08.037 Projectplan UvT Pilot Videocolleges Partners in dit project: FEB, FGW, FRW, FSW, LIS, VEB en BU 1
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 3 2. Doel en doelstellingen van het project... 4 3. Resultaten... 4 4. Planning en activiteiten... 6 5. De projectorganisatie en aanpak... 6 6. Kosten en projectinvesteringen... 9 7. Communicatie... 9 8. Evaluatie en advies... 9 2
1. Inleiding Directe aanleiding van dit project In het Portefeuillehouderoverleg Onderwijs (POW) van 23 juni 2008 is de notitie Videocolleges behandeld. Het POW heeft daar besloten voor uitvoering van vervolgscenario 2 zoals beschreven in deze notitie: het starten van een universiteitsbrede pilot Videocolleges waaraan alle faculteiten deelnemen. In dit project wordt voortgebouwd op de kennis die is opgebouwd in eerdere ICTO projecten zoals Patiënt in Beeld en Blended learning duaal onderwijs Sociaal Recht. In dit projectplan zijn enerzijds de kaders zoals beschreven in het benoemde scenario, als projectresultaten, aanpak en projectorganisatie nader uitgewerkt. Wat is een videocollege? Een videocollege is een opgenomen college dat achteraf met behulp van een webbrowser kan worden bekeken. De opname bestaat daarbij uit twee componenten, een integrale video-opname en datgene dat via de beamer wordt gepresenteerd. De integrale video-opname geeft de docent weer in beeld en geluid. De opname van de beamer brengt bijvoorbeeld de PowerPoint presentatie van de docent in beeld. Dit kan echter ook een website zijn vanaf het internet of een computersimulatie die de docent in het college gebruikt. Het geheel wordt in de webbrowser gewoonlijk gepresenteerd met het videobeeld linksboven in de hoek en de Powerpoint-slides groot rechts in het beeldscherm. Een belangrijke functionaliteit is dat de kijker direct naar elk moment in het college kan gaan door een tijdsbalk te verschuiven of door een Powerpoint-slide te selecteren. Nadere uitwerking achtergrond en aanleiding Zowel nationaal als internationaal staan videocolleges sinds ongeveer een jaar sterk in de belangstelling van universiteiten. Zo hebben acht van de veertien universiteiten in Nederland al besloten tot een structurele inbedding in het onderwijs of staan op het punt dit te doen. Binnen de UvT hebben enkele docenten met een proefopstelling in de afgelopen maanden videocolleges uitgeprobeerd in hun reguliere collegereeks. De algemene reacties en evaluaties waren daarbij positief. Naast de onderwijskundige doelstelling wordt in dit project VEB (Communicatie) betrokken met als doel voorlichtings-, wervings- en marketingmogelijkheden te verkennen en te evalueren. De pilot loopt van september 2008 tot september 2009 en sluit af met een besluitvormingsdocument over de toekomstige toepassing en implementatie van videocolleges op de UvT. In dit besluitvormingsdocument worden de structurele financiële aspecten in kaart gebracht. 3
2. Doel en doelstellingen van het project Het doel van dit project is om besluitvorming binnen de UvT met betrekking tot structurele inzet van videocolleges te bewerkstelligen. Daartoe worden de volgende subdoelen en doelstellingen gesteld; 1. Het verkrijgen van een helder inzicht met betrekking tot onderwijskundige mogelijkheden en beperkingen van de inzet van videocolleges binnen het onderwijs. Doelstelling is dat de projectgroep, waar alle faculteiten in vertegenwoordigd zijn (FKT uitgezonderd), een onderwijskundig advies uitbrengt en aanbevelingen doet over toekomstige inzet van videocolleges binnen de UvT. 2. Inzicht krijgen in de impact die invoering van videocolleges als (mogelijke) structurele dienstverlening met zich meebrengt. Doelstelling is om een impactanalyse op te leveren met plan van aanpak en mogelijke groeiscenario s mee te nemen in deze rapportages. Naast deze twee hoofddoelen dient te worden opgemerkt dat er ook ruimte is in dit project om voorlichtings-, wervings- en marketingmogelijkheden te verkennen en te evalueren. 3. Resultaten Het project levert de volgende resultaten op: 1. Opgenomen videocolleges Een collectie van minimaal 200 uur opgenomen en voor onderwijsdoeleinden beschikbaar gestelde videocolleges, waarbij alle onderwijskundig gestelde scenario s zoals benoemd in het beleidsstuk, deel uitmaken van deze collectie. Daarnaast een tiental uren opgenomen en beschikbaar gestelde videocolleges waarbij alle voor voorlichting en communicatie gestelde scenario s zoals beschreven door VEB, deel uitmaken van de opgenomen collectie. 2. Documenten De documenten die in de loop van het project worden ontwikkeld vormen eveneens een belangrijk resultaat, zoals formats ten behoeve van het aanvragen van videocolleges, een uitgewerkte en door de faculteiten goedgekeurde evaluatiemethode en een docentenhandleiding met do s en don ts aangaande videocolleges inclusief instructiefilmpjes en voorbeeldmateriaal. Met betrekking tot de operationele uitvoering worden er diverse uitgewerkte procedures opgeleverd. Deze procedures hebben zowel betrekking op het aanvragen van videocolleges als op de technische uitvoering en de beschikbaarstelling van opgenomen materiaal. Tot slot wordt een document opgeleverd waar relevante juridische aspecten van videocolleges zullen worden beschreven zoals toestemming van docenten en/of sprekers en formulieren die de rechten regelen van opgenomen materiaal, ook in geval van hergebruik. 4
3. Rapporten Bovengenoemde informatie zal leiden tot de volgende rapporten: Een rapport incl. evaluatieresultaten, onderwijskundig advies en aanbevelingen, waaraan mogelijke didactische scenario s zijn toegevoegd. Naast deze onderwijskundige hoofdstukken zal een paragraaf worden opgenomen met ervaringen, advies en aanbevelingen op het gebied van voorlichting, werving en marketing. Een impactanalyse en een plan van aanpak dat de benodigde infrastructuur, diensten, beheer, apparatuur en software en resources in kaart brengt inclusief mogelijke groeiscenario s; maar ook aspecten als beheer, afscherming, benodigde procedures en juridische aspecten zoals beschreven onder het kopje documenten. 4. Voorstel tot besluit Een besluitvormingsdocument over de toekomstige toepassing en implementatie van videocolleges op de UvT dat door de projectgroep wordt samengesteld en aangeboden aan het CvB. 5
4. Planning en activiteiten Voorbereidingsfase: 1 juli 2008 tot 1 september 2008 Het project is begin juli van start gegaan. LIS (Library and IT Services) heeft de specificaties en randvoorwaarden voor de apparatuur, software en infrastructuur onderzocht en vastgesteld. Op basis daarvan is de apparatuur in de zomerperiode aangeschaft en zijn er afspraken gemaakt over de hosting van de videocolleges tijdens de eerste helft van de pilotperiode op de server in Delft. De werkgroepleden zijn binnen hun faculteit op zoek gegaan naar docenten die mogelijk geïnteresseerd waren in videocolleges maar hebben ook de al bestaande aanvragen richting de projectgroep gestuurd. Na het zomerreces, begin augustus, heeft de werkgroep zich intensief ingezet om alle aanvragen te beoordelen en deze waar mogelijk in de planning op te nemen. Bovendien zijn in deze fase alle knelpunten die deze planning opleverde opgelost. In samenspraak met IAS (IT and AV Services) heeft de werkgroep procedures ontwikkeld die ervoor gezorgd hebben dat op 1 september daadwerkelijk het opnemen en verwerken van videocolleges van start kon gaan. Productiefase: 1 september 2008 tot 1 juni 2009 Tijdens deze fase worden zoveel mogelijk colleges en evenementen opgenomen die in het kader van dit project interessant zijn en binnen de gestelde doelen passen. Videocolleges worden in deze fase beschikbaar gesteld en geëvalueerd door de werkgroep. Tot slot wordt in september en oktober het projectplan geschreven en ter goedkeuring aangeboden aan het MT LIS en het CvB. Evaluatie en afronding: 1 juni 2009 tot 1 september 2009 Tijdens deze fase worden alle videocolleges geëvalueerd, en resultaten zoals benoemd onder hoofdstuk documenten, rapporten en voorstel tot besluit geschreven en opgeleverd. 5. De projectorganisatie en aanpak POW heeft LIS geadviseerd het projectleiderschap op zich te nemen. LIS heeft Esther Breuker voor deze rol gevraagd en aangesteld. Stuurgroep Voor de stuurgroep zullen worden gevraagd: - een vice-decaan onderwijs - een student - een vertegenwoordiger van LIS 6
Het is de rol van de stuurgroep de benodigde richting te geven aan projectactiviteiten en projectresultaten te borgen. Projectgroep De werkgroep is belast met de uitvoering van het project. In de wergroep zijn alle faculteiten vertegenwoordigd (met uitzondering van FKT te Utrecht). Naast faculteiten maken medewerkers van VEB en LIS deel uit van de werkgroep. Overige UvT betrokkenen zijn: Bestuursondersteuning, Juridische Zaken Faculteiten: alle betrokken docenten, student(en) en promovendi Library and IT Services verschillende teams: team Office Automation, team Communicatie en PR, team Functioneel Beheer, team Academic Services, Repository Management Overige nog te benoemen betrokkenen Overige externe betrokkenen zijn: MediaMission (importeur en adviseur Mediasite) TU Delft (hosting videocolleges) Rollen De werkgroep kent de volgende rollen: Facultaire contactpersonen Initiator en contactpersoon Voorlichting, werving en marketing Consultant IT en AV in het onderwijs Ontwikkelaar evaluatiemethodiek Docenten Promovendus Technische ondersteuner IT en AV Coördinator IT en AV Repository manager Juridisch expert Coördinator Projectleider Nadere toelichting rol facultair vertegenwoordiger De facultaire vertegenwoordigers fungeren als contactpersoon binnen de eigen faculteit. Docenten die met videocolleges aan de slag willen, worden door deze vertegenwoordigers begeleid bij deelname aan het project. De vertegenwoordiger regelt het aanmeldingsproces en begeleidt de docent bij het invullen van het experimentvoorstel zodat doelen en doelstellingen van de docent worden verduidelijkt. Tot slot speelt deze vertegenwoordiger een proactieve rol in het benaderen van mogelijk interessante projectparticipanten. Reeds gemaakte afspraken rondom toekennen videocollege slots De volgende toekenningscriteria zijn door de werkgroep vastgesteld; 7
Docenten die aan de pilot willen deelnemen gaan voor docenten die dit niet willen. Er is een lijst samengesteld welke locaties geschikt zijn voor het opnemen van videocollege. Aanvragen buiten deze locaties worden niet gehonoreerd. IAS bepaalt definitief of een door de projectgroep geaccordeerde aanvraag al dan niet gehonoreerd wordt. Dit is afhankelijk van beschikbare bemensing en overige (reeds toegezegde) opname activiteiten. In geval van een dubbele aanvraag vindt er door de projectgroep overleg en besluitvorming plaats. Er zijn daarbij geen vastomlijnde selectiecriteria vastgesteld. Hosting en metadatering Voor de eerste helft van de pilot worden de videocolleges gehost bij de TU Delft. Hiertoe is gekozen om de investeringskosten zoals aanschaf van servers en software voor de zo laag mogelijk te houden. Daarom vindt nu nog geen metadatering plaats. De docent of voorlichter krijgt een URL toegestuurd die bv in een Blackboardcursus of een website verwerkt kan worden. Voor de verlenging van de hosting voor de tweede helft van de pilot worden met Mediasite afspraken gemaakt. Wel wordt gedurende de projectperiode advies ingewonnen over opslag en metadatering. Dit advies wordt verwerkt in de impactanalyse en plan van aanpak. Indien men namelijk kiest voor het aanbieden van videocolleges als standaard dienstverlening, zal een goed opslag- en ontsluitingssysteem moeten worden ingericht met een goede metadatering en een kwalificatiesysteem voor hergebruik van (gedeeltes) van videocolleges. Te denken valt aan een repository zoals bij TU Delft, waarbij op vaknaam of vakcode gezocht kan worden en waarbij de docent aangeeft in hoeverre hij het materiaal openbaar beschikbaar wil maken. Ook binnen het SURFproject Triple-L is een repository ontwikkeld, die gebruikt maakt van het OAI (Open Archive Initiative) Protocol for Metadata Harvesting om leerobjecten beschikbaar te stellen. Aangezien dit aansluit bij de LOREnet Repository, wordt hierover advies ingewonnen bij de Repository Manager van de UvT. Tot slot zal er gekeken worden naar mogelijke aansluiting bij het UvT-project Beter zoeken en vinden van wetenschappelijke informatie. 8
6. Kosten en projectinvesteringen De inzet van projectparticipanten valt voor de duur van de pilot binnen het reguliere takenpakket. De investeringskosten zoals de aanschaf van Mediasite en camera s zijn evenals de exploitatiekosten gedekt door de reserveringsaanvraag. Geschatte uren projectparticipanten: Facultair contactpersoon: tussen 30 en 50 uur Ontwikkelaar evaluatiemethodiek: 15 uur Voorlichting, werving en marketing initiator en contactpersoon: tussen 30 en 50 uur Juridisch expert: 5 uur 7. Communicatie De werkgroep komt gemiddeld 1x per maand bij elkaar om lopende zaken te bespreken en mede richting te geven aan de invulling van de pilot. Alle projectstukken worden in een speciaal daartoe ingerichte SURFgroep beschikbaar gesteld. Bovendien worden de links van alle opgenomen videocolleges ter evaluatie in deze SURFgroep geplaatst. Aanvragen worden voornamelijk door de coördinator in samenwerking met de projectleider gecoördineerd. Zij zijn steeds in gesprek met facultaire contactpersonen, IAS, dat verantwoordelijk is voor de planning, beschikbare apparatuur en bemensing, en de projectgroep waar mogelijke knelpunten worden besproken en opgelost. Aan PR zal gedurende dit project ook de nodige aandacht worden besteed. Er zal in zowel de facultaire nieuwsbrieven als de in- en externe nieuwsbrief van LIS aandacht besteed worden aan dit project. Daarnaast zal door zowel de stuurgroep als de werkgroep bepaald worden hoe docenten en studenten te bereiken en te informeren. 8. Evaluatie en advies In de projectgroep is besloten het 4 E model van Collis(1) als uitgangspunt te nemen voor de wijze waarop projectresultaten geëvalueerd gaan worden. Dit model geeft weer hoe de ervaren meerwaarde van een ICT toepassing en de kans op acceptatie hiervan bepaald wordt door een aantal factoren, namelijk Educational effectiveness (gewin) Ease of use (gemak) Engagement (genot) Environmental variables (omgevingsfactoren) Het Evaluatieformat wordt nader uitgewerkt en aangepast waar wenselijk aan de UvT situatie. Het resultaat wordt ter goedkeuring aan de faculteiten voorgelegd alvorens het als instrument in te zetten. Om een zo breed mogelijk beeld te krijgen waar lering uit 9
getrokken kan worden, zullen evaluaties zowel onder studenten als docenten en betrokken medewerkers worden uitgevoerd. De evaluaties worden door de projectgroep verzorgd. Bovendien verwerkt de projectgroep, in samenspraak met de stuurgroep de resultaten tot een voor het CvB bestemd advies waaruit conclusies en aanbevelingen zullen worden gedaan met betrekking tot de toekomst van videocolleges binnen de UvT. (1) 4 E model van Collis (2001): http://www.iis-communities.nl/access/content/group/triplel/evaluaties/het%204e%20model%20van%20collis.doc. 10