Werkzaamheden In deze paragraaf worden de verschillende werkzaamheden beschreven die nodig zijn bij de implementatie en de ondersteuning van VRE s. Binnen de UBL zijn de volgende betrokken bij het leveren van de dienst rond VRE s: - Vakreferenten (VR) - Functioneel beheerder 1 (FB1) - Webmaster (WM) - VRE Programma Manager (PM) De persoon die de hoofdverantwoordelijkheid draagt voor een specifieke taak wordt aangeduid met een asterisk. Acquisitie Benodigheden Binnen de UBL worden er verschillende activiteiten georganiseerd die moeten leiden tot meer bekendheid van het VRE-programma. Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om het organiseren van informatiebijeenkomsten. In het kader van Faculty Liasion kunnen onderzoekers die recentelijk een subsidie hebben ontvangen voor een nieuw project ook actief worden benaderd met de vraag of zij belangstelling hebben voor een VRE. Overzicht van beoordelingscriteria VR*, FB1 Intake Als een onderzoeksgroep heft aangegeven dat er belangstelling bestaat voor een VRE wordt er een intakegesprek ingepland. In bepaalde gevallen kan een team direct om een VRE vragen. In andere gevallen hebben onderzoekers tijdens gesprekken in het kader van de Faculty Liaison aangegeven dat zij bepaalde problemen ondervinden waarvoor een VRE mogelijk een oplossing kan bieden. Tijdens de intake wordt er een semi-gestructureerd interview gehouden, aan de hand van een vragenlijst. In bepaalde gevallen kan het nuttig zijn om gebruik te maken van een demonstratieportal. De intake heeft twee hoofddoelen: (1) vaststellen of een VRE inderdaad een oplossinging biedt voor de problemen die de onderzoekers beschrijven en (2), wanneer dit zo is, een overzicht maken van de functionele eisen van de
onderzoekers. Benodigheden Vragenlijst, template voor functionele eisen, demonstratieportal Verslag van de meeting met overzicht van functionele eisen. De eisen worden geprioriteerd. VR*, FB1 Aanvraag nieuwe VRE en beoordeling Het verslag van het intake-gesprek voorgelegd aan de VRE-programma manager. Door het sectorhoofd wordt vervolgens een beslissing genomen over de vraag of de VRE mag worden aangemaakt. Hierbij kan er gebruik worden gemaakt van een vooraf opgestelde lijst met criteria. De onderzoekers ontvangen in alle gevallen informatie over de uitslag van de beoordeling Verslag intake-gesprek; Lijst met selectiecriteria GO / NO GO voor VRE PM*, VR Planning Bij een positief besluit van de programmamanager wordt de implementatie van de nieuwe VRE ingepland. Met de betrokken onderzoeksgroep worden de verwachtingen t.a.z. van de duur van de testfase besproken. De planning wordt afgestemd met de functioneel beheerders. De lijst met functionele eisen wordt opnieuw beoordeeld, en, indien nodig, bijgesteld. Er worden hiernaast afspraken gemaakt over de naam van de VRE, de gewenste URL, en de communicatie tussen de onderzoeksgroep en de UBL. De vakreferent heeft in deze fase vooral een coördinerende rol. Definitieve lijst met functionele eisen; gecommuniceerde deadlines voor in productiename. VR*, FB1, WM Aanmaak nieuwe VRE De FB2 dient bij het ISSC een verzoek in voor de aanmaak van een nieuwe VRE
Naam van de VRE; Gewenste URL; E-mailadres van de VRE-coordinator. SharePoint Team-Site Configuratie De nieuwe VRE wordt geconfigureerd aan de hand van het eerder opgestelde pakket van eisen. Wanneer de lijst is geprioriteerd volgens het MoSCoW principe moeten in ieder geval de functionaliteiten die code M en S hebben gekregen worden gerealiseerd. Alle teamleden moeten eveneens in de omgeving worden geauthoriseerd. Overzicht functionele eisen SharePoint Team-Site Demonstratiesessie Er wordt een sessie georganiseerd waarbij de belangrijkste functionaliteiten worden uitgelegd via een praktische demonstratie. Idealiter is het voltallige onderzoeksteam aanwezig. Tijdens de bijeenkomst geeft de vakreferent normaal gesproken uitleg over de inhoudelijke aspecten en over de inbedding in het onderzoeksproces, en geeft de functioneel beheerder een demonstratie van de technische aspecten van de VRE. Standaardpresentatie; draaiboek voor demonstratiesessie Indien van toepassing: lijst met afspraken die voortkomen uit demonstratiesessie VR*; FB1 Testen De onderzoekers testen de VRE, en werken aan een goede structuur voor hun documenten en onderzoeksdata. De onderzoekers ontvangen tijdens deze periode ondersteuning van de vakreferent en de functioneel beheerder 1. Indien nodig worden er aanvullende configuratie- of ontwikkelwerkzaamheden
uitgevoerd door de webmaster. De functioneel beheerder 1 fungeert tijdens deze fase als het eerste aanspreekpunt. De vakreferent wordt zo veel mogelijk op de hoogte gehouden van de resultaten van het testen Kort verslag van testfase ; FB1; VR Inhoudelijk begeleiding tijdens het onderzoeksproject Na de afronding van de testfase kan de VRE ook daadwerkelijk worden ingezet voor het onderzoeksproject. Tijdens het gebruik van de VRE kunnen er nog extra vragen opkomen. Vanuit de UBL wordt er tijdens het gehele onderzoeksproject ondersteuning geboden. De Functioneel Beheerder 1 is ook in deze fase het eerste aanspreekpunt. FB1*; WM; VR Aanvullende configuratie Wanneer er bepaalde problemen aan het licht komen, of wanneer er nieuwe functionele eisen worden geformuleerd kan dit leiden tot nieuwe configuratiewerkzaamheden. Deze worden, in overleg met de vakreferent en onderzoekers uitgevoerd door de webmaster. Wanneer er ingrijpende ontwikkelwerkzaamheden nodig zijn moet dit worden overlegd met de programma-manager. ; FB1; VR Migratie naar data-archief Bij het einde van het onderzoeksproject kan worden besloten om de inhoud van bepaalde document libraries te archiveren en om deze beschikbaar te stellen aan vakgenoten. Er is een standaardmethodiek ontwikkeld voor de overzetting van bestanden naar DANS. Onderzoekers kunnen bestanden zelfstandig archiveren. De Functioneel Beheerder 2 biedt ondersteuning bij eventuele problemen. Vakreferenten kunnen hiernaast adviseren over wat wel en wat niet moet worden gearchiveerd, Gearchiveerde bestanden
VR*, WM Verwijderen VRE Als de inhoud van de VRE is veiliggesteld kan de VRE worden verwijderd. De FB2 dient bij het ISSC een aanvraag in om de VRE te verwijderen. Het onderzoeksteam wordt over de gehele gang van zaken goed geïnformeerd. Verwijderde VRE De genoemde stappen worden kort samengevat in het onderstaande diagram. Afbeelding 1. VRE levenscyclus.