgegeven URL de juiste URL voor de GFI MailArchiverserver is. Als de controle mislukt, neemt u voor de juiste URL contact op met uw systeembeheerder. 4.1.2 Het synchronisatie-interval aanpassen Typ in het tekstvak Synchronisatie-interval van het dialoogvenster Geavanceerde eigenschappen voor het GFI MailArchiver-postvak het tijdsinterval voor synchronisatie met de GFI MailArchiverserver. Standaard wordtgfi MailArchiver Outlook Connector elke vijf minuten met de server gesynchroniseerd. 4.1.3 Het maximum aantal e-mails in de lokale cache Typ in het dialoogvenster Geavanceerde eigenschappen voor het GFI MailArchiver-postvak het aantal e-mailheaders dat in de lokale cache van de gebruiker moet worden opgeslagen. Standaard worden GFI MailArchiver 4 configureren GFI MailArchiver Outlook Connector 19

100.000 e-mailheaders opgeslagen. Als u dit aantal wilt wijzigen, typt u een nieuwe waarde in het vak Maximum aantal e-mails in de lokale cache. Als het aantal e-mails wordt overschreden dat u hier hebt opgegeven, worden de oudste e-mailheaders verwijderd en vervangen door de recentste e-mails. 4.1.4 Offline toegang In GFI MailArchiver Outlook Connector kunnen gebruikers hun e-mails ook bekijken als er geen verbinding is met de GFI MailArchiver-server. Ga als volgt te werk om de instellingen voor offline toegang te configureren: 1. Start het eigenschappenvenster van GFI MailArchiver Outlook Connector en selecteer het tabblad Offline toegang. Schermafbeelding 12: Offline toegang configureren 2. Als u offline toegang wilt inschakelen of uitschakelen, schakelt u het selectievakje Activeer ondersteuning voor offline toegang in of uit. 3. Als offline toegang is ingeschakeld, geeft u in het tekstvak Bewaar de e-mails die u heeft ontvangen de voorbije: het aantal dagen op dat de e-mails moeten worden opgeslagen die u lokaal hebt ontvangen. De e-mails die ouder zijn dan het opgegeven aantal dagen, worden uit het geheugen verwijderd. Alleen de e-mailheaders worden bewaard zodat u ze kunt ophalen. 4.2 Een nieuw postvak toevoegen Standaard wordt in GFI MailArchiver met behulp van de aanmeldingsgegevens die tijdens de installatie zijn opgegeven, verbinding gemaakt met slechts één postvak. U kunt als volgt GFI MailArchiver GFI MailArchiver 4 configureren GFI MailArchiver Outlook Connector 20

Outlook Connector zo configureren, dat verbinding met meerdere postvakken wordt gemaakt: 1. Volg de onderstaande stappen om het scherm Gegevensbestandsbeheer van Microsoft Outlook te laden. Microsoft Outlook 2000/2003/2007: ga naar Bestand > Gegevensbestandsbeheer. Microsoft Outlook 2010: klik op het tabblad Bestand, klik op de knop Accountinstellingen en selecteer de optie Accountinstellingen. Selecteer het tabblad Gegevensbestanden. Schermafbeelding 13: Een nieuw postvak toevoegen 2. Selecteer GFI MailArchiver-postvak in het dialoogvenster of op het tabblad en klik op Toevoegen. GFI MailArchiver 4 configureren GFI MailArchiver Outlook Connector 21

Schermafbeelding 14: Het type opslag selecteren 3. Selecteer GFI MailArchiver en klik op OK. Er wordt een dialoogvenster weergegeven met een lijst postvakken van gebruikers waartoe de aangemelde gebruiker toegang heeft. Schermafbeelding 15: Gebruikers selecteren 4. Selecteer het postvak dat u wilt toevoegen en klik op OK. De nieuwe postvakken worden toegevoegd aan Microsoft Outlook -mappenlijst. OPMERKING Als de gebruiker geen toegang heeft tot de postvakken, is de lijst met gebruikers leeg en wordt er een foutmelding weergegeven. GFI MailArchiver 4 configureren GFI MailArchiver Outlook Connector 22

Schermafbeelding 16: Toegevoegde postvakken 4.3 Database-instellingen Met GFI MailArchiver Outlook Connector worden de volgende gegevens in de lokale database opgeslagen: E-mailheaders van alle e-mails in de GFI MailArchiver-archieven E-mails die toegankelijk zijn als er geen verbinding is tussen GFI MailArchiver en Microsoft Outlook (offline toegang) U kunt deze database-instellingen als volgt weergeven: 1. Klik vanuit de e-mailmappen van Microsoft Outlook met de rechtermuisknop op het GFI MailArchiver-postvak om de volgende opties te configureren en te selecteren. Microsoft Outlook 2000/2003/2007: Eigenschappen voor 'GFI MailArchiver-postvak ' Microsoft Outlook 2010: Eigenschappen van gegevensbestand 2. Klik in het eigenschappenvenster op Geavanceerd. Schermafbeelding 17: Database-instellingen GFI MailArchiver 4 configureren GFI MailArchiver Outlook Connector 23

In het dialoogvenster van GFI MailArchiver Outlook Connector worden de naam van het postvak, het databasepad en de databasegrootte weergegeven. Klik op E-mailarchief opnieuw synchroniseren om de lokaal opgeslagen database te verwijderen en alle gegevens voor het desbetreffende postvak opnieuw te synchroniseren wanneer Microsoft Outlook opnieuw wordt opgestart. 4.4 in- en uitschakelen GFI MailArchiver Outlook Connector De functionaliteit van GFI MailArchiver Outlook Connector kan worden uitgeschakeld zodat geen van de functies beschikbaar zijn. U kunt als volgt GFI MailArchiver Outlook Connector in- of uitschakelen: 1. Ga naar Start > Programma's > GFI MailArchiver Outlook Connector en selecteer Outlook Connector inschakelen of Outlook Connector uitschakelen. 2. Start Microsoft Outlook opnieuw op om GFI MailArchiver Outlook Connector in of uit te schakelen. 4.5 Taalinstellingen Standaard wordt de taal voor het zoekknooppunt in GFI MailArchiver Outlook Connector ingesteld op Engels. Ga als volgt te werk om de taal van de zoekfunctie te wijzigen: 1. Laad de volgende URL in Microsoft Internet Explorer : http://<hostnaam>/<naam virtuele GFI MailArchiver-map> Bijvoorbeeld: http://win2k3entsvr.master-domain.com/mailarchiver 2. Voer uw aanmeldingsgegevens in (gebruikersnaam en wachtwoord waarmee u zich bij Windows hebt aangemeld) als u hierom wordt gevraagd. 3. Klik op de gebruikersnaam die in de rechterbovenhoek van het scherm wordt weergegeven. 4. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Taalopties de taal die u wilt weergeven. 5. Klik op Opslaan. De webinterface wordt in GFI MailArchiver opnieuw geladen in de geselecteerde taal. GFI MailArchiver 4 configureren GFI MailArchiver Outlook Connector 24

5 Probleemoplossing en support 5.1 Inleiding Deze sectie bevat informatie die u kan helpen problemen op te lossen die u kunt tegenkomen bij het gebruik van dit product. De belangrijkste informatiebronnen voor het oplossen van deze problemen zijn: Deze handleiding GFI SkyNet-artikelen Webforum Contact opnemen met het GFI Technical Support-team 5.2 GFI SkyNet GFI Software Ltd onderhoudt een uitgebreide Knowledge Base-opslagplaats die antwoorden op de meest voorkomende problemen biedt. GFI SkyNet bevat altijd de nieuwste technische ondersteuningsinformatie en patches. Als u in deze handleiding geen oplossing voor een probleem kunt vinden, raadpleegt u GFI SkyNet. 5.3 Webforum Technische ondersteuning voor gebruikers is beschikbaar op het GFI-webforum. 5.4 Technische ondersteuning aanvragen Als de bovenstaande informatiebronnen geen oplossing voor uw problemen bevatten, neemt u contact op met het GFI Technical Support-team door online een aanvraagformulier voor ondersteuning in te vullen of door te bellen. Online: Vul het formulier voor ondersteuningsaanvraag in en volg de instructies op deze pagina nauwkeurig op om ondersteuning aan te vragen. Telefonisch: Voor het juiste telefoonnummer van technische ondersteuning in uw regio gaat u naar onze website. OPMERKING Zorg dat u uw klantnummer bij de hand hebt voordat u contact opneemt met het Technical Supportteam Uw klantnummer is het online-accountnummer dat aan u wordt toegewezen wanneer u voor het eerst uw licentiesleutels registreert in de GFI Customer Area. Wij beantwoorden uw vraag binnen 24 uur, afhankelijk van uw tijdzone. 5.5 Documentatie Als deze handleiding niet aan uw verwachtingen voldoet of als u van mening bent dat de documentatie op welke manier dan ook kan worden verbeterd, kunt u ons dit laten weten door een e- mail te sturen naar documentation@gfi.com. GFI MailArchiver 5 Probleemoplossing en support 25

5.6 GFI MailArchiver Outlook Connector Problemen met PROBLEEM Direct na de installatie geeft GFI MailArchiver Outlook Connector een waarschuwingsteken weer in Microsoft Outlook In GFI MailArchiver Outlook Connector worden alleen de e-mails gesynchroniseerd en bewaard die de afgelopen 365 dagen zijn verzonden en ontvangen. OPLOSSING Oorzaak Dit is normaal. Nadat u GFI MailArchiver Outlook Connector hebt geïnstalleerd, moeten de e-mails worden gesynchroniseerd met GFI MailArchiver. Oorzaak Standaard worden in GFI MailArchiver Outlook Connector alleen de e- mails gesynchroniseerd en bewaard die de afgelopen 365 dagen zijn verzonden en ontvangen. Oplossing Dit standaardgedrag kunt u aanpassen door een speciale sleutel in het configuratiebestand GeneralSettings.xml te wijzigen. Dit doet u als volgt: 1. Sluit Microsoft Outlook en voer de stappen in het volgende overzicht uit. Voor Windows XP en eerder: Ga naar <c:\documents and Settings\<gebruiker>\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\> Voor Windows Vista: De zoekpagina van GFI MailArchiver wordt niet weergegeven in de zoekmap van Microsoft Outlook Ga naar <c:\users\<gebruiker>\appdata\local\gfi\mailarchiver 6\> 2. Open het bestand GeneralSettings.xml in een teksteditor. 3. Zoek het element SynchronizeDaysSpan en wijzig de waarde van 365 (standaard) in het aantal dagen dat e-mails in GFI MailArchiver Outlook Connector moeten worden weergegeven. Bijvoorbeeld: Als u de e-mails van de laatste vijf jaar wilt weergeven, stelt u de regel als volgt in: <SynchronizeDaysSpan>1826</SynchronizeDaysSpan> 4. Sla het bestand GeneralSettings.xml op en sluit het bestand. 5. Verwijder de lokale cache uit dezelfde directory. De lokale cache is normaal gesproken een lang nummer met de extensie.fdb. Als u niet zeker weet welke cache u moet verwijderen, opent u het bestand StoreSettings.xml en zoekt u de archief-id van de gebruiker waarvan u de cache wilt aanpassen. 6. Open Microsoft Outlook en synchroniseer GFI MailArchiver Outlook Connector met GFI MailArchiver om de wijzigingen door te voeren. Oorzaak In Microsoft Outlook is de startpagina-instelling uitgeschakeld voor niet-standaardarchieven. Het GFI MailArchiver-postvak is een nietstandaardarchief en wordt daarom beïnvloed door dit beleid. Oplossing Raadpleeg de Knowledge Base voor meer informatie over het oplossen van dit probleem: http://go.gfi.com/?pageid=mar_outlookconnectorsearch GFI MailArchiver 5 Probleemoplossing en support 26

PROBLEEM Een van de volgende problemen is opgetreden: Offline toegang kan niet worden ingeschakeld vanuit het dialoogvenster Instellingen. De waarde voor het aantal dagen voor offline toegang kan niet worden verhoogd. GFI MailArchiver Outlook Connector wordt niet gesynchroniseerd met GFI MailArchiver Het synchroniseren in GFI MailArchiver Outlook Connector wordt beëindigd als de accu als energiebron op de laptop wordt gebruikt. OPLOSSING Mogelijke oorzaak De instellingen voor offline toegang zijn automatisch geconfigureerd door de systeembeheerder of de functie is uitgeschakeld door de systeembeheerder. Mogelijke oplossing Vraag uw systeembeheerder om meer informatie. Oorzaak 1 Er is geen verbinding tussen de clientcomputer en de GFI MailArchiver-server. Oplossing 1 Controleer de URL van GFI MailArchiver bij uw systeembeheerder. U kunt de URL wijzigen in het dialoogvenster Instellingen van GFI MailArchiver Outlook Connector. Oorzaak 2 GFI MailArchiver Outlook Connector is uitgeschakeld Oplossing 2 Schakel GFI MailArchiver Outlook Connector op de volgende manier in: kies Start > Programma's > GFI MailArchiver Outlook Connector > Outlook Connector inschakelen en start Microsoft Outlook vervolgens opnieuw op. Oorzaak Om accustroom te sparen, wordt het synchroniseren in GFI MailArchiver Outlook Connector standaard beëindigd als de accu als energiebron op de laptop wordt gebruikt. Oplossing U kunt GFI MailArchiver Outlook Connector als volgt synchroniseren als de accu als energiebron wordt gebruikt: 1. Voer de stappen in het volgende overzicht uit.» Voor Windows XP en eerder: Ga naar <c:\documents and Settings\<gebruiker>\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\>» Voor Windows Vista: Ga naar <c:\users\<gebruiker>\appdata\local\gfi\mailarchiver 6\> 2. Open het bestand GeneralSettings.xml in een teksteditor. 3. Voeg een nieuw element met de naam IgnorePowerStatus aan de lijst met elementen toe. Wijs als volgt de waarde 1 aan het element toe: <IgnorePowerStatus>1</IgnorePowerStatus> 4. Sla het bestand GeneralSettings.xml op en sluit het bestand. GFI MailArchiver 5 Probleemoplossing en support 27

PROBLEEM Synchronisatiefouten HTTP-fouten Synchronisatiefouten HTTP-fout 500 Synchronisatiefouten Verbindingstime-out in GFI MailArchiver OPLOSSING Mogelijke oorzaak HTTP-fouten zijn het gevolg van problemen met de netwerkconfiguratie. Mogelijke oplossing Raadpleeg voor meer informatie de volgende websites: http://support.microsoft.com/kb/324069 http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms524996.aspx http://support.microsoft.com/kb/907273 Mogelijke oorzaak De GFI MailArchiver-server is bezet of niet-toegankelijk. Mogelijke oplossing Synchroniseer GFI MailArchiver Outlook Connector binnen enkele minuten opnieuw. Mogelijke oorzaak De GFI MailArchiver-server is bezet en kan de vereiste gegevens niet binnen het opgegeven tijdsinterval verzenden. Mogelijke oplossing U kunt de time-outwaarde als volgt verhogen: 1. Voer de stappen in het volgende overzicht uit.» Voor Windows XP en eerder: Ga naar <c:\documents and Settings\<gebruiker>\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\>» Voor Windows Vista: Ga naar <c:\users\<gebruiker>\appdata\local\gfi\mailarchiver 6\> 2. Open het bestand GeneralSettings.xml in een teksteditor. 3. Zoek het element TryConnectionTimeout en verhoog de standaardwaarde van 120000. 4. Sla het bestand GeneralSettings.xml op en sluit het bestand. GFI MailArchiver 5 Probleemoplossing en support 28

6 Verklarende woordenlijst A Active Directory AD Een technologie waarmee verschillende netwerkservices worden geboden, waaronder LDAPdirectoryservices. ADM Zie Active Directory ADM-bestanden zijn sjabloonbestanden die door een groepsbeleid worden gebruikt en waarin wordt beschreven waar de beleidsinstellingen in het register zijn opgeslagen. Daarnaast wordt in de ADM-bestanden beschreven welke gebruikersinterface beheerders zien in de module Groepsbeleidsobjecteditor. Archiefbeheer Een GFI MailArchiver-technologie waarmee u de archieven die u wilt gebruiken in de wachtrij kunt plaatsen en kunt plannen volgens verschillende perioden. Archieven Een verzameling e-mailbronnen, e-mailmetagegevens en zoekindexen in GFI MailArchiver. B Bewaarbeleid Een systeem waarmee u kunt bepalen hoe lang bepaalde e-mails in uw archieven bewaard moeten blijven. C Categorisatiebeleid Een categorisatiesysteem in GFI MailArchiver waarmee e-mails op basis van het label kunnen worden gecategoriseerd. Controle databaseactiviteiten Een systeem waarin de traceringsfuncties van Microsoft SQL Server worden gebruikt om alle activiteiten in een archiefdatabase vast te leggen. Controle gebruikersinteractie Een systeem waarmee u alle activiteiten van gebruikers kunt vastleggen wanneer ze gebruikmaken van de webinterface van GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 6 Verklarende woordenlijst 29

D Databaseschema De structuur van een database waarmee de tabellen, de velden in deze tabellen en de relatie tussen de velden en tabellen worden gedefinieerd. E Exchange OLE DB-provider Een methode waarmee u via OLE DB en Microsoft ADO toegang krijgt tot het lokale Microsoft Exchange Server-archief. Exchange System Manager Een speciale MMC-console waarmee u uw Exchange-organisatie kunt beheren. ExOLEdb Zie Exchange OLE DB-provider F Firebird-database Een open source relationeel databasesysteem. Functionaliteitsniveau domein Met domeinfunctionaliteitsniveaus kunt u functies voor het hele domein in uw Active Directory Domain Services-omgeving inschakelen. Er zijn verschillende domeinfunctionaliteitsniveaus beschikbaar, afhankelijk van uw netwerkomgeving. G Gecombineerde verificatiemethode Een SQL Server-verificatiemethode waarmee zowel Windows- als SQL Server-verificatie wordt ingeschakeld. Gespreksthread Een lijst met e-mails die samen een gesprek tussen twee of meer gebruikers vormen. GFI MailArchiver Import Service Een hulpprogramma van GFI MailArchiver waarmee u e-mailgegevens uit een bestand in GFI MailArchiver kunt importeren. GFI MailArchiver Outlook Connector Een hulpprogramma in GFI MailArchiver waarmee u Microsoft Outlook-mappen kunt synchroniseren met de e-mailgegevens die in GFI MailArchiver zijn gearchiveerd. GFI MailInsights Een rapportagehulpmiddel van GFI MailArchiver dat gebruikmaakt van gearchiveerde e-mails om informatie over e-mailgebruik en trends te leveren. GFI MailArchiver 6 Verklarende woordenlijst 30

GPO Zie Groepsbeleidsobjecten Groepsbeheerders Een gebruikersgroep in GFI MailArchiver waarvan de leden alle gebruikers kunnen zoeken en weergeven die deel uitmaken van de Active Directory-groep. Groepsbeleidsobjecten Een centraal beheer- en configuratiesysteem van Active Directory waarmee u kunt instellen welke taken gebruikers in een computernetwerk kunnen uitvoeren. H Headers De informatie die voorafgaat aan de tekst van de e-mail (hoofdtekst). Voorbeelden hiervan zijn de afzender, de geadresseerde, het onderwerp, de verzend- en ontvangsttijd, enzovoort. I IMAP Zie Internet Message Access Protocol Internet Message Access Protocol Een van de twee meestgebruikte internetstandaardprotocollen voor het ophalen van e-mail. Het andere protocol is POP3. L Logboekopname Een functie in Microsoft Exchange Server waarmee e-mailkopieën voor verschillende doeleinden in een centraal postvak worden opgeslagen (bijvoorbeeld voor e-mailarchivering). M MAIS Zie GFI MailArchiver Import Service MAPI Zie Message Application Programming Interface Message Application Programming Interface Een berichtenarchitectuur voor Microsoft Windows die u in staat stelt e-mail te verzenden vanuit een Windows-toepassing en een document als bijlage bij de e-mail te sluiten. Metagegevens Gegevens die informatie levert over de e-mails die in GFI MailArchiver zijn gearchiveerd. GFI MailArchiver 6 Verklarende woordenlijst 31

Microsoft SQL Server Een relationeel databasebeheersysteem van Microsoft. MIME Zie Multipurpose Internet Mail Extensions Multipurpose Internet Mail Extensions Een standaard die een uitbreiding vormt op de e-mailindeling zodat ook ondersteuning kan worden geboden voor tekst in een andere indeling dan ASCII, niet-tekstuele bijlagen, berichttekst met verschillende delen en headerinformatie in niet-ascii-tekensets. O OneClick Restore Een gebruiksvriendelijke methode waarmee u gearchiveerde e-mails kunt terugzetten in het postvak van de gebruiker, e-mails kunt herstellen naar de staat waarin ze verkeerden op het moment van verwijderen en e-mails als e-mailbijlage naar gebruikers kunt verzenden. Openbare mappen Een algemene map die tussen Microsoft Exchange en een gebruiker wordt gedeeld en waarmee informatie kan worden gedeeld. Ophalen postvak met mappenstructuur Een functie in GFI MailArchiver waarmee u de mappenstructuur van het postvak in Microsoft Exchange kunt synchroniseren met GFI MailArchiver. Outlook Web Access Een Microsoft Exchange Server-webmailservice. Hiermee hebt u via een webinterface toegang tot e-mails, contactpersonen, taken enzovoort als Microsoft Office Outlook niet beschikbaar is. OWA Zie Outlook Web Access P POP3 Zie Post Office Protocol ver.3 Post Office Protocol 3 Een protocol dat door lokale e-mailclients wordt gebruikt en waarmee e-mails via een TCP/IPverbinding uit postvakken worden opgehaald. Postvak Een directory of map waarin berichten van e-mails worden ontvangen, gearchiveerd en opgeslagen. GFI MailArchiver 6 Verklarende woordenlijst 32

PST-bestand Een bestand waarmee lokale kopieën van e-mails, agenda-activiteiten, contactpersonen en andere items in Microsoft Office Outlook worden opgeslagen. PST-exportprogramma Een agentgebaseerd hulpprogramma dat op doelcomputers wordt geïmplementeerd en waarmee e-mails uit PST-bestanden worden opgehaald voor verwerking door GFI MailArchiver Import Service. S Single Instance Storage Hiermee kunt u een kopie van een e-mail bewaren die meerdere gebruikers kunnen delen. Zo voorkomt u dubbele gegevens en kunt u efficiënter werken omdat er minder schijfruimte nodig is voor de opslag van e-mails. T Toegangsbevoegdheden Bevoegdheden die zijn verleend aan gebruikers of groepen gebruikers voor het uitvoeren van verschillende bewerkingen op diverse e-mails. Z Zoekindex Een systeem waarmee gegevens worden verzameld, geanalyseerd en opgeslagen om snel en nauwkeurig gegevens te kunnen ophalen. GFI MailArchiver 6 Verklarende woordenlijst 33

7 Index A archief 4, 10, 26 D database 12, 18, 23 Database-instellingen 23 Documentatie 25 I Internet Explorer 24 K Knowledge Base 25-26 P postvakken 5, 21 T Tijdzone 25 V Verklarende woordenlijst 29 W Webforum 25 GFI MailArchiver Index 34

VS, CANADA EN CENTRAAL- EN ZUID-AMERIKA 4309 Emperor Blvd, Suite 400, Durham, NC 27703, USA Telefoon: +1 (888) 243-4329 Fax: +1 (919) 379-3402 ussales@gfi.com VK EN IERLAND Magna House, 18-32 London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, UK Telefoon: +44 (0) 870 770 5370 Fax: +44 (0) 870 770 5377 sales@gfi.co.uk EUROPA, MIDDEN-OOSTEN EN AFRIKA GFI House, Territorials Street, Mriehel, BKR 3000, Malta Telefoon: +356 2205 2000 Fax: +356 2138 2419 sales@gfi.com AUSTRALIË EN NIEUW-ZEELAND 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Telefoon: +61 8 8273 3000 Fax: +61 8 8273 3099 sales@gfiap.com