Toelichtingen bij de leidraad voor het vierjaarlijks beleidsplan 2013-2016 Organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding LUIK I en II van het beleidsplan dient uiterlijk 1 september aangetekend of tegen ontvangstbewijs bij het Bloso ingediend te zijn. Bloso afdeling Subsidiëring Arenbergstraat 5 1000 Brussel LUIK III (medisch verantwoord sporten) van het beleidsplan dient tegen 1 september bij het departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media ingediend te zijn: Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Team Medisch Verantwoord Sporten Arenbergstraat 9 1000 Brussel
Inleiding Hierin kunnen o.a. thuishoren: een introductie door de voorzitter een samenvatting van de werkwijze: op welke manier kwam het beleidsplan tot stand, planningsteam, communicatie en betrokkenheid bij de opmaak van het beleidsplan, LUIK I Punt 1. Informatie van de organisatie Toelichting bij 1.2.2 Bij de vaste personeelsformatie hoort niet alleen het verplichte personeelslid thuis, maar ook alle andere al dan niet gesubsidieerde medewerkers, die via een arbeidscontract met de organisatie verbonden zijn en op regelmatige basis (voltijds / deeltijds) voor de organisatie werken. Geef voor deze personeelsleden volgende informatie op: naam statuut: contractueel, GESCO, DAC, gedetacheerde uit onderwijs of door andere organisaties (bvb VSF) ter beschikking gestelde medewerkers, sociale maribel, arbeidsregime: voltijds, 4/5, 1/5, functie: coördinator, medewerker, directeur, secretaris-generaal, betrokkenheid bij de functies Occasionele medewerkers die een arbeidscontract hebben met de organisatie (bvb lesgevers op een evenement) hoeven niet opgegeven te worden. Toelichting bij 1.2.3 Hier worden de medewerkers van de organisatie bedoeld die niet via een arbeidscontract met de organisatie verbonden zijn, maar op regelmatige basis voor de organisatie werken. Het zijn de medewerkers waarvan de organisatie oordeelt dat hun werking voor en of hun verantwoordelijkheid in de organisatie belangrijk is. Geef voor deze medewerkers volgende informatie op: naam statuut: zelfstandige, zelfstandige in bijberoep, vrijwilliger met forfaitaire vergoeding, vrijwilliger met bewezen kosten, functie Het is ook hier niet de bedoeling occasionele vrijwilligers die meewerken aan activiteiten op te nemen. Toelichtingen leidraad vierjaarlijks beleidsplan 2013-2016 / Organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding 2
LUIK II Punt 2. Missie van de organisatie Indien de organisatie naast een MISSIE ook een VISIE heeft geformuleerd dan wordt die mee opgenomen in Punt 2. Punt 3. Gegevensverzameling 3.1 Profiel van de organisatie (verplicht) Beschrijf hier de organisatie aan de hand van: eventuele feiten uit het verleden (die het beleid van de organisatie m.b.t. deze functie beïnvloed hebben) inventarisatie van het heden (wat doet de organisatie nu binnen de functie en hoe wordt dit geëvalueerd) evaluatiegegevens uit het vorige beleidsplan rekening houdend met de juridische context (wetgevingen die invloed hebben op de organisatie, bvb. sportdecreten, decreten m.b.t. ruimtelijke ordening en milieu, arbeidswetgeving, vrijwilligerswetgeving, ). 3.2 Stakeholdersanalyse (facultatief) Noteer de resultaten van de bevragingen van de stakeholders van de organisatie met betrekking tot de functie (vertaald in sterktes, zwaktes en eventueel kansen en bedreigingen). Meer informatie, zoals bijvoorbeeld de werkwijze, vragenlijsten,, kan in bijlage worden toegevoegd. 3.3 Externe analyse (facultatief) Noteer de resultaten van de externe analyse die relevant zijn voor de functie (vertaald in kansen en bedreigingen). Meer informatie, zoals bijvoorbeeld de werkwijze, kan in bijlage worden toegevoegd 3.4. Interne analyse (facultatief) Noteer de resultaten van de interne analyse (vertaald in sterktes en zwaktes). Meer informatie, zoals bijvoorbeeld de werkwijze, vragenlijsten,, kan in bijlage worden toegevoegd. Punt 4. Conclusies van de gegevensverzameling Noteer hier de conclusies van de gegevensverzameling. Ingeval gebruik werd gemaakt van een SWOT-analyse gaat het om de beleidsuitdagingen (eventueel geclusterd op basis van gelijkaardige inhoud). De SWOT-roosters kunnen in bijlage worden toegevoegd. Toelichtingen leidraad vierjaarlijks beleidsplan 2013-2016 / Organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding 3
Punt 5. Strategische en operationele doelstellingen Vermeld minimum 1 strategische doelstelling per functie. Vul per strategische doelstelling het meetplan in. Kopieer hiervoor titel en meetplan zo vaak als nodig. Het verdient aanbeveling om de strategische doelstellingen te nummeren. Voor de congruentie van het beleidsplan dient ook duidelijk te zijn welke conclusies uit de gegevensverzameling geleid hebben tot de formulering van de strategische doelstelling(en). Vertaal elke strategische doelstelling in meerdere operationele doelstellingen. Deze operationele doelstellingen dienen ter realisatie van de gestelde strategische doelstellingen. Vul per operationele doelstelling het meetplan in. Kopieer hiervoor titel en meetplan zo vaak als nodig. Het verdient aanbeveling de operationele doelstellingen te nummeren. Voor de congruentie van het beleidsplan dient ook duidelijk te zijn van welke strategische doelstelling de operationele doelstellingen een vertaling zijn. Het meetplan omvat alle nodige informatie met betrekking tot het meten, met name: Indicator(en) Wat? Definitie indicator Eenduidige begripsomschrijving Meetnorm De grootte van verandering De indicator geeft aan wat wordt gemeten Voorbeelden: aantal lesgevers, % allochtone deelnemers (dus totaal aantal deelnemers en aantal allochtone deelnemers), aantal uren inzet per vrijwilliger, aantal adviesverleningen, tevredenheid, Soms is het nodig de indicatoren éénduidig te definiëren. Dit schept duidelijkheid voor diegene die de metingen moet uitvoeren en vermijdt dat een indicator verschillend wordt geïnterpreteerd Voorbeelden: ingeval van tevredenheid als indicator wordt uitgelegd wat met tevredenheid wordt bedoeld, zoals bijvoorbeeld een gemiddelde score van minimum 3/5 op de volgende 2 criteria: snelheid en volledigheid ingeval van het % allochtone deelnemers kan hier bijvoorbeeld de gehanteerde definitie van allochtoon worden opgenomen Geeft de grootte of mate van verandering aan t.o.v. een nulpunt of een referentiepunt, geeft de plaats aan waar de lat gelegd wordt Voorbeelden: status quo of een verhoging van 5% van het gemiddeld aantal deelnemers/promotieactiviteit, maar ook wat dit eigenlijk betekent welk is het gemiddeld aantal deelnemers dat dan moet gehaald worden, bvb dit betekent een gemiddelde van 50 deelnemers per promotieactiviteit Toelichtingen leidraad vierjaarlijks beleidsplan 2013-2016 / Organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding 4
Meetbron(nen) Vanwaar? Meetwijze Hoe? Meetfrequentie Hoe dikwijls? Meetmoment(en) Op welk ogenblik? Meeteigenaar/meetbewaker Meetbewaker De meetbron geeft aan waar de meetgegevens vandaan komen Voorbeelden: medewerkersfiches van de promotieactiviteiten, ledenbestand organisatie, inschrijvingslijst, deelnemerslijsten, enquêteformulieren, De meetwijze geeft aan welk instrument gebruikt zal worden. Voorbeelden: via query uit het ledenbestand van de organisatie, een excel-tabel met adviesverleningen, tabel met de resultaten van de enquêteformulieren, De meetfrequentie geeft aan hoe vaak gemeten wordt Voorbeelden: maandelijks, halfjaarlijks, na elke activiteit, Het meetmoment geeft aan op welk moment gemeten wordt Voorbeelden: 1 ste dag van de maand, eind juni en eind december, De meeteigenaar is de naam van diegene die de metingen gaat uitvoeren. Afhankelijk van de interne structuur en de beslissingsprocedures of communicatiesystemen binnen de organisatie kan het aangewezen zijn om ook een meetbewaker aan te duiden. Dit is de persoon die bijvoorbeeld de coördinatie en opvolging van alle metingen doet, die de rapportering naar de Raad van Beheer doet, waaraan gerapporteerd moet worden wanneer men niet op schema zit om de doelstelling te halen, Punt 6.1 Actieplan voor de duur van het beleidsplan / 4-jaarlijks actieplan Som de voor het bereiken van de doelstellingen concrete maatregelen / acties / activiteiten op. Voor de congruentie van het beleidsplan dient duidelijk te zijn welke acties aan welke doelstellingen gekoppeld zijn. Een actie kan meerdere doelstellingen helpen verwezenlijken. Let op: wanneer de vooropgestelde maatregel, actie of activiteit tot een andere functie behoort dan deze waaronder de operationele doelstelling ressorteert, plaats de maatregel / actie / activiteit dan bij de functie waartoe deze behoort. Punt 6.2 Bij het ACTIEPLAN horende begroting voor de duur van het beleidsplan Voeg de begroting toe voor de duur van het beleidsplan. Gebruik hiervoor het Excel document begroting2013-2016_osv. Toelichtingen leidraad vierjaarlijks beleidsplan 2013-2016 / Organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding 5
Het excelbestand bestaat uit 6 werkbladen. In de werkbladen Functie 1 tot en met Functie 4 vermeldt u de kosten die gemaakt worden in uitvoering van de desbetreffende functie(s). In de werkbladen Overige kosten en Opbrengsten worden ALLE overige kosten en opbrengsten vermeld. Het is immers de bedoeling dat een volledige begroting wordt ingediend waarin alle kosten en alle opbrengsten m.b.t. tot de gehele werking van de organisatie voor de sportieve vrijetijdsbesteding vervat zitten. In het werkblad Overige kosten vermeldt u dan ook de loonkost van de vaste personeelsleden, de verzekeringskosten, huurkosten secretariaat, kosten sociaal secretariaat, energiekosten, De overige kosten en opbrengsten dienen niet uitgesplitst te worden tot in het kleinste detail. Het wordt aanbevolen de indeling van het boekhoudplan van de Vlaamse gesubsidieerde sportfederaties toe te passen, waarbij de overige kosten en opbrengsten tot op 3 posities van het rekeningschema (kostenrekeningen 6XX en opbrengstenrekeningen 7XX) worden vermeld. Het boekhoudplan van de Vlaamse gesubsidieerde sportfederaties kunt u downloaden vanaf de Bloso-website. Toelichtingen leidraad vierjaarlijks beleidsplan 2013-2016 / Organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding 6
LUIK III MEDISCH VERANTWOORD SPORTEN Punt 7. Medisch Verantwoord Sporten In het beleidsplan medisch verantwoord sporten meldt de sportfederatie op basis van de nodige gegevensverzameling welke doelstellingen zij zich stelt om een medisch verantwoorde sportbeoefening te bevorderen en welke maatregelen / acties zij zal ondernemen om deze doelstellingen te behalen. De sportfederatie meldt eveneens hoe ze voldoet aan alle op haar van toepassing zijnde bepalingen van het decreet van 13 juli 2007 inzake de medisch en ethisch verantwoorde sportbeoefening en de desbetreffende uitvoeringsbesluiten. Luik III (onderdeel MVS) dient als afzonderlijke onderdeel van het vierjaarlijkse beleidsplan te worden opgenomen en moet door de sportfederatie worden bezorgd aan het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media, Team Medisch Verantwoord Sporten, Arenbergstraat 9 te 1000 Brussel. Voor bijkomende informatie kunnen de organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding ook terecht bij Mevr. Nancy Barette, beleidsmedewerker: 02-553 38 14 of bij Dr. Hans Cooman, coördinerend arts: 02-553 34 83 7.1 De verplichtingen van organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding inzake de medisch verantwoorde sportbeoefening 7.1.1 Het waarborgen van de medisch verantwoorde sportbeoefening voor de sporter 1. sportmedische geschiktheidscriteria Vermeld aan welke absolute en relatieve sportmedische geschiktheidscriteria een sporter moet beantwoorden om zijn sport in uw federatie te mogen beoefenen. Aan de hand van wetenschappelijke literatuur en ervaring kan een lijst opgesteld worden van criteria die deelnemen aan een bepaalde sport totaal uitsluiten en een andere lijst met zware tegenindicaties. Elke sportdiscipline heeft zijn specifieke eisen en houdt eigen risico s in. Voorbeelden absolute en relatieve sportmedische geschiktheidscriteria zijn: iemand met één nier wordt afgeraden om contactsporten te doen; iemand met zware rugproblemen wordt afgeraden om parachute te springen. Indeling van de verschillende sportdisciplines Toelichtingen leidraad vierjaarlijks beleidsplan 2013-2016 / Organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding 7
Onderstaande indeling der sportdisciplines wordt voorgesteld door de American Academy of Family Physicians en wordt in rekening gebracht voor het schatten van de contra-indicaties voor de sportbeoefening. In functie van de beoefende sportdiscipline zullen jongeren met bepaalde pathologieën bijkomende onderzoeken ondergaan en eventueel zullen bepaalde sporten ontraden worden. Verklaring van gebruikte codes in de tabel: A zwemmen (geen vlinderslag, schoolslag of duiken) B Patiënten met milde afwijkingen worden niet beperkt in hun sportactiviteiten, patiënten met matige tot ernstige afwijkingen of na heelkundige correctie dienen individueel geëvalueerd te worden. C Atleet dient gebruik te maken van efficiënte oogbescherming D Advies oftalmoloog gewenst E Niet zwemmen of gewichtheffen F Geen boogschieten of geweerschieten G Deelname is mogelijk en toegelaten indien de pulmonaire oxygenatie voldoende blijft tijdens een graduele inspanningstest H Niet zwemmen, gevechtssporten, worstelen en andere contactsporten zolang de ziekte besmettelijk is. I Sommige sporten vereisen beschermende orthesen I.A. Individueel Advies Ja deze categorie van sportdisciplines is toegelaten. Neen er is een contra-indicatie om deze categorie van sportdisciplines te beoefenen. Toelichtingen leidraad vierjaarlijks beleidsplan 2013-2016 / Organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding 8
2. Sportmedische keuring Vermeld of een sportmedisch onderzoek verplicht is of niet of dat het aangeraden wordt. Bepaal de inhoud dat onderzoek, alsook welke categorieën sporters aan het onderzoek onderworpen zijn en met welke tussenpozen dit verplicht wordt gesteld. Organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding kunnen zich baseren op de consensus van gestandaardiseerde onderzoeksprotocollen voor sportmedische keuring. Sportmedische keuringsonderzoeken moeten gebeuren door erkende keuringsartsen of erkende keuringscentra. De lijst van erkende keuringsartsen en erkende keuringscentra is te raadplegen op www.gezondsporten.be/keuring. Toelichtingen leidraad vierjaarlijks beleidsplan 2013-2016 / Organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding 9
3. Preventieve gezondheidscontrole In eerste instantie dient het preventief gezondheidsonderzoek om een aantal gezondheidsparameters in kaart te brengen. Ten tweede wordt ook de controle van de geschiktheid van de sporters tot deelname aan een concrete sportmanifestatie beoogd. Het primaire doel is daarbij telkens het beschermen en bevorderen van de gezondheid van de sporter. De resultaten van deze onderzoeken zullen uiteraard kunnen dienen om de evolutie van bepaalde medische gegevens of waarden over de tijd heen het longitudinale verloop op te volgen. Zo zal men bijvoorbeeld een zicht krijgen op de hematocrietwaarden van de sporter. De organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding kunnen bepalen wat zij als afwijkende waarden beschouwen om deelname aan wedstrijden te verbieden. Volgens het MVS/EVS-decreet van 2007 moeten deze onderzoeken gebeuren door erkende controleartsen. 4. Leeftijdsgrenzen vastleggen Alle organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding, die competities organiseren, hebben regels inzake leeftijdsgrenzen om te vermijden dat bijvoorbeeld cadetten en junioren in dezelfde wedstrijd tegen elkaar uitkomen. Organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding kunnen voor risicovolle sporten een minimumleeftijd bepalen vanaf wanneer sporters mogen deelnemen. Eventueel kan ook een maximumleeftijd worden vastgesteld. 5. Minimumnormen inzake medische, paramedisch en psychologische begeleiding Bepaal de minimumnormen voor begeleiding. Dit kan gaan van de verplichte aanwezigheid van een EHBO-post tijdens wedstrijden tot volledige medische, paramedische en psychologische begeleiding van topsporters. Hoe groter het risico of hoe hoger het competitieniveau, des te belangrijker wordt deze omkadering. Voor de medische, paramedische en psychologische keuring en begeleiding van getalenteerde sporters heeft de Vlaamse Gemeenschap standaardprotocollen uitgewerkt. De consensusteksten van deze standaardprotocollen staan ter inzage op www.gezondsporten.be/keuring/consensusteksten. Ze kunnen dienst doen als leidraad bij de keuring en begeleiding van sporters. Aan getalenteerde sporters wordt deze keuring en begeleiding gratis aangeboden in de erkende keuringscentra. De lijst van erkende keuringscentra staat op www.gezondsporten.be/keuring/keuringscentra. Toelichtingen leidraad vierjaarlijks beleidsplan 2013-2016 / Organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding 10