Publisher Handleiding Websitebeheer Content Management Publicatie Datum: Oktober 2012 Aantal pagina s 24 Versie: 1.8 Doelgroep: Content beheerders
Inhoudsopgave 1 Introductie... 2 2 Aan de slag... 3 2.1 Het opstarten van de applicatie... 3 2.2 WebHare Applicaties... 3 2.3 De Publisher applicatie... 3 2.4 Maptypes... 5 2.5 Beschermde mappen en bestanden... 6 2.6 Bestandstypes... 6 2.7 Voorkeuren... 9 3 Acties... 11 3.1 Bestanden beheren... 11 3.2 Mappen beheren... 17 3.3 Publicatie... 20 Additionele informatie... 23 Publisher - Inhoudsopgave
1 Introductie De Publisher applicatie biedt u een gebruiksvriendelijke omgeving voor het beheren van uw informatie. Met behulp van sites, mappen en bestanden kunt u uw informatie publiceren naar Internet-, extranet- of intranetsites. Een actuele en verzorgde website was nog nooit zo gemakkelijk Het WebHare systeem bouwt uw (Internet)site automatisch op basis van opmaakprofielen en sjablonen (het design of de opmaak) en de inhoud van de website (de content). Deze inhoud wordt gevormd door de documenten- en mappenstructuur die u zelf kunt beheren. Ook kunt u de documenten en mappen voorzien van extra informatie (de eigenschappen van het bestand, de zogenaamde metadata) die kan worden gebruikt in de website. In deze handleiding wordt duidelijk gemaakt hoe dit alles in zijn werk gaat. We gaan hierbij uit van een aanwezige site met voltooide opmaak. In uw website kunt u diverse soorten bestanden plaatsen. Enkele van deze bestandtypes, zoals plaatjes, audiobestanden en animaties, zullen zonder verdere bewerking door WebHare gepubliceerd worden. Andere bestanden, zoals Worddocumenten en HTML bestanden, kunnen door WebHare bewerkt worden voordat ze gepubliceerd worden. Bij deze bewerking worden de Worddocumenten automatisch vertaald naar HTML bestanden en aangepast aan de opmaak van de site. Deze handleiding is bedoeld voor iedere WebHare gebruiker die informatie wil beheren en publiceren. In deze handleiding wordt niet verduidelijkt hoe u lees- en schrijfrechten op mappen en bestanden kunt instellen. Zie de gebruikersbeheer handleiding voor meer informatie over deze onderwerpen. Ook de handelingen die noodzakelijk zijn voor het inrichten van de website (zoals het aanmaken en plaatsen van de opmaakbestanden) worden niet in deze handleiding besproken. De in de handleiding opgenomen schermafbeeldingen gaan uit van de volgende gebruikerspecifieke instellingen: U bent ingelogd met site-eigenaar rechten U heeft de Nederlandse taal als voorkeur opgegeven U gebruikt de standaard skin Omdat de in deze handleiding opgenomen schermafbeeldingen en beschreven opties gebaseerd zijn op een gebruiker met site eigenaar rechten, zullen enkele van de opties niet, of niet exact hetzelfde, beschikbaar zijn voor gebruikers met andere rechten. In deze gevallen zullen de verschillen voor de relevante opties aangegeven worden. Publisher - Introductie 2
2 Aan de slag 2.1 Het opstarten van de applicatie Als u hebt ingelogd kunt u de applicatie vinden in het WebHare startmenu in de linkerbovenhoek van uw scherm. (Klik op het rennende haasje). Onder de optie Applicaties bevindt zich de applicatie genaamd Publisher. 2.2 WebHare Applicaties Deze applicatie maakt deel uit van de WebHare Application Portal en het Tollium framework. Dit framework biedt een gestandaardiseerde interactie voor de applicaties, net zoals Microsoft Windows dat voor desktopapplicaties doet. Als u niet bekend bent met WebHare applicaties raden wij aan de handleiding WebHare Applicaties door te nemen voor tips en advies. 2.3 De Publisher applicatie In deze paragraaf zal een algemene beschrijving worden gegeven van de applicatie. Hierdoor kunt u een indruk krijgen van de werking van het programma. De verschillende handelingen die noodzakelijk zijn worden in de volgende hoofdstukken uitgebreider besproken. De menubalk en de knoppenbalk Als u de applicatie gestart heeft vindt u boven in de applicatie de menubalk en de knoppenbalk. De menubalk bevat de onderdelen Publisher, Bestand, Bewerken en Ga naar. Hierin vindt u de mogelijke acties binnen de applicatie terug. Niet alle acties zijn voor alle gebruikers zichtbaar als zij ingelogd zijn, dit hangt af van de rechten van de gebruiker. Wanneer een actie in grijs weergegeven wordt is de actie (tijdelijk) niet mogelijk. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat eerst een element uit applicatie moet worden geselecteerd voordat de actie kan worden uitgevoerd. Zo zult u eerst een bestand of map moeten selecteren voordat u de actie Openen of Verwijderen kunt uitvoeren. Onder de menubalk staat de knoppenbalk, waarop u knoppen kunt vinden die de veelgebruikte acties uit het menu gemakkelijk bereikbaar maken. Ook hier worden de knoppen inactief voor acties die (tijdelijk) niet mogelijk zijn; de knoptekst wordt grijs en de afbeelding wordt in grijstinten weergegeven. Publisher - Aan de slag 3
Het hoofdscherm De rest van het scherm wordt in drie delen verdeeld. Op onderstaande afbeelding ziet u deze indeling. Aan de linkerkant wordt de mappenstructuur weergegeven. Hier vindt u de mappen en websites die op uw server zijn ingesteld. Als u een map of website selecteert, verschijnen in de lijst rechtsboven de mappen en bestanden die zich in de geselecteerde map of website bevinden. In deze lijst worden een aantal zaken weergegeven: De naam van het bestand of de map. De titel van het bestand of de map. Deze kan worden gebruikt in de navigatie van de website, als link naar dit document. De bestandsgrootte. De publicatiestatus, weergegeven door een pictogram. De datum en tijd van de laatste aanpassing. Indien u in de lijst rechtsboven een onderdeel selecteert dat met succes is gepubliceerd (weergegeven door een groen vinkje als pictogram) wordt in het voorbeeldscherm rechtsonder een voorbeeld (preview) van die webpagina getoond. De mappenstructuur en bestandenlijst werken op een manier die u wellicht bekend voorkomt, bijvoorbeeld van de Verkenner in Microsoft Windows. Zo kunt u meerdere bestanden selecteren door de control of shift toets ingedrukt te houden terwijl u op de bestanden klikt. Ook kunt u bestanden verslepen naar andere mappen (wanneer u daarbij de control toets ingedrukt houdt wordt het bestand gekopieerd in plaats van verplaatst). Tevens kunt u met de rechtermuisknop het contextmenu opvragen, zodat u snel een overzicht heeft van de mogelijke acties. Publisher - Aan de slag 4
Publicatiestatus In het bestandsoverzicht ziet u een kolom met pictogrammen die de publicatiestatus van de bestanden aangeven. Hieronder vindt u een overzicht van de mogelijke publicatiestatussen en de bijbehorende pictogrammen. Het pictogram aan de linkerkant wordt getoond als er geen taken zijn gepland voor het betreffende document. Het pictogram aan de rechterkant (met klokje) wordt getoond als er wel taken gepland zijn voor het document. Geslaagd Bezig Waarschuwing Fout Niet gepubliceerd Geen publicatie Het bestand is met succes gepubliceerd. Het bestand wordt op dit moment gepubliceerd. De lijst zal worden ververst Het bestand is gepubliceerd, maar met waarschuwingen Er is een fout opgetreden, het bestand is niet gepubliceerd. Het bestand wordt niet gepubliceerd Het bestand wordt niet gepubliceerd; er is geen uitvoerlocatie Direct vóór de bestandsnaam kan ook een pictogram worden weergegeven: Indexdocument Dit bestand is het indexdocument voor de huidige map. 2.4 Maptypes De Publisher applicatie kent verschillende soorten mappen. Hieronder ziet u de pictogrammen waaraan u de maptypen kunt herkennen. Daaronder worden de verschillende soorten mappen kort toegelicht. In het hoofdstuk Acties wordt het aanmaken, bewerken en verwijderen van mappen besproken. Standaardmap Fotoalbum Systeemmap Externe map Standaardmap Dit type map dat wordt het meest gebruikt. Een standaard map kan onderliggende mappen en bestanden bevatten. Standaard mappen worden meestal gebruikt om de verschillende onderdelen van uw website aan te maken. De mappen vormen dan de structuur waarover de content van uw site wordt verdeeld. Fotoalbum In dit type map kunt u foto s of andere afbeeldingen plaatsen. Hiervan worden automatisch pagina's met miniatuurweergaven gegenereerd, evenals pagina's waar een grotere versie van de afbeelding te zien is. Bij de eigenschappen van dit type map kunt u instellen hoeveel miniatuurweergaven u op één pagina wilt weergeven. Ook stelt u hier in hoe groot de miniatuurweergaven en de grote afbeeldingen in de website moeten zijn. Publisher - Aan de slag 5
Systeemmap Deze map wordt gebruikt om informatie in op te slaan die alleen door de webmaster(s) van de site onderhouden kan worden, zoals een forum, sitemap of gastenboek. Externe map Dit type map bevat bestanden en mappen die niet door WebHare beheerd worden. Als u één gedeelte van uw site wilt onderhouden met WebHare, en een ander gedeelte met een ander systeem, kunt u in WebHare een externe map aanmaken. Het andere systeem kan dan bestanden en mappen aanmaken in de externe map, zonder dat deze vanuit WebHare aangepast of verwijderd kunnen worden. 2.5 Beschermde mappen en bestanden Een bestand of map kan beschermd zijn. Dit kan door de website-ontwikkelaar zijn gedaan om een belangrijk onderdeel van de website te beschermen: bijvoorbeeld een nieuws- of archiefmap die niet mag worden gewijzigd. Een beschermde map of bestand kan niet worden hernoemd, verplaatst of verwijderd. Ook kunt u de publicatie-instellingen en taken van een beschermd bestand niet aanpassen. Van een beschermde map kunt u tot slot ook het indexdocument niet aanpassen. U kunt zien of een bestand of map beschermd is via de actie Eigenschappen : 1. Selecteer het bestand of de map 2. Kies uit het menu Bewerken de optie Eigenschappen 3. Selecteer het tabblad Algemeen 4. In het blokje Beperkingen" kunt u zien of de bescherming is ingeschakeld 2.6 Bestandstypes Het meest gebruikt bestandstype is het Microsoft Worddocument. Met behulp van Worddocumenten kunt u uw website gemakkelijk bijwerken: de opmaak van de site wordt door de Publisher applicatie toegepast, en zelf kunt u gemakkelijk elementen als tabellen en plaatjes in uw website aanmaken. Naast Worddocumenten ondersteunt de Publisher applicatie nog een groot aantal andere bestandstypes. Deze en andere bestanden kunnen zonder problemen in een website geplaatst worden, waarna ze gepubliceerd zullen worden. Dit publiceren houdt in dat WebHare de bestanden op de juiste plaats in uw website plaatst. Ook worden automatisch en volgens de door u gekozen wijze hyperlinks gemaakt naar deze bestanden: de Navigatie van de site. Afhankelijk van het bestandstype en uw websiteinstellingen kan het zijn dat de bestanden aangepast worden of bepaalde acties uitvoeren. In deze paragraaf worden de meest belangrijke bestandstypes en de mogelijkheden daarvan toegelicht. In het hoofdstuk Acties wordt het aanmaken, bewerken en verwijderen van deze bestanden besproken. Word-document Zodra u een Word document plaatst in uw site, zal dit document gepubliceerd worden. Het publiceren van een Word document houdt in dat dit document, op basis van de instellingen van uw website, opgedeeld wordt in één of meerdere HTML bestanden: de Internetpagina s die de bezoeker in zijn of haar webbrowser zal zien. Deze HTML bestanden worden automatisch op de juiste plaats in uw site geplaatst en voorzien van de juiste opmaak. Tot slot wordt de navigatie van de site aangepast zodat het bestand ook daarin voorkomt. Publisher - Aan de slag 6
Het is ook mogelijk om een Word document ongewijzigd (dus als Word document) als downloadbaar bestand te plaatsen. Hiervoor selecteert u het document en kiest u uit het menu Bewerken de optie Type wijzigen.... Selecteer vervolgens de optie Onbekend Type en bevestig met OK. Het document zal dan niet meer geconverteerd worden, maar als bestand worden geplaatst. HTML bestand U kunt in uw website HTML bestanden plaatsen, bijvoorbeeld omdat u elementen in uw website wilt integreren die niet mogelijk zijn met behulp van een Word-document. U kunt dan denken aan het gebruik van content uit andere websites, zoals Google Maps of een videodienst. Ook HTML bestanden worden bij publicatie aangepast aan de stijl van uw website en in de navigatie opgenomen. Bij Worddocumenten wordt automatisch extra tekstopmaak toegepast die in het gekozen profiel is opgegeven, bijvoorbeeld voor koppen en standaard tekst. Dit is bij HTML bestanden niet het geval. Afbeeldingsbestand WebHare ondersteunt diverse soorten afbeeldingen, zoals JPG, PNG en GIF. Deze afbeeldingen kunnen op verschillende manieren worden gebruikt; binnen het ontwerp van de site of als content. Ook kunnen afbeeldingen worden geplaatst in een fotoalbum; in dat geval zullen de afbeeldingen worden aangepast op basis van de instellingen van het fotoalbum. Multimediabestanden U kunt diverse soorten multimediabestanden in WebHare publiceren. Afhankelijk van de instellingen van uw website en eventuele op maat gemaakte onderdelen kunnen deze multimedia bestanden in de website worden geïntegreerd of bijvoorbeeld als downloadbaar bestand worden aangeboden. Interne link Een interne link is vergelijkbaar is met een snelkoppeling ( shortcut ) in Microsoft Windows. Interne link bestanden zijn bedoeld om op eenvoudige wijze hyperlinks binnen uw website te maken. Interne link bestanden kunnen net als alle andere bestanden van meta-informatie zoals een titel en een omschrijving voorzien worden, en kunnen automatisch in de navigatie opgenomen worden. Als u echter op een interne link klikt gaat u niet naar een bijbehorende bestand, maar naar de bestemming die u als link heeft opgegeven. Indien u op meerdere plaatsen in uw site dezelfde informatie wilt weergeven kunt u ook gebruik maken van een contentlink. Daarmee kunt u dezelfde informatie tonen, maar indien gewenst met een andere opmaak. Voor meer informatie kunt u het onderdeel Contentlink raadplegen. Een interne link kan niet geopend of gedownload worden. Wel kunt u de eigenschappen van het bestand bewerken en het bestand binnen de Publisher Applicatie kopiëren en verplaatsen. Publisher - Aan de slag 7
Externe link Een externe link is vergelijkbaar is met een snelkoppeling ( shortcut ) in Microsoft Windows. Externe link bestanden zijn bedoeld om op eenvoudige wijze hyperlinks te maken naar websites buiten uw eigen site Externe link bestanden kunnen net als alle andere bestanden van meta-informatie (zoals een titel en een omschrijving) voorzien worden, en kunnen automatisch in de navigatie opgenomen worden.als u echter op een externe link klikt gaat u niet naar een bijbehorende bestand, maar naar de bestemming die u als link heeft opgegeven. Als u wilt verwijzen naar een bestand of map op uw WebHare server dan kunt u het beste gebruik maken van een interne link. Wanneer de URL van het doelbestand of de doelmap verandert, dan wordt de interne link automatisch bijgewerkt. Een externe link wordt niet automatisch bijgewerkt en zou dan niet meer werken. Een externe link kan niet geopend of gedownload worden. Wel kunt u de eigenschappen van het bestand bewerken en het bestand binnen de Publisher Applicatie kopiëren en verplaatsen. Contentlink U kunt een contentlink gebruiken wanneer u de content (de inhoudelijke informatie) van één bestand op meerdere plekken of websites wilt gebruiken. U hoeft dan maar één document bij te houden om op verschillende plekken de informatie actueel te houden. Als u een contentlink in uw site plaatst dient u een bestand in een WebHare site te kiezen waarvan u de inhoud wilt hergebruiken. Het contentlink-bestand zal zich daarna gedragen alsof het een kopie is van het originele bestand maar dan een kopie dat geüpdatet wordt zodra het originele bestand gewijzigd wordt. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld één lijst met telefoonnummers op meerdere plaatsen (in één of meer websites) aanbieden. U maakt dan één of meer contentlinks aan naar het document dat de lijst bevat. U hoeft dan alleen dat document te onderhouden. De meta-informatie van het originele bestand en het content link bestand kan verschillen. U kunt dus voor het content link bestand bijvoorbeeld een andere titel en omschrijving invullen dan voor het originele bestand. Alleen de inhoudelijke informatie zal hetzelfde zijn. Ook kunt u verschillende sjablonen gebruiken voor de publicatie, waardoor de informatie op verschillende plaatsen een andere opmaak krijgt. In plaats van een contentlink kunt u ook een interne link maken naar een ander bestand: de bezoeker wordt dan doorgeloodst naar het doelbestand. In dat geval zal de opmaak van het doelbestand wel altijd hetzelfde zijn. Een contentlink kan niet geopend of gedownload worden. Wel kunt u de eigenschappen van het bestand bewerken en het bestand binnen de Publisher Applicatie kopiëren en verplaatsen. Archief Een archiefbestand bevat één of meer bestanden en mappen. Door gebruik te maken van compressie is het archiefbestand kleiner de bestanden en mappen zelf zijn. Met de Publisher applicatie kunt u een mappenstructuur inclusief bestanden inpakken en als archief opslaan. Dit bestand kunt u vervolgens downloaden naar uw computer. Ook kunt u een archiefbestand in de Publisher in een andere map of site weer uitpakken. Documenten Naast Worddocumenten kunt u in WebHare ook documenten met een ander bestandstype publiceren. De meeste van deze bestanden zullen niet worden aangepast aan de huisstijl van uw website, maar bijvoorbeeld als downloadbaar bestand Publisher - Aan de slag 8
aangeboden worden. Zo kunt u bijvoorbeeld een PDF bestand aanbieden dat door de gebruiker gemakkelijk kan worden afgedrukt. Contentopsomming Een contentopsommingsbestand werkt op een manier die vergelijkbaar is met de menustructuur; op basis van de titel en volgorde van de bestanden en mappen die in dezelfde map staan als de contentopsomming wordt een inhoudsopgave gemaakt met links naar die bestanden en mappen. Zo kan een contentopsomming bijvoorbeeld gebruikt worden als indexdocument van een map met een groot aantal documenten erin. Sjabloon Een sjabloon wordt door WebHare gebruikt om de opmaak of layout van uw website toe te passen en is dus van belang bij het publiceren van bestanden. Sjablonen worden aangemaakt en ingesteld bij het inrichten van uw website. Sjabloonbestanden worden over het algemeen in een systeemmap geplaatst, bijvoorbeeld in de map Design. Profielbestand Een profiel wordt door WebHare gebruikt om de (tekst)opmaak van uw website toe te passen bij de conversie en publicatie van Worddocumenten. Profielen worden aangemaakt en ingesteld bij het inrichten van uw website. Profielbestanden worden over het algemeen in een systeemmap geplaatst, bijvoorbeeld in de map Design. 2.7 Voorkeuren U kunt een aantal voorkeuren instellen voor de Publisher applicatie. U vindt deze voorkeuren in het menu Publisher onder de optie Voorkeuren. Office-documenten openen via WebDAV Om Worddocumenten direct in de Publisher met Microsoft Word te bewerken dient u in het voorkeuren scherm van de Publisher de optie Probeer Office-documenten via WebDAV te openen aan te vinken. Deze methode is alleen beschikbaar voor bepaalde versies van Internet Explorer, in combinatie met Microsoft Word. Wanneer u er desondanks niet in slaagt de Worddocumenten direct te benaderen kunt u één van de andere WebDAV methoden gebruiken. Wanneer u dan een Worddocument opent wordt de Microsoft Word applicatie op uw eigen computer opgestart. Het gekozen Worddocument wordt automatisch ingeladen. Ook bij het tussentijds opslaan worden uw bestanden direct gepubliceerd. Wanneer u aanpassingen maakt waarbij eerst veel tussentijds moet worden opgeslagen raden we u aan het bestand eerst op te slaan op uw computer alvorens via WebDAV te uploaden. De WebHare Application Portal en de Publisher applicatie bieden WebDAV-ondersteuning aan volgens de WebDAV-standaarden. Wij kunnen de correcte werking echter niet garanderen: afhankelijk van de geïnstalleerde Microsoft Office-componenten, systeeminstellingen en netwerkconfiguratie kan het zijn dat de WebDAV-mogelijkheden niet of niet correct functioneren. Wij raden voor het gebruik van WebDAV de volgende situatie aan: U gebruikt Microsoft Windows (2000 of hoger) als operating system. U gebruikt Internet Explorer 6 (of hoger) als Webbrowser. Uw netwerkinstellingen en firewall staan het gebruik van WebDAV toe. Publisher - Aan de slag 9
Mappen groeperen Wanneer u de optie Groepeer mappen in de bestandslijst aanvinkt worden zowel de bestanden als de mappen gesorteerd op de door u gekozen kolom, maar de bestanden en mappen worden niet door elkaar geplaatst. U ziet dan bijvoorbeeld eerst de mappen gesorteerd op alfabetische volgorde, gevolgd door de bestanden (eveneens gesorteerd op alfabetische volgorde). Wanneer u de optie uitvinkt zal alleen op de alfabetische volgorde worden gesorteerd en staan mappen en bestanden door elkaar. Verborgen mappen tonen U kunt verborgen mappen (systeemmappen en externe mappen) toch laten weergeven in het mappenoverzicht. Vink hiervoor de optie Toon verborgen mappen aan. Bestandsnamen voor nieuwe bestanden U kunt instellen of het WebHare systeem zelf een map- of bestandsnaam moet generen bij het aanmaken van een nieuw bestand of een nieuwe map. Als WebHare de naam genereert hoeft u zelf geen naam te kiezen. Wel kunt u later altijd alsnog de bestands- of mapnaam wijzigen door de eigenschappen van het bestand of de map te wijzigen. Waarschuwingen opnieuw instellen Met de actie Waarschuwingen opnieuw instellen worden alle waarschuwingen in de applicatie opnieuw ingesteld. Vanaf dat moment worden alle waarschuwingen weer getoond ook de waarschuwingen waarvan u eerder de optie Toon deze waarschuwing niet meer of SteI mij deze vraag niet meer in het waarschuwingscherm heeft aangevinkt. Publisher - Aan de slag 10
3 Acties 3.1 Bestanden beheren Een bestand of map kan beschermd zijn. Beschermde bestanden kunnen niet worden aangepast of verwijderd. Zie het onderdeel Beschermde mappen en bestanden voor meer informatie. Bestand uploaden U kunt eenvoudig één of meer bestanden vanaf uw computer toevoegen aan uw website door deze bestanden te uploaden. U gebruikt hiervoor de actie Uploaden vanaf computer. 1. Navigeer naar de map waarin u het bestand wilt plaatsen. 2. Kies uit het menu Bestand de optie Uploaden vanaf computer. 3. Klik op Bestanden kiezen. 4. Navigeer naar de map op uw computer waarin het te uploaden bestand zich bevindt. Selecteer het bestand. U kunt ook meerdere bestanden selecteren door deze met de CTRL of SHIFT knop ingedrukt aan te klikken. Bevestig de keuze. De precieze invulling van de bestandskeuze is afhankelijk van het besturingssysteem en de Webbrowser waarvan u gebruik maakt. In onderstaande afbeelding ziet u de dialoog die Windows XP toont in de Webbrowser Internet Explorer 6. 5. De bestanden worden geüpload. De applicatie toont een voortgangsindicatie met de verwachte tijd die het uploaden in beslag zal nemen. Na het uploaden worden de bestanden direct in de gekozen map geplaatst, u ziet ze direct in de bestandslijst terug. Wanneer het een publiceerbaar bestand is, zoals een Word-document, wordt het document direct gepubliceerd. Als u één bestand heeft geüpload zal, afhankelijk van uw voorkeuren, direct het eigenschappenscherm worden getoond. Een bestand downloaden U kunt een bestand downloaden naar uw computer met de actie Downloaden. Publisher - Acties 11
1. Selecteer het gewenste bestand. 2. Kies uit het menu Bestand de optie Downloaden naar computer.... Het downloaden van bestanden is afhankelijk van het besturingssysteem en de Webbrowser waarvan u gebruik maakt. Hieronder ziet u bijvoorbeeld de dialoog die wordt getoond door de Webbrowser Internet Explorer 6 in het besturingssysteem Microsoft Windows XP. 3. Navigeer naar de map op uw computer waarin u het bestand wilt opslaan en bevestig deze keuze. Het bestand wordt nu op uw computer opgeslagen. Het is niet mogelijk meerdere bestanden in één actie te downloaden. U kunt een map inclusief bestanden wel inpakken in een archiefbestand. Dit archiefbestand kunt u vervolgens downloaden en op uw computer weer uitpakken. Zie Bestanden inpakken in een archief voor meer informatie. U kunt het gedownloade bestand nu op uw computer openen en wijzigen. Vervolgens kunt u het bestand in de Publisher vervangen door het door u gewijzigde bestand. Zie hiervoor het onderdeel Een bestand vervangen. Een bestand vervangen Met de actie Vervangen kunt u een bestand in de Publisher vervangen door een bestand op uw computer. 1. Selecteer het bestand dat u wilt vervangen. 2. Kies uit het menu Bestand de optie Bestand vervangen.... 3. Klik op Bestand kiezen. 4. Navigeer naar de juiste map op uw computer. Selecteer het bestand op uw computer dat u wilt gebruiken en bevestig de keuze. De precieze invulling van de bestandskeuze is afhankelijk van het besturingssysteem en de Webbrowser waarvan u gebruik maakt. In onderstaande afbeelding ziet u de dialoog die Windows XP toont in de Webbrowser Internet Explorer 6. Publisher - Acties 12
5. Het bestand wordt geüpload naar de Publisher applicatie. De applicatie toont een voortgangsindicatie met de verwachte tijd die het uploaden in beslag zal nemen. Het bestand wordt direct vervangen door het zojuist geüploade bestand en, indien van toepassing, gepubliceerd. Een leeg bestand aanmaken U kunt leeg bestand aanmaken via de actie Nieuw bestand. Deze actie kan worden gebruikt voor het aanmaken van bestanden die niet kunnen worden geüpload of gedownload, zoals interne of externe links, contentlinks of een contentopsomming. 1. Navigeer naar de gewenste map. 2. Kies uit het menu Bestand het submenu Nieuw. Kies vervolgens de optie Leeg bestand.... 3. Kies het type bestand dat u wilt aanmaken (zie voor uitleg over de verschillende bestandstypes het onderdeel Bestandstypes.) 4. Geef in elk geval de naam van het bestand op. Afhankelijk van het gekozen bestandstype kunnen ook andere velden verplicht zijn. 5. Klik op OK om het bestand aan te maken. Het bestand is aangemaakt en verschijnt direct in het overzicht. Indien van toepassing zal het direct worden gepubliceerd. Een bestand openen U kunt een bestand openen via de actie Openen. Bij het openen van het bestand wordt de inhoud ervan aangepast (zoals de tekst en opmaak in een Worddocument) en niet de eigenschappen van een bestand (zoals de naam of de titel). 1. Selecteer het gewenste bestand. 2. Kies uit het menu Bestand de optie Openen. 3. Afhankelijk van het bestandstype en uw voorkeuren zal het volgende gebeuren: Worddocumenten: Wanneer u gebruik van maakt van de WebDAVfunctionaliteiten zal een Worddocument worden geopend in Microsoft Word (zie Office-documenten openen via WebDAV voor meer informatie). Publisher - Acties 13
Wanneer u geen gebruik maakt van WebDAV wordt u gevraagd of u het bestand wilt downloaden naar uw computer. Bewerkbare bestanden: voor het bewerken van sommige bestandstypen biedt de Publisher een eigen editor: dit is bijvoorbeeld het geval voor het aanpassen van tekstbestanden als HTML- en WebHarebestanden. Als u een dergelijk bestand opent zal daarvoor de betreffende editor worden gestart. U kunt wijzigingen aan het bestand direct in deze editor opslaan. Wanneer er geen editor beschikbaar is voor dit bestandstype wordt u gevraagd om het bestand te downloaden, zodat u het op uw eigen computer kunt bewerken. Hierna vervangt u het bestaande bestand door het gewijzigde bestand. Zie voor de benodigde stappen de onderdelen Een bestand downloaden en Een bestand vervangen Niet bewerkbare bestanden: sommige bestandstypen kunnen niet worden gedownload of bewerkt. Deze bestanden kunt u niet openen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een interne of externe link, een contentopsomming of contentlink. U kunt wel de eigenschappen van deze bestanden aanpassen. De eigenschappen van een bestand bewerken U kunt de eigenschappen van een bestand aanpassen met behulp van de actie Eigenschappen. 1. Selecteer het bestand waarvan u de eigenschappen wilt aanpassen. 2. Kies uit het menu Bewerken de optie Eigenschappen. 3. De naam van het bestand is verplicht en mag niet gelijk zijn aan de naam van een ander bestand in de map. Overige velden die u kunt invullen zijn onder andere de titel, omschrijving en de sleutelwoorden. Afhankelijk van de website-instellingen kunnen deze velden worden gebruikt voor de navigatie binnen de website of voor het vindbaar maken door zoekmachines. Ook kunnen er extra mogelijkheden en tabbladen zijn aangemaakt voor uw website. 4. Wijzig de gewenste velden. 5. Klik op OK. De wijzigingen worden direct toegepast. Afhankelijk van de website-instellingen worden de afhankelijke pagina s opnieuw gepubliceerd. Wanneer wijzigingen niet direct zichtbaar zijn kan het ook zijn dat de cache van uw browser nog moet worden leeggemaakt. Een bestand verplaatsen U kunt één of meer bestanden of mappen verplaatsen binnen de Publisher applicatie met de actie Verplaatsen. 6. Selecteer de bestanden of mappen die u wilt verplaatsen. 7. Kies uit het menu Bewerken de optie Verplaatsen naar.... 8. Kies de map waarin u de geselecteerde onderdelen wilt plaatsen. Publisher - Acties 14
9. Klik op OK om de keuze te bevestigen. De bestanden en mappen worden direct verplaatst en verschijnen in de gekozen map. Een bestand verwijderen U kunt bestanden en mappen naar de prullenbak verplaatsen met de actie Verwijderen. 1. Selecteer de bestanden en mappen die u wilt verwijderen. 2. Kies uit het menu Bewerken de optie Verwijderen. 3. U wordt gevraagd of u zeker weet dat u de geselecteerde onderdelen wilt verwijderen. 4. Klik op Ja om door te gaan. De gekozen bestanden en mappen worden direct in de prullenbak geplaatst. Een verwijderd bestand herstellen U kunt bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst terughalen. Dit kan niet meer als de prullenbak automatisch of handmatig geleegd is, of wanneer het bestand of de map vanuit de prullenbak permanent verwijderd is. 1. Navigeer naar de Prullenbak 2. Selecteer de map of het bestand dat u wilt herstellen. 3. Als de map van waaruit het bestand is verwijderd nog bestaat, kunt u uit het menu Bewerken de optie Herstellen kiezen. Het verwijderde bestand wordt dan teruggeplaatst in de map van waaruit hij is verwijderd. Ook wanneer deze map verplaatst is of een andere naam heeft gekregen zal het bestand in die oorspronkelijke map worden geplaatst: u verwijdert een bestand uit de map uwsite\map\submap u verplaatst de map submap omhoog naar de map uwsite u verandert de naam van de map in map1 u herstelt het verwijderde bestand het bestand zal worden geplaatst in de map uwsite\map1 Publisher - Acties 15
4. Als de oorspronkelijke locatie niet meer bestaat, kunt u het bestand vanuit de prullenbak verplaatsen met behulp van de actie Verplaatsen. Zie het onderdeel Een bestand verplaatsen voor meer informatie. Het bestand is hersteld en uit de prullenbak verdwenen. Bestanden inpakken in een archiefbestand U kunt een map of website, inclusief alle onderliggende mappen en bestanden, inpakken in een archiefbestand. 1. Selecteer de map die u wilt inpakken. 2. Kies uit het menu Bestand de optie Inpakken. 3. Als u ook alle onderliggende mappen en de bestanden daarin wilt toevoegen, laat dan de optie Voeg alle submappen van de geselecteerde map(pen) recursief toe aangevinkt. Als u deze optie niet aanvinkt zullen alleen de bestanden die direct in de gekozen map staan worden ingepakt. 4. Geef aan waar u het archief wilt plaatsen in de Publisher, of u kies voor de optie om het archiefbestand direct naar uw computer te downloaden. 5. Klik op OK om door te gaan. Als u een locatie binnen de Publisher heeft gekozen wordt het archiefbestand aangemaakt en in die map geplaatst. Als u ervoor gekozen heeft het bestand direct te downloaden wordt het bestand niet in de Publisher opgeslagen maar als download aangeboden. Een archiefbestand uitpakken U kunt een archiefbestand uitpakken met de actie Uitpakken. De mappen in het archiefbestand worden uitgepakt in de map waarin het archiefbestand staat. 1. Selecteer het archiefbestand dat u wilt uitpakken. 2. Kies uit het menu Bestand de optie Uitpakken.... 3. Geen aan of u bestaande bestanden en mappen wilt overschrijven of niet. Publisher - Acties 16
Wanneer u bestaande bestanden en mappen laat overschrijven zullen deze worden vervangen door bestanden en mappen uit het archief die dezelfde naam hebben. Bestaande bestanden en mappen met een andere naam blijven staan, bestanden en mappen die alleen in het archief voorkomen worden toegevoegd. Wanneer u bestanden en mappen niet laat overschrijven worden alleen nietbestaande bestanden en mappen uit het archief toegevoegd. 4. Geef aan of het archiefbestand moet worden verwijderd na het uitpakken. Als u deze optie aanvinkt zal het uitgepakte archiefbestand in de prullenbak geplaatst worden. 3.2 Mappen beheren Een bestand of map kan beschermd zijn. Beschermde mappen kunnen bijvoorbeeld niet worden aangepast of verwijderd. Zie het onderdeel Beschermde mappen en bestanden voor meer informatie. Een map aanmaken U kunt een map aanmaken via de actie Nieuwe map 1. Kies uit het menu Bestand het submenu Nieuw. Kies vervolgens de optie Map.... 2. Kies het type map dat u wilt aanmaken (zie voor uitleg over de verschillende maptypes het onderdeel maptypes.) 3. Vul de gewenste gegevens in. U kunt onder andere de volgende gegevens invullen: Mapnaam (dit is verplicht wanneer u de namen niet door WebHare laat genereren). Titel van de map. Deze wordt gebruikt voor het aanmaken van de navigatiestructuur binnen uw website. De titel van de map vormt bijvoorbeeld het menuitem waaronder de links naar de documenten in de map worden geplaatst. Omschrijving. Publicatie-instellingen (Zie voor meer informatie het onderdeel De publicatieinstellingen van een map aanpassen ) Daarnaast kunnen, afhankelijk van het type map en de instellingen in het siteprofiel, andere gegevens worden ingevuld. Zo kan bij een fotoalbum worden ingesteld wat het aantal rijen en kolommen is, en wat het formaat van de grote en kleine afbeeldingen moet worden. 4. Klik op OK om de map aan te maken. De map verschijnt direct in het overzicht. Publisher - Acties 17
Een map bewerken U kunt een map bewerken via de actie Eigenschappen 5. Kies uit het menu Bewerken de optie Eigenschappen. 6. Wijzig de gewenste gegevens. 7. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. De wijzigingen zijn direct zichtbaar. De publicatie-instellingen van een map aanpassen U kunt de publicatie-instellingen van een map (of site) bewerken via de actie Eigenschappen. In dit onderdeel kunt u het sjabloon of het profiel voor die map instellen. Over het algemeen zal het niet noodzakelijk of mogelijk zijn deze instellingen aan te passen. 1. Selecteer de gewenste map of site. 2. Kies uit het menu Bewerken de optie Eigenschappen. 3. Klik op het tabblad Publicatie Wanneer u het sjabloon of profiel forceert in alle submappen dan wordt dit ook gebruikt voor de publicatie van alle bestanden in de onderliggende mappen. U kunt het sjabloon of profiel dan niet meer per bestand instellen. 4. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. Het maptype wijzigen U kunt het type van een map aanpassen via de actie Type wijzigen. U kunt een externe map niet omzetten in een standaardmap, systeemmap of fotoalbum. Ook kunt u een bestaande systeemmap, standaardmap of fotoalbum niet omzetten in een externe map. 1. Selecteer de map waarvan u het type wilt wijzigen. 2. Kies uit het menu Bewerken de optie Type wijzigen.... 3. Kies het gewenste maptype Publisher - Acties 18
4. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. De wijzigingen zijn direct zichtbaar. Een map verplaatsen U kunt een map verplaatsen via de actie Verplaatsen. 1. Selecteer de map die u wilt verplaatsen. 2. Kies uit het menu Bewerken de optie Verplaatsen naar.... 3. Kies de gewenste locatie. 4. Klik op OK om de map te verplaatsen. De map wordt direct naar de nieuwe locatie verplaatst. Een map kopiëren U kunt een map kopiëren via de actie Kopiëren. 1. Selecteer de map die u wilt kopiëren. 2. Kies uit het menu Bewerken de optie Kopiëren naar.... 3. Kies de gewenste locatie. 4. Klik op OK om de map te kopiëren. De map wordt direct naar de nieuwe locatie gekopieerd. Een map verwijderen U kunt een map, inclusief alle onderliggende mappen en bestanden, verwijderen via de actie Verwijderen. 1. Selecteer de map die u wilt verwijderen. 2. Kies uit het menu Bewerken de optie Verwijderen. 3. U wordt gevraagd of u zeker weet dat u de geselecteerde map wilt verwijderen. Controleer of u inderdaad deze map wilt verwijderen. 4. Klik op Ja om de map te verwijderen. De map (inclusief alle onderliggende mappen en bestanden) is in de prullenbak geplaatst. Indien gewenst kunt u een map of bestand vanuit de prullenbak terugplaatsen. Dit is niet meer mogelijk wanneer de map uit de prullenbak is verwijderd, of als de prullenbak handmatig of automatisch geleegd is. Een verwijderde map herstellen U kunt mappen die in de prullenbak zijn geplaatst terughalen. Dit kan niet meer als de prullenbak automatisch of handmatig geleegd is, of wanneer de map vanuit de prullenbak permanent verwijderd is. 1. Navigeer naar de Prullenbak 2. Selecteer de map die u wilt herstellen. 3. Als de map van waaruit de map is verwijderd nog bestaat, kunt u uit het menu Bewerken de optie Herstellen kiezen. De verwijderde map wordt dan teruggeplaatst in de map van waaruit hij is verwijderd. Publisher - Acties 19
Ook wanneer deze map verplaatst is of een andere naam heeft gekregen zal de verwijderde map in die oorspronkelijke map worden geplaatst: u verwijdert een map uit de map uwsite\map\submap u verplaatst de map submap omhoog naar de map uwsite u verandert de naam van de submap in map1 u herstelt de verwijderde map de verwijderde map zal worden teruggeplaatst in de map uwsite\map1 4. Als de oorspronkelijke locatie niet meer bestaat, kunt u de map vanuit de prullenbak verplaatsen met behulp van de actie Verplaatsen. Zie het onderdeel Een map verplaatsen voor meer informatie. De map is hersteld en uit de prullenbak verdwenen. 3.3 Publicatie Publiceerbare bestanden (zoals Worddocumenten, afbeeldingen en PDF documenten) worden direct gepubliceerd wanneer ze worden aangemaakt, of als ze zijn toegevoegd aan uw site door ze te uploaden. Ook wanneer u meerdere bestanden in één keer uploadt zullen de publiceerbare bestanden daarvan direct worden gepubliceerd. U kunt van bestanden de publicatie starten of stopzetten, en u kunt taken instellen voor een bestand. In dat geval wordt op een door u gekozen moment een taak uitgevoerd, zoals het starten of stoppen van de publicatie, of het verplaatsen of verwijderen van het bestand. Op die manier kunt bijvoorbeeld een nieuwsbericht klaarzetten dat automatisch vanaf een bepaalde datum in het onderdeel Nieuws van uw site verschijnt. Als u nog een taak toevoegt dan kunt u het onderdeel ook weer automatisch later verdwijnen, of bijvoorbeeld naar het onderdeel Nieuwsarchief van uw site verplaatsen. Een bestand publiceren Om een bestand te publiceren kunt u de eigenschappen van het bestand aanpassen. 1. Selecteer het bestand waarvan u de publicatie-instellingen wilt wijzigen. 2. Kies uit het menu Bewerken de optie Eigenschappen 3. Selecteer het tabblad Publicatie. 4. Vink het selectievakje bij de optie Publiceer dit bestand aan. 5. Klik op OK om het bestand te publiceren. Het bestand wordt direct gepubliceerd. U kunt de publicatiestatus zien in de bestandslijst. Zie voor de betreffende pictogrammen het onderdeel Publicatiestatus. Wanneer er een fout optreedt bij de publicatie zal in het voorbeeldvenster een melding worden getoond met meer informatie. Een sjabloon kiezen voor publicatie Het sjabloon bepaalt hoe een bestand wordt aangepast aan de opmaak van de website. Op een ingestelde website zult u in de regel het sjabloon niet te hoeven wijzigen. Wanneer slechts één sjabloon bestaat zal dit over het algemeen over de hele site worden geforceerd, dan is het niet mogelijk om voor een onderliggende map of bestand een andere sjabloon te kiezen. U vindt de sjabloonkeuze op het tabblad Publicatie bij de eigenschappen van een map of bestand. Publisher - Acties 20
Een profiel kiezen voor publicatie Het profielt bepaalt hoe een Worddocument wordt aangepast aan de tekstopmaak van de website. Op een ingestelde website zult u in de regel het profiel niet te hoeven wijzigen. Wanneer slechts één profiel bestaat zal dit over het algemeen over de hele site worden geforceerd, dan is het niet mogelijk om voor een onderliggende map of bestand een andere profiel te kiezen. U vindt de profielkeuze op het tabblad Publicatie bij de eigenschappen van een map of bestand. De publicatie van een bestand beëindigen Om van een bestaand, gepubliceerd bestand de publicatie te beëindigen kunt u de eigenschappen van het bestand aanpassen. 1. Selecteer het bestand waarvan u de publicatie-instellingen wilt wijzigen. 2. Kies uit het menu Bewerken de actie Eigenschappen 3. Selecteer het tabblad Publicatie. 4. Haal het vinkje uit het selectievakje bij de optie Publiceer dit bestand weg. 5. Klik op OK. De publicatie wordt direct beëindigd. U kunt de publicatiestatus zien in de bestandslijst. Zie voor de betreffende pictogrammen het onderdeel Publicatiestatus. Taken inroosteren U kunt voor publiceerbare bestanden taken instellen. U kunt een bestand automatisch op een door u bepaald moment laten publiceren, verplaatsen of verwijderen, of de publicatie beëindigen. 1. Selecteer het bestand waarvoor u een taak wilt inroosteren. 2. Kies uit het menu Bewerken de actie Eigenschappen 3. Selecteer het tabblad Publicatie. 4. Klik op de knop Toevoegen. Publisher - Acties 21
5. Selecteer de gewenste taak: het starten of beëindigen van de publicatie, of het verwijderen of verplaatsen van het bestand. Wanneer u het bestand wilt verplaatsen dient u een bestemming te kiezen. 6. Kies het moment waarop de taak moet worden gestart. Dit moment moet in de toekomst liggen. 7. Klik op OK om de taak toe te voegen. De taak verschijnt nu bij het overzicht van taken, weergegeven bij de eigenschappen van het bestand. 8. Klik nogmaals op OK om de gewijzigde taken voor het bestand te bevestigen. Over het publicatiepictogram in de bestandslijst wordt een klein klokje weergegeven om aan te geven dat er een taak gepland staat voor dit bestand. Een indexbestand kiezen U kunt bepaalde bestanden, zoals Worddocumenten, contentopsommingen en HTML bestanden, gebruiken als indexbestand van een site of map. Dit indexbestand wordt getoond wanneer een bezoeker de map opent. U kunt een bestand als indexbestand instellen in de eigenschappen van dat bestand. 1. Selecteer het bestand dat u als indexbestand wilt gebruiken. 2. Kies uit het menu Bewerken de optie Eigenschappen. 3. Selecteer het tabblad Publicatie. 4. Vink het selectievakje bij de optie Dit bestand is het indexdocument van deze map aan. 5. Klik op OK om de instelling te bevestigen. De wijziging wordt direct toegepast. Onderstaand symbooltje verschijnt vóór het gekozen indexbestand. Als u het bijvoorbeeld bestand welkom.doc in de root folder (het hoogste niveau) van uw website plaatst en instelt als indexdocument, dan wordt dit bestand getoond wanneer een bezoeker http://www.uwsite.nl/ bezoekt. Een bestand dat u als indexdocument instelt in de map met de mapnaam map zal worden getoond als de bezoeker http://www.uwsite.nl/map/ bezoekt. Als in een map een HTML-bestand staat met de naam index.html is dat bestand automatisch het indexbestand van de map. Als u een ander document in deze map het indexdocument maakt, zal het bestand index.html worden verwijderd. Publisher - Acties 22
Additionele informatie Voor meer informatie over WebHare kunt u kijken op de website van B-Lex IT B.V. (www.b-lex.nl, www.b-lex.com). Voor vragen of opmerkingen kunt u contact opnemen met: B-Lex IT B.V. Hengelosestraat 296 7521 AM Enschede E-mail: info@b-lex.nl Telefoon: +31 (0)53 305 0003 Publisher - Additionele informatie 23