RICHTLIJN VOOR EEN INVENTARISATIEFORMULIER TER BEPALING VAN HET PENSIOENKLANTPROFIEL VAN EEN ONDERNEMING VOOR EEN PENSIOENREGELING T.B.V. ÉÉN OF MEERDERE WERKNEMERS Disclaimer: Dit inventarisatieformulier geeft de adviseur een richtlijn in het opstellen van een klantprofiel dat voldoet aan wettelijke eisen. Het formulier kan worden ingezet tijdens intake- en adviesgesprekken met de werkgever. Het formulier biedt een ruggesteun bij deze gesprekken. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat dit document een volledige intake overbodig maakt. Deze richtlijn voor een inventarisatieformulier is door WfD-werkgroep van de Kring van Pensioenspecialisten opgesteld mede aan de hand van de input van de aanwezigen tijdens de WfD-workshop voor pensioenconsultants dd 13 juni 2006. 1
ONDERDEEL 1: BEDRIJFSPROFIEL VAN DE WERKGEVER 1.1 Algemene bedrijfsgegevens NAW-gegevens Bedrijfsnaam, adres en andere contactgegevens. Werkgeversvertegenwoordiger pensioenzaken: Naam en contactgegevens Juridisch bevoegde werkgeversvertegenwoordiger: Naam en contactgegevens Let op: controleer dit aan de hand van het uittreksel KvK Werknemersvertegenwoordiger(s): Naam en contactgegevens Loonbelastinggegevens: Loonbelastingnummer en contactgegevens loonbelastinginspecteur Andere zakelijk adviseurs (bijvoorbeeld accountant, belastingadviseur): Naam en contactgegevens 1.2 Bedrijfsstructuur: Organogram Aantal locaties van de werkgever 2
1.3 Bedrijfsactiviteiten Branche: Omschrijving belangrijkste activiteiten: Verplichte deelname bedrijfs- of beroepspensioenregeling, CAO van toepassing? Gemiddelde jaarlijkse omzet: Toekomstverwachtingen m.b.t omzet: Hoeveel werknemers zijn er werkzaam: 1.4 Huidige pensioentoezegging Inventarisatie op hoofdlijnen van bestaande regeling: Opvragen huidige regeling, zie onderdeel 6. Inventarisatie op hoofdlijnen van bestaande verzekeringsovereenkomst Opvragen verzekeringsovereenkomst, zie onderdeel 6. 3
ONDERDEEL 2: ADVIESOPDRACHT EN NADERE DOELSTELLINGEN VAN DE WERKGEVER (Daar waar mogelijk zo concreet mogelijk de doelstellingen van de werkgever aangeven). Omschrijving adviesopdracht, bijvoorbeeld: o Aanpassing pensioenregeling aan wet- en regelgeving; o Harmoniseren van de binnen het bedrijf bestaande pensioenregelingen; o Omvang van de pensioenlasten ten opzichte van de loonsom verlagen (in deze situatie aangeven met welk percentage de werkgever de pensioenlasten ten opzichte van de loonsom wil verlagen); o Anders, te weten. Onderzoek naar nadere doelstellingen werkgever, bijvoorbeeld: o Werkgever vindt het belangrijk dat o de werknemers goed verzorgd worden bij arbeidsongeschiktheid en ouderdom, en o de nabestaanden van de werknemers bij hun overlijden; o De werkgever vindt de verzorgingsgedachte minder belangrijk maar ziet pensioen als één van de beloningselementen van de werknemer; o De werkgever vindt dat de werknemer zelf verantwoordelijkheid moet kunnen nemen over de wijze waarop de voor pensioen gereserveerde gelden worden belegd; o De werkgever vindt het belangrijk dat de pensioenregeling concurrerend is in de markt; o Andere doelstellingen, te weten.. Let op: het kan zijn dat verschillende doelstellingen van de werkgever conflicteren! In dat geval is het noodzakelijk verder door te vragen om na te gaan bij welke doelstellingen de werkgever de prioriteit legt. 4
ONDERDEEL 3: FINANCIËLE POSITIE VAN DE WERKGEVER Welk budget heeft de werkgever beschikbaar voor pensioenlasten uitgedrukt in een percentage van de loonsom? Is het voor de werkgever acceptabel dat zijn eigen vermogenspositie kan variëren als gevolg van Richtlijn 271/IFRS Let op: budgetten ondersteunen door bijvoorbeeld jaarstukken of een verklaring van de accountant bij twijfel over de financiële draagkracht van het bedrijf Overzicht personeelsbestand: o Aantal personeelsleden full-time: o Aantal personeelsleden part-time: o Opbouw personeelsleden naar leeftijdscategorie: o Opbouw personeelsleden naar geslacht: o Opleidings- of denkniveau personeel: o Salarisgebouw en carrièrepatroon; o Gemiddeld verloop personeelsbestand. o Toekomstverwachtingen m.b.t. arbeidsplaatsen: Prognose ontwikkeling pensioenlasten over te kiezen periode. Huidige pensioenregeling: wat zijn de huidige pensioenlasten? 5
ONDERDEEL 4: RISICOBEREIDHEID VAN DE WERKGEVER Is de werkgever bereid het risico te dragen van stijging van de pensioenlasten als gevolg van rente- of tariefsstijgingen? Is de werkgever bereid het risico te dragen van stijging van de pensioenlasten als gevolg van het carrièrepatroon van de werknemers? Is de werkgever bereid het risico te dragen van stijging van de pensioenlasten als gevolg van indexatie van de pensioenrechten? Is de werkgever bereid het risico te dragen van fiscale of civielrechtelijke claims bij bepalingen in de pensioenregeling waarover geen fiscale of civielrechtelijke zekerheden kunnen worden verkregen? In hoeverre is de werkgever bereid affinancieringsrisico s te lopen bij overname van een pensioenregeling van een ander bedrijf? Wat is de risicobereidheid van de werkgever ten aanzien van de beleggingen van de pensioenregeling, o In de situatie dat de werkgever het beleggingsrisico loopt. Denk daarbij aan situaties waarin de door de werkgever betaalde premies en koopsommen geheel of gedeeltelijk belegd worden, zoals garantiecontracten met gedeeltelijke beleggingsvrijheid en gesepareerde beleggingsdepots. o In de situatie dat de werknemer het beleggingsrisico loopt. Denk daarbij aan de premieovereenkomsten met beleggingsvrijheid. Is de werkgever in zo n situatie bereid om de werknemer beleggingsvrijheid te geven of is de uitvoerder verantwoordelijk voor de beleggingen? 6
ONDERDEEL 5: KENNIS EN ERVARING Heeft de werkgever al eerder begeleiding gekregen van een pensioenadviseur over de pensioenregeling? Heeft de werkgever eerder een pensioenregeling geïntroduceerd en/of gewijzigd? Is de werkgever bekend met het proces dat moet worden doorlopen om een regeling te implementeren of te wijzigen, met name als het gaat om communicatie met de werknemers, de informatievoorziening en het verkrijgen van instemming van het personeel met de wijzigingen? Is de werkgever bekend met de verschillende verzekeringsproducten waarin een pensioenregeling kan worden uitgevoerd? Is de werkgever bekend met het offertetraject van een pensioenuitvoerder? Heeft de werkgever al eens eerder een pensioenuitvoerder moeten selecteren? In hoeverre is de werkgever op de hoogte van pensioenontwikkelingen op o Fiscaal gebied? o Juridisch gebied (Pensioenwet, Gelijke Behandeling etc)? Is de werkgever bekend met de financiële en juridische consequenties van de diverse pensioensystemen (uitkerings-, kapitaal- en/of premieovereenkomst)? Let op: in beginsel treedt u op als adviseur van de werkgever. Indien u persoonlijke adviesgesprekken voert met individuele werknemers kan er een belangenconflict ontstaan. Meldt daarom altijd dat u optreedt namens de werkgever én met toestemming van de werkgever om dit belangenconflict te vermijden. 7
ONDERDEEL 6: BENODIGDE DOSSIERSTUKKEN Uittreksel Kamer van Koophandel Huidige pensioenregeling (-en) Zowel pensioenreglementen als individuele pensioenbrieven Huidige verzekeringsovereenkomst(-en) Zowel de contracten als de bijlage(-). Denk daarbij ook aan mantelovereenkomsten, individuele pensioenovereenkomsten en voorwaarden van verzekering. Jaarrekening Uitdraai personeelsbestand Kopie laatst afgegeven verzekeringsbewijs van (maatmens-)groep. Machtiging Pensioenpassages in arbeidsovereenkomsten, huishoudelijk reglementen e.d. CAO-boekje Andere stukken, te weten Let op: voor alle hierboven genoemde items geldt dat deze concreet, voor iedereen duidelijk en niet voor tweëerlei uitleg vatbaar mogen zijn. 8