MSD GEDRAGSCODE VOOR ZAKELIJKE PARTNERS Onze normen en waarden voor zakelijke partners MSD Gedragscode voor zakelijke partners [editie I]
MSD zet zich in voor duurzaamheid in alle zakelijke activiteiten en wil zich aan de hoogste ethische, sociale en milieunormen houden. Wij onderkennen dat onze zakelijke partners een belangrijke rol spelen in ons algehele succes. Daarom streeft MSD ernaar om zaken te doen met personen en organisaties die onze inzet voor hoge ethische normen delen en die sociaal verantwoord en milieuvriendelijk werken. Om de normen waar wij ons aan hebben verplicht te handhaven, heeft MSD de Gedragscode voor zakelijke partners ontwikkeld, gebaseerd op de Pharmaceutical Supply Chain Initiative's (PSCI) Pharmaceutical Industry Principles, de 10 principes van de United Nations Global Compact en Onze normen en waarden.
INHOUDSOPGAVE Verwachtingen 4 Arbeid & mensenrechten 6 Vrijgekozen arbeidsparticipatie 6 Kinderarbeid en jonge arbeiders 6 Non-discriminatie 6 Eerlijke behandeling 6 Lonen, arbeidsvoorwaarden & werktijden 6 Vrijheid van associatie 6 Privacy & gegevensbescherming 6 Gezondheid, veiligheid & milieu 7 Bescherming van medewerkers 7 Procesveiligheid 7 Paraatheid en reactie bij noodsituaties 7 Informatie over gevaar 7 Milieuvergunningen 7 Afval en emissies 7 Morsingen en lekkages 7 Beheersystemen 8 Inzet en verantwoordelijkheid 8 Wettelijke & klantvereisten 8 Risicobeoordeling & risicomanagement 8 Documentatie 8 Training & competentie 8 Bedrijfscontinuïteit 8 Continue verbetering 8 Ethische zakelijke praktijken 9 Zakelijke integriteit 9 Eerlijke concurrentie 9 Signaleren van zorgen 9 Juistheid van boeken/bestanden 9 Bescherming van informatie 9 Intellectueel eigendom 9 Naleving van buitenlandse wetgeving 9 Klinisch onderzoek 10 Productkwaliteit 10 Marketing- & promotionele praktijken 10 Geschenken, maaltijden, entertainment 10 Dierenwelzijn 10 Belangenverstrengelingen 10 Zorgen uitspreken 12 De MSD Gedragscode voor zakelijke partners is op 15 november 2011 goedgekeurd door het Corporate Compliance Committee van MSD en was diezelfde dag van kracht.
VERWACHTINGEN MSD stelt hoge normen voor ethisch zakendoen volgens de wet. Wij verwachten diezelfde inzet van onze zakelijke partners. Deze gedragscode voor zakelijke partners omschrijft de basisprincipes voor zakelijke partners in hun zaken met MSD. Wij houden rekening met deze principes bij de keuze van onze zakelijke partners en controleren of onze zakelijke partners zich eraan houden. Onze zakelijke partners moeten ook deze of soortgelijke principes gebruiken in hun samenwerking met hun eigen partners voor het leveren van goederen en diensten aan MSD. VAN ZAKELIJKE PARTNERS WORDT VERWACHT DAT ZIJ... Zich streng houden aan ethische principes voor arbeid, milieu, gezondheid en veiligheid, en beheersystemen. Deze principes integreren, communiceren en toepassen. Zich in alle opzichten aan alle toepasbare wetten en regels houden. De principes verwerken in een beleid van continue verbetering waardoor de prestaties op dit gebied met de tijd verbeteren. HOOFDPUNTEN: Zakelijke partners zijn organisaties die diensten, grondstoffen, werkzame bestanddelen, componenten, gerede goederen, of andere producten aan MSD en haar vestigingen, gelieerde bedrijven en divisies leveren. Deze principes zijn niet bedoeld om toepasselijke wetten of vereisten of contractuele verplichtingen met MSD en haar vestigingen, gelieerde bedrijven en divisies te vervangen, verdringen of ermee te conflicteren. Het is aan elke zakelijke partner om vast te stellen hoe zij aantoonbaar aan deze principes en normen kunnen voldoen, zoals omschreven in deze Gedragscode voor zakelijke partners. Waar dat in contracten aangegeven is, zal MSD audit- en inspectierechten hebben om naleving te controleren. Als onderdeel van een eerste screening bij de selectie van nieuwe zakelijke partners wil MSD de verzekering hebben dat deze gedragscode voor zakelijke partners zal worden nagekomen door partners uit te nodigen een zelfbeoordelingsvragenlijst in te vullen. Voor partners bij wie het risico hoog wordt geacht, kan MSD nadere verzekering van naleving wensen door een bezoek aan hun vestiging aan te vragen. Meer richtlijnen over het voldoen aan deze verwachtingen zijn te vinden via de volgende links: www.pharmaceuticalsupplychain.org; www.unglobalcompact.org. 4
Bij MSD zijn onze normen en waarden altijd de basis geweest van ons succes. Wij menen dat de samenleving en de zakenwereld het best worden gediend door verantwoordelijke zakelijke handelswijzen en praktijken. Aan de basis van deze overtuiging ligt de onderkenning dat een bedrijf, als minimumvereiste, zich aan alle toepasselijke wetten en regels moet houden. Wij zijn ons bewust van verschillen in cultuur en mogelijke problemen bij de interpretatie en toepassing van deze principes wereldwijd, en menen dat wat wij verwachten universeel is. Wij begrijpen dat de manieren om aan deze verwachtingen te voldoen kunnen verschillen om in lijn te blijven met de wetten, waarden en culturele verwachtingen van de verschillende samenlevingen in de wereld. Wij geloven in het ontwikkelen van relaties met onze zakelijke partners die wederzijds voordeel opleveren, gebaseerd op vertrouwen en respect. Wij doen zaken met integriteit; wij houden ons aan alle toepasselijke wetten en regels van de landen waarin wij opereren. Wij willen een positieve invloed hebben op het leven van onze medewerkers, hun gezin en de samenlevingen waarin wij opereren. Wij verwachten van bedrijven in ons netwerk van zakelijke partners dat zij hetzelfde doen. 5
ARBEID & MENSENRECHTEN Zakelijke partners ondersteunen en respecteren de bescherming van internationaal erkende mensenrechten en zorgen ervoor dat zij niet meewerken aan schendingen van mensenrechten. VRIJGEKOZEN ARBEIDSPARTICIPATIE Zakelijke partners gebruiken geen gedwongen arbeid, gedwongen tewerkstelling of contractarbeid of onvrijwillige gevangenisarbeid. Van medewerkers wordt niet vereist om identiteits- of waardepapieren af te geven bij aanvang van het werk. LONEN, ARBEIDSVOORWAARDEN & WERKTIJDEN Zakelijke partners betalen medewerkers volgens de toepasselijke loonwetten, inclusief minimumloon, overwerk en voorgeschreven arbeidsvoorwaarden. Zakelijke partners laten medewerkers tijdig weten op welke basis ze betaald worden. Van zakelijke partners wordt ook verwacht dat zij medewerkers laten weten wanneer overwerk vereist is en hoeveel voor dergelijk overwerk wordt betaald. KINDERARBEID EN JONGE ARBEIDERS Zakelijke partners gebruiken geen kinderarbeid. Jongeren onder 18 jaar worden alleen te werk gesteld voor ongevaarlijk werk en als jonge werkers boven de wettelijke leeftijd voor arbeid in dat land zijn of de leeftijd die is vastgesteld voor voltooiing van verplichte scholing. NON-DISCRIMINATIE Zakelijke partners zorgen voor een werkomgeving die vrij is van intimidatie en discriminatie. Discriminatie om redenen als ras, huidskleur, leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid, etniciteit, invaliditeit, genetische informatie, godsdienst, politieke affiliatie, lidmaatschap van vakbond of huwelijkse staat wordt niet toegestaan. EERLIJKE BEHANDELING Zakelijke partners zorgen voor een werkomgeving die vrij is van grove en onmenselijke behandeling, waaronder alle vormen van seksuele intimidatie, seksuele mishandeling, lijfstraffen, psychische of lichamelijke dwang, of verbale mishandeling van medewerkers en vrij van dreiging van dergelijke behandeling. VRIJHEID VAN ASSOCIATIE Open communicatie en directe interactie met medewerkers (en/of aangewezen vakbondsvertegenwoordigers waar van toepassing) om kwesties over de werkomgeving en beloning op te lossen, worden aangemoedigd. Zakelijke partners respecteren de rechten van medewerkers, omschreven in lokale wetten, om zich vrijelijk te associëren, al of niet lid te worden van een vakbond, zich te laten vertegenwoordigen en deel te nemen aan ondernemingsraden. Medewerkers mogen open met het management communiceren over werkomstandigheden zonder dreiging van vergelding, intimidatie of mishandeling. PRIVACY & GEGEVENSBESCHERMING Zakelijke partners respecteren personen op een manier die past bij de rechten op privacy en gegevensbescherming. Ze zullen altijd informatie over mensen passend gebruiken voor zakelijke doeleinden en dit beschermen tegen misbruik om schade voor deze personen te voorkomen zoals discriminatie, stigmatisering of andere schade aan reputatie en persoonlijke waardigheid, impact op lichamelijke integriteit, fraude, financieel verlies of identiteitsdiefstal. 6
GEZONDHEID, VEILIGHEID & MILIEU Zakelijke partners zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving, inclusief eventuele door het bedrijf geboden woonvoorzieningen. BESCHERMING VAN MEDEWERKERS Zakelijke partners beschermen medewerkers tegen overmatige blootstelling aan chemische, biologische en fysieke gevaren en lichamelijk zware taken op de werkplek en in alle door het bedrijf geboden woonvoorzieningen. PROCESVEILIGHEID Zakelijke partners hebben programma's om catastrofale ontsnapping van chemicaliën bij bedrijfsprocessen te voorkomen of verminderen. De programma's zijn afgestemd op de risico's in de werkomgeving. PARAATHEID EN REACTIE BIJ NOODSITUATIES Zakelijke partners signaleren en beoordelen noodsituaties in de werkomgeving en alle door het bedrijf geboden woonvoorzieningen, en minimaliseren hun impact door preventie en door de implementatie van noodplannen en -procedures. INFORMATIE OVER GEVAAR Er zal informatie beschikbaar zijn over gevaarlijke stoffen, waaronder farmaceutische verbindingen en farmaceutische tussenproducten om medewerkers te onderwijzen en trainen en tegen gevaar te beschermen. Zakelijke partners opereren op milieuvriendelijke en milieuverantwoorde wijze om nadelige gevolgen voor het milieu tot een minimum te beperken. Zakelijke partners worden aangemoedigd om grondstoffen te besparen, om waar mogelijk gebruik van gevaarlijke materialen te vermijden en om zich in te zetten voor hergebruik en recycling. MILIEUVERGUNNINGEN Zakelijke partners houden zich aan alle toepasselijke milieuwetgeving. Alle vereiste milieuvergunningen, informatieregistraties en restricties worden verkregen en de operationele en meldingsvereisten worden nagevolgd. AFVAL EN EMISSIES Zakelijke partners hebben systemen voor veilige verwerking, verplaatsing, opslag, recycling, hergebruik of beheer van afval, luchtemissies en lozing van afvalwater. Al het afval, afvalwater of emissies welke mogelijk een negatief effect op het milieu of gezondheid van mensen kunnen hebben, zullen passend worden beheerd, gecontroleerd en behandeld voordat ze in het milieu terechtkomen. MORSINGEN EN LEKKAGES Zakelijke partners hebben systemen om onbedoelde morsing en lekkage in het milieu te voorkomen en verminderen. 7
BEHEERSYSTEMEN Zakelijke partners gebruiken beheersystemen om continue verbetering en naleving van de verwachtingen van deze principes mogelijk te maken. INZET EN VERANTWOORDELIJKHEID Zakelijke partners tonen inzet voor de in dit document omschreven principes door hiervoor de benodigde middelen vrij te maken. WETTELIJKE & KLANTVEREISTEN Zakelijke partners identificeren en houden zich aan toepasselijke wetten, regels en normen en relevante klantvereisten, en nemen verantwoordelijke en tijdige maatregelen als hierin tekortkomingen worden gesignaleerd. TRAINING & COMPETENTIE Zakelijke partners hebben een trainingsprogramma waarmee een passend niveau van kennis, vaardigheid en vermogen wordt verkregen bij het management en de medewerkers om aan deze verwachtingen te voldoen. BEDRIJFSCONTINUÏTEIT Zakelijke partners zijn verantwoordelijk voor de ontwikkelingen en implementatie van passende bedrijfscontinuïteitsplannen voor activiteiten die MSD ondersteunen. RISICOBEOORDELING & RISICOMANAGEMENT Zakelijke partners hebben mechanismen om risico's in alle gebieden in verband met dit document te beoordelen en beheren. DOCUMENTATIE Zakelijke partners houden documentatie bij die nodig is om aan te tonen dat zij aan al deze verwachtingen voldoen en zich aan de toepasselijke wetgeving houden. CONTINUE VERBETERING Van zakelijke partners wordt verwacht dat zij zich continu verbeteren door doelen te formuleren, implementatieplannen uit te voeren en de nodige corrigerende maatregelen te nemen voor tekortkomingen die bij interne en/of externe beoordelingen, inspecties en controles zijn gesignaleerd. 8
ETHISCHE ZAKELIJKE PRAKTIJKEN Zakelijke partners doen op ethische wijze zaken en handelen met integriteit. ZAKELIJKE INTEGRITEIT Alle corruptie, afpersing en verduistering zijn verboden. Zakelijke partners zullen geen omkoping aanbieden, betalen of accepteren of betrokken zijn bij andere illegale bevordering van zaken of overheidsrelaties. Partners bestrijden corruptie in al haar vormen. EERLIJKE CONCURRENTIE Zakelijke partners doen zaken op basis van eerlijke en krachtige concurrentie en leven daarbij alle toepasselijke anti-trustwetten na. Partners hebben eerlijke zakelijke praktijken waaronder accurate en correcte reclame. SIGNALEREN VAN ZORGEN Zakelijke partners moedigen alle medewerkers aan om zorgen of illegale activiteiten te melden zonder dreiging van vergelding, intimidatie of mishandeling; en doen waar nodig onderzoek doen en nemen corrigerende maatregelen. JUISTHEID VAN BOEKEN/BESTANDEN De gehele financiële boekhouding moet voldoen aan algemeen aanvaarde boekhoudprincipes. Verslagen moeten in alle materiële opzichten correct zijn. Verslagen moeten leesbaar en transparant zijn en feitelijke transacties en betalingen weergeven. BESCHERMING VAN INFORMATIE Zakelijke partners beschermen vertrouwelijke informatie waaronder persoonsgegevens die voor of van MSD is verzameld, en nemen maatregelen om verlies, misbruik, diefstal, fraude, onbevoegde toegang, bekendmaking of wijziging te voorkomen; dit houdt ook in onbevoegde communicatie en/of publicatie van informatie die van of namens MSD verkregen is. Partners die vertrouwelijke informatie met MSD uitwisselen, moeten vooraf een geheimhoudingsovereenkomst met MSD aangaan. Zonder toestemming van MSD zullen zakelijke partners vertrouwelijke informatie van MSD of andere zakelijke informatie die zij krijgen over MSD niet uitwisselen. Zakelijke partners zorgen ervoor en kunnen aantonen dat ze passende veiligheidsmaatregelen hebben om persoonlijke en andere vertrouwelijke informatie te beschermen. Onbevoegd(e) gebruik, bekendmaking of verlies van vertrouwelijke informatie van MSD moet direct aan de MSD Office of Ethics worden gemeld. INTELLECTUEEL EIGENDOM Intellectuele eigendomsrechten worden gerespecteerd; overdracht van technologie en know-how wordt gedaan op een wijze waarbij intellectuele eigendomsrechten worden beschermd. NALEVING VAN BUITENLANDSE WETGEVING Zakelijke partners moeten zich houden aan alle toepasselijke import- en exportcontroles, sancties en andere handelswetten van de Verenigde Staten en wetten van de desbetreffende landen waar transacties plaatsvinden. 9
ETHISCHE ZAKELIJKE PRAKTIJKEN KLINISCH ONDERZOEK Bij deelname aan klinisch onderzoek namens MSD worden alle klinische studies verricht volgens de wereldwijde standaarden van Good Clinical Practice, toepasselijke regels van de lokale overheid en volgens de ethische principes die hun oorsprong vinden in de Verklaring van Helsinki. PRODUCTKWALITEIT Zakelijke partners die betrokken zijn bij de levering, productie, verpakking, testen, opslag en distributie van materialen/producten namens MSD zorgen ervoor dat zij zich aan alle toepasselijke kwaliteitsregels en Good Manufacturing Practice en Good Laboratory Practice-vereisten houden voor de markten waarin de producten zijn geregistreerd en worden gedistribueerd. MARKETING- & PROMOTIONELE PRAKTIJKEN Alle marketing- en promotionele materialen en activiteiten moeten voldoen aan hoge ethische, medische en wetenschappelijke standaarden, en aan alle toepasselijke wetten en regels. Bij interactie met zorgverleners, patiënten of personeel in de diergezondheidszorg, moeten alle zakelijke partners zich houden aan de relevante industriegedragscodes die op hen van toepassing zijn, zoals de European Federation of Pharmaceutical Industries & Associations (EFPIA), de International Federation of Pharmaceutical Manufacturers & Associations (IFPMA) en de Pharmaceutical Research and Manufacturers of America (PhRMA). GESCHENKEN, MAALTIJDEN, ENTERTAINMENT Zakelijke partners bieden geen geschenken, maaltijden of entertainment aan een medewerker van MSD aan in een situatie waarin dit de keus van de medewerker in relatie tot de zakelijke partner kan beïnvloeden of deze schijn kan wekken. In andere situaties kunnen bescheiden geschenken, maaltijden of entertainment aan een medewerker van MSD worden aangeboden als ze geen contant geld zijn of equivalenten daarvan, passend zijn volgens de gangbare zakelijke praktijk, niet frequent of duur zijn, en geen enkele wet overtreden. DIERENWELZIJN Dieren worden met respect behandeld, waarbij pijn en stress tot een minimum worden beperkt. Dierproeven worden pas verricht nadat gekeken is naar mogelijkheden om dieren te vervangen, het aantal dieren te verminderen of procedures te verbeteren om ongemak te verminderen. Alternatieven moeten worden gebruikt waar dit wetenschappelijk passend en aanvaardbaar voor wetgevers is. BELANGENVERSTRENGELING Zakelijke partners moeten interactie met een medewerker van MSD vermijden als dit conflicteert met het handelen door die medewerker in het beste belang van MSD, of die schijn kan wekken. Bijvoorbeeld, partners mogen geen medewerker van MSD in dienst nemen of betalingen aan deze doen tijdens een transactie tussen de zakelijke partner en MSD, anders dan die omschreven zijn in het contact met MSD. Als een medewerker van een zakelijke partner een familielid van een medewerker van MSD is of als een zakelijke partner een andere relatie met een medewerker van MSD heeft die een belangenverstrengeling kan inhouden, moet de zakelijke partner dit feit aan MSD melden. 10
ZORGEN UITSPREKEN Medewerkers van zakelijke partners moeten in eerste instantie contact opnemen met hun eigen bedrijf om zorgen over interne ethiek en naleving op te lossen. Zakelijke partners die menen dat een medewerker van MSD, of iemand die namens MSD optreedt betrokken is bij illegaal of anderszins ongepast gedrag moet dit direct aan MSD melden. De MSD Office of Ethics biedt verschillende aanspreekpunten aan waar zorgen kunnen worden uitgesproken zonder angst voor vergelding. Online: http://ethics.merck.com Telefoon: +1 908-423-4958 of +1 800-990-1146 Fax: +1 908-735-1565 (vertrouwelijk) E-mail: officeofethics@merck.com De AdviceLine, die 24 uur per dag wereldwijd beschikbaar is, wordt bediend door een externe organisatie zodat u anoniem kunt blijven als u belt. De medewerker van de AdviceLine zal geen direct advies geven, maar zal de informatie aan de Office of Ethics doorgeven en u een casusnummer en een terugbeldatum geven. Hoewel vragen en zorgen worden doorgestuurd naar de Office of Ethics, zal geen identificerende informatie worden meegestuurd zonder uw toestemming. Om contact op te nemen met de AdviceLine: Online: www.theadviceline.com Telefoon: +1 877-319-0273 (binnen VS) of +1 704-323-4005 (buiten VS) Merk op: MSD staat in de Verenigde Staten en Canada bekend onder de naam Merck.