e-sonet Module Werkgeversfiche Prato Services nv Hoogstraat 69 3600 Genk T ++32 (0) 89 518670 F ++32 (0) 89 355339 info@prato.be www.prato.be www.prato.be 1/14
1 WERKGEVERSFICHE 1.1. INHOUDSTABEL 1 Werkgeversfiche... 2 1.1. Inhoudstabel... 2 1.2. Overzichtscherm... 3 1.2.1. Overzichtscherm werkgever(s)... 3 1.2.1.1. Bestand: detail, werknemers, secties, historiek en snelingave... 3 1.2.1.2. Filterlijn: Wgnr/Wgnaam... 4 1.2.1.3. Gegevenslijst... 4 1.2.1.4. Export Excel... 4 1.2.2. Detailscherm werkgever... 4 1.2.2.1. Tabblad ALGEMEEN... 5 1.2.2.2. Tabblad INSTELLINGEN... 6 1.2.2.3. Tabblad RELATIES... 8 1.2.2.4. Tabblad BETALINGEN... 9 1.2.2.5. Tabblad EXTRA INFO... 10 1.2.2.5.1. Code, omschrijving, waarde, omschrijving, volgorde, geldig van, geldig tot... 10 1.2.2.5.2. Ander overzicht... 10 1.2.2.5.3. Loonformule niet importeren (code 1000)... 11 1.2.2.5.4. Sortering loonbriefjes (code 1008)... 11 1.2.2.5.5. Druk totaal loon/wedde op loonbrief (code 1025)... 11 1.2.2.5.6. Druk anciënniteitdatum op loonbriefje (code 1026)... 11 1.2.2.5.7. Andere codes die kunnen ingegeven worden:... 11 1.2.2.6. Tabblad DIMONA... 11 1.2.2.7. Tabblad RSZ INFO... 11 1.2.2.8. Tabblad COMMUNICATIE... 11 1.2.2.9. Knop MAALTIJDCHEQUES... 12 1.2.2.10. Knop AANTALLEN... 13 1.2.2.11. Knop INFO... 13 1.2.2.12. Knop FIRMAWAGENS... 13 www.prato.be 2/14
1.2. OVERZICHTSCHERM Klik in het hoofdscherm op de knop WERKGEVER of selecteer de menumogelijkheid [BESTAND -> FICHES -> WERKGEVER]. 1.2.1. OVERZICHTSCHERM WERKGEVER(S) Het overzichtscherm werkgever toont de verschillende vennootschappen met hun respectievelijk aansluitingsnummer bij SAP. 1.2.1.1. Bestand: detail, werknemers, secties, historiek en snelingave Je kan zowel met de muis als met het toetsenbord een opdracht uit het menu kiezen, een functie activeren, etc. Wanneer een opdracht een toegangstoets heeft, wordt dat aangegeven met een onderstreepte letter. Je kan zo n opdracht uitvoeren door de ALT-toets en de toegangstoets tegelijk in te drukken. Wil je bijvoorbeeld de historiek raadplegen van een werkgever. Dan selecteer je de werkgever en kiest ALT-H. Achter sommige menuopdrachten vind je een sneltoets. Je kan de opdracht ook uitvoeren door de overeenkomende toets in te drukken. Wil je bijvoorbeeld www.prato.be 3/14
de historiek raadplegen van een werkgever, dan selecteer je de werkgever en drukt op F7. De menumogelijkheden binnen [BESTAND] vind je ook onderaan op je scherm in de vorm van knoppen. Via deze weg geraak je eveneens in het gewenste onderdeel. 1.2.1.2. Filterlijn: Wgnr/Wgnaam In de filterlijn vind je twee filtervelden terug. Dankzij deze filtervelden kan je de lijst gegevens filteren op basis van de criteria die je in deze filtervelden invult. Het resultaat is een gefilterde lijst die voldoet aan alle ingegeven voorwaarden. Als voorwaarde bij nummer moet je het volledige nummer ingeven dat je wil hebben. Als voorwaarde bij naam mag je de volledige naam ingeven, maar kan je je ook beperken tot de beginletters. Het systeem geeft je dan een overzicht van alle namen die beginnen met de letters die je in je voorwaarde gedefinieerd hebt. 1.2.1.3. Gegevenslijst De gegevenslijst toont je een alfabetische lijst van alle werkgevers. De inhoud van de gegevenslijst wordt bepaald door de voorwaarden die je in de filterlijn ingegeven hebt. 1.2.1.4. Export Excel Rechts bovenaan het scherm kan je met behulp van een EXCEL-knop gegevens uit de lijst onmiddellijk exporteren naar Excel. de 1.2.2. DETAILSCHERM WERKGEVER Als je een bepaald bedrijf in het overzichtsscherm geselecteerd hebt, kan je de details van dit record opvragen: Dubbelklik op de record of kies in de menubalk [BESTAND -> DETAIL] of klik onder aan het scherm op de knop DETAIL. Het scherm dat de detailgegevens van de firma toont, bestaat uit een aantal invulvelden die de firma identificeren en uniek maken. Het detailscherm bestaat uit 8 tabbladen: Algemeen, Instellingen, Relaties, Betalingen, Extra Info, Dimona, RSZ Info en Communicatie. Je kan eveneens via dit scherm MAALTIJDCHEQUES of INFO beheren. www.prato.be 4/14
Werkgever Naam Uit dienst Euro / Datum Werkgevernummer. Werkgevernaam (overeenkomstig met wat in de statuten staat). 1.2.2.1. Tabblad ALGEMEEN 1 Toont algemene informatie over de firma. Maatschappelijke zetel Contactpersoon Naam van de contactpersoon. Adres Adres van de maatschappelijke zetel PC + Plaats Postcode en plaats van de maatschappelijke zetel Land Land Juridische Entiteit Geen / BVBA / GVOHA / Eenmanszaak / BV / NV / VZW Kenmerken Bankrekeningnr Bankrekeningnummer Code Bank Niet van toepassing, gewoon 0 ingeven. BTW nr Ingave volgens een invoermasker Ondern.nr. Begint met 0 of 1 en ingeven zonder punten. RSZ nr RSZ nr Begin RSZ Jaartal / Kwartaal Kwartaal van de eerste indiensttreding (aansluiting bij de RSZ). Boekhoudnrs Boekhoudnummers worden in de sectiefiche ingevuld en kunnen hier gekozen worden. Wordt gevormd door: pre-fix rsz + nr 024/.-.. Het kengetal van de RSZ wordt toegekend ahv de aard van de activiteit van de onderneming en ahv het kengetal wordt de RSZ berekend. Vb: Het PC bouw 124 heeft 4 kengetallen (024, 026, 044, 054). De RSZ wordt berekend ahv het kengetal. Handelsregisternr Nationaliteit Van belang voor de RSZ. B invullen betekent 1 Deze informatie kan je niet wijzigen en wordt als zodanig geleverd door de dossierbeheerder van SAP. Voor eventuele wijzigingen moet er met de dossierbeheerder van SAP contact genomen worden. www.prato.be 5/14
Taal Begin Einde 2 Activiteit onderworpen aan de sociale zekerheid. Informatief. (Nederlands, Frans, ) Aansluitingsdatum bij SAP. Stopzettingdatum bij SAP. Hoofdactiviteit van de firma. Verzendadres 3 Commercieel adres 4 1.2.2.2. Tabblad INSTELLINGEN 5 Toont een overzicht van een aantal ingestelde parameters. Arbeiders einde tweede trimester van voorgaand jaar Aantal werknemers FSO 6 (fonds sluiting onderneming) Van belang voor het berekenen van de RSZ: 0 (vorig jaar niets) 1 (< 10 werknemers) 10 (tussen 10 en 19 werknemers) 20 (>= 20 werknemers) 5 Ingave gebeurt manueel ahv lijsten die per kwartaal aangeleverd worden door de RSZ. Vb: code 855 en 857 Eveneens van belang voor het berekenen van de RSZ en de loonberekening per maand: -1 (geen) 1 (< 10 werknemers) 10 (tussen 10 en 19 werknemers) 20 (>= 20 werknemers) -1 dient enkel voor nieuwe klanten, want het eerste jaar van aansluiting dient men niet te betalen. Vb: code 809 Binnen vijftien dagen na de sluiting van de onderneming moet de werkgever bij aangetekend schrijven nog bijkomende inlichtingen (met link naar de bijkomende inlichtingen) verschaffen aan het Sluitingsfonds. De werkgever moet volgende bijkomende inlichtingen aan het sluitingsfonds bezorgen: 1. naam en adres van de onderneming; 2. aard van de activiteit van de onderneming of afdeling van de onderneming; 3. het paritair comité waaronder de 2 Puur informatief naar facturatie toe. Ook belangrijk bij ECW en in de selectiewizard, datum pas invullen na het stoppen zodat lijsten correct zijn. Loonberekeningen die gebeuren na deze datum, vertrekken gewoon naar de RSZ. Zelf belastingaangiftes en lonen stopzetten. 3 Zodra het verzendadres ingevuld is, heeft dit adres prioriteit op de maatschappelijke zetel. 4 Puur informatief. 5 Deze gegevens kan je niet wijzigen en worden met de standaard informatie geleverd. Voor eventuele wijzigingen moet er met de dossierbeheerder van SAP contact genomen worden. 6 Zie ook www.socialsecurity.be www.prato.be 6/14
Loonopgave Bedrijfsvoorheffing BTW regime Aanbrenger Initialen dossierbeheerder Reden einde Aantal afdrukken loonbriefjes Sonet klant Buitenlandse WG Loonopgave intern Boekh. Overz onderneming of de afdeling ressorteert; 4. het aantal in de onderneming of in de afdeling in dienst zijnde werknemers gedurende elke maand van de 12 maanden die de sluiting voorafgaan; 5. de lijst van werknemers - die ten minste 5 jaar anciënniteit in de onderneming hebben; - die verbonden zijn, of geweest zijn, door een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur; - van wie de arbeidsovereenkomst werd beëindigd, hetzij tijdens de 12 maanden die de sluiting voorafgaan, hetzij op het ogenblik van de sluiting. De werkgever die de informatieverplichting niet naleeft, kan strafrechtelijke of administratieve sancties oplopen. Afdruk loonopgave: 0 (neen) 1 (ja) Een loonopgave is een standaardweergave van de voorgeprogrammeerde uren per werknemer per maand. De loonopgave dient maandelijks afgedrukt te worden voor niet-sonet klanten. Afhankelijk van de bedrijfsomzet van het jaar voordien. Dit cijfer wordt vastgelegd door de fiscus. 0 (geen aangifte) 20 (per maand) 23 (per kwartaal) Al dan niet BTW plichtig, van belang bij de facturatie. B (buiten EG voor Export) E (egalisatie) H (btw plichtig in België) I (buitenlandse werkgever: intracommunautaire btw is geen btw) M (medecontractant) P (particulier) V (vrijgesteld, voor iemand in bijberoep) Initialen dossierbeheerder. Geen (0), enkel (1) of dubbel (2) exemplaren. Louter informatief voor de verzendingsdienst bij SAP. Al dan niet een e-sonet klant. Zodra geselecteerd, zullen automatisch facturen afgedrukt worden zonder btw. Loonopgave wordt niet verstuurd naar de klant, maar blijft intern, ook voor e-sonet klanten. Er zijn 5 mogelijkheden: 1 = per sectiesoort (bv A,B,C,G,L,J, ) 7 2 = per sektie (bv 215 315 415 - ) 3 = algemeen totaal 4 = per kostenplaats 7 A=arbeider, B=bediende, C=bestuurder, G=bruggepensioneerde, L=leercontract, J=jobstudent www.prato.be 7/14
Provisies berekenen Loonkostlijst 5 = per kostenplaats en samenvattend totaal Standaard wordt mogelijkheid 3 vermeld in het systeem. 1.2.2.3. Tabblad RELATIES 8 Toont een overzicht van alle mogelijke relaties van de firma. Klik je in het linker gedeelte van het scherm een bepaalde relatie aan, dan verschijnt deze relatie meer in detail in het rechter gedeelte van het scherm. In het linkergedeelte kunnen twee codes ingegeven worden: 1. het nummer van de kas waarbij de klant aangesloten is (een eigen sonet nummering) 2. het nummer van aansluiting Burgerlijke Aansprakelijkheid Kinderbijslagfonds Vakantiekas Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk Wetsverzekering Arbeiders Wetsverzekering Bedienden Groepsverzekering Belastingskantoor Verzekeringsmakelaar Gewestelijk RVA kantoor Verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid voor de werkgever. Niet verplicht. Aansluiting verplicht vanaf de eerste werknemer. Informatief Aansluiting verplicht vanaf de eerste werknemer. Verplicht bij indiensttreding eerste werknemer. De verzekeraar moet eerst beschikken over het voorlopig rsz nr, voordat het polisnr toegekend kan worden. Vrije keuze van werkgever. Belangrijk voor aangifte 274 en factuur BV. Hier kan enkel een referentienummer ingegeven worden. Het ontvangstkantoor en de gewestelijke directie kan je terugvinden in de kassen. Informatief. Van belang bij het aanvragen van economische 8 Deze gegevens kan je niet wijzigen en worden met de standaard informatie geleverd. Voor eventuele wijzigingen moet er met de dossierbeheerder van SAP contact genomen worden. www.prato.be 8/14
Fonds Bestaanszekerheid Fonds Bestaanszekerheid II Boekhoudkantoor Bank1 werkloosheid. Metaal OF PDOK (aangifte aan fondsen bestaanszekerheid). FTML (Fonds Tewerkstelling Metaal Limburg). Informatief (kan interessant zijn voor de sociale balans). Specifieke procedure voor banken die nog niet elektronisch gekoppeld zijn. 1.2.2.4. Tabblad BETALINGEN 9 Toont een overzicht van de verschillende betalingsmogelijkheden. Bankrelatie Betaling Via (voorschotten en lonen) Domiciliëring BV Domiciliëring RSZ Domiciliëring Voorschotten RSZ Domiciliëring Horeca Domiciliëring Loonbeslag Domiciliëring Factuur Mogelijkheden: M (betalingen via domiciliëring) L (lijst naar de werkgever, de klant betaalt zelf) F (domiciliëring per fax) B (niets gebeuren, de werkgever betaalt zelf) P (niet van toepassing) Code mogelijkheden D (domiciliëring) Blanco (niets gebeuren) S (sociaal secretariaat) B (werkgever betaalt zelf) X invullen als het gaat om een klant die niet verplicht is RSZ voorschotten te betalen. Een jaarlijks voorschot van de eindejaarspremie, bedraagt x% van het brutoloon. F (fax) P (lijst bank) L (lijst werkgever M (modem) Rechtstreeks F (fax) P (lijst bank) L (lijst werkgever M (modem) Rechtstreeks Domiciliëringsnummer van de bank hier 9 Deze gegevens kan je niet wijzigen en worden met de standaard informatie geleverd. Voor eventuele wijzigingen moet er met de dossierbeheerder van SAP contact genomen worden. www.prato.be 9/14
Loonbriefje Uurtarief Extra Documenten Service Abonnement per Maand invullen. Zoals verschijnt op de factuur. Aanrekening gebeurt per loonberekening en niet per loonbriefje. Verwijzing naar de rubriek Loonformules. In deze rubriek kunnen meerdere aangemaakt worden en kan een historiek opgebouwd worden. Een toeslag bovenop de prijs van het loonbriefje voor extra service met veel activiteiten en documenten binnen het wettelijke verplichte kader inbegrepen. Terug te vinden op de offerte. 1.2.2.5. Tabblad EXTRA INFO 10 In dit tabblad wordt allerlei Extra klantinfo bijgehouden. In dit tabblad kunnen op werkgeversniveau extra formules aangemaakt worden. Deze zorgen ervoor dat een aantal handelingen automatisch kunnen verlopen. 1.2.2.5.1. Code, omschrijving, waarde, omschrijving, volgorde, geldig van, geldig tot Uit elke code kan,indien aanwezig, nog een subcode (waarde) gekozen worden die geldig is van een zelf in te geven datum tot een zelf te bepalen datum. Deze geldigheid zorgt ervoor dat je per gekozen code een historiek kan opbouwen in het systeem en op elk ogenblik kan opvragen welke code wanneer geldig was. Zowel de geldig van als geldig tot datum dienen te voldoen aan enkele ingave-regels. De geldig van datum van een bepaalde code kan niet midden in een bepaalde maand zijn, maar dient steeds de 1 e van de maand te zijn. De geldig tot datum van een bepaalde code dient steeds de laatste dag van de maand te zijn. 1.2.2.5.2. Ander overzicht Het bijhouden van alle extra info met diens verloop zorgt voor een overzichtelijke historiek. Een duidelijk overzicht van deze historiek zie je als je op de knop ANDER OVERZICHT klikt. Let wel dat je de correcte begindatum ingeeft in het veld Van Actieve datum. Standaard wordt de systeemdatum in dit veld geplaatst en zal je weinig van de historiek kunnen zien. Volgende codemogelijkheden zijn aanwezig: 10 Deze gegevens worden gebruikt en beheerd door de dossierbeheerder bij SAP. www.prato.be 10/14
1.2.2.5.3. Loonformule niet importeren (code 1000) Wanneer deze code geactiveerd is, betekent dit dat SAP met loonformules hier gedefinieerd geen rekening zal houden bij de import. Bijvoorbeeld als de klant zelf de voorschotten beheert en hier dus geen import van dient te gebeuren. 1.2.2.5.4. Sortering loonbriefjes (code 1008) Het is mogelijk de loonbriefjes te laten sorteren op: sectie/werknemernummer werknemernaam kostenplaats/sectie/werknemernummer sectie/werknemernaam teamleader/sectie/werknemernummer kostenplaats/werknemernaam werkgevernaam/afdeling/werknemernaam 1.2.2.5.5. Druk totaal loon/wedde op loonbrief (code 1025) De mogelijkheid bestaat om de totale loonkost op het loonbriefje te drukken. Dit is specifiek naar arbeiders toe voorzien. Je kan zo het standaard loon (wedde) van een arbeider zien met daarbovenop alle extra premies, zoals anciënniteit, verantwoordelijkheid,. Samen vormen deze het totale loon van de arbeider. 1.2.2.5.6. Druk anciënniteitdatum op loonbriefje (code 1026) Belangrijk om weten is dat deze anciënniteitdata ook op sectie- en werknemerniveau vastgelegd kunnen worden. Er kan een keuze gemaakt worden tussen volgende mogelijkheden: Geen anciënniteitdatum, enkel datum in dienst Enkel de anciënniteitdatum drukken, geen datum in dienst Datum in dienst en anciënniteitdatum drukken 1.2.2.5.7. Andere codes die kunnen ingegeven worden: WG010: voorschot op dag WG011: type voorschot WG012: banklijst voorschot e-mailen WG013: export BH overzicht WG014: 4-codes apart bij export BH overzicht WG015: bedrijfscode belcotax WG016: e-sonet klant WG018: C.3.2 werkgever WG019: BH overzicht status 0 en 1 apart afdrukken WG021: looncategorie op loonbrief WG022: functieanciënniteit op loonbrief WG023: afdruk pro-forma RSZ-nota s WG024: BH-overzicht drukken bij RSZ vst factuur WG025: sortering loonjournaal WG026: referentietabellen mee exporteren met de lonen WG027: aanpassen loonformules WGFTP: lonen e-mailen + op FTP zetten 1.2.2.6. Tabblad DIMONA 1.2.2.7. Tabblad RSZ INFO 1.2.2.8. Tabblad COMMUNICATIE www.prato.be 11/14
In dit tabblad kan je alle mogelijke coördinaten betreffende communicatie vermelden, namelijk: beeper, email, fax, gsm, modem, telefoon en webpagina. Door eenvoudigweg te dubbelklikken op een emailadres, wordt automatisch een nieuw mailbericht in outlook geopend. Je kan eveneens makkelijk coördinaten overhalen van sonet naar een ander pakket via copy (ctrl+c) en paste (ctrl+v). Het subtype (standaard, privé) kan nog verder gedefinieerd worden, maar heeft momenteel een lauter informatieve betekenis. 1.2.2.9. Knop MAALTIJDCHEQUES In dit scherm kan je parameters definiëren voor het automatisch bestellen van maaltijdcheques. Leverancier Contractnummer Betaling door SAP Bijdrage WG Bedrag MC Munt Taal Tekst op verdeellijst Tekst schudblad / MC Sodexho of ticketrestaurant. Contractnummer is uniek. Enkel indien per werkgever één maaltijdchequebedrag geldt. Indien het om een variabel bedrag gaat, dan verwijzen we naar de loonformules. In dit veldje steeds de standaardwaarden ingeven en variabelen doorgeven aan SAP. Totale chequewaarde. Valuta. Nederlands, Frans Bij het bestellen van de maaltijdcheques wordt een lijst meegeleverd. Deze lijst bevat interne informatie om het bestelbestand van sodexho of het ticketrestaurant aan te maken. De sortering van de maaltijdcheques kunnen we bepalen via de loonformules. De tekst die moet verschijnen op het schudblad en op de maaltijdcheque zelf. www.prato.be 12/14
1.2.2.10. Knop AANTALLEN 1.2.2.11. Knop INFO Dit scherm biedt de mogelijkheid voor de dossierbeheerder om vrije tekst te noteren. 1.2.2.12. Knop FIRMAWAGENS Achter deze knop schuilt een module voor het beheren van bedrijfsvoertuigen. Dit scherm kan zowel vanuit de werkgeversfiche als vanuit de werknemersfiche geopend worden. Het eerste scherm waar je in terecht komt, toont een overzicht van alle firmawagens. Door te dubbelklikken op één van de firmawagens, kom je terecht in het detailscherm. Dit ziet er als volgt uit: Het scherm bestaat uit twee delen: www.prato.be 13/14
Bovenaan wordt in detail de geselecteerde koppeling firmawagen/werknemer weergegeven en beneden wordt een lijst van alle beschikbare firmawagens binnen het bedrijf getoond. Bij het aanmaken van een nieuwe koppeling kan je door te dubbelklikken in deze lijst een firmawagen selecteren. Gegevens worden dan uit de lijst gekopieerd naar het detailgedeelte en kunnen daar verder aangepast/aangevuld worden. Volgende info wordt momenteel bijgehouden: Merk, model, bouwjaar Brandstoftype Nummerplaat CO 2 emissie Fiscale PK Afstand woonwerk In gebruikname Einde gebruik Geldig van loonperiode Geldig tot loonperiode Commentaar Deze 3 gegevens zijn van belang voor het bepalen van de RSZ werkgeversbijdrage/rsz-aangifte. Indien een van deze gegevens niet is ingevuld, kan er geen aangifte DMFA gebeuren, wordt niet aanvaard. Voor het bepalen van de werknemersbijdrage, de fiche 281. Effectieve data waarop het bedrijfsvoertuig in gebruik genomen is. Data waartussen rekening gehouden moet worden met de loonberekening. Maw indien iemand uit dienst gaat, dient hier een einddatum ingegeven te worden. Zoniet, wordt de patronale RSZ op de wagen gewoon verder berekend en aangegeven aan de RSZ. Vrij te gebruiken invoerveld. www.prato.be 14/14