Agentschap SZW Handleiding Projectadministratie administratievoorschriften en subsidiabele kostenpostennotitie voor EQUAL-projecten Handleiding ESF-Equal / Mei 2001
1 Inleiding Deze handleiding projectadministratie is uitgebracht door het Agentschap SZW van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. In deze handleiding wordt ingegaan op de administratieve vereisten die in het algemeen gesteld kunnen worden aan projecten die in aanmerking komen voor subsidie van het Europees Sociaal Fonds (ESF): EQUAL, verder te noemen de regeling.tevens zijn aanwijzingen opgenomen die toegepast kunnen worden bij het opstarten, het inrichten en het voeren van de projectadministratie. De voorbeelden zijn gekozen naar aanleiding van vragen van projectuitvoerders en veel geconstateerde misverstanden die aan de orde zijn gekomen bij de behandeling van de communautaire initiatieven Adapt II en Employment II. De voorbeelden zijn fictief en zijn enkel bedoeld ter verduidelijking van de voorschriften. Indien er onzekerheid bestaat over de interpretatie van deze handleiding, behoudt het Agentschap zich het recht voor de uiteindelijke beslissing te nemen aan de hand van de regelgeving zoals geformuleerd in de regeling zelf. Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 1
2 Administratieve vereisten Bij de uitvoering van een project met ESF-subsidie moet aan een aantal administratieve vereisten worden voldaan. De begunstigde dient een inzichtelijke en controleerbare administratie bij te houden of te doen bijhouden met betrekking tot de voorbereiding en uitvoering van het project en de in verband daarmee gedane uitgaven en verworven inkomsten. Deze administratie zal bestaan uit een deelnemersregistratie en een financiële administratie, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig zijn vastgelegd en zijn te verifiëren met bewijsstukken. Puntsgewijs samengevat betekent dit het volgende: de aanvragende instelling dient een aanvraag voor ESF-subsidie in te dienen bij het Agentschap SZW.); de aanvraag (het projectvoorstel) dient vergezeld te gaan van een begroting met een onderbouwende toelichting en een voorstel betreffende de financiering, onderverdeeld naar privaatrechtelijke, publieke en ESF-financieringsbronnen. Mede op basis van deze begroting en dit voorstel kan het Agentschap SZW een subsidiebeschikking afgeven; de uitvoerende instelling dient een inzichtelijke en controleerbare afzonderlijke administratie (projectadministratie) bij te houden of te laten bijhouden met betrekking tot de uitvoering van het project en de in verband daarmee verrichte uitgaven. Deze administratie dient te bestaan uit een: deelnemersadministratie; financiële administratie; de deelnemersadministratie geeft inzicht in de geplande en werkelijke prestaties in termen van deelnemers en uren en in termen van geleverde producten en diensten. Hiertoe dient een urenregistratie per deelnemer en per instructeur te worden bijgehouden; de financiële administratie geeft inzicht in de subsidiabele kosten, de inkomsten en de wijze waarop de inkomsten en uitgaven aan het project worden toegerekend; de aanvragende instelling dient tijdig voortgangsrapportages en een eindrapportage bij het Agentschap in te dienen. De projectadministratie dient zodanig te zijn opgezet dat deze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate voortgangsrapportages en eindrapportage; de projectadministratie dient voldoende mogelijkheden voor een goede accountantscontrole te bieden; de in het toepasselijke ESF-EQUAL-beleidskader gestelde regels worden bij de vastlegging van de gegevens in acht genomen; de administratieve bescheiden zullen tot het jaar 2014 bewaard dienen te blijven. In deze handleiding zal worden ingegaan op de praktische invulling van de regelgeving met betrekking tot de projectadministratie. Lees voor aanvang van het project de administratieve voorschriften goed door. Neem bij twijfel contact op met uw accountant of met het Agentschap SZW Betrek tijdig uw accountant bij de opzet en de inrichting van de projectadministratie. Deze dient immers op verschillende momenten een verklaring te verstrekken over de getrouwheid van de verstrekte gegevens, zowel financieel als van de deelnemers. Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 2
3 Deelnemersadministratie De deelnemersadministratie geeft inzicht in de geplande en gerealiseerde prestaties in termen van deelnemers en uren, en in termen van geleverde producten of diensten. 3.1 Deelnemersgegevens Ieder EQUAL-project kent een aantal doelstellingen. De deelnemers aan het project dienen te voldoen aan bepaalde criteria, die per project kunnen verschillen afhankelijk van de doelstelling. In het algemeen zullen de volgende gegevens aan de hand van documenten beoordeeld dienen te worden om vast te kunnen stellen of een deelnemer gerechtigd is tot deelname aan het project: naam, adres, woonplaats; geboortedatum; geslacht; migrant ja/nee; gehandicapt ja/nee; datum aanvang deelname project; datum einde deelname project; inschrijfbewijs arbeidsbureau/huidige baan/opleiding; inkomensspecificaties; arbeidsongeschiktheid ja/nee; uitstroomgegevens. De specifieke subsidiemaatregel zal aangeven welke criteria van toepassing zijn. De deelnemersgegevens dienen op een overzichtelijke wijze bewaard te worden en controleerbaar te zijn voor de accountant en andere mogelijke controlerende instanties. Ontwikkel voor aanvang van het project een standaard inschrijfformulier waarop alle relevante gegevens ingevuld kunnen worden; let hierbij op de specifieke eisen uit artikel 1 van de regeling. Ga voor aanvang van het project na welke bewijsstukken verzameld dienen te worden en leg een dossier per deelnemer aan. Ontwikkel voor aanvang van het project een formulier ter registratie van de uitstroomgegevens. Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 3
3.2 Loonkosten deelnemers De loonkosten van de deelnemers die u opvoert in de financiële rapportages dienen gebaseerd te zijn op werkelijke (loon)kosten, onderbouwd met bewijsstukken. De problematiek met betrekking tot de berekening van het werkelijke uurtarief wordt verder toegelicht in paragraaf 5.2. Start u tijdig met het verzamelen van de inkomensspecificaties, aangezien dit enige tijd in beslag kan nemen. Het is niet toegestaan begrote uurtarieven in de rapportages op te voeren (met uitzondering van uiteraard de begroting). Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 4
4 Urenregistratie 4.1 Deelnemers De ESF-regelgeving vereist dat subsidiabele kosten worden verantwoord op basis van het werkelijk aantal uren, dat deelnemers aan het project besteden. Hiertoe dient de aanwezigheid per deelnemer te worden bijgehouden. Dit dient tijdig, juist en volledig te geschieden, waarbij een en ander controleerbaar dient te zijn aan de hand van bewijsstukken. De aanwezigheid zal moeten worden bijgehouden in een urenadministratie, waarin de direct aan de activiteiten gerelateerde uren geregistreerd dienen te worden. Veelal zal de vastlegging van de aanwezigheid van deelnemers (aanwezigheidsregistratie) in functiescheiding geschieden. Dit betekent dat de deelnemers voor aanwezigheid paraferen en dat de instructeur de registratie zichtbaar accordeert, zoveel mogelijk gedurende of direct volgend op de activiteit. Indien een dergelijke vorm van administreren in uw projectsituatie niet mogelijk is, dient u direct in contact te treden met de Service-Unit EQUAL om te bezien op welke andere wijze aan alle administratieve vereisten kan worden voldaan. Indien u de loonkosten van de deelnemers opvoert dient de berekening eveneens gebaseerd te zijn op de aan het project deelgenomen uren en niet op basis van normatieve uren. Hieronder is aangegeven hoe een urenverantwoordingsformulier er uit zou kunnen zien. Het betreft hier een 5-weekse cursus met 3 lesdagen per week. Speciale aandacht dient te worden besteed aan de registratie van de praktijkuren. De uren voor zogenaamde training-on-the-job kunnen alleen worden opgevoerd indien aantoonbaar passend binnen de activiteit en indien de deelnemers niet productief zijn. Eventuele opbrengsten met een economische waarde dienen in mindering te worden gebracht op de kosten. De vastlegging van de praktijkuren dient verder op de hierboven genoemde wijze te geschieden. Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 5
Voorbeeld urenverantwoordingsformulier deelnemer Naam E. Berg Admin. nr. 518 Cursus ESF #1 Paraaf Paraaf Week Ma Di Woe Do Vrij Totaal deelnemer instructeur 3 0 4 5 2 0 11 EB HR 4 0 4 6 4 0 14 EB HR 5 0 4 0 4 0 08 EB HR 6 0 4 6 4 0 14 EB HR 7 0 4 6 4 0 14 EB HR Totaal 0 20 23 18 0 61 De ziekte-uren en verlofuren kunnen niet opgevoerd worden. Er kunnen nooit meer uren dan die van een normale werkweek opgevoerd worden. Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 6
4.2 Instructie- en overheadpersoneel De uren besteed door het personeel dienen eveneens onderbouwd te worden door een urenregistratie. De door het personeel verantwoorde uren dienen geaccordeerd te worden door de direct leidinggevende. Ontwerp voor aanvang van het project een systeem van sluitende urenregistratie, waarbij de projecturen afzonderlijk vastgelegd kunnen worden, daar deze achteraf niet meer op deugdelijke wijze vast te stellen zijn. Het is niet toegestaan de normatieve programma-uren op te voeren als werkelijk gerealiseerde projecturen. Een voorbeeld van een formulier voor een sluitende urenverantwoording instructiepersoneel wordt hieronder gegeven. Voorbeeld urenverantwoording instructiepersoneel Naam K. Bast Pers. Nr. 518 Functie instructeur Week 41 Paraaf Paraaf Project Ma Di Woe Do Vrij Totaal instructeur hoofd ESF #1 3 0 2 3 2 10 KB PH ABC 2 4 2 1 1 10 KB PH DEF 1 2 3 3 1 10 KB PH Admin. 2 1 1 0 2 6 KB PH Overig 0 1 0 1 0 2 KB PH Totaal 8 8 8 8 6 38 De uren verantwoord onder het ESF-project #1 zijn subsidiabel. Voorbeeld Stel dat u in het kader van een ESF-project een CD-Rom ontwikkelt. Hierbij maakt u zowel gebruik van eigen personeel als van bij een extern bureau ingehuurd personeel.tevens koopt u materiaal in. In het kader van ESF kunnen de uren van zowel het eigen personeel als van het ingehuurde personeel verantwoord worden als instructiepersoneel. De materialen kunnen verantwoord worden onder kosten studiemateriaal. Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 7
5 Financiële administratie 5.1a Algemeen De ESF-regelgeving vereist dat een financiële administratie wordt gevoerd, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig zijn vastgelegd en zijn te verifiëren met bewijsstukken. Kenmerken van zo n administratie zijn: het betreft een financiële administratie, waarin de gerealiseerde kosten worden vastgelegd en zijn te verifiëren met bewijsstukken; verantwoordingsplicht en functiescheiding zijn gewaarborgd; tussentijdse rapportages aan het Agentschap SZW moeten mogelijk zijn door de wijze waarop de administratie is opgezet en wordt bijgehouden; indien de administratie niet (geheel) in eigen beheer plaatsvindt, wordt vooraf kenbaar gemaakt aan het Agentschap SZW welke instelling of onderneming de administratie voert; accountantscontrole inzake de inkomsten en uitgaven ten behoeve van het project en de juiste naleving van de subsidievoorwaarden en richtlijnen daaromtrent moet mogelijk zijn. Dit vereist een deugdelijk niveau van administreren. Maak tijd vrij voor de administratie. Bepaal binnen de taakomschrijving van de administrateur hoeveel tijd vrijgemaakt moet worden voor het ESF-project. Op deze wijze is duidelijk wie verantwoordelijk is en dat het project additionele inspanning vergt 5.1 b Bewijsbaarheid van de kosten Kosten dienen te worden gestaafd met onderliggende facturen of documenten met vergelijkbare bewijskracht. In geval er geen verplichting is tot openbare aanbesteding, moet aannemelijk worden gemaakt dat de kosten (= betaalde bedragen) vergelijkbaar zijn met hetgeen gebruikelijk is ten aanzien van de kosten voor soortgelijke activiteiten in de markt- of overheidssector. Bij kosten van professionele diensten van een overheidsorganisatie in het kader van de uitvoering van een activiteit moeten de kosten worden gefactureerd aan de eindbegunstigde of aannemelijk worden gemaakt op basis van onderliggende documenten met vergelijkbare bewijskracht, die het mogelijk maken de door de betrokken overheidsdienst voor de activiteit betaalde werkelijke kosten te bepalen. Bij kosten die betrekking hebben op de uitvoering van activiteiten voor eigen rekening moet worden aangetoond dat de uitgaven direct en daadwerkelijk verband houden met de activiteit. Daarnaast moet aan de hand van bescheiden worden aangetoond dat het gaat om betaalde werkelijke kosten. Onder bewijsstukken wordt verstaan: facturen, loonspecificaties, originele tijdsregistratieformulieren. Zorg dat offertes en overeenkomsten bij de facturen worden bewaard. Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 8
5.2 Subsidiabele kosten Subsidiabele kosten moeten worden gescheiden van niet-subsidiabele kosten. Overigens dienen alle subsidiabele projectkosten in de projectadministratie te worden vastgelegd, ongeacht of deze het begrote bedrag overschrijden. Niet alle kosten komen voor ESF-subsidie in aanmerking. In deze paragraaf worden de belangrijkste kostenposten behandeld die subsidiabel zijn. In het algemeen geldt dat: alleen kosten die binnen de periode vallen zoals genoemd in de beschikking kunnen worden opgevoerd; alle kosten eenduidig toegerekend dienen te worden aan het project en de daarin vermelde activiteiten; kosten die tot de normale bedrijfsvoering gerekend kunnen worden niet onder de subsidiabele kosten vallen; kosten die betrekking hebben op de uitvoering van het project moeten zijn gemaakt binnen de projectperiode; kosten die betrekking hebben op de financiële afwikkeling van het project (administratiekosten en accountantskosten) zijn subsidiabel tot het moment waarop de einddeclaratie moet zijn ingediend; alle kosten moeten op het moment van de einddeclaratie zijn betaald; in alle gevallen rekening gehouden dient te worden met de bestede uren. U kunt alleen kosten opvoeren in evenredigheid met de voor het project uitgevoerde activiteiten (personen en/of materiaal) ten behoeve van het project; voor de berekening van het uurloon van het intern personeel uitgegaan dient te worden van het bruto jaarsalaris (inclusief sociale lasten en pensioenen) en het normaal aantal werkbare uren per jaar voor de betreffende branche en uitdrukkelijk niet van tarieven die worden gebruikt in geval van opdrachten bij derden; het normaal aantal werkbare uren per jaar dient als volgt te worden bepaald: 52 weken * gebruikelijke werkweek -/- vakantiedagen -/- ATV/ADV -/- feestdagen -/ - ziektepercentage uit de bedrijfstak. Dit aantal kan echter nooit lager uitvallen dan 1.600 uur op jaarbasis. Indien het Agentschap SZW de opgevoerde kosten en/of tarieven niet redelijk acht, kan zij deze geheel of gedeeltelijk als niet subsidiabel aanmerken. Het feit dat het Agentschap SZW uw begroting en tarieven heeft goedgekeurd houdt niet in dat u deze kosten en tarieven als werkelijk gemaakte kosten kunt opvoeren. De volgende kosten zijn subsidiabel. Let wel: het betreft hier een niet volledige opsomming. 5.2.1 Kosten instructiepersoneel De bruto beloning (inclusief sociale lasten en pensioenen) van instructiepersoneel is subsidiabel. De werkelijke kosten instructiepersoneel dienen berekend te worden op basis van gerealiseerde uren tegen een individueel berekend uurtarief.voor de berekening van het uurtarief van het interne personeel dient uitgegaan te worden van het brutojaarsalaris en het normaal aantal werkbare uren per jaar voor de betreffende branche en uitdrukkelijk niet van tarieven die worden gebruikt in geval van opdrachten bij derden. Alleen indien sprake is van een integrale urenregistratie kan gerekend worden met het aantal gewerkte uren. Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 9
De gerealiseerde uren dienen onderbouwd te worden met een urenregistratie geautoriseerd door de direct leidinggevende. Voorbeeld Instructeur Jansen heeft in de maanden april en mei zijn urenverantwoording bij de administratie van de uitvoerende instelling Alpha ingeleverd. Het afdelingshoofd heeft de briefjes op juistheid gecontroleerd en getekend voor akkoord.ten behoeve van het ESF-project heeft hij 85 uur verantwoord. De heer Jansen heeft een 38-urige werkweek. Zijn normaal aantal werkbare uren wordt gesteld op 1.750 uur per jaar. Aan de hand van de gegevens uit de salarisadministratie kunnen de brutoloonkosten als volgt berekend worden: Brutoloon per maand 5.000 Vakantietoeslag 8% 400 Subtotaal 5.400 sociale werkgeverslasten: Premie ZFW 275 Premie WW 145 Subtotaal 420 Per CAO vastgelegde werkgeversafdrachten: Pensioenpremie 300 Ploegentoeslag 200 Overige verplichte afdrachten 100 Subtotaal 600 Totaal brutoloonkosten per maand 6.420 Het uurtarief wordt als volgt berekend: 12 maanden x 6.420 = 77.040 Uurtarief: 77.040 : 1.750 = 44,02 per uur Projecturen: 85 uur 85 uur x 44,02 = 3.741.70 = 4.030,70 De administrateur verantwoordt NLG 3.741.70 als projectkosten onder de categorie instructiepersoneel. Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 10
Behalve de brutoloonkosten kunnen ook de volgende kosten als instructiekosten worden verantwoord: de reiskosten (niet zijnde woon-werkverkeer en niet zijnde reistijd), maximaal de fiscale norm; kosten opleiding van de instructeurs voor dit specifieke project; ingekochte cursussen (tegen marktconforme prijzen). In de rapportages dient u de werkelijk berekende uurtarieven te hanteren en mag u niet gebruik maken van de in de begroting aangegeven tarieven. Wees attent op het tijdig inleveren van de urenverantwoordingen door de instructeurs, en controleer deze tijdig op juistheid. 5.2.2 Exploitatiekosten Onder de exploitatiekosten vallen: niet-afschrijfbare verbruiksgoederen (grondstoffen zoals metaal, hout e.d.) huur- en leasetermijnen apparatuur en instrumenten. Indien deze instrumenten in eigendom zijn dan mogen deze afgeschreven worden volgens de hieronder genoemde termijnen. Computerapparatuur 3 jaar Software 2 jaar Machines / Apparatuur 5 jaar Meubilair /Stoffering 10 jaar kantoorruimtes, leslokalen en praktijkruimtes voorzover extern ingehuurd. aanpassingen aan lokalen voor gehandicapten. Van projecten wordt verwacht dat men rekening houdt met de bedrijfseconomische afweging tussen huur, leasing en afschrijving. Voorbeeld Een instelling beschikt over eigen theorieleslokalen en huurt praktijklokalen ten behoeve van het project. In dit geval mogen alleen de huurkosten van de praktijklokalen worden opgevoerd als exploitatiekosten in de projectadministratie en de rapportages. De kosten met betrekking tot de theorieleslokalen kunnen niet opgevoerd worden als exploitatiekosten. Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 11
5.2.3 Kosten studiemateriaal Kosten voor benodigde boeken, syllabi en dergelijke en kleding (indien voorgeschreven) zijn subsidiabel. Ook kosten voor noodzakelijke instrumenten, indien deze geheel worden afgeschreven, komen in aanmerking. De afschrijving op instrumenten die niet geheel worden afgeschreven gedurende de looptijd van het project dienen te worden opgevoerd als exploitatiekosten. Voorbeeld Een instelling organiseert een metaalbewerkingscursus voor werklozen die in aanmerking komt voor ESF-financiering. Hiertoe huurt zij een praktijkruimte van een derde voor NLG 1.500 inclusief gas/water/licht. De theorielessen worden gegeven in een eigen instructieruimte. Tevens heeft de instelling, voor de cursus benodigde, syllabi en boeken aangeschaft ter waarde van NLG 1.000. De voor de cursus benodigde grondstoffen (metaal) zijn gekocht voor NLG 1.250. De instelling beschikt reeds over een draaibank die twee jaar geleden is aangeschaft voor NLG 20.000 en die voor de helft voor de cursus gebruikt zal worden. Tevens is aan noodzakelijke beschermende kleding voor de deelnemers een bedrag van NLG 750 uitgegeven. Klein gereedschap ter waarde van NLG 250 zal tijdens cursus volledig verbruikt worden. Uiteindelijk wordt nog een computer ter waarde van NLG 3.000 aangeschaft die volledig ten behoeve van de theorielessen wordt gebruikt. De cursusduur bedraagt een jaar. De administrateur dient deze gegevens als volgt in de projectadministratie en rapportage te verwerken: Subsidiabele exploitatiekosten (bedragen in NLG) Ingehuurde praktijkruimte 1.500 Grondstoffen metaal 1.250 Afschrijving draaibank (in 5 jaar zie Bijlage 1 (20% x 20.000)) x 0.5 2.000 Afschrijving computer (in 3 jaar zie Bijlage 1 (33 1/3% x 3.000)) 1.000 Totaal 5.750 Subsidiabele kosten studiemateriaal: Syllabi en boeken 1.000 Kleding 750 Klein gereedschap, volledig verbruikt 250 Totaal 2.000 De kosten verband houdende met de eigen instructieruimte komen niet voor subsidie in aanmerking. Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 12
5.2.4 Loonkosten deelnemers De brutoloonkosten van de deelnemers tijdens de deelname aan projectactiviteiten (niet tijdens de reistijd en de avonduren) komen voor subsidie in aanmerking. De brutoloonkosten worden berekend zoals uitgelegd bij brutoloonkosten instructiepersoneel. Bij zelfstandige ondernemers kunnen als loonkosten het gemiddeld inkomen per uur worden opgegeven. Dit kan gebaseerd worden op aangifte inkomstenbelasting danwel worden berekend op basis van de WAZ. Wel dient de grondslag van de berekening vermeldt te worden. De loonkosten deelnemers kunnen alleen opgevoerd worden voorzover deze gebaseerd zijn op de aanwezigheidsregistratie. Pas op! Versnipperde uren opvoeren (een kwartier hier en half uurtje daar) kan een probleem veroorzaken bij het aantonen van deze uren. Voorbeeld Een instelling verzorgt een cursus die in aanmerking komt voor ESF-subsidie. Een deel van de deelnemers is in loondienst en het andere deel heeft reeds een eigen onderneming. De cursusduur bedraagt 60 uur verdeeld over twee weken van 30 uur. De loonkosten van deelnemer Pietersen bedragen NLG 3.500 per maand, gebaseerd op een werkweek van 38 uur, volgens de loonspecificatie van de werkgever. De ondernemer Karelsen, ook deelnemer, heeft een fiscaal belastbaar inkomen.volgens het laatst ingediende aangifte biljet inkomstenbelasting bedraagt dit inkomen NLG 95.000. Stel dat de ondernemer 1.800 uur gewerkt heeft in het betreffende jaar. De loonkosten deelnemers worden als volgt berekend: (bedragen in NLG) Pietersen (3 x NLG 3.500) / 13 weken = NLG 807.69 per week. NLG 807.69 / 38 uur = NLG 21.26 per uur 60 projecturen x NLG 21.26 = 1.275,60 Karelsen NLG 95.000 / 1.800 uur = NLG 52.78per uur 60 projecturen x NLG 52.78 = 3.166,80 Door de administrateur wordt als loonkosten deelnemers NLG 4.442.40 verantwoord in de projectadministratie en de rapportages. 4.442,40 Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 13
Aangezien het inkomen van de deelnemer is gebaseerd op 38 uur wordt het tarief ook berekend op basis van 38 uur. Het aantal aan het project door te belasten uren per week kan dit aantal niet overstijgen omdat dan meer inkomen berekend zou worden dan in werkelijkheid door de deelnemer genoten wordt. Indien ondernemer Karelsen geen biljet inkomstenbelasting, zou kunnen overleggen kunnen de loonkosten deelnemers gebaseerd worden op de WAZ. In dat geval zouden de loonkosten deelnemers voor Karelsen worden bepaald o.b.v. NLG 84.000,- (voor 2000). 5.2.5 Reiskosten deelnemers Subsidiabel zijn de reiskosten van de deelnemers voorzover dit niet woon-werkverkeer betreft. De vergoeding is maximaal subsidiabel tot het bedrag volgens de fiscale norm. 5.2.6 Overheadkosten Als subsidiabele overheadkosten komen in aanmerking: bruto loonkosten van overheadpersoneel, zoals administrateurs, voor de tijd die zij daadwerkelijk hebben besteed aan de uitvoering en de voortgang van het project; kosten van derden die de administratie, management of coördinatie op zich genomen hebben (uitgesplitst per functie); indirecte kosten, bijvoorbeeld publiciteit, voor zover betrekking hebbend op het project; vervoerskosten van dit personeel, voor zover niet woon- werkverkeer; kosten kinderopvang (tegen toegestane fiscale tarieven). Overhead in verband met normale bedrijfsuitvoering is niet subsidiabel. De werkelijke overheadkosten dienen specifiek en eenduidig aan het project toegerekend te kunnen worden. Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 14
Voorbeeld Een instelling besluit de administratie en coördinatie van een project dat in aanmerking komt voor ESF-subsidie uit te besteden bij het administratiekantoor Het Bureel. De aanvraag van het project is verzorgd door bureau BNA. Reclamemateriaal is ontwikkeld door drukker De Printer. De volgende facturen zijn ontvangen: Het Bureel NLG 6.500 BNA NLG 2.500 De Printer NLG 1.000 In de rapportage zijn de volgende bedragen als overheadkosten verantwoord: NLG 6.500 + NLG 1.000 = NLG 7.500. De kosten met betrekking tot het opstellen van de projectaanvraag zijn niet subsidiabel. Indien de uitvoerende instelling niet BTW-plichtig is kan de BTW over de kosten niet teruggevorderd worden en betreft het een kostenverhogende factor. De kosten kunnen dan ook inclusief de BTW opgevoerd worden. Andersom geldt ook dat terug te vorderen BTW niet als kosten kunnen worden opgevoerd. 5.2.7 Kosten in verband met transnationaliteit De volgende kosten in verband met transnationaliteit zijn subsidiabel: reis- en verblijfkosten van deelnemers, instructiepersoneel of projectcoördinatoren in het buitenland voor zover verband houdend met transnationale activiteiten; kosten van organisatie van transnationale seminars en congressen. vertaalkosten, tolkkosten De transnationale partners die in Nederland op bezoek komen dienen hun eigen reis- en verblijfkosten te bekostigen. Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 15
Voorbeeld In het kader van een transnationaal project heeft de Nederlandse projectcoördinator een bezoek gebracht van 3 dagen aan de partner in Stockholm. De Zweedse projectcoördinatrice is 5 dagen in Nederland op bezoek geweest. De volgende reis- en verblijfkosten zijn gemaakt: Bezoek aan Stockholm Bezoek aan Nederland NLG 850 vliegticket NLG 600 verblijfkosten NLG 800 vliegticket NLG 900 verblijfkosten De volgende kosten kunnen in de Nederlandse projectadministratie en rapportage opgenomen worden:nlg 850 + NLG 600 = NLG 1.450. De kosten van het bezoek aan Nederland dienen door de Zweedse partner verantwoord te worden en zijn niet subsidiabel in Nederland. 5.3 Verantwoordingsmodellen De volgende twee modellen kunnen gehanteerd worden: 1 Aanbestedingsmodel 2 Uitvoeringsmodel De keuze tussen de modellen wordt bepaald door de wijze waarop de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer tot stand is gekomen, en in hoeverre er sprake is van marktwerking. Bij het indienen van een projectvoorstel moet de hoofdaanvrager aangeven welk model bij welke situatie/opdrachtnemer gehanteerd gaat worden en de motivatie hiervoor. Het Agentschap SZW zal deze keuze voor en achteraf toetsen. Aanbestedingsmodel De aanbesteding moet in concurrentie hebben plaatsgevonden, zodat meerdere opdrachtgevers kunnen meedingen.voor zover noodzakelijk zijn de Europese aanbestedingsregels toegepast of anders voldoende waarborgen gecreëerd die marktwerking en open concurrentie mogelijk maken. Concrete eisen zijn: de opdrachtgever en opdrachtnemer zijn onafhankelijke organisaties. de opdrachtgever heeft minstens drie offertes aangevraagd. bij de aanvragen voor offertes dient zoveel mogelijk aansluiting gevonden te worden bij openbare aanbestedingsprocedures Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 16
Uitvoeringsmodel Indien niet aan de voorwaarden van het aanbestedingsmodel kan worden voldaan, dan dient het uitvoeringsmodel te worden gehanteerd. Dit betekent dat de kosten op uitvoeringsniveau moeten worden vastgesteld en als zodanig kunnen worden verantwoord. Het uitvoeringsmodel is vergelijkbaar met het model dat in de voorgaande programmaperiode gebruikelijk was. Deze handleiding is grotendeels gebaseerd op dit verantwoordingsmodel. Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 17
6 Financiering De ESF-regelgeving stelt voorwaarden aan de subsidieverlening. Een van de gestelde voorwaarden betreft de verdeling van de co-financiering. Het ESF financiert alleen dat deel van de kosten waarvoor geen privaatrechtelijke of publieke financiering bestaat (tekortfinanciering). De ESF-financiering bedraagt 50% van de subsidiabele kosten, doch ten hoogste het in de toekenningsbeschikking vermelde maximumbedrag. De financiering dient weergegeven te worden volgens de werkelijke realisatie.toegezegde financiering door publieke en privaatrechtelijke instellingen gaan voor de ESF-financiering. Dus wanneer een project volledig gefinancierd kan worden met publieke en private bronnen komt de aanvrager/uitvoerder niet in aanmerking voor ESF-financiering. Bij onderrealisatie van kosten (dat wil zeggen minder kosten in werkelijkheid dan begroot) is het derhalve mogelijk dat de ESF-financiering vermindert. Inkomsten die worden gegeneerd met projectactiviteiten, anders dan de inkomsten uit publieke-, private- of ESF-financieringsbronnen, dienen in mindering op de subsidiabele kosten te worden gebracht. De berekening van het ESF-recht volgt na de aftrek van deze inkomsten.te denken valt aan opbrengsten van producten en diensten voortvloeiend uit de projectactiviteiten. Inzet in natura in de vorm van onroerende goederen, materieel en professionele activiteiten kan dienen als co-financiering. Belangrijk is dat de waarde hiervan onafhankelijk kan worden aangetoond, beoordeeld en gecontroleerd. De ESF-bijdrage kan echter nooit hoger zijn dan het totaal van de subsidiabele kosten minus de inzet in natura. In de administratie dient u rekening te houden met de reeds ontvangen subsidievoorschotten en de berekende ESF-subsidie. Het verschil betreft een vordering op of een schuld aan het ESF. Leg in de administratie de aanspraak op het beschikte bedrag vast. Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 18
Voorbeeld Stel dat de toegezegde publieke bijdrage van uw gemeente NLG 60.000 bedraagt. De private financiering bestaat uit de loonkosten van deelnemers en is begroot op NLG 50.000. De overige kosten zijn begroot op NLG 100.000. De volgende begroting wordt ingediend: Begroting (bedragen in NLG) Kosten Financiering Publiek 60.000 (40 %) Overige kosten 100.000 Privaat 50.000 (33 1/3 %) Loonkosten deelnemers 50.000 ESF 40.000 (26 2/3 %) Totaal 150.000 Totaal 150.000 Stel vervolgens dat aan het einde van het project uw werkelijke kosten als volgt blijken te zijn: De loonkosten deelnemers bedragen NLG 40.000 en de overige projectkosten NLG 80.000. De publieke financiering blijft ongewijzigd. De volgende eindrapportage wordt ingediend: Eindrapportage Kosten financiering (bedragen in NLG) Publiek 60.000 (50 %) Overige kosten 80.000 Privaat 40.000 (33 1/3 %) Loonkosten deelnemers 40.000 ESF 20.000 (26 2/3 %) Totaal 120.000 Totaal 120.000 Als gevolg van de onderrealisatie in de kosten van NLG 30.000 is de ESF-financiering afgenomen met NLG 20.000 en de private financiering met NLG 10.000. De publieke financiering blijft ongewijzigd als gevolg van de toekenning van de gemeente. Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 19
7 Rapportages Ter verkrijging van informatie over de realisatie van het ESF-project dienen de projectaanvragers tussentijdse rapportages aan het Agentschap SZW ter verschaffen. Aan het eind van het kalenderjaar moet een uitvoeringsrapportage ingediend worden, waarin per project wordt aangegeven in welke mate de beschikbare middelen, inclusief de ontvangen voorschotten, zijn besteed, en welke resultaten zijn gerealiseerd. Deze rapportage dient uiterlijk twee maanden na afloop van het desbetreffende jaar te worden ingediend, onder gebruikmaking van een daartoe door de minister ter beschikking gesteld formulier. Binnen 10 maanden na de datum waarop een voorbereidingssubsidie is verleend moet een verzoek om definitieve vaststelling van het bedrag aan voorbereidingssubsidie waarop aanspraak bestaat ingediend worden. Binnen 3 maanden na beëindiging van het project waarvoor een projectsubsidie werd verleend moet een verzoek om definitieve vaststelling van het bedrag aan ESF-EQUAL-projectsubsidie en, indien van toepassing, aanvullende projectsubsidie waarop aanspraak bestaat ingediend worden. Voor de gehanteerde systematiek ter verkrijging van een voorschot wordt verwezen naar de regeling (Staatscourant 15 mei 2001, nummer 93). Bij verzoeken tot voorschotten vereist het Agentschap SZW in het algemeen een voortgangsrapportage. Stel uw tussentijdse rapportages op basis van werkelijke realisatie van kosten en uren op. Hiermee voorkomt u grote afwijkingen met de eindrapportage die kunnen leiden tot terugvordering van subsidiegelden. Dit subsidiegeld had tussentijds aan andere projecten toegewezen kunnen worden. Aan het einde van de projectperiode is dit niet meer mogelijk. Overleg tussentijds met uw controlerend accountant over de opzet van uw projectadministratie en rapportage. Hiermee voorkomt u grote aanpassingen aan het einde van de projectperiode en veel aanvullend controlewerk. Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 20
8 Organisatorische aspecten Onder EQUAL zullen vele projecten door een of meerdere uitvoerders uitgevoerd worden. In dit geval is het raadzaam direct afspraken te maken over de verdeling van de verantwoordelijkheden en de te verzamelen gegevens. De volgende afspraken zijn hierbij van belang: wie is waar verantwoordelijk voor; geef aan wie welke gegevens dient aan te leveren; wie verzorgt de centrale administratie; wie verzorgt de inhoudelijke rapportage; wie verzorgt de financiële rapportage; onderuitvoerders, zoals opleidingsinstituten en dergelijke, zullen de urenregistraties van deelnemers en instructiepersoneel dienen op te leveren. Hierover dienen duidelijke afspraken gemaakt te worden. Aangezien de rapportages op basis van werkelijke kostenrealisatie plaats zullen vinden, is het belangrijk dat de gegevens op tijd aangeleverd worden. Wanneer contracten afgesloten worden met onderuitvoerders dienen deze onderbouwd te worden aan de hand van uren en tarieven. Marktprijzen bij goederen en/of diensten worden voor het project als kostprijs beschouwd. Onderaanneming waardoor de kosten voor de uitvoering van de actie worden verhoogd zonder dat een daarmee evenredige meerwaarde aan de actie wordt toegevoegd wordt als niet-subsidiabel aangemerkt. In de begroting van uw project dient u de bestede uren van het personeel op te nemen onder instructiepersoneel en overheadpersoneel. De aanwezigheidsregistratie dient tevens aan te geven welke uren besteed zijn aan het project door de instructeur of deelnemer en dient geautoriseerd te worden door directie/hoofd afdeling. Hieronder vindt u een checklist waarin een aantal aspecten zijn opgenomen die u kunnen helpen bij de ontwikkeling bij een deugdelijke beheersstructuur en een goed georganiseerde samenwerking. Vanuit het organisatieperspectief: is de coördinatie/uitvoering van de EQUAL-activiteiten zichtbaar op een adequaat niveau in de organisatie gepositioneerd? is bezetting van de coördinatie/uitvoering van de EQUAL-activiteiten continu van een aanvaardbaar niveau? is er een adequate analyse gemaakt van de benodigde kennis en ervaring om de met EQUAL gepaard gaande taken en verantwoordelijkheden te kunnen vervullen? zijn de met EQUAL gepaard gaande taken en verantwoordelijkheden helder en eenduidig vastgelegd? Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 21
Vanuit het procesperspectief: is er sprake van actuele en heldere uitvoeringsinstructies? is de kennis en ervaring zodanig dat de EQUAL-activiteiten goed gemonitord en bijgestuurd kunnen worden? is er een volledige, actuele en systematische administratieve organisatie / beschrijving van de financiële en niet-financiële EQUAL-processen? Vanuit het systeemperspectief: is er sprake van een goede planning en zijn er goede rapportage- en controleprocedures? is er een waarborg dat slechts transacties/kosten in de financiële systemen worden vastgelegd die gestaafd kunnen worden door daadwerkelijk verrichte activiteiten? is er een waarborg dat slechts transacties/kosten in de financiële systemen worden vastgelegd die subsidiabel zijn? is er een waarborg dat er een controleerbare aansluiting is tussen de financiële administratie en de projectadministratie? Vanuit het verantwoordingsperspectief: (een beschrijving van de wijze van kosten- en activiteitenverantwoording) is er een onderbouwde keuze gemaakt inzake de wijze van kosten- en activiteitenverantwoording? Vanuit het uitvoeringsperspectief: (een beschrijving van de organisatie en systemen bij de partners) hebben alle partners adequate procedures en systemen? zijn er zichtbare afspraken met alle partners inzake onder meer dossiervorming? Vanuit het controle- en toezichtperspectief (een beschrijving van de wijze van interne en externe controle) is er sprake van een functioneel onafhankelijke interne controlefunctie c.q. -taak? is er een zichtbaar recht op controle bij partners? is er een procedure voor de opvolging van de interne controlebevindingen? is er sprake van regelmatige bezoeken aan de partners? is er een accountant benoemd? is er een opdracht waarin de accountant wordt gevraagd de controle en verklaring conform het controleprotocol te verrichten? stelt de accountant vast dat de audittrail zichtbaar is gewaarborgd? Onderhoud regelmatig contact met de andere uitvoerders van uw project. Bezoek andere uitvoerders regelmatig om vast te stellen dat gemaakte afspraken worden nagekomen. Maak goede afspraken voor het aanleveren van informatie zodat de rapportageverplichtingen kunnen worden nagekomen. Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 22
Bijlage 1 Niet-subsidiabele kosten Op basis van verordening 1685/2000 en de subsidieregeling EQUAL zijn de volgende kosten niet subsidiabel: De onderstaande opsomming van niet-subsidiabele kosten is niet limitatief. Algemeen Kosten die ten behoeve van het project zijn gemaakt voor de datum waarop de subsidie werd verleend. Kosten van inkomensvervangende betalingen of uitkeringen aan deelnemers, niet zijnde loonbetalingen. Loonkosten van werkervaringsplaatsen en dienstbetrekkingen welke zijn aangegaan of bekostigd in het kader van de Wet inschakeling werkzoekenden of het Besluit in- of doorstroombanen. Onderaanneming Kosten voor onderaanneming die de totale kosten voor de uitvoering van de actie verhogen zonder dat een daarmee evenredige meerwaarde aan de actie wordt toegevoegd. Kosten van adviseurs, uitvoerders en onderuitvoerders die zijn bepaald als percentage van de totale kosten van het project, of als percentage van de te ontvangen subsidie. Onroerend goed en materiaal: Kosten die verband houden met afschrijvingen op onroerend goed en materiaal, indien de aankoop is gefinancierd met middelen uit nationale of Europese subsidies. Kosten die verband houden met de aankoop van tweedehands materiaal indien niet aan de navolgende voorwaarden is voldaan: verklaring van de herkomst van het materieel van de verkoper met de bevestiging dat het materieel in de afgelopen 7 jaar in geen geval is aangeschaft met middelen uit nationale of Europese subsidies; de prijs van het materiaal niet hoger ligt dan de marktwaarde en lager dan de kostprijs van soortgelijk nieuw materiaal; de technische eigenschappen moeten in overeenstemming zijn met de eisen van de activiteiten die worden uitgevoerd en met de geldende normen. Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 23
Indirecte kosten (overheadkosten) Indirecte kosten als deze niet gebaseerd zijn op werkelijke kosten die verband houden met de uitvoering van de activiteiten in het kader van de subsidieregeling en zij niet naar evenredigheid volgens een naar behoren gemotiveerde faire en billijke methode zijn toegerekend. Financierings- en andere kosten Debetrente, kosten voor financiële transacties, wisselprovisies, wisselkoersverliezen, boetes, financiële sancties en proceskosten plus andere zuivere financieringskosten. Kosten van juridisch advies, notariskosten, kosten voor technische of financiële expertise als deze niet rechtstreeks op de activiteit betrekking hebben en niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering. Boekhoud- en auditkosten als deze geen betrekking hebben op door het Agentschap SZW vooraf opgelegde voorwaarden. Bankgaranties, tenzij deze niet vereist zijn op basis van de subsidieregeling. Belastingen BTW tenzij deze niet kan worden teruggevorderd. Andere heffingen, directe belastingen en sociale zekerheidsbijdragen op lonen en salarissen, behalve als deze daadwerkelijk door de eindbegunstigde zijn gedragen. Leasing Kosten voor leasing, behalve onder strikte - in de verordening opgenomen - voorwaarden. Beheers- en uitvoeringskosten van overheidsdiensten a) In het algemeen de kosten voor beheer, uitvoering, toezicht en controle van overheidsdiensten. b) Salariskosten van ambtenaren of andere overheidsfunctionarissen die activiteiten uitvoeren op het terrein van bijvoorbeeld voorlichting, seminars, studies, externe evaluaties. c) Kosten die betrekking hebben op de uitvoering van activiteiten, als zij voortvloeien uit de wettelijke verantwoordelijkheden van de overheidsinstantie of uit de onder a) genoemde kosten. Handleiding ESF-Equal / Mei 2001 24