Handleiding Projectadministratie Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen

Transcriptie

1 Handleiding Projectadministratie Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen Handleiding Projectadministratie: Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen 1

2 Handleiding Projectadministratie Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen Inhoudsopgave 1. Inleiding Achtergrond en doelstelling subsidieregeling Relevante regelgeving Fasen van het proces van subsidieverstrekking Administratieve vereisten projectadministratie Algemeen Subsidiabele kosten Personele kosten voor intern personeel Exploitatiekosten Overheadkosten Niet-subsidiabele kosten Verantwoording externe kosten Inkomsten Financiering Handleiding Projectadministratie: Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen 2

3 1. Inleiding Deze Handleiding Projectadministratie is een praktische uitwerking van administratieve vereisten die gelden voor organisaties die op grond van de Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen (hierna te noemen Subsidieregeling) voor subsidie in aanmerking (willen) komen. Doel van deze handleiding is het ondersteunen van (potentiële) aanvragers, subsidieontvangers en uitvoerders van de Subsidieregeling bij de verschillende fasen van het proces van subsidieverstrekking. De in deze handleiding opgenomen voorschriften zijn in de eerste plaats essentieel om een juiste verantwoording over de uitvoering van het project te verzekeren. Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid moet op haar beurt verantwoording afleggen over alle publieke middelen die zij gebruikt, waaronder ook het geld dat is besteed aan gesubsidieerde projecten. Daarnaast maakt het opvolgen van deze voorschriften het mogelijk om tussentijds een goed inzicht in de voortgang van het gesubsidieerde project te verkrijgen. Op die manier wordt het voor de subsidieontvanger mogelijk het project dusdanig te sturen, dat een zo goed mogelijk resultaat kan worden behaald. Daar zijn dus alle betrokken partijen bij gebaat. Verder zijn ter verduidelijking aanwijzingen en voorbeelden met betrekking tot de voorschriften opgenomen. Deze handleiding biedt informatie over de achtergrond en doelstelling van de Subsidieregeling (hoofdstuk 2), de relevante regelgeving (hoofdstuk 3), de voorwaarden waarmee u rekening dient te houden in de verschillende fasen van het proces van subsidieverstrekking (hoofdstuk 4) en tot slot de administratieve vereisten met betrekking tot de projectadministratie (hoofdstuk 5). Ter verduidelijking van de beschreven administratieve voorschriften zijn zoveel mogelijk aanwijzingen en voorbeelden opgenomen. Voor actuele informatie wordt u aangeraden om regelmatig te kijken op de website van het Agentschap SZW: Op de website is ook een hulpmiddel beschikbaar voor de urenregistratie (zie paragraaf van deze handleiding). Via de website kunt u zich ook aanmelden voor de Nieuwsflits, een digitale nieuwsbrief met actuele informatie over de verschillende nationale subsidieregelingen die het Agentschap SZW uitvoert. Vragen met betrekking tot de Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen kunt u sturen aan gelijkekansen@agentschapszw.nl. 2. Achtergrond en doelstelling subsidieregeling De Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen is een subsidieregeling van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, die per 18 december 2006 in werking is getreden. De subsidieregeling dient ter ondersteuning van de activiteiten in het kader van het nationaal plan voor het Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen (hierna te noemen: het Europees Jaar) is door het Europees Parlement uitgeroepen tot Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen. Handleiding Projectadministratie: Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen 3

4 De doelstellingen van het Europees Jaar zijn: - burgers van de Europese Unie bewust maken van hun recht op nondiscriminatie en gelijke behandeling; - gelijke kansen voor iedereen promoten, als het gaat om toegang tot de arbeidsmarkt, onderwijs, op de werkvloer of in de gezondheidszorgsector; - de voordelen van diversiteit voor de Europese Unie promoten. Het Nederlands kabinet onderschrijft de doelstellingen van het Europees Jaar. De doelstellingen van het Europees Jaar in Nederland zijn als volgt geformuleerd: - het vergroten van maatschappelijke bewustwording door bekendheid te geven aan de wetgeving en infrastructuur voor gelijke behandeling; - bekendheid geven aan lopende activiteiten op het terrein van gelijke behandeling; - het overbruggen van verschillen (door dialoog en ontmoetingen). De doelstellingen voor het Europees Jaar in Nederland worden door het Agentschap SZW vastgelegd in een nationaal plan met de strategie en prioriteiten voor het Europees Jaar. Op basis van het nationaal plan kan het budget dat de Europese Commissie voor Nederland beschikbaar stelt ( ), worden aangevraagd. Nederland moet hier hetzelfde bedrag tegenover stellen (50% cofinanciering). Het kabinet heeft hiervoor middelen ter beschikking gesteld. Daarnaast heeft het kabinet middelen ter beschikking gesteld voor de uitvoering van de Subsidieregeling in het kader van het Europees Jaar. De Subsidieregeling heeft tot doel om projecten gericht op het bevorderen van bewustwording rond het thema gelijke kansen voor iedereen te subsidiëren. Projecten moeten betrekking hebben op de non-discriminatiegronden die ook in het nationaal plan centraal staan: ras of etnische afkomst, godsdienst of levensovertuiging, leeftijd, handicap of chronische ziekte, seksuele gerichtheid en geslacht. Voor het subsidiëren van projecten is in totaal 1 miljoen euro beschikbaar. Dit bedrag wordt gelijkelijk verdeeld over drie thema s die tijdens het Europees Jaar prioriteit hebben, te weten de arbeidsmarkt, de wijk/buurt en jongeren. Onderzoek toont aan dat de meeste klachten over discriminatie betrekking hebben op de arbeidsmarkt en de wijk/buurt en dat jongeren minder goed bekend zijn met de gelijke behandelingswetgeving dan ouderen. De mogelijkheid tot het indienen van aanvragen om projectsubsidies bestaat uitsluitend gedurende het door de minister vastgestelde tijdvak. Dit tijdvak loopt van 2 januari tot en met 31 januari Aanvragen die buiten het tijdvak worden ingediend komen niet voor subsidie in aanmerking. 3. Relevante regelgeving Aangezien de voor de Subsidieregeling relevante regelgeving versnipperd is, is het voor (potentiële) aanvragers en subsidieontvangers lastig een compleet beeld te krijgen van alle op de Subsidieregeling betrekking hebbende regelgeving. Het is voor het op een juiste manier aanvragen, uitvoeren en verantwoorden van een subsidieaanvraag van belang op de hoogte te Handleiding Projectadministratie: Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen 4

5 zijn van alle op de Subsidieregeling van toepassing zijnde regelgeving. Om deze reden bevat hoofdstuk 3 een overzicht van alle relevante regelgeving. De basis voor de subsidieverlening wordt gevormd door de Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen. Deze regeling is leidend bij het interpreteren van de van toepassing zijnde regelgeving. Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen, (Staatscourant d.d. 18 december 2006, nr. 246, p.29) In de Kaderwet SZW Subsidies is de bevoegdheid van de Minister van SZW geregeld met betrekking tot het verstrekken van subsidies, en de voorwaarden die aan subsidieregelingen en het verstrekken van subsidies worden gesteld. Ook deze wet is dus van toepassing. Kaderwet SZW-subsidies (Staatsblad d.d. 10 juli 1997, laatste wijziging Staatsblad 2004, nr. 455) Naast de specifieke regelgeving en de Kaderwet SZW-subsidies die de basis vormt voor de specifieke regelgeving, is de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB) relevant voor de in het kader van de Subsidieregeling gesubsidieerde projecten. De AWB regelt de verhoudingen tussen de overheid en burgers. Hoofdstuk 4 van de AWB bevat algemene regels met betrekking tot besluiten, waaronder beslissingen tot subsidieverlening en subsidievaststelling, voor de individuele burger. De AWB geeft inzicht in de rechten en plichten zowel van de bestuursorganen die bevoegd zijn besluiten te nemen als van de burgers op wie de besluiten betrekking hebben. Algemene Wet Bestuursrecht (Staatsblad d.d. 1992, nr. 315, laatste wijziging Staatsblad 2006, 418) Verder zijn in de Algemene Regeling SZW Subsidies specifieke rechten en plichten met betrekking tot het verstrekken van subsidies vastgelegd. Deze zijn, zolang niet in strijd met de AWB, van toepassing op alle subsidieregelingen van SZW, inclusief de Subsidieregeling, tenzij daarvan in een subsidieregeling wordt afgeweken. Zaken die in de Subsidieregeling anders of meer specifiek zijn geregeld dan in de Algemene Regeling SZW Subsidies, gaan vóór het bepaalde in de Algemene Regeling SZW Subsidies. Algemene Regeling SZW-subsidies (Staatscourant 1997, nr. 249, p. 36, laatste wijziging Staatscourant Suppl. 2001, nr. 214). Voor de actuele versie van deze wet- en regelgeving kunt u de website raadplegen. Handleiding Projectadministratie: Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen 5

6 4. Fasen van het proces van subsidieverstrekking Bij het indienen van een subsidieaanvraag, de voorbereiding, uitvoering en verantwoording van een project in het kader van de Subsidieregeling dient aan een aantal voorwaarden te worden voldaan. Voor de verschillende fasen van het proces van subsidieverstrekking betekent dit in ieder geval het volgende: Aanvraagfase De aanvrager dient voor een subsidieaanvraag gebruik te maken van het model aanvraagformulier dat bij het Agentschap SZW verkrijgbaar is en zoals opgenomen in de bijlagen van de regeling. Het projectplan maakt onderdeel uit van de subsidieaanvraag en bestaat onder meer uit een uitgewerkte projectbeschrijving en een daarop aansluitende projectbegroting. De projectbegroting geeft inzicht in de kosten per activiteit. Per activiteit worden de verschillende kostenposten gespecificeerd in kostensoort en in prijs maal hoeveelheid. Als subsidiabele projectkosten worden uitsluitend kosten in aanmerking genomen die noodzakelijk zijn voor en rechtstreeks toe te rekenen zijn aan het gesubsidieerde project. De kosten dienen na de in de beschikking opgenomen en goedgekeurde startdatum van het project door de aanvrager te zijn gemaakt (te zijne laste). De kosten dienen verband te houden met de ontwikkeling of uitvoering van het project en kunnen betrekking hebben op personeel, exploitatie of overhead. Zie voor nadere informatie over welke kosten wel en niet-subsidiabel zijn paragraaf 5.2 en 5.3. Voor zover van toepassing bevat de begroting een overzicht van partijen die voornemens zijn aan de financiering van het project bij te dragen. Tevens dient inzichtelijk te worden gemaakt welke voorwaarden aan de verkrijging van deze financiële bijdragen zijn verbonden. Uitvoeringsfase Op basis van de subsidieverlening bestaat het recht op een voorschot van maximaal 80% van het totaal verleende subsidiebedrag. Het voorschot wordt automatisch na subsidieverlening verstrekt. Bij de subsidieverlening is het maximale subsidiebedrag dat beschikbaar wordt gesteld gekoppeld aan de periode en de activiteiten en de daarvoor begrote kosten waarvoor subsidie is aangevraagd. De subsidieontvanger is verplicht een administratie te voeren die aan de voorschriften uit de Algemene Regeling SZW-subsidies voldoet (zie voor verdere toelichting hoofdstuk 5). De subsidieontvanger dient de in de beschikking subsidieverlening opgenomen voorschriften en aandachtspunten in acht te nemen. Indien zich tussentijds omstandigheden voordoen, waardoor de voortgang en inhoud van een project substantieel wijzigen of die anderszins belangrijke gevolgen kunnen Handleiding Projectadministratie: Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen 6

7 hebben voor het recht op subsidie, doet de begunstigde hiervan zo spoedig mogelijk (schriftelijk) melding aan het Agentschap SZW. Indien dit zinvol c.q. nodig wordt geacht kan het Agentschap SZW tijdens de looptijd van het project een monitorbezoek bij de aanvrager en/of uitvoerder laten plaatsvinden waarbij de voortgang (zowel inhoudelijk als financieel) als ook de wijze van vastlegging van gegevens wordt bekeken. Verantwoordings- en vaststellingsfase Binnen 4 maanden na beëindiging van het project waarvoor subsidie is verleend, maar in ieder geval uiterlijk op 1 maart 2008, moet een verzoek ingediend worden tot vaststelling van het subsidiebedrag waarop aanspraak bestaat. Dit verzoek wordt ingediend onder gebruikmaking van een model verantwoordingsformulier dat bij het Agentschap SZW beschikbaar zal worden gesteld. Deze verantwoording bevat een inhoudelijke en financiële rapportage; deze dienen aan te sluiten op het goedgekeurde projectplan. De afdeling Interne Controle van het Agentschap SZW kan een tweedelijnscontrole uitvoeren over uw verantwoording. De subsidieontvanger wordt hierover tijdig geïnformeerd. Bij de beoordeling van de verantwoording zullen aspecten als de rechtmatigheid en doelmatigheid van de verantwoorde kosten de nodige aandacht krijgen. Indien niet of onvoldoende aan de bij en krachtens de regelgeving verbonden verplichten en/of aan de in de subsidieverlening opgenomen nadere voorschriften is voldaan, kan de subsidie op een lager bedrag, of op nihil worden vastgesteld. Na de subsidievaststelling is de subsidieontvanger verplicht een te veel ontvangen voorschot onverwijld terug te betalen. Voor de Subsidieregeling geldt een bewaartermijn van ten minste 5 jaar na subsidievaststelling. 5. Administratieve vereisten projectadministratie 5.1 Algemeen De subsidieontvanger is op grond van artikel 12 van de Algemene Regeling SZW-subsidies verplicht een inzichtelijke en controleerbare projectadministratie bij te houden ten aanzien van de uitvoering en afronding van het project en de in verband daarmee verrichte uitgaven en verworven inkomsten. De administratie moet zodanig ingericht zijn dat deze aansluit bij het ingediende en goedgekeurde projectplan en de bijbehorende begroting. De subsidieontvanger is zelf verantwoordelijk voor het vastleggen van de gegevens en het voeren en bewaren van een inzichtelijke en controleerbare projectadministratie. In het geval één of meer partijen bij uw project zijn betrokken, is het raadzaam vooraf duidelijke afspraken te maken over de verdeling van verantwoordelijkheden met betrekking tot het beheer van de projectadministratie. Aspecten zoals wie levert welke gegevens aan, wie Handleiding Projectadministratie: Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen 7

8 verzorgt de centrale projectadministratie en wie bewaart de administratie zijn hierbij belangrijk. Op deze projectadministratie zijn in elk geval de volgende voorwaarden van toepassing: De administratie moet zodanig ingericht zijn dat deze aansluit bij het ingediende en goedgekeurde projectplan en de bijbehorende begroting. De administratie dient informatie te bevatten die nodig is voor het verkrijgen van een juist inzicht in de realisatie van de subsidiabele activiteiten en voor een juiste subsidieverstrekking. De subsidieontvanger dient te waarborgen dat de administratie juist en volledig is. De subsidieontvanger dient verder te waarborgen dat de administratie dusdanig is ingericht dat de op het project betrekking hebbende financiële gegevens op eenvoudige wijze uit de administratie kunnen worden opgemaakt. Dit houdt in dat alle ontvangsten en uitgaven onmiddellijk in de administratie worden vastgelegd met onderliggende stukken. Uit de bewijsstukken dient te blijken wat de aard van de geleverde diensten of goederen is en dat deze ten name van de subsidieontvanger (in het kader van het project) zijn geleverd. De administratieve bescheiden en originele bewijsstukken welke betrekking hebben op het gesubsidieerde project dienen ten minste tot vijf jaar na de subsidievaststelling te worden bewaard. De projectadministratie mag integraal onderdeel uitmaken van de totale administratie van de subsidieontvanger, zolang de koppeling met de gesubsidieerde activiteiten en daarvoor gemaakte kosten traceerbaar blijft. 5.2 Subsidiabele kosten In het algemeen moeten de kosten die in het kader van de Subsidieregeling voor subsidiering in aanmerking komen, in ieder geval voldoen aan de volgende vereisten: Artikel 7 van de Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen, geeft aan dat uitsluitend begrote kosten die voor de ontwikkeling of uitvoering van het project als noodzakelijk zijn aan te merken en ten laste van de aanvrager blijven, voor subsidiëring in aanmerking komen. De gesubsidieerde kosten moeten kunnen worden gelinkt aan de in het goedgekeurde projectplan opgenomen projectactiviteiten, en noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van die activiteiten. De kosten dienen ten laste van de subsidieontvanger, dan wel ten laste van het samenwerkingsverband, te zijn gemaakt. Onder de subsidiabele projectkosten, kunnen de volgende drie kostensoorten worden onderscheiden: 1. personele kosten: dit zijn de kosten voor interne of externe medewerkers die gedurende het project geheel of gedeeltelijk worden ingezet voor de uitvoering van (een van) de projectactiviteiten; Handleiding Projectadministratie: Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen 8

9 2. exploitatiekosten: overige kosten, anders dan personele kosten, die direct aan de projectactiviteiten kunnen worden toegerekend; hierbij kan worden gedacht aan de huur van een zaal, gebruik van kantoorruimte, het inkopen van (les)materiaal, et cetera; 3. overheadkosten: alle kosten die indirect aan het project zijn toe te rekenen, zoals kosten voor beheer van de projectadministratie of coördinatie van het project. Hierna zal per kostensoort worden aangegeven hoe kosten aan het project kunnen worden toegerekend en op welke wijze deze kosten dienen te worden verantwoord. Hierna zal per kostensoort worden aangegeven hoe kosten aan het project kunnen worden toegerekend en op welke wijze deze kosten dienen te worden verantwoord Personele kosten voor intern personeel De personele kosten kunnen worden verdeeld in interne en externe loonkosten. Interne loonkosten betreffen de loonkosten voor interne medewerkers. Interne medewerkers zijn alleen de medewerkers van de subsidieontvanger. In deze paragraaf wordt toegelicht hoe u de personele kosten voor interne medewerkers moet berekenen en verantwoorden. In paragraaf 5.4 wordt toegelicht hoe u de externe kosten, inclusief die van extern personeel, kunt verantwoorden. De totale loonkosten van het personeel dienen berekend te worden op basis van het aantal gerealiseerde uren tegen een individueel berekend uurtarief. Zoals reeds gemeld in paragraaf 5.2 kunnen uitsluitend werkelijke kosten voor subsidie in aanmerking komen. Dit betekent dat voor de berekening van een intern uurtarief dient te worden uitgegaan van de werkelijke loonkosten voor de werkgever. Dit bestaat uit het brutoloon, de vakantietoeslag en de sociale werkgeverslasten. Het is uitdrukkelijk niet toegestaan om tarieven te hanteren, die worden gebruikt in geval van opdrachten bij derden. Bij het berekenen van het uurtarief dient te worden uitgegaan van het normaal aantal werkbare uren per jaar voor de betreffende medewerker. Het normaal aantal werkbare uren per jaar dient als volgt te worden bepaald: 52 weken * gebruikelijke werkweek -/- vakantiedagen -/-ATV/ADV -/-feestdagen (geen aftrek van ziekteverzuim). Handleiding Projectadministratie: Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen 9

10 VOORBEELD Berekening kosten intern personeel Dhr. Jansen heeft in de maanden april en mei zijn sluitende urenverantwoording bij de administratie van de uitvoerende instelling X ingeleverd. Het afdelingshoofd heeft de urenverantwoording periodiek (dag/week) op juistheid gecontroleerd en getekend voor akkoord. Ten behoeve van het gesubsidieerde project heeft hij 85 uur verantwoord. De heer Jansen heeft een werkweek van 40 uur (2080 uren). Hij heeft recht op 200 uren ATV/ADV. Voor vakantie en feestdagen staan 220 uren. Zijn normaal aantal werkbare uren wordt bepaald op uur per jaar. Bruto loonkosten Aan de hand van de gegevens uit de salarisadministratie kunnen de brutoloonkosten (de kostprijs) als volgt berekend worden (bedragen in ): brutoloon per maand vakantietoeslag 8% 200 subtotaal Sociale werkgeverslasten: premie ZFW 138 premie WW 72 subtotaal 210 Per CAO vastgelegde werkgeversafdrachten (pensioen/sociale zekerheid): pensioenpremie 150 sociale lasten 150 subtotaal 300 Totaal brutoloonkosten per maand: Het uurtarief wordt als volgt berekend: 12 maanden * = uurtarief: : = 23,20 per uur Projecturen: 85 uur 85 uur * 23,20 = Het is niet toegestaan om bij de berekening van de loonkosten voor een medewerker normatieve uren te hanteren. De gerealiseerde uren dienen onderbouwd te worden met een deugdelijke integrale of sluitende urenregistratie. Bij een integrale urenadministratie worden alle door de desbetreffende persoon verrichte activiteiten geadministreerd. Hierbij worden zowel de projectgerelateerde als de niet-project gerelateerde activiteiten op detailniveau gespecificeerd. Bij een sluitende urenregistratie vindt alleen voor de in het kader van de het gesubsidieerde project verrichte activiteiten verantwoording op detailniveau plaats. De overige, niet-project gerelateerde uren, worden hierbij niet nader gespecificeerd. Wel worden afwezigheidsuren (vakantie en ziekte) vastgelegd. De afwezigheidsuren dienen aan te sluiten op de verlof- en verzuimregistratie. Handleiding Projectadministratie: Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen 10

11 Voor projecten die op grond van de Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen subsidie ontvangen dient er minimaal sprake te zijn van een sluitende urenregistratie. Een systeem van integraal dan wel sluitend tijdschrijven voldoet aan de volgende eisen: Voor alle bij het project betrokken directe en indirecte personeelskosten moet een urenregistratie worden bijgehouden, die aansluit op het door de betreffende persoon volgens arbeidsovereenkomst te maken aantal uren. Voorbeeld: als een persoon een aanstelling heeft van 36 uur per week, dan dient de urenverantwoording gebaseerd te zijn op 36 uur per week. De uren moeten vastgelegd worden op basis van activiteiten verricht voor het project en overige uren (normale werkzaamheden, verlof, ziekte). Voor de uren van de gesubsidieerde activiteiten wordt aangegeven welke werkzaamheden zijn verricht (bijv. training, coördinatie, ontwikkeling, et cetera). Het is raadzaam in het urenregistratieformulier dezelfde onderverdeling van projectactiviteiten te hanteren als in het goedgekeurde projectplan. Op deze manier zijn de kosten direct toe te rekenen aan de goedgekeurde activiteiten (zie ook paragraaf 5.2). Zowel de medewerker als de direct leidinggevende dienen voor de opgevoerde uren te tekenen en te dateren. Het controlemoment dient kort na de realisatie van betreffende uren te zijn. Het achteraf paraferen dient zo spoedig mogelijk plaats te vinden: medewerkers uiterlijk binnen 1 week en leidinggevenden uiterlijk binnen 4 weken. Projectgerelateerde uren worden gedurende de gehele looptijd van het project geregistreerd. Er dienen documenten in de projectadministratie te zijn opgenomen die de loonkosten - voor de werkgever - van de betrokken medewerker aantonen. Om u te helpen bij het registreren van de ingezette uren voor het project, heeft het Agentschap SZW een hulpmiddel ontwikkeld voor de urenregistratie. Deze is samen met de invulinstructie te downloaden van de website Exploitatiekosten Ook exploitatiekosten kunnen voor subsidie in aanmerking komen. Onder exploitatiekosten vallen overige kosten, anders dan personele kosten, die direct aan de projectactiviteiten kunnen worden toegerekend. Hierbij kan worden gedacht aan: de huur van een zaal of leslokaal; gebruik van kantoorruimte; het inkopen van (les)materiaal; reiskosten voor medewerkers; kosten voor publiciteit. Van deze kosten dient duidelijk te zijn dat zij noodzakelijkerwijs ten behoeve van het project zijn gemaakt. Indien exploitatiekosten slechts voor een deel betrekking hebben op het gesubsidieerde project, dienen de kosten volgens een gemotiveerde redelijke en eerlijke Handleiding Projectadministratie: Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen 11

12 methode aan het project te zijn toegerekend. Exploitatiekosten dienen net als alle overige subsidiabele kosten onderbouwd te worden met originele bewijsstukken. Voor reiskosten betekent dit dat deze onderbouwd dienen te worden met een door de medewerker opgestelde en door de leidinggevende geaccordeerde declaratie, waarop datum, doel en afgelegd traject van de reis is weergegeven. In het algemeen zijn reiskosten subsidiabel tot maximaal het bedrag van de fiscale norm. Indien uit bescheiden (zoals CAO) blijkt dat de aan de deelnemers betaalde reiskosten hoger zijn dan het bedrag van de fiscale norm, dan kan in overleg met het Agentschap SZW een hoger bedrag overeen worden gekomen. Bij gebruikmaking van openbaar vervoer dienen trein- of strippenkaarten als bewijsmateriaal te worden bijgevoegd Overheadkosten Overheadkosten die voor subsidie in aanmerking kunnen komen zijn alle kosten die indirect aan het project zijn toe te rekenen. Voorbeelden van mogelijke overheadkosten zijn: loonkosten van overheadpersoneel, bijvoorbeeld voor beheer van de projectadministratie of coördinatie van het project; kosten van derden die de administratie of coördinatie van het project op zich hebben genomen; overige indirecte kosten, bijvoorbeeld telefoon- of portokosten, die betrekking hebben op het project. Van deze kosten dient duidelijk te zijn dat zij noodzakelijkerwijs ten behoeve van het project zijn gemaakt. Overheadkosten dienen volgens gemotiveerde redelijke en eerlijke methode aan het project te zijn toegerekend. 5.3 Niet-subsidiabele kosten De Subsidieregeling bevat een aantal bepalingen waaruit af te leiden is welke projectkosten niet voor subsidie in aanmerking komen. De volgende kosten zijn niet subsidiabel: kosten die vóór de datum van subsidieverlening ten behoeve van het project zijn gemaakt. Als datum subsidieverlening wordt hier beschouwd de datum waarop de gesubsidieerde periode start. Dit is de in de beschikking subsidieverlening opgenomen en goedgekeurde startdatum van het project; kosten die niet door de subsidieontvanger zijn gemaakt, of betaald, of niet op verzoek van de subsidieontvanger zijn gemaakt; kosten die geen betrekking hebben op het in het kader van de Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen gesubsidieerde project, maar toe te rekenen zijn aan andere projecten; kosten die niet toe te rekenen zijn aan subsidiabel (verklaarde) activiteiten; Handleiding Projectadministratie: Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen 12

13 indirecte kosten als deze niet gebaseerd zijn op werkelijke kosten die verband houden met de uitvoering van de activiteiten in het kader van de Subsidieregeling of als zij niet evenredig of niet reëel zijn toegerekend aan het project; onvoorziene, algemene of pro memorie kosten; kosten van door de aanvrager ten behoeve van de aanvraag ingeschakelde subsidieadviseurs; accountantskosten; BTW, voor zover deze kan worden teruggevorderd; Ziekteverzuim van personeel. 5.4 Verantwoording externe kosten Deze paragraaf gaat in op welke wijze u de kosten voor bij derden ingekochte goederen of diensten kunt verantwoorden en hoe u kunt aantonen of voor een ingekochte dienst of product de juiste prijs is betaald. Uitgangspunt is dat de beschikbare middelen altijd ten goede moeten komen aan de activiteiten waarvoor de Subsidieregeling is bedoeld. Het Agentschap SZW vindt het niet acceptabel dat er bovenmatige kosten worden verantwoord in projecten die met publieke middelen worden gefinancierd. De verstrekte subsidies betreffen geld van de overheid, en dat betekent dat deze gelden op een verantwoorde wijze zullen moeten worden besteed en verantwoord. Bij de verantwoording van de externe kosten kunnen twee modellen worden gehanteerd: het aanbestedingsmodel of het uitvoeringsmodel. De keuze van het model behoeft niet voor het gehele project gelijk te zijn, maar kan per samenhangend onderdeel verschillend zijn. Bij beide modellen gaat het er om dat uitsluitend de kosten die door de subsidieontvanger of op verzoek van de subsidieontvanger daadwerkelijk zijn gemaakt voor subsidiëring in aanmerking komen. Kosten dienen te worden gestaafd met onderliggende facturen of documenten met vergelijkbare bewijskracht. Er zal aantoonbaar moeten worden vastgesteld dat de in rekening gebrachte diensten of goederen daadwerkelijk zijn geleverd en dat deze in overeenstemming zijn met - de voorwaarden van de geaccepteerde offertes. Bij het aanbestedingsmodel wordt de hoogte van de kosten bepaald door een correct uitgevoerde aanbestedingsprocedure. De documentatie van die procedure moet inzichtelijk als onderdeel van de projectadministratie worden bewaard. Het gaat hierbij ondermeer om het bestek met selectie- en gunningscriteria, alle ontvangen offertes en de uitwerking van de selectie. Bij het uitvoeringsmodel moeten de werkelijke kosten (zonder winstopslag) worden aangetoond. Bij kosten die betrekking hebben op de uitvoering van activiteiten in eigen beheer moet worden aangetoond dat deze direct en daadwerkelijk verband houden met de activiteit. Daarnaast moet aan de hand van administratieve bescheiden (bijvoorbeeld loonspecificaties, betaalbewijzen, originele tijdregistratieformulieren) worden aangetoond dat het gaat om betaalde werkelijke kosten. Indien de subsidieontvanger voor het uitvoeringsmodel kiest, betekent dit dat voor de berekening van de werkelijke personele, exploitatie- of overheadkosten verwezen kan worden naar respectievelijk paragraaf 5.2.1, en Handleiding Projectadministratie: Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen 13

14 Indien de subsidieontvanger er voor kiest de externe kosten te verantwoorden op basis van facturen, dan is het aanbestedingsmodel van toepassing. Zoals reeds gemeld accepteert het Agentschap SZW het niet dat er bovenmatige kosten worden verantwoord in de gesubsidieerde projecten. Het Agentschap SZW verwacht derhalve dat de gehanteerde prijzen marktconform zijn en dat deze marktconformiteit verifieerbaar is. Het Agentschap SZW is van oordeel dat marktconformiteit van prijs- en tariefstelling het beste tot zijn recht komt door een transparante aanbestedingsprocedure. Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarbij opdrachtgevers na concurrentiestelling een opdracht gunnen. Dit houdt in dat er door het plaatsen van een aankondiging voor een opdracht vrije concurrentie is tussen potentiële inschrijvers. Aanbestedende diensten 1, veelal publieke organisaties of organisaties die voor meer dan de helft afhankelijk zijn van publieke middelen, zijn gehouden aan de regels inzake openbare aanbesteding, zoals opgenomen in het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO). Er worden verschillende vormen van aanbesteding onderscheiden. Een veel toegepaste methode bij de keuze voor een aanbestedingsprocedure is het vaststellen van drempelwaarden. De te hanteren aanbestedingsprocedure is afhankelijk van de geraamde waarde van een opdracht. Het Agentschap SZW, heeft mede op basis van de BAO, de volgende drempelwaarden vastgesteld. Op basis hiervan kan een subsidieontvanger beoordelen, welke soort procedure gevolgd moet worden en welke minimale eisen hieraan worden gesteld. Wijze van aantonen marktconformiteit Regionaal Openbare aanbesteding Drempel in (excl. BTW) < Benchmarking < Minimum vereisten in regionaal dagblad of op internetsite vooraf vergelijken van prijslijsten of offertes Bij alle subsidieontvangers, dus ook die waarop de aanbestedingsregels niet van toepassing zijn, dienen de algemene beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie, voortvloeiend uit het EG-verdrag, in acht te worden genomen. Deze algemene beginselen houden het volgende in: Transparantie: er moet een transparante procedure worden gevolgd, dat wil zeggen dat de opdracht vooraf bekend dient te worden gemaakt middels een adequaat medium; Objectiviteit: er moet een helder bestek zijn geformuleerd met daarin opgenomen objectieve gunningscriteria; Non-discriminatie: er mag geen discriminatie tussen potentiële inschrijvers plaatsvinden. 1 Voor de exacte definitie van aanbestedende dienst kunt u artikel 1 van het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO) raadplegen via De subsidieontvanger dient zelf na te gaan of diens organisatie een aanbestedende dienst is. Handleiding Projectadministratie: Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen 14

15 Voor nadere details over de te volgen procedures voor aanbestedende diensten, kan het BAO geraadpleegd worden. Bij de beoordeling van aanvragen en verantwoordingen van publieke subsidieontvangers kan getoetst worden of bovengenoemde procedures zijn nageleefd (met name of er vooraf voldoende transparantie is geweest) en of aan de voorwaarden wordt voldaan. Het Agentschap SZW kan de aanvraag geheel of gedeeltelijk afwijzen of de subsidie op een lager bedrag vaststellen als niet aan de algemene beginselen van het EG-verdrag en/of het BAO wordt voldaan. 5.5 Inkomsten De projectadministratie dient naast de subsidiabele en niet-subsidiabele kosten ook inzicht te geven in de inkomsten die aan het project kunnen worden toegerekend. Eventuele inkomsten die gegenereerd worden met projectactiviteiten, dienen bij de verantwoording in mindering te worden gebracht op de subsidiabele projectkosten. Te denken valt aan opbrengsten van producten en diensten voortvloeiend uit projectactiviteiten. 5.6 Financiering De subsidie die op grond van de Subsidieregeling wordt verstrekt is een tekortfinanciering. Dit betekent dat de gevraagde subsidie slechts noodzakelijk is als resterende financiering en dat de gemaakte kosten niet uit hoofde van andere regelingen kunnen worden gefinancierd. In geval de subsidieontvanger voor de projectactiviteiten over financiering van de eigen organisatie, van (een van de) samenwerkingspartners of derden beschikt, dan gaat deze financiering vóór de projectsubsidie. Indien de subsidieontvanger voor dezelfde activiteiten tevens subsidie van een ander bestuursorgaan heeft aangevraagd of ontvangt, dient de subsidieontvanger het Agentschap SZW daarvan op de hoogte te stellen. De hoogte van de subsidie omvat bij de vaststelling ten hoogste het maximale subsidiebedrag dat in de beschikking subsidieverlening staat vermeld. Handleiding Projectadministratie: Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van gelijke kansen voor iedereen 15