Stappenplan kostenverdeelmodel Inleiding Een kostenverdeelmodel herverdeelt kosten binnen een organisatie. In het opstellen van een kostenverdeelmodel zijn diverse stappen te onderscheiden. Dit onderdeel beschrijft in hoofdlijnen die stappen. Stap 1: Bepalen van de doelstelling van het kostenverdeelmodel. Het uiteindelijke doel dat met het kostenverdeelmodel bereikt moet worden, bepaalt de omvang en complexiteit van het kostenverdeelmodel. Doelstellingen van een kostenverdeelmodel in de private sector zijn onder andere: - bepalen van de kostprijs ten behoeve van prijstelling - transfer pricing (kostprijs van onderling geleverde producten) - kostenbeheersing, kostenreductie Het accent bij dergelijke organisaties ligt vaak op interne sturing. In organisaties met een maatschappelijke doelstelling komt men vaak de volgende doelstellingen van een kostenverdeelmodel tegen: - verantwoording van bestede middelen - verschaffen van inzicht in de opbouw van tarieven Het accent ligt hier vaak op externe verantwoording. Bij veel goededoelenorganisaties is het kostenverdeelmodel in eerste instantie een manier om zich te verantwoorden voor uitvoeringskosten van de eigen organisatie, inclusief de tarieven die men op projecten in rekening brengt. Daarnaast wordt het verdeelmodel gebruikt om de verhouding kosten en baten van fondsenwerving te verantwoorden. Ook kostenbeheersing en misschien kostenreductie zijn doelstellingen die bij steeds meer goededoelenorganisaties gaan spelen. Vooral bij de gestandaardiseerde processen gaat steeds vaker het efficiëntievraagstuk spelen. Als alleen informatie nodig is ten behoeve van de externe verantwoording kan volstaan worden met
het bouwen van een kostenmodel tot op het niveau van op kostenplaats of afdelingsniveau. Als met behulp van het model in organisatie effectief op kosten gestuurd moet worden is een kostenmodel tot op het niveau van processen en activiteiten nodig. Met name voor kostenbeheersing is een gedetailleerder kostenverdeelmodel nodig. Het model moet dynamisch van aard zijn, inzicht in kostenveroorzakers geven en bijsturing mogelijk maken. Stap 2: Bepalen van de uitgangspunten Om te voorkomen dat tijdens het opstellen van het kostenverdeelmodel onduidelijkheden ontstaan is het goed om vooraf een aantal uitgangspunten te definiëren waaraan het model moet voldoen. Voorbeelden zijn: - Vormt het budget de input van het model of de realisaties van vorig jaar? - Welke volgorde van kostenverdeling wordt aangehouden? Ondersteunende afdelingen kunnen direct naar primaire afdelingen doorbelasten of er kan voor gekozen worden dat ook ondersteunende afdelingen elkaar eerst doorbelasten, voordat ze de primaire afdelingen doorbelasten. - Wordt bij het toerekenen van de gewerkte uren gewerkt met inschattingen, steekproeven of tijdschrijfgegevens? - Zijn er kosten of afdelingen die buiten het model worden gehouden? - Voor welke kosten worden generieke sleutels (zoals aantal fte s per afdeling of aantal gebruikte werkplekken) gebruikt en waar wordt per activiteit een specifieke sleutel gebruikt. Met een specifieke sleutel per activiteit wordt bedoeld dat de bijvoorbeeld de afdeling HRM meerdere tarieven hanteert: per geworven personeelslid, per geadministreerd personeelslid, of per uitdiensttreding. Stap 3: Bepalen verdeelsleutels Voordat de verdeelsleutels bepaald gaan worden zullen eerst de beschikbare basisgegevens verzameld moeten worden: - Financiële gegevens - FTE per afdeling - Vierkante meters, werkplekken, pc s per werkplek - Activiteiten per afdeling Het bepalen van de verdeelsleutels hangt af van het doel dat met het kostenverdeelmodel gediend wordt. De figuur onder stap 1 maakt duidelijk dat gedetailleerder informatie nodig is als het kostenverdeelmodel een middel voor interne sturing is. In de praktijk wordt voor verantwoordings-
doeleinden vaak een eenvoudig model gebruikt. De controller is veelal eigenaar van het model en vraagt alleen input van afdelingen als daar noodzaak voor is. De vraag: hoe moeten kosten verdeeld worden? staat dan centraal. Als het kostenverdeelmodel een middel tot sturing wordtdan zullen nog aanvullende vragen moeten worden beantwoord: - Waardoor worden de kosten veroorzaakt? - Waarom worden de activiteiten uitgevoerd die deze kosten veroorzaken? - Welke activiteiten zijn echt nodig? Wie vraagt om deze activiteiten? - Worden de activiteiten efficiënt uitgevoerd? - Etc. Om bovenstaande vragen te kunnen beantwoorden zal informatie verzameld moeten worden over de processen die zich per afdeling afspelen. Vaak zal het opstellen van een kostenverdeelmodel dan in samenspraak met de afdelingen plaatsvinden. De regisseur is dan nog steeds de controller, verantwoordelijk voor de verdeelsleutels zijn dan de diverse managers in het proces. Het kostenverdeelmodel levert dan niet alleen verantwoordingsinformatie maar biedt ook inzicht in de kosten van de activiteiten of de processen. Met dit inzicht op proces of activiteitniveau kan direct Directie HRM Facilitair bedrijf Fondsenwerving Voorlichting en preventie Projecten Onderzoek Marketing & F&A ICT communicatie Staf: onderling doorbelasten? 25% 75% Werkplekken Vierkante Verdeling bepalen via meters schattingen of tijdsregistratie? FTE
Budget in opdracht van Change-up bijgestuurd worden, dit in tegenstelling tot wanneer alleen informatie op kostenplaats of afdelingsniveau beschikbaar is. Een voorbeeld: De afdeling marketing en communicatie verricht activiteiten, zoals het opstellen van een brochure, het uitgeven van een persbericht of het organiseren van een tv-show voor het werven van donateurs. Dit doet zij voor de afdeling voorlichting & preventie en voor de afdeling fondsenwerving. Voor verantwoordingdoeleinden is het feitelijk alleen belangrijk wat de afdeling marketing en communicatie in totaal aan voorlichting heeft gedaan en wat aan fondsenwerving. Een totaalverdeling van 80% voorlichting en 20% fondsenwerving voor de kosten van de afdeling zou dan voldoende zijn. Om te bepalen of de activiteiten ook efficiënt zijn uitgevoerd, is informatie over de deelactiviteiten (of projecten) nodig. Dan wordt ook duidelijk of een bepaalde dienst vanuit kostenoogpunt bijvoorbeeld niet efficiënter uitgevoerd kan worden of wellicht beter uitbesteedt kan worden. Stap 4: Doorrekenen en analyse Als de benodigde informatie beschikbaar is dan kunnen de gegevens in spreadsheet of een kostprijstool ingebracht worden en komt de informatie beschikbaar die nodig is om verantwoording af te leggen of om te sturen. Bij een verantwoordingsmodel wordt snel duidelijk wat het percentage uitvoeringskosten eigen organisatie of dat men al dan niet onder de 25%-norm voor kosten eigen fondsenwerving blijft. Een sturingsmodel levert deze informatie ook. Maar dan zal niet alleen bepaald kunnen worden wat de kostenpercentages zijn maar ook waarom de percentages zijn zoals ze zijn. Een verschil met vorige jaren zal dan uitwijzen waarom de kosten bijvoorbeeld gestegen zijn: - Het administratieve proces is ingewikkelder geworden en heeft tot een verhoogde doorbelasting van de afdeling financiën geleid; - Er is meer doorbelast per ICT werkplek vanwege het nieuwe CRM systeem; - De directie heeft meer tijd gestoken in fondsenwervende activiteiten en er is dus meer doorbelast; Bij veel organisaties wordt het kostenverdeelmodel in een spreadsheet gebouwd. De voordelen
liggen voor de hand: lage kosten en flexibel in gebruik. Nadelen zijn echter dat er geen standaard rapportages aanwezig zijn en de foutgevoeligheid. Ook versterkt het gebruik van een spreadsheet het black box gevoel of het gevoel van geen invloed hebben van de afdelingsmanagers op de kostentoerekening vanwege de ondoorzichtigheid. Specifieke kostprijs software is duurder dan het werken met spreadsheets. Daarentegen beschikken dergelijke tools vaak uitgebreide rapportage en analyse mogelijkheden. Tevens zijn in dergelijke tools mogelijkheden tot documentatie ingebouwd: bijvoorbeeld met welke reden voor een bepaalde verdeling wordt gekozen. Grafische mogelijkheden maken dit vaak ook voor buitenstaanders zoals afdelingsmanagers goed zichtbaar. Stap 5: Documenteren Om de consistentie van een kostenverdeelmodel te bewaken is het vastleggen van gebruikte argumenten voor verdeelsleutels, hulpberekeningen of gebruikte inputbestanden tijdens een kostenverdeling van groot belang. Het zou niet de eerste keer zijn dat een kostenverdeling van jaar tot jaar verschillend uitpakt alleen omdat niet meer bekend is wat de basis voor een bepaalde verdeelsleutel was. in opdracht van Change-up Tot slot Een goed kostenverdeelmodel levert de organisatie de inzichten en de informatie die nodig zijn voor externe verantwoording en/of interne sturing. Het doorlopen van bovenstaande stappen en het nadrukkelijk stilstaan bij het doel en uitgangspunten van de kostenverdeling zal positief uitwerken op de kwaliteit en bruikbaarheid van het model.