Het zorgen voor een goede basis. Elk bedrijf wil een goed resultaat halen. Dat lukt beter als u regelmatig met uw medewerkers bespreekt hoe het gaat, hoe dingen beter zouden kunnen en wat daarvoor nodig is. U geeft mensen de ruimte om zich te ontwikkelen op een manier die bij ze past en die past bij uw bedrijf. Het is net dat beetje meer aandacht waarmee u ze uitdaagt en bindt aan uw bedrijf. Voordat u begint Zorg ervoor dat er een goede basis ligt voor het houden van deze zakelijke gesprekken. Dit betekent onder andere dat iedere medewerker een helder en concreet functie profiel heeft. De skillsmanager van het OOM kan u hierbij helpen. www.oomskillsmanager.nl Daarnaast is het verstandig om deze gesprekken te houden tussen medewerker en zijn/haar direct leidinggevende. Alle leidinggevende behoren te werken met één en dezelfde methode (formulier + verslaglegging). Uiteraard moet u uw leidinggevende faciliteren om deze gesprekken te kunnen houden met hun medewerkers. Wat is het verschil tussen functionerings- en beoordelingsgesprek? Sommige organisaties hebben een eigen draai gegeven aan de gesprekken. De namen van deze gesprekken willen dan ook nog wel eens verschillen (voortgangsgesprek, eindejaarsgesprek enz). Al hoewel de gesprekken veel tijd kosten (en het daardoor aantrekkelijk is om 1x per jaar een combinatie gesprek te houden) zijn het uitgangspunt van beide gesprekken op sommige punten toch wezenlijk anders. Het is dan ook niet makkelijk om het op een effectieve manier samen te voegen. Functioneringsgesprek o Toekomstgericht o Gericht op verbeteren van functioneren o Tweerichtingsverkeer o Actieve bijdrage van de medewerker o Het maken van afspraken Beoordelingsgesprek o Gericht op verleden o Focus op oordelen o Eenrichtingsverkeer o Passieve bijdrage van de medewerker o Gericht op formele consequenties Bedenk hoe& wanneer u deze zakelijke gesprekken wilt integreren binnen de bedrijfscyclus. Op de volgende pagina treft u een voorbeeld aan van een formulier voor het functioneringsgesprek.
Formulier functioneringsgesprek Gespreksleidraad/verslagformulier Naam medewerker: Functie: Afdeling: Leidinggevende/werkgever: Datum gesprek: Vorige functionerings- en ontwikkelgesprek is gevoerd op: Wat is er eerder afgesproken en hoe staat het daarmee? Actiepunten werknemer: Actiepunten leidinggevende/werkgever: Wat is de algemene indruk van de kwaliteit van het werk in de afgelopen periode? Welk onderdeel van het werk zou beter kunnen? Zijn er zaken geweest of gebeurd waardoor het moeilijk was om het werk goed te doen? Verandert er de komende periode nog iets in het werk of de functie? Wat betekent dat voor de werknemer? Zijn er nog bijzondere wensen m.b.t. het werk of de functie? Is het voor het werk of de functie belangrijk dat er een bepaalde opleiding of cursus gevolgd wordt?
Welke ondersteuning wordt verder geboden? Denk aan: voortgangsoverleg, begeleiding of hulp, tijd, vergoeding bepaalde kosten etc. Datum en ondertekening Meer informatie en tips over opleiden en ontwikkelen in de metaalbewerking vindt u op www.oom.nl
Bijlage 13 PDF De voorbereidingen op een goed gesprek Als de basis is gelegd voor de gesprekken dan kunt u aan de slag met het inplannen van al de gesprekken. Houd in de planning rekening dat de gesprekken soms behoorlijk wat tijd vragen. Een functioneringsgesprek van één uur is vaak geen uitzondering. Zeker omdat het een twee richtingsgesprek is. Zorg dus voor een realistische planning. Laat uiteraard ook uw medewerker op tijd weten wanneer het gesprek gepland staat. Neem de tijd om elk gesprek voor te bereiden. Dit kan op twee manieren: 1. Aan de hand van het interne formulier die hoort bij het te voeren gesprek en de functie. Vraag bij functioneringsgesprekken ook aan de medewerkers om het formulier voor zichzelf in te vullen en bij u in te leveren. U kunt dan van te voren kijken waar de verschillen en waar de overeenkomsten liggen. Dit bepaald al voor een groot gedeelte uw gespreksagenda. 2. De skillsmanager van het OOM biedt de mogelijkheid om kritisch na te denken over het functioneren. Alle partijen (de medewerker, de leidinggevende maar bijvoorbeeld ook een directe collega) kunnen via de website op een concrete manier het functioneren van een medewerker beoordelen. Het totaaloverzicht wordt door het systeem helder en concreet samengevat. Hieronder staan een aantal vragen die u ter inspiratie kunt gebruiken ter voorbereiding. 1. Het vakmanschap van uw werknemer 1. Welke taken gaan uw werknemer goed af? Waar bent u tevreden over? 2. Welke andere aspecten van zijn werk gaan goed af. Waar bent u nog meer tevreden over? Denk aan: - het resultaat van het werk - de kennis over een bepaald vakgebied, techniek of machine - materiaal of gereedschap waarmee gewerkt moet worden - samenwerken met collega's en leidinggevende - werktijden, werkomstandigheden, aanwezigheid 3. Welke taken voert uw medewerker minder goed uit? 4. Over welke andere aspecten van zijn werk bent u minder tevreden? Wat gaat moeizaam? Waardoor komt dat? Wat zou daaraan gedaan kunnen worden? 2. Wat wilt u als werkgever? - Wat gaat er veranderen of is er veranderd binnen uw bedrijf? - Wat betekent dat voor het werk en de taken van uw werknemer? - Moet hij daarvoor iets anders kennen of kunnen? - Moet hij daarvoor iets leren?
- Wat zou u daarover willen afspreken? 3. Wat wil de werknemer? - Wil de werknemer groeien in zijn vak? Waar gaat het dan om? - Wil de werknemer er bepaalde taken bij hebben? - Wil de werknemer werken aan zijn zwakke punten? Wat is belangrijk? - Wil de werknemer een ander soort functie? Wat is realistisch? 4. Welke ontwikkeling wilt u inzetten? - Wat zijn de mogelijkheden in uw bedrijf? - Wat moet uw werknemer daarvoor kennen en kunnen? - Wat moet daarvoor geleerd worden? 5. Hoe pakt u dat aan? - Wat zijn de opleidingsmogelijkheden? - Wat past het beste bij uw bedrijf en bij de mogelijkheden van het bedrijf? - Hebt u al eerder afspraken gemaakt? Hoe staat het daarmee? - Wat zou u willen afspreken met uw werknemer.? Wees daarbij realistisch en ga uit van een concrete tijdsplanning.
Bijlage 14 PDF Hoe houd ik een effectief functionerings- of beoordelingsgesprek Of het nu gaat om een functionerings- of beoordelingsgesprek; beide doen een groot beroep op uw communicatieve vaardigheden. Daarnaast is het goed om rekening te houden met enkele veel voorkomende beoordelingsvalkuilen: Horn -effect De beoordelaar laat één negatief punt uitstralen over andere te beoordelen criteria. Halo -effect Dit wordt ook wel het stralenkranseffect genoemd. De beoordelaar laat dan één positief punt uitstralen over andere te beoordelen criteria. Men zegt Afgaan op niet concrete meningen van derde. Zorg dat, als je meningen van derde vraagt, altijd doorvraagt naar concrete voorbeelden / feiten om je eigen oordeel zo objectief mogelijk te houden. Projectie De beoordelaar verwacht dan dat de medewerker hetzelfde is als hij. Hij verheft daarmee zijn gedrag tot norm. Toegeeflijkheidfout Het gemiddelde van de beoordeling ligt te hoog. Er worden meer positieve dan negatieve oordelen gegeven. Centrale tendentie Beoordelaars vermijden in het algemeen extreme beoordelingen. Zij beperken zich over het algemeen tot het middengedeelte van de meetschaal. De voorbereiding Een goed gesprek begint vooral met een hele goede voorbereiding. U moet concreet antwoord kunnen geven op de volgende vragen: - Wanneer is het een succesvol gesprek geweest? - Wat moet het gesprek opleveren (voor u en/of de medewerker)? - Hoe ga ik het gesprek aanpakken / insteken? Onder het tabblad Hoe kan ik mezelf en mijn medewerkers voorbereiden treft u uitgebreide informatie aan over de voorbereiding. Start gesprek Maak nog een keer duidelijk wat het doel is van het gesprek. Leg uit welke plaats het gesprek heeft in het totale bedrijfsbeleid. Bepaal de gespreksagenda
Noem de door u te bespreken punten Laat bij een functioneringsgesprek de medewerker zelf ook gesprekspunten toevoegen aan de agenda. Bij een beoordelingsgesprek is dit (in principe) niet de bedoeling. Bespreken van agendapunten Werk gestructureerd de agendapunten af. Vat na elk agendapunt samen (belangrijkste conclusie, werkafspraken) en noteer deze gelijk op het formulier. Dit scheelt u daarna heel veel werk. Afsluitende samenvatting Beoordelaar verteld zijn algemene conclusie. Vraag aan de medewerker of alle agendapunten naar wens aan de orde zijn geweest. Afronding Het eventueel concretiseren van de gemaakte afspraken (tijdspad) Het duidelijk maken van de verdere procedure Schriftelijk samenvatting maken van het gesprek door beoordelaar. Het ondertekenen van de schriftelijke samenvatting door beoordelaar en medewerker. Algemene afronding van het gesprek.
Bijlage 15 PDF Het geven van opbouwende kritiek en complimenten Feedback geven betekent letterlijk terugkoppeling. Door middel van feedback maak je een ander duidelijk wat je van zijn gedrag vindt. Feedback geven is aan een ander informatie geven over zijn gedrag. Met als doel de ander meer inzicht te verschaffen over de effecten van zijn gedrag. Waarom feedback geven? Het geven van feedback heeft drie functies; A. Door het geven van feedback wordt positief gedrag ondersteund en bevestigd. B. Door het geven van feedback kan niet effectief gedrag worden gecorrigeerd. C. Het geven van feedback schept duidelijkheid in de relaties tussen mensen. Het geven van feedback Over het algemeen kun je er van uitgaan dat de meeste mensen het lastig vinden om kritische feedback te krijgen. Weerstand is een veel voorkomende reactie. Als leidinggevende (feedback gever) heb je de uitdagende taak om je boodschap zo helder en concreet mogelijk over te brengen. De feedback regels geven richtlijnen en houvast om je boodschap zo effectief mogelijk te formuleren. De bouwstenen zijn: 1. Begin met feiten; ik zie., ik hoor. 2. Vertel hoe je deze feiten interpreteert; ik denk., ik vind., ik interpreteer dat als... 3. Vertel wat het met je doet; ik merk dat ik daarvan.. wordt. Geef een duidelijke emotie aan (vreugde, kwaad, angst, onmacht enz.). 4. Geef duidelijk aan wat je van de toekomst verwacht; ik wil, ik eis., ik verwacht... Het ontvangen van feedback Na de richtlijnen voor het geven van feedback, zijn er ook richtlijnen voor het ontvangen van feedback. Als leidinggevende krijg je (hopelijk) zelf ook feedback van je medewerkers. Zeker een functioneringsgesprek is een geschikt moment daarvoor. Naast dat feedback geven een moeilijke opdracht kan zijn, geldt dat ook voor het ontvangen hiervan. Of het nu gaat om een complimentje in ontvangst nemen ( ach, dat is toch normaal, dat zou toch iedereen doen ) of het incasseren van kritische feedback. De richtlijnen voor het ontvangen zijn; 1. Luister! 2. Ga na of je de ander goed begrijpt. 3. Vraag door als je de ander niet goed begrepen hebt (dit is wat anders dan het er niet mee eens zijn!). 4. Accepteren betekent niet dat je het er mee eens bent. 5. Laat eerlijk weten wat je met de feedback gaat doen.
Bijlage 16 PDF Het bespreken van problemen Voorkomen is beter dan genezen. U kunt problemen gemakkelijker aanpakken als u er snel bij bent. De ene keer is het een op zichzelf staande situatie waardoor er een probleem ontstaat en soms is er sprake van een patroon (Één keer kan, twee keer is opvallend, drie keer is een patroon.) Waar moet u op letten? de medewerker is naar verhouding erg vaak ziek de medewerker krijgt zijn werk niet goed af collega's moeten onderdelen van het werk opnieuw doen er wordt niet goed samengewerkt met collega's de medewerker reageert vaak geïrriteerd of is overdreven kritisch de medewerker werkt structureel langer door Oorzaken hiervoor kunnen onder meer zijn: het werk bevalt niet (meer), de medewerker wil eigenlijk iets anders de functie is te licht, de medewerker kan meer gedrag van collega's de functie is te zwaar voor de medewerker de medewerker heeft niet de juiste kennis of vaardigheid de medewerker heeft buiten het werk problemen de hoeveelheid werk is te groot voor één werknemer; de taken zijn niet goed verdeeld De voorbereiding van een gesprek Het komen tot een oplossing begint altijd met een goed gesprek tussen u en de betrokken mensen. Sommige werkproblemen vragen om een serieus en pittig gesprek. Een gesprek verloopt vaak effectiever als u zelf een goede voorbereiding hebt gedaan. De onderstaande vragen helpen u het gesprek voor te bereiden: - Wat is de kern van de huidige situatie? - Wat maakt dat het een probleem is? - Wie is er allemaal bij betrokken? - Wat is er tot nu toe allemaal aan gedaan om het probleem op te lossen? - Wat is het effect geweest van eventuele eerdere acties? - Wat moet er op de langere termijn veranderen? - Wat wilt u aan het einde van het gesprek bereikt hebben? - Hoe gaat u het gesprek aanpakken, welke pet hoort daar bij? - Hoe verwacht u dat de medewerker (betrokken) gaan reageren op het gesprek? - Waar zult u zelf scherp op moeten blijven?
Het gesprek zelf - Geef kort en duidelijk weer wat de rede van het gesprek is. Maak daarbij gebruik van de feiten (wat heeft u gezien en/of gehoord). U kunt hierbij ook uw interpretaties aangeven of juist de feiten gebruiken om het woord te geven aan de medewerker. - Bespreek zaken in de ik-vorm. Bijvoorbeeld: "Ik denk dat ". - Vraag de medewerker om zelf te omschrijven wat er aan de hand is. - Indien mogelijk laat dan de medewerker eerst zelf een oplossing bedenken. - Toets alle voorgestelde oplossingen: wat verandert er en wanneer? - Maak onderling afspraken en leg deze vast. - Plan direct een vervolgafspraak zodat u samen kunt kijken of het beter gaat.